LAMPIRAN
A. HASIL TRASNKRIP WAWANCARA
1. Hasil wawancara informan I
Wawancara ini di ambil pada tanggal 12 juni 2014 pada pukul 09:07 wib bertempat
dikantor tata usaha fib usu. P adalah simbol dari penulis dan I adalah informan.
P: Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan
jenis arsipnya yang langsung dimasikkan kedalam map arsip ataupun folder yang
ada di almari arsip maupun filing cabinet.
2. Hasil wawancara tentang penataan arsip dinamis aktif yang di ajukan kepada petugas bagian tata usaha fakultas ilmu budaya usu.
P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib usu? I2: Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini di
mulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:
1. Surat yang masuk diperiksa dan ditunjukan kepada siapa. Pada umumnya
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini tidak pernah menerima
surat yang bersifat rahasia.
2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang
berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan
hubungan dengan nomor agenda berikutnya.
3. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan
untuk diminta persetujuan balasan/kelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas,
maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka
surat tersebut akan di simpan jadi arsip.
4. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya.
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?
I3: Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada buku
agenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan
kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
P:Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif bagaimanakah sistem penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi?
I2:Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang
dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis pada buku
agenda.Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan
tempatnya.Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta
mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.
P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I3: Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun
pada folder penyimpanan arsip.
P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata usaha fib usu?
I2: Peralatan arsip yang dimiliki Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order.
Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi,
P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha fib usu?
I3: Perlindungan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara adalah belum sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab II. Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini hanya membersihkan arsip dari debu
dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi.Padahal
penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus,
kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.
P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha fib usu?
I2: Proses penyusutan arsip yang dilakukan di fakultas ilmu budaya universitas sumatera
utara adalah dengan memindahkan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Pemindahan arsip
aktif menjadi inaktif dilakukan agar arsip aktif tidak terganggu oleh arsip
inaktif.Arsip yang telah dipisah dibuat folder masing-masing untuk menjaga dan
memelihara arsip itu. Pemusnahan yang di lakukan di Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan
cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka
arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas
kebersihan. Pemusnahan arsip berupa penyingkiran ke gudang dilakukan setelah 10
tahun yang sebelumnya ada persetujuan dari pimpinan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib usu?
I3: Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan.
Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat
dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya
universitas sumatera utara.
2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan.
Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan
pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga
B. FAKULTAS ILMU BUDAYA
1. Sejarah Singkat
Berdirinya Fakultas Sastra diawali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri
Perguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor: 190/1965 terhitung mulai 25 Agustus
1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan
Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang. Kemudian pada
awal tahun 1966, Fakultas Sastra memperoleh gedung sendiri yang terletak
dibahagian depan Sekolah TK Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil.
Setahun kemudian Fakultas Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof.
Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk
perkuliahan karena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan
dua ruang untuk administrasi.Pada tahun 1966 Jurusan Sastra Inggris dibuka dengan
jumlah mahasiswa 50 orang.Tahun 1967 Fakultas Sastra dipindahkan ke gedung
Pancasila (sekarang Gedung Pendopo USU), luasnya sudah memenuhi syarat tetapi
ada kendala mengenai air dan lampu yang tidak memadai.Pada tahun 1968 di buka
jurusan Sejarah tetapi belum ada kegiatan karena mahasiswanya belum ada dan pada
tahun 1970 adalah tahun pertama menerima mahasiswa.Tahun 1972 Fakultas Sastra
memperoleh tiga unit Gedung permanen.Tahun 1979 dibuka Jurusan Sastra Daerah
untuk Sastra Batak. Pada tahun ini juga dibuka Jurusan Etnomusikologi satu-satunya
yang ada di Indonesia sampai tahun 1989, Selanjutnya pada tahun 1980 dibuka
Program Studi S1 Bahasa Arab, Jurusan Antropologi, dan Jurusan Ilmu Perpustakaan,
namun pada tahun 1983 Jurusan Ilmu Perpustakaan ditutup dan sebagai gantinya
dibuka Program Studi D3 Perpustakaan. Sedangkan Jurusan Antropologi dipindahkan
ke FISIP USU sesuai dengan SK Rektor USU No. 163/PTO5/SK/0/86 tanggal 4 Mei
1986.
Perkembangan Fakultas Sastra USU telah banyak diketahui oleh masyarakat kota
maupun sampai ke daerah yang berwawasan bahasa dan sastra secara keseluruhan di
Pada tanggal 30 Januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) yang
diketuai oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah
menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas
Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) tersebut
kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.
Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan diterbitkan Surat Keputusan perubahan
namanya oleh Rektor USU (Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM),
Sp.A(K) pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No. 981/H5.1.R/SK/PRS/2011 untuk
selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya.
Visi :
Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara maju sebagai
pusat pendidikan, penelitian dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang
ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi.
Misi :
1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berorientasi pada
manajemen organisasi modern.
2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara
optimal.
3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepentingan Fakultas Ilmu
Budaya sebagai lembaga pendidikan
5. Meningkatkan kreatifitas dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada
II. Kedudukan
Adapun kedudukan dari Fakultas Ilmu Budaya adalah pelaksana akademik yang
dipimpin oleh Dekan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.
III. Tugas Pokok
Adapun Tugas pokokFakultas Ilmu Budaya adalah mengkoordinasi dan
atau/melaksanakan pendidikan Akademik dalam satu atau seperangkat cabang ilmu
pengetahuan, dan/atau kesenian tertentu.
IV. Fungsi
Adapun fungsi Fakultas Ilmu Budaya adalah:
a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan;
b. melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu dan/atau kesenian;
c. melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;
d. melaksanakan pembinaan sivitas akademika;
e. melaksanakan urusan tata usaha Fakultas;
V. Stuktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur
Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor
kepada siapa dan Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen
dalam mencapai tujuannya.Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar
Sesuai struktur organisasi pada fakultas ilmu budaya yang telah ditetapkan dekan dan
pembantu dekan memiliki fungsi dan tugas masing-masing sebagai berikut:
a. Fungsi
Dekan
1. Dekan adalah pimpinan utama di Fakultas bertugas dan bertanggung
jawab kepada Rektor, melaksanakan arahan serta kebijakan yang
ditetapkan oleh senat Fakultas dan pimpinan universitas.
2. Didalam menjalankan fungsinya, dekan mempunyai kewenangan
untuk menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur penyelenggaraan
pendidikan atas dasar keputusan senat Fakultas dan tidak bertentangan
dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
3. Dekan memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat serta membina tenaga kependidikan,
mahsiswa dan tenaga administrasi, termasuk membina hubungan ke
dalam dan luar fakultas.
Pembantu Dekan
1. Pembantu Dekan bidang akademik mewakili Dekan dalam memimpin
pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang selanjutnya disebut pembantu Dekan I.
2. Pembantu Dekan bidang administrasi umum dan keuangan mewakili Dekan
dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan dan administrasi
umum yang selanjutnya disebut pembantu Dekan II;
3. Pembantu Dekan bidang kemahasiswaan membantu Dekan dalam kegiatan di
bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya
Bagian Tata Usaha
Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi akademik,
umum dan perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan kemahasiswaan di fakultas.
1. Tata usaha adalah unit pelaksanaan teknis dan administrasi di
lingkungan Fakultas yang berada di bawah Dekan.
2. Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung
jawab langsung kepada Dekan.
3. Bagian tata usaha membawahi 4 (empat) sub bagian yaitu:
1) Sub bagian pendidikan
2) Sub bagian umum dan perlengkapan
3) Sub bagian keuangan dan kepegawaian
4) Sub bagian kemahasiswaan
1. Sub bagian pendidikan mempunyai tugas melakukan administrasi
pendidikan.
2. Sub bagian umum dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan
urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.
3. Sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai tugas
melakukan administrasi keuangan dan kepegawaian.
4. Sub bagian kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan
administrasi kemahasiswaan dan alumni.
b. Tugas
Dekan
1. Dekan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga
kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi
2. Dalam melaksanakan tugas, Dekan bertanggung jawab kepada Rektor.
Pembantu Dekan
1. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanI mempunyai fungsi menilik serta
mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi:
a. Perencanaan, pelaksanaan, pengembangan, pendidikan, dan pengajaran serta
penelitian;
b. Pembinaan tenaga pengajar dan tenaga peneliti;
c. Persiapan program pendidikan baru berbagai tingkat maupun bidang;
d. Penyusunan program bagi usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa;
e. Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama pendidikan dan penelitian dengan
fakultas di lingkungan universitas/institut;
f. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
g. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam setiap
usaha bidang pengabdian pada masyarakat.
2. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanII mempunyai fungsi mengawasi dan
memelihara ketertiban serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas
yang meliputi;
a. Pengolahan keuangan;
b. Pengurusan kepegawaian;
c. Pengolahan perlengkapan;
d. Pengurusan kerumahtanggaan dari pemeliharaan ketertiban;
e. Penyelenggaraan hubungan masyarakat;
f. Pengolahan data yang menyangkut bidang administrasi umum
dan keuangan.
3. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanIII mempunyai fungsi menilik dan
1. Pelaksanaan pembinaan mahasiswa oleh seluruh staf pengajar dalam
pengembangan sikap orientasi serta kegiatan mahasiswa antara lain dalam
seni budaya dan olahraga sebagai bagian pembinaan sivitas akademika
yang merupakan sebagian dari tugas pendidikan tinggi pada umumnya;
2. Pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha bimbingan dan
penyuluhan bagi mahasiswa;
3. Pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang sudah
diprogramkan oleh pembantu Dekan III;
4. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam
setiap usaha di bidang kemahasiswaan;
5. Penciptaan iklim pendidikan program pembiaan pemeliharaan kesatuan
dan persatuan bangsa berdasarkan pancasila dan UUD 1945;
6. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengabdian pada masyarakat dalam
rangka turut membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi
masyarakat dan pembangunan;
7. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan yang bersifat
ko-kurikuler.
Bagian Tata Usaha
1. Menyusun rencana dan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
rencana dan program kerja fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan, akademik, dan kemahasiswaan;
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan
kemahasiswaan;
4. Melaksanakan urusan surat-surat dan kearsipan;
5. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;
6. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi;
7. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan;
9. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;
10. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat;
11. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni:
12. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;
13. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;
14. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas;
15. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
1) Sub Bagian Pendidikan
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana dan program kerja bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
akademik;
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data pada bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
4. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian.
5. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
6. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian;
7. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencarian target kurikulum;
8. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;
9. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di
lingkungan fakultas;
10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat pada bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian masyarakat;
11. Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan;
4. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas;
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;
6. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;
7. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas;
8. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;
9. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan;
10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang ketatausahaan,
kerumahtanggaan, dan perlengkapan;
11. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan;
12. Menyusun laporan sub bagian.
3) Sub Bagian Keuangan Dan Kepegawaian 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
keuangan serta kepegawaian;
3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang keuangan serta
kepegawaian;
4. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, dan
pertanggung jawaban keuangan;
5. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;
6. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;
7. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan, dan kesejahteraan pegawai;
9. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;
10. Melakukan penyusunan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3), daftar
urut kepangkatan (DUK), kartu pegawai, (karpeg), kartu induk (karin), kartu
istri (karis), kartu suami(karsu), asuransi kesehatan (askes), tabungan asuransi
pegawai negeri (taspen), surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran
tunjangan keluarga (KP4) dan lembar pembayaran pajak pembangunan
(LP2P);
11. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian;
12. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;
13. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang keuangan dan
kepegawaian;
14. Menyusun laporan sub bagian.
4)Sub Bagian Kemahasiswaan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
kemahasiswaan dan alumni.
3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang
kemahasiswaan dan alumni;
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi;
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;
7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;
8. Melaukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;
10. Melakukan penyajian informasi pada bidang kemahasiswaan;
11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang kemahasiswaan;
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, hadi. 1997. Cara-cara pengolahan kearsipan yang praktis dan efisien. Jakarta: djambatan.
Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
---2002.Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta.
Hasugian, Joner. 2003.Pengantar Kearsipan. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan
---.1994.Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Moleong J. Lexy. 2002. Metodologi Penelitian Kualitaitif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya
Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.
Musyarofah, Siti. 2010. pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di smp dua mei ciputat, Jakarta: Program Studi Manajemen Pendidikan Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Ilmu Tarbiah Dan Keguruan Uin Syarif Hidayatullah Jakarta.
Nainggolan, Nurmei. 2004. Pelaksanaan Sistem Keasipan Pada Kantor Dinas Kesehatan Propisi Sumatra Utara Medan.Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
Nurmala, Ita. 2006. Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT.Pertamina Unit Pemasaran di Medan Propinsi Sumatra Utara. Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.
Oktavianto, Sigit. 2005. Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Sub Bagian Umum Dinas Pertanian Tanaman Pangan Propinsi Jawa Tengah.Semarang :Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Semarang
Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern.Bandung : Mandar Jaya
Sugiyono, 1998.Metode Penelitian. Bandung : Alfa Beta
---2009. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta.
Wijaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Rajawali Pers
Wijasa, Thomas, 2003. Tugas Sekertaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.Jakarta : Pradnya Paramita
Wursanto, Ig. 1989. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.
---,. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif
deskriptif. Menurut (Nazir, 2011:54) Metode deskriptif adalah suatu metode
dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu
sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Yang
memiliki tujuan untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara
sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan
antarfenomenayang diselidiki. Karena penelitian ini menggambarkan fakta-fakta
dan menjelaskan objek penelitian sesuai kenyataan sebagaimana adanya dan
mencoba menganalisa untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang
diperoleh.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara, yang berlokasi di Jl. Universitas No.19 Kampus
USU, Medan 20155.
3.3 Informan
Menurut (Arikunto, 2010:188), “Informan adalah orang yang memberikan
informasi. Dengan pengertian ini maka informan dapat dikatakan sama dengan
responden”.
Informan yang ditentukan dalam penelitian ini berjumlah 3(tiga) orang yaitu
terdiri dari kepala bagian tata usaha dan staf dibagian tata usaha Fakultas Ilmu
3.4 Teknik Sampling
Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif maka teknik yang digunakandalam
penarikan sample adalah purposive sampling ( sample bertujuan ).Dalam hal ini
peneliti memilih informan yang dianggap mengetahui masalahnya secara
mendalam dan dapat dipercaya sebagai sumber data.
Menurut (Lexy J. Moleong, 2002: 165) “Dalam teknik purposive sampling ini
terkandung maksud untuk menyaring sebanyak mungkin informasi dari berbagai
macam sumber data dan bangunannya”.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah:
1. Wawancara
Salah satu teknik pengumpulan data ialah dengan wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Menurut (Sugiono, 2009:194) “Wawancara adalah teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi”.
Selanjutnya (menurut Sugiono 2009:138), wawancara dibedakan menjadi
dua macam yaitu:
• Wawancara Tersruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik
pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah
mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh.
2. Observasi
Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode
observasi. Menurut (Arikunto, 2002:103) menyatakan bahwa “Observasi
adalah kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan
yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan.
Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memahami proses
terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya.
Observasi yang akan dilakukan adalah observasi terhadap informan, perilaku
informan selama wawancara, interaksi informan dengan peneliti dan hal-hal
yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap
hasil wawancara.
3.6 Jenis Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian adalah :
a) Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara
kepada kepala dan staf yang menangani dibidang kearsipan di bagian tata
usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara untuk mengetahui
informasi mengenai penataan kearsipan.
b) Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari jurnal,
buku, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan dengan
masalah penelitian.
3.7 Instrumen Penelitian
Ada beberapa jenis instrument yang dapat digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, menurut
(Sugiono,1998:84) yaitu:
Dalam mengumpulkan data-data penulis membutuhkan alat bantu atau
instrument penelitian. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan 2 alat bantu
yaitu:
1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara
yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini
disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga berdasarkan
teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
Perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan
peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga
perlu adanya perekam suara.
3.8. Analisis Data
Setelah pengumpulan data selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah
melakukan analisis data.Analisis data pada penelitian kualitatif yaitu dengan
menginterpretasikan hasil penelitian yang dipeoleh ditempat penelitian.Tahapan
yang dilakukan yaitu mengelompokkan data yang diperoleh dari wawancara.
Pengelompokkan bertujuan untuk mempermudah dalam menganalisis data
sehingga sesuai dengan tujuan penelitian. Langkah selanjutnya ialah dengan
menentukan hal-hal yang dianggap penting dan diambil kata kuncinya. Setelah
data diperoleh, peneliti melakukan analisis data dengan cara menginterpretasikan
data berdasarkan pengamatan peneliti di lapangan dan landasan teori yang ada.
Tahap akhir adalah tahap penarikan kesimpulan.
Dari analisis peneliti yang peneliti lakukan dibagian tata usaha FIB USU
usaha adalah sulitnya melakukan penemuan kembali arsip yang sewaktu-waktu
mereka inginkan. Kesulitan ini karena bagian tata usaha FIB USU belum
melakukan penataan arsip yang bisa cepat dengan mudah untuk penemuan
kembali arsip, berdasarkan pengamatan penataan arsip yang dimiliki masih
berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada
penataan dengan sistem lain. Selain hal tersebut kurangnya tenaga ahli yang
mengelola arsip tersebut.
3.9 Keabsahan Data
Dalam menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan teknik
trianggulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut
mengenai data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang.
Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:
Menggunakan berbagai sumber data primer dan data sekunder. Data
primer adalah hasil wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata,
sikap dan pemahaman dari informan yang diteliti sebagai dasar utama
untuk melakukan prensentasi. Data sekunder adalah berbagai sumber
tertulis yang memungkinkan untuk dimanfaatkan dalam penelitian ini dan
akan digunakan semaksimal mungkin demi mendorong keberhasilan
penelitian ini, diantaranya buku- buku literatur, internet, majalah atau
jurnal ilmiah, dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian ini.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data
yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai
terori yang telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji
terkumpulnya data tersebut
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, sesperti metode
wawancara dan metode observasi. Dalam penelitan ini, peneliti melakukan
metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Karakteristik informasi
Informan dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai bagian tata usaha FIB USU,
1 kepala bagian tata usaha dan 2 staf bagian tata usaha. Wawancara dilakukan melalui
pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui
perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancara.
Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1. Karakteristik Informan
No. Informan Jabatan Usia Pendidikan
1. I1 Kepala bagian 52 S2 Linguistik
2. I2 Staf 51 S1 Sarjana Pendidikan
3. I3 Staf 53 D3 pariwisata
Wawancara dengan 3 informan berlangsung secara informal, berdasarkan
pada pedoman wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya,
begitu juga dengan bahasan yang digunakan adalah bahasa informal.
4.2. Kategori
Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, peneliti melakukan
koding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil
dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya peneliti membaca kembali trankrip
wawancara serta melakukan coding untuk mendapatkan pokok permasalahan yang
diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa kategori yang berkaitan
dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU, yaitu:
1. penataan arsip dinamis aktif
2. langkah-langkah penataan
4. peralatan yang digunakan
5. perlindungan arsip
6. Pengorganisasian asip dinamis aktif
7. penyusutan arsip
8. kendala-kendala yang dihadapi dalam penataan
4.3. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Penataan arsip dinamis aktif merupakan kegiatan dalam kearsipan, karena tanpa ada
kegiatan penataan arsip dinamis aktif pada suatu instansi pemerintah maka penemuan
kembali arsip akan mengalami kesulitan. penataan arsip yang dilakukan dibagian tata
usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan jenis
arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut:
P: Bagaimanakah penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU?
I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan
jenis arsipnya yang langsung dimasukkan kedalam map arsip ataupun folder
yang ada di almari arsip maupun filing cabinet.
P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU?
I2:Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini
dimulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:
1. Surat yang masuk diperiksa dan ditujukan kepada siapa. Pada umumnya
FIB USU ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia.
2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat
masuk yang berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi
ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya. Format tabel
Tabel 4.2. Surat-Surat Masuk Nomor
Urut SURAT-SURAT MASUK
Hubungan dengan nomor agenda yg berikutnya
Si pengirim Nomor dan tanggal
Isi ringkas
Nomor urut diatas diisi dengan nomor urut surat yang masuk pada FIB
USU, untuk isi ringkas diisi dengan apa yang
tertera/permintaan/permasalahan pada surat masuk.
1. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada
pimpinan untuk diminta persetujuan balasan/kelanjutan. Jika surat disetujui
untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada
persetujuan balasan maka surat tersebut akan disimpan jadi arsip.
2. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya.
3. Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan.
Berikut adalah Format lembar disposisi pada bagian tata usaha FIB USU :
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?
I3:Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada bukuagenda
surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan kepada
pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara. Tabel surat keluar Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut:
Tabel 4.3. Surat-Surat Keluar
4.4. Peralatan Yang Diperlukan
Peralatan yang ada dibagian tata usaha FIB USU adalah komputer, almari
arsip, bulu ayam, filing cabinet, map biasa, map tebal, meja, kursi. Peralatan lain
yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda
surat masuk dan surat keluar. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:
P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata usaha FIB USU?
I3:Peralatan arsip yang dimiliki FIB USU antara lain adalah: komputer, almari arsip,
bulu ayam, filing cabinet, map order. Peralatan lain yang mendukung selama proses
penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar. Nomor
Urut SURAT-SURAT KELUAR
Hubungan dengan nomor
agenda yg berikutnya
KETERANGAN
Gambar 4.2. Filing Cabinet
Gambar 4.4. Almari Arsip
4.5. Langkah-Langkah Penataan
Pada bagian tata usaha FIB USU langkah-langkah yang dilakukan dalam
penataan arsip adalah dengan memisah-misah atau mengelompokkan arsip
berdasarkan jenis arsipnya. Pengelompokan arsip pada Bagian tata usaha FIB
USU berdasarkan jenis arsipnya.Arsip yang telah dikelompokkan berdasarkan
jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan.
Apabila terdapat arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula,
maka dapat dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder
berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip langsung
disimpan dialmari arsip. Sesuai sengan pernyataan informan sebagai berikut :
P: Bagaimana langkah-langkah penataan pada bagian tata usaha FIB USU?
I2:Langkah-langkah yang dilakukan dalam penataan arsipnya adalah sebagai berikut:
1. Memisah-misahkan arsip berdasarkan jenis arsipnya.
Memisah-misahkan arsip yang ada pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu
Budaya Unifersitas Sumatera Utara berdasarkan jenis arsipnya.
2. Memasukkan atau menyimpan arsip.
Arsip yang telah dipisah-pisahkan berdasarkan jenisnya kemudian
dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan. Apabila terdapat
arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula, maka dapat
dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder
berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip
langsung disimpan dialmari arsip.
4.6. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
P: Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif apakah penyimpanannya secara
sentralisasi atau desentralisasi?
I3: Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem
pada buku agenda. Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip
dibedakan tempatnya. Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip
yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.
P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada
FIB USU?
I2:Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU
pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder
penyimpanan arsip.
Dari pernyataan informan Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi
dan Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada FIB USU pegawai atau staf
mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip.
4.7. Perlindungan dan Pengorganisasian asip dinamis aktif
Usaha perlindungan arsip merupakan bagian dari kearsipan suatu organisasi
atau instansi tertentu. Usaha perlindungan arsip tersebut berupa pemeliharaan
dan pengamanan arsip. Perlindungan arsip bukan hanya perlindungan terhadap
berkasnya tetapi juga perlindungan terhadap informasi yang terkandung didalam
arsip itu sendiri. Perlindungan arsip yang ada dibagian tata usaha FIB USU
adalah membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah
melakukan penyemprotan atau fumigasi. Padahal penyemprotan perlu dilakukan
untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan
hewan sejenis lainnya.Perlindungan arsip ini dapat dilihat dari pertanyaan kepada
informan tersebut:
P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha FIB USU?
I2: Perlindungan arsip dinamis aktif pada FIB USU adalah membersihkan arsip dari
fumigasi. Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.
Sedangkan pengorganisasian arsip yang dilakukan dibagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah secara Desentralisasi.
Penyimpanaan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja
mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya masing-masing. Hal ini sesuai dengan
pernyataan informan berikut:
P: Bagaimanakah pengorganisasiaan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
FIB USU?
I1: pengorganisasian arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah
Secara Desentralisasi. Penyimpanaan arsip secara desentralisasi adalah dimana
setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya masing-masing
untuk keperluan organisasi.
4.8. Penyusutan
Arsip yang dimiliki FIB USU ini tidak selamanya memiliki nilai abadi untuk
kegiatan administrasinya, karena arsip ada waktunya tidak dipergunakan lagi.
Penyusutan arsip merupakan bagian dari penataan arsip, serta mempermudah
proses penemuan kembali arsip. Penyusutan arsip yang dilakukan di FIB USU
dapat diliat dari petanyaan informan sebagai tersebut:
P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha FIB USU?
I3: Bagian tata usaha FIB USU tidak pernah melakukan penyusutan arsip dinamis
akti karena bagian tat usaha FIB USU hanya menyimpan arsip dan apabila arsip
sudah tidak mempunyai nilai guna maka arsip tersebut dimusnahkan. Pemusnahan
yang di lakukan di FIB USUadalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan
arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas
kebersihan.
4.9. Kendala-kendala dalam penataan
Kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif FIB
USU adalah Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan,tidak adanya
tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan sebagai berikut:
P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif FIB USU?
I2: Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha FIB USUadalah :
1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan.
Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat
kurang yaitu hanya terdiri dari tiga orang.Jumlah itu jelas tidak seimbang
dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya
universitas sumatera utara.
2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan.
Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan
pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan data yang diperoleh dari Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai
berikut:
1. Penataan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara adalah penataan berdasarkan jenis arsip, memasukkan kedalam folder
dan kemudian dimasukkan ke filing kabinet atau ditata pada almari arsip.
2. Langkah-langkah penataan arsip yang dilakukan di FIB USU adalah
Memisah-misah atau mengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsipnya,
Arsip yang telah dikelompokkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan
kedalam folder atau odner yang telah disiapkan.
3. Pengorganisasian arsip yang dilakukan di FIB USU adalah secara
desentralisasi dimana setiap bagian mengelola arsipnya masing-masing untuk
keperluan organisasi.
4. Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif adalah kurannya
SDM yang menangani bidang kearsipan, tidak adanya tenaga khusus yang
menangani masalah kearsipan, kurangnya atensi dari pimpinan di bidang
kearsipan, sehingga kerja, para tenaga kearsipan kurang efektif dan efisien.
5.2. Saran
Dari hasil observasi data yang diperoleh dari Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara, maka penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Penataan arsip dinamis aktif diperlukan pegawai/tenaga ahli untuk
menanganinya, agar mudah dalam melakukan penemuan kembali arsip.
2. Perlindungan arsip perlu diperhatikan untuk memperlancar kegiatan
3. Perlu peningkatan kualitas SDM dengan cara mengikutsertakan pegawai yang
menangani arsip dalam bimbingan atau kursus.
4. Perlunya atensi dari pimpinan di bidang kearsipan, sehingga kerja, para tenaga
PEDOMAN WAWANCARA
1. Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
2. Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib
usu?
3. Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?
4. Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif apakah penyimpanannya
secara sentralisasi atau desentralisasi?
5. Bagaimanakah tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada
bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
6. Apa saja alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata
usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
7. Bagaimanakah sistem temu kembali arsip dinamis aktif pada bagian tata
usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
8. Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara ?
9. Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip
dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan di sebuah perguruan Tinggi atau
universitas tentu menghasilkan arsip, seiring berjalannya waktu tentu arsip yang
dihasilkan bertambah berkembang sehingga menjadikan arsip semakin beragam jenis
dan besar volumenya. Oleh karena itu, penting dilakukan penataan arsip dinamis aktif
yang sesuai dengan lembaga kearsipan universitas terkait.
Penataan arsip dinamis aktif memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh
para tokoh diantaranya adalah :
Menurut Hadi Abubakar, dalam buku (Oktavianto, 2005:11) “menata berkas
(filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan
yang telah dibuat”.
Menurut (Martono, 1992:21) Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan.
Dari definisi diatas maka dapat dikatakan bahwa penaaan arsip dinamis aktif
adalah menata, menyusun dan mengatur arsip yang sejenis serta menempatkan berkas
pada tempatnya.
Sedangkan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan dibagian tata usaha
fakultas ilmu budaya unifersitas sumatera utara adalah ditata masih berdasarkan jenis
arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan
sistem lain.
Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang
Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”. Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip :
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang
dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki
keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain
segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
• Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom
catatan.
• Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan
kajian masalah yang tersirat di dalam surat.
d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan
masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang
berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan
pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan
title yang telah ditentukan.
g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan,
kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang
atau berderet ke samping.
h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan
Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2003:68) Tahap-tahap penataan arsipnya adalah antara lain :
• Memisah-misahkan arsip (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan.
• Meneliti disposisi yaitu mengdakan penelitian, agar diketahui surat yang disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Jika belum pernah mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
• Memadukan (asembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan.
• Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip.
• Mengindeks yaitu menentukan inti dan isi surat dan menentukan perencanaan kembali arsip.
• Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tujuk silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip.
• Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.
• Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing
Sedangkan Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : “penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu diikuti”.Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.
Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 12) Sistem penataan arsip dapat digolongkan menjadi 5 sistem yang masing-masing adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal.Penyimpanan dengan sistem ini banyak digunakan di perpustakaan. 2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar.Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan padaperusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan. 2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas.
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan.Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
2.2. Peralatan dan Perlengkapan
kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan.
Menurut (Wursanto, 1991:32) alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan
dalam bidang kearsipan misalnya: map, folder, guide, filing cabinet, lemari, rak
dan rotary filing.
a. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) map dapat dibedakan
menjadi 4 macam yaitu:
1. Map biasa, disebut juga stopmap yang lebih lengkap disebut stopmap folio.
Karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat t arsip yang
paling luas ukuran folio (21x34 cm). gunanya untuk menyimpan sementara
warkat-warkat atau arsip.
2. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai
merekatnya.
Gambar 2.2. Stopmap Tali
3. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah
terlepas.
Gambar 2.3. Map Jepitan
4. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai
jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara
Gambar 2.4. Map Tebal
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam
file/filingcabinet.
Gambar 2.5. Folder
c. Guide
Gambar 2.6. Guide
d. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
e. Almari Arsip
Almari Arsip seperti almari biasa, terdiri dari susunan rak-rak. Dinamakan almari
arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.Oleh
karena itu almari yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip tidak dinamakan
almari arsip.
Gambar 2.8. Almari Arsip
f. Meja
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan
menulis atau untuk mengetik.
g. Kursi
Kursi merupakan salah satu prabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang
dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca,
menulis atau mengetik.
Gambar 2.10. Kursi
h. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat ditempatkan pada rak arsip.
i. Rak arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
Gambar 2.12. Rak Arsip
j. Rotary filing
Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
k. Cardex (card index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar
memanjang.
Gambar 2.14. Cardex (Card Index)
l. File Yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi
keterangan-keterangan, nama-nama, dan alamat-alamat yang ditempelkan pada
papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
m. Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor ialah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara
otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin ketik, mesin fotokopi,
mesin pengganda, komputer dan lain-lain.
1. Mesin Ketik
Mesin ketik atau Mesin tik adal
set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada
dokumen, biasanya
Gambar 2.16. Mesin Ketik
2. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi atau photo copying machine adalah mesin kantor yang
dipergunakan untuk menyalin warkat dengan cara pemotretan.
3. Mesin Pengganda
mesin pengganda atau mesin ganda disebut juga duplicating machine atau
duplication machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk
menggandakan atau untuk memperbanyak suatu warkat dalam jumlah yang
cukup banyak sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 2.18. Mesin Pengganda
4. Komputer
komputer adalah alat elektronis yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan aritmatika, maupun pengambilan kesimpulan untuk kemudian
menyajikannya dalam bentuk pengeluaran; telah banyak dipergunakan dalam
berbagai bidang pekerjaan.
Gambar 2.19. Komputer
n. Alat-Alat Tulis
Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah alat-alat yang berhubungan dengan
2.3. Langkah-Langkah Penataan
Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut
(Wursanto, 1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:
1. Memisah-misahkan arsip.
Memisah-misahkan atau segregating warkat merupakan pekerjaan
menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan warkat, dari warkat/surat
keluar dipisahkan dari warkat atau surat masuk. Kemudian warkat-warkat
dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam jartu
kendali.
2. Meneliti warkat yag akan disimpan.
Warkat-warkat yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan
penyimpanan perlu diadakan penelitian terlrbih dahulu kegiatan penelitian ini
meliputi:
1. Meneliti tanda disposisi
2. Meneliti indeks
3. Meneliti lampiran
3. Mengklasifikasi.
Warkat- warkar yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu
menurut permasalahannya untuk menentukan kelasnya (subjek-subjek)
berikut penentuan kodenya secara cermat.
4. Mengindeks.
Pengertian mengindeks hendaknya dibedakan dengan pengertian indeks dan
penyusunan indeks.
Pengertian indeks berarti menunjukan alat, yaitu alat untuk menunjukan,
mentukan keterangan, isi masalah (topik) Perihal suatu arsip atau kelompok
arsip.
Menyusun indeks ialah menempatkan indeks-indeks dalam suatu susunan atau
aturan yang sistematis dan logis dalam bentuk suatu daftar, baik berupa buku
ataupun berupa kartu-kartu seperti katalogus dalam perpustakaan.
Lembar tajuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam
bentuk formulir dalam ukuran kwarto.
Keterangan-keterangan yang terdapat pada formulir lembar tajuk silang (cross
reference sheet form), ialah: • Nomor surat
• Tanggal surat
• Tanggal terima surat • Caption (judul) • Hal
• Asal surat (dari mana dan dari siapa) 6. Menyusun arip-arsip yang akan disimpan.
Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan
disusun menurut sistem filing yang dipergunakan: misalnya, kalau
menggunakan sistem abjad menurut: • Nama tempat
• Nama daerah • Nama orang
Maka arsip-arsip tersebut sudah tersusun secara abjad nama daerah, tempat,
dan orang. Sehingga dapat mudah dalam hal penyusunan arsip.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk
disimpan.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya.
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk menyimpan arsip, minimal
• Guide
• Filing cabinet
• Almari arsip
• Berkas kotak (box file) • Rak arsip
• Rotary (car index)
• File yang dapat dilihat (visible reference record file)
2.4. Penemuan Kembali
Menurut (Hasugian, 2003:8) Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip
dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang
dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat
semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan
dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena
akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali,
juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan,
dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan
bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung
didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.Kegiatan penemuan kembali
merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan
kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip
ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering
mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan
mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor.
disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam
arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada
2(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna
diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah
sistem layanan tertutup.
2.5. Pengorganisasian Arsip Dinamis Aktif
Menurut (Martono,1992:74) Untuk keperluan pengorganisasin arsip dinamis aktif
ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan, yakni:
• Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi) • Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi) • Desentralisasi terkendali (diawasi)
a. Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan arsip dinamis aktif decara terpusat berarti bahwa semuah arsip
dinamis aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi
terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari siste ini antara lain:
• Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dkelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas
• Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau
bukan.
• Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
• Pelaksaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Seara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ke file inaktif.
b. Penyimpanan arsip secara desentral
Lawan dari sentralisasi adalah desentralisasi, dimana setiap unit kerja mengawasi
dan menyimpan arsip-arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan
diperoleh beberapa kerugian diantaranya adalah:
• Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan • Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien
• Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit-unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena
kegiatan ini dianggap kurang penting, sehingga mendapat prioritas
terakhir. Akibatnya arsip sering kali tidak terorganisir secara baik bahkan
cenderung kacau.
• Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertubuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Jika dilaksanakan penyusutan,
dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan
secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui
ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang
selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan
bahan bukti. Di pihak lain jika dilakukan pemindahan, arsip yang
dipindahkan dalam keadaan yang sama sekali tidak teratur, sehingga
memberi kesan pemindahan “sampah” ketempat lain. Dengan dimikian
tujuan penyusutan tetap tidak mencapai sasaran.
• Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan
