TUGAS AKHIR
PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN
AKADEMIK DI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
IQMAL RAMADHANSYAH 112103053
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
NAMA : IQMAL RAMADHANSYAH
NIM : 112103053
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM
MENIGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal :Januari 2015 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal :Januari2015 Dekan
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : IQMAL RAMADHANSYAH
NIM : 112103053
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM MENIGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Januari 2015 Menyetujui Pembimbing
NIP.19620513 199203 2 001
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SubhanahuWa
Ta’ala yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang
direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi besar
Muhammad Sholallahu ‘Alaihi Wa sallam, yang telah membawa risalah-Nya
untuk menuntun ummat manusia ke jalan yang benar. Semoga kita semua
memperoleh syafa’atnya di akhirat kelak.Amin.
Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah
satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan
tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “PERANAN
BUDAYA ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KUALITAS
PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak, baik itu berupa saran maupun bimbingan. Melalui lembaran ini
penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac,Ak, CA selaku Dekan Fakultas
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing penulis
yang telah bersedia meluangkan waktunya dalam memberikan masukan,
saran dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak/Ibu staff pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi, panutan dan hormati dalam
kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing
penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna
dan saleha, buat orang tua penulis ayah tersayang Syaiful Bahri, dan Ibu
tersayang Alm. Hj. Erta Hefrida. Kasih sayang yang diberikan kepada
penulis, kasih ayah dan ibu tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah
yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan
kepada penulis. Amin.
8. Kepada abang penulis Iqbal Hefrizal dan adik penulis Ikhwan Fauzy, terima
9. Spesial buat Latifah Zuhrina Simbolon. terima kasih untuk semua bantuan,
dukungan, perhatian, semangat, motivasi, serta kasih sayangnya selama ini.
10. Buat teman-teman terbaik penulis di kampus ,Tarmizi, Udin, Amel, Syarif,
Putra, Aulia. Terima kasih atas dukungan dan perhatiannya selama ini.
11. Buat kakak-kakak senior dan semua alumni-alumni HIDEAKI, penulis sangat
berterima kasih karena telah memberikan pengalaman seru di kampus dan
membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini dengan lancar.
12. Buat teman-teman penulis selama masa magang berlangsung: Indah, Ida, dan
Efry. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungan yang diberikan.Dan
untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis
minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama
semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian didalam
memori, dan penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan
jauh dari kesempurnaan.Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat kepada seluruh pembaca.Semoga kiranya Allah selalu memberikan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua.Amin.
Medan, Januari 2015
Penulis,
DAFTAR ISI
D. Kinerja Kegiatan Terkini Bagian Pendidikan ... 16
E. Rencana Kegiatan FEB USU ... 17
BAB III PEMBAHASAN ... 18
A. Pengertian dan Fungsi Budaya Organisasi ... 18
B. Kualitas Pelayanan ... 20
C. Lembaga Pendidikan Akademik ... 22
D. Peranan Budaya dan Bentuk Pelayanan di Bagian Pendidikan FEB USU ... 25
E. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan ... 29
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37
A. Kesimpulan ... 37
B. Saran ... 38
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Globalisasi telah memicu peningkatan kesadaran secara global di semua
sektor kehidupan masyrakat dunia yang wujudnya dalam bentuk pergeseran cara
berfikir dan bertindak sehingga mempengaruhi semua dinamika sektor dan
perilaku kehidupan masyarakat. Salah satu pergeseran berfikir tersebut adalah
tuntutan bagaimana menyediakan pelayanan bermutu tinggi sesuai dengan
nilai-nilai dan kebutuhan masyarakat bangsa, yang saat ini kemudian menjadi tema
sentral paradigma baru dari pelayanan.Agar dapat membentuk pelayanan yang
bermutu tinggi tersebut, maka organisasi harus mempunyai budaya kerja yang
baik.
Kotler dan Tjiptono (2005:116) mengemukakan bahwa pelayanan adalah
perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada
dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud). Kesediaan memberi haruslah
muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari
pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam
melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya
dan orang lain.
Armstrong (2009:95) mendefinisikan budaya organisasi sebagai sistem makna
bersama yang dianut oleh anggota-anggotanya untuk membedakan organisasi itu
dengan organisasi lainnya. Schein (2004:213) menjelaskan unsur-unsur budaya
2
istiadat, perilaku/kebiasaan (norma) masyarakat, asumsi dasar, sistem nilai,
pembelajaran/pewarisan dan masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal.
Pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa fakultas ekonomi dan bisnis
universitas sumatera utara (FEB USU) pastinya berbeda-beda dari setiap
pegawainya. Hal ini didasari atas individu-individu, yang ada di bagian akademik
tersebut memiliki sikap, nilai-nilai, norma-norma perilaku dan harapan-harapan
yang berbeda-beda terhadap apa yang dapat diberikan oleh FEB USU. Maka dari
itu budaya yang ada di bagian akademik harus bisa disesuaikan dengan visi atau
misi tentang pelayanan yang baik kepada mahasiswanya itu sendiri.
Pelayanan mempunyai peranan yang sangat penting untuk mendukung FEB
USU dalam mencapai tujuannya.FEB USU memiliki beberapa sub-sub bagian
kerja, salah satunya adalah bagian Pendidikan akademik. Bagian ini dikhususkan
untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa seperti pengurusan surat mata
kuliah, nilai, pengambilan ijazah, melegalisir berkas mahasiswa, pengambilan
KRS (Kartu Rencana Studi) dan KHS (Kartu Hasil Studi), mengurus KRS hilang,
serta mengurus kesiapan untuk mendaftar wisuda, dan lain-lain. Tetapi dalam hal
pelaksanaannya, sistem pelayanan yang baik belum sesuai dengan apa yang
diharapkan mahasiswa, terhadap pelayanan yang saat ini diberikan oleh para
pegawai. Oleh karena itu pegawai dibagian akademik harus merubah sikapnya
terhadap pelayanan kepada mahasiswa agar lebih baik lagi.
Budaya organisasi sangat berperan dalam mendukung organisasi. Khususnya
pada bagian akademik FEB USU. Bagian ini terdapat berbagai macam unsur
pegawai/karyawan. Terlambat hadir pegawai juga membuat mahasiswa sulit
menerima informasi tentang akademik.Sedikitnya ada perilaku para pegawai yang
bersifat malas, sehingga pekerjaan ditunda begitu saja.Semua ini adalah sebagian
kecil dari unsur budaya organisasi pada bagian akademik yaitu unsur
kebiasaan.Dibalik kurang baiknya pegawai dalam melayani mahasiswa, ternyata
masih ada beberapa pegawai yang sangat baik dalam melayanani mahasiswa
untuk mengurus berkas akademisnya.Maka dari itu pola pikir pegawai harus
berubah sehingga unsur kebiasaan dan perilaku tersebut tidak terpengaruh kepada
pegawai lainnya.Adanya pelayanan yang kurang maksimal dari petugas yang
akhirnya dapat mengakibatkan adanya pandangan yang negatif dari pelayanan
bagian pendidikan akademik yaitu diawali dengan fungsi organisasi dan
lemahnya pemahaman fungsionaris terhadap aturan organisasi.
Di bagian akademik juga masih terdapat beberapa kelemahan seperti
seharusnya bagian pendidikan akademik memiliki fasilitas yang lebih
dibandingkan dengan bagian lain misalnya dalam hal penyediaan alat-alat kantor
yang memadai dan seharusnya bagian pendidikan akademik juga dilengkapi
dengan ruang tunggu mahasiswa yang cukup memadai dibandingkan dengan
sub-sub kerja bagian lain di FEB USU.
Oleh karena, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai pelayanan
mahasiswa pada bagian akademik, sehingga penulis tertarik melakukan observasi
mengenai “Peranan Budaya Organisasi Dalam Meningkatkan Pelayanan
Mahasiswa pada Bagian Akademik di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
4
B. Perumusan Masalah
Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “Bagaimana
peranan budaya organisasi dalam meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
pada FEB USU sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui bagaimana peranan budaya organisasi dalam
meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa yang diterapkan oleh FEB USU.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
penulis adalah :
1. Bagi Penulis
Untuk melatih dalam berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan
pengetahuan di bidang budaya organisasi dalam mengembangkan pelayanan
2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang
pelaksanaan sistem pelayanan bagi mahasiswa guna peningkatan kualitas
pelayanan di masa datang.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
4. Bagi Peneliti Lanjutan
Sebagai bahan pertimbangan bagi yang ingin meneliti mengenai penelitian
yang sama yaitu, Peranan Budaya Organisasi Dalam Meningkatkan Kualitas
Pelayanan Mahasiswa pada Bagian Pendidikan Akademik di Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atau pelaksanaan sistem
pelayanan ditempat yang sama, yaitu pada Universitas Sumatera Utara
sehingga diharapkan menghasilkan penelitian yang lebih sempurna dan teruji.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang
diperlukan untuk dapat mengatur waktu dengan baik, supaya penulisan
Tugas Akhir ini diselesaikan tepat waktu dengan baik. Riset ini dilakukan
oleh penulis pada bulan Novembersampai denganDesember 2014 di
Bagian Pendidikan Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Jl. T. M.
Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat
6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penelitian
No Kegiatan November
Minggu
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2014)
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, membahas latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan, manfaat penelitian serta sisematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi
dan Job Description, jenis kegiatan dan kinerja usaha terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis.
Penelitian tersebut dilakukan pada Kantor Bagian Pendidikan
Utara.Berkaitan dengan peranan budaya organisasi dalam
meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa pada bagian
pendidikan akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti
dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang
membangun bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
FEB USU didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota
Kuraja (Banda Aceh). Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu
berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Selanjutnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No
0535/0/1/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program pendidikan
Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan,
Departemen Manajemen, Departemen Akuntansi. Sedangkan program
Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, dan Jurusan
Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
pada tahun 2014, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara resmi
berubah nama menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi
salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis termuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
10
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan
maupun perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pekat dan pengabdian/pelayanan
masyarakat dan pembinaan civitas akademik.FEB USU merupakan sebuah
instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan
menghasilkan laba bagi perusahaan.
FEB USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan
berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu
dengan Tri Dharma Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian
dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari FEB USU adalah lulusan
yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan
nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi sebelumnya.Wadah tersebut disusun
dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan,
sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama
dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu
instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan,
maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan
tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.
12
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (tahun 2014) Gambar 2.1.Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Ketua dan Sekretaris Departemen
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program
Studi Inter Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang Fakultas
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua Lab/Studio/Bengkel
Rektor : Prof. Dr. Syahril Pasaribu, DTMH, M.Sc, CTM, SpA (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
Sekretaris Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
2. Pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, SE, M.Si
3. Dewan Pertimbangan FEB USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
14
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Syaad Afifudin, SE, M.Ec
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg Sirojuzilam, SE
Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
4. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua Prodi S1 Ekonomi Pembangunan: Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC,
Ph.D
Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi S1 Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Sekretaris Prodi : Dra. Friska Sipayung, M.
Ketua Prodi D3 Keuangan : Dr. Yenni Absah, SE, M.Si
Sekretaris Prodi : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Ketua Prodi D3 Kesekretariatan : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Ketua Prodi S1 Akuntansi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak
Ketua Prodi D3 Akuntansi : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris Prodi : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
5. Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Kasub. Keuangan & Umum : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
6. Lembaga-lembaga Penunjang
Pengarah : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak
7. Bagian Perpustakaan
16
D. Kinerja Kegiatan Terkini Pendidikan Akademik
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan
perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada FEB USU, fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja yang tinggi dan disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong dalam mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat.Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
penyelenggaraan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang ekonomi yang bermanfaat
bagi universitas.
Untuk mencapai kinerja pada bagian Pendidikan Akademik FEB USU menyusun
beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih
baik.
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi,
Jadwal kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester dan Jadwal Ujian Semester yang telah
terprogram.
4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan
kegiatan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
5. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus
lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
E. Rencana Kegiatan Pendidikan Akademik
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain
sebagai berikut :
1. Penerimaan mahasiswa baru
2. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
3. Perkuliahan semester genap/ganjil
4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Budaya Organisasi dan Fungsi Budaya Organisasi
1. Pengertian Budaya Organisasi
Budaya telah menjadi konsep penting dalam memahami masyarakat dan kelompok
manusia untuk waktu yang panjang. Budaya dalam arti anthropologi dan sejarah
adalah inti dari kelompok dan masyarakat yang berbeda mengenai cara pandang
anggotanya yang saling berinteraksi dengan orang luar serta bagaimana mereka
menyelesaikan apa yang dilakukannya (Rivai, 2008:81).
Menurut definisi, budaya itu sukar dipahami, tidak berwujud, implicit dan
dianggap sudah semestinya atau baku. Budaya sebagai suatu pola asumsi dasar yang
dimiliki bersama yang didapat oleh kelompok ketika memecahkan masalah
penyesuaian eksternal dan integrasi internal yang telah berhasil dengan cukup baik
untuk dianggap sah dan oleh karena itu diharapkan untuk diajarkan kepada anggota
baru sebagai cara yang tepat untuk menerima, berpikir dan merasa berhubungan
dengan masalah tersebut (Rivai, 2008:93).
Budaya organisasi merupakan sistem penyebaran kepercayaan dan nilai-nilai yang
berkembang dalam suatu organisasi dan mengarahkan perilaku
anggota-anggotanya.Budaya organisasi dapat menjadi instrumen keunggulan kompetitif yang
utama, yaitu bila budaya organisasi mendukung strategi organisasi. Robbins
(2006:147) mendefinisikan budaya organisasi sebagai suatu sistem makna bersama
yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi tersebut dengan
organisasi lain. Schein (2004:214) mendefinisikan budaya organisasi sebagai pola
lingkungan eksternal, dan berintegrasi dengan lingkungan internal.
Kenneth, (2007:55) mendefinisikan budaya organisasi sebagai pola kepercayaan,
nilai-nilai, dan cara yang dipelajari menghadapi pengalaman yang telah dikembangkan
sepanjang sejarah organisasi yang memanifestasi dalam pengaturan material dan
perilaku organisasi. Berdasarkan beberapa definisi budaya organisasi di atas maka
dapat disimpulkan bahwa budaya organisasi merupakan norma-norma, nilai, asumsi,
kepercayaan, kebiasaan yang dibuat dalam suatu organisasi dan disetujui oleh semua
anggota organisasi sebagai pedoman atau acuan dalam organisasi dalam melakukan
aktivitasnya baik yang diperuntukkan bagi karyawan maupun untuk kepentingan orang
lain.
2. Fungsi Budaya Organisasi (Perusahaan)
Budaya melakukan sejumlah fungsi di dalam sebuah organisasi, yaitu meliputi
:
1. Budaya mempunyai suatu peran menetapkan tapal batas, artinya budaya
menciptakan perbedaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi yang
lain.
2. Budaya memberikan identitas bagi anggota organisasi. Artinya setiap anggota
organisasi mempunyai sikap dan kepribadian serta watak tersendiri sesuai
dengan ruang lingkup organisasinya masing-masing.
3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen yang lebih luas dan pada
kepentingan individu. Artinya dengan budaya organisasi para individu
mempunyai kesempatan dalam mengoptimalkan kapasitas dan pemikirannya
20
4. Budaya meningkatkan kemantapan sistem sosial. Artinya suatu system social
akan sangat dipengaruhi oleh budaya yang berlaku.
5. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan
membentuk sikap serta perilaku karyawan. Artinya perilaku karyawan sangat
dipengaruhi oleh budaya organisasi di mana ia berada. (Rivai, 2008:88).
B. Kualitas Pelayanan
Lukman (2004:71) bahwa: “kualitas pelayanan adalah pelayanan yang
diberikan kepada pelanggan sesuai dengan standar pelayanan yang telah dibakukan
sebagai pedoman dalam memberikan layanan.
Adapun pendapat Pasuraman (dalam Tjiptono, 2005:145) mengemukakan lima prinsip
pelayanan publik agar kualitas pelayanan dapat dicapai, yaitu:
1. Bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, perlengkapan pegawai dan
sarana komunikasi.
2. Keandalan (reliability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang
dijanjikan dengan segera, akurat, dan memuaskan.
3. Daya tanggap (resposiveness), yaitu keinginan para staff untuk membantu para
pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap.
4. Jaminan (assurance), mencakup pengetahuan, kemampuan, kesopanan, dan
dapat dipercaya yang dimiliki para staff, bebas dari bahaya, resiko atau
keragu-raguan.
5. Empati (empaty), meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan komunikasi
reliability, tangibles, resposiveness, assurance, empaty, dan confidence.Komponen
tersebut merupakan satu kesatuan yang terintegrasi, artinya pelayanan menjadi tidak
sempurna bila ada komponen yang kurang. Kualitas jasa atau layanan yang baik akan
dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat, dan dapat dilihat bahwa kepuasan
pelangganlah yang harus diprioritaskan bukan keinginan penyedia jasa (pemerintah).
Untuk memberikan pelayanan publik yang baik atau memberikan pelayanan
publik yang berkualitas tinggi, aparatur pemerintah harus memiliki tiga aspek yang
diuraikan oleh (Supriatna, 2005:52) adalah:
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi selaku abdi negara dan abdi masyarakat.
b. Responsif terhadap masalah yang dihadapi masyarakat khususnya yang
membutuhkan pelayanan masyarakat dalam arti luas.
c. Komitmen dan konsisten terhadap nilai standar dan moralitas dalam
menjalankan kekuasaan pemerintah.
Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak
kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara
konsumen dengan pegawai atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan
pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan
konsumen/pelanggan (Ratminto, 2006:24). Empati dan peduli yang diberikan oleh
petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan bentuk merendahkan diri
melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang (pemberi
22
C. Lembaga Pendidikan Akademik
Lembaga pendidikan merupakan suatu lembaga yang memiliki peran dalam
melaksanakan proses pendidikan. Lembaga pendidikan itu berupa lembaga pendidikan
formal maupun non formal.Baik formal maupun non formal tetaplah lembaga tersebut
punya peran yang sangat penting dalam membentuk insan yang berkualitas secara
ilmu dan akhlak.Oleh karena itu, lembaga pendidikan pada awal didirikan sudah
diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan kepribadian
mahasiswa.Lembaga pendidikan merupakan bagian yang tipikal (sangat pening), yang
mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan misi Universitas. Oleh
karena itu, manfaat lembaga pendidikan (Sukirman, 2004 : 70) adalah :
1. Melatih kemampuan akademis.
2. Memperkuat mental, dan fisik.
3. Memperkuat tanggung jawab.
4. Melatih berkomunikasi dan menyatakan pendapat didepan umum.
5. Mengembangkan skill yang sudah ada sebelumnya.
6. Melatih disiplin.
7. Menambah wawasan.
8. Meningkatkan rasa kepedulian dan kepekaan pada masyarakat dan lingkungan
mahasiswa.
9. Mengembangkan kecerdasan pikiran dan ilmu pengetahuan secara global.
10. Membina kemampuan kritis, produktif, kreatif, inovatif.
Lembaga pendidikan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan bidang
akademis, kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa,
sebenarnya mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan
lembaga Pendidikan saat ini, dapat dikategorikan dalam 4 (empat) bagian yaitu :
a. Organisasi
Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai
berikut :
1) Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga pendidikan
terhadap aturan-aturan organisasi.
2) Aturan-aturan lembaga pendidikan sebagai norma-norma yang mengatur
lembaga pendidikan terdapat banyak kelemahan didalamnya.
3) Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga pendidikan kurang
menjawab tuntutan reformasi.
4) Pada saat ini, lembaga pendidikan cenderung berorientasi dalam
melaksanakan program maupun kegiatan, daripada melakukan fungsi/
tugas-tugas lain yang seharusnya juga merupakan tugas-tugas lembaga pendidikan.
5) Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga
pendidikan.
6) Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga
pendidikan dalam melakasanakan program maupun kegiatannya.
b. Program
Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut
:
1) Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, lembaga
pendidikan atau fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi
24
2) Lembaga pendidikan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas
penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang
program-program terdahulu.
3) Lembaga pendidikan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai
keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.
4) Program lembaga pendidikan cenderung tidak simultan dengan program
Universitas maupun fakultas.
c. Anggaran
Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam melihat konteks anggaran yang ada
didalam lembaga pendidikan yaitu :
1) Minimnya anggaran lembaga pendidikan.
2) Lembaga pendidikan belum independen dalam mengelola anggarannya.
d. Advokasi
Salah satu tugas lembaga pendidika dalam melayani mahasiswa adalah melakukan
pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik maupun non
akademik.Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh lembaga
pendidikan. Paling tidak ada 4 (empat) hal yang menjadi persoalan dalam lembaga
pendidikan yaitu :
1) Lembaga pendidikan kurang memahami peran pembelaan yang harus
dilaksanakan.
2) Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga pendidikan.
3) Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga
pendidikan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.
4) Kurangnya wadah lembaga pendidikan dalam memebrikan informasi kepada
hanya keempat hal diatas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga
pendidikan.Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh
lembaga pendidikan saat ini. Lembaga pendidikan pada saat ini, dihadapkan pada
persoalan-persoalan lain seperti: krisis kepercayaan oleh mahasiswa terhadap lembaga
pendidikan, dan model struktur yang tidak akomodatif.
D. Peranan Budaya Organisasi dan Bentuk Pelayanan Kepada Mahasiswa pada Bagian Pendidikan Akademik FEB USU
Budaya sangat mempengaruhi kinerja pegawai FEB USU. Terdapat beberapa
unsur budaya organisasi yang melekat pada petugas atau pegawai. Beberapa unsur
tersebut adalah moral, perilaku (norma), ilmu pengetahuan serta kebiasaan. Unsur
tersebut tidak lepas dari kegiatan sehari-hari para petugas/pegawai itu
sendiri.Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya unsur budaya tersebut adalah ketidaksiplinan
pegawai, kurang efisien dalam bekerja serta kurangnya pengetahuan tentang akademik
itu sendiri.Ketidaksiplinan pegawai menjadi faktor penting karena, dengan tidak
disiplinnya pegawai banyak pekerjaan yang terlambat dikerjakan (tidak tepat
waktu).Sehingga mahasiswa menunggu lama untuk mendapatkan hasil berkas
tersebut.Terlambat datang dan terlalu cepat pulang juga menjadi kendala terhadap
mahasiswa, sehingga banyak siswa yang kecewa karena urusannya ditunda.Maka dari
itu para pegawai FEB harus bisa merubah pola pikir nya agar budaya tersebut tidak
menjadi turun menurun. Mampu bekerja sama baik dengan mahasiswa serta staf
pengajar/dosen. Sehingga pegawai/petugas mendapatkan apresiasi dan kepercayaan
26
Mahasiswa FEB USU sangat membutuhkan pelayanan yang baik dari Bagian
Akademik.Karena kegiatan belajar mengajar di tentukan dari Bagian Akademik.Pelayanan di
Bagian Akademik sampai saat ini di anggap kurang baik, dengan demikian pelayanan
di Bagian Akademik sangatlah berperan penting untuk memperlancar kegiatan belajar
mengajar mahasiswa, apabila segala urusan di Bagian Akademik macet, misalnya
jadwal kuliah yang bentrokan tidak sesuai dengan mata kuliahnya maka dapat
menghambat proses belajar mengajar.
Disamping itu, masih ada juga sebagian pegawai yang cepat dan tepat dalam
mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya.Sehingga pekerjaan tersebut dapat
selesai sesuai dengan targetnya dan para mahasiswa FEB pun tidak perlu menungu
lama untuk mengambil berkasnya yang dikerjakan oleh pegawai.Ada juga beberapa
pegawai yang ramah sehingga tidak sedikit mahasiswa yang akrab dengan pegawai
tersebut dan membuat pegawai dan mahasisiwa FEB USU dapat bercanda-canda dan
berbasa-basi.
Pelayanan akademik di definisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik
yang di titik beratkan pada sisi pendistribusian informasi.Masalah yang terlihat saat ini
adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user
untuk mengakses informasi tersebut.Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa
mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun dan kapanpun. Masalah
lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi
akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan
waktu yang lama.
1. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan
yang telah di lakukan., sedangkan ruang lingkupnya adalah berlaku mulai tatap
muka sudah mencapai 14 kali sampai dengan pengumuman hasil ujian.
2. Kartu Rencana Studi ( KRS)
Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi yang
harus sudah diisi sebelum perkuliahan dimulai.Tujuan ini adalah untuk
memberitahu kepada mahasiswa tentang mata kuliah yang sudah di tentukan oleh
fakultas.
3. KRS Hilang
Dibagian akademik juga memberikan pelayanan untuk mengurus KRS
mahasiswa yang hilang.Dengan meminta kepada pegawai yang bertugas di bagian
pengurusan KRS, yaitu diruang data base.
4. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS )
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa di wajibkan melakukan
perbaikan Kartu Rencana Studi on line pada jadwal yang telah di tentukan setelah
itu melapor ke bagian akademik untuk selanjutnya diproses.
5. Transkrip Nilai
Setelah sudah bebas mata kuliah transkrip dapat keluar dan di berikan ke
departemen setelah itu di cek dan dapat di paraf oleh ketua departemen lalu di
kembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk di cek ulang oleh kasubbag pendidikan
28
6. Ujian Khusus
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghemat waktu kelulusan sehingga
dapat menyelesaikan studi dengan cepat dan baik dengan harus memenuhi syarat –
syarat sebagai berikut :
a. Setelah nilai tugas akhir, nilai magang sudah ada.
b. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
c. Nilai minimum D
d. Lampiran nilai tugas akhir.
e. Fotocopy SPP.
7. Informasi penting – penting lainnya
Pengumuman–pengumuman, seperti : registrasi dan statistik mahasiswa,
penyelengaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan di wisuda,
dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi, semua diproses dan
di inforrmasikan oleh bagian akademik, sedangkan pelayanan yang dapat di berikan
secara on-line yaitu pengelolaan Kartu Rencana Studi melalui portal Universitas
Sumatera Utara. agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan
informasi dengan cara mengaks
merupakan pelayanan yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi
seluruh alumni Universitas Sumatera Utara dan almamater.Pelayanan ini membantu
Universitas Sumatera Utara dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah
alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk
E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi kerjaan dalam meningkatkan Pelayanan Mahasiswa pada Bagian Akademik
1. Fasilitas
Pada bagian Pendidikan Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para
pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya dan untuk membantu produktivitas kerja
para karyawan atau pegawai bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnisn
Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Komputer dan Perangkatnya
Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data
dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi.
Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga
dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan
dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai.
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 6 (enam) PC unit komputer yang
disediakan.Komputer tersebut digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas para
pegawai/petugas pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
30
1) Komputer dapat menyimpan banyak data mahasiswa/i FEB USU, baik itu berupa,
CD, maupun diflashdisk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang
dibutuhkan melalui internet.
3) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun
data-data lainnya melalui penggunaan email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan
komputer.
b) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat, dan memelihara fasilitas
kantor terutama komputer.
c) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena
komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui
komputer. Melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin
fotokopi.
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 6 (enam) unit mesin printer yang
terletak pada masing-masing meja kerja pegawai.Tetapi dari 5 (empat) unit printer
terdapat 1 unit yang masih menggunakan printer jenis lama.Kegunaan printer pada
bagian Pendidikan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa dokumen yang
Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan
berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan didalam filling cabinet adalah
berkas-berkas mahasiswa dan alumni.
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 4 filling cabinet. Filling cabinet dapat
menyimpan berkas-berkas sehingga penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan
tetapi filling cabinet hanya dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.
d. Lemari Besi
Pada bagian akademik FEB USU memiliki 6 lemari besi yang berguna untuk
menyimpan data-data mahasiswa dan dokumen pening lainnya.Adapun isi lemari besi
adalah kartu evaluasi belajar mahasiswa yang masih aktif dan kartu hasil studi
mahasiswa sesuai dengan departemen/prodi masing-masing.
e. Lemari Kayu
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 12 lemari kayu. Lemari kayu yang
terdapat pada bagian akademik adalah untuk menyimpan data nilai dan untuk
menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk
menyimpan berkas-berkas alumni.
f. Meja
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 18 meja. Yang terdiri dari 8 meja kaca,
yaitu meja staf pegawai pada bagian akademik dan meja Kasubag, 8 meja untuk
komputer, serta 2 set meja untuk mahasiswa/i (tamu).
Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk
32
bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau
dengan tangan orang yang mempergunakannya.
g. Kursi
Pada bagian akademik FEB USU terdapat 18 kursi. Diantaranya adalah 8 kursi
yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 4 set atau 8 kursi lainnya sebagai
kursi untuk mahasiswa/i (tamu).
Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian akademik FEB USU sudah cukup tersedia
tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan lambatnya pelayanan
yaitu :
1) Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
Seperti jaranganya membersihkan ruangan setiap harinya serta merapikan dan
membersihkan arsip dengan kain lap atau bulu ayam.
2) Masih banyak folder-folder dengan nama atau tanda yang sama. Sehingga pada
saat pencarian masih agak sulit untuk menemukannya.
3) Masih banyak arsip yang tercampur adukkan. Sehingga apabila suatu saat
diperlukan, harus membongkar semua arsip yang ada.
2. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti:
a. Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.
b. Sistem informasi kurang memadai
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak
berfungsi dengan baik.Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang.
Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan
nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu sistem
pelayanan yang baik dan berkualitas. Kurangnya wadah untuk memebri informasi
yang bisa dilihat/diketahui oleh mahasiswa, sehingga mahasiswa tidak
kebingungan.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam rangka mendukung
penerapan sistem pelayanan yang baik dalam pekerjaan kantor maka hal tersebut
dapat dilihat dari :
c. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan Air
Conditioner(AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu
lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
d. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip
yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
e. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah
alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara alat-alat tulis secara umum setiap umum setiap
pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
3. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri
Dalam bagian Pendidikan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik, hal-hal
34
Bagian Pendidikan semua pegawainya memiliki predikat S1.
b. Kompetensi
Kualitas dan kreativitas yang dimiliki pegawai bagian Pendidikan.
c. Motivasi
Para pegawai di bagian Pendidikan memiliki semangat dalam melakukan tujuan
di mana dapat memberi kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di
setiap semester perkuliahan yang berjalan di Fakultas, seperti :
1) Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.
2) Melegalisir ijazah atau transkip nilai alumni.
3) Membuat surat ujian komprehensif bagi mahasiswa S1.
4) Mengurus transkip nilai mahasiswa fakultas ekonomi dan bisnis.
5) Mendata mahasiswa wisuda.
6) Membagikan baju dan toga untuk mahasiswa yang mau wisuda.
7) Mengurus jadwal dosen dan mata kuliah.
4. Disiplin Kerja
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.Disiplin kerja
merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab
pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan
tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan
tercapai tujuan yang diharapkan. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat
mencapai pretasi kerja yang optimal.
Disiplin kerja di bagian akademik FEB USU adalah
a. Hari Senin sampai dengan Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib.
b. Hari Jum’at jam kerja mulai pukul 08.00-11.30 wib.
peraturan yang ada.Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai harus terlihat
baik.Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan
baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang
bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi
antara pimpinan dengan pegawai harus terjalin hubungan kerja yang baik, yang pada
akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Dalam menyelesaikan pekerjaan, semua pegawai dibagian akademik FEB USU
juga harus disiplin.Pekerjaan yang dikerjakan secara disiplin dapat membuat pekerjaan
tersebut cepat selesai.Sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan
pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu
dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat,
kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan
langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas
dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan
prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu
peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di FEB USU memahami apa
yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan
untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya ditempat kerja, dimana perilaku
yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
36
2) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
3) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja
yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitan pada Bagian
pendidikan Fakultas Ekonomi dan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Sistem Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi dan Universitas
Sumatera Utara belum baik, disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai
dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan akademik yang
terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.Penyampaian informasi yang
ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat yaitu penyajian informasi yang
masih lambat disampaikan ke penerima. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas
Ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap, tetapi
beberapa teknologi tidak uptodate yaitu tidak mengikuti perkembangan sesuai dengan
kemajuan teknologi karena masih menggunakan mesin-mesin yang sudah lama atau
tua yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat seperti mesin printer.
Sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara sudah cukup tersedia, tetapi masih ada beberapa
38
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada bagian Pendidikan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapakan perhatian yang lebih
serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk
bekerja lebih baik lagi.Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya
diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya: yang
pertama, fasilitas komputer, yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua,
seharusnya kenyamanan ditempat kerja perlu ditingkatkan, dengan menjadikan ruang
kerja yang sejuk dan nyaman serta mampu memotivasi karyawan didalam
melaksanakan kewajibannya. Kemampuan pegawai bagian Kemahasiswaan untuk
bekerja sama dengan pegawai lainnya harus terjalin dengan baik agar pelaksanaan
pekerjaan terlaksana dengan baik pula. Pada kantor bagian Kemahasiswaan fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat selalu menyusun rencana kerja
Amstrong, Michael. 2009:95.,Perilaku dan Budaya Organisasi. Bandung : Rafika Adi Tama.
FE USU, 2007., Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008. Medan: USU Press.
http:mbegedut.blogspot.com/2014/00/pengertian pelayanan menurut para ahli.html,. Edi Santoso.
Kotler, Philip dan Tjiptono, Fandy., 2005: 116., Defenisi Pelayanan. Jakarta : PT. Gramedia Utama.
http:blog.co.id/2014/lembaga pendidikan.html.myblog.Irma Suryana
Napitupulu, Paimin. 2007., Pelayanan Publik dan Customer Satisfaction. Jakarta: Penerbit PT. Alumni.
Rivai, Veithzal. 2008:81.,Teori Budaya Organisasi. Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Robins, Philip, Stephen. 2006:147.,Perilaku Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
Schein, Edgar, Henry. 2004 :213., Budaya Organisasi. Jakarta : Serambi.
Ratminto & Winarsih, Atik, Septi,.2009:24., Manajemen Pelayanan. Yogyakatrta: Pustaka Pelajar.
Santoso, Lukman. 2004:71.,Manajemen Kualitas Pelayanan. Jakarta : STIA LAN Press.
Siagian, Sondang 2007:44.,Teori Pengembang Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
