ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA UD. BINTANG LAUT
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: BAROKATIN MAFTUKAH
NIM
: 08.39010.0064
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
Halaman
DAFTAR LAMPIRAN ………. xvii
BAB I PENDAHULUAN ………...…….. 1
1.6 Sistematika Penulisan ……….. 5
BAB II HASIL SURVEY ………. 7
2.1 Gambaran Umum UD. Bintang Laut Tuban ……….... 7
2.2 Visi ……….... 7
2.3 Misi ……… 8
2.4 Tujuan ……… 8
2.5 Mitra Kerja ……… 8
2.6 Struktur Organisasi UD. Bintang Laut Tuban ..……… 9
2.7 Deskripsi Tugas ……… 9
2.9 Dokumen Input Output ……… 14
BAB III LANDASAN TEORI …..………. 18
3.1 Sistem Informasi Manajemen …..……… 18
3.2 Sumber Daya Manusia dan Pengadaan Tenaga Kerja ………. 19
3.3 Konsep Dasar Sistem …………..……….. 22
3.3.1 Pengertian Sistem ……….. 22
3.3.2 Konsep Dasar Informasi ……… 22
3.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ……… 23
3.3.4 Perancangan Sistem Informasi ……….. 23
3.3.5 Tahap-Tahap Perancangan Sistem ……… 24
3.3.6 Analisis Sistem ………. 25
3.3.7 Desain Sistem ……… 26
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer ………. 26
3.5 Prinsip User Centered Design .………. 27
3.5.1 Sistem Pendukung Keputusan ……….. 28
3.5.2 Konsep DSS ……….. 30
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi ……… 33
4.2.2 Data Flow Diagram ……….. 37
4.2.4 Struktur File ……… 49
4.2.5 Desain Input/Output ……… 58
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ……….. 66
5.1 Sistem yang Digunakan………...………. 66
5.1.1 Perangkat Keras ……… 66
5.1.2 Perangkat Lunak ……… 67
5.2 Cara Instalasi Program ………... 67
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ………... 70
BAB VI PENUTUP ………... 95
6.1 Kesimpulan ………...………. 95
6.2 Saran ………... 95
DAFTAR PUSTAKA ………..……… 96
LAMPIRAN ……….……… 97
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
UD. Bintang Laut Tuban merupakan salah satu perusahaan swasta yang
dikelola perorangan yang bergerak di bidang pengupasan dan pendistribusian
kacang tanah. Bisnis yang dikelola perusahaan tidak hanya mendistribusikan
kacang tanah di dalam kota Tuban saja tetapi juga keluar kota sampai ke jawa
tengah, sehingga perusahaan memerlukan banyak karyawan untuk melancarkan
bisnis tersebut. Dalam pengelolaan data karyawan yang semakin banyak
perusahaan memerlukan pencatatan yang valid.
Sebagai perusahaan yang terus berkembang dalam melakukan bisnis UD.
Bintang Laut mengalami kerugian-kerugian yang seharusnya bisa diatasi oleh
suatu aplikasi. Beberapa hal yang menyebabkan kerugian diantaranya karyawan
yang kurang potensial, karyawan yang kurang disiplin, laporan yang kurang valid
dan lain-lain. Kerugian-kerugian tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem
informasi administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem yang sangat penting
dalam pencatatan dan pendataan karyawan.
Sistem informasi administrasi kepegawaian yang dibutuhkan perusahaan
adalah sistem yang dapat mengatasi pemilihan karyawan yang berpotensi,
pemilihan karyawan yang disiplin sesuai dengan hasil tes yang dikerjakan oleh
para calon karyawan dan laporan yang dihasilkan dari sistem ini merupakan
laporan valid sesuai dengan data-data dari para calon karyawan yang telah
diinputkan saat para calon karyawan melakukan proses pendaftaran.
Dengan adanya sistem administrasi kepegawaian yang terfokus pada hal
yang dibutuhkan, maka beberapa transaksi akan saling terintegrasi sehingga dapat
digunakan dengan baik, khususnya dalam melakukan proses perekrutan karyawan.
Transaksi yang difokuskan agar proses perekrutan ini menjadi lebih baik adalah
pendataan calon karyawan yang dilakukan saat melakukan proses pendaftaran,
pengelolaan soal yang digunakan untuk melangsungkan proses tes perekrutan,
proses tes perekrutan dan laporan. Laporan yang dimaksud adalah laporan tentang
data-data calon karyawan, berapa banyaknya, berapa jumlah yang lolos tes dan
yang tidak serta apa alasan calon karyawan yang tidak lolos akan diketahui
dengan valid.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang bangun proses perekrutan karyawan sehingga dapat
diakses dengan mengefisienkan waktu yang selama ini terbuang sia-sia?
2. Bagaimana cara membuat proses pengelolaan data karyawan, pencatatan data
calon karyawan yang mendaftar, proses tes perekrutan karyawan dan laporan
yang dibutuhkan?
3. Bagaimana merancang bangun sistem administrasi kepegawaian pada UD.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada sistem adalah sebagai berikut:
1. Pendaftaran Karyawan
Proses pendaftaran karyawan meliputi proses pengisian formulir oleh
calon karyawan yang dilanjutkan dengan penginputan data-data calon
karyawan sesuai dengan isi formulir ke dalam aplikasi yang dilakukan
oleh bagian perekrutan karyawan.
2. Pengelolaan soal tes perekrutan
Pada proses pengeolaan soal tes perekrutan adalah proses yang dilakukan
untuk merubah data-data soal, maksudnya adalah proses penambahan,
pengurangan atau mungkin perubahan soal-soal yang akan digunakan
dalam tes perekrutan dan disesuaikan dengan kebutuhan tes perekrutan
yang akan dilaksanakan.
3. Tes Perekrutan Karyawan
Proses tes perekrutan karyawan merupakan proses seleksi dengan
menjawab soal yang telah disediakan oleh perusahaan dan dijawab oleh
calon karyawan. Setelah tes dilaksanakan dilanjutkan dengan penilaian
yang dilakukan oleh bagian perekrutan karyawan. Diterima atau tidak para
calon karyawan akan mendapatka surat pemebritahuan dan pimpinan
menerima laporan sesuai dengan yang dibutuhkan. Data-data dari sistem
perekrutan juga tidak akan hilang karena akan tersimpan rapi dalam
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Merancang bangun aplikasi sistem perekrutan karyawan yang dapat diakses
dengan mengefisiensikan waktu yang selama ini terbuang sia-sia.
2. Merancang bangun aplikasi sistem pendataan karyawan untuk mengelola
data-data karyawan, merancang bangun aplikasi sistem pendaftaran calon
karyawan untuk mencatan data calon karyawan yang mendaftar dan
merancang bangun aplikasi sistem tes perekrutan karyawan yang
menyediakan laporan valid sesuai dengan kebutuhan.
3. Merancang bangun aplikai sistem informasi administrasi kepegawaian yang
mudah digunakan oleh pendaftar dan pengguna aplikasi yang ada di UD.
Bintang Laut Tuban.
1.5 Manfaat
Manfaat dari rancang bangun sistem informasi administrasi kepegawaian
ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Bagian Perekrutan UD. Bintang Laut
a. Mempermudah proses pengelolaan soal yang akan digunakan.
b. Mempermudah proses pendaftaran calon karyawan.
c. Memberi kemudahan dalam penilaian calon karyawan.
d. Memberi laporan valid yang dibutuhkan oleh bagian perekrutan.
e. Data-data masa lalu tidak akan hilang karena telah ditampung di dalam
2. Bagi Pimpinan UD. Bintang Laut
a. Memberi kemudahan dalam menganalisa laporan sesuai dengan
ketentuan yang dibutuhkan.
b. Mempermudah dalam mencari karyawan yang mempunyai keahlian
sesuai dengan bagian yang perlu penambahan karyawan.
3. Bagi calon karyawan
a. Mempermudah proses pendaftaran karyawan baru.
b. Mengurangi terjadinya kesalahan dalam pendaftaran.
c. Mempermudah dalam menjawab soal perekrutan.
d. Mengurangi kesalahpahaman saat melakukan transaksi pendaftaran
maupun menjawab soal.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan rancang bangun sistem informasi
administrasi kepegawaian pada UD. Bintang laut adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang UD. Bintang
laut, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan
masalah. Pembatasan masalahnya menjelaskan batasan-batasan dari rancang
bangun sistem agar tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan
Tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang
bangun sistem tersebut.
Bab kedua hasil survey adalah menguraikan gambaran umum UD.
Bintang laut, seperti lokasi UD. Bintang Laut, keadaan, kondisi, situasi dan hal
lain yang berkaitan dengan instansi atau lembaga tersebut. Membahas juga sejarah
Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang
berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan
data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori
penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.
Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan
langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi
tentang System Flow, Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File dan Desain Input/Output (IO).
Bab kelima implementasi dan pemabahasan membahas tentang sistem
yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware
maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini.
Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan atau
inti dari bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum UD. Bintang Laut Tuban
UD. Bintang Laut Tuban adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada
bidang pengupasan dan pendistribusian kacang tanah. perusahaan mendapatkan
kacang tanah dari para petani kacang tanah yang berada di pelosok-pelosok desa
diberbagai tempat.
Sampai saat ini perusahaan sudah mendapatkan pasokan kacang tanah
dari petani kacang tanah yang berada Bandung dan sekitarnya. Pendistribusian
perusahaan sudah sangat luas, mulai dari warung-warung kecil hingga PT. Dua
Kelinci, tbk dan perusahaan-perusahaan yang berbahan mentah kacang tanah.
Pengembangan usaha dari perusahaan tidak hanya dalam
pendistribusiannya saja karena perusahaan sudah mulai melakukan pengolahan
sendiri kacang tanah mentahnya menjadi kacang tanah siap makan.
Kacang tanah siap makan tersebut juga tidak hanya satu macam rasa
tetapi sudah ada rasa pedas dengan olahan rasa pedasnya itu menggunakan resep
buatan sendiri tanpa pengawet yang bisa bertahan lama dan rasa pedasnya berbeda
dari rasa pedas yang sudah ada dipasaran.
2.2 Visi
Visi UD. Bintang Laut adalah unit dagang yang mengerti kebutuhan para
petani hasil bumi dalam mendistibusikan hasil buminya dan memudahkan
perusahaan mendapatkan hasil bumi yang membutuhkan hasil bumi sebagai bahan
produksinya.
Misi UD. Bintang Laut adalah menyediakan tempat pengupasan dan
pendistribusian hasil bumi selain kacang tanah.
2.4 Tujuan
Tujuan UD. Bintang Laut Tuban adalah menciptakan lapangan kerja,
menjawab pasar yang membutuhkan kacang tanah yang tidak bersifat musiman
dan memberikan kemudahan pada pengusaha yang membutuhkan pasokan kacang
tanah untuk bahan baku usahanya serta memberikan kemudahan untuk
mendapatkan kacang tanah berkualitas yang telah dikupas.
2.5 Mitra Kerja
Mitra kerja pendistribusian kacang tanah dari UD. Bintang Laut yaitu:
1. UD. Barokah Surabaya
2. Toko Wijaya Tuban
3. UD. Jaya Surabaya
4. Toko Berkah Bandung
5. UD. Makmur Bandung
6. UD. Pangan Malang
7. UD. Restu Semarang
8. UD. Rajawali Surabaya
9. UD. ABC Kediri
10. UD. Pelita Raya Semarang
Struktur organisasi tersebut terdiri dari direktur utama hingga bagian
administrasi dan HRD. Struktur organisasi UD. Bintang Laut Tuban dapat
digambarkan pada Gambar 2.1.
DIREKTUR UTAMA
KOORDINATOR
BAGIAN ADMINISTRASI
MANAGER KEUANGAN DAN BAGIAN PEREKRUTAN ATAU
HRD
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UD. Bintang Laut Tuban
2.7 Deskripsi Tugas
Dalam setiap bagian, sangat diperlukan kesinambungan dalam
melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap
bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam
pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:
a. Pimpinan/Direktur Utama
Direktur merupakan penanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan
oleh perusahaan. Tugasnya antara lain: mengontrol jalannya perusahaan,
memimpin perusahaan, memimpin rapat umum, bertindak sebagai perwakilam
perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar, mengambil keputusan, dan
Tugas dari koodinator adalah meminpin bawahannya (anak buah),
melaksanakan dan bertanggung jawab atas tugas yang diberikan oleh
pimpinan atau Direktur Utama.
c. Bagian Administrasi
Tugas dari Administrasi antara lain menyusun atau membuat surat, menata
arsip perusahaan, menyiapkan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan
setiap bulannya.
d. Bagian Perekrutan atau HRD
Tugas dari Bagian Perekrutan atau HRD dalam perusahaan ini antara lain
bertanggung jawab atas pengelolaan SDM perusahaan seperti recruitment,
training, penilaian kinerja dan perencanaan jenjang karir seluruh karyawan.
2.8 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada UD. Bintang Laut
Tuban, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai
berikut:
A. Dokumen Flow Pendaftaran
Proses pendaftaran ini adalah proses pendaftaran karyawan yang ingin
bekerja pada UD. Bintang Laut. Proses ini dimulai dari para pendaftar yang
datang dan mengisi form pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya yang
diserahkan kepada bagian perekrutan dan bagian perekrutan menginputkan
tersebut menggambarkan cara kerja dari proses pendaftaran seperti yang telah
dijelaskan di atas.
Pendaftar Bagian Perekrutan Pimpinan
Mulai
Gambar 2.2 Dokumen Flow Pendaftaran
B. Dokumen Flow Pengelolaan Data Soal
Proses pengelolaan data soal dapat dilakukan apabila soal perekurtan
perlu ditambah, diubah, atau dihapus untuk memenuhi kebutuhan. Bagian
Flow tersebut menggambarkan cara kerja dari proses pengelolaan data soal seperti
yang telah dijelaskan di atas.
2
Bagian Perekrutan Bagian Administrasi Pimpinan
Mulai
Gambar 2.3 Dokumen Flow Pengelolaan Data Soal
C. Dokumen Flow Tes Perekrutan Karyawan
Proses perekrutan dapat dilakukan apabila pendaftar telah mendaftarkan
pendaftar akan mendapatkan surat pemberitahuan lulus tes atau tidak.
Dokumen Flow tes perekrutan karyawan dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Flow tersebut menggambarkan cara kerja dari proses tes perekrutan karyawan
seperti yang telah dijelaskan di atas.
Page 1
Pendaftar Bagian Perekrutan Pimpinan
Mulai yang Lulus Tes Perekrutan yang Tidak Lulus Tes Perekrutan yang Tidak Lulus
Tes
Tidak Ya
2 Data Pendaftar yang Tidak & Lulus Tes Perekrutan 1 Surat
Pemberitahuan yang Tidak Lulus Tes Perekrutan 1 Surat Pemberitahuan yang Lulus Tes Perekrutan 1
Data Pendaftar yang Tidak & Lulus Tes Perekrutan
Dalam melakukan proses-proses transaksi yang akan dilakukan, pada
umunya dibutuhkan dokumen input maupun output. Oleh karena itu, di dalam
UD. Bintang Laut Tuban sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen input
maupun output yang digunakan dalam melakukan berbagai transaksi.
Dokumen-dokumen yang digunakan untuk menyimpan berbagai laporan
transaksi pendistribusian oleh pihak UD. Bintang Laut Tuban sampai saat ini
masih berupa inputan data manual yang disimpan pada Microsoft excel.
Gambar 2.5 merupakan denah lokasi dari UD. Bintang Laut Tuban.
Denah ini merupakan petunjuk lokasi dari setiap ruangan yang ada di UD.
Bintang Laut Tuban.
Gambar 2.6 merupakan laporan rekapitulasi barang masuk pada UD.
Bintang Laut. Rekapitulasi ini disimpan di Microsoft excel dan diperbarui setiap
bulannya agar bisa melakukan perhitungan keuntungan pada akhir tahun. Data
yang ada pada gambar 2.6 merupakan rekapitulasi barang masuk pada bulan mei
2011. Laporan ini berisi tanggal penyetoran barang, nama penyetor, jumlah
barang yang disetor, harga yang didapat dari penyetor dan total pengeluaran untuk
setiap setoran.
Gambar 2.7 merupakan laporan rekapitulasi barang keluar pada UD.
Bintang Laut. Laporan ini berisi tanggal pendistribusian, nama penerima barang,
kota penerima, jumlah, harga dan total. Rekapitulasi pada gambar 2.7 adalah
rekapitulasi barang keluar pada bulan mei 2011 dan laporan ini disimpan dalam
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi Manajemen
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting yang tersedia bagi
manajer. Manajemen informasi adalah “segala aktifitas untuk memperoleh dan
menggunakan informasi secara efektif serta menghapus informasi pada waktu
yang tepat” (Mc Leod,Jr,2006:4).
Sistem informasi manajemen merupakan salah satu bagian dari sistem
informasi berbasis komputer atau yang disebut dengan CBIS (Computer Based
Information System). Definisi informasi manajemen ialah “suatu sistem berbasis
komputer yang menyerdiakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
serupa” (Mc Leod,Jr,2007:239). Informasi menjelaskan tentang kondisi
perusahaan atau salah satu bagian dari perusahaan yang terjadi pada masa lalu,
saat ini dan meramalkan yang akan terjadi di masa datang. Informasi yang tersedia
disajikan dalam bentuk laporan dan setelah diolah akan menghasilkan output yang
bisa digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi tersebut.
Sistem informasi manajemen berfungsi untuk mengelola sistem dengan
penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang
dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang
sehingga akan dihasilkan informasi yang baik. Informasi tersebut berupa
laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses sistem
informasi, seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai menghasilkan
suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari sistem
informasi yang dikerjakan.
3.2 Sumber Daya Manusia dan Pengadaan Tenaga Kerja
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani
berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, manajer dan tenaga kerja lainnya
untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan
yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sumber daya
manusia adalah departmen sumber daya manusia (SDM).
Menurut A. F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu
prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau
perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan
jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
Departemen Sumber Daya Manusia memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan
Tanggung Jawab:
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja atau preparation and selection
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber
daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.
Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan atau forecast akan
pekerjaan yang lowong, jumlah dan waktunya. Ada dua faktor yang perlu
diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah
kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, dan departmen yang ada. Faktor
b. Rekrutmen tenaga kerja atau recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat
pegawai, manajer atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM
organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan diperlukan analisis
jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan atau job description dan
juga spesifikasi pekerjaan atau job specification.
c. Seleksi tenaga kerja atau Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang
tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu
dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat
hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan
penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memnuhi
standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih
untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi
lainnya.
2. Pengembangan dan evaluasi karyawan atau development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus
menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu
diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai
dan ahli di bidangnya masing–masing serta meningkatkan kinerja. Dengan begitu
proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari
3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai atau Compensation and
protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur
dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi
yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun
dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu
diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang
sehingga kinerja dan kontribusi pekerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu
ke waktu.
Kegiatan yang masih berkaitan dengan perencanaan SDM adalah
perekrutan atau pengadaan tenaga kerja. Setelah organisasi/perusahaan
menetapkan karakteristik atau ciri-ciri karyawan yang diperlukan serta jumlahnya
masing-masing, maka kegiatan selanjutnya adalah upaya mendapatkan tenaga
kerja yang diperlukannya tersebut. Idealnya upaya pengadaan tenaga kerja ini
untuk memastikan bahwa tenaga kerja yang direkrut dan ditempatkan nantinya
adalah the right people in the right position.
Pengadaan tenaga kerja itu sendiri adalah suatu proses untuk
mendapatkan tenaga yang berkualitas dan memberikan harapan yang baik pada
calon tenaga kerja tersebut untuk membuat lamaran kerja guna bekerja pada
instansi/perusahaan tersebut. Khusus bagi organisasi/perusahaan yang besar,
pengadaan tenaga kerja merupakan proses yang terus berlangsung dan kompleks
dan menuntut perencanaan dan upaya yang ekstensif. Proses perekrutan dimulai
dari mencari dan menarik pelamar yang mampu melakukan suatu pekerjaan
3.3 Konsep Dasar Sistem
3.3.1 Pengertian Sistem
Definisi sebuah sistem mempunyai peranan yang sangat penting di dalam
pendekatan untuk mempelajari sebuah sistem. Pendekatan sistem yang merupakan
kumpulan dari elemen-elemen, komponen-komponen, dan sub-sub sistem
merupakan definisi yang lebih luas.
Menurut Jogiyanto H.M (2001: 2) Sistem adalah kumpulan
elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan
sasaran yang sama.
3.3.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah bahan pokok dalam pemberitaan, informasi bukan
hanya fakta/kenyataan melainkan lebih luas lagi tentang proses dan penggunaan
informasi itu sendiri. Informasi ini harus bergerak, mudah dimengerti, utuh, dan
bulat.
Menurut Jogiyanto H.M (2001: 8) Informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Nilai suatu informasi atau Value of information ditentukan oleh dua hal,
yaitu:
1. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
2. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila informasi tersebut tidak dinilai
dengan keuntungan dengan nilai uang tetapi ditaksir dengan nilai
efektifitasnya.
3.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Leitch dan Davis (2004: 6) pada dasarnya sistem informasi
merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sedangkan menurut Jogiyanto H.M (2001: 11) Sistem informasi
merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
3.3.4 Perancangan Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grunduitski (Jogiyanto H.M, 2001: 121),
menjelaskan bahwa “Desain dapat didefinisikan sebagai penggambaran,
perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”
Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama,
yaitu:
2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangunan yang lengkap
kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainya yang terlibat.
3.3.5 Tahap-Tahap Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter
III (Jogiyanto H.M., 2001: 46 ), yaitu “Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan
fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk”.
Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem,
tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas
dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik
lainnya yang terlibat. Pada tahap ini akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas
tentang alasan untuk mengembangkan sistem yang baru dan akan ditetapkan pula
ruang lingkup dari sistem tersebut dengan mengumpulkan fakta studi dengan cara
menyebar angket kepada para pemakai dan bekerja sama dengan para pemakai
untuk menemukan masalah dan menentukan kebutuhan pemakai. Dengan
demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara
menyeluruh terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing
komponen rancangan sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian,
database dan platform teknologi yang akan dirancang.
Menurut Edi Purwono (2002: 24), dalam perancangan suatu sistem ada 4
tahap yang harus ditempuh dalam mengetahui daur hidup sistem, yaitu
1. Tahap investigasi (penyelidikan). Tujuan tahap investigasi adalah untuk
melihat dan mengevaluasi permintaan suatu pengembangan suatu sistem itu
a. Studi awal, yaitu memahami kebutuhan pemakai serta melihat dan
mengevaluasi pengembangan sistem.
b. Studi kelayakan, yaitu menentukan ruang lingkup, perkiraan biaya dan
sumber daya lainnya guna mendukung sistem yang sedang dirancang.
2. Tahap analisis. Tujuan tahap analisis adalah :
a. Memberikan pelayanan informasi kepada pimpinan dalam melaksanakan
proyek sistem.
b. Membantu para pengambil keputusan mendapatkan bahan perbandingan
sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.
c. Mengevaluasi bentuk sistem lama baik proses pengolahan data maupun
pembuatan laporan.
d. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai serta menyusun rencana
pembangunan sistem dan langkah penerapannya.
3.3.6 Analisis Sistem
Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhanyang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto H.M., 2001: 129)
Adapun langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem
menurut (Jogiyanto H.M., 2001: 130) adalah sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis yang sangat penting, karena
kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
3.3.7 Desain Sistem
Desain sistem di sini adalah gambaran secara menyeluruh dari
terminology yang di inginkan serta bagaimana dari bentuk masing-masing
komponen rancangan sistem baik masukan, keluaran, pemrosesan, pengendalian,
database dan platform teknologi yang akan dirancang.
Menurut Jogiyanto H.M. (2001: 197), desain sistem dapat diartikan
sebagai berikut:
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2. Pendefenisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4. Mengambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk.
5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau
peraturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi.
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer
Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh
manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya.
Fokus interakasi manusia dan komputer antara lain yaitu:
1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan
manusia berinteraksi dengan komputer.
3.5 Princip UCD
User Centered Design (UCD) atau Perancangan berbasis pengguna adalah filosofi perancangan yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari
proses pengembangan sistem.
Aturan dalam User Centered Design (UCD) antara lain: a. Perspektif
Pengguna selalu benar, jika terdapat masalah dalam penggunaan sistem maka
masalahnya ada pada sistem dan bukan pengguna pengguna.
b. Installasi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menginstall atau menguninstall
perangkat lunak dan perangkat keras sistem secara mudah tanpa ada
konsekuensi negatif.
c. Pemenuhan
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan sistem dapat bekerja persis
seperti yang dijanjikan.
d. Instruksi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menggunakan instruksi secara mudah
(buku petunjuk bantuan secara online atau kontekstual pesan kesalahan), untuk memahami dan menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan
e. Control
Pengguna mempunyai hak untuk dapat mengontrol sistem dan mampu
membuat sistem menanggapi dengan benar atas permintaan yang diberikan.
f. Umpan Balik
Pengguna mempunyai hak terhadap sistem untuk menyediakan informasi yang
jelas jelas, dapat dimengerti dimengerti, dan akurat tentang tugas yang
dilakukan dan kemajuan yang dicapai.
g. Keterkaitan
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang
semua prasyarat yang dibutuhkan sistem untuk memperoleh hasil terbaik.
h. Scope
Pengguna mempunyai hak untuk mengetahui batasan kemampuan sistem.
i. Assistance
Pengguna mempunyai hak untuk dapat berkomunikasi dengan penyedia
teknologi dan menerima pemikiran dan tanggapan yang membantu jika
diperlukan.
j. Usability
Pengguna harus dapat menjadi penguasa teknologi perangkat lunak dan
perangkat keras dan bukan sebaliknya sebaliknya. Produk harus dapat
digunakan secara alami dan intuitif.
3.5.1 Sistem Pendukung Keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam
memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau
untuk memanfaatkan kesempatan.
Menurut Herbert A. Simon (2001: 101) keputusan berada pada suatu
rangkaian kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan
keputusan tak terprogram pada ujung lainnya.
a. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga
suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan
tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
b. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang
konsekuen. Tidak ada metode yang pasti utk menangani masalah ini belum
pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat
atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan
yang sangat khusus.
Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Simon:
Ada 4 tahapan yang harus dilalui manager saat memecahkan suatu
masalah, yaitu:
a. Kegiatan Intelijen
Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
b. Kegiatan Merancang
Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan
c. Kegiatan Memilih
Memilih suatu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
d. Kegiatan Menelaah
Menilai pilihan-pilihan yang ada.
3.5.2 Konsep DSS
a. Dimulai akhir tahun 1960 dengan timesharing komputer yaitu untuk pertama
kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus
melalui spesialis informasi.
b. Istilah DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S.
Scott Morton untuk mengarahkan aplikasi komputer pada pengambilan
keputusan manajemen.
3.5.3 Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott
Morton (2004: 4) mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka
percaya bahwa DSS harus:
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi
terstruktur
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer
3.5.4 Prinsip Dasar DSS
a. Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tidak
Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagain besar masalah berada.
b. Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat
diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung
jawab atas bagian yang tidak terstruktur.
c. Efektivitas Keputusan
waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Perkembangan teknologi informasi saat ini membutuhkan analisa dan
perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut
diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Administrasi
Kepegawaian pada UD. Bintang Laut yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan
analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk
menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa
permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan,
sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk
menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Hasil analisa pada UD. Bintang Laut menunjukkan bahwa sistem yang
digunakan saat ini belum terintegrasi dengan baik sehingga menimbulkan banyak
kendala. Sistem ini juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen,
dan lambatnya bagian perekrutan dalam menentukan calon karyawan diterima dan
tidak serta lambatnya laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan. Hal ini tidak dapat
dilakukan secara tepat seiring dengan semakin meningkatnya para calon karyawan
yang mendaftar.
Berdasarkan keadaan yang terjadi pada UD. Bintang Laut Tuban
tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi administrasi kepegawaian yang
dapat mengelola data soal, data para calon karyawan yang mendaftar dan laporan -
laporan yang dibutuhkan yang mudah dioperasikan, melalui proses yang efisien
sehingga menghemat waktu dan tenaga, dan dapat menghasilkan laporan yang
valid dalam artian data yang didapat oleh user sesuai dengan data yang diinputkan.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang
baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada dokumen flow
terkomputerisasi berikut ini:
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi
Sistem informasi adninistrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban
terdapat tiga dokumen flow komputerisasi yaitu proses pengelolaan soal tes,
proses pendaftaran, dan proses tes perekrutan.
A. Aliran Dokumen Flow Pengelolaan soal Komputerisasi
Proses pengelolaan data soal tes perekrutan dilakukan apabila soal
perekrutan perlu ditambah, diubah, atau dihapus untuk memenuhi kebutuhan pada
saat melangsungkan tes seleksi perekrutan. Bagian perekrutan yang bertugas
untuk melakukan mengelola data soal tes. Pimpinan yang berhak menentukan
apakah data soal perlu ditambah, dikurangi, dihapus atau tidak.
Dokumen Flow Pengeloaan ata soal komputerisasi dapat dilihat pada
Gambar 4.1. Flow tersebut menggambarkan cara kerja dari proses pengelolaan
2
Bagian Perekrutan Bagian Administrasi Pimpinan
Mulai Entry Data Usulan
Pembaharuan
Data Soal Data Soal
Cetak Laporan Soal Perekrutan
Baru
Gamdar 4.1 Dokumen Flow Pengelolaan Soal Tes Komputerisasi
B. Aliran Dokumen Flow Pendaftaran Komputerisasi
Pada proses pendaftaran dimulai dari pengisian formulir pendaftaran oleh
para pendaftar, formulir tersebut sudah disediakan oleh perusahaan. Kemudian
bagian perekrutan akan menginputkan data pendaftar ke dalam aplikasi.
Dokumen Flow Pendaftaran Komputerisasi dapat dilihat pada Gambar
4.2. Flow tersebut menggambarkan cara kerja dari proses pendaftaran calon
Page 1
Pendaftar Bagian Perekrutan Pimpinan
Entry Data
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pendaftaran Komputerisasi
C. Aliran Dokumen Flow Tes Perekrutan Calon Karyawan Komputerisasi
Proses tes perekrutan calon karyawan dilakukan apabila pendaftar telah
mendaftarkan diri. Tes perekrutan terdiri dari soal pilihan ganda yang tiap soal
mempunyai nilai masing-masing. Tes ini dilakukan melalui program yang datanya
langsung masuk ke database dan terbentuk nilai. Nilai tes hanya bisa dilihat oleh
Dokumen Flow Tes Perekrutan Calon Karyawan Komputerisasi dapat
dilihat pada Gambar 4.3. Flow tersebut menggambarkan cara kerja dari proses tes
perekrutan calon karyawan yang telah terkomputerisasi.
Pendaftar Bagian Perekrutan Pimpinan
Mulai Tidak Lulus Tes Perekrutan 1
Data Pendaftar yang Tidak & Lulus Tes Perekrutan Tidak Lulus Tes Perekrutan lulus dan tidak
lulus tes
2 Laporan data pendaftar lulus dan tidak lulus tes 1 Data Soal
Data Tugas
4.2.2 Data Flow Diagram
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi administrasi kepegawaian pada
UD. Bintang Laut Tuban terdapat empat external entity dan aliran datanya
masing-masing yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 4.4.
Surat Penerimaan Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan
Data Formulir Pendaftaran
Bukti Pendaftaran Data Laporan Sesuai Kebutuhan
Surat Pemberitahuan Lulus Tes Perekrutan Surat Pemberitahuan Tidak Lulus Tes Perekrutan Laporan Data Pendaftar Lulus dan Tidak Lulus Tes
Laporan Data Pendaftar Lulus dan Tidak Lulus Tes
Data Perekrutan
Data Soal Tes Perekrutan Data Bukti Pendaftaran
Laporan Data Pendaftar
Soal Perekrutan Baru
Soal Perekrutan Baru Data Soal Perekrutan Baru
Surat Penerimaan Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan Surat Penolakan Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan Surat Penolakan Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan
Data Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan Data Usulan Pembaharuan Soal Perekrutan
0
Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
+
Bagian Perekrutan Bagian Administrasi
Pimpinan
Pendaftar
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat
diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang,
alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram diagram berjenjang
dari sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban
dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut
Tuban mempunyai tiga proses yaitu pengelolaan soal tes, pendaftaran dan tes
perekrutan karyawan.
Proses pengelolaan soal tes mempunyai tiga sub proses yaitu Entry data
usulan pembaharuan soal, cek data-data usulan pembaharuan soal perekrutan, cek
usulan.
Sub proses cek usulan yang ada pada sub proses pengelolaan soal dibagi
menjadi 4 sub proses lagi yaitu cetak surat penolakan, cetak surat penerimaan,
entry soal perekrutan baru dan cetak soal perekrutan baru.
Proses pendaftaran mempunyai dua sub proses yaitu cek data karyawan
dan entry data pendaftar.
Sub proses entry data pendaftar mempunyai dua sub proses yaitu cetak
bukti pendaftaran dan cetak data pendaftar.
Proses tes perekrutan mempunyai dua sub proses yaitu entry data
karyawan dan cek data pendaftaran.
Sub proses cek data pendaftaran mempunyai empat sub proses yaitu tes
perekrutan, cetak surat pemberitahuan tidak lulus tes, cetak surat pemberitahuan
lulus tes dan cetak pendaftar yang lulus tes dan tidak lulus tes.
C. Data Flow Diagram Level 0
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban, untuk selanjutnya context diagram
tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Dan hasil
DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama, empat external entity dan empat data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses
yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak
terkecuali dengan external entity dan data store yang ada. DFD Level 0 dari sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban dapat
dilihat pada Gambar 4.6.
D. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Soal Tes
Pada Gambar 4.7 merupakan DFD Level 1 dari Proses Pengelolaan Soal
Laut. DFD Level 1 Proses Pengelolaan Data Soal Tes terdiri dari tiga proses
utama yaitu entry data usulan pembaharuan soal perekrutan, cek data-data usulan
pembaharuan soal perekrutan, cek usulan. Selain itu juga tedapat tiga external entity dan enam datastore.
[Data Pendaftaran]
Proses Tes Perekrutan Karyawan
Pendaftar
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Pendaftaran Calon Karyawan
Pada Gambar 4.8 merupakan DFD Level 1 Proses Pendaftaran Calon
Karyawan. DFD Level 1 Proses Pendaftaran Calon Karyawan dari sistem
informasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban ini terdiri dari dua proses
utama yaitu cek data karyawan dan entry data pendaftar. Selain itu juga tedapat
Pada Gambar 4.9 merupakan DFD Level 1 Proses Tes Perekrutan
Karyawan dari Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian pada UD. Bintang
laut Tuban. DFD Level 1 Proses Tes Perekrutan ini terdiri dari dua proses utama
yaituentry data karyawan dan cek data pendaftar. Selain itu juga tedapat tiga
external entity dan tiga datastore.
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Tes Perekrutan Karyawan
E. Data Flow Diagram Level 2
Pada Gambar 4.10 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Cek Usulan dari
Level 2 Sub Proses Cek Usulan terdiri dari tiga sub proses yaitu cetak surat
penolakan, cetak surat penerimaan, entry soal perekrutan baru, dan cetak laporan
soal perekrutan baru. Selain itu juga tedapat dua external entity dan satu
datastore.
Gambar 4.10 DFD Level 2 Sub Proses Cek Usulan
Pada Gambar 4.11 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Entry Data
Pendaftar dari Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian pada UD. Bintang
laut Tuban. DFD Level 2 sub proses entry data pendaftar terdiri dari tiga sub
baru, dan cetak laporan soal perekrutan baru. Selain itu juga tedapat dua external entity dan satu datastore.
Gambar 4.11 DFD Level 2 Sub Proses Entry Data Pendaftar
Pada Gambar 4.12 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Cek data
Pendaftaran dari Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian pada UD. Bintang
laut Tuban. DFD Level 2 sub proses cek data pendaftaran terdiri dari empat sub
proses yaitu tes perekrutan, penilaian, cetak surat pemberitahuan tidak lulus tes,
dan cetak surat pemberitahuan lulus tes. Selain itu juga tedapat tiga external entity
Gambar 4.12 DFD Level 2 Sub Proses Cek Data Pendaftaran
4.2.3 Entity Relationship Diagram
ERD merupakan proses yang menunjukan hubungan antar entity dan
relasinya. Seperti halnya DFD, ERD pun sangat diperlukan untuk mempermudah
perancangan sistem karena melalui ERD dapat dilihat bentuk dari database yang
digunakan. Entity Relationship Diagram (ERD) terbagi menjadi Conceptual Data
Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
A. Conceptual Data Model
tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain. Relasi antar tabel tersebut bisa
dilihat pada gambar 4.13.
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM
dari sistem informasi administrasi kepegawaian pada UD. Bintang Laut Tuban
dapat dilihat pada Gambar 4.14.
4.2.4 Struktur File
Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:
a. Nama Tabel : Detil Anak
Primary Key : Kd_Anak
Fungsi :Untuk menyimpan semua data detil anak
Tabel 4.1 Detil Anak
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil bahasa.
Tabel 4.2 Detil Bahasa
c. Nama Tabel : Detil BlumPeng
Primary Key : Kd_BlumPeng
Fungsi :Untuk menyimpan semua data detil karyawan yang belum
berpengalaman di bidang yang dibutuhkan perusahaan.
Tabel 4.3 BlumPengalaman
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Primary Key : Kd_Karyawan
Fungsi :Untuk menyimpan semua data detil hobby karyawan
Tabel 4.4 Detil Hobby
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Tabel 4.5 Detil Keahlian
Fungsi :Untuk menyimpan semua data detil kegiatan karyawan
Tabel 4.6 Detil Kegiatan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Fungsi :Untuk menyimpan semua data detil keluarga karyawan
Tabel 4.7 Detil Keluarga
h. Nama Tabel : Detil_Organlain
Primary Key : Kd_ OrganisasiLain
Fungsi :Untuk menyimpan semua data Organisasi yang pernah
diikuti oleh karyawan di luar bidang yang dibutuhkan perusahaan.
Tabel 4.8 Detil Organisasi Lain
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kd_OrganisasiLain Varchar 10 Primary
Key
Fungsi :Untuk menyimpan semua data Organisasi yang pernah
diikuti oleh karyawan di bidang yang dibutuhkan perusahaan.
Tabel 4.9 Detil Organisasi Profesi
N o
Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kd_OrganisasiProfesi Varchar 10 Primary
j. Nama Tabel : Detil Pendidikan
Primary Key : Kd_Pendidikan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil pendidikan karyawan.
Tabel 4.10. Detil Pendidikan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kd_Pendidikan Varchar 10 Primary
Key
Primary Key : Kd_Pengalaman
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil pengalaman
karyawan.
Tabel 4.11. Detil Pengalaman
l. Nama Tabel : Detil Perkawinan
Primary Key : Kd_Perkawinan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil perkawinan karyawan.
Tabel 4.12. Detil Perkawinan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Primary Key : Kd_Prioritas
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil prioritas karyawan.
Tabel 4.13. Detil Prioritas
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kd_Prioritas Varchar 10 Primary Key Kode
Fungsi : Untuk menyimpan semua data detil alamat rumah
Tabel 4.14. Detil Rumah
Primary Key : Kd_Karyawan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data karyawan.
Tabel 4.15. Karyawan
p. Nama Tabel : Pendaftar
Primary Key : Kd_Pendaftar
Fungsi : Untuk menyimpan semua data pendaftar.
Tabel 4.16. Pendaftar
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data soal.
Tabel 4.17. Soal
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Primary Key : Kd_Perekrutan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data nilai tes perekrutan
Tabel 4.18. Perekrutan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
Fungsi : Untuk menyimpan semua data Jabatan
Tabel 4.19. Jabatan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Id_Jabatan Varchar 10 Primary Key Kode Jabatan
2 Nama Jabatan Varchar 10 - -
4.2.5 Desain Input/Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah
aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang bagaimana sistem ini nantinya dibuat.
A. Desain Input
Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari
tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi
administrasi kepegawaian dibuat beberapa desain input sebagai interface.
UD. Bintang Laut Tuban
Otoritas Transaksi Master Laporan Utility
Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian UD. Bintang Laut Tuban
Logo Perusahaan
Gambar 4.15 Desain input Form Utama
Pada Gambar 4.15 merupakan desain interface untuk form utama. Pada
desain utama ini terdapat lima menu yaitu: file, master, traksaksi, laporan dan
utility. File berfungsi jika user akan masuk sistem (login). Master berisi
maintenance data soal, manintenan waktu tes, maintenance data karyawan, dan
maintenance tunjangan. Transaksi berisi tentang pendaftaran, tes, absensi,
penggajian dan cuti. Laporan berisi tentang laporan data soal, laporan data
karyawan, laporan data pendaftar, laporan data tes, laporan data absensi, laporan
.: Login Sistem :.
Gambar 4.16 Desain Input Form Login Sistem
Pada Gambar 4.16 merupakan desain interface untuk login sistem. Pada desain utama ini terdapat tiga user yang dapat mengakses sistem yaitu admin,
karyawan dan umum. Admin dapat mengakses semua menu yang terdapat pada
form, karyawan hanya dapat mengakses menu absensi saja sedangkan umum
dapat mengakses form pendaftaran dan tes.
Pendaftaran Karyawan UD. Bintang Laut Tuban
Pendaftaran Karyawan Menu Utama Data Diri Riwayat
Pekerjaan Keluarga 1 Keluarga 2
Pendidikan &
Gambar 4.17 Desain input Form Pendaftaran Karyawan
Pada Gambar 4.17 merupakan desain interface untuk pendaftaran tes
karyawan. Pada desain pendaftaran ini terdapat delapan tab yang harus diisi oleh
calon karyawan, yang berisi tentang data-data karyawan serta riwayat pekerjaan
.: Login Tes :.
Gambar 4.18 Desain Input Login Tes
Pada Gambar 4.18 merupakan gambar desain input untuk form login tes.
Setelah calon karyawan mengisi data-data diri serta riwayat pekerjaan pada form
pendaftaran, maka masing-masing calon karyawan akan mendapatkan nomor tes
ujian serta password nya. Nomor tes dan password tersebut digunakan untuk login
tes.
.: Maintenance Soal :.
Soal :
UD. Bintang Laut terletak dimana ? Surabaya
Gambar 4.19 Desain Input Soal Tes Perekrutan
Pada Gambar 4.19 merupakan gambar desain untuk soal tes perekrutan
yang akan dikerjakan oleh calon karyawan. Setelah calon karyawan telah selesai
>> Back << Next
Tes Perekrutan UD. Bintang Laut Tuban Soal :
UD. Bintang Laut terletak dimana ?
Surabaya
Gambar 4.20 Desain Input Pengelolaan Soal Perekrutan Karyawan
Pada Gambar 4.20 merupakan gambar desain input pengelolaan soal.
Pada menu ini terdapat soal, jawaban a, jawaban b, jawaban c, jawaban d, kunci
jawaban dan nilai tes.
Maintenance Data Karyawan UD. Bintang Laut Tuban
Kode Karyawan :
Nama :
Jabatan :
Password :
NIK :
Logo
Simpan Ubah Cancel Exit
K0001 Kotim Admin K0001 321-123-1990
Gambar 4.21 Desain Input Pengelolaan Karyawan
Pada Gambar 4.21 merupakan gambar desain input pengelolaan
karyawan. Pada menu ini terdapat kode karyawan, nama karyawan, jabatan
.: Maintenance Waktu Tes :.
Waktu Tes Detik1000
Ubah Keluar
Gambar 4.22 Desain Input Pengelolaan Waktu Tes
Pada Gambar 4.22 merupakan gambar desain input pengelolaan waktu
tes. Pada menu ini admin dapat merubah waktu tes sesuai jumlah soal tes yang
akan dikerjakan oleh calon karyawan pada saat tes perekrutan karyawan.
B. Desain Output
UD. Bintang Laut Tuban Logo
Laporan Nilai Tes Pendaftar
Grafik
No Kode
Pendaftar Nama Pendaftar Nilai Tes
UD. Bintang Laut
Jl. Panglima Sudirman Baturetno Pantai VIII/485 Tuban Telp. (0356) 326019
Fax. (0356) 329039
22-Apr-2011
1. K0001 Kotim 100
Pada Gambar 4.23 merupakan desain output laporan nilai tes pendaftar.
Pada laporan ini terdapat semua data nilai tes pendaftar. Isi dari laporan nilai tes
pendaftar ini yaitu tanggal cetak laporan, kode pendaftar, nama pendaftar, dan
nilai. Pada laporan nilai tes pendaftar ini juga terdapat garfik nilai, agar
perusahaan mudah mengetahui seberapa kemampuan calon karyawan yang sudah
mengikuti tes perekrutan karyawan.
Pada Gambar 4.24 merupakan desain output laporan data pendaftar.
Pada laporan ini terdapat semua data pendaftar yang mendaftar menjadi karyawan
di perusahaan dan akan menjadi peserta tes. Isi dari laporan data pendaftar ini
yaitu tanggal tanggal cetak laporan, kode pendaftar, kode karyawan, password
pendaftar, nama pendaftar, nilai, tanggal tes, lamaran, jenis kelamin, golongan
darah, tempat lahir, tanggal lahir dan agama.
UD. Bintang Laut Tuban Logo
Laporan Data Pendaftar
UD. Bintang Laut
Jl. Panglima Sudirman Baturetno Pantai VIII/485 Tuban Telp. (0356) 326019
UD. Bintang Laut Tuban Logo
Laporan Data Karyawan
UD. Bintang Laut
Jl. Panglima Sudirman Baturetno Pantai VIII/485 Tuban Telp. (0356) 326019
Fax. (0356) 329039
3-Apr-2011
No Kode Karyawan Nama Jabatan Password NIK K0001 Kotim Admin
1. K0001 123-321-1990
Gambar 4.25 Desain Output Laporan Data Karyawan
Pada Gambar 4.25 merupakan desain output laporan data karyawan.
Pada laporan ini terdapat semua data karyawan yang masih aktif bekerja di
perusahaan. Isi dari laporan data karyawan ini yaitu tanggal tanggal cetak laporan,
kode karyawan, jabatan karyawan, golongan, tanggal lahir karyawan, alamat
karyawan, jenis kelamin karyawan, pendidikan karyawan, data survey dan
pelatihan, kemampuan karyawan dan usia karyawan.
UD. Bintang Laut Tuban Logo
Laporan Data Soal
UD. Bintang Laut
Jl. Panglima Sudirman Baturetno Pantai VIII/485 Tuban Telp. (0356) 326019
Fax. (0356) 329039
23-Mei-2011
Kode Soal : S0001
Soal : Dimanakah letak UD. Bintang Laut?
A. Surabaya C. Jemursari
B. Jalan Pemuda D. Baturetno
Jawaban : D
Nilai : 20
Kode Soal : S0002
Soal : Bagian apa yang menangani perekrutan pegawai di UD. Bintang Laut Tuban?
A. Direktur Utama C. Bagian Administrasi
B. Koordinator D. HRD
Jawaban : D
Nilai : 20
Pada Gambar 4.26 merupakan desain output laporan data soal. Pada
laporan ini terdapat semua soal-soal yang akan diujikan kepada calon karyawan.
Isi dari laporan data soal ini yaitu tanggal cetak laporan, soal, pilihan jawaban,
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang hasil desain program yang telah dibuat aplikasinya.
Penjelasan yang diberikan yaitu tentang hardware dan software yang dibutuhkan
untuk implementasi sistem informasi administrasi kepegawaian, implementasi
sistem, cara setup program serta penjelasan tentang pemakaian program.
5.1 Sistem Yang Digunakan
Spesifikasi perangkat yang digunakan dalam implementasi aplikasi
sistem informasi administrasi kepegawaian ini dibagi menjadi dua, yaitu
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Secara detail dapat
dijelaskan sebagai berikut:
5.1.1 Perangkat Keras
Perangkat keras (Hardware) merupakan komponen fisik peralatan yang
membentuk suatu sistem komputer. Hardware yang digunakan harus mempunyai
kinerja yang baik sehingga aplikasi yang tersedia dapat diakses dengan baik.
Hardware yang dibutuhkan dalam implementasi sistem informasi administrasi
kepegawaian yaitu:
1. Minimal Processor Pentium III 500 MHz
2. Memori minimal 256 Mb
3. Monitor SyncMaster 4S 15 Inch
4. Printer Epson Stylus T13
5.1.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) merupakan program yang diperlukan untuk
menjalankan suatu aplikasi. Beberapa software yang diperlukan dalam pembuatan
sistem ini yaitu:
1. Windows XP Professional Edition
2. Microsoft Visio 2007
3. Power Designer 6.32 Bit
4. Microsoft Visual Basic.NET 2005
5. Microsoft SQL Server 2005
5.2 Cara Instalasi Program
Untuk dapat menggunakan program ini terlebih dahulu adalah dalam
suatu komputer harus sudah memiliki beberapa software pendukung yang
mempengaruhi jalannya program yaitu:
a. Microsoft SQL Server 2005
b. Crystal Report Assembly For IIS
c. DotNet Frameworks 2.0
Setelah semua komponen terpenuhi maka langkah pertama yang harus
dilakukan adalah membuka installer program sistem informasi administrasi
kepegawaian yang ada pada folder Proyek Sistem Informasi Administrasi
Kepegawaian, kemudian cari Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian.msi
seperti Gambar 5.1, kemudian klik dua kali akan muncul suatu halaman splash.
Gambar 5.1 Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian.msi
Gambar 5.2 Halaman Selamat Datang
Untuk dapat melanjutkan proses installasi, tekan next maka akan muncul
halaman pilih folder seperti Gambar 5.3, sebaiknya hasil setup disimpan di drive
Gambar 5.3 Halaman Pilih Folder
Klik next maka akan muncul halaman proses installasi seperti Gambar
5.4, tunggu sampai proses instalasi selesai. Setelah selesai maka secara otomatis
program sistem informasi administrasi kepegawaian telah terinstall di komputer
anda.
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Pemakaian program pada sistem informasi administrasi kepegawaian ini
terdiri dari beberapa tampilan. Tampilan tersebut antara lain sebagai berikut:
Form Utama UD. Bintang laut , terdapat menu: Otorisasi, Master,
Transaksi, Laporan dan Utility. Menu Otorisasi berisi login, logout dan exit.
Menu Master berisi maintenance karyawan, maintenance waktu tes. Menu
Transaksi berisi maintenance soal, pendaftaran, tes. Menu Laporan berisi laporan
data tes, laporan data soal, laporan data karyawan, dan laporan data pendaftar.
Sedangkan Menu Utility berisi kalkulator.
Pada Form Utama terdapat menu Otorisasi sebagaimana terlihat pada
gambar 5.5. Di dalam menu Otorisasi terdapat login, logout dan exit. Terdapat tiga user dalam perusahaan ini yaitu: admin, umum dan karyawan. User admin
dapat mengakses semua menu yang terdapat pada form, user umum hanya dapat
mengakses absensi sedangkan user umur hanya dapat mengakses menu
pendaftaran dan tes perekrutan pegawai.
Pada Form Utama Menu Otorisasi terdapat menu login sebagaimana
terlihat pada gambar 5.6. Menu ini digunakan untuk login. Setiap karyawan yang
akan menggunakan aplikasi ini harus mengakses terlebih dahulu. Setiap karyawan
mempunyai nomor id dan password masing-masing sebagaimana terlihat pada
gambar 5.7 kemudian tekan tombol login.
Pada Form Utama terdapat menu master sebagaimana terlihat pada
gambar 5.8. Dalam menu master ini terdapat maintenance karyawan dan
maintenance waktu tes.
Gambar 5.7 Form Login Sistem
Gambar 5.8 Form Utama Menu Master
Pada Form maintenance karyawan sebagaimana terlihat pada Gambar
5.9. Pada form ini terdapat detil dari data-data karyawan. Form ini juga digunakan
untuk menambah, merubah serta menyimpan data-data karyawan secara detail.
Pada form ini terdapat dua tab, tab pertama berisi maintenance karyawan secara
rinci serta tempat untuk menambah, merubah serta menyimpan data-data
karyawan, sedangkan tab yang kedua sebagaimana yang terlihat pada Gambar
Gambar 5.9 Form Maintenance Karyawan
Pada maintenance waktu tes sebagaimana terlihat pada Gambar 5.11.
Form maintenance waktu tes digunakan untuk mengubah waktu tes perekrutan
secara menyeluruh.
Gambar 5.11 Form Maintenance Waktu Tes
Pada Form utama terdapat menu transaksi sebagaimana terlihat pada
gambar 5.12. Dalam menu transaksi ini terdapat maintenance data soal,
pendaftaran, dan tes.
Pada Form Maintenance Soal sebagaimana terlihat pada gambar 5.13.
maintenance soal digunakan untuk menambah dan merubah data soal, terdapat 2
tab yang digunakan dalam form ini.
Tombol simpan digunakan untuk menambah data soal, penambahan data
ini langsung tersimpan ke dalam database, tombol ubah digunakan untuk
menrubah data soal. Setelah menggunakan tombol ini maka gunakan tombol ok
untuk mengaktifkan fungsinya atau batal untuk membatalkannya dan form
kembali bersih. Maka data soal pada database secara otomatis akan berubah,
tombol keluar digunakan untuk menutup form maintenance soal. Pada tab ke dua
Gambar 5.12 Form Utama Menu Transaksi
Gambar 5.14 Form Maintenance Soal
Pada Gambar 5.15 adalah form pendaftaran karyawan. Form ini terdiri
dari 8 tab, yaitu data diri, riwayat pekerjaan, keluarga 1, keluarga 2, pendidikan &
bahasa, pelatihan & potensi, organisasi, hobby & keahlian.
Pada Form pendaftaran terdapat tab-tab dari form pendaftaran karyawan
yang berisi tentang data-data karyawan. Tab pertama berisi tentang data diri
karyawan sebagaimana terlihat pada Gambar 5.16. Tab kedua berisi tentang
riwayat pekerjaan calon karyawan sebagaimana terlihat pada Gambar 5.17. Tab
ketiga berisi tentang keluarga 1 atau status perkawinan sebagaimana terlihat pada
Gambar 5.18. Tab keempat berisi tentang keluarga2 atau tempat tinggal calon
pendidikan dan bahasa sebagaimana terlihat pada Gambar 5.20. Tab keenam
berisi tentang pelatihan dan potensi sebagaimana terlihat pada Gambar 5.21. Tab
ketujuh berisi tentang organisasi yang pernah diikuti oleh calon pegawai
sebagaimana terlihat pada Gambar 5.22. Tab kedelapan berisi tentang hobby dan
keahlian sebagaimana terlihat pada Gambar 5.23. Setelah semua form di
pendaftaran diisi kemudian diklik “Simpan” dan “OK” akan keluar form validasi
pendaftaran karyawan seperti pada Gambar 5.24.
Gambar 5.16 Form Pendaftaran Karyawan
Gambar 5.18 Form Pendaftaran Karyawan
Gambar 5.20 Form Pendaftaran Karyawan
