SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Jenjang Strata I
Oleh : Anisa Adzhani
10507252
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i
Penerapan sistem informasi saat ini telah menyebar hampir pada semua bidang kehidupan, tidak terkecuali pada bidang pelayanan masyarakat, terutama pelayanan kesehatan seperti apotek. Apotek Anyar merupakan sebuah apotek yang sedang berkembang dan bergerak dalam bidang pelayanan jasa untuk membantu masyarakat dalam melayani pembelian obat-obatan baik dari resep maupun non resep. Dalam melakukan aktifitas penjualannya Apotek Anyar memerlukan ketepatan mengolah data dan efisiensi waktu saat melayani konsumen demi kepuasan konsumen itu sendiri. Selain itu masih banyak permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan; seperti halnya kesulitan saat mencari informasi persediaan obat dan proses pembuatan laporan penjualan pembelian dan persediaan obat membutuhkan waktu yang lama. Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu data melalui proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna untuk memperoleh suatu informasi. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah guna mengetahui Sistem Informasi Penjualan Pembelian dan Persediaan Obat yang sedang berjalan di Apotek Anyar dan melakukan perancangan, implementasi, dan pengujian Sistem Informasi Penjualan Pembelian dan Persediaan Obat yang diusulkan gunamenjawab atau mengatasi permasalahan yang dihadapi.
Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini bersifat deskriptif. Adapun pendekatan sistem yang dilakukan penulis adalah pendekatan berorientasi data (data oriented) dan pengembangan sistem menggunakan model prototipe. Sedangkan untuk implementasinya digunakan beberapa perangkat lunak (software) yang diantaranya; database server menggunakan SQL Server 2000, Interprice Manager, untuk bahasa pemograman menggunakan Visual Basic 6.0, dan pembuatan laporan menggunakan Crystal Report 8.5.
Hasil dari penelitian ini berupa Sistem Informasi Penjualan Pembelian Dan Persediaan Obat yang terkomputerisasi dan mampu menjawab atau menanggulangi permasalahan yang teridentifikasi di Apotek Anyar.
ii
Implementation of information systems has now spread almost in all spheres of life, is no exception in the field of public services, particularly health services such as pharmacies. Anyar pharmacy is a pharmacy that is developing and moving in the field of services to assist the community in serving the purchase of medicines from both prescription and non prescription. In carrying out its sales activities Pharmacy Anyar require process data accuracy and time efficiency when serving customers for consumer satisfaction in itself. In addition there are many problems that arise in a system that is currently running, such as difficulty when searching for inventory information and reporting process the drug sale and purchase of supplies of drugs requires a long time. To overcome these problems, need to be designed an information system and database applications that can accommodate large amounts of data so that, if done on a data access through an application process that is built will make it easier for users to obtain the information.
The purpose of this study was done to determine Sales Information Systems Purchasing and Supplies Drugs that are running in the pharmacy Anyar and do the designing, implementation, and testing of Sales Information Systems Purchasing and Supplies Drugs proposed to address or overcome the problems faced.
The study design used in this study is descriptive. The authors conducted a systems approach is data-oriented approach (data oriented) and the development of the system using a prototype model. As for implementation, use some software (software), which include; database server using SQL Server 2000, Interprice Manager, for the programming language using Visual Basic 6.0, and preparing reports using Crystal Report 8.5. The results of this study in the form of Information System Purchasing and Inventory Sales Drugs computerized and able to answer or address the problems identified in Pharmacy Anyar.
iii
Tuhan Yang Maha Esa, karena atas Rahmat dan Hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini ditujukan untuk memenuhi dan melengkapi persyaratan Akademik pada jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia dengan judul :
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PEMBELIAN DAN
PERSEDIAAN OBAT DI APOTEK ANYAR BANDUNG”
Penulis menyadari banyak kesulitan dan hambatan yang dihadapi dalam proses
penyusunan skripsi ini, namun berkat kerja keras, do’a, dukungan dan bantuan
dari berbagai pihak akhirnya laporan ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa penyusunan dan penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan baik ditinjau dari kalimat maupun materinya. Hal ini mengingat keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Walaupun demikian usaha yang maksimal telah dilakukan dalam penyelesaian skripsi ini agar dapat memenuhi harapan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis, umumnya bagi pembaca sehingga kritik dan saran demi perbaikan sangat diharapkan.
Sebagai rasa hormat, cinta dan kasih sayang, penulis persembahkan Skripsi ini untuk Ayah dan Ibu serta kakak dan adik-adikku yang telah memberikan banyak
iv
penulis hingga penulis diberi kemudahan dalam menyelesaikan skripsi ini. 2. Kanjeng Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya yang penulis sangat
harapkan syafaatnya. A’llannabi waalihi shalawat.
3. Kepada kedua orang tua tercinta yang senantiasa memberikan dukungan,
semangat dan do’anya, semoga kelak penulis dapat membahagiakan mereka.
4. Kepada kakak dan adik-adikku tersayang.
5. Pada Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
6. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Tehnik dan Ilmu Komputer.
7. H. Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
8. Citra Noviasari, S.Kom,MT,, selaku Dosen Wali kelas MI-06 angkatan 2007.
9. Wahyuni,S.Si, MT, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu guna membimbing, mengarahkan, dan memberikan petunjuk yang sangat berharga demi selesainya penyusunan skripsi ini. 10. Lusi Melian, S.Si.,M.T dan H. Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Dosen
v
membuatku bersemangat, terima kasih atas dukungan dan bantuannya. 13. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, terima kasih telah
memberikan motivasi, inspirasi, semangat dan do’a dengan tulus dan ikhlas
sehingga membantu penulis dalam memperlancar proses pembuatan tugas akhir ini.
Akhirnya penulis hanya dapat menyampaikan do’a semoga kebaikan yang telah diberikan dari semua pihak mendapat balasan yang lebih besar dari Allah SWT, Amin.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Juni 2011
1
Saat ini perkembangan Sistem Informasi (SI) telah berlangsung dengan pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan atau instansi yang menerapkan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya dan menjadikannya modal terpenting dalam memenangkan persaingan dengan perusahaan atau instansi lainnya.
Penerapan sistem informasi saat ini telah menyebar hampir pada semua bidang kehidupan, tidak terkecuali pada bidang pelayanan masyarakat, terutama pelayanan kesehatan seperti Apotek. Perkembangan sistem informasi tidak lepas dari peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Teknologi dapat memberikan solusi atas masalah-masalah yang dihadapi manusia, terutama masalah pengelolaan informasi yang semula masih dikerjakan secara manual saat ini beralih dengan menggunakan mesin-mesin yang mutakhir seperti komputer. Kemajuan teknologi ini telah membantu pengelolaan (penerimaan, pemrosesan, dan pengiriman) informasi secara cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan aktivitas komunikasi manusia.
kualitas bidang pelayanan kesehatan sebuah apotek; dan menjadi modal terpenting dalam memenangkan persaingan dengan apotek lainnya.
Apotek Anyar merupakan sebuah apotek yang sedang berkembang dan bergerak dalam bidang pelayanan jasa untuk membantu masyarakat dalam memberikan solusi dari berbagai macam penyakit-penyakit yang beredar dalam kehidupan sehari - hari, apotek ini juga melayani pembelian obat-obatan baik dari resep maupun non resep.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan pihak apotek didapat keluhan dalam melayani transaksi penjualan dan pembelian obat kepada konsumen dan masih mengalami kesulitan dalam pembuatan laporan transaksi penjualan obat, laporan transaksi pembelian obat, laporan persediaan obat, serta pengecekan persediaan obat di bagian persediaan masih dikerjaan secara manual. Maksud dari pengerjaan secara manual disini adalah masih digunakannya kertas sebagai media dokumentasi dalam pengolahan data persediaan obat dan data penjualan pembelian obat, termasuk pembuatan faktur yang merupakan bukti transaksi. Hal ini menjadi sangat penting untuk diperhatikan dimana Apotek Anyar sampai saat ini selalu mengalami peningkatan jumlah transaksi obat selama tiga bulan terakhir. Dokumentasi transaksi obat di Apotek Anyar selama tiga bulan terakhir dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1. Transaksi Obat di Apotek Anyar Tiga Bulan Terakhir Bulan Desember 2010 Januari 2011 Februari 2011
Jumlah Transaksi 451 569 632
Pelayanan yang baik adalah hal yang dibutuhkan oleh apotek untuk dapat memberikan kepuasan kepada konsumen, hal inilah yang dirasakan kurang dimiliki oleh Apotek Anyar. Dikarenakan pembeli harus menunggu dalam waktu yang cukup lama ketika akan membeli sebuah obat, karena pegawai harus melihat dulu stok obat yang tersedia pada tumpukan dokumen kertas.
Pada saat pembuatan faktur penjualan dan pembelian masih menggunakan kwitansi sehingga rawan hilang atau rusak. Padahal kwitansi tersebut merupakan bukti dari setiap transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan, dan juga merupakan data yang diperlukan untuk proses pembuatan laporan penjualan dan pembelian obat.
Selain itu pencatatan data obat di Apotek Anyar masih dilakukan secara manual menggunakan kertas, bukan dengan penggunaan sistem aplikasi yang memiliki database di dalam komputer, sehingga dapat menimbulkan peluang kesalahan dalam pencatatan.
Sistem yang dimiliki Apotek Anyar memerlukan waktu yang lama dalam mencari data persediaan obat, hal ini disebabkan pencarian dilakukan terhadap data persediaan obat yang tersimpan pada tumpukan kertas, bukan pencarian secara terkomputerisasi terhadap database yang tersimpan di dalam komputer.
Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan perngaksesan terhadap suatu data melalui proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna untuk memperoleh suatu informasi. Selain itu sistem informasi yang terkomputerisasi lebih cepat dan tepat dalam proses pembuatan informasi yang didapat dari pengolahan data-data yang ada pada database.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN OBAT DI APOTEK ANYAR BANDUNG”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Untuk dapat mengetahui masalah apa yang dihadapi Apotek Anyar saat ini, khususnya pada aktivitas penjualan pembelian dan persediaan obat maka perlu dilakukan identifikasi masalah dan perumusan masalah.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat diidentifikasi permasalahan yang ada, diantaranya :
2. Pada saat pembuatan faktur penjualan obat masih menggunakan kwitansi sehingga rawan hilang atau rusak, yang dapat menyebabkan terjadinya kesalahan saat pembuatan laporan.
3. Pencatatan data pembelian obat di Apotek Anyar masih dilakukan secara manual menggunakan kertas, sehingga dapat menimbulkan kesalahan dalam pencatatan.
4. Sistem yang dimiliki Apotek Anyar memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data persediaan obat, hal ini disebabkan pencarian dilakukan terhadap data persediaan obat yang tersimpan pada tumpukan kertas, bukan pencarian secara terkomputerisasi terhadap database yang tersimpan di dalam komputer.
5. Proses pembuatan laporan penjualan pembelian dan persediaan obat di Apotek Anyar membutuhkan waktu yang lama, disebabkan terdapat proses perhitungan yang banyak sehingga dibutuhkan ketelitian untuk menghindari kesalahan dalam hal pembuatan laporan.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah dan identifikasi yang telah diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat yang sedang berjalan pada Apotek Anyar.
3. Bagaimana implementasi sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat pada Apotek Anyar.
4. Bagaimana pengujian sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat pada Apotek Anyar.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah merancang dan membangun sistem informasi terkomputerisasi untuk dapat memberikan solusi dalam pemecahan masalah yang terjadi pada Apotek Anyar khususnya untuk sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat.
Adapun tujuan diadakannya penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat yang sedang berjalan di Apotek Anyar.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat yang sedang berjalan di Apotek Anyar.
3. Untuk melakukan implementasi sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat yang sedang berjalan di Apotek Anyar.
4. Untuk melakukan pengujian sistem informasi penjualan pembelian dan persediaan obat yang sedang berjalan di Apotek Anyar.
1.4. Kegunaan Penelitian 1.4.1. Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan diantaranya : 1. Meningkatkan pelayanan penjualan dan pembelian obat di Apotek
dikarenakan pembeli harus menunggu dalam waktu yang cukup lama ketika akan membeli sebuah obat, karena pegawai harus melihat dulu stok obat yang tersedia pada tumpukan dokumen kertas.
2. Digitalisasi pembuatan faktur penjualan obat menggunakan aplikasi komputer sehingga terhindar dari kerusakan dan kehilangan data faktur. 3. Meminimalisir kesalahan pencatatan data obat di Apotek Anyar dengan
penggunaan sistem aplikasi yang memiliki database di dalam komputer.
4. Mempercepat pencarian data persediaan obat dengan melakukan pencarian secara terkomputerisasi terhadap database yang tersimpan di dalam komputer.
5. Mempercepat proses pembuatan laporan penjualan pembelian dan persediaan obat di Apotek Anyar dengan menggunakan sistem aplikasi terkomputerisasi.
1.4.2. Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan diantaranya adalah :
1. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan
2. Bagi Peneliti
Dapat menambah wawasan dengan mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku perkuliahan dan penerapan secara teori lapangan. 3. Bagi Peneliti Lain
Menjadi bahan masukan atau bahan acuan dan sumber informasi atau referensi sebagai studi kepustakaan bagi penelitian yang sama dengan bidang yang dibahas dalam penelitian ini.
1.5. Batasan Masalah
Pembatasan masalah ini dilakukan agar dalam mengolah sistem dapat lebih terarah. Berikut adalah beberapa batasan permasalahan:
1. Transaksi penjualan dalam Sistem Informasi ini hanya sebatas pada pembayaran tunai.
2. Sistem ini tidak menyediakan sistem retur obat yang kadaluarsa dan rusak.
3. Sistem ini hanya membahas obat yang bukan racikan walaupun dari resep dokter.
4. Sistem yang dibuat membahas mengenai penjualan pembelian serta persediaan obat.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi yang menjadi objek penelitian berlokasi di Apotek Anyar Jl. Astana Anyar No.338 A Bandung, Jawa Barat.
Tabel 1.1. Jadwal Penelitan
No Kegiatan Waktu
Februari Maret April Mei Juni
1 Identifikasi Kebutuhan Sistem
2 Membuat Prototipe
3 Menguji Prototipe
4 Memperbaiki Prototipe.
5 Mengembangkan Versi Produksi.
6 Penyelesaian Tahap Akhir
10 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Andri Kristanto (2008 : 1), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Untuk mengetahui sistem informasi, maka diperlukan pengetahuan mengenai sistem dan informasi terlebih dahulu.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2008:34) sistem dapat didefinisikan melalui pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dalam pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dalam pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian lain sistem menurut Jack Febrian (2007: 398) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang tampak secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem Tertentu (deterministic) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic)
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem dengan perilaku kedepan yang tidak dapat diprediksi. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh lingkungan luar. 2.1.3 Karakteristik Sistem
Menurut Kusrini dan Andri Koniyo (2007:6) Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut :
2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian sistem.
3. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary).
Boundary merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya. 4. Suatu sistem mempunyai sub sistem
Yaitu bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dan sasarannya masing-masing.
5. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
Yaitu suatu sistem yang ada diluar batas sistem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.
6. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
Media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya yang mengalir dari suatu sub sistem ke sub sistem lainnya. 7. Suatu sistem memiliki masukan sistem (input).
Energi yang masuk kedalam sistem berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
9. Suatu sistem memiliki pengolahan sistem (proccess).
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
10.Suatu sistem memiliki sasaran sistem (object).
Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan berhasil apabila mengenai tujuan atau sasaran.
2.2 Konsep dasar informasi.
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business sistem). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
2.2.1 Pengertian Informasi
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.
2.2.2 Kualitas Informasi
Untuk dapat berguna informasi harus didukung oleh pilar sebagai berikut :
1. Tepat kepada orangnya (relevance), yaitu informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
2. Tepat waktu (timelines), yaitu informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Tepat nilai (accurate), yaitu informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.
Keluaran yang tidak didukung ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna.
2.3Konsep dasar sistem informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jack Febrian (2007:238) Sistem Informasi adalah sistem yang dapat menghasilkan informasi yang berguna. Suatu sistem yang didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jika berhubungan dengan teknologinya, maka istilah information sistem bisa digantikan dengan information sistem technologi, dimana maknanya adalah sama dengan information sistem itu sendiri.
Menurut Jogiyanto (2007:40), tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Untuk melakukan siklus pengolahan data atau yang disebut juga siklus sistem informasi diperlukan 3 buah komponen utama, yaitu komponen input, komponen model dan komponen output.
Input Model Output
Gambar 2.1 Siklus Sistem Informasi (sumber: Jogiyanto (2008:40)
data (database). Data yang ada dalam basis data ini nantinya digunakan untuk menghasilkan informasi.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi menurut Jogiyanto (2008:42) antara lain :
1. Komponen input/masukan
Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi, yang selanjutnya data tersebut dimasukan kedalam sistem informasi (data entry).
2. Komponen model
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah melalui model-model tertentu. Model yang digunakan dalam sistem informasi ini dapat berupa model logika yang menunjukan suatu proses perbandingan logika dan model matematika yang menunjukan proses perhitungan matematika.
3. Komponen output/keluaran
informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada dalam basis data dan diproses menggunakan model tertentu.
4. Komponen teknologi
Komponen teknologi merupakan komponen penting dalam sistem informasi. Tanpa ada teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Komponen ini dapat dikelompokkan kedalam 2 kategori, yaitu teknologi sistem komputer (perangkat lunak dan perangkat keras) dan teknologi sistem telekomunikasi.
5. Komponen basis data
Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Terdapat 3 hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu :
a. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database).
c. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut DBMS (Data Base Management sistem), seperti Microsoft access, oracle dan lainnya.
6. Komponen control/pengendalian
Komponen control digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan sistem informasi merupakan informasi yang akurat. Dalam sistem informasi, sistem ini dapat diklasifikasikan sebagai sistem pengendalian umum (general control sistem) dan sistem pengendalian aplikasi (application control sistem). Pengendalian secara umum terdiri dari pengendalian organisasi, pengendalian dokumentasi, pengendalian perangkat keras, pengendalian keamanan fisik, pengendalian keamanan data dan pengendalian komunikasi. Sedangkan pengendalian aplikasi dapat diklasifikasikan menjadi pengendalian input, pengendalian proses dan pengendalian output.
Sedangkan komponen/elemen sistem informasi menurut Kusrini dan andri koniyo (2007:9), antara lain :
1. Perangkat Keras, mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer dan printer.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang, yaitu semua pihak yang bertangungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemprosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis Data, yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resource) pakai bersama atau diakses sejumlah pemakai.
2.4. Pengertian Apotek
Apotek adalah tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut PP No. 51 tahun 2009, Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker.
2.5. Pengertian Obat
Obat adalah bahan atau zat yang berasal dari tumbuhan, hewan,mineral
maupun zat kimia tertentu yang dapat digunakan untuk mengurangi rasa sakit,
memperlambat proses penyakit dan atau menyembuhkan penyakit.
Obat ada yang bersifat tradisional seperti jamu, obat herbal dan ada yang telah
terakhir inilah yang lazim dikenal sebagai obat.Obat harus sesuai dosis agar efek
terapi atau khasiatnya bisa kita dapatkan.
2.6. Pengertian Pembelian
Pembelian adalah suatu transaksi dimana perusahaan membutuhkan barang atau jasa, baik untuk dipakai maupun untuk persediaan yang akan dijual.pembelian bisa dilakukan secara tunai ataupun kredit.
2.7. Pengertian Penjualan
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan
rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan
pemebeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan, 1991).
Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat
diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk
mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang
dihasikan. Menurut Winardi (1982), penjualan adalah suatu transfer hak atas
benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer
barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti
pelaksnaan dagang, agen, wakil pelayanan dan wakil pemasaran.
2.8. Pengertian Persediaan
2.9. Arsitektur Aplikasi
2.9.1. Definisi Jaringan Komputer
Menurut Iwan Sofana (2008:3), jaringan komputer adalah suatu himpunan interkoneksi sejumlah komputer autonomous. Dalam bahasa populer, jaringan komputer adalah kumpulan beberapa komputer (dan perangkat lain seperti printer, hub dan lainnya) yang saling terhubung satu sama lainnya melalui media perantara berupa kabel dan nirkabel. Jaringan komputer dibagi menjadi beberapa klasifikasi antara lain :
a. Berdasarkan area atau skala
Berdasarkan area atau skala, jaringan komputer terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu :
1. Local Area Network (LAN)
Local area network adalah jaringan lokal yang dibuat pada area tertutup. LAN sering kali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk pemakaian sumber daya bersama (resource, baik software maupun hardware) serta sarana untuk saling bertukar informasi.
2. Metropolitan Area Network (MAN)
Wide area network, cakupan areanya lebih luas lagi, meliputi satu kawasan, satu negara, satu pulau bahkan satu benua. WAN terdiri dari kumpulan LAN, MAN dan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program aplikasi pemakai.
4. Internet
Internet adalah interkoneksi jaringan-jaringan komputer yang ada di dunia. Koneksi antar jaringan komputer dapat dilakukan dengan dukungan internet protocol (IP).
b. Berdasarkan media penghantar
Berdasarkan media penghantar, jaringan komputer dapat dibagi menjadi 2, yaitu :
1. Wire Network
Wire network adalah jaringan komputer yang menggunakan kabel sebagai media penghantar. Kabel yang umum digunakan pada jaringan komputer berbahan dasar tembaga, yang biasanya digunakan pada jaringan LAN. Ada juga jenis kabel lain yang digunakan dengan bahan fiber atau serat optik yang biasanya digunakan WAN dan MAN dengan gabungan tembaga.
Wireless network adalah jaringan tanpa kabel yang menggunakan media penghantar gelombang radio atau cahaya infra red.
c. Berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, jaringan komputer terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
1. Client Server
Client server adalah jaringan komputer yang salah satu (boleh lebih) komputer difungsikan sebagai server atau induk bagi komputer yang lain. Server melayani komputer lain yang disebut dengan client. Layanan yang diberikan bisa berupa akses web, email, file, atau lainnya. Client server banyak digunakan pada internet, namun jaringan LAN atau jaringan lain dapat mengimplementasikan client server tergantung pada kebutuhannya.
2. Peer to Peer
2.9.2. Topologi Jaringan
Topologi adalah aturan/rules bagaimana menghubungkan komputer (node) satu sama lain secara fisik dan pola hubungan antara komponen-komponen yang berkomunikasi melalui media/perantara jaringan seperti server, workstation, hub/switch, dan pengkabelan (media transmisi data). Menurut Dede Sopandi (2010:27), topologi jaringan adalah susunan atau pemetaan interkoneksi antara node, dari suatu jaringan, baik secara fisik (riil) dan logis (virtual). Berdasarkan fungsinya ada dua macam topologi jaringan :
a. Topologi Fisik
Topologi fisik jaringan adalah cara yang digunakan untuk menghubungkan workstation-workstation didalam LAN. Pada umumnya topologi fisik terbagi menjadi 3 bentuk jaringan komputer, yaitu :
1. Topologi Bus atau Linier
Topologi linear bus merupakan topologi yang banyak dipergunakan pada penggunaan kabel coaxial menjamur. Dengan menggunakan T-konektor (dengan terminator 500 hm pada ujung network), maka komputer atau perangkat jaringan lainnya bisa dengan dengan mudah dihubungkan satu sama lain. Karakteristik topologi bus antara lain : a. Merupakan satu kabel yang kedua ujungnya ditutup
b. Paling prevevalent karena sederhana dalam instalasi c. Signal melewati kabel 2 arah dan mungkin terjadi
collision
d. Masalah terbesar jika salah satu segmen kabel putus, maka seluruh jaringan akan berhenti.
e. Topologi bus adalah jalur transmisi dimana sinyal diterima dan dikirimkan pada setiap alat/device yang tersambung pada satu garis lurus (kabel), signal hanya akan ditangkap oleh alat yang dituju, sedangkan alat lainnya yang bukan tujuan akan mengabaikan signal tersebut hanya akan dilewati signal.
2. Topologi Ring
Topologi ring ini memanfaatkan kurva tertutup, artinya informasi dan data serta traffic disalurkan sedemikian rupa, sehingga masing-masing node. Umumnya fasilitas ini memanfaatkan fiber optic sebagai sarananya (walaupun ada juga yang menggunakan twisted pair). Karakteristik topologi ini antara lain :
a. Lingkaran tertutup yang berisi node-node b. Sederhana dalam layout
memungkinkan pergerakkan data yang lebih cepat dan collision detection yang lebih sederhana.
3. Topologi Star
Topologi jaringan ini banyak digunakan diberbagai tempat karena kemudahan untuk menambah, mengurangi atau mendeteksi kerusakan jaringan yang ada. Topologi ini memiliki karakteristik antara lain :
a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.
b. Mudah dikembangkan karena setiap node hanya memiliki kabel yang langsung terhubung ke central node.
c. Keunggulan jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak terganggu.
d. Dapat digunakan kabel lower grade karena hanya menghandle satu traffic node dan biasanya menggunakan kabel UTP.
b. Topologi Logik
Topologi jaringan ini terdiri dari : 1. Ethernet
4. FDDI
2.10. Perangkat Lunak Pendukung 2.10.1 Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP).
2.10.2. Crystal Report
Crystal report merupakan program dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan menerjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat fleksibel. Beberapa kelebihan dari crystal report antara lain:
2. Terintegrasi dengan berbagai bahasa pemrograman sehingga memungkinkan pemrogram memanfaatkannya dengan keahliannya sendiri-sendiri.
2.10.3. SQL Server 2000
29
Objek penelitian yang di ambil penulis adalah Apotek Anyar yang beralamat di Jl. Astana Anyar No.338 A Bandung, Jawa Barat.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Apotek Anyar merupakan usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat khususnya dalam pelayanan kesehatan. Apotek ini berdiri 15 tahun yang lalu tepatnya pada tahun 1996 yang beralamat di Jl. Astana Anyar No.338 A Bandung, Jawa Barat. Apotek ini hanya mempunyai 5 orang karyawan
3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan
Visi dan Misi Apotek Anyar adalah untuk menjadi pemimpin dalam farmasi ritel di Indonesia, untuk memberikan kualitas produk farmasi yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan medis bagi masyarakat dan untuk melayani anda yang terbaik. Filsafat pelanggan Apotek Anyar adalah didirikan pada keyakinan yang kuat untuk memberikan pengobatan yang tepat konseling untuk memastikan pasien sepenuhnya memahami penggunaan obat yang tepat untuk manfaat maksimal. Semua staf di Apotek Anyar akan menanggapi berbagai kebutuhan semua konsumen dan pasien secara profesional dan jasa secara terus menerus.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
struktur pengorganisasian tiap-tiap organisasi atau perusahaan dibuat agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan memperjelas tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terkait, maka diperlukan bagian organisasi.
Bagan organisasi adalah suatu gambaran dari struktur organisasi yang menunjukkan satuan-satuan organisasi. Berikut ini bagan struktur organisasi dari Apotek Anyar.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Apotek Anyar (Sumber : Pihak Apotek Anyar)
3.1.4 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada Apotek Anyar, berikut tugas masing-masing bagian Apotek.
1. Pimpinan dalam hal ini orang yang mempunyai Apotek yang memberikan perlindungan baik secara hukum maupun secara teknik. 2. Apoteker bertugas sebagai penanggung jawab segala hal yang
berhubungan dengan obat-obatan dan segala kegiatan apotek. Pimpinan
Apoteker
Administrasi Asisten
Apoteker
3. Asisten Apoteker bertugas menarik obat-obatan yang dipesan melalui resep dan penanggung jawab yang berhubungan dengan obat.
4. Administrasi bertugas mengolah seluruh kegiatan manajemen di apotek dan membuat laporan penjualan, pembelian dan persediaan.
5. Bagian pembelian obat bertugas menerima obat yang sudah dipesan sebelumnya oleh administrasi.
3.2. Metode Penelitian
Dalam menentukan metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah mengarah pada hasil penelitian dengan tujuan yang ingin dicapai, dengan mengolah berbagai data dan informasi yang diperoleh dalam pengolahan data penjualan barang pada Apotek Anyar.
3.2.1. Desain Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Deskriftif, dimana metode pembahasan masalah digunakan untuk menggambarkan objek yang diteliti, yaitu dengan cara mencari, mengumpulkan, dan menganalisis data yang diperoleh.
Penelitian metode deskriptif mempunyai langkah sebagai berikut.
1. Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk dipecahkan melalui metode deskriptif.
4. Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan.
5. Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan penelitian dan atau hipotesis penelitian.
6. Mendesain metode penelitian yang hendak digunakan termasuk dalam hal ini menentukan populasi, sampel, teknik sampling, menentukan instrumen, mengumpulkan data, dan menganalisis data.
7. Mengumpulkan, mengorganisasikan, dan menganalisis data dengan menggunakan teknik statistika yang relevan.
8. Membuat laporan penelitian.
3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data 3.2.2.1. Sumber Data Primer
Merupakan data yang berasal dari sumber yang diteliti langsung, seperti: 1. Observasi, melakukan pengamatan terhadap proses penjualan pada
2. Wawancara, melakukan interview dengan bagian penjualan, sesuai dengan bagian yang diteliti untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan. Adapun hal-hal yang menjadi pertanyaan adalah seputar alur dan prosedur persediaan obat di apotek tersebut, sehingga dengan hasil wawancara antara pengguna dan pengembang dapat memperbaiki sistem yang ada. Wawancara dilakukan dengan asisten apoteker Apotek Anyar. Dari wawancara tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi yang sedang berjalan masih dilakukan secara manual sehingga waktu yang digunakan untuk mengolah data tidak dapat dimanfaatkan sebaik mungkin.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Dalam data sekunder, data tersebut berupa data yang sudah diolah lebih lanjut oleh pengumpul data tersebut, seperti sumber-sumber referensi, baik dari buku sumber ataupun dokumen-dokumen yang diperoleh dari pihak terkait pada saat penelitian dilakukan, seperti laporan penjualan dan data jumlah barang.
Adapun dokumen-dokumennya yaitu: Nota Penjualan, Faktur Pembelian, Formulir Pemesanan Obat
3.2.3. Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem
informasi yang baru. Dari pendekatan sistem dapat dilakukan pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang dipakai adalah metode berorientasi data, metode ini disebut juga metodologi model informasi, diperkenalkan sekitar tahun
1980, dengan banyaknya perusahaan menggunakan “Relational Database
Management System”. Alat yang digunakan untuk membuat model ini ialah Entity Relational Diagram (ERD).
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Ada berbagai metode dalam membuat program aplikasi sebuah sistem salah satunya adalah Prototipe. Prototipe adalah metode pengembangan aplikasi untuk menciptakan suatu model Sistem Informasi yang harus dikembangkan. Tujuan utama dari Prototipe adalah untuk mengurangi ketidak pastian tahapan-tahapan dari life cycle pengembangan Sistem Informasi. Prototipe meneruskan tahapan dari analisis requirement untuk mengurangi biaya pengembangan Sistem Informasi secara keseluruhan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam membuat sistem dengan menggunakan metode Prototipe.
1. Identifikasi Kebutuhan Sistem.
2. Membuat Prototipe.
3. Menguji Prototipe.
5. Mengembangkan Versi Produksi.
Pengembang & pemakai bertemu.
Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem.
Pengembang mulai membuat prototype.
Pemakai menguji prototipe dan memberikan
kritikan atau saran.
Pengembang melakukan modifikasi sesuai
dengan masukan pemakai.
Pengembang merampungkan sistem sesuai
dengan masukan terakhir dari pemakai.
Gambar 3.2 Metode Pengembangan Sistem Menggunakan Prototipe
(Sumber : Abdul Kadir 2003)
Membuat Prototipe
Memperbaiki Prototipe
Mengembangkan Versi Produksi
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, ataupun grafik, untuk membantu menganalisis dan melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibangun. Alat bantu tersebut diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Flow Map
Merupakan diagram alir yang menunjukan arus bagi dokumen, aliran data, entitas-antitas sistem informasi, dan kegiatan operasi, yang berhubungan dengan sistem informasi.
2. Diagram Konteks
Diagram kontek merupakan pola penggambaran sistem secara umum. Diagram kontek memiliki kelompok pemakai baik pihak internal maupun eksternal.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah model yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. 4. Kamus Data
5. Perancangan Basis Data
Basis data adalah kumpulan atau koleksi dari data-data yang disimpan pada alat penyimpanan tertentu dengan struktur penyimpanan yang khas dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Sistem pemrosesan basis data dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem pemrosesan berkas. Sistem seperti ini dikenal dengan sebutan DBMS (Database Management System). Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien.
a) Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga. b) Tabel Relasi
3.2.4 Pengujian Software
Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan. Metode pengujiaan perangkat lunak yang dipakai dalam pengujiaan perangkat lunak disini adalah metode Black Box Testing.
Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar atau tidak. Pengujian black box merupakan perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dijalankan, dieksekusi pada perangkat lunak,dan kemudian hasil dari perangkat lunak akan dicek, sesuai tidaknya dengan apa yang diharapkan.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang 2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
39
Analisis terhadap sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah apa sedang yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis yang berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks (context diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis data ini akan menganalisa beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan penjualan dan pembelian obat pada Apotek Anyar.
1. Nama Dokumen : Data Permintaan Obat Fungsi : Dokumen permintaan barang Rangkap : 1(Satu)
Aliran Data : Konsumen - Administrasi
Atribut : Nama Obat, Tanggal, Jumlah, Satuan, Jenis, umur, alamat 2. Nama Dokumen : Dokumen Obat Tersedia
Fungsi : Dokumen dasar untuk menyiapkan obat sesuai permintaan Rangkap : 1 (Satu).
Aliran Data : Administrasi – Kasir
Atribut : Nama Obat, Tanggal, Jumlah, Satuan, Jenis, umur, alamat 3. Nama Dokumen : Data Obat Tidak Tersedia
Aliran Data : Administrasi – Konsumen
Atribut : Nama Obat, Tanggal, Jumlah, Satuan, Jenis, umur, alamat 4. Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Bukti transaksi penjualan Rangkap : 2 (Dua)
Aliran Data : Administrasi – Konsumen
Atribut : No. Faktur, Tanggal, Nama Obat, Jumlah Obat, Harga, Total Harga, No Resep, Nama Dokter, Nama Konsumen
5. Nama Dokumen : Daftar Obat Fungsi : Informasi persediaan obat Rangkap : 1 (Satu)
Aliran Data : Bagian Persediaan - Administrasi
Atribut : Nama Obat, Jumlah, Tanggal, Barang Masuk, Barang Keluar, Sisa, Jenis, Harga, Stok Obat
6. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Fungsi : Laporan hasil penjualan Rangkap : 1 (Satu)
Aliran Data : Administrasi – Pimpinan
Atribut : Tanggal, Nama Obat, Harga Obat, Jumlah, Total Penjualan 7. Nama Dokumen : Purchase Order
Atribut : No. Order, Tgl Order, Nama Obat, Jumlah 8. Nama Dokumen : Faktur Pembelian
Fungsi : Bukti transaksi pembelian Rangkap : 2 (Satu)
Aliran Data : Supplier - Administrasi
Atribut : No Faktur, Tanggal, Nama Obat, Jumlah Obat, Harga Satuan, Total Harga
9. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Fungsi : Laporan hasil pembelian Rangkap : 1 (Satu)
Aliran Data : Administrasi – Pimpinan
Atribut : Tanggal, Nama Supplier, No.Faktur, Nama Obat, Harga satuan Obat, Jumlah, Diskon, Total Pembelian
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan.
adalah seperti berikut :
1. Konsumen memberikan data permintaan obat atau resep dari dokter kepada pihak administrasi.
2. Apabila obat yang diminta tidak ada maka data permintaan obat akan dikembalikan kepada konsumen.
3. Apabila obat yang diminta tersedia maka pihak administrasi akan mencatat data obat pada faktur sesuai data obat yang dibeli konsumen. 4. Administrasi akan memberikan faktur penjualan kepada konsumen
sebagai bukti transaksi pembelian.
5. Data obat yang ada pada faktur penjualan akan dicatat ke dalam arsip penjualan oleh pihak administrasi.
6. Kemudian arsip tersebut diserahkan kepada bagian penjualan.
7. Pihak administrasi akan membuat laporan penjualan untuk diarsipkan kemudian diserahkan pada pimpinan.
Prosedur Sistem Informasi Pembelian Obat Pada Apotek Anyar Bandung adalah sebagai berikut:
1. Administrasi membuat daftar Purchase Order atau daftar pemesanan obat yang didapat dari asisten apoteker.
2. Purchase Order diberikan kepada pimpinan untuk di verifikasi.
supplier.
5. Administrasi mencatat daftar obat sebagai data persediaan obat.
6. Bagian pembelian menginput data obat lalu diserahkan kepada administras, administrasi membuat laporan pembelian yang kemudian diserahkan pada pimpinan
4.1.2.1. FlowMap Yang Sedang Berjalan
1. Flowmap Sistem Informasi Penjualan Obat yang sedang berjalan.
Flowmap Penjualan yang sedang berjalan
Administrasi Asisten
Daftar Obat Daftar Obat PenjualanLaporan
Daftar
LPJ : Laporan Penjualan FPJ : Faktur Penjualan
2. Flowmap Pembelian Obat yang sedang berjalan.
Flowmap Pembelian yang sedang berjalan
Administrasi Pimpinan Supplier
FPB : Faktur Pembelian PO : Purchase Order
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan.
SI Penjualan/ Pembelian
Konsumen Supplier
Pimpinan
Data Obat tidak tersedia
Faktur Penjualan
Purchase Order
Faktur Pembelian Data Obat
Laporan Pembelian Laporan
Penjualan
Gambar 4.3 Diagram Konteks Penjualan dan Pembelian Obat Yang Sedang Berjalan.
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Konsumen 1.0
Data Permintaan Obat Data Penjualan
Faktur Penjualan
sebagai berikut :
Konsumen
1.1 Periksa Data
obat
1.2 Periksa daftar
obat
1.3 Buat Faktur
Penjualan Data Obat
Data Obat
Data Obat tidak tersedia Asisten
Apoteker Daftar Obat
Data Obat tersedia Faktur Penjualan
Faktur Penjualan Faktur
Penjualan
sebagai berikut :
sebagai berikut :
Gambar 4.7. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 Pembelian Yang Sedang Berjalan.
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan.
Tabel 4.1. Tabel evaluasi sistem
No Masalah Entitas Solusi
1 Proses penjualan obat masih dilakukan dengan cara melihat stok obat yang tersedia pada tumpukan dokumen kertas.
Administrasi Dibuatkannya program aplikasi yang dapat menyimpan data stok obat dan memberikan informasi-informasi yang berkaitan dengan stok obat .
2 Proses pembuatan faktur penjualan obat masih menggunakan kuitansi sehingga rawan hilang atau rusak, yang dapat menyebabkan terjadinya kesalahan saat pembuatan laporan.
Administrasi Dibuatkannya program aplikasi yang dapat mendokumentasikan faktur penjualan obat dan tersimpan dengan aman di dalam sistem database terkomputerisasi.
terkomputerisasi. 4 Proses pencarian data
persediaan obat masih dilakukan terhadap data persediaan obat yang tersimpan pada tumpukan kertas.
Administrasi Dibuatkannya program aplikasi yang dapat melakukan pencarian data persediaan obat secara terkomputerisasi terhadap database yang tersimpan di dalam komputer.
5 Proses pembuatan laporan penjualan pembelian dan persediaan obat masih membutuhkan waktu yang lama, disebabkan terdapat proses perhitungan yang banyak sehingga dibutuhkan ketelitian untuk menghindari kesalahan dalam hal pembuatan laporan.
Administrasi Dibuatkannya program aplikasi yang dapat melakukan perhitungan yang cepat, tepat, dan terhindar dari kesalahan untuk keperluan pembuatan laporan penjualan pembelian dan persediaan obat.
Setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut untuk penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem informasi Penjualan dan Pembelian Obat dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak, sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan dalam melakukan perancangan ini adalah :
1. Membangun perangkat lunak sistem yang mampu mengontrol keluar masuk barang yang mampu menangani data dalam jumlah besar dan proses yang cepat serta terintegrasi dengan bagian lainnya.
2. Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang masih menggunakan lembaran-lembaran kertas atau arsip kedalam sistem yang telah terkomputerisasi.
3. Menyediakan informasi dan pembuatan laporan yang tepat, cepat dan akurat bagi yang memerlukannya.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
sistem, dan diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang berjalan pada Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Obat Di Apotek Anyar masih menggunakan sistem yang lama. Perbedaannnya dengan prosedur yang diusulkan, terletak pada sistem yang lama masih menggunakan lembaran-lembaran berkas atau arsip sedangkan yang diusulkan dilakukan secara terkomputerisasi.
Berikut ini merupkan prosedur Penjualan Obat dari flowmap yang diusulkan : 1. Konsumen memberikan data permintaan obat kepada pihak administrasi. 2. Pihak administrasi memeriksa data obat dari database Apotek
3. Jika data obat tersedia, bagian administrasi memasukkan data obat ke dalam database, jika tidak tersedia maka data permintaan obat akan dikembalikan kepada konsumen.
4. Kemudian pihak administrasi membuat dan mencetak faktur penjualan yang akan diberikan kepada konsumen.
5. Lalu pihak administrasi membuat dan mencetak laporan penjualan per periode yang akan diserahkan kepada pimpinan.
4.2.3.1. Flowmap
Flowmap Penjualan yang diusulkan
Berikut ini merupakan prosedur Pembelian Obat pada Apotek Anyar: 1. Pihak administrasi melakukan cek stok obat, jika stok obat kurang dari 10
maka pihak Administrasi akan mencetak dokumen purchase order.
2. Kemudian pihak administrasi menyerahkan dokumen purchase order kepada pimpinan untuk diverifikasi
3. Setelah itu, pihak administrasi menyerahkan dokumen PO yang sudah diverifikasi ke supplier.
4. Supplier menyediakan barang yang sesuai dengan dokumen purchase order.
5. Setelah bagian pembelian menerima faktur pembelian dari Supplier kemudian bagian pembelian memeriksa jumlah barang yang masuk. 6. Jika barang tidak sesuai dengan permintaan, maka bagian pembelian akan
Flowmap Pembelian yang diusulkan
Gambar 4.9. Flowmap Sistem Informasi Pembelian Obat yang di usulkan di Apotek Anyar.
Keterangan :
Pada diagram konteks yang akan di buat dapat diketahui entitas-entitas luar yang berhubungan dengan sistem tersebut. Dari gambar flowmap di atas dapat di gambarkan diagram konteks Sebagai berikut :
SI Penjualan &
Pembelian Konsumen
Pimpinan
Supplier Data Permintaan
Obat Data PO
Faktur Penjualan Faktur Pembelian Laporan Penjualan, pembelian, persediaan,
Dokumen PO
Dokumen PO yang sudah diverifikasi
Data Permintaan Obat tidak tersedia
Gambar 4.10. Diagram Kontek Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat yang di usulkan.
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Konsumen 1.0
Penjualan Pimpinan
File Obat
Supplier 2.0 Pembelian Data Permintaan
Obat
Data Obat
Daftar obat
Dokumen PO diverifikasi
Laporan penjualan
Faktur Pembelian
Laporan Pembelian Faktur penjualan
Data Obat Data Permintaan Obat
Tidak tersedia
Dokumen PO diverifikasi Dokumen PO
4.2.3.4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 Penjualan
DFD ini merupakan hasil pecahan atau break down dari DFD level 0 proses 1 untuk memperjelas proses-proses yang ada.:
Konsumen
DFD ini merupakan hasil pecahan atau break down dari DFD level 0 proses 2 untuk memperjelas proses-proses yang ada :
2.1
Gambar 4.13. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 Pembelian Obat yang diusulkan.
4.2.3.6. Kamus Data
Arus data yang ada di data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditujukan arus datanya saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini
Tabel 4.2. Kamus Data Permintaan Obat Nama Data Data Permintaan Obat
Alias -
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Konsumen – Proses 1
Struktur Data Nama_Obat, tanggal, Jenis_Obat, jumlah
Tabel 4.3. Kamus Data Obat
Nama Data Data Obat
Alias -
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Proses 1 – daftar obat, daftar obat – proses 2 Struktur Data Kode_Obat,Kode_Supplier,Nama_Obat,Satuan,
Jenis_Obat,Harga_Beli,Harga_Jual,Stok,Stok_min
Tabel 4.4. Kamus Data Laporan Penjualan Nama Data Laporan Penjualan
Alias -
Struktur Data Tanggal_Penjualan, No_Faktur_Penjualan, Kode_Obat, Nama_Obat, Jenis_Obat,
Jumlah_Obat, Harga_Jual, Total_Harga_Jual
Tabel 4.5. Kamus Data Laporan Pembelian
Nama Data Laporan Pembelian
Alias -
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Proses 2 – Pimpinan
Struktur Data Tanggal_Pembelian, No_Faktur_Pembelian, Kode_Obat, Nama_Obat, Jenis_Obat,
Jumlah_Obat, Harga_Beli, Total_Harga_Beli
Tabel 4.6. Kamus Data Faktur Penjualan Nama Data Faktur Penjualan
Alias -
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Proses 1 - Konsumen
Nama Data Purchase Order
Alias PO
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Proses 2 – Supplier
Struktur Data Tanggal_Pembelian, Kode_Supplier, Nama_Supplier, Nama_Obat, Kode_Obat, Jenis_Obat, Jumlah_Obat, Harga, Total_Harga, Alamat_Supplier, Kota, Telp
Tabel 4.8. Kamus Data Faktur Pembelian Nama Data Faktur Pembelian
Alias FPB
Bentuk Data Dokumen
Arus Data Supplier – Proses 2
Perancangan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam pembuatan basis data. Permasalahan yang dihadapi pada waktu perancangan yaitu bagaimana basis data yang akan dibangun ini dapat memenuhi kebutuhan pada saat ini dan masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan perancangan basis data baik.
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelopokan data elemen menjadi table-table yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, bentuk normal kedua, dan bentuk normal ketiga.
1. Bentuk Unnormal
Pada tahap ini, kita mengambil seluruh data yang ada dan diperlukan dalam database itu sendiri.
No_Pesan, Kode_Obat, No_Pesan, No_Fak_Jual, Tgl_Pesan, Tgl_Jual, Total_Jual, No_Fak_Beli, Kode_Obat, Jum_Pesan, Total_Pesan, Jum_Beli, No_Fak_Beli, Tgl_Beli, Kode_Supplier, Total_Beli, No_Fak_Jual, Kode_Obat, Jum_Jual, User_ID, Password, No_Pesann, Kode_Supplier}
2. Bentuk Normal Pertama
Pada tahap ini, kita bagi seluruh data yang diperlukan menjadi beberapa bagian berdasarkan jenis data tersebut.
{ Kode_Obat, Nama_Obat, Satuan, Jenis_Obat, Harga_Beli, Harga_Jual, Stok, Stok_min, Kode_Supplier, No_resep, Nama_Dokter, Nama_Konsumen, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, Kota, Telp, No_Pesan, No_Fak_Jual, Tgl_Pesan, Tgl_Jual, Total_Pesan, Total_Jual, No_Fak_Beli, Jum_Pesan, Jum_Beli, Tgl_Beli, Total_Beli, Jum_Jual }
3. Bentuk Normal Kedua
Pada tahap ini, kita bagi berdasarkan jenis dan memberikan primary key pada masing-masing tabel.
Tabel Obat : { Kode_Obat*, Kode_Supplier**, Nama_Obat, Jenis_Obat, Satuan, Harga_Beli, Harga_Jual, Stok, Stok_min }
No_resep, Nama_Dokter, Nama_Konsumen, }
Tabel Pembelian : { No_Pesan*, Kode_supplier**, Kode_Obat**, No_Fak_Beli, Tgl_Pesan, Tgl_Beli,Jum_Pesan, Jum_Beli, Total_Pesan, Total_Beli}
4. Bentuk Normal Ketiga
Pada tahap ini, kita bagi menjadi lebih terperinci untuk menghindari terjadinya redudancy.
Tabel Obat : { Kode_Obat*, Nama_Obat, Satuan, Jenis_Obat, Harga_Beli, Harga_Jual, Stok, Stok_min, Kode_Supplier** }
Tabel Supplier : { Kode_Supplier*, Nama_Supplier, Alamat_Supplier, Kota, Telp}
Tabel Penjualan : { No_Fak_Jual*, Tgl_Jual, No_resep, Nama_Dokter, Nama_Konsumen, Total_Jual }
Tabel Detail Penjualan : {No_Fak_Jual**, Kode_Obat**, Jum_Jual} Tabel Pembelian : { No_Pesan*, No_Fak_Beli, Kode_supplier**, Tgl_Pesan, Tgl_Beli, Total_Pesan, Total_Beli }
Tabel Detail Pembelian : { No_Pesan**, Kode_Obat**, Jum_Pesan, Jum_Beli}
4.2.4.2. Relasi Tabel
Obat
Gambar 4.14. Relasi Tabel
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
Supplier Pembelian
Gambar 4.15. Entity Relationship Diagram (ERD) 4.2.4.4. Struktur File
Stuktur file merupakan suatu objek sistem perangkat lunak yang merupakan elemen-elemen dari sistem perangkat lunak yang dirancang, salah satu yang harus didokumentasikan oleh sistem untuk membuat informasi.
No Nama Field Type Size Keterangan 1. Kode_Obat* Varchar 15 Kode Obat 2. Nama_Obat Varchar 35 Nama Obat 3. Jenis_Obat Varchar 15 Jenis Obat
4. Satuan Varchar 10 Satuan Obat
5. Harga_Beli Money 8 Harga Beli 6. Harga_Jual Money 8 Harga Jual
7. Stok Integer 4 Stok Obat
8. Kode_Supplier** Varchar 15 Kode Supplier 9. Stok_min Varchar 10 Stok Minimum
Tabel 4.10. Suplier
No Nama Field Type Size Keterangan 1. Kode_Supplier* Varchar 15 Kode Supplier 2. Nama_Supplier Varchar 35 Nama Supplier 3. Alamat_Supplier Varchar 50 Alamat Supplier
4. Kota Varchar 20 Kota
Tabel 4.11. Penjualan
No Nama Field Type Size Keterangan
1. No_Fak_Jual* Varchar 15 No Faktur Penjualan 2. Tgl_Jual Datetime 8 Tanggal Penjualan
3. No_Resep Integer 4 No Resep
4. Nama_Dokter Varchar 35 Nama Dokter 5. Nama_Konsumen Varchar 35 Nama Konsumen 6. Total_Jual Integer 4 Total Penjualan
Tabel 4.12. Detail Penjualan
No Nama Field Type Size Keterangan
1. No_Fak_Jual** Varchar 15 No Faktur Penjualan 2. Kode_Obat** Varchar 15 Kode Obat
3. Jum_Jual Integer 4 Jumlah Penjualan
Tabel 4.13. Pembelian
6. Total_Pesan Integer 4 Total Pesan 7. Total_Beli Integer 4 Total Beli
Tabel 4.14. Detail Pembelian
No Nama Field Type Size Keterangan 1. No_ Pembelian** Varchar 15 No Pembelian 2. Kode_Obat** Varchar 15 Kode Obat 3. Jum_Pesan Integer 4 Jumlah Pesan 4. Jum_Beli Integer 4 Jumlah Beli
4.2.4.5. Kodifikasi
Sistem pengkodean ini dibuat guna mengidentifikasi suatu objek secara singkat. Dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklasifikasikan data. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka, dan karakter khusus. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :
1. Kode Obat
X XXX
No Urut
Artinya Obat yang terdaftar bernama Antalgin dan nomor urut 112
2. Kode Suplier
XX XX
No Urut
Kode Supplier
Contoh : SP12
Artinya Supplier yang terdaftar pada nomor urut 12
3. Kode Faktur Penjualan
XX XX
No Urut
Tahun
XX XX XX
Bulan
Tanggal
Kode Penjualan
Contoh : FJ02061101
