UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
ANGGI ARIYANI SIREGAR NIM : 072101032
JURUSAN : D-III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya hingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini, sebagai salah satu syarat
untuk memenuhi syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma
III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih sebesar-besarnya
kepada:
1. Kedua orangtua tercinta Papa dan Mama, Alm. Arifin Siregar dan Roslaini
yang telah membesarkan dengan segenap kasih dan sayang, dorongan
semangat dan pengorbanan yang begitu besar sehingga penulis dapat
menyelesaikan studi.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Jurusan Program Studi
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan
Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Frida Ramadhini,SE,MM yang telah meluangkan waktu untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis
selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
7. Saudara-saudaraku Kak Mei-mei, Bang Poro, Abdul Hadi Siregar, Bg Leo
Khadafi Siregar dan Keponakanku tersayang Kanaya Suci Azzahra, yang telah
memberi dukungan dan semangat kepada penulis selama ini.
8. Dedy Dhamora Harahap yang telah memberi semangat dan dukungan untuk
menyelesaikan tugas akhir ini, semoga apa yang kita cita-citakan menjadi
sebuah motivasi untuk lebih baik kedepannya.
9. Teman-temanku tersayang Suci Ristia Ningrum, Putri Islamia, Noni Defriani,
dan teman-teman magang Andy Kurnianto, Didar Adinda, Dilla Debriani, Lisa
Jahara, Linda Evalina, Nyi Dhani Rahmatilla yang telah memberikan
dukungan dan kebersamaan selama ini, dan juga kepada teman-teman yang
tidak dapat disebutkan satu-persatu namanya yang telah banyak membantu
penulis.
Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis
dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal
dan pahala di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir
ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa
yang akan datang.
Medan, Juni 2010
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang ... 1
2. Permasalahan ... 4
3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
4. Rencana Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI 1. Sejarah Ringkas ... 7
2. Struktur Organisasi dan Personalia ... 9
3. Job Deskription ... 14
BAB III PEMBAHASAN A. Sistem Pengendalian Manajemen ... 22
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen ... 22
2. Jenis Pengendalian Manajemen ... 25
3. Proses Pengendalian Manajemen ... 26
4. Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen ... 28
5. Penanggung Jawab Atas Sistem Pengendalian Manajemen ... 31
6. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen ... 33
B. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 35
1. Sistem Pengendalian Manajemen ... 35
2. Proses Pengendalian Manajemen ... 37
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen ... 38
Halaman
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 43 B. Saran ... 44
DAFTAR TABEL
Tabel Judul/Teks Halaman
1. 1. Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul/Teks Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perguruan tinggi merupakan wadah cendikiawan yang berperan penting
dalam pembangunan, yang dapat memberikan pelayanan dalam masyarakat serta
dapat memberikan konstribusi lainnya kepada masyarakat. Perguruan tinggi atau
universitas adalah suatu organisasi yang mempunyai wewenang dalam
penyelenggaraan proses pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma perguruan tinggi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan salah satu
fakultas favorit di Universitas Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menawarkan dua jenjang program pendidikan, yaitu program
Strata- 1 , pendidikan Diploma III dan program ekstensi. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus
1961. Fakultas Ekonomi menjadi pilihan favorit untuk calon mahasiswa karena
mempunyai beberapa jurusan yang dapat dipilih oleh calon mahasiswa. Pada
program Strata-1 terdapat tiga departemen yaitu, Manajemen, Akuntansi dan
Ekonomi Pembangunan. Dan pada program Diploma III dibagi juga menjadi tiga
departemen yaitu, Keuangan, Akuntansi, Kesekretariatan, dan program ekstensi
terbagi tiga departemen yaitu departemen Akuntansi, Manajemen dan Ekonomi
Pembangunan.
Sebagai suatu organisasi, sumber daya manusia pegawai didalamnya harus
adalah dosen, mahasiswa, dan alumni. Memberikan pelayanan kepada dosen
berupa pengaturan jadwal mengajar, absensi serta bentuk administrasi yang
mendukung terjadinya proses belajar mengajar. Kepada mahasiswa memberikan
pelayanan penyusunan jadwal mata kuliah per semester, ruangan untuk mengikuti
proses belajar, pengaturan KRS dan KHS, pengaturan pembayaran uang kuliah,
informasi mengenai beasiswa serta kenyamanan dalam proses belajar. Kepada
alumni diberikan pelayanan pasca perkuliahan berupa melegalisir ijazah,
informasi lowongan pekerjaan dan ikatan alumni Fakultas Ekonomi.
Agar mempunyai kinerja yang baik sistem pengendalian manajemen
diperlukan untuk mengarahkan pegawai agar melaksanakan kegiatan
organisionalnya. Organisasi / fakultas harus terlebih dahulu membuat
perencanaan. Konsep pengendalian yang dikatakan oleh Usman ( 2006: 400)
yaitu“ proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih
lanjut”. Terdapat delapan tujuan dari fungsi pengawasan dan pengendalian.
Kedelapan tujuan tersebut adalah menghentikan atau meniadakan kesalahan,
penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, ketidakadilan dan
menciptakan kelancaran operasi organisasi
Tujuan pengendalian manajemen diantaranya adalah tercapainya
kesesuaian dan keharmonisannya antara tujuan fakultas dengan tujuan pelaksana,
tujuan kelompok, maupun tujuan perorangan atau lembaga tersebut. Salah satu
unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja baik bagi setiap individu
pegawai maupun pimpinan, oleh karena itu pengendalian manajemen perlu
menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja
tersebut akan bermanfaat bagi pegawai dan pimpinan yang dinilai prestasi
kerjanya , maupun akan bermanfaat bagi organisasi atau lembaga lainnya. Dalam
menerapkan pengendalian manajemen, mulyadi dan setiawan ( 2001:5)
menyatakan “ harus terdapat unsur -unsur yang terbagi dalam kelompok struktur
pengendalian manajemen”. Termasuk dalam kelompok struktur pengendalian
manajemen.
Penerapan unsur-unsur pengendalian manajemen tersebut, ditujukan untuk
mengetahui apakah kegiatan masing-masing bagian telah dilakukan mengarah
pada tujuan yang ditentukan. Pengukuran kegiatan dapat dilihat dengan
membandingkan tujuan yang diinginkan dengan prestasi yang telah dicapai setiap
bagian atau pusat pertanggungjawaban. Prestasi adalah suatu keadaan yang
menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen, dalam istilah yang
lebih popular saat ini disebut dengan kinerja ( performance) yang merupakan
kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun untuk pimpinan. Di samping itu
dengan penilaian kinerja akan ada kaitannya dengan kontrasepsi serta untuk
menyadarkan dan menyakinkan bagi pegawai mengenai pentingnya tindakan
korelasi perbaikan atas pekerjaan- pekerjaan yang telah dilakukan.
Berdasarkan latar belakang ini dan pentingnya peranan sisten
pengendalian manajemen untuk meningkatkan kinerja pegawai maka penulis
tertarik untuk melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian manajemen
dalam meningkatkan kinerja pegawai dan menulisnya ke dalam bentuk laporan
Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas , maka terdapat
permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini, yakni “Bagaimanakah
Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan
sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat penelitian
a. Bagi Instansi
Sebagai bahan pertimbangan dan tambahan informasi bagi instansi tentang
pengendalian manajemen sehingga pelaksanaan dan tujuan perusahaan bisa
tercapai dengan baik.
b. Bagi Pihak Lain
Sebagai pedoman atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk
mengadakan penelitian di bidang atau permasalahan yang sama di masa yang
akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan sistem pengendalian
c. Bagi Penulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk
menerapakan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah maupun
dari luar dan memperdalam pengetahuan serta menambah wawasan di bidang
manajemen, khususnya menyangkut tentang sistem pengendalian.
D. Rencana Penulisan
a. Jadwal Survei / Observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan riset selama
beberapa minggu mulai dari 18 Maret – 6 April 2010 di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
b. Rencana Isi
Tugas akhir ini dibagi atas 4(empat) bab dan setiap bab-nya terbagi atas
beberapa sub bab, antara lain :
I. Pendahuluan
Bab ini menguraikan tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan
dan Manfaat, serta Rencana Penulisan yang terdiri dari jadwal survei/obsevasi dan
rencana isi.
II. Profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi &
personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan.
III. Topik Penelitian
Bab ini membahas tentang pengendalian manajemen dan perananya dalam
meningkatkan Kinerja Pegawai di Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara.
IV. Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran atas peranan Sistem
Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
1. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama sekali berdiri di luar
kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi
lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota
Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Univeritas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan surat Keputusan Meteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
05350 /1983 tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.
131/DIKTI/Kep/1984. dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Pendidikan Diploma-III dan
Ekstensi. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Akuntansi
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Ekonomi Pembangunan
Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Akuntansi
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Kesekertariatan
Program Ekstensi terdiri dari :
a. Departemen Akuntansi
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Ekonomi Pembangunan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan shareholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan
pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan
perubahan.
2. Struktur Organisasi & Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1. Struktur Organisasi FE-USU
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. Erwin Abubakar,MBA,Ak
Sekertaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof.Bactiar Hassan Miraza
Prof.Moenaf H.Regar,M.Acc Prof.Dr.Amrin Fauzi
Prof.Dr.Arnita Zainuddin,M.Si
Prof.Dr.Ade FatmaLubis,MAFIS,MBA,Ak Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Prof.Dr.Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof.Dr.Ramli,MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Ami Dilham, SE,M.Si
Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec Prof.Dr.Iic.rer.Reg. Sirojuzilam,SE
DEPARTEMEN Akuntansi
Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
Manajemen
Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, AK
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si, AK
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana ,SE, M.Si
2. Rincian Tugas ( Job Description)
Adapun Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan
4. Melaksaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan Fakultas
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Akademik:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKTA Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat
3. Melaksanakan administrasi akademik
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian taget kurikulum
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilimiah dilingkungan falkultas
7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Umum dan Keuangan:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di
teliti kebenarannya
8. Mengoperasionalkan system informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan
10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersipkan penyusunan laporan
Bagian.
Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Menyusun konsep juklat/juknis di bidang kepegawaian
3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangktan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin, dan cuti
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
8. Memproses SK jabatan structural da fungsional
9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
10. Memproses asuransi pegawai
11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
9. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan
11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan
alumni
12. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Perlengkapan:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian
3. Aktivitas / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
4. Kinerja Organisasi Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar–seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap sivitas akademika agar dapat menghasilakan
Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari–hari besar keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
5. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap
2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian Mid semester, Ujian semester ganjil/genap
4. Wisuda Mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied
Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan
kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi
S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas
14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk
BAB III PEMBAHASAN
A. Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manjemen dikategorikan sebagai bagian dari
pengetahuan terapan (applied behaviour science). Pada dasarnya, sistem ini berisi
tuntutan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi
dengan efisien dan efektif berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini
berarti mampu menerjemahkan antara lain :
a. Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi
berjalan secara efisien, efektif dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolak ukur kinerja
c. Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan / organisasi
Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam
pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu , artinya lebih
mengarah ke berbagai hal yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi
terpenuhi.
Jadi sistem pengendalian manajemen dapat diterapkan dalam berbagai
W : Work (pekerjaan)
E : Employe (tenaga kerja)
R : Relationship (tenaga kerja)
E : Environment (lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan “teoritis-praktis”. Karena
sistem pengendalian manajemen akan lebih mudah dicerna jika dalam merancang
dan menerapkannya senantiasa dikaitkan dengan prilaku manusia dalam
kehidupan organisasi / perusahaan.Pengendalian merupakan fungsi keempat
dalam proses manajemen,Pengendalian berarti mengawasi aktivitas
karyawan,menentukan apakah organisasi dapat memenuhi target tujuannya dan
melakukan koreksi bila diperlukan.Manajer harus memastikan bahwa organisasi
bergerak menuju tujuannya.
Pengendalian terdiri atas empat tahap dasar ,yaitu:
1. Menetapkan standar kinerja;
2. Mengukur kinerja individu dan organisasi;
3. Membandingkan kinerja aktual dengan standar kinerja yang direncanakan;
4. Melakukan tindakan korektif.
Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen : Sukarno menyatakan
bahwa : “sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antar
proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban,
yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan
seluruh organisasi termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber
daya (resources) yang digunakan baik manusia, alat-alat dan
teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses
pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar
b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi
yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan
yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena
pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manajer
mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail
catatan.
Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen , peranan
pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri tersebut di atas dapat
diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian
manjemen adalah berusaha mencapai tujan organisasi secara efektif dan efisien.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama
pimpinan harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk
mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi
sejumlah kebiajakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program
kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut
2. Jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dibagi dalam 5 (lima) jenis yaitu :
a. Pengendalian pencegahan
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah suatu
kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak
diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan
berjalan efektif apabila fungsi atau personel menjalankan perannya.
Contoh pengendalian pencegahan meliputi kejujuran, personel yang
kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas, dan pengendalian ganda.
Sebagaimana pribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada
mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian
pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian
pendektesian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem,
pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin
terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian,
pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya
kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian
lain untuk melengkapinya.
b. Pengendalian deteksi
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk
mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Pengendalian deteksi
biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan,namun tetap
1) Pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian
pencegahan;
2) Beberapa kesalahan tidak dapat seecara efektif dikendalikan
melalui sistem pengendalian pecegahan sehingga harus
ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut
terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan
seperti catatan kinerja dengan pengecekan independen atas
kinerja.
c. Pengendalian koreksi
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang
teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya agar kesalahan
yang telah terjadi tidak terulang kembali.
d. Pengendalian pengarahan
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada
saat kegiatan sedang berlangsung agar kegiatan dilaksanakan sesuai
dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku.contoh atas
pengendalian ini adalah tindakan supervisi pimpinan kepada
bawahan / pegawai terhadap aktivitas kerja.
e. Pengendalian kompensatif
Pegendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat
pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian.
B. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manjemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :
1. Pemprograman (programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan
dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk
setiap program yang telah ditentukan.
2. Penganggaran (budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan
dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun.
Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (operating and accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. catatan dan
biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan
pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai
sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan
penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk
mengukur kinerja para manajer.
4. Laporan dan Analisis (reporting and analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian
manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
a. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali;
b. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan
program di tahun yang akan datang;
c. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis;
d. Dari laporan-laporan dapat diambil kesmpulan perlu adanya
perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
C. Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen
Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi
terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan
dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau
perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Secara luas fungsi
pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya suatu
deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup
pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem
pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian.
Tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen adalah :
1. Diperolehnya keandalan dan integritas ini
Di era globalisasi ini, sistem Informasi menjadi begitu penting bagi
organisasi dalam rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas
perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan
(dua) aspek, yakni:
a. Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan
organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran
atau budget;
b. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait
dengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat
keberhasilan kinerja.
Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan
keandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan
keputusan.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang
berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan
ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan
usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian.
3. Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk
melindungi asset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah
digunakannya password komputer, ditempatkannya aset berharga pada tempat
yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang.
4 Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan
prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen
pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal.
Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai
tingkat keekonomisan dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian
kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun
demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria
penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja.
Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak
manajemen dan pegawai organisasi. Oleh karena manajemen organisasi berusaha
mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan
yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai
dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa
sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan
secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada
akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.
Secara spesifik, manajemen perlu untuk menguji sistem pengendalian
manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi,
bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian
dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko utama atas adanya kecurangan,
pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah pengelolaan
(mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen
D. Penanggung Jawab atas Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam mengemban tugasnya, manajemen berhadapan dengan tingkat
risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian
target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi
kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Salah satu cara mengantisipasi atau
memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem
pengendalian manajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen
semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.
Desain sistem pengendalian manajemen tidak terlepas dari pertimbangan
aspek biaya dan manfaat. Tujuan manajemen dalam menghasilkan suatu produk
atau jasa berprinsip pada penghematan waktu seminim mungkin tidak pernah ada
yang diizinkan melangkahi prosedur. Prinsip penghematan waktu seminim
mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa tidak perlu adanya
pengendalian.
Pengendalian yang tidak efektif dan tidak memberikan kontribusi positif
hanyalah merupakan pemborosan waktu dan biaya. Namun demikan, tanpa
pengendalian, kegiatan yang efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya
ada kalanya terjadi suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian
yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian pelayanan prima atas
suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin). Adapun dimensi biaya manfaat
Tabel 3.1 Dimensi biaya-manfaat evaluasi pengendalian
BIAYA MANFAAT
Ketaatan atas pengendalian
memerlukan pengorbanan waktu yang
sebaliknya dapat dipergunakan bagi
pertanggung jawaban kegiatan.
Meningkatkan akuntabilitas; lebih
efektif dalam menjaga aset
Pengendalian sering memerlukan
dokumentasi yang memakan biaya.
Pengendalian yang lebih baik atas
sumber daya yang digunakan dalam
produksi.
Proses otorisasi dalam sistem
pengendalian meliputi beberapa
tingkatan manajemen
dan menyita waktu manajemen puncak
secara substansial.
Ketaatan pada kebijakan dan prosedur
lebih sering terjadi dengan pengecekan
dan saldo yang terpasang dalam sistem.
Pada suatu waktu, pengendalian
bertentangan secara langsung dengan
sasaran operasional,
Menghindari konsentrasi yang
berlebihan terhadap efisiensi melalui
berbagai ukuran efektivitas.
Sumber: http://www.scribd.com (10/05/2010 : 20.30 wib)
Tabel di atas memaparkan perbandingan aspek-aspek biaya dan manfaat
lebih besar daripada aspek biayanya.
Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut
merupakan masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena
sistem pengendalian diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan
efektif. Penyimpangan yang dilakukan tersebut harus didukung oleh
pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen
sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk:
1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi;
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan.
3. Melindungi aset organisasi; dan
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus
dirancang sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat
tercapai. Sawyer, dittenhofer, dan scheiner dalam sawyer internal auditing, edisi 5
tahun 2003 mengungkapkan pengelompokan standar pengendalian intern ke
dalam 2 (dua) kelompok sebagai berikut:
1. Standar Umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai
bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai.
b . Dukungan perilaku
perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen.
c. Integritas dan Kompetensi
Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian
manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan
integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk
mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian
manajemen dapat tercapai.
d. Tujuan pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan
harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan
organisasi.
e . Pengendalian monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output)sistem
pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan.
2. Standar Rinci
a. Pendokumentasian
Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan
didokumentasikan dengan jelas.
b. Pemisahan tugas
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, dan pencatatan
harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu
sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya. Faktor
yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan
(pegawai) yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan
baik. Karyawan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki
sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang
terlampau tinggi sering menimbulkan permasalahan dalam pengendalian
manajemen.
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawabfungsi
secara layak. Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian
tugas merupakan aspek penting lainnya.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang
wajar untuk mengadakan pengendalian atas aset, utang,
penerimaan, dan pengeluaran. Setiap manajemen bertanggung jawab untuk
menentukan pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan di
lingkungan organisasinya.
Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk
menentukan,melaksanakan dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang diterapkan adalah pengendalian intern. Pengendalian intern
merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data
operasional. Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menggunakan sistem informasi akuntansi.Adapun sistem
informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
a. Mengendalikan data, artinya data-data fakultas akan tetap terjaga dan tidak
terjadi penyimpangan-penyimpangan yang akan merugikan, dapat menghemat
biaya;
b. Memperoleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan
data data-data fakultas dengan cepat;
c. Memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid;
d. Mengelola data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali
data-data tersebut yang artinya data-data tersebut dapat diakses oleh orang yang
berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk
mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi
akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan
tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja
pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Sistem informasi akuntansi di fakultas beroperasi secara manual dan
beroperasi menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada
sistem pencatatannya yang dilakukan di bagian keuangan.
Adapun pengendalian intern pada Fakultas Ekonomi dalam sistem
informasi yang beroperasi manual pada bagian keuangan yaitu mencakup atas :
a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian
berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas
untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang
menyimpan bukti pembayaran / kwitansi.
b. Prosedur Pencatatan
Contohnya: dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut
di bagian atas bukti pembayarannya. Kegunaannya adalah untuk
menghindari kesalahan dalam pencatatan dan mudah untuk
mengauditnya.
Pengendalian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
juga dilakukan untuk meningkatkan kredibilitas keberhasilan dan
kemajuan Fakultas / organisasi yang dilakukan dengan prinsip
kemitraan (partnership) antara pimpinan dengan bawahan. Tujuan
utama dari pengendalian ini dimana saling bekerjasama dalam
menghasilkan kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang ada pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksanakan tugas, terlebih dahulu dibuat perencanaan.
Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melasanakan
tugas.
b. Pelaksanaan
Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan.
bagiannya yang telah direncanakan sebelumnya.
c. Pemantauan Hasil
Pemantauan hasil dari pelaksanaan atau pekerjaan pegawai
dilakukan oleh pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu
Kasubbag Kepegawaian.
d. Penilaian
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah
Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil pekerjaan
pegawai, apakah baik atau buruk.
e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah
mengkoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi.
Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang
dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah
dikoreksi.
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem
pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan tetap
ada. Kunci utamanya ada pada manusia.
Beberapa keterbatasan yang ada dalam sistem pengendalian manajemen
pada Fakultas Ekonomi Universitas Utara yang dapat diidentifikasikan antara lain:
a. Kurang matangnya suatu pertimbangan
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan
pimpinan umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada
pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan
beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan).
Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang
diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan
dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan
alamiah yang dihadapi dalam fakultas.
b. Kegagalan menerjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan
dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan
perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah
dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang
bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan
menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
c. Pengabaian aturan
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua
pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga
terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan
dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian
manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat
mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan
4. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.Individu yang memiliki kinerja tinggi
memiliki beberapa karakteristik, yaitu dantaranya :
a. Berorientasi pada prestasi;
b. Memiliki percaya diri;
c. Berpengendalian diri;
d. Kompetensi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi :
a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan
potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi
kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah
untuk mencapai tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi:
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi;
b. Memiliki tujuan yang realistis;
c. Memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan;
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja
yang dilakukan;
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah
5. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna
mengembangkan fakultas / organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya
kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di
fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan fakultas secara
keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya
tentang bagaimana kinerja pegawai.Penilaian kinerja pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai;
Keterangan hadir pegawai pada jam yang telah ditetapkan dan ditandatangani
oleh yang bersangkutan, dari daftar hadir ini dapat diketahui kedisiplinan
pegawai dalam bekerja setiap harinya.
b. Disiplin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu);
Bekerja sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi
sesuai dengan jam masuk pagi pada jam 08.00 wib- 14.00 wib dan dilanjutkan
pada sore hari mulai bekerja pada jam 17.00 wib- 18.30 wib.
c. Pekerjaan yang diselesaikan;
Dari pekerjaan yang telah diselesaikan maka dari hasil ini dapat dievaluasi
bagaimana seseorang pegawai bertanggung jawab sepenuhnya terhadap
pekerjaannya.
d. Kerajinan dan keterampilan pegawai;
Kerajinan ini mencerminkan tanggung jawab dan menyelesaikan pekerjaan
e. Kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.
Dengan bekerja sepenuhnya dan melakukan yang terbaik dapat memberikan
kontribusi yang baik kepada fakultas dan meningkatkan pelayanan terhadap
dosen, mahasiswa dan alumni.
Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan
pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian
manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan
kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi sebagai tolak ukur dan berperan penting di
dalamnya yang dapat memberikan peningkatan pelayanan. Adapun peranannya
adalah :
a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan;
Dengan adanya pengendalian manajemen menjadikan tolak ukur dalam
menjalankan pekerjaan.
b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing;
Memudahkan untuk pencapaian kinerja yang optimal dengan adanya
pengendalian di dalam melaksanakan tugas masing- masing.
c. Menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.
Adanya kesadaran dan disiplin membuat pegawai bertanggung jawab dan
menghargai pekerjaan, sehingga meningkatkan kinerja di bidang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja
pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.Sistem
pengendalian manajemen dirancang sedemikian rupa dengan tujuan agar
tidak terjadi kesalahan ataupun penyimpangan-penyimpangan.Tetapi
meskipun sistem pengendalian sudah diterapkan, masih ditemukan
penyimpangan-penyimpangan. Hal ini terjadi karena pegawai salah
menterjemahkan perintah dari pimpinan.
2. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. Sistem
pengendalian manajemen berfungsi untuk mengarahkan pegawai dalam
melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.
3. Menciptakan disiplin pegawai. Dengan adanya sistem pengendalian
manajemen, maka pegawai dapat lebih menghargai waktu dan
memanfaatkannya seefisien mungkin. Hal ini dapat menciptakan
kedisiplinan pegawai yang pada akhirnya berpengaruh terhadap kinerja
B. Saran
1 Para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
hendaknya memahami perintah atasan dengan baik, agar tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan.
2 Para pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
hendaknya melaksanakan tugasnya secara maksimal dan berupaya
menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
3 Pegawai hendaknya menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu.
Pegawai harus hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan (on time), kecuali
terjadi hal-hal yang tidak memungkinkan pegawai untuk datang tepat pada
DAFTAR PUSTAKA
David,Fred R.2006.Manajemen strategis.Jakarta:Salemba Empat.
Daft,Richard L.2007.Manajemen.Jakarta:Salemba Empat.
FE USU,2007. Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, Medan: USU Press.
Marshall B roumney dan John P, Stembart, 2006. Sistem Informasi Akuntansi,Terjemahan Deny Arnos Kwery dan Dewi Fitriasari.Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mulyadi, Setyawan Johnny, 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat
Sawyer, L.B., M.A. Dittenhofer, and J.H. Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.
Sukarno Edy, 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Situs
Tunggal, Amin Widjaja.2000.Management Audit.Suatu Pengantar.Jakarta: Rineka Cipta.
Usman,Husaini.2006.Manajemen Teori, Praktik, dan Riset
