PENTIN MENJA P GNYA PE ADI SEORA KESEK U PROGRAM U T RANAN P ANG SEKR KRETARI UNIVERSIT TRI D
M STUDI D FAK UNIVERSI i TUGAS AK ENGEMBA RETARIS T IATAN FA TAS SUMA OLEH DIKE FAND 1021030 DIPLOMA KULTAS E ITAS SUM MEDA 2014 KHIR ANGAN K TERHADA KULTAS E ATERA UT : DU SWARI 055 III KESEK EKONOMI MATERA U AN 4 KEPRIBAD AP MAHAS EKONOM TARA I KRETARI UTARA DIAN UNTU SISWA D-I MI IATAN UK III
NAMA : TRI DIKE FANDU SWARI
NIM : 102103055
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENTINGNYA PERANAN PENGEMBANGAN
KEPRIBADIAN UNTUK MENJADI SEORANG SEKRETARIS TERHADAP MAHASISWA D-III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal :April 2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal :April 2014 DEKAN
i
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : TRI DIKE FANDU SWARI
NIM : 102103055
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENTINGNYA PERANAN PENGEMBANGAN
KEPRIBADIAN UNTUK MENJADI SEORANG SEKRETARIS TERHADAP MAHASISWA D-III KESEKRETARIATAN FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, April 2014 Menyetujui Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Asslamual Puj memberik penulis da memenuhi menyelesa Ad PENGEM SEKRETA FAKULTA menyadari kekuranga Da dari berba baik. Ma terimakasi 1. Ba Re 2. Ba Ek laikum Wr.W
uji dan Sy kan curahan apat menyu i serta me aikan Progra dapun judu MBANGAN ARIS TER
AS EKON i bahwa d an dan kelem alam penuli agai pihak se
aka dengan ih kepada: apak Prof. D ektor Univer apak Prof. D konomi Univ
Wb
yukur penu n Rahmat, k usun dan m elengkapi s
am Diplom ul Tugas A
KEPRIB RHADAP NOMI UN dalam penu mahan baik isan Tugas ehingga pen n segala Dr. Syahril rsitas Suma Dr. Azhar M versitas Sum
ulis panjatk kesehatan da
menyelesaik alah satu a III Kesekr Akhir ini BADIAN
MAHASIS NIVERSITA
ulisan Tuga dari segi m Akhir ini nulis dapat m
kerendahan l Pasaribu, atera Utara. Maksum, M. matera Utar kan kepada an keselama kan penulis syarat yan retariatan U adalah “PE UNTUK SWA D-II AS SUMAT
as Akhir i materi maupu
penulis ban menyelesaik n hati pen
DTMH, M
Ec, Ac, Ak ra.
a Allah SW atan, penge san Tugas ng sudah d Universitas S
ENTINGNY MENJAD II KESEK TERA UT
ni masih b un teknis. nyak mend kan Tugas A nulis meny
M.Sc, CTM,
, AC selaku
WT yang etahuan seh
Akhir ini ditentukan u
Sumatera U YA PERA DI SEOR KRETARIA TARA”. Pe banyak ter apat pengar Akhir ini de yampaikan
, SpA(K) s
ii
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan dan selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani, SE, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa untuk kedua orangtua tercinta Ayahanda AKP.Eddy Supriyanto dan Ibunda tersayang Radiah yang senantiasa selalu memberikan kasih sayang, doa yang tulus, perhatian, nasehat, semangat dan dorongan serta materi kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai. Bagi penulis kedua orangtua adalah anugrah terindah yang diberikan Allah SWT dan dalam kesempatan ini juga penulis ingin mengatakan bahwa penulis sangatlah menyanyangi dan mencintai mereka.
7. Untuk adik-adik tersayang Tri Dwi Fitriah Swari, Tri devi Fidiah Swari, Dicky Wira Hadiyanto yang selama ini telah banyak memberikan kasihsayang, dorongan dan semangat kepada penulis. Bagi penulis keluarga sangatlah berarti. Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih untuk saudara yang dicintai.
8. Untuk kakanda semata wayang Muhamad Chandra Rangkuti dan keluarga, terimakasih telah mendoakan dan selama ini telah banyak meluangkan
9. Kepada teman-teman penulis yang telah santiasa mensuport penulis Sri Fadilah, Rani Emalia, Yudhie Maycelia,Wahyu Rangkuti, M.ichsan Wibowo , Reza Siswanda, terimakasih buat semangat, bantuan dan dukungannya kepada penulis. Kalian luar biasa teman-teman.
10.Kepada seluruh teman-teman D-III Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
11.Buat teman-teman magang Grup37 Gelombang 3C yang selama 3 bulan terakhir telah memberi masukan dan arahan selama menjadi teman magang.
12.Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran tugas akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.
Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat member manfaat bagi semua pihak.
Wassalam’
Medan, April 2014 Penulis
iv DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Metode Penelitian ... 5
F. Sistematika Penelitian ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 15
D. Jaringan Kegiatan ... 20
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
B. Pengertian Sekretaris ... 26
C. Peranan Pengembangan Kepribadian Untuk Menjadi Seorang Sekretaris Profesional ter hadap mahasiswa D.III ... 32
D. Tujuan Pengembangan Kepribadian ... 42
E. Meningkatkan Kemampuan Sekretaris dalam Mencari, Menginterprestasikan dan Memanfaatkan Informasi ... 44
F. Standard Penampilan Sekretaris ... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 56
A. Kesimpulan ... 56
B. Saran ... 57
vi
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tuntutan untuk menjadi sekretaris yang profesional di era global memang
tidak bisa dihindarkan lagi. Persaingan didunia bisnis yang semakin hari semakin
ketat mengharuskan siapa saja yang bekerja pada suatu perusahaan untuk
memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggannya sehingga memberikan
citra perusahaan yang baik. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan
membutuhkan jasa seorang sekretaris yang handal dan profesional. Hal ini
dilakukan untuk menghadapi kemajuan teknologi yang semakin pesat.
Menurut La Rose (2003:10), Sekretaris adalah sebuah profesi yang sangat
berperan penting dalam bidang perkantoran yang menangani administrasi kantor,
surat menyurat, berkas-berkas sampai urusan pribadi pimpinannya yang
berhubungan dengan kantor. Profesi ini dikenal luas dalam dunia bisnis. Karena
anggapan bahwa sekretaris merupakan orang kepercayaan pimpinan, maka
sekretaris harus memiliki kesetiaan pada pimpinan serta mampu bersoasialisasi
pada lingkungan pekerjaan. Untuk itu diperlukan sekretaris profesional yang
mampu mengelola kantor secara keseluruhan dan membantu menciptakan suasana
kerja yang kondusif bagi pimpinan dan karyawan lainnya.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional perlu adanya pengembangan
kepribadian sebagai modal utama yang berkaitan erat dalam profesi, karir, dan
juga mencakup kehidupan sosialnya. Menurut Rosidah dan Ambar (2005:57),
pengembangan kepribadian merupakan suatu proses pembentukan citra diri secara
kompleks yang mencakup berbagai aspek, baik pengetahuan, keterampilan,
wawasan maupun sikap. Pengembangan kepribadian bagi sekretaris sangatlah
bermanfaat karena dapat menunjang potensi secara maksimal serta dapat
meningkatkan kinerja dan profesionalisme seorang sekretaris. Dan hal tersebut
sangat menguntungkan dan mendukung kelancaran tugas pada perusahaan serta
meningkatkan kualitas perusahaan.
Profesionalisme yang diperoleh melalui alternatif pengembangan
kepribadian tersebut dapat menunjang mutu dan kualitas seorang sekretaris
terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Membangun kepribadian dan keterampilan menjadi sekretaris
profesional terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan adalah kunci penting yang
dapat memberikan citra profesional serta keistimewaan seorang sekretaris.
Semakin tinggi tingkat pengembangan kepribadian yang diberikan maka akan
mempengaruhi tingkat profesional dan kualitas seorang sekretaris sekretaris, serta
untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Itulah sebabnya diperlukan
pengembangan kepribadian terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan .
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka penulis melakukan
observasi yang diberi judul Pentingnya Peranan Pengembangan Kepribadian
Untuk Menjadi Seorang Sekretaris Terhadap Mahasiswa D-III Kesekretariatan
3
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka terdapat perumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana pentingnya pengembangan kepribadian untuk menjadi seorang
sekretaris yang profesional terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan?
2. Bagaimana cara meningkatkan kemampuan sekretaris terhadap mahasiswa
D-III Kesekretariatan dalam mencari, menginterprestasikan, dan
memanfaatkan informasi?
3. Bagaimana standar penampilan sekretaris terhadap mahasiswa D-III
Kesekretariatan?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penyusunan tugas akhir ini yaitu :
1. Mengetahui pentingnya pengembangan kepribadian bagi sekretaris
terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan dalam meningkatkan
kinerjanya.
2. Mengetahui cara meningkatkan kemampuan sekretaris terhadap
mahasiswa D-III Kesekretariatan dalam mencari, menginterprestasikan,
dan memanfaatkan informasi.
3. Mengetahui tata cara penampilan sekretaris terhadap mahasiswa D-III
Kesekretariatan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan kepribadian yang mempengaruh kinerja seorang sekretaris.
2. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk menyempurnakan penelitian dimasa yang akan datang.
E. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara.
5
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Sumber : Penulis (2014)
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan tentang penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan pentingnya peranan pengembangan kepribadian untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
7 BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara pertama kali didirikan pada tahun 1959 yang berkedudukan di Kutaradja (Banda Aceh) yang diresmikan secara meriah oleh Presiden Republik Indonesia pada saat itu. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi di Medan yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/tanggal 21 November 1961. Pada tahun 1967 Akademika Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada Pendidikan Tinggi dengan Surat Keputusan Dirjen Dikti No.23 /DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan Surat Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, maka tanggal 14 Desember 1987 diadakan serah terima antara Direktur Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Beberapa tahun kemudian, dikeluarkan Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang penetapan Universitas Sumatera Utara
sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi berubah menjadi departemen. Dan Fakultas Ekonomi semakin maju dan berkembang dari segi kualitas pendidikan dan memiliki Akreditasi B+.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Strata-1 dan Program Diploma. Program Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III, yaitu :
a. Program Studi Kesekretariatan b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi
Selain itu, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga mengelola program Ekstensi bagi mahasiswa/i Diploma III yang ingin melanjutkan pendidikan Sarjana dan Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK). Sehingga menjadikan Fakultas Ekonomi menghasilkan tenaga ahli dan lulusan Sarjana Ekonomi yang berkualitas tinggi, bermutu, berwawasan luas, dan memiliki skill yang handal.
9
tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman dan Infrastruktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 yang telah disempurnakan.
VISI dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam meningkatkan persaingan global. Misi
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer) dan stake holders lainya.
d. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasioanal.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap pengembangan perusahaan.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dan tujuan yang sesuai dengan bidang masing-masing. Dengan struktur organisasi, masing-masing pegawai akan mampu mengetahui tugas, wewenang dan tanggungjawabnya, sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya.
Demi tercapainya tujuan umum instansi, diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktifitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur Organisasi tersebut nantinya akan memberikan keterangan mengenai jabatan atau profesi seseorang di kantor tempat bekerja.
11
[image:21.612.111.556.76.551.2]
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ( 2014 ) Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan
Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang Fakultas
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen DEKAN
Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF)
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, Ak, MAcc Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE , M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA,MAFIS : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si : Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Acc : Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP : Prof. Dr. Ramli, MS
13
PROGRAM STUDI S1
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.si
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA DIII KESEKRETARIATAN
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena L.L Sibarani SE, M.Si
DIII KEUANGAN
Ketua : Dr. Yenny Absah, SE, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi DIII AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
BAGIAN TATA USAHA
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
15
LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank
Pengarah : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Layanan : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak Bagian Perpustakaan
Ketua : Mylita, SE
C. Job Description
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Tata Usaha dan Administrasi Fakultas . Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpunan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusuna RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian,dan pngabdian atau pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
17
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan,pembekuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang nyata disertai kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak atau juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi urusan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan atau pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap atau tidak tetap, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai. 5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusuna RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
19
6. Sub Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerjan dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, serta melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan keras yang tinggi dan disiplin. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.
21
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Tahun Baru, Paskah, Idul Adha, Idul Fitri, Nyepi, Waisak, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap.
b. Ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhis semester (UAS). c. Wisuda mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerjanya, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyuun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode/materi, dan alat-alat
yang digunakan dapat lebih ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan semakin meningkat dan diharapkan mahasiswa/i lulus tepat pada waktunya, serta memiliki indeks prestasi yang lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Jadwal Perkuliahan, Jadwal Ujian Mid Semster, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram dengan baik.
4. Memperbaiki ruang perkuliahan bagi mahasiswa, ruang dosen, departemen, dan ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi bagi Mahasiswa, dimana setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum yang telah direncanakan dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan bagi para Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat seperti yang telah dirapatkan oleh Departemen Fakultas Ekonomi.
10. Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik didalam negri maupun diluar negri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa/i yang akan diterima di Fakultas Ekonomi. 12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka Karya, Kuliah Umum yang telah
23
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa/i dalam melaksanakan kegiatan magang atau praktek lapangan kerja, sehingga dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14. Menyiapkan laporan evaluasi persemester untuk mengetahui dan meningkatkan nilai Akreditas masing-masing Departemen dan Program Studi ke arah yang lebih baik lagi.
A. Pengertian Pengembangan Kepribadian
Menurut La Rose (2003:38) bahwa Pengembangan Kepribadian merupakan suatu proses pengembangan diri seorang sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi atau perusahaan. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup : Pre Service Training, yaitu latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu. Pelatihan ini meliputi pendidikan formal yang diselenggarakan umum, serta latihan pra jabatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan tempat sekretaris bekerja. Dan In Service Training, yaitu pelatihan yang diberikan pada waktu seseorang sedang
menduduki jabatannya.
25
sangatlah berpengaruh bagi nama baik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan pengembangan kepribadian sekretaris tersebut akan memudahkan menciptakan sekretaris yang handal, berpotensi, berwawasan luas, memiliki semangat, dan berdedikasi tinggi terhadap pekerjaan yang dapat meningkatkan kinerja serta berkepribadian yang menarik. Selain itu juga akan meningkatkan pengenalan kiat-kiat tertentu agar dalam pergaulan di lingkungan kerja dapat berjalan dengan lancar.
Menurut Titiek dan Kristanto (2004:20) keberhasilan dalam pengembangan kepribadian mempunyai beberapa aspek kebutuhan, yaitu :
a. Kebutuhan dasar , artinya pengembangan kepribadian yang dilakukan untuk seorang sekretaris mencakup pada kebutuhan pribadi seperti wawasan, pengetahuan serta keterampilan.
b. Kebutuhan sekunder , artinya pengembangan kepribadian untuk seorang sekretaris meliputi pada pemahaman akan penampilan , tutur kata, etika dan moral seorang sekretaris.
c. Kebutuhan sosial, artinya pengembangan kepribadian seorang sekretaris dilakukan untuk meningkatkan rasa solidaritas dan sosialisasi sekretaris pada lingkungan pekerjaan.
d. Kebututuhan untuk saling menghargai dan dihargai.hal ini perlu karena sangat menyangkut pada batin pribadi.
e. Kebutuhan jati diri , artinya pengembangan kepribadian seorang sekretaris dapat memberikan pemahaman mengenai identitas diri atau jati diri sebagai seorang sekretaris serta meningkatkan rasa percaya diri.
f. Kebutuhan untuk mengenal persepsi oranglain dan pribadi setiap orang dalam kantor. Hal ini perlu untuk menjaga hubungan seorang sekretaris dengan pimpinan ataupun karyawan lainnya dalam kantor.
B. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris menurut Rosidah dan Ambar (2005:12) berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat
menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.
Definisi diatas mengundang banyak pengertian mengenai seorang sekretaris. Menurut Rosidah dan Ambar (2005:13) ada beberapa pengertian sekretaris menurut beberapa ahli, antara lain :
a. M. Braum dan Ramon dari Portugal dalam Hand Book for Goverment Secretary Steno-Grapher , mendefinisikan, secretary is an assistant to a chief
who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of
his official engagements or appointments, and performs many order related
duties that increase the effectiveness of the chief ( sekretaris adalah seorang
27
b. Fowler dan Fowler dalam Management of Secretary mendefinisikan sekretaris a person employed by another to assist in corespondence, literary, getting information and other confindential matters ( yang artinya sekretaris
adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya ).
c. La Rose dalam Top Secretary , sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang memiliki keahlian dalam mengurus kantor, bertanggungjawab terhadap pekerjaan, mempunyai inisiatif dan pen,uh pertimbangan dalam mengambil keputusan.
d. Burvows Cs , bahwa Secretary is some ones who writes letter and keeps records for person, company, etc.
Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan karena dalam pekerjaannya sekretaris membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Sekretaris dalam menjalankan profesinya haruslah memiliki karakter sifat yang berdasarkan pada keinginan untuk menjadi sekretaris yang dapat dipercaya dan diandalkan. Komponen karakter yang positif pada saat bekerja sangat berhubungan dengan profesi sekretaris , karena ruang lingkup sekretaris yang begitu luas dalam berbagai status sosial, latar belakang, kedudukan, serta hal lain yang mengharuskan sekretaris mampu berfikir positif.
Menurut La Rose ( 2003: 18 ) terdapat beberapa persyaratan untuk menjadi seorang sekretaris yang secara umum diinginkan oleh perusahaan antara lain :
1. Secara primer, yang mencakup beberapa hal tentang bagaimana sifat dan kepribadian seorang sekretaris (seperti : rapi, sopan, etika baik, disiplin, dan berkarakter). Selain itu juga memuat keterampilan yang dimiliki serta minat dan tanggungjawab tinggi terhadap pekerjaan dan profesinya. Hal ini merupakan karakter pokok yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam dirinya.
2. Secara sekunder yang mencakup kepribadian dalam mengatur waktu, kemampuan dan kesanggupan untuk menyelesaikan tugas secara profesional, serta penuh dedikasi tinggi dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Selain itu juga kesanggupan dalam menjaga rahasia perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus menjadi pemegang rahasia yang baik demi menjaga rahasia penting perusahaan karena dalam pekerjaan sekretaris berhubungan langsung dengan pimpinan perusahaan yang mengelola suatu perusahaan. Dan apabila rahasia perusahaan diketahui masyarakat luas akan sangat merugikan bagi perusahaan.
Jenis-Jenis Sekretaris
29
Terdapat 4 (Empat) jenis Sekretaris yang dapat dibedakan berdasarkan pada kedudukan, wewenang, tanggungjawab dan tugas yang menjadi bebannya (Rosidah dan Ambar, 2005:14 ), yaitu :
a. Sekretaris Organisasi (Instansi)
Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager yang mencakup semua aspek kegiatan kantor. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan urusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), personalia (tata kepegawaian), financial (tata keuangan), material (tata perbekalan), serta relasi publik (tata kehumasan). Karena secara formal pekerjaan sekretaris dapat meliputi keseluruhan ruang kantor. Sekretaris organisasi dapat disebut executive secretary , yang artinya sekretaris harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas, manajemen serta organisasi dengan baik. Dalam hal ini sekretaris dituntut mengerti dan memahami mengenai urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi sekretariat dengan baik.
b. Sekretaris Pimpinan
Yaitu sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan dan tangan kanan pimpinan dalam urusan warkat. Berfungsi melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta menmbuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.
c. Sekretaris Eksekutif
Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai. Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral.
d. Sekretaris Pribadi
Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor, Sekretaris Manajer.
Keempat jenis sekretaris tersebut memiliki beban tugas secara formal tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari-hari seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan teksnis maupun non teknis. Adapun tugas seorang sekretaris secara umum dikelompokkan menjadi 4 ( Empat ) kegiatan (Rosidah dan Ambar, 2005 : 24) antara lain :
1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus. Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, menerima telepon dan membuat jadwal kerja pimpinan.
31
3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri yang dapat menunjang kelancaran kerja pimpinan. Untuk menjadi kreatif maka perlu membangun kompetensi-kompetensi yang diperlukan seperti kemampuan intelektual, kemampuan sosial, dan kemampuan spiritual.
4. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yang meliputi hubungan kerjasama dengan di dalam organisasi, dan hubungan kerjasama dengan dunia luar.
Setiap sekretaris berbeda-beda tugas dan tanggungjawabnya. Peranan sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup fakultas. Adapun beberapa tugas rutin sekretaris pada Fakultas Ekonomi
a. Menjaga kenyamanan dan kerapian ruang lingkungan kerja. b. Menerima dan melayani tamu.
c. Menelepon dan menerima telepon , serta mencatat pesan-pesan yang masuk lewat telepon.
d. Mengetik laporan harian.
e. Mencatat janji-janji serta menyusun acara kerja harian pimpinan. f. Menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan.
g. Mewakili pimpinan dalam berbagai acara penting atau pertemuan penting yang ada kaitannya dengan Fakultas Ekonomi.
Seorang sekretaris yang ingin sukses dalam menjalankan tugasnya apabila ada relasi personal dirinya dengan pekerjaan, seperti bekerja dengan menikmati pekerjaannya. Hal ini akan menambah semangat kerja serta memiliki rasa menghargai pekerjaannya. Ada beberapa kiat yang bisa menolong dalam kesuksesan pekerjaannya tersebut (Maurus, 2003 :133) antara lain :
1. Keinginan untuk bekerja lebih baik lagi 2. Tanggap terhadap sesuatu
3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam 4. Rasa ingin tahu yang kuat terhadap pekerjaan
5. Penuh perhatian untuk memahami sesuatu secara menyeluruh 6. Konsentrasi untuk menekuni sesuatu secara mendalam
7. Kerja keras dan semangat dalam melaksanakan pekerjaan 8. Sabar untuk mempelajari pekerjaan secara terperinci 9. Optimis dalam mempercayai diri sendiri
10. Bekerjasama dengan karyawan/pegawai lainnya
C. Peranan Pengembangan Kepribadian Untuk Menjadi Seorang Sekretaris Profesional Terhadap Mahasiswa D III Kesekretariatan
Pengembangan Kepribadian untuk seorang sekretaris sangatlah penting. Fungsi pengembangan kepribadian untuk sekretaris pada mahasiswa D III Kesekretariatan dilakukan untuk meningkatkan mutu dan kualitas setiap sekretaris. Hal ini perlu dalam rangka peningkatan karir, menggali potensi-potensi demi sukses diri pribadi, dan agar dalam melaksanakan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Pengembangan kepribadian ini dapat meningkatkan dalam bidang kesekretariatan seperti kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara bertanggungjawab, memunculkan kepribadian yang menarik, serta kemauan yang kuat untuk bekerja secara profesional.
33
maupun hubungan interpersonal sehari-hari diruang lingkup kerja dan kalangan masyarakat luas. Personality ini merupakan pesona seseorang untuk menutupi dirinya dari sifat atau karakter yang kurang baik, agar secara visual nampak baik dikalangan masyarakat. Berdasarkan hal tersebut maka kepribadian dapat dilatih dan perlu dikembangkan. Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan ataupun menjadi defisit yang tidak dapat dibayar. Kepribadian yang positif akan lebih terhormat dan dapat diterima dimana pun juga (Rosidah dan Ambar, 2005:58). Pada umumnya kesan perilaku yang positif akan memunculkan image serta penilaian yang positif dari oranglain.
Sifat-sifat yang perlu dikembangkan oleh seorang sekretaris dalam upaya peningkatan kepribadiannya (Rosidah dan Ambar, 2005 : 62), antara lain :
1. Congeniality, sikap ini ditunjukkan dengan menjalankan jabatannya sebagai suatu tantangan. Tantangan dan masala dalam kerja merupakan bagian integral dalam kehidupan.
2. Compability , kemampuan untuk berhubungan dengan oranglain. Artinya bahwa seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan kesenangan dalam berhubungan dengan oranglain dalam bidang pekerjaannya.
3. Loyality, kesadaran bahwa sekretaris adalah orang kepercayaan pimpinan dan bangga terhadap kepercayaan yang diberikan sehingga tidak ada niat untuk mengkhianati kepercayaan yang diberikan, serta juga menjaga hubungan kerja, bisnis dengan pimpinannya.
4. Salesmanship, artinya seorang sekretaris harus berusaha seolah-olah sebagai orang yang menjual, dalam artian sekretaris mewakili perusahaan dalam hubungan dengan orang lain. Dengan kata lain mewakili publik relation.
5. Poise, kemampuan untuk menguasai diri bagi sekretaris sangatlah penting. Seorang sekretaris harus bisa mengontrol pikirannya, misalnya tidak mudah bingung, emosi, menjaga perkataannya, terperamen.
6. Dependability . Seorang sekretaris harus bisa memberikan pertimbangan yang bijak. Dimana sikap selalu siap menerima pekerjaan ketika pimpinannya membutuhkan jasa, meskipun hal tersebut menghabiskan waktu istirahatnya. 7. Cooperativeness . Sekretaris harus menyadari bahwa keberhasilan tergantung
pada kelompok kerja. Maka harus mampu bekerjasama dengan semua pegawai untuk kelancaran perusahaan.
Bidang Pengembangan Kepribadian
Menurut Nuraeni Nani (2008:86) ada beberapa bidang yang dapat dikembangkan dalam diri seorang sekretaris, yaitu :
1. Integritas Diri
Integritas diri adalah sikap yang melekat pada diri, yang membuat pribadi mampu bekerja secara utuh, terampil, tak terpecah antara prinsip dan tindakan, antara sikap dan perbuatan. Integritas diri dapat dicapai dengan mengambil prinsip-prinsip hidup yang benar, lalu dipraktekkan sebagai pegangan hidup secara konsisten.
2. Kedisiplinan
35
pekerjaan. Kedisiplinan yang dimaksud dapat berupa ketepatan waktu dalam mengerjakan tugas serta kedisiplinan dalam aturan-aturan perusahaan.
3. Kegigihan dan Kebijaksanaan
Gigih berarti mau melakukan pekerjaan dengan niat dan usaha yang keras meskipun pekerjaan tersebut berat. Dengan sikap gigih, pribadi seseorang dituntut untuk memiliki tekad yang kuat serta motivasi yang kokoh dalam diri. Bijaksana berarti berani mengambil resiko, tetapi sudah mempertimbangkan dengan matang segala konsekuensi positif dan negatifnya. Dengan kebijaksanaan, seseorang harus berani mengambil inisiatif sendiri, berani memulai sesuatu yang baru, serta berani merintis yang belum ada dengan menyadari dan mengetahui resiko dan konsekuensinya. 4. Etika Kerja
Etika kerja adalah ruang lingkup mengenai tata cara serta moral seorang sekretaris yang berdampak bagi pribadinya. Etika kerja membantu dalam mengembangkan diri dan kemampuan dalam membangun hubungan dengan oranglain seperti : memeberi salam dengan sopan, menolong karyawan baru atau karyawan lainnya, bekerja sama, bergaul secara sopan dengan pimpinan atau karyawan, tidak melakukan bisnis pribadi yang dapat menganggu pekerjaan dikantor, dan menjaga kenyamanan karyawan atau tamu serta memahami etiket yang baik sebagai sekretaris.
5. Kecerdasan Logika
Untuk menjadi sekretaris profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman. Maka sekretaris harus ditingkatkan kecerdasan intelektual atau
logikanya dalam menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam pengambilan keputusan, untuk mencapai tujuan.
Tahap-Tahap Untuk Membentuk Pengembangan Kepribadian
Untuk melakukan pengembangan kepribadian untuk menjadi seorang sekretaris terhadap mahasiswa D III Kesekretariatan dilakukan beberapa tahapan penting agar tercapainya tujuan pengembangan kepribadian tersebut. Menurut Sulistiyani (2003:64) adapun tahap-tahap membentuk pengembangan kepribadian sekretaris, diantaranya :
1. Pergaulan Diri
Pergaulan diri artinya mampu mengenali diri sendiri, baik dari segi positif untuk dijadikan kekuatan ataupun dari segi negatif untuk mengenali keterbatasan diri. Dalam tahapan ini setiap sekretaris harus mampu mengetahui sisi positif yang ada pada diri, kemudian lebih mengembangkan untuk menekan segala keterbatasan yang ada, sehingga tidak muncul rasa rendah diri atas keterbatasan yang dimiliki, karena setiap sekretaris pastinya memiliki keterbatasan dalam suatu hal.
2. Mencerminkan Pribadi Unggul
37
3. Melaksanakan Cara Untuk Mengembangkan Diri
Melaksanakan cara untuk mengembangkan diri seperti : menilai diri secara detail, berani menanggung resiko dan tidak takut salah, serta memperluas wawasan dan keterampilan dalam bidang sekretaris.
Setelah diilakukakannya tahapan-tahapan pengembangan kepribadian, perlu memperhatikan setiap prosesnya agar berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Adapun rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris yaitu ABCC yang meliputi Appearance, Behaviour, Character, and Capability (Rosidah dan Ambar, 2005:
61 ), antara lain : 1. Good Appearance
Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan, penampilan, dan juga harus dapat diterima dalam lingkungan kantor di tempat bekerja. Artinya Sekretaris harus menampilkan etiket yang baik yang dapat dilihat dari tutur kata, keramah-tamahan, kesopanan, cara berpakaian dan berdandan. Hal ini dapat mencerminkan kepribadiannya terhadap ruang lingkup kerja dan masyarakat luas. Appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang, apakah
gembira, kagum, sedih, dll yang mana dapat dibaca dari roman muka. Sekretaris perlu tahu bahwa roman muka adalah manifestasi dari pribadinya. Dan roman muka yang cerah, serta ramah adalah undangan dan penilaian positif dari setiap orang yang memandangnya. Maka dari itu, seorang sekretaris harus mampu memanifestasikan dirinya dengan sebaik mungkin.
2. Good Behavior
Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak mempunyai nilai yang beraneka ragam. Ada tingkah laku yang ceroboh, cekatan, kasar, halus, canggung, luwes, kaku, dan baik. Pelanggaran terhadap tingkah laku tidak ada hukumnya, hanya berupa tidak disenangi oleh oranglain. Pelajaran terhadap tingkah laku merupakan hukum etika, dan perlu diketahui bahwa hukum etika sangat tergantung pada waktu, tempat, dan suasana. Artinya seorang sekretaris harus mampu menempatkan perilakunya yang sesuai. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behavior adalah berupaya menjadikan diri sendiri menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan dalam suasana apapun juga.
3. Good Character
Seorang sekretaris dituntut mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulannya, terlebih hubungannya kepada pimpinan atau lembaga di tempat bekerja. Artinya sekretaris harus memiliki sifat-sifat baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris tersebut, misalnya : kejujuran, pikiran positif, taat ibadah, bijaksana, supel, menghargai oranglain, bekerja keras dengan tulus dan penuh semangat.
4. Good Capability
39
mencakup intelektualitas dan skill untuk menjadi sekretaris yang profesional. Sekretaris yang mempunyai intelektualitas yang tinggi akan mampu menyelesaikan masalah dengan cepat serta tanggap dalam menentukan apa yang seharusnya dikerjakan. Kemampuan seperti kemampuan administrasi maupun manajerial sangat menunjang perkembangan lembaga tempat bekerja. Disamping itu sekretaris juga dituntut memiliki skill non teknis, misalnya kemampuan mengendalikan sikap, perilaku, kreativitas, komunikasi, inisiatif yang berkenaan terhadap hal-hal yang erat kaitannya dengan keseharian di kantor.
Selain rumusan ada juga beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian bagi seorang sekretaris profesional ( Titiek dan Kristanto, 2004 : 30 ), antara lain :
a. Menumbuhkan rasa berani bertanggungjawab
Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan tugasnya yang didasari oleh norma-norma formal yang berlaku. Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya, sekretaris hendaknya menunjukkan komitmen dan tanggungjawab penuh terhadap pekerjaannya, apalagi yang berhubungan dengan relasi eksternal atau rekan kerja dari luar perusahaan. Untuk itu sekretaris harus melatih kemampuan bekerja mandiri tanpa pengawasan. b. Mengembangkan pengetahuan
Sekretaris profesional bisa menjadi kunci sukses perusahaan, apabila memiliki pengetahuan dan berwawasan luas. Pengetahuan yang dimaksud tersebut dibidang kesekretariatan seperti : kemampuan menggunakan teknologi informasi yang semakin maju, mampu berkomunikasi dengan
bahasa yang baik dan benar, mampu memprioritaskan tugas dan tanggungjawabnya, serta mampu meningkatkan wawasan pengetahuan demi kelancaran dalam menjalankan tugasnya. Selain itu juga terdapat pengetahuan tentang visi dan misi perusahaan.
c. Memiliki kemauan dan minat dari dalam diri untuk mengembangkan dan dikembangkan. Dengan minat untuk berkembang akan lebih mudah menerima masukan-masukan dan pelatihan. Dan dengan kemampuan untuk dikembangkan seseorang memiliki modal melalui sistem atau metode yang nyata, terarah serta bermanfaat.
d. Menggunakan gaya bahasa yang positif
Sebagai sekretaris yang sering berkomunikasi dengan orang banyak, maka dituntut untuk menggunakan gaya bahasa yang positif, sehingga akan membuat oranglain merasa dihargai. Sedangkan apabila dengan mengguanakan gaya bahasa yang negatif seperti berbahasa yang kasar akan membuat orang merasa tidak dihargai. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik menggunakan bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Sekretaris dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.
e. Mengembangkan dinamika pribadi
41
yang berlaku dilingkungan kerja. Pengembangan dinamika pribadi dapat berupa pengembangan ahlak dan tata krama seorang sekretaris. Hal tersebut dapat berupa pemahaman tentang etika seorang sekretaris dalam bekerja, yang berlaku di dalam kantor maupun masyarakat untuk mecegah kekeliruan dan mendapatkan kebenaran.
f. Memberikan pelatihan, pembelajaran serta pengetahuan yang bermanfaat untuk pembentukan citra diri seorang sekretaris dan menjadikan pribadi yang profesional serta tanggap terhadap pekerjaan.
Prinsip-Prinsip Pengembangan Kepribadian
Adapun prinsip menurut Titiek dan Kristanto (2004:35) yang harus dimiliki sekretaris dalam mengembangkan kepribadian untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya yang dapat mempengaruhi kepribadiannya, antara lain : 1. Prinsip Atitude
Yaitu perilaku yang tercermin pada diri seseorang ketika menghadapi situasi tertentu atau ketika berhadapan dengan orang lain. Misalnya dalam melayani tamu hendaknya dengan penampilan yang sesuai, berfikir positif dan sikap menghargai.
2. Prinsip Attention
Attention merupakan sikap yang menunjukkan kepedulian dan perhatian terhadap sesuatu, misalnya : memperhatikan akan kebutuhan tamu, pelanggan atau relasi dengan memahami perilaku dan kritik ataupun sarannya.
3. Prinsip Action
Merupakan prinsip untuk melakukan tindakan yang berupa perbuatan nyata dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Selain itu, prinsip terpenting bagi sekretaris dalam bekerja adalah Tutup mulut rapat-rapat, pasang mata awas-awas, dan buka telinga lebar-lebar. Artinya seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan dengan baik, teliti dalam bekerja dan membuka telinga lebar-lebar untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan-keterampilan untuk mengembangkan diri seorang sekretaris (Rosida dan Ambar, 2005 :22).
D. Tujuan Pengembangan Kepribadian Sekretaris
Tujuan utama pengembangan kepribadian untuk sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah membentuk citra pribadi sekretaris. Kepribadian seorang sekretaris terletak pada personal image, integritas, intelektual, watak, perilaku, karya, dan penampilan seorang sekretaris didepan umum. Hal ini untuk mengikuti perkembangan jaman, perkembangan teknologi yang semakin pesat, dan untuk menghadapu persaingan dunia bisnis serta perubahan tingkat kualitas seorang sekretaris. Tujuan pengembangan kepribadian bagi sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 (tiga) hal, yaitu :
1. Menambah wawasan dan pengetahuan.
43
serta diskusi bersama rekanan kerja, baik pimpinan maupun sekretaris lainnya yang ada diperusahaan tersebut) serta belajar menuangkan ide dalam bentuk tulisan dan karya yang dapat mengembangkan kreatifitas seorang sekretaris. 2. Menambah keterampilan.
Didalam pekerjaannya sekretaris tidak hanya dituntut untuk memahami tugas dalam kantor saja, tetapi juga untuk menjadi seorang sekretaris juga dapat menambah keterampilannya seperti: meningkatkan kreatifitas dalam bekerja, meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman, memproyeksikan diri yang positif dimata oranglain, serta mencapai prestasi yang unggul dalam keberhasilan setiap pekerjaan dan tanggungjawabnya. Hal ini dapat terjadi apabila sekretaris rutin untuk mengasah keterampilannya baik dalam bekerja maupun berinteraksi dalam bidang pekerjaanya secara luas. Dengan keterampilan yang dimilikinya akan membantu meningkatkan mutu dan kualitas seorang sekretaris.
3. Bekerja secara efisien
Efisiensi kerja yaitu pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya. Hal ini dapat bertujuan untuk mempermudah sekretaris dalam mengerjakan tugas dalam pekerjaannya, dapat juga mempersingkat waktu pada saat melakukan tugasnya, meringakan beban tanggungjawabnya, serta dapat merubah sikap yang menunda atau mengulur-ulur pada saat ada pekerjaan yang diberikan padanya. Bekerja secara efisien yang diterapkan tersebut guna membiasakan diri bekerja sesuai prosedur kerja yang praktis dan tepat namun masih sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku ditempat kerja.
4. Menjadikan citra kepribadian yang baik
Sebagai seorang sekretaris yang menjadi kepercayaan pimpinan, diperlukan sikap yang sopan, ramah, santun, serta murah senyum untuk mendapat pribadi yang positif dalam diri seorang sekreatris. Sikap positif tersebut dapat membangun hubungan yang bisa menstimulasi sukses karir seorang sekretaris. Sikap tersebut nantinya akan mencerminkan citra diri dan dapat memunculkan penilaian yang baik bagi sekretaris. Untuk menciptakan kesan yang menyenangkan, yang perlu diperhatikan adalah penampilan diri yang diibaratkan seperti sampul dalam buku, yang dibentuk agar menarik. Ini menjadi acuan penting untuk kepribadian sekretaris.
E. Meningkatkan Kemampuan Sekretaris Dalam Mencari, Menginterprestasikan, dan Memanfaatkan Informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada
pimpinannya. Untuk itu sekretaris harus mahir dalam menggali informasi dari
berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi
yang dinilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. pimpinan tidak perlu
terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup memberikan
setiap tugas kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu
menyelesaikannya dengan baik. Pimpinan memberi instruksi kepada sekretaris
secara garis besar dan memberi pengarahan, setelah itu menjadi tanggung jawab
sekretaris untuk menjalankan tugasnya, termasuk memecahkan masalah yang
45
mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki
komitmen pada tugas sebagai salah satu ciri sekretaris yang profesional.
Mencari informasi dapat dilakukan sekretaris dalam kegiatan sehari-hari,
seperti dari berbagai info-info dan berita terbaru, serta dari berbagai media seperti
koran, majalah, internet dan jejaring sosial yang semakin berkembang. Untuk
informasi yang didapat, sekretaris harus mampu memanfaatkan informasi yang
bersifat baik demi kelancaran tugas. Memanfaatkan informasi dilakukan dengan
mengkaji sisi baik dari informasi. Oleh karena itu sekretaris perlu diarahkan untuk
mengerti dan memahami informasi sebagai komponen dalam menginterprestasikn
informasi.
F. Standard Penampilan Sekretaris
Image atau penampilan merupakan lukisan diri yang ditampilkan kepada orang lain. Seringkali orang tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini.
Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tingi memang
sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian yang
paling sempurna sekalipun. Penampilan banyak dipengaruhi oleh faktor fisik,
misalnya kebersihan badan, berpakaian dan kesehatan. Image yang buruk dapat
juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide-ide dan
permintaan-permintaan karir sesorang. Penunjang penampilan diatas sifatnya fisikal
(Sulistiyani, 2003:33).
Appearance , tampil menarik. Yaitu keadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu
berpenampilan menarik dan rapi. Kenyataan bahwa penampilan merupakan fakor
utama saat anda dipilih atau diterima untuk posisi sekretaris seperti halnya
kemampuan kerja dan kepribadian anda. Pada umumnya penampilan yang baik
dapat dibangun dalam waktu yang relatif lama, karena dibutuhkan proses
penyesuaian. Dengan penampilan menarik, orang dengan mudah memberikan
kesan positif terlebih dahulu (Sulistiyani, 2003 : 33).
Untuk mencapai kepribadian yang sempurna bukan hanya urusan fisik dan
tampil menarik saja, tetapi juga perlu memiliki intelektualitas, keterampilan dan
sikap yang baik. Dengan memiliki hal tersebut seseorang tidak dipandang remeh.
Dewasa ini semakin diperlukan sekretaris yang menguasai diri dan dapat diajak
berbicara masalah dan bertukar fikiran daripada yang pasif. Sekretaris yang
bijaksana juga mampu menempatkan etiket penampilan sesuai dengan kondisi dan
waktunya.
Penampilan yang harus diperhatikan karena dianggap penting untuk
kebutuhan fisik ataupun penampilan menarik. Saat menilai seseorang, yang paling
terutama dinilai adalah melalui penglihatan, lalu baru yang lain-lainnya. Apa yang
dilihat, itulah yang pertama kali menjadi penilaian terbesar. Cara berpenampilan
akan sangat mendukung karir yang dimiliki, oleh sebab itu perlu untuk menjaga
penampilan yang dimiliki.
Menurut La Rose (2003:40) sekretaris haruslah menggunakan prinsip
tampil sempurna dan tetap mejaga integritas serta meningkatkan kinerja dalam
diri sebagai seorang sekretaris. Sikap positif adalah kunci kesuksesan di tempat kerja manapun yang akan memudahkan dalam melewati masa kesusahan saat
membawa diri dengan kepercayaan diri dan sikap positif seperti mencoba berlatih
47
kepada diri sendiri bisa sangat membantu membuat diri terlihat lebih menarik
karena dan akan merasa lebih baik. Hadapi cermin dengan mantra positif setiap
pagi dan melihat betapa makeup akan membantu seorang sekretaris terlihat lebih
bersinar karena dibantu dengan semangat cantik dari dalam. Itulah sebabnya
sekretaris harus mempunyai kemampuan semakin hari semakin bijak, lebih
semangat, lebih sehat, serta lebih meningkatkan kinerja.
Sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan.
Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu
bagaimana cara harus menampilkan diri, seperti : bagaimana cara duduk,
berbicara, berjalan, berdiri, berpakaian dan merias diri. Respons Positif atau
Negative tergantung dari image yang disampaikan, misalanya melalui cara
berpakaian , sikap dan perbuatan, sopan santun dan lain-lain. Relasi bisnis
pimpinan anda bahkan mendapat kesan pertama akan perusahaan anda dari diri
sekretarisnya. Sekretaris yang sukses sangat memperhatikan penampilan. Ada
beberapa hal tentang penampilan yang perlu diketahui seorang sekretaris (Rosidah
dan Ambar, 2005 : 64) antara lain:
1. Pakaian
Walaupun mode pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang anda
gunakan cocok untuk kantor tempat bekerja dan sesuai dengan pekerjaan
yang dijalankan. Salah satu tuntutan profesi sekretaris untuk selalu bekerja
cepat, lebih baik diantisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif.
Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat percaya diri, menarik, yang cocok
dengan bentuk dan tinggi tubuh, serta warna kulit. Pakaian tidak harus selalu
dari produk-produk yang ternama, akan tetapi hendaknya terlihat berkualitas.
Yang terpenting, sekretaris perlu memperhatikan pengaturan perpanduan
warna, mempunyai cita rasa (taste) yang baik agar dengan pakaian tersebut
dapat mengubah penampilan menjadi lebih baik. Mengatur dan merencanakan
pembelian pakaian dengan baik, dimana sekretaris harus mampu melihat
fashion pada pakaian agat tidak membosankan, mudah dikombinasikan dengan situasi dalam suatu kegiatan. Hal ini untuk memberikan variasi yang
cukup menarik dalam tata cara berpakaian sekretaris. Bahan baju kantor
tidak banyak berubah dari waktu ke waktu (konservatif). Untuk pakaian setiap
harinya, sekretaris haruslah membuat perencanaan pada malam hari, apa
yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini untuk mencegah
keterburu-buruan pada waktu yang terbatas. Perencanaan yang baik mencakup
pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, warna,
acsesoriss, pengecekan bagian-bagian baju (kancing, robek, jahitan lepas) dan
yang lebih penting, apakah pakain tersebut sudah tersedia bersih dan
disetrika. Sekretaris disarankan untuk tidak berseksi-seksi dengan rok yang
terlalu pendek. Intinya seorang sekretaris harus mampu menyesuaikan gaya
berpakaiannya di kantor.
2. Make Up
Make-Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencakup perawatan kulit
muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make-up yang cocok
merupakan perawatan dasar wajah. Merias wajah harus dilakukan sewajar
mungkin (naturaly) sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan seorang
49
melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat pucat. Sekretaris wajib
mengetahui cara merawat dan menata rias wajah secara tepat dan benar.
3. Kulit
Kulit juga harus bersih dan bebas penyakit. Jika kulit wajah dan tubuh sehat,
penampilan akan terlihat segar dan sempurna walaupun tanpa make up yang
berarti. Kulit yang bersih juga menghindari anda dari bau badan yang
menyengat.
4. Rambut
Rambut harus selalu dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model
yang sederhana. Keramaslah dengan selang waktu normal. Rambut yang
panjang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi bila cocok dengan rambut
panjang, jangan terlalu ikut-ikutan mode pendek yang sedang trend saat ini.
Namun, jangan sampai rambut yang panjang mengganggu saat melakukan
pekerjaan. Sesuaikan model rambut dengan raut muka dan gunakan model
rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan
sebagai seorang sekretaris.
5. Tas
Sekretaris yang mengikuti mode akan memperhatikan apakah tas yang akan
dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai.
Sebaiknya sekretaris memiliki lebih dari satu tas dalam aneka warna, besar
dan kecil untuk aneka kesempatan, bila tidak, tas hitam merupakan pilihan
tepat untuk seluruh koleksi pakaian sekretaris. Seperti halnya model pakaian,
pilihlah model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga
cocok dikombinasikan dengan pakaian.
6. Sepatu
Lebih baik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak.
Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap di pandang dan membuat figur tubuh
lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu
dilakukan bagi seorang sekretaris. Apakah sepatu yang akan dipakai masih
dalam keadaan baik, solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah
sesuai warnanya dengan pakaian yang akan dipakai. Jangan melepas sepatu
ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain.
7. Perhiasan
Sekretaris tidak diharuskan memakai semua perhiasan yang dimilikinya,
hanya secukupnya saja, yang wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain
jam tangan, anting, atau gelang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya
dimiliki.
8. Parfum
Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan
dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian
anda dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat. Demikian
berkulirnya waktu, anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek
terkenal.
Tidak hanya penampilan luar yang harus diperhatikan oleh, tetapi juga
penampilan dalam sikap tubuh diri sekretaris. Sikap tubuh juga bisa
mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh dengan sungguh-sungguh
sebab akan meumnculkan penilaian tersendiri dari penampilan tersebut. Ada
51
a. Sikap berjalan yaitu berjalan yang sesuai profesi sekretaris. Berjalan dengan
tegap, jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya
diri dan selalu siap disapa atau menyapa orang dengan senyum.
b. Sikap duduk yaitu duduklah yang sopan. Duduk lemas apalagi sampai
merosot menimbulkan kesan negative (malas).
c. Sikap berdiri yaitu berdirilah dengan tegak. Hindari berdiri dengan satu kaki,
bersandar maupun bertolak pinggang di jalan karena akan menimbulkan
kesan negatif.
d. Sikap berbicara dapat diekspresikan dengan menatap pandangan mata lawan
bicara anda, jangan terlalu banyak menggoyang-goyangkan tangan atau
bagian tubuh/wajah lainnya saat anda berbicara (mengernyitkan dahi,
memutar-mutar mata) apalagi sambil menggaruk-garuk kepala, membunyikan
jari-jari tangan, membersihkan gigi dengan jari, da hal-hal lain yang berkesan
tidak sopan. Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras
dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan menggunakan bahasa yang
dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak
mengerti bahasa yang anda gunakan terjemahkan apa yang anda katakan agar
ia tidak merasa tersisihkan.
e. Sikap diam yaitu dengan menghindari kebiasaan menggigit kuku, pensil,
bolpen, mengetuk-ketuk meja atau menggaruk-garuk rambut, bila sedang
diam dan berpikir. Apabila seorang sekretaris sedang berkonsentrasi
memikirkan suatu hal, harus mampu mengusahakan jangan sampai
melupakan situasi sekeliling dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi. Hal ini
akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris tersebut tidak konsentrasi terhadap
perkerjaan.
f. Menumbuhkan rasa percaya diri dan kepribadian yang kuat. Sebenarnya
tanpa memoles make up, seseorang sekretaris tetap dapat memperlihatkan
kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri
adalah persepsi pradigma atau konsep sendiri tentang dirinya, identitas,
kemampuan, dan martabatnya sebagai seorang sekretaris profesional yang
memiliki sisi diri positif. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang
dari pada kecantikan hasil
