DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 2011. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, Edisi Revisi, Penerbit Djambatan, Jakarta.
Gow. 2005. Manajemen Kearsipan, Penerbit Rineka Cipta.
Roney.Rahmat. 2005.Kearsipan, Penerbit Amus
Sadarmayanti, 2005. Tata kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, Penerbit Mandar Maju, Badung.
Suherman, 2007.Undang-undang sistem pendidikan nasional. Penerbit Rineka Cipta.
Sulistiawaty, 2011.Sistem Kearsipan Dan Tata Ruang Kantor, Yogyakarta: BPFE.
Suratman, 2008.Mengelola Sistem Kearsipan Dan Warkat-Warkat, Penerbit Mandar Maju Bandung.
Supriyanto, 2005.Manajemen Seketaris Dan Kearsipan, Cetakan I, Penerbit Dioma, Malang.
Surojo, yohanes. 2006. Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Penerbit Dioma, Malang.
Sutarto, 2008.Sekretaris Dan Tatawarkat, Penerbit Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.
BAB III
PEMBAHASAAN
A. Pengertian Arsip
Menurut Sadarmayanti, (2005:56) istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam Bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti “gedung pemerintah”. Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata “archivum” .
Dari kata – kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawai sampai dewasa ini kita masih mengenal karya – karya dramawan Yunani Kuno seperti Sophocles, Archillus, Emipides, Socratesdan catatan rekor dalam pertandingan Olimpiade pada zaman itu yang ditulis pada papyrus,serta sampai saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia dimasa yang telah lalu. Pada umumnya manusia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnaya.
Menurut Suherman (2007:22), yang dimaksud dengan “arsip” adalah: a. Naskah–naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga–lembaga
b. Naskah-naskah yang dibuat dan di terima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapaun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan Undang-undang No. 7/1971 pasal 1 ini jelas, bahwa yang membuat, dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintah tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menerbitkanatau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-undang No. 7/1971, bahwa Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsi Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Yang pengesahaannya dilakukan berdasarkan perundigan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Menurut Surojo (2006:31), menjelaskan bahwa:
1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kestuan bentuk fungsi dari pada usaha perencnaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
Pada Bagaian Akademik, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai pendidikan. Disusun berdasarkan tanggal surat masuk dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Menurut Sutarto (2008:32), ciri-ciri arsip adalah sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, Documentary value atau
nilai-nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi.
2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berturut menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperlihatkan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja percipta warkat.
arsip yang dilakukan secara sistematis. Karenapenyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Akademik ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila dibutuhkan dapat dengan cepat disediakan kembali.
C. Klasifikasi Arsip
Menurut Wiyasa (2009 :18), klasifikasi arsip ada 4 (empat) macam, antara lain :
1. Menurut subjek atau isinya a. Arsip Keuangan
b. Arsip Kepegawaian c. Arsip Pemasaran d. Arsip Pendidikan
2. Menurut Nilai kegunaannya
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian
3. Menurut Sifat Kepentingan
a. Arsip vital (terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi) b. Arsip penting (esensial)
c. Arsip biasa isinya tidak mengikuti dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
4. Menurut Keseringan Penggunaannya a. Arsip Aktif
Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas
b. Arsip Inaktif
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas
c. Arsip Statis (abadi)
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khusunya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasi nasional/pemerintah.
D. Peran Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengigatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu maka dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dalam pengambilan keputusan
d. Barometer kegiatan suatu organisasi setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Pada Bagian Akademik, arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting. Karena arsip-arsip yang diperoses dan disimpan pada bagian ini merupakan informasi yang berhubungan dengan Akademik. Jadi arsip yang ada pada bagian ini harus di pelihara dengan baik demi terciptanya kelencaran aktifitas di Bagian Akademik.
E. Kegunaan Arsip
Menurut Supriyanto, (2005:20) dalam kehidupan oranisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (mafaat tertentu, antara lain) :
1. Untuk keperluan administrasi, riset dan pembuktian (documenter). 2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data apapun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai dan masyarakat.
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer menegah, manajer bawah atau supervisor dan bagi karyawan bagi setiap unit kerja dari semua tingkatan manajemen.
Pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna terutama dalam proses memperlancar pekerjaan maupun administrasi mahasiswa. Karena pada bagian inilah data-data mahasiswa baik alumni maupun mahasiswa yang baru masuk program Reguler, Diploma, Ekstensi dan Informasi Beasiswa serta lainnya diproses dan disimpan.
Kegunaan arsip pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain:
1. Untuk keperluan administrasi.
2. Untuk keperluan suratresearch, penelitian, aktif kulaih, surat tunjangan belajar.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
F. Sistem Kearsipan
Menurut Sulitiawaty, (2011:55) system merupakan cara dan metode tertentu yang digunakan baik perorangan ataupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga mencapai tahap penyelesaian atau tujuan yang baik dan sesuai.
Pengertian lain dari kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Dari pengertian di atas dapat dimengerti bahwa sistem kearsipan merupakan suatu cara atau metode tertentu yang digunakan untuk melakukan pengurusan warkat atau arsip dalam rangka mencapai tujuan kearsipan.
1. Unsur Sistem Kearsipan
Sitem kearsipan mempunyai unsur/komponen seperti input, proses, dan outputyang memberikan kontribusi kepada pencapaian tujuan kearsipan:
a. Komponen input
Input adalah unsur yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses
kearsipan. Input dari sistem kearsipan terdiri dari unsur-unsur yang memberikan bahan-bahan bagi sistem untuk memproses atau melakukan kegiatan dan mencapai tujuannya. Unsur-unsur Input meliputi data dan informasi, orang/aspirasi, fasilitas dan uang/biaya b. Komponen output
c. Komponen Output I
Output adalah hasil dari proses kerja suatu sistem. Hasil dari sistem
kearsipan adalah arsip, yaitu sekumpulan warkat (records)yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan mengenai sesuatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
d. Komponen Tujuan Kearsipan
2. Kriteria Sistem Kearsipan yang baik
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri atau kriteria tertentu yaitu: a. Tingkat pencapaian tujuan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip (data, informasi) dapat disediakan pada orang yang berkepentingan b. Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan,
uang sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila) :
1) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai prosedur dan metode kerja yang telah di tentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan benar.
2) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri-ciri arsip yang baik yaitu sebagai kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat disediakan kembali dengan cepat. 3. Sistem Penataan Arsip (Filling system)
Dewasa ini dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip (Filling system) yaitu :
a. Sistem Abjad (Alphabetcal Filing System)
mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu :
1) Indeks nama orang
2) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta
3) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya 4) Indeks nama tempat atau wilayah
Sarana yang dipegunakan pada sistem abjad ini adalah:
a) Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membentuk berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
b) Folder
Ada dua macam folder yaitu: i. Folder campuran atau umum
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.
ii. Folder individu atau folder khusus
c) Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul – judul atau nama – nama dari berkas – berkas atau surat yang diarsipkan.
b. Sistem Masalah atau Perihal (Subject Filing System)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan – kegiatan yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah – masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat menyurat setiap harinya.
Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu memuat kde masalah – masalah yang terdapat di dalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek ini adalah :
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama 2. Menetapkan hal secara rinci
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks 4. Member kode sesuai dengan daftar indeks 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks
c. Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing – masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam penataan arsip terdiri dari :
1) Sistem Dewey
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9.Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital
Sistem terminal digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat : nomor urut, tanggal judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang defile/diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian dilakukan oleh bagian penerimaan surat. d. Sistem Tanggal atau Urutan Waktu (Chrological Filling System)
e. Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geographical filling System) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah – daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang – sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
G. Sistem Kearsipan pada Bagian Pendidkan Fakultas Eekonomi dan
BisnisUniversitas Sumatera Utara
Sistem kearsipan yang digunakan pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan tanggal masuk surat. Dimana klasifikasi arsip pada bagian ini berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari :
1. Surat pengajuan aktif kuliah 2. Surat pengajuan perbaikan KRS 3. Surat pengajuan Ujian Khusus 4. Pendaftaran wisuda
5. Pengajuan surat Bebas Mata Kuliah
Seluruh arsip yang diterima oleh Bagian Akademik akan diarsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip tersebut. Dan seluruh folder disimpan
pada lemari arsip yang telah disediakan.
dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan Bebas Mata Kuliah, Surat pengajuan perbaikan KRS, biasanya dimusnahkan dua tahun setelah diajukan.
Bagian akademik juga selalu melakukan update data, misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri, adanya mahasiswa yang mengambil cuti kuliah, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan diproses sesuai dengan kenyataannya.
Sarana yang tersedia untuk keperluan kearsipan pada bagian pendidikan ini juga cukup baik, ini dapat dilihat dari :
a. Lemari penyimanan arsip yang sudah memadai
b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak
c. Adanya fasilitias computer lengkap dengan printer yang sangat diperlukan oleh seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.
d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang cukup memadai. e. Ruangan arsiparis yang terawatt bersih
f. Selain lemari arsip, juga tersedia filingcabinet untuk menyimpan arsip. Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik, namun masih terdapat kelemahannya, antara lain:
1) Seharusnya pemeliharaan arsip harus dilakukan secara khusus agar arsip tersebut tidak mudah rusak.
2) Arsip – arsip masih tidak tersusun rapi.
4) Susahnya mencari kembali arsip yang dibutuhkan.
Selain hal – hal di atas, factor lain yang mendukung kegiatan pengarsipan adalah kebersihan dan keamanan arsip. Dimana pada bagian akademik ini, upaya yang dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip dilakukan dengan cara membersihkan ruangan setiap harinya, merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap atau bulu ayam setiap minggunya. Apabila ditemukan folder map yang rusak maka akan segera diganti.
Di samping kebersihan, keamanan arsip juga sangat perlu agar arsip yang tersedia terpelihara dengan baik. Upaya yang dilakukan Bagian Akademik dalam menjaga keamanan arsip yaitu :
a) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan di dalam atau di luar kantor.
b) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwenang.
c) Tidak diperbolehkan meletakkan arsip di sembarang tempat. d) Tidak diperbolehkan membawa arsip ke luar kantor tanpa izin. e) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
f) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip dan hanya boleh difotocopy serta dengan segera mengembalikannya.
g) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah :
1. Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal surat masuk.
2. Bagian ini selalu melakukan penyusunan warkat secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 3. Pemeliharan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip dilemari yang
telah disediakan.
4. Bagian akademik selalu melakukan update data sehingga data tersebut tetap relevan atau sesuai.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan sebagai bahan masukan pada bagian ini adalah :
1. Sebaiknya pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem kearsipan berdasarkan subjeknya, agar arsip yang tersimpan di Bagian Akademik lebih jelas.
teratur, atau dengan menggunakan prosedur, cara alat dan memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian yaitu (penciptaan, pengiriman, dan penerimaan).
3. Sebaiknya pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara juga melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, dan mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K .Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi dan Bisnis mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.
Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan
2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar peraturan pemerintah No. 56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dimana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi, dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara memiliki 12 Fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U /2002 perlu disempurnakan.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientansi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi
` Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Struktur organisasi jugamenunjukkan spesialis-spesialis pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
1. Meningkatkan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. 2. Memudahkan pengembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya. 3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah
melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat. Adapun struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Dekan 2. Wakil Dekan
Wakil Dekan terdiri dari :
1) Wakil Dekan Bidang Akademik atau disebut Wakil Dekan I.
2) Wakil Dekan Bidang Administrasi atau Tata Usaha atau disebutWakil Dekan II.
3) Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau disebut Pembantu Dekan III. 3. Kepala Tata Usaha
Bagian Tata Usaha terdiri dari beberapa sub bagian yaitu : 1) Sub Bagian Akademik.
2) Sub Bagian Umum dan Keuangan. 3) Sub Bagian Kepergawaian.
4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. 5) Sub Bagian Perlengkapan.
C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Tahun: 2016
1. Dekanat
Dekan : Prof. Dr. Ramli, SE, MS Wakil Dekan I : Drs. Ami Dilham, M.Si
Wakil Dekan II : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.AC, AK,CA Wakil Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
2. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Ketua
Sekretaris
Anggota :
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak. Ami Dilham, SE, M.Si. Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.
3. Departemen
Ketua
Sekretaris
4. Departemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini,SE, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
5. Departemen
Ketua
Sekretaris
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak 6. Program Diploma
a. Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, MSi
Sekretaris
b. Akuntansi
Ketua
Sekretaris
c. Kesekretariatan
Ketua
Sekretaris :Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE,M.Si d. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Jamaluddin Hasibuan, SH Kasub. Kepagawaian : Hj. Zailiana, S.sos
Kasub. Akademi : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Maslan, SE, M.Si e. Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : Mylita, SE (sumber : http://fe usu.ac.id)
D. Job Description
Adapun uraian tugas dari bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis adalah:
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah:
a. Memimpin penyelenggara dan pengembangan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administarsi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji.
2. Wakil dekan
1) Wakil Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2) Wakil Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
3) Wakil Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasamaan
3. Kepala Tata Usaha
1) Bagian Tata Usha Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan
di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan pemantuan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
e. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
f. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2) Sub Bagian Pada Akademik Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
3) Sub Bagian Umum Dan Keuangan Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilimah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan,pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.
h. Menyususn laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4) Sub bagian kepegawaian Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyususn laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5) Sub Bagian Kemahasiswaan Dan Alumni Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan megolah data di bidang kemahasiswaan
dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
6) Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan fakultas.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyususn laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Jaringan Usaha Atau Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian, atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti penghasilan jasa pada
umumnya yang bertujuan meghasilkan laba bagi perusahaan.
penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dhrma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggara pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikaian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapanagan pekerjaan nantinya.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua,begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, displin dan loyalitas dalam berkerja.
melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar – benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaaan hari – hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj. Dan lain – lain ) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai – nalai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
• Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil • Perkuliahan semester ganjil/genap
• Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintahan dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalme diperkantoran, perbankan, industri, pabrik, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Diperkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu langganan ataupun keperluan informasi intren. Pengembalian keputusan oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.
Menurut Roney (2005:23), arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu perusahaan, maksudnya adalah karena arsip mencangkup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna.Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan baik, agar dapat membantu kelancaran aktivitas dalam perusahaan atau unit kerja tersebut.
Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Pengelolaan arsip juga harus ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Arsip juga harus dipelihara dan disimpan di tempat yang baik dan aman, agar arsip tersebut tidah mudah rusak.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik, dan sebagainya).
Sistem Kearsipan Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sangat membutuhkan teknik kearsipan dan keterampilan tertentu. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu dalam melakukan kegiatan ini harus didukung dengan fasilitas yang baik pula.
(manfaat) tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian dokumenter. Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis, artinya dalam melakukan penyimpanan arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti map, (folder, stopmap,ordner) sekat, almari, atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin
keamanan, selain di dalam menyimpan arsip, setiap pegawai pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi dan urutan tertentu di dalam meletakannya. Apabila penyimpanan arsip dapat dilakukan secara sistematis demikian, maka arsip dapat disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum melaksanakan penataan arsip dengan baik antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri para pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
B. Permasalahan
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ?
C. Tujuan Dan Manfaat Penilitian
1. Tujuan Penilitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat penulisan
Adapun manfaat dari penulisan adalah :
a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada sistem kearsipan didalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari sisitem kearsipan.
D. Jadwal Kegiatan
[image:40.595.141.488.310.492.2]Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan khususnya pada kantor BagianPendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dari jadwal kegiatan dilakukan mulai tanggal 2 Desember 2015, dapat di lihat dari Table 1.1 berikut.
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
No. Kegiatan Minggu
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan
Sumber : penulis (2016)
E. Sistematika penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan
rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan mengenai pengertian arsip, kearsipan, dan sistem kearsipan pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH:
Jefry Sembiring
122103065
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : JEFRY SEMBIRING
NIM : 122103065
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI DAN
BISNIS SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2016 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juli 2016 DEKAN
Prof. Dr. Ramli SE, MS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : JEFRY SEMBIRING
NIM : 122103065
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN
PENDIDIKAN FAKULTAS EKONOMI DAN
BISNIS SUMATERA UTARA
Medan, Januari 2016
Menyetujui
Pembimbing
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM
KATA PENGANTAR
Pujidansyukurkehadirat Allah SWT atasberkatrahmatdankarunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatandankesempatankepadapenulissehinggadapatmenyelesaikanTugasAkhirin i yang berjudul “SistemKearsipanPadaBagianPendidikanFakultasEkonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara”.
TugasAkhirinimerupakansyaratwajibbagisetiapmahasiswa agar dapatmenyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan,
FakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
DalampenyusunanTugasAkhirini, penulisbanyakmendapatbimbingan dan
arahan dari berbagai pihak sehinggapadakesempataninipenulisinginmengucapkanterimakasihkepada :
1. Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. BapakProf. Dr. Ramli SE, MS, selakuDekanFakultasEkonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. IbuDr. Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dansealaku Dosen Pembimbing.
5. SeluruhDosenPengajardanPegawaidi FakultasEkonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Staf dan Pegawai PadaBagianPendidikan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utarayang telahmemberikanbantuanberupainformasidandukunganmorilselamapenuli smengikutipraktekkerjalapangan.
7. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta Setia BudiSembiring dan Ibunda tercinta Fauziahyang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorogan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas
8. Buat adik penulis DheaAnisa Br
SembiringdanFauzanZaimSembiringselaku Adik Penulis yang selalu memberikan dukungan.
9. Sahabat-sahabat tersayang penulisBimaPangestu, Lolo Azlan, DioSimorangkir, Agung Budi Arjuna, Asiva Nabila Yuzar,buat abangdaAlvin, abangda Master, abangdaInyong(Eka), buatadinda Erwin, Marsel, Midi, Khairunnisa, Vita, Neta, Bynuri danseluruhkeluargabesar Hideaki (Himpunan DIIIKesekretariatan) yang sudah memberikan semangat, kerjasama, doa, dan dukungan sepenuhnya selama ini.
abgdaCendana Family dan keluarga besar HMK yang sudah memberikan dorongan yang penuh kepada penulis.
11.Buat TersayangDesyHariyantibrSitepu terima kasih atas doanya, semangat, dan dukungan selama ini.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya biasa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan,Januari 2016 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB IPENDAHULUAN ... 1
A. LatarBelakang ... 1
B. permasalahan ... 4
C. TujuandanManfaatPenelitian ... 4
D. JadwalKegiatan ... 5
E. SistematikaPenulisan ... 5
BAB IIPROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7
A. SejarahSingkatFakultasEkonomidanBisnisUniversita Sumatera Utara ... 7
B. StrukturOrganisasi ... 10
C.StrukturOrganisasidanPersonaliaFakultasEkonomidanBisnis Universita SumateraUtara ... 13
D.Job Description ... 16
E. Jaringan Usaha AtauKegiatan ... 21
G. Rencanakegiatan ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 24
APengertianArsip ... 24
B. Ciri-ciriArsip yang Baik ... 26
C. KlasifikasiArsip ... 27
D. PeranArsipBagiSuatuOrganisasiatau Unit Kerja... 28
E. KegunaanArsip ... 29
F. SistemKearsipan... 30
G.SistemKearsipanpadaBagianPendidikanFakultasEkonomidan BisnisUniversita SumateraUtara ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 30
A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41
DAFTAR TABEL
