TUGAS AKHIR
PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA BAGIAN AKADEMIK
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
PUTRI WULANDARI
082103055
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PELAYANAN KEPADA
MAHASISWA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna
baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada :
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dan selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan tugas akhir ini.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.
5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Rusli Hanafiah SE
(Ayahanda) dan Rosniar (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran
sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah
dan bunda selama ini.
7. Kepada Saudara saya tercinta Haris Yandi SH, Mirza Afrian, Farisa Nurhuda .
Terima kasih atas dukungan yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.
9. Kepada sahabat-sahabat terbaikku Nadia, Arini, dina, indah. Terima kasih sudah membantu dan memberikan semngat dalam menyelesaikan tugas akhir
ini.
10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Mala, windy, yoni,ayu. serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan
lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 09 : Ratih, fina, dhara, dahlia, melan dan desy. Delapan minggu kita lewati bersama, banyak cerita
suka dan duka yang kita hadapi. Saya akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.
12.Terima kasih spesial kepada Dimas Pramudya.
Akhir kata besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi teman-teman pembaca sekalian.
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi... 14
C. Jenis Kegiatan ... 15
D. Struktur Organisasi... 15
E. Deskripsi Jabatan ... 18
F. Kinerja Usaha Terkini ... 22
G. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 25
A. Pengertian Pelayanan ... 25
B. Pelayanan Kepada Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pelayanan merupakan suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi
dalam interaksi langsung antara mahasiwa dengan pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan menyediakan informasi
kepada mahasiwa. Pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan mahasiswa agar proses belajar mengajar berjalan dengan baik, sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan oleh mahasiswa.
Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sumber daya manusia yang ada di Indonesia dan sekaligus merupakan aset bangsa yang kelak akan menjadi
generasi penerus dalam membangun bangsa. Di sisi lain, mahasiswa merupakan insan yang memiliki berbagai dimensi yaitu sebagai bagian dari civitas akademika dan bagian dari generasi muda yang terlatih sebagai pelaku sejarah yang ikut
berperan dan menentukan sejarah perkembangan bangsa Indonesia.
Mahasiswa sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua
kedudukan yang penting di dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pertama, mengingat mahasiswa merupakan aset nasional dan sumber daya insani yang strategis maka perlu diberi peluang dan kesempatan seluas-luasnya untuk
mengaktualisasikan diri secara utuh dan bertanggung jawab. Sebagai civitas akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni
dialogis. Dalam proses pengembangan diri mahasiswa, para pembimbing kemahasiswaan senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan sedikit mungkin
campur tangan.
Demikian pula dalam menata organisasi mahasiswa di perguruan tinggi senantiasa berpegang pada prinsip “dari, oleh dan untuk mahasiswa”. Sebagai
unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi
peluang untuk turut serta dalam pembangunan nasional. Adanya kerja sama dan komunikasi dua arah antara mahasiswa dan staf pegawai dapat lebih mempermudah adanya suatu hubungan yang sejalan seperti pelayanan kepada
mahasiswa yang baik. Sebagai warga negara yang telah dewasa mahasiswa memilki hak dan kewajiban yang sama dengan warga negara yang lainnya.
Sebagai civitas akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dan sekaligus merupakan mitra dosen dalam proses belajar mengajar yang senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan
sedikit mungkin campur tangan. Demikian pula dalam menata organisasi mahasiswa di perguruan tinggi senantiasa berpegang pada prinsip “ dari, oleh dan
untuk mahasiswa”. Sebagai unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi peluang untuk turut serta dalam pembangunan nasional.
Dalam catatan sejarah bangsa Indonesia memperlihatkan pada kita bahwa sebagai generasi muda intelektual. Kedudukan ini memberikan mahasiswa dalam
posisi penting dan terhormat di dalam kehidupan masyarakat, sebab bagaimana pun juga mahasiswa sebagai mahluk yang terpelajar dan diharapkan mampu memberikan sumbangsih yang nyata sesuai dengan kemampuan akademisnya.
Kedudukan yang kedua, yaitu mahasiswa sebagai agent of change yang mana menjadi kunci pokok dalam pelaksanaan pengawasan kegiatan roda pemerintahan.
Kedudukan yang kedua ini menempatkan mahasiswa sebagai bagian dari proses perubahan dan stabilitator sosial suatu wilayah dimana dia berada. Mahasiswa adalah agent of change yang merupakan salah satu kunci dari pola kehidupan
suatu masyaraka.
Pelayanan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berhubungan dengan pelayanan kepada mahasiswa ada 3 (tiga) bagian yaitu sebagai brikut:
1. Bagian Akademik
Pegawai pada bagian Akademik memberikan pelayanan kepada mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar
mahasiswa mengetahui informasi yang berhubungan dengan akademik mahasiswa dan mahasiswa dapat melaksanakan proses belajar mengajar dengan baik. Ada pun pelayanan pada bagian akademik yaitu sebagai berikut
a. Perkuliahan
dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek
efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
b. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses
perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.
c. Kartu Hasil Studi dan Transkip
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi
akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu
Hasil Studi.
2. Bagian Kemahasiswaan
Pegawai memberikan informsi yang berhubungan dengan kemahasiswaan, sehingga mahasiswa mengetahui informasi sesuai yang di butuhan mahasiswa.
3. Bagian Keuangan
Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi
dimulai. Perkuliahan, setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen
atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian, hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam
rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :
a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa
b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik
Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untu data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu
Hasil Studi (KHS).
Mahasiswa khususnya di Fakultas Ekonomi sangat membutuhkan
pelayanan yang baik dari bagian Akademik Universitas Sumatera Utara. Kita tahu bahwa kelancaran belajar mengajar di tentukan dari bagian Akademik,. Mahasiswa dapat lancar belajarnya apabila segala urusan yang dari bagian
Akademik, misalnaya pengurusan KRS, transkip nilai, jadwal perkuliahan, pengumuman-pengumuman yang penting bagi mahasiswa tersebut. Jadi peranan
Bagian Akademik sangatlah penting untuk mempelancar cara belajar mahasiswa. Apabila pelayanan yang di bagian Akademik cepat prosesnya dan akurat, maka cara belajar mahasiswa akan semakin baik, mahasiswanya pun bisa pintar, dan
dapat menjadi mahasiswa yang berprestasi. Dengan demikian mahasiswa akan lebih fokus pada pelajaran / kuliah, artinya pikiran dari mahasiswa tidak
Pelayanan di bagian akademik sampai saat ini pelayanannya dianggap baik. Dengan demikian pelayanan dari bagian Akademik sangatlah berperan
penting untuk mempelancar kegiatan belajar mengajar mahasiswa. Kita tahu apabila macet dari bagian Akademik, misalnya jadwal kuliah yang bentrokan, jadwal ujian yang tidak sesuai dengan mata kuliahnya, dengan adanya masalah
seperti ini sudah sangat menghambat kelancaran proses belajar mengajar.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pelayanan kepada
mahasiswa mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung proses belajar mengajar antara mahasiswa dengan dosen, untuk mencapai tujuan yang baik. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai pelayanan
kepada mahasiswa. Sehingga penulis menulis mengenai pelayanan kepada mahasiswa. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “Pelayanan Kepada
Mahasiswa Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar
materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah
sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari tugas akhir yang dilakukan oleh penulis
adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelayanan kepada mahasiswa yang di berikan
oleh bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Untuk meningkatkan bagaimana pelayanan kepada mahasiswa agar mahasiswa dapat mengetahui berbagai pengetahuan di akademik.
3. Untuk mengetahui pelayana kepada mahasiswa dalam upaya meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari tugas akhir yang dilakukan oleh Penulis adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang pelayanan kepada mahasiswa pada Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung
terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai pelayanan kepada mahasiswa yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi
3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana
dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.
4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan Tugas Akhir bagi peneliti
lain yang ingin meneliti mengenai pelayanan kepada mahasiswa.
5. Sebagai tambahan pengetahuan mengenai pelayana kepada mahasiswa pada
bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera
Utara Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN Minggu I Minggu II Minggu III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulis Laporan
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai pengertian pelayanan. Kemudian pada tahap pengumpulan
data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang dilaksanakan sejak tanggal 18 April 2011 – 30 April 2011 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat
dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian.
Bab I : Pendahuluan
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.
Bab II : Profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringa usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : Topik Penelitian
Berisikan pembahasan masalah yang terdiri dari pengertian pelayanan, strategi
Bab IV : Kesimpulan dan Saran
Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai
fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (Kota Banda
Aceh) pada tahun 1959 , dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
C. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi :Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
D. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2011)
DEKAN
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan
E. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Bagian Pendidikan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian;
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;
c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di
bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat; d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang
pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;
e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan
pengabdian masyarakat;
f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;
g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian
j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
3. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan Bagian;
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi;
d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik;
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa;
f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas;
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik;
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan
dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa;
4. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisai mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.
d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi
akademik.
e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.
f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
G. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2009/2010.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.
c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan
administrasi program akademik dan sarana akademik.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam
interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau dengan mesin sacara fisik dan menyediakan kepuasan yang membutuhkan pelayanan tersebut.
Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan orang lain. Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga
merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat,
(Munir, 2000: 17)
Menurut Majid (2008: 35) Pelayanan adalah :
1. sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis,
proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau menghindar.
2. Pelayanan adalah suatu tindakan nyata dan segera menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya)disertai dengan senyuman yang ramah dan tulus.
Yang dimaksud pelayanan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan
meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh suatu institusi merupakan faktor yang juga tidak bisa diabaikan adalah kualitas sumber daya manusia yang
memadai dalam hal ini adalah pegawai institusi/lembaga tersebut. Disamping memiliki teknis, seorang pegawai juga dituntut untuk memiliki sikap dewasa dalam suatu lembaga/institusi. Sinaga dan WK. (2001: 20), mengemukakan
bahwa suatu organisasi menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut :
a. Pegawai tersebut ditempatkan dalam suatu jabatan organisasi dengan
didasarkan atas kemampuan (competency) seorang dalam jabatan dimaksud.
b. Pegawai tersebut dipercaya dalam melaksanakan tugas.
c. Pegawai tersebut menunjukkan percaya diri dalam mengemban tugas dalam pengambilan keputusan.
d. Pegawai tersebut dapat mengetahui dampak yang baik dan yang buruk terhadap sikap yang diambil.
e. Pegawai tersebut dapat memanfaatkan berbagai peluang guna
peningkatan kinerja organisasi.
f. Pegawai tersebut mempunyai martabat, harga diri.
Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan oleh seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik. Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberikan pada orang lain. Kesediaan memberi
ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya dan orang lain.
Menurut Kotler dan Tjiptono (2005: 16), “ Mendefenisiskan pelayanan adalah atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible ( tidak berwujud ) ”.
Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap orang yang membutuhkan bantuan kita . Empati dan peduli yang diberikan
oleh pegawai pada pada mahasiswa bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang dalam tempat yang terhormat di mata mahasiswa.
Napitupulu (2009 : 17) “ mengemukakan , Adapun ciri-ciri pelayanan yang baik adalah :
1. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki organisasi seperti meja dan kursi
yang nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan
Majunya kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan akan menambah produktivitas kerja staf petugas dalam melayani mahasiswa, dan dalam proses belajar mengajar di dalam kelas.
2. Tersediaanya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa di ruang belajar pada umumnya tergantung dari cara
menarik mahasiswa tersebut, Staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai pandai bicara, dan menyenangkan . Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan sangat perlu hal ini akan berpengaruh untuk Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara 3. Bertanggung jawab
Dalam melaksaakan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa, dibidang akademik yang memerlukan arahan dan bantuan, diharapkan pegawai agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap
mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, pegawai mampu melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.
4. Mampu berkomunikasi
Pegawai diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah
memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh pegawai di bagian akademik.
5. Berusaha memahami kebutuhan mahasiswa
1. Karakteristik Pelayanan
a. Pelayanan merupakan out put tak berbentuk ( intangible output).
b. Pelayanan merupakan output variable, tidak standar.
c. Pelayanan tidak dapat disimpan dalam inventori, tetapi dapat dikonsumsi dalam produksi.
d. Terdapat hubungan langsung yang erat dengan pelanggan melalui proses pelayanan.
e. Pelanggan berpartisipasi dalam proses memberikan pelayanan.
f. Keterampilan personil diserahkan atau diberikan secara langsung kepada pelanggan.
g. Membutuhkan pertimbangan pribadi yang tinggi dari individu yang memberikan pelayanan.
h. Fasilitas pelayanan berada dekat lokasi pelanggan.
2. Kualitas Pelayanan
Kualitas pelayanan dapat didefenisikan sebagai tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk
memenuhi kebutuhan mahasiswa. Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar organisasi. Dengan demikian kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang
1. Kemampuan pegawai (interaction quality)
2. Kualitas lingkungan fisik (physical environment quality).
3. Kualitas hasil pelayanan (out-come quality). Adapun tugas dari bagian akademik adalah : a. Menyusun program kerja tahunan Bagian;
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi;
d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik;
e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa;
f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas;
g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik;
h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa;
B. Pelayanan Kepada mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Mahasiswa khususnya di Fakultas Ekonomi sangat membutuhkan pelayanan yang baik dari bagian Akademik Universitas Sumatera Utara. Kita tahu bahwa kelancaran belajar mengajar di tentukan dari bagian Akademik,.
Mahasiswa dapat lancar belajarnya apabila segala urusan yang dari bagian Akademik, misalnaya pengurusan KRS, transkip nilai, jadwal perkuliahan,
pengumuman-pengumuman yang penting bagi mahasiswa tersebut. Jadi peranan bagian Akademik sangatlah penting untuk mempelancar cara belajar mahasiswa, Apabila pelayanan yang di bagian Akademik cepat prosesnya dan akurat, maka
cara belajar mahasiswa akan semakin baik, mahasiswanya pun bisa pintar, dan dapat menjadi mahasiswa yang berprestasi. Dengan demikian mahasiswa akan
lebih fokus pada pelajaran / kuliah, artinya pikiran dari mahasiswa tidak bermacam-macam dengan urusan yang lain.
Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya,
mahasiswa juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan, minat, kegemaran dan perilaku pribadi agar menjadi lulusan plus. Yang dimaksud
dengan lulusan plus adalah lulusan yang memiliki intelektual (IQ) yang bagus, kehidupan sosial (EQ) yang matang serta beragama dan beretika (SQ) secara mantap. Pengembangan tersebut dilakukan dalam wadah organisasi yang
kecendikiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi.
Adapun Pelayanan yang diberikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai penyaluran bakat atau kemampuan dari mahasiswa tersebut adalah :
1. Bidang Minat dan Kegemaran
Di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat
pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa baik bidang olah raga, bidang seni maupun bidang yang lain yang mendukung pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa. Melalui pelayanan ini maka diharapkan mahasiswa
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ikut berpartisipasi dan mengukir berprestasinya di bidang olahraga dan seni baik di tingkat regional, nasional
maupun internasional.
2. Bidang Penalaran dan Keilmuan
Di bidang penalaran dan keilmuan, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara selalu mendorong agar mahasiswa berperan serta pada berbagai kegiatan kompetitif di tingkat lokal, regional, nasional maupun internasional yang
bersifat rutin maupun insidentil. Untuk kegiatan yang rutin, misalnya Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS), telah dibuat penjadwalan yang pasti selama satu tahun.
Selain berpartisipasi dan berprestasi di tingkat lokal, regional dan nasional, bidang penalaran dan keilmuan mahasiswa juga mengadakan beberapa kegiatan
tersebut dilaksanakan melibatkan Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Selain dapat mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah
mahasiswa. kegiatan yang melibatkan external stake holder (praktisi dan pelajar) seperti yang sudah dilakukan selama ini juga bermanfaat untuk memperkenalkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan semakin dikenalnya
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka diharapkan kepercayaan masyarakat untuk melanjutkan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara makin meningkat.
C. Penerapan Pelayanan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Pelayanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititiberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena
keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun,
dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang
terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu:
1. Transkip Nilai
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani
oleh Dekan. 2. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan. 3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. b. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
c. Nilai minimum D
d. Lampiran nilai Tugas Akhir
e. Fotocopy SPP
f. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I g. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
4. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai
magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.
5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor
6. Informasi-informasi lainnya
PELAYANAN INFORMASI ALUMNI
Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses
dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal Universitas
Sumatera Utara. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses
Pelayanan informasi alumni merupakan pelayanan yang berfungsi sebagai
media informasi dan komunikasi seluruh alumni Universitas Sumatera Utara dengan almamater. Pelayanan ini membantu Universitas Sumatera Utara dalam
menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.
Fungsi pelayanan sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai
dengan fungsi pelayanan sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di Universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam
konteks peningkatan kinerja dan mutu pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.
a. Kinerja Pegawai
Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai
standard yang ditetapkan oleh organisasi. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian
tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian
tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik
dari semua pihak dapat menciptakan pelayanan dan informasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna
mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.
Menurut O’Brien (2006), komponen – komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi:
a. Sumber Daya Manusia, hardware, software, data dan jaringan yang
digunakan.
b. Jenis produk yang dihasilkan.
b. Alat-alat Komunikasi yang Mendukung Pelayanan dan Komunikasi pada
bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
a. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan
komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata
khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain. b. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling
dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas
berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.
c. Printer
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari
sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
d. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah
e. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini di berikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Setelah menguraikan pelayanan kepada mahasiswa pada bagian akademik dengan teori yang ada, maka penulis dapat menarik kesimpulan:
1. Bagian Akademik menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran
tahunan bagian.
2. Pelayanan dari bagian Akademik sangatlah berperan penting untuk mempelancar kegiatan proses belejar mengajar di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
3. Fasilitas yang digunakan pada bagian Akademik berupa:
a. Fasilitas pada bagian Akademik berbentuk komputer. b. Fasilitas pada bagian Akademik berbentuk mesin tik. c. Fasilitas pada bagian Akademik berbentuk printer.
B. Saran
Pada akhir penulisan laporan tugas akhir ini, di berikan beberapa saran
yang mungkin bermanfaat pada bagian akademik Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu.
1. Dengan mengingat pentingnya pelayanan kepada mahsiswa pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan peninjauan terhadap pemberian ataupun pelaksanaan dari setiap
pelayanan yang disediakan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Melihat pentingnya pelayanan kepada mahasiswa, maka sebaiknya harus
terjalin hubungan yang baik antara pegawai maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta.
FE USU, 2007, Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU Press, Medan.
Kotler dan Tjiptono 2005: 16, Defenisi Pelayanan.
Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.
Majid, 2000; 17. Pengertian Tentang Pelayanan.
Napitupulu, Paimin. 2007. Pelayanan Publik dan Costumer Satisfaction. Jakarta : Penerbit P.T. Alumni.
O’Brien, 2006, Komponen-komponen Dasar Sistem Informasi komputer.
Siagian, Sondang.P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka Cipta.
Sinaga dan Hadiati WK. 2001: 20, Ciri-ciri Suatu organisasi.
