UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
SISTEM PELAYANAN AKADEMIK PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh WINDA WULANDARI082101071
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rezeki dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir ini dengan judul
‘SISTEM PELAYANAN AKADEMIK PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA’, sebagai salah satu syarat untuk
memenuhi syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Selama penulisan Tugas Akhir ini, banyak pihak yang telah membantu
penulis. Baik itu bantuan moril, materi, dorongan serta bimbingan dari berbagai
pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Jurusan Program Studi
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan
Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk
membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir ini.
4. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis
selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
5. Khususnya penulis ucapkan terima kasih kepada orangtuaku tercinta
Ayahanda Supomo dan Ibunda Khairani Nasution yang telah memberikan kasih sayangnya, dorongannya baik moral dan spiritual,semangat dan
pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan
studi.
6. Keluarga-keluargaku tersayang uwak Ferry Hermita Nasution dan uwak
Zulkarnain serta sepupu-sepupuku tersayang Windy Aginta, Nanda Mia ,Atina
Nopiyanti dan Aldin Lukman Hakim yang telah memberikan semangat dan
dukungannya.
7. Sahabat- sahabatku tersayang Lydia Utami dan Sekar Putri Ningrum yang
selalu setia menemani penulis di dalam penulisan Tugas Akhir ini
8. Teman-teman Jurusan keuangan stambuk 08 terutama Ratna, Windy, Tyas,
Nobe, Fina, Nina,Diva.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat
kekurangan-kekurangan dan masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan saran
dan kririk dari semua pihak yang bersifat membangun, guna kesempurnaan Tugas
Akhir ini.
Medan, 2010 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1.Latar Belakang Masalah ... 1
1.2.Perumusan Masalah ... 6
1.3.Tujuan Penelitian ... 7
1.4.Manfaat Penelitian ... 7
1.5.Sistematika Penulisan ... 8
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 9
2.1.Sejarah Ringkas FE USU ... 9
2.2.Struktur Organisasi ... 12
2.3.Uraian Tugas ... 14
2.4.Jaringan Usaha/Kegiatan ... 17
2.5.Kinerja Usaha Terkini ... 18
2.6.Rencana Kegiatan... ... 19
BAB III PEMBAHASAN... 21
3.1.Pengertian Sistem ... 21
3.2.Pengertian Pelayanan ... 22
3.3.Karakteristik Pelayanan ... 25
3.4.Kualitas Pelayanan ... 28
3.5.Bentuk Pelayanan ... 30
3.6.Sistem Pelayanan Akademik FE USU ... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
4.1.Kesimpulan ... 39
4.2.Saran ... 40
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Tiang utama dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan
penyelenggaraan perkuliahan di dalam suatu Perguruan Tinggi adalah dengan
melalui sistem pelayanan akademiknya.Jika sistem pelayanan akademiknya baik
tentu nantinya mampu menjalankan semua hal yang berkaitan dengan perkuliahan
maupun hal-hal lainnya dengan baik.
Pelayanan akademik merupakan suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang
terjadi dalam interaksi langsung antara mahasiswa dengan pegawai pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan menyediakan informasi kepada
mahasiswa. Pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan mahasiswa agar proses
belajar mengajar berjalan dengan baik, sedangkan melayani adalah membantu
menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan oleh mahasiswa.
Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sumber daya manusia yang
ada di Indonesia dan sekaligus merupakan aset bangsa yang kelak akan menjadi
generasi penerus dalam membangun bangsa. Di sisi lain, mahasiswa merupakan
insan yang memiliki berbagai dimensi yaitu sebagai bagian dari civitas akademika
dan bagian dari generasi muda yang terlatih sebagai pelaku sejarah yang ikut
Mahasiswa sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua
mengingat mahasiswa merupakan aset nasional dan sumber daya insani yang
strategis maka perlu diberi peluang dan kesempatan seluas-luasnya untuk
mengaktualisasikan diri secara utuh dan bertanggung jawab. Sebagai civitas
akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni
dan sekaligus merupakan mitra dosen dalam proses belajar mengajar yang
dialogis Dalam proses pengembangan diri mahasiswa, para pembimbing
kemahasiswaan senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan sedikit mungkin
campur tangan. Karena nantinya mahasiswa akan menjadi aset pembangunan
nasional guna mengisi kebutuhan masyarakatakan tenaga yang mahir, terampil,
mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu dan teknologi.
Secara spesifik tujuan dari pendidikan yang diberikan untuk mahasiswa ialah
untuk menghasilkan lulusan mahasiswa yang mempunyai klasifikasi sebagai
berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya..
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimiliki sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki tiga bagian
pelayanan yang berhubungan dengan mahasiswa:
1. Bagian Akademik
Pegawai pada bagian Akademik memberikan pelayanan kepada
mahasiswa, sesuai dengan apa yang ingin di ketahui oleh mahasiswa agar
mahasiswa mengetahui informasi yang berhubungan dengan akademik
mahasiswa dan mahasiswa dapat melaksanakan proses belajar mengajar
dengan baik. Ada pun pelayanan pada bagian akademik yaitu sebagai
berikut:
a. Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of
knowledge and science (aplikasi praktek) di bidang manajemen antara
dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat
dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku
Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari
penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
b. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses
perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah
proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali
tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.
c. Kartu Hasil Studi dan Transkip
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi
akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara
keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku
mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu
1. Bagian Kemahasiswaan
Pegawai memberikan informasi yang berhubungan dengan
kemahasiswaan, sehingga mahasiswa mengetahui informasi sesuai yang
dibutuhkan mahasiswa.
2. Bagian Keuangan
Mahasiswa menghubungi bagian keuangan ketika membutuhkan
pelayanan dalam pembayaran administrasi.
Pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) dan
Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah dilaksanakan dan diisi sebelum perkuliahan
dimulai. Setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap
muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar
diijinkan mengikuti ujian akhir semester. Administrasi Nilai Ujian, hasil ujian
diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu
terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan
untuk:
a. Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa
b. Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik
Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data pribadi
mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS).
Mahasiswa khususnya di Fakultas Ekonomi sangat membutuhkan
pelayanan akademik yang baik. Kita tahu bahwa kelancaran belajar mengajar di
tentukan dari pelayanan Akademik,. Mahasiswa dapat lancar belajarnya apabila
pengurusan KRS, transkip nilai, jadwal perkuliahan, pengumuman-pengumuman
yang penting bagi mahasiswa tersebut. Jadi peranan sistem pelayanan akademik
sangatlah penting untuk mempelancar cara belajar mahasiswa. Pelayanan
akademik sangatlah berperan penting untuk mempelancar kegiatan belajar
mengajar mahasiswa. Kita tahu apabila pelayanan dari bagian Akademik macet,
misalnya jadwal kuliah yang bentrokan, jadwal ujian yang tidak sesuai dengan
mata kuliahnya, dengan adanya masalah seperti ini sudah sangat menghambat
kelancaran proses belajar mengajar.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa sistem pelayanan akademik
yang diberikan kepada mahasiswa mempunyai peranan yang sangat penting
dalam mendukung proses belajar mengajar antara mahasiswa dengan dosen, untuk
mencapai tujuan yang baik. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui
mengenai sistem pelayanan akademik di Fakultas Ekonomi yang kita cintai ini
sehingga akhirnya si penulis menuliskannya, Adapun judul dari tugas akhir ini
adalah “Sistem Pelayanan Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.”
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar
materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai
dengan kebutuhan yang diharapkan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah
Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah
dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis
adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pelayanan akademik yang ada pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Untuk meningkatkan bagaimana pelayanan kepada mahasiswa agar
mahasiswa dapat mengetahui berbagai pengetahuan di akademik.
3. Untuk mengetahui pelayanan kepada mahasiswa dalam upaya
meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang
pelayanan kepada mahasiswa pada Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera
Utara
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat
langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi
mengenai pelayanan kepada mahasiswa yang dijalankan oleh Fakultas
3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi
agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih
bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam
mencapai tujuannya.
4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan Tugas Akhir bagi
peneliti lain yang ingin meneliti mengenai pelayanan kepada mahasiswa.
1.5 Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa
sub bagian, yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job
description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Berisikan pembahasan masalah yang terdiri dari pengertian sistem, pengertian
pelayanan, strategi layanan, karakteristik pelayanan, kualitas pelayanan, serta
sistem pelayanan Akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
2.1. Sejarah Ringkas FE USU
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan
Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul
kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi
USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang
Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh
menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka
kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat
keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961
yang berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan
Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga
program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII
Kesekretariatan.Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi
Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003, di mana
Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari 10 Fakultas dan Program
Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.Setelah menjadi PT
BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun
2007 USU telah memiliki 12 Fakultas.Namun sekarang USU akan diubah dari
BHMN menjadi BLU (Badan Layanan Umum).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma
III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu:
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari:
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan /
perubahan.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
2.3 Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
2.3.1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
2.3.2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun program kerja tahunan bagian
b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi
yang meliputi pendidikan dan pengajaran,penelitian dan pengabdian
masyarakat.
c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi
dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada
setiap jurusan dan program studi.
d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang
akademik, sarana akademik, registrasi,pencatatan, evaluasi perkembangan
kemajuan belajar dan statistik mahasiswa.
e. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas
f. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko
ijazah dan penyusutan kalender akademik
g. Menyusun lapangan pelaksanaan program kerja bagian
2.3.3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
g. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
h. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
2.3.4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
2.3.5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
c. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
d. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
e. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
f. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
g. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
h. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
2.3.6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
2.4. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal di perlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang di jalankan fakultas
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagian universitas, mahasiswa dan masyarakat
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
2.5. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara antara lain sebagai berikut :
a. menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap setiap tahun tahun
ajaran
b. Merancang kegiatan Akhir Semester (UAS) pada semester ganjil/genap
setiap tahun ajaran
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap setiap tahun ajaran
d. Pelaksanaan wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
7. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
8. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
9. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Sistem
Sistem merupakan suatu model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu
cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara
sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif
mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam
pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga
merupakan sebuah model tentang hal-hal yang ingin kita pelajari, ia mewakili
sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah
tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan
banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali
mempunyai sasaran-sasaran yang berbentukan satu sama lain. Sebuah sistem juga
merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia
mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus di pelajari secara
keseluruhan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu model untuk
menunjang proses pemikiran kita agar berfikir lebih spesifik, tentang hal-hal yang
kita pelajari yang sifatnya menyeluruh dan tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa
mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya. Sistem juga merupakan sekelompok
subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common
purpose).
3.2. Pengertian Pelayanan
Pelayanan menurut Kotler dalam Samparan Lukman (dalam Lijan Poltak
2006:4) Pelayanan adalah setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu
kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak
terikat pada suatu produk atau fisik. Pelayanan menurut Lethinen, 1983 (dalam
Rambat Lupiyoadi 2008:5) adalah sebuah layanan adalah aktifitas atau rangkaian
aktifitas yang berinteraksi langsung dengan orang atau pun mesin dan
memberikan kepuasan kepada konsumen .Menurut Sugiarto, 2002 (dalam Majid
2009:34), jasa merupakan, aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan.
Sementara pelayanan adalah suatu tindakan yang di lakukan untuk memenuhi
kebutuhan orang lain, konsumen, pelanggan, tamu, penumpang, klien, pembeli,
pasien, dan lain-lain yang tingkat pemuasnya hanya dapat di rasakan oleh orang
yang melayani maupun yang dilayani.
Produk yang di hasilkan oleh produsen dapat berupa barang (goods) maupun
jasa (services).
Menurut Majid (2009:35)
1. Pelayanan adalah sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif,
dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap
orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau
2. Suatu tindakan nyata dan segera untuk menolong orang lain (pelanggan,
mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya), disertai dengan senyuman yang
ramah dan tulus.
Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan
yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur
yang telah di tetapkan. Pelayanan yang baik dan berkualitas akan mampu
memenuhi harapan. Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang di lakukan
oleh seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik.
Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberikan pada orang lain.
Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang
tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara
sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang
seseorang terhadap dirinya dan orang lain.
Pelayanan atau jasa dapat diklasifikasikan berdasarkan beragam kriteria
menurut (Tjiptono 2005 :23) jasa dapat diklasifikasikan:
Berdasarkan sifat tindakan jasa
Jasa di kelompokkan ke dalam sebuah matriks yang terdiri atas dua
sumbu,dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sifat tindakan jasa (tangible
action dan intangible action),sedangkan sumbu horizontalnya merupakan
penerima jasa (manusia)
1. Berdasarkan hubungan dengan pelanggan
Jasa dikelompokkan kedalam sebuah matriks yang terdiri dari dua sumbu
pelanggannya (status keanggotaan dan hubungan temporer) sedangkan sumbu
horizontalnya tidak sifat penyampaian jasa (penyampaian secara
berkesinambungan/kontinu dan penyampaian diskrit).
2. Berdasarkan tingkat customization dan kemampuan mempertahankan
standar konstan dalam penyampaian jasa.
Jasa diklasifikasikan berdasarkan dua sumbu yaitu tingkat costumization
karakteristik jasa sesuai dengan kebutuhan pelanggan individual (tinggi dan
rendah) dan tingkat kemampuan penyedia jasa dalam mempertahankan standar
yang konstan (tinggi dan rendah)
3. Berdasarkan sifat permintaan dan penawaran jasa
Jasa diklasifikasikan ke dalam sebuah matriks yang terdiri atas dua sumbu
dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sejauh mana penawaran jasa menghadapi
masalah sehubungan dengan terjadinya permintaan puncak (permintaan puncak
dapat dipenuhi tanpa penundaan berarti dari permintaan puncak biasanya
melampaui penawaran) sedangkan sumbu horizontalnya adalah tingkat fluktuasi
permintaan sepanjang waktu (tinggi dan rendah).
4. Berdasarkan Metode Penyampaian jasa
Jasa dikelompokkan ke dalam sebuah matrik yang terdiri atas dua sumbu,
dimana sumbu vertikalnya menunjukkan sifat interaksi antara pelanggan dan
perusahaan jasa (pelanggan mendatangi perusahaan jasa; perusahaan jasa
mendatangi pelanggan; serta pelanggan melakukan transaksi melalui surat atau
media elektronik). Sedangkan sumbu horizontalnya adalah ketersediaan outlet jasa
3.3. Karakteristik Pelayanan
Menurut Majid (2009:37) jasa memiliki 4 karakter utama :
1. Tidak Berwujud (Intangibility)
Sifat Jasa tidak berwujud (Service Intangibility), artinya jasa tidak dapat
dilihat,dikecap,dirasakan, didengar, dicium sebelum dibeli.
2. Tidak Terpisahkan (Inseparability)
Berarti bahwa jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedianya, baik penyedianya
manusia atau mesin.
3. Keanekaragaman (Variability)
Keanekaragaman jasa (service variability) berarti bahwa mutu jasa tergantung
pada siapa yang menyediakan jasa disamping waktu, tempat dan bagaimana
disediakan.
4. Tidak tahan lama (perishability)
Jasa tidak tahan lama (service perishability) berarti jasa tidak dapat disimpan
untuk dijual atau dipakai kemudian.
Sementara itu dalam kegiatan pelayanan yang selama ini diberikan oleh para
petugas pelayanan publik diinstansi pemerintahan,budaya melayani masihlah
sangat langka. Mereka beranggapan bahwa melayani merupakan sikap yang
cenderung merendahkan diri sendiri karena mereka memahami selama ini bahwa
penguasa untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Namun pelayanan yang baik saja
tidak cukup, pelayanan yang diberikan harus bermutu dan berkualitas.
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan
oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk di bidang ketata
usahaan harus memuat beberapa aspek antara lain :
1. Keterbukaan,yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas.
2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan
pelayanan.
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas.
4. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap
dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
untuk mencari keuntungan pribadi.
Untuk dapat melayani mahasiswa dengan baik, karyawan ataupun pegawai harus
bisa memahami karakteristik dari mahasiswa ataupun masyarakat pada umumnya.
Adapaun cirri-ciri pelayanan yang baik menurut Laksana (2008:88) adalah:
1. Tersedianya Sarana dan prasarana yang baik
Untuk melayani mahasiswa salah satu hal yang paling penting untuk
diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja
dan kursi harus nyaman untuk diduduki.
Kenyamanan mahasiswa juga sangat tergantung dari petugas staf pengajar
yang melayaninya . Petugas staf pengajar harus ramah,sopan dan menarik.
Disamping itu,petugas staf pengajar harus cepat tanggap, pandai
berbicara,menyenangkan dan pintar. Demikian cara kerjanya juga harus cepat
dan cekatan.
3. Bertanggung jawab kepada setiap mahasiswa sejak awal hingga selesai
Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu melayani dari
awal sampai tuntas atau selesai.
4. Mampu melayani secara cepat dan tepat
Dalam melayani mahasiswa petugas harus melakukannya sesuai dengan
prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan tertentu dan
jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan
keinginan mahasiwa, antara lain:
a. Mampu berkomunikasi
Petugas harus mampu berbicara kepada setiap mahasiswa dan dengan
cepat memahami keinginan mahasiswa. Artinya, petugas harus dapat
berkomunikasi dengan bahasa yang jelas dan mudah di mengerti, jangan
menggunakan istilah yang sulit dimengerti.
b. Berusaha memahami kebutuhan mahasiswa
Petugas harus cepat tanggap apa yang diinginkan mahasiswa. Usahazkan
mengerti da memahamai keinginan dan kebutuhan manusia.
Jasa merupakan sesuatu yang sangat sensitif terhadap kemajuan informasi
karyawan-karyawan adalah informasi yang sangat penting yang dapat
memebedakan jasa tersebut dengan penting. Hal ini berpengaruh terhadap
peningkatan kualitas pelayanan itu sendiri.
3.4. Kualitas Pelayanan
Menurut Laksana (2008:88) kualitas adalah tingkat mutu yang diharapkan dan
pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi
kebutuhan konsumen.Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik
maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan.untuk itu kualitas
merupakan kunci sukses dari suatu organisasi.
Adapun dimensi kualitas pelayanan menurut laksana (2008:90) :
1. Tengibles (fasilitas fisik) meliputi fasilitas tempat parkIr, fasilitas
gedung,tata letak dan tampilan barang, kenyamanan fasilitas fisik,
peralatan dan perlengkapan yang modern.
2. Credibility (kredibilitas) meliputi kepercayaan,keyakinan, dan kejujuran
dalam pelayanan
3. Competence (kompeten) meliputi keterampilan dan pengetahuan
pelayanan
4. Acces (akses) meliputi meberikan / menyediakan keinginan pelanggan dan
pelayanan mudah dihubungi
5. Reliability (reabilitas) meliputi efektifitas informasi jasa, penampilan
6. Responsiveness (responsive) yang membantu dengan segera memecahkan
masalah
7. Courtesy (kesopanan) meliputi kesopanan, penghargaan, bijaksana dan
keramahan pelayanan
8. Communication (komunikasi) meliputi komunikasi yang baik yang bisa
mendengarkan pendapat pelanggan.
9. Understanding the customer (memahami pelanggan) yaitu mengerti dan
memahami kebutuhan dari pelanggan.
10. Security (Keamanan) yaitu memberikan rasa nyaman dan membebaskan
dari segala resiko atau keragu-raguan pelanggan.
Penilaian kualitas dapat dilihat dari dua sisi yaitu sisi konsumen dan sisi
penyedia jasa. Kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan
yang sesuai dengan persyaratan atau standar, kualitas terdiri dari sejumlah
keistimewaan produk, yang memenuhi keinginan pelanggan dengan demikian
memberikan kepuasan atas penggunaan produk.Kualitas selalu berfokus pada
pelanggan. Jasa dilakukan untuk memenuhi kepuasan. Jasa tidak terpisahkan
maksudnya jasa dihasilkan dan di konsumsi secara bersamaan, tidak seperti
barang fisik yang di produksi. Jasa bervariasi maksudnya jasa bergantung pada
siapa yang menyediakan serta kapan dan dimana jasa itu dilakukan .
Faktor utama yang membedakan untuk perusahaan-perusahaan jasa adalah
kualitas layanan pelanggan. Dalam literature pemasaran layanan pelanggan sering
kali dilihat sebagai bagian dari unsur bauran pemasaran ‘place’ (tempat) dan
Pandangan ini mengenai layanan pelanggan sebagai hasil fungsi distribusi dan
logistik berupaya menjelaskan signifikansinya dalam hal cara jasa disampaikan
dan sejauh mana pelanggan puas, khususnya dalam konteks reliabilitas dan
kecepatan penyampaian.
3.5. Bentuk Pelayanan
Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun bentuknya tidak terlepas dari 3
(tiga ) macam yaitu:
1. Layanan dengan lisan
Layanan dengan lisan memiliki syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh
pelaku layanan, yaitu:
a. memahami benar-benar masalah yang termasuk dalam bidang
tugasnya
b. Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancar
singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang
ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu
c. Bertingkah laku sopan dan ramah tamah
2. Layanan melalui tulisan
Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling
menonjolkan pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapi dari
segi perannya. Pada dasarnya layanan tulisan cukup efisien terutama bagi
layanan jarak jauh karena faktor biaya.
a. Layanan berupa petunjuk,informasi dan yang sejenis ditunjukkan pada
orang-orang yang berkepentingan agar memudahkan mereka dalam
berurusan dengan instansi atau lembaga
b. Layanan berupa reaksi tertulis atas permohonan, laporan, keluhan,
pemberian/penyerahan, pemberitahuan dan lain sebagainya
c. Layanan berbentuk perbuatan
Umumnya layanan dalam bentuk perbuatan 70-80% dilakukan oleh
petugas-petugas tingkat menengah dan bawah. Karena itu faktor keahlian
dan keterampilan petugas tersebut sangat menentukan terhadap hasil
perbuatan atau pekerjaan.
Saran Manajemen pelayanan umum sederhana saja, yaitu kepuasan.
Meskipun sasaran itu sederhana tetapi untuk mencapainya diperlukan
kesungguhan dan syarat-syarat yang seringkali tidak mudah dilakukan. Hal
ini berkaitan dengan masalah kepuasan yang tidak dapat diukur dengan
pasti, paling hanya dapat dikenali dari beberapa sudut.
Kepuasan sebagai sasaran utama manajemen pelayanan, didalamnya
terdiri atas 2 (dua) komponen besar yaitu komponen layanan dan
produk yaitu:
1. Layanan
Agar layanan dapat memuaskan kepada orang atau sekelompok
orang yang dilayani, maka harus dapat memenuhi 4 syarat pokok,
ialah:
b. Cara menyampaikan sesuatu yang berkaitan dengan apa yang
sebenarnya diterima oleh orang yang bersangkutan
c. Waktu penyampaian yang tepat
d. Keramahtamahan
2. Produk yang di maksud dalam hubungan dengan sasaran
manajemen pelayan yaitu kepuasan yang dapat berbentuk barang,
jasa, surat-surat berharga.
Layanan haruslah aktif dan dinamis,karena dalam layanan pada
dasarnya manusialah yang menjadi sasaran baik perseorangan, maupun
berkelompok dalam bentuk badan maupun organisasi.
Pelayanan untuk masyarakat atau umum tidak terlepas dari masalah
kepentingan umum. pelayanan umum dapat juga timbul karena adanya
kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang
dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang
ketatausahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :
1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas
2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan
pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa
adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis
dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap
dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
untuk mencari keuntungan pribadi
3.6. Sistem Pelayanan Akademik Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan adalah suatu cara untuk
memenuhi kebutuhan yang berbentuk pekerjaan atau prestasi yang disediakan
guna untuk mendapatkan suatu kepuasan. Sistem pelayanan akademik pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa komponen
pendukung yang saling berkaitan satu sama lain dan merupakan unsur yang
memperlancar dari suatu keberhasilan kegiatan akademik yaitu
a. Bagian Akademik
Pelayanan yang diberikan di bagian akademik Fakultas Ekonomi Sumatera
Utara meliput i:
Perkuliahan
Perkuliahan adalah kegiatan terjadwal yang dapat merubah tutorial,
seminar, praktikum, atau kerja lapangan. Sebagai dasar evaluasi
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge
and science ( aplikasi praktek) di bidang manajemen antara dosen sebagai
fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti,
memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan
memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang
lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS
mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
Ujian
Ujian adalah kegiatan evaluasi keberhasilan belajar proses belajar
mengajar yang dilakuakn dalam bentuk test tertulis dan atas lisan dan serta
terjadwal. Ujian ini terdiri dari Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian
Akhir Semester (UAS). Untuk mata kuliah seminar dan praktikum, dosen
dapat mengganti tes tertulis dengan cara ujian lain, misalnya kualitas
makalah, presentasi mahasiswa, dan aktivitas mahasiswa dalam seminar.
Dalam alasan apapun, fakultas tidak menyelenggarakan ujian tengah
semester maupun akhir semester susulan.
Mahasiswa dapat mengikuti ujian akhir semester jika telah
mengikuti sekurang-kurangnya 80% dari perkuliahan untuk semester yang
bersangkutan serta memenuhi ketentuan lainnya.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses
perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah
proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap
Kartu Hasil Studi dan Transkip
KHS merupakan dokumen akademik yang menginformasikan
seluruh hasil kegiatan proses belajar mahasiswa pada semester tertentu
yang mencakup jumlah mata kuliah yang diambil, jumlah sks, nilai
masing-masing mata kuliah, Indeks Prestasi Semester (IPS), Indeks
Prestasi Kumulatif (IPK) dan jumlah sks yang dapat diambil pada semester
berikutnya.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil
evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara
keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai
penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.
Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Perkuliahan adalah kegiatan
sterjadwal yang dapat merubah tutorial, seminar, praktikum, atau kerja
lapangan. Sebagai dasar evaluasi keberhasilan mahasiswa.
Sistem Pelayanan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ada dua yaitu secara manual dan secara online.
Sistem Pelayanan akademik yang masih menggunakan cara manual yaitu :
1. Transkip Nilai
Apabila suatu bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke
departemen setelah itu dicek dan di paraf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag
pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu di tanda tangani
2. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh deoartemen kembali ke bagian pendidikan dan
di tanda tangani oleh Dekan.
3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Setelah nilai tugas akhir, nilai magang sudah ada
2. Maksimal 8 sks tidak boleh lebih
3. Nilai Minimum D
4. Lampiran nilai tugas akhir
5. Fotocopy SPP
6. Surat Permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I
7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal
4. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu: lulus mata kuliah semua termasuk
nilai magang, nilai tugas akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah
itu baru bisa mendaftar wisuda.
5. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka KRS online pada jadwal yang
sudah ditentukan setelah melapor ke bagian pendidikan untuk diproses.
6. Informasi-informasi lainnya
Sistem informasi alumni seperti registrasi dan statis penataran, daftar nama
putus kuliah dan mutasi, semua informasi tersebut berada di bagian
akademik.
Sistem Pelayanan akademik yang menggunakan online :
1. Pengisian KRS Online
2. Melihat hasil sementara KHS sebelum nantinya KHS akan dikeluarkan oleh
jurusan masing-masing Program Studi.
b. Bagian Kemahasiswaan
Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya,
mahasiswa juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan,
minat, kegemaran dan perilaku pribadi agar menjadi lulusan-lulusan yang
memiliki intelektual ( IQ ) yang bagus, kehidupan sosial ( EQ ) yang matang serta
beragama dan beretika ( SQ ) secara mantap.
Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor
memberikan penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa
berprestasi dan sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini
diberikan pada peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk
kebanggaan almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu
semangat mahasiswa yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan
almamaternya.
Selain itu diadakanya program beasiswa, baik pada program studi diploma
(D-III) dan program S-1. Program bea siswa ini diharapkan dapat menjadi
membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang tua dalam membayar SPP
di setiap semester.
c. Bagian Keuangan
Bagian akademik, bagian kemahasiswaan dan bagian keuangan saling
berhubungan satu dengan yang lainnya.
Misalnya bagian akademik dengan bagian keuangan saling berhubungan
dalam hal :
1. Pembayaran uang legalisir berkas-berkas mahasiswa seperti KHS, KRS,
Transkip nilai dan Ijazah
2. Bagian keuangan mendanai kegiatan di bagian akademik seperti mendanai
kegiatan yang berhubungan administrasi seperti pencetakan blanko,
pembelian tinta,dll
3. Pembayaran Sertifikat Komputer
4. Pembayaran uang surat aktif kuliah
5. Pembayaran uang seminar proposal
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan, pemaparan dan penjelasan yang telah di bahas
dalam sistem pelayanan akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, maka
kesimpulannya adalah:
1. Bagian akademik, bagian kemahasiswaan dan bagian keuangan merupakan 3
bagian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dalam mendukung
kelancaran sistem pelayanan yang berada di Fakultas Ekonomi Sumatera
utara.
2. Bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan
sistem pelayanan secara manual dan online untuk mahasiswa, sedangkan
bagian kemahasiswaan melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan
layanan kesejahteraan mahasiswa. Bagian keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menjadi sarana pendukung kegiatan akademik
dalam melayani mahasiswa untuk urusan administrasi.
3. Pelayanan akademik di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah
baik, hanya saja dari apa yang penulis lihat langsung di lapangan para pegawai
sering tidak menggunakan waktu dengan efektif dan efesien sehingga
pekerjaan yang sebenarnya bisa di lakukan dengan cepat akhirnya
4.2. Saran
1. Sistem pelayanan akademik hendaknya dilakukan dengan cepat sehingga
kegiatan akademik mahasiswa tidak terganggu yang dapat menghambat
kegiatan akademik mahasiswa tersebut.
2. Sistem pelayanan akademik yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara hendaknya lebih mengoptimalkan layanan online sehingga
kebutuhan mahasiswa dalam urusan akademik dapat diselesaikan lebih
DAFTAR PUSTAKA
FE USU, 2007. Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007 – 2008, USU Press, Medan
Laksana, Fajar. 2008. Manajemen Pemasaran, Edisi Pertama. Yogyakarta : Penerbit Graha ilmu.
Lupiyoadi, Hamdani. 2008. Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit Salemba Empat
Majid, Suharto abdul. 2009. Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi. Jakarta: Penerbit PT Raja Grafindo Persada
LAMPIRAN
Prosedur transkrip nilai
1. Membuat permohonan ditujukan kepada Pembantu Dekan I
Dalam surat permohonan harus ada:
a. Nama lengkap sesuai ijazah SMU
b. Tempat dan Tanggal lahir sesuai dengan ijazah SMU
c. NIM (Nomor Induk Mahasiswa)
d. Nomor Alumni
e. Tanggal pendaftaran wisuda
2. Melampirkan pas photo 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar (hitam putih)
Proses Pengambilan Ijazah
Penyelesaian Tugas Akhir
Memenuhi kewajiban administratif yang berlaku di Universitas dan Fakultas serta
menyerahkan pasphoto ke jurusan
Mengikuti wisuda tingkat Universitas
Proses Pengambilan KRS
Pembayaran SPP Lihat IPK - 24 SKS / IP >3,00
- 22 SKS / IP >2,50
- 17 SKS / IP >2,00
Online
Ambil KRS di departemen masing-masing
Tanda-tangani - Ketua Jurusan
- Dosen Wali
- Mahasiswa
Stempel di bagian departemen - 1 lembar di jurusan
Proses Pengambilan KHS
Ujian Semester
Ambil KHS di departemen masing-masing
Fotocopy rangkap 2 (dua) - 1 lembar di jurusan
