Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada jenjang D3 Di Jurusan manajemen informatika
Disusun Oleh: Ria Yuliana S
10905027
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
vi
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.2.1 Identifikasi Masalah... 2
1.2.2 Rumusan Maslah ... 2
1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian ... 2
1.3.1 Maksud Penelitian ... 3
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Kegunaan Penelitian ... 4
vii BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem ... 6
2.1.1 Pengertian Sistem ... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7
2.1.3 Klasifikasi Sistem... 9
2.1.4 Model Sistem ... 11
2.2 Kosep Dasar Sistem... 11
2.2.1 Pengertian Informasi ... 12
2.2.2 Karakteristik Informasi ... 13
2.2.3 Nilai Informasi ... 13
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi ... 14
2.3 Pengertian Administrasi ... 15
2.3.1 Fungsi Administrasi ... 17
2.4 Struktur File ... 17
2.5 Sejarah Visual Basic ... 18
2.5.1 Menu Visual Basic... 19
2.5.2 Menu Bar (Menu Built-in) ... 19
2.5.3 Menu Tool Bar ... 20
viii
3.1.1 Sejarah Singkat Sekolah ... 23
3.1.2 Visi Dan Misi Sekolah ... 25
3.1.3 Struktur Organisasi Sekolah ... 27
3.1.4 Deskripsi Tugas... 27
3.2 Metode Pengumpulan Data ... 34
3.2.1 Sumber Data Primer ... 34
3.2.1.2 Metode Wawancara ... 34
3.2.1.2 Observasi ... 35
3.2.2 Sumber Data Sekunder ... 35
3.3 Metode Dan Pendekatan Dan Pengembangan Sistem ... 35
3.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 35
3.3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 36
3.3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem ... 39
3.3.3.1 FlowMap... 39
3.3.3.2 Diagram Konteks ... 39
3.3.3.3 Data Flow Diagram ... 39
3.3.3.4 Kamus Data ... 40
ix
4.1.1 Analisis Dokumen ... 43
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan. ... 45
4.1.2.1 FlowMap ... 46
4.1.2.2. Diagram Kontek ... 49
4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 49
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan ... 50
4.2 Perancangan Sistem ... 51
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 51
4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 51
4.2.2.1 FlowMap ... 51
4.2.2.2 Diagram Kontek ... 54
4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 54
4.2.2.4 Kamus Data ... 56
x
4.2.3.3 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 62
4.2.3.4 Struktur File ... 63
4.2.3.5 Kodifikasi ... 65
4.2.4. Perancangan Antar Muka... 66
4.2.4.1 Struktur Menu ... 67
4.2.4.2 Perancangan Input ... 67
4.2.4.3 Perancangan Output ... 71
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ... 73
5.1.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 73
5.1.2 Implementasi Perangkat Keras ... 74
5.1.3 Implementasi Basis Data ... 74
5.1.4 Implementasi Antar Muka ... 75
xi BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan ... 85 6.2 Saran ... 85
i
Sistem informasi administrasi dan pengolahan data nilai yang ada pada SMP Negeri 19 Bandung. Sistem informasi administrasi dan pengolahan data nilai yang sedang berjalan sekarang sudah cukup baik hanya saja dalam proses pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dan data nilai siswa masih disimpan dalam bentuk dokumen- dokumen sehingga dalam proses pencarian data membutuhkan waktu yang sangat lama.
Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan metode prototype, dimana perancangan proses dilakukan dengan menggunakan tool DFD yang kemudian ditransformasikan kedalam modul- modul program untuk keperluan implementasi, sedangkan perancangan basis data dilakukan dengan metode pemodelan (ERD) dan relasi table.
ii
SMP Negeri 19 Bandung. Administration information system and assessment data processing is being run now have been good enough but in process of report often experiences delay and assessment data of student still be kept in the form of documents so that in process of seeking of data requires a real old time.
This information systems done by using method prototype, then is orthogonal transformation to program modules for implementation, while scheme of data base is done with modelling method entity relatonship sistem normalization facility, table relationship and file structure.
iii Asalamu’alaikum. Wr.Wb.
Segala Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan berkah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Administrasi Dan Pengolahan Nilai “. Pengerjaan laporan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh dalam menyelesaikan Studi Program Diploma III Jurusan Manajemen Informatika pada Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan- kekurangan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, karena terbatasnya ilmu dan pengalaman yang ada. Untuk itu penulisan meminta maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang ada, serta merasa perlunya kritik dan saran dari pihak-pihak lain untuk memperluas wawasan penulis.
Pada kesempatan ini penulis ingin juga menyampaikan rasa hormat dan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongan bagi penulis, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya penulis sampaikan kepada
iv
3. Dadang Munandar.SE.M,Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik, Universitas Komputer Indonesia.
4. Imelda ST,MT selaku dosen pembimbing terima kasih atas pengarahan dan bimbingannya.
5. Iyan Gustiana S.Kom selaku dosen penguji program terima kasih 6. Deasy Permata Sari S,SI.MT Dosen Penguji
7. R,Fenny Syafariani.S,SI Dosen Penguji
8. Nanang selaku pembimbing di SMP Negeri 19 Bandung, Terima kasih banyak atas semua bantuannya
9. Semua staf Guru SMP Negeri 19 Bandung yang tidak dapat disebutkan satu persatu Terima kasih atas bantuannya.
10. Bapak, Ibu, Kakak, adik dan Keluarga Besar Yang telah memberikan dukungan dan doa kepada penulis selama ini.
11. Buat Wendy kekasih hati yang selalu ada dalam suka dan duka menemani penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
12. Buat orang-orang terdekat yang selalu ada memberikan Support
13. Untuk Redo dan Iwang yang telah direpotin, Tetapi sangat membantu, semoga sukses dan terima kasih atas dukungannya selama ini
v berkepentingan.
Bandung, Juni 2008
1 1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan Ilmu dan Teknologi di berbagai bidang seperti di dunia pendidikan menyebabkan adanya peningkatan terhadap kebutuhan terhadap informasi yanf cepat, tepat, dan akurat untuk memenuhi tuntutan efektivitas dan efisiensi kerja, hal ini disertai dengan kemajuan dibidang teknologi dan informasi yang semakin canggih maka tidak dapat dipungkiri lagi apabila peranan komputer sangat dibutuhkan untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas sistem informasi yaitu sebagai salah satu alat untuk mengelolah data dan kemudian menyajikannya kedalam bentuk informasi dengan mudah, cepat dan akurat
Seperti halnya yang ada di SMP Negeri 19 Bandung saat ini dimana masalah yang sering dihadapi yaitu lamanya pengolahan data administrasi yang berupa data registrasi ulang siswa, data guru, data nilai, dan raport siswa sementara serta keakuratan dari hasil pengolahan data-data tersebut dirasakan kurang dikarenakan kemampuan manusia yang terbatas yang masih menggunakan proses manual seperti penyimpanan data yang mengacu pada dokumen yang masih berupa berkas dan asrip yang belum memiliki penyimpanan basis data
menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang diinginkan. Sebab informasi yang baik merupakan hasil dari rangkaian pegolahan data yang terlaksana dengan baik pula. Maka dengan ini penulis mengambil judul “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGOLAHAN NILAI SMP N 19 BANDUNG”
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Identifikasi dan rumusan masalah yang dikemukakan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan dengan apa yang telah diuraikan dalam latar belakang diatas adapun masalah-masalah yang terjadi sebagai berikut :
1. Pengolahan data-data administrasi yang berupa data registrasi siswa lama, data guru, data nilai, dan raport siswa sementara di bagian administrasi yang masih manual, hal ini terbukti dengan masih menggunakannya pencatatan di dalam dokumen oleh petugas sehingga proses pengelolahan data-datanya pun berjalan lambat
1.2.2 Rumusan Masalah
Penulis merumuskan beberapa permasalahan yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sistem informasi administrasi yang baik sehingga dapat mempermudah pengelolahan data administrasi yang berupa data registrasi ulang siswa lama, data guru, data nilai, raport siswa sementara 2. Bagaimana membangun suatu sistem informasi untuk mempermudah dalam
pembuatan laporan hasil administrasi yang berupa laporan hasil registrasi ulang siswa lama, laporan data guru, laporan nilai, dan raport siswa sementara.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dan tujuan yang ingin dicapai dari penelitian adalah sebagai berikut : 1.3.1 Maksud Penelitian
1. Guna membangun perangkat lunak sistem informasi sekolah yang meliputi pengolahan data registarsi ulang siswa lama, pengolahan data guru, pengolahan data nilai, dan raport siswa sementara
2. Guna memberikan kemudahan dalam proses pembuatan laporan hasil registrasi ulang siswa lama, laporan nilai, dan raport siswa sementara.
1.3.2 Tujuan Penelitian
2. Diharapkan dengan adanya program aplikasi yang dibuat, bisa membantu dalam pembuatan laporan hasil administrasi yang berupa laporan hasil registrasi siswa lama, data guru, data nilai dan raport siswa sementara yang terkomputerisasi serta laporan tersebut dapat disimpan dengan aman. 1.4 Kegunaan Penelitian
Kegunaan dari penelitian dibagi menjadi dua yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis
1.4.1 Kegunaan Praktis
Sebagai media informasi yang berupa masukan atau sumbangan pemikiran bagi tempat atau lembaga yang bergerak dalam bidang yang sama khusus nya pendidikan
1.4.2 Kegunaan Akademis
Untuk memperluas sistem informasi pengolahan data yang ada serta menambah wawasan dalam bidang pengelolahan data informasi
1.5 Batasan Masalah
Setelah identifikasi masalah selesai maka penulis menentukan batasan permasalahan yang diambil antara lain sebagai berikut :
1. Ruang lingkup dalam pembuatan TA ini hanya akan dilakukan pada bagian Administrasi yang berupa registarsi ulang siswa lama, pengolahan data siswa, data guru, data nilai, dan raport siswa sementara di smp negri 19 Bandung. 2. Membuat sistem informasi pengolahan data registrasi siswa lama, data guru,
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Dalam melakukan Tugas Akhir lokasi penelitian dilaksanakan di SMP N 19 yang beralamat di Jln Sadang Luhur No XI Bandung adapun jadwal penelitian sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No Nama Kegiatan Sep Okt Nov Des Jan 5 Mengadakan Sistem
Operasional 6 Menguji Sistem
Operasional 7 Penulisan Tugas
6
perangkat lunak, diperlukan pemahaman-pemahaman terhadap sejumlah teori
yang mendukung terhadap aktifitas-aktifitas tersebut, penulis mengkaji sejumlah
teori yang akan berguna untuk melakukan analisis dan perancangan perangkat
lunak. Teori-teori tersebut merupakan konstribusi dari perkuliahan dan hasil studi
literatur.
2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut [JOG99] :
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedur dan pada komponen dan elemennya.
1. Pendekatan prosedur adalah pendekatan yang menekankan pada
konsep sistem berdasarkan prosedur-prosedur yang ada dalam
sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tetap dari
tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa ynag harus dikerjakan,
siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana
2. Sementara pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau
komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat tertentu yaitu mempunyai
komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, masukan,
keluaran, pengolahan, sasaran dan tujuan.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem terdiri dari alat masukan dan alat keluaran dimana dalam
pengoperasiannya terdiri dari perangkat keras (Hardware) dan perangkat
lunak (Input), proses (Process), dan keluaran (Output). Suatu sistem
merupakan jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan.
Menurut [HAN07] :
“ Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan yang sama “.
Menurut [HAN07] :
“sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi
serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang
dirancang untuk mencapai satu tujuan”.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk mencapai tujuannya, suatu sistem harus memiliki sifat-sifat
tertentu atau statu karakteristik seperti berikut:
Suatu sistem terdiri dari sejumlah componen yang saling berinteraksi
dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.
2. Batas sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem
lainnya atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Adalah segala sesuatu yang berada diluar batas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem baik itu yang bersifat merugikan
ataupun menguntungkan.
4. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain.
5. Masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa
masukan perawatan(Maintenance Input) dan masukan sinyal (Signal
Input).
6. Keluaran (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal), jika suatu sistem tidak
mempunyai tujuan yang jelas, maka semua operasi sistem tidak ada
gunanya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang,
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
a) Sistem Abstrak
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak nampak secara fisik.
b) Sistem Fisik
Sistem Fisik adalah statu sistem dari unsur-unsur yang
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dimana
sistem-sistem tersebut lebih sekedar kerangka –kerangka
konsep belaka.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
a) Sistem Tertutup
Sistem Tertutup adalah suatu sistem tidak berhubungan dan
tidak terpengaruh dengan lingkungan luar.
b) Sistem Terbuka
Sistem Terbuka adalah suatu sistem yang berhubungan dan
3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah dan sistem Buatan
Manusia
a) Sistem Alamiah
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam
dan tidak dibuat oleh manusia
b) Sistem Buatan Manusia
Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan
mesin.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu dan Sistem Tak
Tentu
a) Sistem Tertentu
Sistem Tertentu adalah beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-bagiannya
dapat dideteksi dengan pasti sehinggan keluarannya dapat
diramalkan
b) Sistem Tak Tentu
Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
2.1.4 Model Sistem
Model sistem merupakan penyederhanaan dari sesuatu, suatu
model yang dibentuk akan mewakili sebuah objek atau entitas. Terdapat
beberapa jnis model sistem, yaitu:
a. Model Fisik, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk
tiga dimensi
b. Model Naratif, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk
lisan atau tulisan
c. Model Grafik, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk
persamaan atau formula matematika.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga mempunyai
nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan
yang disampaikan melalui media kertas (HardCopy), tampilan (Display) atau
sarana suara (Audio).
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian. Data
dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus atau gabungan dari
keduanya. Pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang
berguna dan berarti, berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari kegiatan
pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
Jadi Pengolahan Data Electronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP)
informasi dengan menggunakan suatu informasi dengan menggunakan suatu alat
elektronik yaitu komputer.
2.2.1. Pengertian Informasi
Informasi merupakan salah satu unsur yang sangat penting di
dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan
menjadi luruh, sehingga informasi tersebut sangat penting artinya bagi
suatu organisasi.
Definisi Informasi menurut [HAN07] adalah:
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang”.
Definisi Informasi menurut [JOG99] adalah :
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”
Definisi data menurut [JOG99]:
“Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu
kejadian”.
Definisi data Menurut [JOG99] :
“Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian–kejadian yang nyata (fact) yang
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu. Kejadian nyata (fact) adalah berupa suatu object nyata seperti
tempat–tempat, orang–orang, yang betul–betul terjadi
2.2.2. Karakteristik Informasi
Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu:
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi
merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan
keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi informasi.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, relevansi
informasi bagi tiap-tiap orang dengan yang lainnya.
2.2.3. Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari 2 (dua) hal yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Lebih lanjut
sebagian informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu
Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut
dengan siklus pengolahan data (Data Processing cycle), yaitu input,
processing dan output.
Gambar 2.1 Siklus pengolahan data
[Sumber : [JOG99]] 2.2.4 Pengertian Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut [JOG99]:
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,
prosedur- prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi
rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan
yang tepat”.
Setelah diketahui bahwa informasi merupakan sangat penting bagi
suatu organisasi atau manajemen untuk mengambil keputusan, maka dapat
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam berorganisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan infomasi
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk
mengendalikan informasi
c. Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3. Pengertian Administrasi
Administrasi menurut etimologi, MAK [1985], yaitu berasal dari bahasa
yunani “ AD + MINISDTRARE ” dan “ AD + MINISTRATE “ dari bahasa latin
yang berarti pelayanan ( to serve ), sedang menurut bahasa belanda kata
ADMINSTRATIE diartikan sebagai kegiatan ketata usahaan.Kedua pengertian
tersebut jauh berbeda sekali , sebaga berikut pengertian administrasi yang
bermakna pelayanan (to serve) adalah pengertian luas, sedangkan menurut
pengertian bahasa belanda administrasii sebagai tata usaha adalah pengertian
sempit yang meliputi kegiatan tulis menulis, ketik mengetik, surat menyurat,
Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo SH., MAK [1985] :
1. Administrasi dalam pengertian sempit yaitu berarti tata usaha atau
office work.
2. Sedangkan administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga
sudut :
a. Administrasi dari sudut proses yaitu merupakan keseluruhan proses
yang dimulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses
pengaturan, proses pengawasan sampai dari sudut proses
tercapainya tujuan.
b. Administarsi dari susut fungsi atau tugas yaitu keseluruhan tindak
( aktivitas ) yang mau harus dilakukan dengan sadar oleh seseorang
kelompok orang-orang yang berkedudukan sebagai “administrator”
atau memimpin suatu usaha.
c. Administrator dari sudut kepranataan (institusional / kelembagaan )
yaitu kelompok orang-orang secara tertentu melakukan aktivitas
didalam lembaga, mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan
orang.
Menurut Drs. Soekarno K., MAK [1985], administrasi adalah proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi
adalah kulit luar dan manajemen adalah inti administrasi. Administrasi adalah
penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja.
Menurut Dr.Sondang P Siagian MPA., MAK [1985], administrasi adalah
didasarakan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya .
Menurut Albert Lepawsky., MAK [1985], didalam bukunya :
“ Administration” menyatakan bahwa adminitration is used in board
sense to include organization dan management (administrasi dipergunakan
dalam arti luas meliputi organisasi dan manajemen ).
Menurut Dwight waldo., MAK [1985], didalam bukunya :
public Administration menyatakan bahwa public administration is
the organization and management of men and materials to achieve the purpose of
goverment ( administrasi negara adalah pengorganisasian dan manajemen
manusia dan materi untuk mencapai tujuan pemerintah ).
Menurut Drs. MA Makkasau., MAK [1985], didalam bukunya :
Metoda Analisa Sistem Pola Operasional Administrasi , menyatakan
bahwa administrasi adalah suatu bentuk penyelenggaraan kegiatan yang dimulai
dari proses penentu tujuan sampai kepada pencapaian tujuan dengan melalui
proses kegiatan manajemen, organisasi dan kepemimipinan personal yang
didukung oleh prasarana/ sarana/ fasilitas/ materil/ logistik yang berlandaskan
kepada perangkat perangkat kendala yang telah ditentukan .
2.3.1. Fungsi Administrasi
Administrasi mempunyai empat pokok penting, yaitu :
1) Perencanaan, yaitu pemilihan dari tujuan yang hendak dicapai, tindakan
rencana harus dibuat ? rencana harus dibuat pada awal kegiatan tanpa
menutup perbaikan atau penympurnaan
2) Pengorganisasian
Pembagian tugas-tugas serta tanggung jawab secara terperinci menjasi
bagian-bagian atau unit-unit tertentu.
3) Aktuasi
Inti dari aktuasi adalah pengaruh.Mengapa pengaruh karna dengan
pengaruh seseorang akan mampu menggerakan orng-orang dalam
organisasi agar mau bekerja dengan penuh kesadaran secara bersama-sama
atau sendiri-sendiri sesuai dengan keperluan untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
4) Pengawasan
Yang berfungsi untuk melihat apakah segala kegiatan telah sesuai dengan
rencana yang telah digariskan tanpa menutup kemungkinan penting bagi
perbaikan rencana yang akan datang.
2.4 Struktur File
Struktur file adalah struktur dari perancangan basis data yang akan
digunakan. File file disusun berdasrkan kelas datanya agar dapat memudahkan
dalm penyimpanan datanya.
2.5 Sejarah Singkat Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup
mudah dipelajari. Dengan membuat program dengan menggunakan aplikasi
komputer dapat berkomunikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan
komputer tersebut.
Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan
untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam
sebuah form.
Visual Basic 6.0 berawal dari bahasa pemrograman BASIC (Beginners
All-Purpose symbolic Instruction Code). Karena bahasa BASIC cukup mudah
dipelajari dan populer.
Pada tahun 1980-an, sistem operasi DOS cukup populer di kalangan
pengguna PC karena di dalamnya disertakan bahasa BASIC yang dikenal
QBASIC(QiuckBasic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era
Windows, Microsoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami
penyempurnaan hingga Visual basic 6.0.
2.5.1 Menu Visual Basic
Dalam visual basic terdapat menu – menu seperti dalam program
aplikasi di windows yang akan memudahkan user untuk berinteraksi
dengan program visual basic.
2.5.2 Menu Bar (Menu Built-In)
Menu bar terdiri dari menu file, edit view, project, format, debug,
2.5.3 Menu Tool Bar
Menu tool bar merupakan menu berbentuk icon yang berisi
perintah. Setiap menu tool bar terdapat dalam menu utama visual basic.
Umumnya menu tool bar berisi icon perintah seperti berikut ini :
Keterangan :
Tabel 2.1Menu tool bar
No Keterangan No Keterangan No Keterangan
1 Project 8 Paste 15 Project Explorer
2 Add Form 9 Find 16 Properties Windows
2.5.4 Menu Tool Box
Tool Box akan menampilkan standar kontrol visual basic plus
kontrol activex dan dapat menyisipkan objeknya yang akan di
tambahkan ke proyek. Untuk lebih jelasnya ada pada gambar di bawah
Menu Bar Tool Bar
Tool Box Form Project Explorer
Layout
Properties Form
Gambar 2.1 Tampilaninterface visual basic
2.6 Sejarah Singkat SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 merupakan program aplikasi database untuk
client/server. Program ini dapat beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai
dari Windows 9x, Windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga
Windows NT. Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL
disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama beroperasi,
dimana SQL Server ini mengolahdatabase.
Microsoft SQL Server 2000 merupakan sebuah program RDBMS
(Relational Database Management Sistem) yang menyediakan dukungan untuk
mengorganisasi data dengan cara menyimpannya ke dalam tabel database.
Hubungan antar data dapat dikelompokan ke dalam tabel, dan keterhubungan
dapat didefinisikan antar tabel-tabel yang disebut dengan Relational Database.
SQL Server merupakan database server.
SQL Server diluncurkan pada tahun 1989 dan berkembang sangat pesat
sejak saat ini, baik dalam skalabilitas, integritas, kemudahan dalam administrasi,
23 3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian yang teliti oleh penulis adalah tentang system informasi administrasi dan pengolahan nilai di smp negri 19 bandung yang masih banyak sekali mengalami kendala oleh karena itu diperlukan suatu sitem informasi yang lebih canggih dan terkomputerisasi diharapkan agar dalam proses administrasi dan pengolahan nilai di smp yang lebih baik.
3.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya SMP Negri 19 Bandung
SMP Negri 19 Bandung merupakan salah satu sekolah di Kota Bandung yang beralamat di jalan SadangLuhur XI, Kelurahan Sekeloa, Kecamatan Coblong. SMP Negri 19 Bandung berdiri sejak tahun 1977, dengan Surat Kepuyusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan dengan SK Pendirian No. 0407 / 0/ 1997, tepatnya pada tanggal 1 April 1977 dan memilih Nomor Statistik Sekolah (NSS) : 20.102.60.068.
Meskipun telah mendapatkan SK Pendirian, namun SMP Negri 19 Bandung belum memiliki bangunan sendiri dan untuk sementara waktu Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dilaksanakan di SMP Negri 7 Bandung, tetapi dalam hal administrasi serta tenaga pengajarnya SMP Negri 19 Bandung sudah berdiri sendiri.
guru SMP Negri 7 Bandung.
Sejak Bulan Desember tahun 1980, SMP Negri 19 Bandung memiliki gedung sendiri yang terletak dijalan SadangLuhur XI, sehingga sejak saat ini seluruh siswa dapat menempati gedung sekolah yang baru. Lulusan TAHUN 1980 ini merupakan lulusan pertama dari SMP Negri 19 Bandung.
Perkembangan berikutnya SMP Negri 19 Bandung dipimpin oleh bapak Drs.Maulana Ismail sebagai kepala sekolah pertama yang menggantikan Drs.Akis Susila. Begitu juga dengan jumlah siswa yang terus bertambah sesuai dengan pertambahan lokal atau ruangan kelas.Selain itu pada dekade 80-an SMP Negri 19 Bandung ini merupakan salah satu sekolah yang paling diminati oleh masyarakat disekitar Bandung Utara.
Dalam pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar yang semakin meningkat dengan bertambahnya tenaga pengajar , sedangkan waktu belajar dengan dilakukan dua kali yaitu ada kelas pagi dan kelas siang dikarenakan belum memadainya ruangan belajar dengan jumlah siswa yang ada.
Berikut ini adalah nama-nama Kepala Sekolah yang memimpin SMP Negri 19 Bandung dari tahun 1981 – tahun 2004, yaitu :
1. Tahun 1981 – 1983 Bapak Drs. Maulan Ismail 2. Tahun 1983 – 1984 PJMT Drs. Rahman Ismail 3. Tahun 1988 – 1988 Bapak Drs.Taryana
4. Tahun 1988 – 1993 Bapak Drs. Rd. Kasa Martawilaga
Hasbiadi
8. Tahun 1997 – 2000 Bapak Drs. E. Harsono. Mba,Msc. 9. Tahun 2008 – sekarang Bapak Drs H. Riadi Sofwandy
Kegiatan Belajar Mengajar mulai dilaksanakan Tahun Pelajaran 2008/2009 sebanyak 902 siswa yang terdiri dari :
1. Kelas 7 terdiri dari 8 kelas berjumlah 318 siswa 2. Kelas 8 terdiri dari 8 kelas berjumlah 320 siswa 3. Kelas 9 terdiri dari 7 kelas berjumlah 264 siswa
Sedangkan jumlah tenaga pengajar sampai Tahun Pelajaran 2008/2009 sebanyak 53 tenaga pengajar.
3.1.2 Visi dan Misi Sekolah
Negri 19 Bandung antara lain :
1. Berorientasi pada keunggulan dalam memperhatikan potensi kekinian 2. Sesuai dengan norma dan harapan masyarakat
3. Bersifat mengikat bagi setiap sivitas akademika SMP Negri 19 Bandung 4. Sebagai panduan bagi pelaksanaan misi sekolah SMP Negri 19 Bandung
Untuk mewujudkan Visi sekolah SMP Negri 19 Bandung tersebut, diperlukan suatu Misi berupa kegiatan jangka panjang dengan arah yang jelas. Misi sekolah SMP Negri 19 Bandung yang disusun berdasarkan visi diatas antara lain sebagai berikut :
1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif untuk mengoptimalkan potensi siswa
2. Menumbuhkembangkan penghayatan dan pengamalan terhadap agama yang dianut untuk membentuk budi pekerti yang baik.
3. Menciptakan suasana yang kondusif untuk keefektifan seluruh kegiatan sekolah. Amaengembangkan budaya kompetitif bagi peningkatan potensi siwa.
4. Mengutamakan kerja sama dalam menyelesaikan tugas kependidikan dan keguruan
Wakil Kepala Sekolah
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negri 19 Bandung 3.1.4 Deskripsi Tugas
A. Tugas Kepala Sekolah 1. Kepala Sekolah selaku Pimpinan
a. Menyusun perencanaan b. Mengorganisasikan kegiatan c. Mengarahkan kegiatan d. Mengorganisasikan kegiatan e. Melaksanakan pengawasan
f. Melakukan Evaluasi terhadap kegiatan g. Menentukan kebijakan
j. Mengtur proses balajar mengajar
k. Mengatur administrasi yang meliputi ketata usahaan, siswa, ketenangan, sarana dan prasarana, keuangan /RAPBS
l. Mengatur OSIS
m. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait
3. Kepala sekolah selaku supervisor bertugas menyelenggarakan supervise mengenai :
a. Proses belajar mengajar
b. Kegiatan bimbingan dan konseling c. Kegiatan Ekstra Kulikuler
d. Kegiatan ketatausahaan
e. Kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan instasi terkait f. Kegiatan Osis
B. Tugas Wakil Kepala Sekolah 1. Urusan Kurikulum
a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran c. Mengatur penyusunan program pengajaran
d. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler e. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas,
kelulusan ,laporan kemajuan belajar siswa, pembagian raport dan STTB. f. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran
g. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai belajar
h. Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator pengembangan belajar i. Mengatur mutasi siswa
k. Menyusun Laporan. 2. Urusan Kesiswaan
a. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling b. Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan 7 K
c. Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi Kepramukaan, PMR, KIR, UKS, PKS.
d. Mengatur program pesantren kilat
e. Mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah f. Menyelenggarakan cerdas cermat, olah raga prestasi g. Menyeleksi calon siswa untuk mendapat beasiswa 3. Urusan Sarana dan Prasarana
a. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang PBM b. Merencanakan program pengadaan
c. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana d. Mengelolah perawatan, perbaikan dan pengisian e. Mengatur pembukuannya
f. Menyusun laporan
4. Urusan Hubungan dengan Masyarakat
a. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan komite sekolah b. Menyelenggarakan bakti sosial, karyawisata
d. Menyusun laporan. C. Tugas Guru
a. Membuat perangkat program pengajaran b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
c. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, ujian akhir
d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
e. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan f. Mengisi daftar nilai siswa
g. Melaksanakan kegiatan membimbing kepada guru lain dan KBM h. Membuat alat pelajaran dan alat peraga
i. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni
j. Mengikuti kegiatan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawab nya
k. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa
l. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran m. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang pratikum
D. Tugas Wali Kelas a. Mengelolah kelas
b. Menyelenggarakan administrasi kelas meliputi denah tempat duduk siswa, papan absensi siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku
absensi siswa, buku kegiatan pembelajaran / buku kemajuan kelas. c. Penyusunan statistic bulanan siswa
d. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa e. Pembuatan catatatan khusus tentang siswa f. Pencatatan mutasi tentang siswa
g. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar h. Pembagian buku laporan penilaian hasil pelajaran
E. Tugas Guru Bimbingan Dan Konseling
a. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
b. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah–masalah yang dihadapi siswa tentang kesulitan belajar
c. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan lapangan pekerjaan yang sesuai d. Memberikan layanan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi
dalam kegiatan belajar
f. Menyusun static hasil penilaian hasil bimbingan dan konseling g. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
h. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan konseling i. Menyusun laporan bimbingan dan konseling
F. Tugas Kepala Urusan Tata usaha a. Penyusunan program kerja tata usaha b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan adminisrtrasi ketenagaan dan siswa
d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f. Penyusunan dan penyajian data / statistik sekolah g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K.
h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
G. Tugas Pegawai Administrasi
a. Mengurusi surat menyurat antar instasi / administrasi sekolah b. Mengurusi penataan arsip
c. Pelayanan urusan kepegawaian
f. Pelayanan urusan kesiswaan, surat-surat keterangan, mencatat arsip kesiswaan
g. Pelayanan terhadap keperluan sekolah (KBM) / perlengkapan h. Menerima iuran komite sekolah dari siswa
H. Tugas Pesuruh
a. Membersikan lingkungan sekolah b. Mengantar surat
c. Menjaga keamanan sekolah baik siang ataupun malam hari d. Memelihara kebersihan dan kesehatan gedung
e. Menyediakan minum untuk pegawai f. Menyiapkan alat rumah tangga sekolah. 3.2 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data adalah sebagai berikut :
3.2.1 Sumber Data Primer
3.2.1.1 Observasi
Metode ini merupakan pengamatan langsung dilapangan yang dapat mempermudah dalam proses pengumpulan data, sehingga data – data yang didapat terjamin keaslian dan keakuratannya.
3.2.1.2 Metode Wawancara
Metode wawancara adalah teknik pengumpulan data atau fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam perkembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai
3.2.2 Sumber data sekunder
Dokumentasi
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara pengambilan dokumen – dokumen penting dalam suatu perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi yang akan dikembangkan yaitu sistem informasi administrasi dan pengolahan niliai, data dapat berupa arsip atau file.
3.3 Metode Pendekatan/Pengembangan Sistem
Adapun metode yang digunakan dalam proses pendekatan dan pengembangan sistem adalah sebagai berikut :
3.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang di dunakan menggunakan pendekatan analisis dan pemograman terstruktur sebagai alat bantu proses, langkah-langkah dalam metode ini adalah :
FlowMap merupakan alat bantu dalam menelusuri arus dokumen yang di gunakan dalam sistem.
2. Konteks Diagram
Konteks Diagram yaitu level teratas dari diagram arus data yang merupakan penggambaran secara besar dan umum.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram yaitu aliran data merupakan alat yang digunakan pada metodologi pegembangan sistem yang terstuktur dan dokumentasi dari sistem yang baik.
4. Kamus Data
Kamus Data adalah merupakan suatu bagian yang berfungsi untuk merancang file basis yang akan di buat, sehingga file basis data akan lebih teratur dan sesuai dengan tujuan perancangan.
5. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah yang biasanya dibuat anomaly. Anomaly adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak di harapakan.
6. Relasi Tabel
3.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang di gunakan yaitu metode prototype,metode ini memberikan ide bagi analis sistem atau programmer untuk menyajikan gambar yang lengkap. Dengan demikian pada metode ini pemesan sistem dapat melihat model dari sistem,baik dari sisi tampilan maupun teknik procedural yang akan dibangun.
Langkah-langkah dalam metodeprototype yaitu : a. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
Pada tahap ini analisis sistem akan melakukan study kelayakan terhadap kebutuhan pemakai, baik meliputi model interface, teknik procedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.
b. Mengembangkanprototype
Pada tahap ini analisisis sistem bekerja sama dengan programmer mengembangkan prototype sistem untuk memperhatikan kepada pemesan model sistem yang akan dibangun.
c. Menentukan apakah prototype dapat diterima oleh pemesan atau tidak oleh pemesan
d. Mengadakan sistem operasional melalui pemograman sistem oleh programmer berdasarkan model sistem yang telah disepakati pemesan sistem.
e. Menguji sistemoperasional
Pada tahap ini programmer akan melakukan uji coba baik menggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan sistem dapat berlangsung dengan baik dan benar sesuai kebutuhan pemesan.
f. Menentukan sistem operasional apakah dapat diterima oleh pemesan atau harus dilakukan beberapa perbaikan dari awal lagi.
g. Implementasi sistem
(Gambar 3.2 Prototype Sistem)
(Sumber : Raymond.MC.Lead Jr, “Analisis dan sistem informasi”)
3.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan merupakan metode analisis dan perancangan yang susunan dan tahapan-tahapannya di buat secara berurutan, dan semua tahapan tersebut saling berhubungan.
3.3.3.1 Flowmap
Flowmap merupakan gambar hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagian alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan alur. Mengenai sumber dan aliran dokumen
3.3.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah suatu suatu diagram aliran data tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan dan masukan keluaran (input output) sebuah sistem yang di maksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasikan awal dan akhir data yang masuk dan keluar sistem.
3.3.3.3 Data Flow Diagram
mempertimbangkan lingkungan fisik dimanadata tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, disket dsb).
Data flow diagram merupakan alat yang cukup populer saat ini karena, dapat mengembangkan arus data dalam sistem dengan struktur yang lebih jelas. Lebih lanjut data flow diagram merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
3.3.3.4 Kamus Data
Kamus data adalah data directory atau disebut juga dengan istilah sistem data directory adalah katalog kata fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Dengan menggunakan kamus data, dapat mengetahui data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan dengan dua tahap yaitu tahap analisis dan perancangan sistem. Pada tahap menganalisis suatu sistem kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis dan pemakai sistem, mengenai data yang masuk ke dalam sistem dan informasi yang di butuhkan dalam sistem. Sedangkan dalam tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan data base contoh simbol kamus data di buat dalam tabel berikut
Tabel 3.1 Simbol Kamus data
No Simbol Keterangan
1 = Terdiri dari
3 ( ) Optional (boleh ada boleh tidak) 4 { } Iterasi dan pengulangan
5 @ Atribut kunci / key field
6 ** Komentar
7 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternative 8 | Pemisah sejumlah alternative pilihan antara simbol
3.3.3.5 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis di artikan sebagai markas atau gudang tempat berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logik basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan modal data, tatapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.
b. Tabel Relasi
43 4.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem adalah menguraikan dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 4.1.1 Analisis Dokumen
Untuk lebih memahami sistem yang sedang berjalan, dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang digunakan untuk prosesregistrasi dan pengolahan nilai di smp negri 19 bandung Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses diatas diantaranya :
4.1.1.1 Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Persyaratan Registrasi
Fungsi : Untuk menyatakan keaktifan siswa lama Sumber : Siswa
Frekuensi : Setiap tahun Rangkap :
Distribusi : Bagian TU
Fungsi : Untuk menunjukan nilai yang didapat siswa setiap mata
1. Nama Dokumen : Laporan Registrasi
Fungsi : Menunjukan Jumlah Siswa Yang Melakukan Registrasi Sumber : Bagian TU
Frekuensi : Setiap Tahun Rangkap : Dua Lembar Distribusi : Kepala Sekolah
Isi Dokumen : Nomor Registrasi, NIS, Tanggal Registrasi, Nama, Alamat, Kota, Jenis Kelamin, Anak ke, Status, Tanggal Lahir, Kelas Sebelumnya, Tahun Ajaran
2. Nama Dokumen : Bukti Registrasi
Fungsi : Sebagai Bukti Siswa Yang Aktif Sumber : Bagian TU
Isi Dokumen : Nomor Registrasi, NIS, Tanggal Registrasi, Nama, Alamat, Kota, Jenis Kelamin, Anak ke, Status, Tanggal Lahir, Kelas Sebelumnya, Tahun Ajaran
3. Nama Dokumen : Laporan Nilai Siswa
Fungsi : Sebagai Bukti Nilai Yang Diperoleh Siswa 4. Nama Dokumen : Raport
Fungsi : Laporan Nilai Siswa Persemester Setiap Mata Pelajaran 4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan.
Prosedur Registrasi Yang Berjalan
1. Siswa mengisi kelengkapan persyaratan registrasi
5. bukti registrasi tersebut akan diserahkan kepada siswa
6. selain itu persyaratan yang telah lengkap akan dicatat kedalam buku registrasi
7. lalu dari buku registrasi tersebut bagian TU akan membuat laporan registrasi yang akan diserahkan kepada kepala sekolah
Prosedur pengolaan nilai yang berjalan 1. Guru menyerahkan nilai kebagian akademik
2. Bagian akademik akan mencatat data nilai dan raport
3. Data nilai terdiri dari dua rangkap, rangkap pertama diserahkan kepada kepala sekolah sedangkan rangkap kedua diarsipkan
4. Sedangkan raport diserahkan kepada wali kelas untuk diisi
5. Raport yang telah diisi oleh wali kelas diserahkan kepada kepala sekolah untuk disahkan 6. Raport yang telah disahkan oleh kepala sekolah tersebut dikembalikan kepada wali kelas 7. Lalu oleh wali kelas raport diserahkan kepada siswa.
4.1.2.1 FlowMap
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram tingkat atas yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran dari entitas luar dan entitas dalam
Gambar 4.3 Diagram Konteks Yang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Diagram alir data yaitu menggambarkan sistem yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses utama, yang terjadi antara entitas yang terlibat dalam sistem informasi. DFD yang terdapat pada Sistem Informasi Administrasi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.5 Nilai Dfd Level 1 Proses 2 Berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan analisis sistem diatas, dapat diutarakan beberapa evaluasi sistem diantaranya :
No Permasalahan Pemecahan
1 Pada sistem yang sedang berjalan terlihat bahwa sistem databasenya masih belum maksimal. Terutama dalam proses administrasi dan pengolahan nilai, serta
pemasukan data yang masih manual pelalui pencatatan.
Dibuatnya program aplikasi yang dapat membantu
memaksimalkan penyimpanan data, sehingga proses
administrasi dan pengolahan nilai akan lebih cepat
2 Data-data arsip yang menumpuk sehingga petugas membutuhkan waktu lama dalam pencarian dan pembuatan laporan
Dengan adanya program aplikasi yang ditunjang dengan sistem pencarian akan memudahkan petugas dalam pencarian data dan pembuatan laporan
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memenfaatkan teknoligi dan fasilitas yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan usulan yang merupakan sistem informasi secara komputerisasi yang diharapkan akan membantu dan mempermudah pekerjaan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan Perancangan Sistem secara umum adalah untuk memberilan gambaran kepada pemakai tentang sistem baru yang akan dibuat dan dapat memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun secara lengkap untuk digunakan dalam pembuatan program pada komputer. 4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Dalam perancangan proses proses ini meliputi Flowmap yang diusulkan, DFD yang diusulkan, kamus data yang bertujuan mempermudah dalam pembuatan program nantinya.
4.2.2.1 FlowMap
Tandatangan
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai masukan (input) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 4.11 Diagram Konteks Usulan
4.2.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.12 DFD Level 1 Registrasi Usulan
Gambar 4.14 DFD Level 2.1 Proses Mengajar
4.2.2.4 Kamus Data
Kamus data berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi yang berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dan penerimaan pengeluaran dalam penggambaran DFD.
Adapun data–data yang mengalir antar proses pada Diagram Arus Data Level 1 adalah sebagai berikut :
1. Nama arus data : Persyaratan registrasi
Aliran data : siswa- proses1.1, proses1.1- file siswa, file sisswa- proses1.2, file siswa- proses1.3
Alias : data registrasi
Aliran data : proses1.3- siswa Alias : lap reg
Struktur data : tanggalreg, nis, namasiswa, alamat, tahun ajaran
3. Nama arus data : Data guru
Aliran data : guru- proses2.1, proses2.1- file guru, file guru- proses2.1
Alias :
-Struktur data : nip, namaguru, alamatguru, tanggallahir, pendidikan, no tlp
4. Nama arus data : Data kelas
Aliran data : file kelas- prosess2.1
Alias :
-Struktur data : kodekelas, kelas, lokal
5. Nama arus data : Mata Pelajaran
Aliran data : File mata pelajaran- proses 2.1
Alias :
-Struktur data : Kodematapelajaran, namamatapelajaran
6. Nama arus data : Data mengajar
Aliran data : proses 2.1- proses 2.2
-7. Nama arus data : Data nilai
Aliran data : Guru- proses 2.2, prosess2.2-file nilai, file nilai- prosess2.4
Alias :
-Struktur data : nonilai, nis, nomengajar, uts, uas, akhir
8. Nama arus data : Data Siswa
Aliran data : file siswa- proses 2.3, proses2.3- guru,
Alias :
-Struktur data : nis, nama, alamat, kodekelas, semester, tahunajaran
9. Nama arus data : laporan data nilai
Aliran data : proses 2.4- kepala sekolah
Alias :
-Struktur data : kodekelas, nis,namasiswa, namamatapelajaran, namaguru, uts, uas, akhir
10. Nama arus data : Raport
Aliran data : proses 2.4- kepala sekolah
Alias :
Perancangan basis data adalah menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan tersimpan secara bersama-sama . Dalam perancangan basis data ini akan dibahas mengenai normalisasi, ERD, struktur file dan tabel relasi.
4.2.3.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya.
1. Bentuk Unormal.
Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format tertentu. Data bisa jadi mengalami duplikasi.
Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam satu tabel yang berulang.
Registrasi ={noreg, nis, tanggalreg, nama, alamat, kota, jeniskelamin, anakke, status, tanggallahir, kelassebelumnya, tahunajaransebelumnya}
Siswa ={ nis, nama, alamat, kodekelas, semester, tahunajaran} Guru ={ nip, nama, alamat, tanggallahir, pendidikan, notlp} Pelajaran ={ kodemp, namamp}
Nilai ={nonilai, uts, uas, akhir}
Mengajar ={ nomengajar, nip, kodemp, kodekelas} 3. Normalisasi Tahap 2
Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam satu tabel yang berulang.
Registrasi ={*noreg, nis, tanggalreg, kota, jeniskelamin, anakke, status, tanggallahir, kelassebelumnya}
Siswa ={* nis, nama, alamat, kodekelas, semester, tahunajaran} Guru ={ *nip, nama, alamat, tanggallahir, pendidikan, notlp} Pelajaran ={ *kodemp, namamp}
Nilai ={* nonilai, uts, uas, akhir}
Mengajar ={* nomengajar, nip, kodemp, kodekelas} 4. Normalisasi tahap 3
Pada tahap ini,dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.
Guru ={ *nip, nama, alamat, tanggallahir, pendidikan, notlp} Pelajaran ={ *kodemp, namamp}
Nilai ={* nonilai, **nomengajar , uts, uas, akhir} Mengajar ={* nomengajar, **nip, **kodemp, **kodekelas
4.2.3.2 Relasi Antar Tabel
Suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk yang menunjukkan entity dan relasinya yang berfungsi untuk mengakses data item sedemikian rupa sehingga database tersebut mudah di modifikasi
ERD merupakan cara untuk mengorganisasikan data, dimana diagram ini akan memperlihatkan hubungan entitas yang terdapat didalam sistem. ERD untuk sistem informasi pengolahan registrasi dan nilai adalah sebagai berikut
Gambar 4.16 ERD Usulan
Atribut yang ada pada ERD adalah sebagai berikut:
1. Siswa : (Nomor_Induk_Siswa,oNama_Siswa,uAlamat_Siswa,iKode_Kelas, Semester, Thn_Ajaran)
2. Registrasi : (Nomor_Registrasi,jNomor_Induk_Siswa,Tanggal_Registrasi Nama_Siswa,iAlamat,iKota,iJenis_Kelamin,iAnak_Ke,
Status_Dalam_Keluarga,Tanggal_Lahir, Kelas_Sebelumnya, Tahun_Ajaran ). 3. Nilai : (Nomor_Nilai, Nomor_Induk_Siswa, Nomor_Mengajar, Uts, Uas,
Nilai_Akhir).
6. Kelas : (Kode_Kelas, Kelas, Lokal) 4.2.3.4 Struktur File
Dalam pembuatan diagram dibutuhkan suatu spesifikasi file, yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan penyampaian informasi yang dapat memudahkan kerja sistem administrasi kependudukan.Sistem informasi ini membangun suatu spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman
Tabel 4.1 Struktur FileData Siswa
Nama Field Type Data Size
Nomor_Induk_Siswa* Char 10
Tabel 4.2 Struktur FileData Registrasi
Nama Field Type Data Size
Nomor_Registrasi* Char 10
Nomor_Induk_Siswa** Char 10
Tgl_Registrasi DateTime 8
Kota Varhar 20
Tabel 4.3 Struktur FileData Nilai
Nama Field Type Data Size
Nomor_Nilai* Numeric 9
Nama_Induk_Siswa** Char 10
Nomor_Mengajar** Integer 4
Nilai_UTS Float 8
Nilai_UAS Float 8
Nilai_Akhir Float 8
Tabel 4.4 StrukturFile Guru
Nama Field Type Data Size
Nomor_Induk_Pegawai* Char 10
Nama_Siswa Varchar 40
Alamat Varchar 50
Nomor_Tlp Varchar 12
Tabel 4.5 StrukturFile Mata Pelajaran
Nama Field Type Data Size
Kode_Mata_pelajaran* Char 10 Nama_Mata_Pelajaran Varchar 30
Tabel 4.6 StrukturFile Kelas
Nama Field Type Data Size
Kode_Kelas* Varchar 8
Kelas Varchar 10
Lokal Char 10
4.2.3.5 Kodifikasi
Kodifikasi merupakan suatu proses mempermudah dalam pengelompokan dan pemrosesan data yang tedapat dalam basis data, selain itu, juga dapat menghindarkan dari kesalahan dalam penginpitan data. Kodifikasinya adalah sebagai berikut:
1. Kode Siswa. Format: XXXX
No urut Siswa.
Contoh:0001
2. Kode Nilai. Format: X XXX
No urut Nilai.
Menujukkan Nama Mata Pelajaran
Contoh:B 001
Keterangan: B = Bahasa.
M = Matematika.
A = Agama.
01 =No Urut Nilai. 4.2.4 Perancangan Antar Muka
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut. Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
4.2.4.1 Struktur Menu
dilihat pada gambar sebagai berikut
Gambar 4.17Struktur Menu
4.2.4.2 Perancangan Input
Login Password
Cancel
Gambar 4.18Form Login
1. Tampilan Form Utama
Menu Utama
File Input Mengajar Laporan
Gambar 4.19Form Menu Utama
2. Tampilan Form Registrasi
Tabel Registrasi
No Reg Kelas Tgl Reg Nama Alamat Kota Jenis Kelamin
Add Edit Delete Print Laporan Exit
Registrasi
Print Bukti Registrasi
3. Tampilan Form Kelas
Kode kelas Kelas Lokal
Add Delete Exit
Gambar 4.21Form Kelas
4. Tampilan Form Data Siswa
Data siswa
Semua tabel siswa
Nama
NIS
Siswa per kelas
search
NIS Nama Alamat Kelas Smester Thn Ajaran
Add Edit Delete Exit
Add Edit Delete Exit
Kode pelajar Nama Mata pelajaran
Tabel Mata Pelajaran
Gambar 4.23 Form Mata Pelajaran
6. Tampilan Form Data Guru
Data Guru
Semua tabel guru
Nama NIP
NIP Nama Alamat Tgl lahir
Add Edit Delete Exit
Form Guru
Form Nilai
Semua tabel
NIS Nama
Ms Nama siswa Alamat Kelas Data Nilai Siswa
search
Akhir UAS
Add Delete Report Exit
Smester
UTS
Siswa per kelas
Thn Ajaran
Lap data nilai
Gambar 4.25Form Data Nilai
4.2.4.3 Perancangan Output
Rancangan keluaran yaitu informasi yang di hasilkan oleh system berupa laporan dari hasil proses masukan yang di terima oleh sistem informasi.
Berikut adalah rancangan keluaran: 1. Tampilan Data Registrasi
73
5.1 Implementasi
Implementasi adalah kelanjutan dari suatu sistem informasi Administrasi dan Pengolahan nilai di SMP Negeri 19 Bandung telah dibuat, dan dilakukan penggunaan bahasa pemrograman visual basic dengan basis data yang digunakan adalah SQL Server visual basic tersebut dapat dijalankan pada flatform sistem operasi microsofs windows dan berbagai perangkat keras, tetapi implementasi dan pengujian sepenuhnya hanya dilakukan di perangkat keras notebook dengan sistem operasi perangkat keras windows xp
5.1.1 Implementasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang harus disiapkan dari implementasi sistem informasi Administrasi dan Pengolahan Nilai SMP Negri 19 Bandung yaitu melakukan Development Tools diantaranya
1. Visual Basic
Untuk membuat suatu sistem informasi yaitu sistem informasi administrasi dan
pengolahan nilai di smp negeri 19 bandung penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic
2. Database Server
Database Server yang digunakan oleh penulis adalah Server DataBase My SQL untuk menyimpan sumber data aplikasi
3. Cristal Reports
Perangkat keras yang digunakan di sistem informasi administrasi dan pengolahan nilai di smp negeri 19 bandung berdasarkan spesifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi untuk menjalankan sistem informasi tersebut diantaranya
a. Prosessor Intel (R) Celeron (R ) MCPU 430 @ 1,73 Mhs b. Memori 466 RAM
c. Mouse d. Printer
5.1.3 Implementasi Basis Data
Rancangan basis data dilakukan dari tahap analisis basis data yang digunakan untuk penyimpanan laporan registrasi dan nilai
a. Deskripsi Tabel Siswa
Tabel siswa merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data siswa yang dilakukan dalam proses registrasi di smp negeri 19 bandung untuk lebih jelas, atribut atribut dari tabel data siswa dapat dilihat di struktur file
b. Deskripsi Tabel Data Nilai
Tabel data laporan merupakan tabel yang digunakan untuk melihat data laporan hasil registarsi dan nilai untuk lebih jelasnya atribut-atribut tersebut dapat dilihat dilaporan struktur file
5.1.4 Implementasi Antar Muka
Sistem informasi administrasi dan pengolahan nilai di smp negeri 19 bandung yang terdiri dari tampilan-tampilan dan proses yang berhubungan dengan sistemtersebut maka dapat dilihat pada gambar berikut
1. Form Login
Berikut adalah form login yang merupakan langkah pertama dalam pengimplementasian program untuk memanggil program utama yang telah dibuat dengan catatan password yang benar
Merupakan tampilan yang menampung seluruh form baik form input, proses maupun output berikut adalah tampilan form yang dimaksud
Gambar 5.2 Menu Utama
3. Form Data Siswa
Pada menu data siswa ditampilkan semua data siswa per kelas juga terdapat beberapa fasilitas tombol yaitu tombol tambah data, tombol edit, delete dan exit berikut adalah
Dalam Menu kelas yaitu menampilakan nama siswa yang berada dalam kelas tertentu berikut adalah tampilan tersebut
Gambar 5.4 Menu data kelas
5. Form Mata Pelajaran
Menampilkan Semua daftar mata pelajaran berikut adalah tampilan daftar mata pelajaran
Menampilkan semua data guru berikut tampilan tersebut
Gambar 5.5 Menu Data Guru
7. Form Mengajar
Menampilakan data guru yang mengajar dalam suatu kelas berikut tampilan tersebut
Menampilakan data nilai siswa, berikut adalah adalah tampilan data nilai tersebut.
Gambar 5.7 Menu Data Nilai
5.1.5 Implementasi Instalasi Program
Untuk menginstal program ikuti langkah berikut
5.2 Pengujian
Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus pembangunan perangkatlunak. Pengujian di lakukan untuk menjamin kualitas dan juga mengetahui kelemahanari perangkat lunak. Tujuannya dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwaperangkat lunak yang
memiliki kualitas yang baik yaitu mampu untuk mempersentasikankajian pokok dari spesifikasi, analisis, perancangan dan pengkodean dari perangkat lunakitu sendiri.
5.2.1 Rencana Pengujian
Rencana dari pengujian program akan meliputi
3. Pengujian inputan data rumah 5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian
Berikut adalah beberapa kasus dan hasil pengujian yang dilakukan, diantaranya : 1. Pengujian Login
Pengujian program ini dilakukan dengan menguji validasi terhadap datadata yang akan dimasukkan kedalam sistem-sistem.
Tabel 5.1 Pengujian Login
Kasus dan hasil pengujian
Data Masukan Yang di harapkan Hasil Pengamatan Kesimpulan Masukkan user dan
Tabel 5.2 Pengujian Registrasi
Kasus dan hasil pengujian
Data Masukan Yang di harapkan Hasil Pengamatan Kesimpulan
Textbox untuk nis
Textbox untuk nis diisi dengan nis siswa
Textbox untuk anak ke dimasukan selain angka
Tabel 5.3 Pengujian Nilai
Kasus dan hasil pengujian
Data Masukan Yang di harapkan Hasil Pengamatan Kesimpulan
