LAMPIRAN
A. HASIL TRASNKRIP WAWANCARA
1. Hasil wawancara informan I
Wawancara ini di ambil pada tanggal 12 juni 2014 pada pukul 09:07 wib bertempat
dikantor tata usaha fib usu. P adalah simbol dari penulis dan I adalah informan.
P: Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan
jenis arsipnya yang langsung dimasikkan kedalam map arsip ataupun folder yang
ada di almari arsip maupun filing cabinet.
2. Hasil wawancara tentang penataan arsip dinamis aktif yang di ajukan kepada petugas bagian tata usaha fakultas ilmu budaya usu.
P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib usu? I2: Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini di
mulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:
1. Surat yang masuk diperiksa dan ditunjukan kepada siapa. Pada umumnya
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini tidak pernah menerima
surat yang bersifat rahasia.
2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang
berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan
hubungan dengan nomor agenda berikutnya.
3. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan
untuk diminta persetujuan balasan/kelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas,
maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka
surat tersebut akan di simpan jadi arsip.
4. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya.
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan?
I3: Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada buku agenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan
kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
P:Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif bagaimanakah sistem penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi?
I2:Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang
dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis pada buku
agenda.Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan
tempatnya.Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta
mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.
P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I3: Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun
pada folder penyimpanan arsip.
P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata usaha fib usu?
I2: Peralatan arsip yang dimiliki Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order.
Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi,
P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata usaha fib usu?
I3: Perlindungan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah belum sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab II. Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini hanya membersihkan arsip dari debu
dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi.Padahal
penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus,
kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.
P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha fib usu?
I2: Proses penyusutan arsip yang dilakukan di fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara adalah dengan memindahkan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Pemindahan arsip
aktif menjadi inaktif dilakukan agar arsip aktif tidak terganggu oleh arsip
inaktif.Arsip yang telah dipisah dibuat folder masing-masing untuk menjaga dan
memelihara arsip itu. Pemusnahan yang di lakukan di Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan
cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka
arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas
kebersihan. Pemusnahan arsip berupa penyingkiran ke gudang dilakukan setelah 10
tahun yang sebelumnya ada persetujuan dari pimpinan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib usu?
I3: Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan.
Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat
dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya
universitas sumatera utara.
2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan.
Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan
pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga
B. FAKULTAS ILMU BUDAYA
1. Sejarah Singkat
Berdirinya Fakultas Sastra diawali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri
Perguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor: 190/1965 terhitung mulai 25 Agustus
1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan
Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang. Kemudian pada
awal tahun 1966, Fakultas Sastra memperoleh gedung sendiri yang terletak
dibahagian depan Sekolah TK Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil.
Setahun kemudian Fakultas Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof.
Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk
perkuliahan karena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan
dua ruang untuk administrasi.Pada tahun 1966 Jurusan Sastra Inggris dibuka dengan
jumlah mahasiswa 50 orang.Tahun 1967 Fakultas Sastra dipindahkan ke gedung
Pancasila (sekarang Gedung Pendopo USU), luasnya sudah memenuhi syarat tetapi
ada kendala mengenai air dan lampu yang tidak memadai.Pada tahun 1968 di buka
jurusan Sejarah tetapi belum ada kegiatan karena mahasiswanya belum ada dan pada
tahun 1970 adalah tahun pertama menerima mahasiswa.Tahun 1972 Fakultas Sastra
memperoleh tiga unit Gedung permanen.Tahun 1979 dibuka Jurusan Sastra Daerah
untuk Sastra Batak. Pada tahun ini juga dibuka Jurusan Etnomusikologi satu-satunya
yang ada di Indonesia sampai tahun 1989, Selanjutnya pada tahun 1980 dibuka
Program Studi S1 Bahasa Arab, Jurusan Antropologi, dan Jurusan Ilmu Perpustakaan,
namun pada tahun 1983 Jurusan Ilmu Perpustakaan ditutup dan sebagai gantinya
dibuka Program Studi D3 Perpustakaan. Sedangkan Jurusan Antropologi dipindahkan
ke FISIP USU sesuai dengan SK Rektor USU No. 163/PTO5/SK/0/86 tanggal 4 Mei
1986.
Perkembangan Fakultas Sastra USU telah banyak diketahui oleh masyarakat kota
maupun sampai ke daerah yang berwawasan bahasa dan sastra secara keseluruhan di
Pada tanggal 30 Januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) yang
diketuai oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah
menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas
Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) tersebut
kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara.
Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan diterbitkan Surat Keputusan perubahan
namanya oleh Rektor USU (Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM),
Sp.A(K) pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No. 981/H5.1.R/SK/PRS/2011 untuk
selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya.
Visi :
Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara maju sebagai
pusat pendidikan, penelitian dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang
ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi.
Misi :
1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berorientasi pada
manajemen organisasi modern.
2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara
optimal.
3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat.
4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepentingan Fakultas Ilmu
Budaya sebagai lembaga pendidikan
5. Meningkatkan kreatifitas dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada
II. Kedudukan
Adapun kedudukan dari Fakultas Ilmu Budaya adalah pelaksana akademik yang
dipimpin oleh Dekan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.
III. Tugas Pokok
Adapun Tugas pokokFakultas Ilmu Budaya adalah mengkoordinasi dan
atau/melaksanakan pendidikan Akademik dalam satu atau seperangkat cabang ilmu
pengetahuan, dan/atau kesenian tertentu.
IV. Fungsi
Adapun fungsi Fakultas Ilmu Budaya adalah:
a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan;
b. melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu dan/atau kesenian;
c. melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;
d. melaksanakan pembinaan sivitas akademika;
e. melaksanakan urusan tata usaha Fakultas;
V. Stuktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur
Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor
kepada siapa dan Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen
dalam mencapai tujuannya.Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar
Sesuai struktur organisasi pada fakultas ilmu budaya yang telah ditetapkan dekan dan
pembantu dekan memiliki fungsi dan tugas masing-masing sebagai berikut:
a. Fungsi
Dekan
1. Dekan adalah pimpinan utama di Fakultas bertugas dan bertanggung
jawab kepada Rektor, melaksanakan arahan serta kebijakan yang
ditetapkan oleh senat Fakultas dan pimpinan universitas.
2. Didalam menjalankan fungsinya, dekan mempunyai kewenangan
untuk menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur penyelenggaraan
pendidikan atas dasar keputusan senat Fakultas dan tidak bertentangan
dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
3. Dekan memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat serta membina tenaga kependidikan,
mahsiswa dan tenaga administrasi, termasuk membina hubungan ke
dalam dan luar fakultas.
Pembantu Dekan
1. Pembantu Dekan bidang akademik mewakili Dekan dalam memimpin
pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang selanjutnya disebut pembantu Dekan I.
2. Pembantu Dekan bidang administrasi umum dan keuangan mewakili Dekan
dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan dan administrasi
umum yang selanjutnya disebut pembantu Dekan II;
3. Pembantu Dekan bidang kemahasiswaan membantu Dekan dalam kegiatan di
bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya
Bagian Tata Usaha
Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi akademik,
umum dan perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan kemahasiswaan di fakultas.
1. Tata usaha adalah unit pelaksanaan teknis dan administrasi di
lingkungan Fakultas yang berada di bawah Dekan.
2. Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung
jawab langsung kepada Dekan.
3. Bagian tata usaha membawahi 4 (empat) sub bagian yaitu:
1) Sub bagian pendidikan
2) Sub bagian umum dan perlengkapan
3) Sub bagian keuangan dan kepegawaian
4) Sub bagian kemahasiswaan
1. Sub bagian pendidikan mempunyai tugas melakukan administrasi
pendidikan.
2. Sub bagian umum dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan
urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.
3. Sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai tugas
melakukan administrasi keuangan dan kepegawaian.
4. Sub bagian kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan
administrasi kemahasiswaan dan alumni.
b. Tugas
Dekan
1. Dekan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga
2. Dalam melaksanakan tugas, Dekan bertanggung jawab kepada Rektor.
Pembantu Dekan
1. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanI mempunyai fungsi menilik serta
mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi:
a. Perencanaan, pelaksanaan, pengembangan, pendidikan, dan pengajaran serta
penelitian;
b. Pembinaan tenaga pengajar dan tenaga peneliti;
c. Persiapan program pendidikan baru berbagai tingkat maupun bidang;
d. Penyusunan program bagi usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa;
e. Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama pendidikan dan penelitian dengan
fakultas di lingkungan universitas/institut;
f. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
g. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam setiap
usaha bidang pengabdian pada masyarakat.
2. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanII mempunyai fungsi mengawasi dan
memelihara ketertiban serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas
yang meliputi;
a. Pengolahan keuangan;
b. Pengurusan kepegawaian;
c. Pengolahan perlengkapan;
d. Pengurusan kerumahtanggaan dari pemeliharaan ketertiban;
e. Penyelenggaraan hubungan masyarakat;
f. Pengolahan data yang menyangkut bidang administrasi umum
dan keuangan.
3. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanIII mempunyai fungsi menilik dan
1. Pelaksanaan pembinaan mahasiswa oleh seluruh staf pengajar dalam
pengembangan sikap orientasi serta kegiatan mahasiswa antara lain dalam
seni budaya dan olahraga sebagai bagian pembinaan sivitas akademika
yang merupakan sebagian dari tugas pendidikan tinggi pada umumnya;
2. Pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha bimbingan dan
penyuluhan bagi mahasiswa;
3. Pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang sudah
diprogramkan oleh pembantu Dekan III;
4. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitas/institut dalam
setiap usaha di bidang kemahasiswaan;
5. Penciptaan iklim pendidikan program pembiaan pemeliharaan kesatuan
dan persatuan bangsa berdasarkan pancasila dan UUD 1945;
6. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengabdian pada masyarakat dalam
rangka turut membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi
masyarakat dan pembangunan;
7. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan yang bersifat
ko-kurikuler.
Bagian Tata Usaha
1. Menyusun rencana dan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
rencana dan program kerja fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan, akademik, dan kemahasiswaan;
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan
kemahasiswaan;
4. Melaksanakan urusan surat-surat dan kearsipan;
5. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;
6. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi;
9. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;
10. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat;
11. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni:
12. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;
13. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;
14. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas;
15. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
1) Sub Bagian Pendidikan
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana dan program kerja bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
akademik;
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data pada bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
4. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian.
5. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
6. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian;
7. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencarian target kurikulum;
8. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;
9. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di
lingkungan fakultas;
10.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat pada bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian masyarakat;
11.Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
2) Sub Bagian Umum Dan Perlengkapan
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan;
4. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas;
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;
6. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;
7. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas;
8. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;
9. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan;
10.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang ketatausahaan,
kerumahtanggaan, dan perlengkapan;
11.Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan;
12.Menyusun laporan sub bagian.
3) Sub Bagian Keuangan Dan Kepegawaian
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
keuangan serta kepegawaian;
3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang keuangan serta
kepegawaian;
4. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, dan
pertanggung jawaban keuangan;
5. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;
6. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;
9. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;
10.Melakukan penyusunan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3), daftar
urut kepangkatan (DUK), kartu pegawai, (karpeg), kartu induk (karin), kartu
istri (karis), kartu suami(karsu), asuransi kesehatan (askes), tabungan asuransi
pegawai negeri (taspen), surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran
tunjangan keluarga (KP4) dan lembar pembayaran pajak pembangunan
(LP2P);
11.Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian;
12.Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;
13.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang keuangan dan
kepegawaian;
14.Menyusun laporan sub bagian.
4)Sub Bagian Kemahasiswaan
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang
kemahasiswaan dan alumni.
3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang
kemahasiswaan dan alumni;
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi;
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;
7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;
8. Melaukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;
10.Melakukan penyajian informasi pada bidang kemahasiswaan;
11.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang kemahasiswaan;
