Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh : Gianta Utama Putra
41808026
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
ii
Dengan mengucapkan syukur Alhamdullilah kehadirat Allah SWT, karena hanya dengan rahmat dan taufiq-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan di PT. Telkom kancatel lembang. Adapun tujuan dalam penulisan laporan ini adalah sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT.Telkom kancatel Lembang dan merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi guna mendapat nilai mata kuliah praktek kerja lapangan.
Dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidaklah sedikit penulis menghadapi kesulitan serta hambatan. Namun berkat usaha, do’a, semangat, bantuan,
bimbingan serta dukungan yang penulis terima baik secara langsung ataupun tidak langsung dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini.
Melalui kesempatan ini pula, dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan rasa hormat, terimakasih,dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada :
1. Yth. Prof. Dr. Samogyo Ibnu Redjo, Drs., M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
2. Yth. Bapak Drs. Manap Solihat, M.Si, selaku Ketua Prodi Ilmu Komunikasi, yang telah banyak memberikan nasehat, semangat serta ijin di dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan.
3. Yth. Ibu Rismawati S.Sos., M.Si selaku dosen wali yang telah membantu penulis untuk mengurusi perwalian dan juga urusan perkuliahan.
iii
6. Orang tua yang selalu memberikan do’a dan motivasi kepada penulis.
7. Teman – teman tercinta ryan (emeh), Redi, Rija, Erwin, Adit, Widi, dan yang lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu terimakasih atas dukungan dan dorongannya dalam menulis Laporan Praktek Kerja Lapangan.
8. Serta semua pihak yang tidak bias penulis sebutkan satu persatu karena keterbatasan yang dimiliki penulis. Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal, Amin.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih diperlukan penyempurnaan dari berbagai sudut, baik dari segi isi maupun pemakaian kalimat dan kata-kata yang tepat, oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk kesempurnaan penulisan Praktek Kerja Lapangan ini.
Harapan besar penulis, semoga penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini memberikan guna dan manfaat bagi para pembaca pada umumnya, dan penulis pada khususnya.
Bandung, Desember 2011
iv
Kata Pengantar ... ii
Daftar Isi ... iv
Daftar Tabel ... vi
Daftar Gambar ... vii
Daftar Lampiran ... viii
Bab I Pendahuluan ... 1
1.1Sejarah PT Telkom kancatel Lembang ... 1
1.1.1 Lokasi Logo PT Telkom kancatel Lembang ... 3
1.1.2 Visi PT Telkom kancatel Lembang ... 5
1.1.3 Misi PT Telkom kancatel Lembang ... 5
1.1.4 Tujuan PT Telkom kancatel Lembang ... 5
1.1.5 Denah Lokasi PT Telkom kancatel Lembang ... 6
1.2Sejarah Divisi (Bagian) Tempat PKL ... 6
1.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... 7
A. Pelayanan ... 7
B. Operasional ... 7
1.3Struktur Organisasi Perusahaan ... 8
1.4Struktur Divisi atau Humas ... 9
1.5Job Deskription ... 10
1.6Sarana dan Prasarana... 12
A.Sarana PT Telkom Kancantel Lembang ... 12
v
Bab II Pelaksanaan PKL ... 16
2.1 Pelaksanaan PKL ... 16
2.1.1 Kegiatan PKL ... 19
2.1.2 Penjelasan Kegiatan PKL ... 24
2.1.3 Deskripsi Aktifitas Insidentil Selama PKL ... 28
2.2 Deskripsi tentang Humas ... 31
2.2.1 Pengertian Humas ... 31
2.2.2 Fungsi Humas ... 35
2.2.3 Tugas Humas ... 35
2.2.4 Tujuan Humas ... 37
2.3 Analisa Kegiatan PKL dengan Bidang Kegiatan Humas ... 37
2.3.1 Kegiatan di Bagian Divisi Customer Service ... 37
2.3.2 Kegiatan di Bagian Divisi Access ... 38
Bab III Penutup ... 45
3.1 Kesimpulan ... 45
3.2 Saran ... 47
3.2.1 Saran untuk perusahaan ... 47
3.2.2 Saran untuk mahasiswa ... 47
vi
vii
Gambar 1.1 Logo Telkom ... 3
Gambar 1.2 Denah Lokasi Telkom ... 6
Gambar 1.3 Struktur Perusahaan ... 8
Gambar 1.4 Struktur Divisi/ Humas ... 9
Gambar 2.1 Website Portal Internal Telkom ... 26
viii
Surat Balasan PKL ... 51
Penilaian Kerja Praktek ... 52
Berita Acara Bimbingan ... 53
Daftar Hadir PKL ... 54
Strategi Telemarketing ... 56
Berita Kegiatan Mingguan ... 59
1 1.1 Sejarah perusahaan
Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT Infomedia Nusantara menjadi perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon di Indonesia. Di bawah subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan Pertamina, Infomedia telah menerbitkan Buku Petunjuk Telepon Telkom Yellow Pages. Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya PT Elnusa Yellow Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995 menjadi PT Infomedia Nusantara pada saat PT Telkom Tbk menanamkan investasi. Untuk mendukung implementasi Good Coorporate Governance dalam setiap aspek kegiatan perusahaan, Infomedia telah mengeluarkan kebijakan pedoman tata kelola perusahaan di tahun 2008.
atau Business Process Outsourcing (BPO) dan Layanan Konten Digital atau Digital Rich Content ( DRC ).
1.1.1 Logo Telkom
Gambar 1.1 Logo Telkom
Sumber : Website PT. Telkom
Lambang telapak tangan dgn 5 jari terbuka berwarna kuning, melambangkan
telkom menyambut perubahan baru, dengan lingkaran biru melambangkan dunia
telekomunikasi, inilah pernyataan telkom dengan logo barunya. Melalui citra baru
tersebut diharapkan Telkom dapat memberikan sebuah pengalaman baru yang
berbeda dari sebelumnya kepada stakeholders. Pengalaman baru tersebut adalah
layanan yang lebih baik dari operator mana pun yang pernah mereka kenal dan
rasakan, serta layanan yang akan membangkitkan sebuah pengalaman yang
benar-benar baru.
Sekilas logo bulat dengan siluet tangan terkesan simpel; Simplifikasi logo ini
terdiri dari lingkaran biru yang ada di depan tangan berwarna kuning. Logo ini
“Life in Touch” dan diperkuat dengan tag line baru pengganti “Committed 2U” yakni “the world is in your hand”.
Untuk lebih mengenal logo ini, ada baiknya kita memaknai arti dari
symbol-simbol tersebut.
a) Expertise : makna dari lingkaran sebagai simbol dari kelengkapan produk
dan layanan dalam portofolio bisnis baru TELKOM yaitu TIME
(Telecommunication, Information, Media, & Edutainment).
b) Empowering : makna dari tangan yang meraih ke luar. Simbol ini
mencerminkan pertumbuhan dan ekspansi ke luar.
c) Assured : makna dari jemari tangan. Simbol ini memaknai sebuah
kecermatan, perhatian, serta kepercayaan dan hubungan yang erat
d) Progressive : kombinasi tangan dan lingkaran. Simbol dari matahari terbit
yang maknanya adalah perubahan dan awal yang baru.
e) Heart : simbol dari telapak tangan yang mencerminkan kehidupan untuk
menggapai masa depan.
Selain simbol, warna-warna yang digunakan adalah :
a) Expert Blue pada teks Telkom melambangkan keahlian dan pengalaman
yang tinggi
b) Vital Yellow pada telapak tangan mencerminkan suatu yang atraktif,
hangat, dan dinamis
c) Infinite Sky Blue pada teks Indonesia dan lingkaran bawah mencerminkan
1.1.2 Visi
Adapun Visi PT. TELKOM yaitu:
1) “ To become a leading Infocom player in the region”, maksudya adalah: 2) PT. TELKOM Indonesia, Tbk berusaha untuk menempatkan diri sebagai
perusahaan Infocom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.
3) To be dominant infocom player in the region and having strong brand equit artinya menjadi penyedia layanan infocom yang paling dominant di Sumatera dan menjadi atau penyampai brand di bidang jasa Telekomunikasi.
1.1.3 Misi
PT. TELKOM Indonesia, Tbk mempunyai misi memberikan layanan“One Stop Infocom” dengan jaminan bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompetitif.
1.1.4 Tujuan
1.1.5 Denah Lokasi
Gambar 1.2
Denah Lokasi Telkom
Sumber : Arsip Peneliti, 2011
1.2 Sejarah Divisi (Bagian) Tempat PKL
Area kerja : DCS (Divisi Customer Service)
Ruang lingkup Perkerjaan :Membantu Assistance manager untuk operasional dan Promosi
1.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
A. Pelayanan
a) Menjamin pelayanan terbaik serta sesuai dengan prosedur dan memberikan pelayanan sesuai dengan harapan konsumen.
b) Mampu mengenali, mengantisipasi, memenuhi, dan melampaui harapan-harapan dari konsumen dengan efektif dan efisien.
c) Memelihara interaksi positif terhadap tamu dan rekan kerja dengan hubungan kerja yang baik.
d) Menangani keluhan dari setiap konsumen secara profesional.
e) Menjalin hubungan baik dengan atasan, bawahan, sesama rekan kerja, supplier, dan lingkungan sekitar.
B. Operasional
a) Membantu Assistance Manager dan promosi-promosi.
b) Menguasai Product Knowledge Telkom secara Baik dan benar.
c) Membantu Assistance manager dalam mensosialisasikan paket Promo yang dikeluarkan.
d) Membantu OS menangani gangguan jaringan di lapangan e) Selalu berkoordinasi dengan team dan atasannya.
f) Menjaga Hubungan baik dengan Lingkungan sekitar telkom (warga Kampung Sekitar kantor Telkom Kancatel Lembang).
1.3 Struktur perusahaan
Gambar 1.3
Struktur Perusahaan
Sumber : Arsip Peneliti, 2011
TELKOM LEMBANG
DCS BB DIVA BB
ORGANIK
Officer 2
Staff DIVA Asisstance
manager DCS Kepala Bagian
Officer 2
Outsorching Outsorching 1
Officer 3
Outsorching 1 Outsorching 1
1.4 Struktur Divisi atau Humas
Gambar 1.4
Struktur Divisi atau Humas
Sumber : Arsip Peneliti, 2011
Asisstance manager DCS Kepala Bagian
Officer 2
Outsourching Outsourching 1
Officer 3
1.5 Job Description
Job Description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta
tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya, setidaknya ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatannya.
Adapun Job Description dari Divisi Customer Service yang berada di Kancatel Telkom Lembang adalah sebagai berikut :
Kepala Bagian : Mengawasai , Mengontrol , dan menjadi Penanggung Jawab atas kinerja dari keseleruhan divisi yang ada di Kancatel Lembang, baik Divisi Customer Service dan Divisi Access.
Assistance manager DCS : mengawasi dan mengontrol pelayanan yang ada di
Kancatel Telkom Lembang khususnya di Divisi Customer Service mulai dari pemasangan speedy, pemutusan speedy, atau pemasangan telepon, pemutusan telepon.
Officer 2 DCS : bertugas di ruang pelayanan untuk melayani secara langsung
pelanggan yang datang ke Kancatel Lembang. Seperti pemasangan speedy, pemutusan speedy, atau pemasangan telepon, dan pemutusan telepon
Officer 3 DCS : bertugas di ruang pelayanan untuk melayani secara langsung
Outsourching DCS : menjadi perantara dari Divisi Customer Service untuk menyelesaikan laporan gangguan speedy atau telepon untuk di sampaikan kepada Divisi Accses dan segera di tindak lanjut oleh Outsourching Divisi Accses.
Outsourching DCS : bertugas di Ruang Pelayanan melayani pembayaran
1.6 Sarana dan Prasarana
Secara umum sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana.
A. Sarana PT. Telkom Kancatel Lembang
[image:20.595.133.569.426.607.2]Adapun sarana yang ada di PT. Telkom Kancatel Lembang adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1
Sarana PT. Telkom Kancatel Lembang
No Sarana Jumlah Kondisi
1 Kantor Utama 1 Baik
2 Mushalla 1 Baik
3 Pos satpam 1 Baik
4 Telepon umum 3 Kurang Baik
A. Prasarana PT. Telkom Kancatel Lembang
[image:21.595.136.568.287.731.2]Adapun prasarana yang ada di PT. Telkom Kancatel Lembang adalah sebagai berikut :
Tabel 1.2
Prasarana PT. Telkom Kancatel Lembang
No Prasarana Jumlah Kondisi
1 AC 8 Baik
2 Camera digital 1 Baik
3 Dispenser 2 Baik
4 Etalase 1 Baik
5 Genset 1 Baik
6 Hydrant 8 Baik
7 Jam dinding 4 Baik
8 Kabel 4 rol Baik
9 Kamar mandi 2 Baik
10 Komputer 9 Baik
12 Lapangan 1 Baik
13 Lemari 10 Baik
14 Meja dan kursi 20 Baik
15 Mesin fax 1 Baik
16 Mesin fotokopi 1 Baik
17 Microphone 1 Baik
18 Mobil 2 Baik
19 Motor 1 Baik
20 Printer 3 Baik
21 Ruang rapat 1 Baik
22 Ruangan battery 1 Baik
23 Ruangan MDF 1 Baik
24 Ruangan sentral 1 Baik
25 Smoke detector 4 Baik
26 Telepon 9 Baik
28 Tiang telepon 12 Baik
29 Whiteboard 7 Baik
Sumber : Arsip Peneliti, 2011.
1.7 Lokasi dan waktu PKL 1.7.1 Waktu
Adapun waktu penulis melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini pada: Tanggal 4 Juli – 4 Agustus 2011, Praktek kerja lapangan dilakukan selama 1 bulan dan 25 hari kerja.
1.7.2 Tempat
16 2.1 Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT Telkom Kancatel Lembang Bandung selama 27 hari kerja dan memulainya pada hari senin 4 Juli 2011 sampai kamis 4 Agustus 2011. Waktu kerja yang ditetapkan oleh pihak perusahaan adalah pada minggu pertama dimulai dari pukul 07.00 sampai pukul 17.00 WIB. Namun, ada pula waktu-waktu tertentu dimana penulis sedang ikut memperbaiki ataupun mengatasi gangguan Telkom speedy. Salah satu contohnya pada hari selasa minggu kedua penulis memasang instalasi internet di hotel “De La Rossa” Lembang,
pada waktu itu penulis pulang sekitar pukul 17.30 WIB. Pada saat Praktek Kerja Lapangan, penulis ditempatkan di bagian DCS (Divisi Customer Service) Telkom Kancatel Lembang .
langusung mengetahui pekerjaan yang ada di PT Telkom Kancatel Lembang tersebut. Meskipun penulis tidak mengetahui secara detail perkerjaan dari setiap divisi, tetapi penulis bisa mengetahui secara global setiap pekerjaan yang ada pada setiap divisi.
Seperti yang telah penulis disebutkan diatas, secara garis besar pekerjaan yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan di PT Telkom Kancatel Lembang adalah membantu pihak DCS (Divisi Customer Service). Ada dua tahapan sebelum melakukan menjalankan prosedur keluhan pelanggan, yang pertama kita harus menerima dan mendengarkan secara baik apa keluhan dan permasalahan dan keluhan dari para konsumen, dan yang kedua kita harus melaporkan keluhan atau permasalahan teknis yang dialami oleh konsumen kepada pihak Divisi Access, dan setelah dilaporkan kepada pihak Divisi Access diharapkan permasalahan yang dihadapi oleh konsumen dapat terselesaikan apabila jika permasalahan atau gangguan tersebut berasal dari instalasi jaringan PT telkom, dan nantinya konsumen dapat di tangani langsung oleh bagian Divisi Access apabila masih mengalami kendala-kendala teknis.
2.1.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangann
Tabel 2.1
Aktifitas Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No Hari / Tgl Jam Datang Aktivitas Jam
Pulang
Keterangan Rutin Insidientil
1 Senin, 04 Juli 07.30
Pengenalan dengan
seluruh staff
perusahaan dan rekan Praktek Kerja
Lapangan lain
13.00
Melihat situasi
Kancatel Telkom Lembang
2 Selasa, 05 Juli 07.30
Memasukkan data
MDF (Main
Distribution Frame)
16.00
Mengecek Jaringan
di Lapangan (Boscha)
speedy
Memasukkan data
MDF
4 Kamis, 07Juli 07.30
Telemarketing
produk Telkom speedy
16.00
5 Jumat, 08 Juli 08.00
Olahraga Mingguan
15.30
Buat berita mingguan
Buat KKO minggu I
6 Senin ,11 Juli 07.30
Melayani Konsumen
16.00
E-learning Telkom
7 Selasa, 12 Juli 07.30
Mengecek gangguan
Jaringan di Lapangan
(Boscha) 16.00
Mengecek Jaringan
MDF
8 Rabu, 13 Juli 07.30
Memasukkan data
MDF
16.00
Memasukkan data
speedy
9 Kamis, 14 Juli 07.30 Telemarketing produk Telkom speedy 16.00
10 Jumat, 15 Juli 08.00
Olahraga Mingguan
15.30
Buat berita mingguan
Buat KKO Minggu II
11 Senin, 18 Juli 07.30
Melayani Konsumen
16.00
E-learning Telkom
12 Selasa, 19 Juli 07.30
Pengambilan gambar
untuk dokumentasi kantor (Cikole)
16.00
dokumentasi penulis
13 Rabu, 20 Juli 07.30
Memasukkan data
speedy 16.00
Masukan data MDF
14 Kamis,21 Juli 07.30
Telemarketing
produk Telkom speedy
16.00
15 Jumat , 22 Juli 08.00
Olahraga Mingguan
15.30
Buat KKO Minggu
III
16 Senin, 25 Juli 07.30
Mengikuti
E-learning Telkom
16.00
Memasukan data
Speedy
17 Selasa, 26 Juli 07.30
Pengambilan gambar
untuk dokumentasi kantor (pencurian kabel di jalan menuju tangkuban perahu)
16.00
18 Rabu, 27 Juli 07.30 Melayani Konsumen 16.00
Masukan Data
Speedy dan MDF
19 Kamis, 28 Juli 08.00
Telemarketing
produk Telkom
speedy, 16.00
Mengecek jaringan
di lapangan
Sumber : Arsip Peneliti, 2011
Buat berita mingguan
Buat KKO Mingguan
IV
21 Senin,01Agustus 07.30
Membuat strategi
telemarketing speedy
16.00
22 Selasa,02Agustus 07.30
Membuat strategi
telemarketing speedy
16.00
23 Rabu, 03Agustus 07.30
Telemarketing produk Telkom speedy (Evaluasi Strategi Telemarketing) 16.00 24 Kamis, 04 Agustus 07.30
Memasukan data
MDF dan Speedy
16.00
25
Jum’at, 05
Agustus
08.00
Membuat berita
15.30
KKO mingguan
(Minggu I)
Evaluasi kerja dan
perpisahan
2.1.2 Penjelasan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangann (Praktek Kerja Lapangan) di PT. Telekomunikasi Indonesia Bandung, penulis melakukan aktivitas rutin yakni kegiatan yang dilakukan setiap hari pada Praktek Kerja Lapangan. Berikut ini adalah deskripsi dari kegiatan rutin yang telah dikerjakan oleh mahasiswa selama melakukan Praktek Kerja Lapangann:
1) Melayani Konsumen
Penulis sebagai bagian di Divisi Customer Service , mempunyai tugas untuk melayani konsumen secara langsung, salah satunya melalui kegiatan ini penulis melayani pelanggan mulai dari pemasangan baru, pemutusan , atau keluhan langsung dari konsumen.
2) Memasukan data Main Distibution Frame dan Speedy
Kegiatan yang dilakukan penulis salah satunya Memasukan data Main Distibution Frame dan Speedy.. Dengan tujuan untuk mendata frame distribusi pelanggan, juga untuk mendata File Speedy, seperti Pasang Baru, Pasang Kembali, Isolir Speedy, Cabut Speedy, Mutasi Speedy (termasuk ganti paket speedy), Claim Speedy, Residu Speedy, Restitusi Speedy.
3) Membuat KKO Mingguan
dengan cara mendata satu persatu kegiatan apa saja yang dilaksanakan oleh karyawan dalam setiap harinya yang kemudian di bikin draft laporannya.
4) Olahraga Mingguan
Olahraga menjadi kegiatan Rutin ditiap minggunya, Olahraga Bisa Berupa Senam pagi atau melakukan pendakian. Penulis beserta beberapa pegawai dan rekan Praktek Kerja Lapangan lain melaksanakan olahraga di hari Jumat.
5) Telemarketing Produk Telkom speedy
Telemarketing adalah kegiatan rutin penulis di mana penulis mengontak pelanggan melalui pesawat telepon untuk menawarkan promosi speedy. Saat melakukan call pelanggan penulis diharapkan dapat bersikap dan berkata sopan, tidak memaksa, dan berbicara dengan intonasi yang ramah dan komunikatif.
Tugas penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangann adalah menghubungi pelanggan sekitar Lembang untuk menawarkan promo produk Telkom speedy
6) Membuka Website Portal Internal Telkom (E-learning Telkom)
7) Membuat Berita Mingguan
Dalam hal ini setelah penulis menyelesaikan olahraga di hari Jumat, Penulis menyempatkan diri untuk membuat berita mingguan, yang bertujuan untuk mempererat tali silaturahmi antar setiap individu di Kancatel Lembang.
2.1.3 Deskripsi Aktifitas Insidentil Selama Praktek Kerja Lapangan
Selain kegiatan Rutin, Aktifitas kegiatan juga ada yang bersifat Insidentil. kegiatan Insidentil adalah kegiatan yang dilakukan seara dadakan. Berikut ini adalah deskripsi dari kegiatan Insidentil yang telah dikerjakan oleh mahasiswa selama melakukan Praktek Kerja Lapangann:
1) Pengenalan Dengan Seluruh Staff Perusahaan Dan Rekan Praktek Kerja Lapangan Lain
2) Menerima Telepon dari Konsumen
Terkadang penulis di berikan kesempatan untuk menerima telepon tentang keluhan konsumen. Mulai dari keluhan atau pemasangan baru.
3) Membuat Strategi Telemarketing
Ini merupakan tugas yang di berikan oleh pembimbing kepada penulis. Disini penulis membuat strategi telemarketing. Menuliskan bagaimana tata cara menelepon yang baik, penguasaan materi promosi pada saat telemarketing menjadi hal terpenting dalam tahap ini, di harapkan dapat di gunakan dalam proses telemarketing di Kancatel Lembang.
4) Mengecek Gangguan Jaringan di Lapangan
Pada tahap ini penulis mengikuti kegiatan outsourching dari Divisi Accses untuk mengecek gangguan jaringan di lapangan, ketika terjadi gangguan baik speedy atau telepon pihak konsumen langsung menghubungi Kancatel Lembang, dan segera di eksekusi oleh Divisi Accses.
5) Mengambil Gambar (Dokumentasi Kantor)
Disini penulis mengambil gambar di lapangan, seperti pencurian kabel atau perbaikan. Untuk di berikan ke Divisi Acsess sebagai Dokumentasi.
6) Mengambil Gambar (Dokumentasi Pribadi)
7) Melihat situasi Kancatel Telkom Lembang
Setelah itu pembimbing juga memperkenalkan kondisi lokasi dimana penulis akan melakukan tugasnya dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangann. Dan juga pembimbing menjelaskan tentang peraturan-peraturan yang berlaku di tempat dimana penulis akan melakukan Praktek Kerja Lapangann. Peraturan-peraturan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
a) Jadwal kerja mulai dari hari Senin hingga hari Jum’at. Hari Sabtu dan hari Minggu libur kecuali ada kegiatan yang mengharuskan untuk bekerja (lembur/piket). b) Jam kerja terhitung dari pukul 08.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB. Jam istirahat
dari pukul 12.00 WIB hingga 13.00 WIB.
c) Diharapkan selama berada lingkungan PT. Telkom Kancantel Lembang para staff pimpinan, karyawan, dan mahasiswa Praktek Kerja Lapangann berpakaian sopan dan rapi.
d) Hari Jum’at rutin diadakan kegiatan olahraga, semisal Hiking pada pukul 07.30 WIB bagi yang ingin mengikutinya.
e) Jika ada karyawan atau mahasiswa Praktek Kerja Lapangann yang ingin izin bekerja maka diharapkan memberikan keterangan kepada pimpinan dan pembimbing terlebih dahulu.
memberikan contoh dalam pengerjaanya hingga mahasiswa mengerti pengerjaan tugas yang diberikan untuk dikerjakan tersebut.
2.2. Deskripsi Tentang Humas
2.2.1. Pengertian Humas
Kegiatan yang penulis lakukan dibagian Divisi Customer Service sebagaimana telah dijelaskan diatas, hal tersebut sejalan dengan teori-teori komunikasi secara umum dan teori humas secara khusus yang sedang penulis pelajari dalam perkuliahan. Karena dalam kegiatan tersebut ada yang namanya komunikasi tatap muka atau sering dikenal dengan istilah face to face dan ada juga pesan yang disampaikan secara persuasif kepada customer, supaya customer bisa terpengaruh oleh pesan yang kita sampaikan Penyampaian informasi tersebut merupakan kegiatan komunikasi secara umum dan kegiatan humas secara khusus.
Dalam komunikasi terdapat penyampaian informasi dan pengertian informasi dari seseorang kepada orang lain. Melalui lambang-lambang yang telah disepakati bersama (kata-kata, gambar, bilangan, dan grafik) maka komunikasi terjadi dengan langsung ataupun melalui media. Komunikasi akan timbul apabila terdapat saling pengertian antara pengirim dan penerima sehingga terdapat suatu pemahaman. Bukan berarti bahwa kedua belah pihak harus menyetujui suatu gagasan tersebut, tetapi yang penting adalah kedua belah pihak sama-sama memahami gagasan tersebut, dalam keadaan seperti itu maka komunikasi dapat dikatakan berlangsung dengan baik.
Melalui pemahaman bersama tersebut, tujuan komunikasi adalah adanya perubahan sikap. Melalui pemahaman gagasan bersama diharapkan dapat memberikan rangsangan bagi perubahan sikap yang dilakukan oleh pengirim (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan). Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah pernyataan manusia. Pernyataan manusia tersebut dapat berupa lisan, tulisan, isyarat, simbol, yang dimengerti oleh komunikator dan komunikan.
Syarat menjadi humas setidaknya ada elemen yang harus diperhatikan, dan elemen-elemen tersebut antara lain sebagai berikut :
a) Kemampuan berkomunikasi.
berusaha untuk bersikap setoleran mungkin kepada setiap orang yang dihadapinya tanpa harus menjadi penakut atau penjilat (Jefkins, 1995:21)
c) Kemampuan berkomunikasi seorang humas ini secara lisan maupun tertulis, seperti public speaking atau presentasi (salah satu kemampuan komunikasi lisan di depan publik). Sedangkan penulisan press realese dan mengelola media atau majalah perusahaan adalah kemampuan komunikasi tulisan.
d) Kemampuan mengorganisasikan
e) Kemampuan mengorganisasikan dapat diartikan sebagai kemampuan manajerial, yang dapat mengelola program humas mulai dari fact finding (pengumpulan data), planning (perencanaan), communicating (mengkomunikasikan program) dan evaluating (evaluasi program).
f) Kemampuan ini juga berarti mampu mengantisipasi masalah di dalam dan di luar organisasi atau perusahaan, serta mampu menyusun rencana kegiatan dan melaksanakan kegiatan.
g) Kemampuan bergaul atau membina relasi
i) Dalam membina relasi ini pun tentunya terjalin take and give antara keduanya dan terjadi hubungan yang sinergis antara humas dan berbagai unsur publik ini, yang tetap berlandaskan integritas profesi.
j) Berkepribadian humas utuh atau jujur
k) Kejujuran harus tetap melandasi seseorang yang menjadi profesi apa pun, termasuk humas, karena aspek ini yang dapat membentuk kredibilitas (kepercayaan) orang lain terhadap humas maupun perusahaan tempat humas itu bekerja.
l) Banyak kasus yang mengakhiri kredibilitas seseorang dalam berbagai profesi, termasuk profesi humas, karena melupakan kejujuran. Kejujuran ini pula yang dapat membentuk kepribadian yang utuh bagi seorang humas.
m)Memiliki imajinasi yang kuat
n) Profesi humas haruslah seseorang yang penuh dengan gagasan atau ide-ide, mampu memecahkan prblem yang dihadapi, mampu menyusun rencana yang original dan dapat mengembangkan imajinasi untuk melahirkan kreativitas-kreativitas kerjanya.
2.2.2. Fungsi Humas
Adapun beberapa fungsi dari Humas antara lain :
a) Mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan dengan organisasi.
b) Menasehati para eksekutif mengenai cara-cara menangani pendapat umum yang timbul.
c) Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum.
2.2.3. Tugas Humas
Tugas utama dari humas adalah sebagai berikut :
a) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan dan harapan publik internal atau eksternal dan memperhatikan, mengolah, mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan organisasi. b) Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau
berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan. Sebagai contoh, lingkungan tidak diganggu.
c) Memperbaiki citra organisasi. Bagi humas, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya, tetapi terletak pada bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi, dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. d) Tanggung jawab sosial. Humas merupakan instrumen untuk bertanggung jawab
terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
2.2.4. Tujuan Humas
Adapun tujuan humas secara umum adalah sebagai berikut :
a) Menciptakan citra yang positif b) Memelihara citra yang positif c) Meningkatkan citra yang positif
d) Memperbaiki citra jika citra organisasi kita menurun atau rusak
2.3 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan dengan Bidang Kegiatan Humas Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di PT Telkom Kancatel Lembang adalah sarana untuk memperkaya wawasan dan pengalaman bagi penulis, yang mana penulis bisa merasakan sendiri dunia kerja yang sesungguhnya, ilmu-ilmu yang selama ini penulis dapatkan di bangku kuliah kini dapat teraplikasikan langsung ketika penulis berada dilapangan. Sungguh pengalaman yang sangat berharga bagi penulis, karena penulis bisa bertemu dengan orang-orang baru dan tentunya dari latar belakang keilmuan yang berbeda. Dari adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini penulis sangat bisa merasakan bagiamana dunia kerja yang sesungguhnya itu, pengalaman bertemu dengan orang yang berbeda latar belakang baik pendidikan maupun budaya sangat penulis rasakan selama penulis berada dilapangan.
2.3.1 Kegiatan di bagian Divisi Customer Service
bagian depan Plaza Telkom, kegiatan kehumasan yang dilakukan olkeh bagian Divisi Customer Service ini dapat dilihat dari cara berkomunikasi terhadap keluhan pelanggan dan juga terhadap pelayan pembayaran. Bagian ini dituntut lebih komunikatif karena berhubungan langsung dengan konsumen, dan juga dituntut untuk cepat bergaul karena dengan hal ini dapat membuat nyaman para konsumen yang datang ke Plaza Telkom, selain dapat bergaul juga dapat menasehati atau dapat memberi saran terhadap keluhan ataupun gangguan – ganguuan yang terjadi terhadap konsumen tersebut.
Kegiatan kehumasan yang terdapat di bagian divisi customer service ini juga yaitu memelihara citra positif di mata masyarakat, karena dengan terus memelihara citra yang positif dapat membentuk suatu image yang baik di mata masyarakat, akibatnya dengan munculnya image yang baik dimata masyarakat membuat atau menyebabkan masyarakat dapat lebih percaya terhadap perusahaan, hal itu tentunya menjadi nilai yang lebih dalam suatu perusahaan khususnya PT. Telkom Kancatel Lembang.
2.3.2 Kegiatan di bagian Divisi Access
masyarakat lembang khususnya hal ini ditunjukan dengn cara, sewaktu menangani keluhan atau gangguan di lapangan yang berinteraksi secara langsung dengan masyarakat, tentunya dengan begitu membuat warga masyarakat menjadi akrab dengan orang-orang dari bagian Divisi Access.
Yang lebih menonjol dalam hal ini tentang kehumasan ialah bagian Divisi Costumer Service karena bagian Divisi Costumer Service yang lebih banyak membantu kegiatan kehumasan baik dengan cara :
1) Meningkatkan citra positif di mata masyarakat 2) Membentuk citra positif di mata masyrakat
3) Mempertahankan citra positif yang sudah dibrntuk di dalam masyarakat 4) Memperbaiki citra yang kurang baik dimata masyarakat
5) Menyampaikan atau menginformasikan informasi apapun yang ada di PT. Telkom kepada masyarakat
dengan adanya keterkaitan ini diharapkan konsumen timbul hasrat yang baik, sehingga dari hasrat tersebut timbulah aksi untuk melakukan transaksi pembelian.
Dari sini penulis belajar bagaiman membuat dan merancang strategi yang baik itu, sehingga apa yang kita rencanakan harus benar-benar bisa tertuju pada sasaran yang kita bidik. Dengan adanya kesesuian antara strategi yang telah kita tetapkan, diharapkan pelaksanaan atau aplikasi dari strategi yang telah kita buat tadi tidak sia-sia/tidak percuma, karena strategi yang dibuat tepat pada sasaran yang dituju. Memang setiap perusahaan harus memiliki strategi untuk menjalankan program kerjanya, bertolak dari hal tersebut maka penulis tertarik dengan kegiatan promosi yang dilakukan oleh perusahaan tempat penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan. Yang mana perusahaan ini sering membuat promosi melalui strategi telemarketing dan juga door to door untuk produk Telkom speedy. Terbukti dengan gencarnya program door to door penawaran produk Telkom speedy, membuat sudah banyak warga di seputaran Lembang yang sudah menggunakan internet.
Sejauh yang penulis amati, suasana kerja di PT Telkom Kancatel Lembang sangatlah menyenangkan, karena hubungan diantara atasan dan bawahan sangatlah terjaga dengan baik, terbukti dengan salam yang selalu diucapkan oleh Kepala bagian pada pagi hari kepada bawahannya dengan menyebut “Selamat Pagi”, “Ayo Semangat” ucapan seperti itu yang selalu didengar oleh penulis pada pagi hari yang
terucap dari Kepala bagian. Selain disertai dengan kegiatan coffee morning yang selalu diadakan setiap pagi. Tentunya hal itu menjadi pendorong atau penyemangat bagi karyawan yang datang untuk melakukan pekerjaan dengan baik sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan.
Selain itu penulis juga mencoba untuk menjalankan karakteristik Humas menurut Frank Jefkins dalam bukunya “Dasar-Dasar Public Relations” menurutnya Untuk menjadi Humas setidaknya ada 5 karakteristik yang harus diperhatikan, dan elemen-elemen pada karakteristik tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Kemampuan Berkomunikasi.
press realese, membuat berita, tulisan-tulisan membangun yang di tampilkan melalui media internal seperti majalah dinding adalah kemampuan komunikasi tulisan.
2. Kemampuan Mengorganisasikan
Kemampuan mengorganisasikan dapat diartikan sebagai kemampuan manajerial yang dapat mengelola program PR mulai dari fact finding (pengumpulan data), planning (perencanaan), communicating (mengkomunikasikan program) dan evaluating (evaluasi program).
Kemampuan ini juga berarti mampu mengantisipasi masalah di dalam seperti masalah internal dan di luar perusahaan seperti permasalahan dengan konsumen, serta mampu menyusun rencana kegiatan dan melaksanakan kegiatan.
3. Kemampuan bergaul atau membina relasi
Kemampuan ini dapat diartikan sebagai kemampuan menciptakan networking (jaringan) dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan organisasi/perusahaan. Penulis berusaha untuk membina relasi dengan Berbagai unsur public di sekitar Kancatel Lembang, tentunya menciptakan hubungan yang lebih dalam dan akrab sehingga para relasi ini dapat mendukung berbagai program yang di adakan oleh PR Kancatel Lembang.
4. Berkepribadian Utuh atau Jujur
Kejujuran harus tetap melandasi seseorang yang menjadi profesi apa pun, termasuk Public Relations (PR), karena aspek ini yang dapat membentuk kredibilitas (kepercayaan) orang lain terhadap Public Relations Officer (PRO) maupun perusahaan tempat PRO itu bekerja. Penulis sebagai Public Relations Officer Di Kancatel Lembang harus berkepribadian jujur karena dengan kejujuran kredibilitas PRO secara khusus atau PT Telkom secara umum akan di perhitungkan.
Banyak kasus yang mengakhiri kredibilitas seseorang dalam berbagai profesi, termasuk profesi PR, karena melupakan kejujuran. Kejujuran ini pula yang dapat membentuk kepribadian yang utuh bagi penulis.
5. Memiliki Imajinasi yang Kuat
Profesi PR haruslah seseorang yang penuh dengan gagasan atau ide-ide, mampu memecahkan problem yang dihadapi, mampu menyusun rencana yang orisinal dan dapat mengembangkan imajinasi untuk melahirkan kreativitas-kreativitas kerjanya.
Kreativitas ini bisa mencakup berbagai kegiatan seperti mengelola berbagai special events PR (pameran, workshop, seminar, press conference dan lainnya), pembuatau House Journal (media penerbitan PR), krisis manajemen dan lain sebagainya.
45 3.1. Kesimpulan
Pada bagian akhir dari Laporan Praktek Kerja Lapangan ini penulis menarik kesimpulan dari pengalaman yang telah didapat selama satu bulan melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Telkom Kancatel Lembang. Penulis menyimpulakan sebagai berikut :
1) PT Telkom Kancatel Lembang sebagai perusahaan yang bergerak dibidang pertelekomunikasian, yang paling awal berdiri di Indonesia dapat bersaing dengan kompetitornya.
2) Kinerja dari karyawan PT Telkom Kancatel Lembang sangat baik, sehingga dapat menjadi contoh untuk perusahaan lainnya.
3) Kedisiplinan dan kerjasama yang baik antara atasan dan bawahan serta dengan karyawan antar divisi sangatlah terjaga dengan baik.
4) Dalam setiap perkataan yang mereka ucapkan kepada konsumen yang mendapat gangguan sangatlah ramah, sehingga tamu konsumen dibuat nyaman berada di kantor.
5) Kinerja dan tanggung jawab dari setiap karyawan sudah sangat baik, mereka bisa menyelesaikan tugas yang cepat dan baik.
7) Praktek kerja lapangan sangat berguna bagi mahasiswa agar mahasiswa mengetahui dunia kerja yang sesungguhnya, sehingga setelah lulus siap menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.
8) Praktek kerja lapangan juga sangat berguna bagi mahasiswa untuk mencari relasi di dunia kerja kedepannya.
9) Selama penulis melakukan praktek kerja lapangan, tidak semua teori yang didapat pada perkuliahan menjadi acuan dalam praktek kerja lapangan, terbukti banyaknya ketidak sesuaian antara teori yang di dapat di bangku kuliah dengan praktek dilapangan.
10)Praktek kerja lapangan menguji mahasiswa menerapkan teori pada prakteknya dilapangan.
11)Praktek kerja lapangan dimanfaatkan penulis untuk mencari pengetahuan dan pengalaman yang tidak didapat di bangku kuliah.
12)Selama menjalankan praktek kerja lapangan penulis juga dituntut untuk kreatif. Sebagai contoh pada saat meeting untuk kegiatan promosi yang akan digelar, penulis diminta pendapat, ide, atau saran untuk promo yang akan digelar.
3.2. Saran
3.2.1. Saran Untuk Perusahaan
Setelah melakukan praktek kerja lapangan selama satu bulan di PT Telkom kancatel Lembang, penulis ingin memberikan beberapa saran/masukan kepada perusahaan yang mudah-mudahan dapat berguna bagi perusahaan. Diantaranya adalah :
1) Ada baiknya jika perserta job training diberikan pengarahan yang mendalam mengenai pekerjaan yang akan dia hadapi, supaya si peserta tidak merasa kebingungan dengan pekerjaannya.
2) Ada baiknya peserta job training diberikan kesempatan untuk membuat strategi demi kemajuan perusahaan kearah yang lebih baik.
3) Peserta job training ada baiknya ditempatkan pada konsentrasi keilmuannya, sehingga ilmu yang telah didapat pada perkuliahan dapat diaplikan secara nyata.
3.2.2. Saran Untuk Mahasiswa
Saran yang akan penulis sampaikan untuk mahasiswa yang akan melaksanakan praktek kerja lapangan selanjutnya adalah sebagai berikut :
2) Kepada mahasiswa/i yang melaksanakan praktek kerja lapangan diharapkan siap dengan ketentuan dan aturan yang ada diperusahaan, khususnya bagi mahasiswa/i yang berminat melakukan praktek kerja lapangan di PT Telkom, haruslah bisa menjaga sikap dengan baik karena selain kita harus bisa menjaga nama baik Universitas, kita juga harus bisa menjaga nama baik perusahaan dimana tempat kita melaksanakan praktek kerja lapangan.
Abdurrachman, Ocmi. 1995. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti.
Jefkins, Frank. 1992. Public Relation Bisnis. Jakarta: Erlangga
Linggar Anggoro, M. 2002. Teori & Profesi Kehumasan, Penerbit Bumi Aksara. Jakarta Ruslan, Rosady. 2002. Manajemen Humas dan Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta:
