TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
RUTH SUSANTI GULTOM
102102109
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RUTH SUSANTI GULTOM NIM : 102102109
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal……….2013 Dosen Pembimbing
(
NIP.19670904 199403 1 004 Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak)
Tanggal……….2013 Ketua Program D III Akuntansi
NIP. 131 127 370
(Drs. Rustam, M.Si, Ak )
Tanggal……….2013 Plt.DEKAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
NAMA : RUTH SUSANTI GULTOM PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NIM : 102102109
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN
KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, 2013
102102109
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan berkat-Nya, hingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA sebagai salah satu syarat untuk dapat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Selama menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak di bantu oleh berbagai pihak baik dalam bentuk moril, materi, dorongan, serta bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan terimakasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt.Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak sebagai Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
ii
4. Bapak dan ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama menjalankan perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
5. Bapak dan Ibu Pegawai yang membantu Penulis dan berkenan memberikan kesempatan magang serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan Tugas Akhir ini.
6. Terimakasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orangtuaku tercinta, Bapakku Drs. Parluhutan Gultom dan Mamaku Dra. Basaria Siahaan yang telah memberikan banyak dukungan baik melalui dukungan doa, moril maupun materi sehingga penulis semangat dalam menjalankan perkuliahan hingga penyelesaian Tugas Akhir dengan baik.
7. Terimakasih buat abangku tersayang Fernando Nalom Gultom, Jonathan Donald Gultom dan kakakku terkasih Bornok Friska Gultom, begitu juga dengan adikku tersayang Shinta Uli Agnes Gultom, telah memberikan support dan doa yang begitu besar sampai penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Begitu juga dengan sahabat-sahabat penulis mulai dari SMA sampai masa perkuliahan Hana Theresa, Okta Fitria, Eyme Novelia, Grace Dita, Inggrid Livia, Meryna Nora, Ruth Dina, Yolanda Naibaho, Yolandri Simanjuntak dan Sry Stevanie. Terimakasih buat persahabatan yang menyenangkan selama 6 tahun ini. Kalian hebat !
iii
10. Teman-teman kostan Berdikari 76, Healthy Silitonga, Nora Sitinjak, Laura Sitanggang, Ria Gultom. Terimakasih buat semangat, doa, kenangan yang menyenangkan selama perkuliahan. Kalian Juara !
11. Teman teman Penulis di ALBUMED (Alumni Budi Mulia Medan), terimakasih buat kebersamaan selama ini. Senang bisa berkumpul kembali dalam satu keluarga almamater SMA RK Budi Mulia tercinta. 12. Buat kelompok 11 Magang gelombang 2A Riva Rahmadani, Elisabeth
Saragi, Indah Dwi, Hendra Affan terimakasih atas kerjasama dan kebersamaan selama magang.
13. Teman teman Jurusan Akuntansi stambuk 2010 grup B terimaksih buat 3 tahun pertemanan perkuliahan. Semoga kita semua sukses.
Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi isi maupun penyajian. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun yang dapat memperbaiki isi Tugas Akhir ini.
Akhir kata penulis sampaikan, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membacanya. Tuhan Yesus Memberkati.
Medan, Maret 2013 Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei ... 6
2. Rencana Isi ... 6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 11
C. Rincian Tugas (Job Description) ... 16
v
E. Kinerja Organisasi Terkini ... 22
F. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sistem Pengendalian Manajemen ... 26
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen ... 26
2. Jenis-Jenis Pengendalian Manajemen ... 28
B. Proses Pengendalian Manajemen ... 31
C. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen ... 32
D. Penanggung Jawab atas Sistem Pengendalian Manajemen 36 E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen ... 37
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 42
1. Sistem Pengendalian Manajemen ... 42
2. Prosedur Pengendalian Manajemen ... 44
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen ... 45
4. Motivasi dan Kinerja Pegawai ... 47
5. Dasar Motivasi dan Kinerja Pegawai ... 48
vi
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 50
A. KESIMPULAN ... 50 B. SARAN ... 51
vii
DAFTAR TABEL
NO JUDUL Halaman
viii
DAFTAR GAMBAR
NO JUDUL Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kemajuan ekonomi Indonesia yang saat ini berkembang dengan baik dan pesat, sebagai hasil terencana sejak tahun 1969, membuat minat generasi muda terhadap Fakultas Ekonomi meningkat dan menjadi pilihan papan atas, termasuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Hal ini menuntut fakultas khususnya pegawai untuk memberikan pelayanan yang baik kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk dapat melakukan semua itu maka di perlukan sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen ini digunakan untuk mengarahkan pegawai agar melaksanakan kegiatan organisasional tersebut, namun organisasi/fakultas harus terlebih dahulu membuat perencanaan.
Perencanaan strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi yang di pandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang di miliki perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah proses dimana manusia membuat rencana-rencana dan keputusan-keputusan.
2
mendukung terjadinya proses belajar mengajar. Kepada mahasiswa diberikan pelayanan penyusunan jadwal mata kuliah per semester, ruangan untuk mengikuti proses belajar, pengaturan KRS dan KHS, pengaturan pembayaran uang kuliah, informasi mengenai beasiswa serta kenyamanan dalam proses belajar. Kepada alumni diberikan pelayanan pasca perkuliahan berupa melegalisir ijazah, informasi lowongan pekerjaan dan ikatan alumni Fakultas Ekonomi.
Perencanaan dan pengendalian mempunyai hubungan yang sangat erat. Widjaya (1990;32) mengatakan “ Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan di kerjakan di masa akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Sedangkan konsep Pengendalian yang dikatakan oleh Dearden dan Bedford (1992;5) yaitu “tindakan yang di lakukan manajemen untuk mengarahkan orang mesin dan fungsi-fungsi guna mencapai tujuan dan sasaran organisasi, yang dilengkapi dengan sistem pengendalian manajemen, yakni suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen.
tujuan tersebut adalah menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, ketidakadilan dan menciptakan kealncaran operasi organisasi.
Tujuan pengendalian manajemen diantaranya adalah tercapai kesesuaian dan keharmonisannya antara tujuan fakutas dengan tujuan pelaksana, tujuan kelompok, maupun tujuan perorangan atau lembaga tersebut. Salah satu unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun pimpinan. Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan dijalankan secara periodik untuk dapat menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanaat bagi organisasi atau lembaga lainnya. Dalam menerapkan pengendalian manajemen, Mulyadi dan Setiawan (2001;5) menyatakan “harus terdapat unsur-unsur yang terbagi dalam kelompok struktur pengendalian manajemen”. Termasuk dalam kelompok struktur pengendalian manajemen adalah :
1.Struktur organisasi 2.Jaringan informasi 3.Sistem penghargaan
4
menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen, dalam istilah yang lebih popular saat ini disebut dengan kinerja (performance) yang merupakan kinerja baik bagi setiap individu pegawai maupun untuk pimpinan.
Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan di jalankan secara periodik untuk dapat menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi pegawai atau pimpinan yang dinilai prestasi kerjanya, maupun akan bermanfaat bagi organisasi atau lembaganya. Disamping itu dengan penilaian kerja akan ada kaitannya dengan kontraprestasi serta untuk menyadarkan dan meyakinkan bagi pegawai mengenai pentingnya tindakan korelasi perbaikan atas pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan.
Berdasarkan latar belakang ini dan pentingnya peranan sistem pengendalian manajemen untuk meningkatkan kinerja pegawai maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian manajemen dalam meningkatakan kinerja pegawai dan menulisnya ke dalam bentuk laporan tugas akhir dengan judul “Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara”.
B. Rumusan Masalah
Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ? ”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis adalah : 1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang di teliti yaitu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara teoritis maupun aplikasi
b. Menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah maupun dari luar , serta menambah wawasan
2. Bagi Instansi
Sebagai bahan pertimbangan dan tambahan informasi bagi instansi tentang pengendalian manajemen sehingga pelaksanaan dan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik.
3. Bagi Pihak Lain
6
yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen
E. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.
[image:17.595.117.508.365.571.2]Berikut ini penjelasan dari jadwal survey/observasi penulis : Tabel 1.1
Jadwal kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3-4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Persiapan, Pengumpulan Data, Konsultasi dan Penulisan Laporan, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Rencana Isi
dalam 4 (empat) bab, yang di anggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana penulisan yang mencakup jadwal penelitian dan rencana isi.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan personalia, rincian tugas ( Job Description ), aktivitas dan kegiatan, serta kinerja organisasi terkini, dan juga rencana kegiatan.
BAB III : PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
8
pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan, dimana di harapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa yang akan datang.
9 BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) di prakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November di peringati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003. Tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan di bentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaa dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
11
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Adapun tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.
melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
[image:24.595.107.514.308.689.2]Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
13
Pimpinan Universitas Sumatera Utara
Rektor : Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc (CTM). Sp.A (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI
Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Plt. Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof.Dr.Paham Ginting, MS
Prof.Dr.Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli, MS
Prof.Dr.Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof.Dr.Lic.rer.reg.Sirojuzilam, SE Prof.Erlina, SE, M.Si, Ph.D
Dr.Syafuddin Ginting S, MAFIS Dr.Isfenti Sadalia, ME
Dr.Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Drs.Firman Syarif, M.Si Dr.Murni Daulay, M.Si
Dr. Drs. Muslich Lufti, M.B.A
Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
15
Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi
Ketua : Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris : -
c. Program Studi S1 Akuntansi
d. Program Studi DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak e. Program Studi DIII Keuangan
Plt Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE,MSi f. Program Studi DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : -
C. Rincian Tugas (Job Description)
a. Adapun rincian tugas Dekan adalah sebagai berikut :
1. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.
2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian
17
b. Adapun rincian tugas Bagian Tata Usaha adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
c. Adapun rincian tugas bagian Akademik adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyususnan rencana kebutuhan sarana akademik. 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemusn ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
d. Adapun rincian tugas bagian akademik adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
19
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
e. Adapun rincian tugas bagian Umum dan Keuangan adalah sebagai
berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulakan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kersiapan di lingkungan fakultas. 4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melaukan pembayaran haji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
f. Adapun rincian tugas bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian.
2. Menyususn konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverfikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengankatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
g. Adapun rincian tugas bagian kemahasiswaan dan alumni
1. Menyusun rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
21
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan.
h. Adapun rincian tugas bagian perlengkapan adalah sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggan dan perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
6. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Aktivitas/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : Penyelenggaran pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Organisasi Terkini
23
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah di gariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara beroentasi pada pendidikan, jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan adalah pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Semua kegiatan tersebut sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian serta pegabdian terhadap masyarakat.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahaiswa semester ganjil/genap 2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian mid semester, ujian akhir semester ganjil/genap 4. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Peningkatan jumlah lulusan dengan lulus tepat waktu dan indeks prestasi yang lebih baik,
3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen serta ruang baca,
4. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang ada,
5. Memberikan dorongan kepada dosen untuk melanjutkan program studi S2 atau S3 baik di dalam ataupun di luar negeri,
6. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima,
25
8. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram,
9. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan latihan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru
10. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya
11. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang diadakan pimpinan Fakultas.
12. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
26 BAB III
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Suadi (1996:1) Pengendalian manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh. Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah di tentukan dalam proses perencanaan strategi.
Sistem pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran metode akuntansi manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja perusahaan. Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai macam usaha yang dilaksanakan oleh semua submit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi dan tujuan para manajernya.
27
operasional yang secara keseluruhan akan disertai oleh sistem pengendalian. Sebuah sistem pengendalian manajemen yang baik harusnya dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan dan memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan keseluruhan konsep yang telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen meramalkan besarnya penjualan dan biaya untuk tiap level aktifitas, anggaran, evaluasi kinerja dan motivasi pegawai.
Perencanaan strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi yang dipandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah proses dimana manusia membuat rencan-rencana dan keputusan-keputusan. Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat di golongkan ke dalam delapan elemen yaitu:
1. Mengidentifikasi tujuan strategi 2. Penyusunan Program
3. Penyusunan Anggaran
4. Kegiatan dan Pengumpuan realisasi prestasi 5. Pengukuran Prestasi
6. Analisis dan Pelaporan 7. Tindakan Koreksi 8. Tindakan Lanjutan
terintegrasi antara proses, strategi, pemograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal”.
Sedangkan Anthony dan Govindarajan (2005;7) dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :”pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana manajer memeperngaruhi anggota yang lain dalam organisasi untuk melaksanakan/menyelenggarakan strategi organisasi”.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri yang penting yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organsisasi termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang di gunakan baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan dengan lancar.
b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manajer mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
29
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dibantu dengan pertimbangan – pertimbangan psikologis yang dominan.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama pimpinan harus memutuskan apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
2. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis : a. Pengendalian pencegahan (preventive controls)
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi : kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian ganda.
pencegahan tidak dapat menjamin tidak tejadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
b. Pengendalian deteksi (detective controls)
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan :
Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan.
Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi.
c. Pengendalian koreksi (corrective controls)
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.
d. Pengendalian pengarahan (directive contols)
31
adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh manajer terhadap aktivitas pegawai.
e. Pengendalian kompensatif (compensative contols)
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.
B. Proses Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen terdiri atas struktur manajemen dan proses pengendalian manajemen. Struktur pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat pertanggungjawaban, sedangkan proses pengendalian manajemen meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
a. Pemograman, adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan-kegiatan-kegiatan yang akan dilakaukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan strateginya.
c. Operasi dan pengukuran prestasi, data yang di kelompokan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat pertanggungjawaban digunakan untuk mengukur kinerja atau manajer pusat pertanggungjawaban. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan langsung dengan rencana yang tertuang dalam anggaran. d. Laporan dan analisis, tahap ini paling penting karena menutup suatu
siklus dari proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
1. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
2. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
3. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlu diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
4. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
C. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen
33
mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya suatu deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian.
Dari definisi pengendalian oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)dapat diuraikan bahwa pengendalian manajemen adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh badan pengawas organisasi, pimpinan utama (manajemen), dan pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Efektivitas dan efisiensi kegiatan b. Keterandalan pelaporan keuangan
c. Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah :
1. Diperoleh keterandalan dan integritas informasi
a. Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran atau budget.
b. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait dengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja.
Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan keandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan keputusan.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian.
3. Melindungi aset organisasi
35
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja.
Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai organisasi. Oleh karena manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.
Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut.
Melalui pengenalan dan penilaian keandalan sistem pengendalian manajemen dapat diperoleh manfaat sebagai berikut:
a. Menghindari atau mengurangi terjadinya risiko audit.
b. Sebagai dasar penetapan arah, lingkup, sifat, dan waktu audit.
c. Mempercepat proses audit karena lebih terarah dan memberikan jaminan bahwa sasaran audit tercapai dengan baik.
D. Penanggung Jawab atau Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam mengemban tugasnya, manajemen organisasi berhadapan dengan tingkat risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Salah satu cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pengendalianmanajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.
37
melangkahi prosedur). Prinsip penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa tidak perlu adanya pengendalian.
Pengendalian yang tidak efektif dan tidak memberikan kontribusi positif hanyalah merupakan pemborosan waktu dan biaya. Namun demikan, tanpa pengendalian, kegiatan yang efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya ada kalanya terjadi suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian pelayanan prima atas suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin). Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut merupakan masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena sistem pengendalian diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan efektif. Penyimpangan yang dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang. Pendokumentasian penyimpangan tersebut merupakan kunci pengendalian untuk mencegah adanya kecurangan.
Dengan mempertimbangkan dimensi biaya-manfaat, tujuan dapat dikemas ke dalam bentuk praktis dan berguna, yakni: dapat dicapai dan cocok dengan tujuan kegiatan serta tujuan pengendalian terkait. Berikut ini disajikan dimensi biaya-manfaat dari evalusi pengendalian.
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku.
3. Melindungi aset organisasi dan
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus dirancang sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai. Sawyer, Dittenhofer, dan Scheiner dalam Sawyer Internal Auditing, edisi 5 tahun 2003 mengungkapkan pengelompokan standar pengendalian intern (internal control standards) ke dalam 2 (dua) kelompok sebagai berikut:
1. Standar umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai. b. Dukungan perilaku
Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen.
c. Integritas dan kompetensi
39
d. Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi. e. Pengendalian Monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi.
2. Standar rinci
a. Pendokumentasian
Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat diperlukan.
b. Pencatatan suatu transaksi dilakukan tepat waktu dan benar
Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan diklasifikasikan dengan benar.
c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi
d. Pemisahan tugas
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan reviu harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
e. Supervisi
Supervisi harus dilakukan oleh personel yang kompeten dan berkesinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian manajemen.
f. Akses pada sumber daya/catatan dan akuntabilitasnya
Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personel yang memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas pengelolaan sumber daya dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisiknya.
Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus memenuhi unsur-unsur berikut:
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.
41
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek penting lainnya. Terdapat 3 (tiga) jenis tanggung jawab fungsi yang harus dilaksanakan oleh bagian atau paling tidak orang yang berlainan, yaitu:
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Hal ini menunjukkan orang yang memiliki otoritas dan tanggung jawabnya untuk memulai suatu transaksi.
b. Pencatatan transaksi.
c. Penyimpanan aktiva.
Tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah agar tidak ada seorang pun yang merangkap untuk mengendalikan dua atau tiga tanggung jawab fungsi sekaligus yang dapat menimbulkan potensi terjadinya kelemahan pengendalian dan bermuara pada kerugian bagi organisasi.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran.
menentukan, melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan sistem pengendalian manajemennya. Manajemen harus menentukan ukuran besaran (jumlah) tertentu secara bertingkat untuk setiap jenjang dalam sistem pencatatannya dan prosedur pengawasan untuk persetujuannya. Sistem pemberian wewenang tersebut dapat bersifat umum dan dapat didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Tetapi wewenang yang sifatnya sangat penting masih perlu dipegang oleh manajemen tertinggi.
Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, melaksanakan dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja
Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem pengendalian manajemen
43
Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU menggunakan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
a. Mengendalikan data, artinya data-data yang ada dalam fakultas akan tetap terjaga dan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan, selain itu mengendalikan data dapat menghemat biaya
b. Memperoleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data-data fakultas dengan cepat.
c. Memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid dan tepat.
d. Mengatur data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data tersebut yang berarti data tersebut dapat di akses kembali oleh orang yang bersangkutan atau berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Adapun pengendalian intern pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam sistem informasi yang beroperasi manual pada bagian keuangan yang mencakup atas :
a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang menyimpan bukti pembayaran/kwitansi.
b. Prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan memiliki kegunaaan untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan keuangan dan mudah untuk mengauditnya. Contohnya dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas bukti pembayarannya.
2. Prosedur pengendalian manajemen
Prosedur pengendalian manajemen yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksakan tugas terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas.
45
Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan. Pegawai melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan bagiannya yang telah direncanakan sebelumnya.
c. Pemantauan hasil
Pemantauan hasil dari pelaksanaan atau pekerjaan pegawai dilakukan oleh pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubag Kepegawaian.
d. Penilaian
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk.
e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah dikoreksi.
3. Keterbatasan sistem pengendalian manajemen
a. Kegagalan menerjamahkan perintah.
Seringkali kesalahan komunikasi menjadi pemicu gagalnya organisasi mencapai tujuannya. Terkadang pegawai sering salah dalam menerjemahkan perintah apa yang di berikan oleh atasannya. Hal ini disebabkan karena pegawai yang mungkin memang tidak mengerti dengan perintah yang diberikan dan tidak mau bertanya sehingga kesalahan terjadi. Atau mungkin juga kesalahan berasal dari pimpinan yang tidak jelas dalam memberikan perintah.
b. Pengabaian manajemen.
Sebaik-baiknya sistem pengendalian manajemen dirancang apabila pegawai tidak melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai fungsinya maka pengendalian manajemen tidaklah berjalan dengan efektif. Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organsisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian.
c. Egoisme
47
Dalam suatu organisasi atau jika kita bekerja dalam ruang lingkup yang banyak orang di sekitar kita maka sifat egois atau sifat mau menang sendiri harus diredakan, kita harus bisa melakukan kerjasama tim yang baik agar tujuan organisasi dapat tercapai.
4. Motivasi dan kinerja Pegawai
Motivasi dan kinerja pegawai merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Menurut Mink (1996:76) individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya :
a. Berorientasi pada prestasi b. Memiliki percaya diri c. Berpengendalian diri d. Kompetensi
Faktor-Faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi
a. Faktor kemampuan psikologis
Secara psikologis, kemampuan pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita atau latara belakang pendidikan. b. Faktor Motivasi
5. Dasar Motivasi dan Kinerja Pegawai
Dasar motivasi dan kinerja pegawai menjadi sangat penting untuk memacu kinerja pegawai. Asumsi bahwa motivasi karyawan dan penggunaan penghargaan tergantung pada perspektif terhadap motivasi. Tiga perspektif berbeda terhadap motivasi karyawab yang telah berevolusi adalah pendekatan sumber daya manusia. Teori paling baru tentang, motivasi memperesentasikan perspektif keempat yang disebut pendekatan kontemporer.
Ada 5 (lima) karakteristik pegawai pada Fakultas Ekonomi yang memiliki motif yang tinggi :
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi b. Memiliki tujuan yang realistis
c. Memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan
6. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
49
melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.
Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai
b. Disiplin waktu untuk melihat apakah pegawai masuk kerja tepat waktu
c. Pekerjaan yang diselesaikan
d. Kerajinan dan ketrampilan pegawai
e. Kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas
Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaanya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing c. Menciptakan disiplin kerja bagi pegawai
50 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa penulis mencoba mengambil kesimpulan yang berhubungan dengan peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Peranan sistem pengendalian manajemen sangatlah penting bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Contoh : mendorong ketaatan pegawai terhadap kebijakanyang telah di tetapkan sehingga pegawai dapat melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik. 2. Sistem pengendalian manajemen dirancang sedemikian rupa dengan
tujuan agar tidak terjadi kesalahan ataupun penyimpangan-penyimpangan. Tetapi meskipun sistem pengendalian sudah diterapkan, masih ditemukan penyimpangan-penyimpangan.
51
B. Saran
Adapun beberapa saran yang penulis berikan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya dapat melaksanakan segala tugas yang diberikan secara maksimal dan berupaya menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
2. Pegawai hendaknya menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Dengan cara hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan kecuali terjadi hal-hal yang tidak memungkinkan pegawai untuk datang tepat pada waktunya 3. Para pegawai sebaiknya lebih memahami perintah atasan dengan baik,
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Govindarajan, 2005. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi kesebelas, Jilid 1 dan 2, Salemba Empat, Jakarta.
Daft, Richard L, 2002. Manajemen. Edisi kelima, Jilid 1, Erlangga,
JakartaGriffin, Ricky, 2004. Manajemen. Edisi ketujuh, Jilid 2, Erlangga, Jakarta.
Suadi, Arief, 1996. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi keempat, BPFE-UGM, Yogyakarta.
Sukarno Edy, 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
