TUGAS AKHIR
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYAOPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH:
ANANTA WIDYASTI NASUTION 102102151
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ANANTA WIDYASTI NASUTION
NIM : 102102151
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP.19550914 198103 1 005 Drs. Chairul Nazwar , M.Si, Ak
Tanggal : Juli 2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
NIP. 131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak
Tanggal : Juli 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
NIP. 19560101 198203 1 005
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ANANTA WIDYASTI NASUTION
NIM : 102102151
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim,
Penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah Subhanahu wa Ta’ala atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, hanya kepada-Nya kami memohon pertolongan dan ampun, serta doa dan restu dari kedua orang tua, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Skripsi minor ini merupakan tugas akhir yang harus diselesaikan guna memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan program studi Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan memilih judul “ PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Pada kesemapaatn ini dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan dalam penyelesaian tugas akhir ini, yaitu:
1. .Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si,Ak sebagai ketua program studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
3. Bapak Chairul Nazwar M.Si,Ak sebagai dosen pembimbing tugas akhir saya yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
5. Terimakasih juga kepada orang tua saya tercinta, bapak ku tersayang Azwin Hidayat nasution, S.E. dan ibunda ku tercinta Dra.Rosmawati Ginting serta abang ku tersayang Arizona Aristokrat Primaputra Nasution, S.T. dan Azlan Avisena Khalil Gibran Nasution, S.E. sehingga penulis mampu menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Terima kasih juga kepada sahabat-sahabatku cahya mutiara, leli wahyuni, rizkaagustina. mora amalia, nurul ayu, ilma mawaddah, satriani hutajulu, vestry arta, juli yani, novita andarini,terimakasih buat dukungan dan persahabatan selamaini.
7. Teman-Teman Jurusan DIII Akuntansi stambuk 2010 grup c
Akhir kata kepada Allah penulis bersujud dan mengucapkan rasa syukur yang tak terhingga karena atas izin-Nya penulis mampu menyelesaikan tugas akhir ini. Dengan segala kerendahan hati penulis mempersembahkan karya ini, semoga bermanfaat bagi pembaca dan penulis, Amin.
Medan, Juli 2013 Penulis
DAFTAR TABEL
LAMPIRAN
NO. Judul Halaman 1.1 Struktur Organisasi Fakultas ………...42 1.2 Biaya Alat Tulis Kantor PadaFakultas Ekonomi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR TABEL ... ... ... iii
LAMPIRAN... ... ... iv
DAFTAR ISI... ... ... . v
BAB I PENDAHULUAN ... ... ... . 1
A.Latar Belakang……… ... 1
B.Perumusan Masalah………... ... .. 3
C.Tujuan dan manfaat penelitian ……… ... .. 4
1. Tujuan penelitian ………. ... 4
2. Manfaat penelitian ……… ... … 4
D. Rencana Penulisan ………... ... 5
1. Jadwal survei/ observasi ………... ... 5
2. Rencana Isi……...………. ... 6
BAB II GAMBARAN UMUM FAKULTAS EKONOMI USU ……... ... 8
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ………... ... 8
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ………... 10
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ……… 10
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ………... 11
C.Job Description…………... 15
D. Jaringan Kegiatan ……… 20
E.Kinerja kegiatan Terkini ………... 20
F. Rencana Kegiatan ……… 21
BAB III PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONALPADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA………... 23
A.Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional …………... 23
1. Pengertian biaya operasional... 23
2. Klasifikasi biaya operasional... 24
B. Perencanaan Biaya Opersional ………..….……... 25
C. Pengawasan Biaya Operasional ………... 29
D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional ……….………... 33
E. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional ……….. 35
BAB IV PENUTUP ………... 38
A. Kesimpulan………. 38
B. Saran ……….. 39
DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Lembaga perguruan tinggi merupakan sebuah wadah untuk menempah mahasiswa dan mahasiswi yang kompeten. Dengan demikian semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna jasa perguruan tinggi. Perguruan tinggi dituntut agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien, sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap jasa ini.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan salah satu instansi pemerintahan yang akan menjadi objek penelitian dalam tugas akhir saya ini juga memerlukan perencanaan dan pengawasan terhadap beban operasionalnya untuk menghindari pembelian yang berlebihan yang nantinya akan mengakibatkan pemborosan. Hanya saja sebagai lembaga perguruan tinggi negeri, perencanaan dan pengawasan dilakukan bukan untuk mencapai keuntungan yang maksimal.Namun demikian perencanaa dan pengawasan tesebut haruslah disusun secara teliti, penuh pertimbangan serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan saat ini.
Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan karena pengawasan merupakan suatu kegiatan penilaian dan perbaikan tentang aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan rencana telah dilakukan dengan membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, dan melakukan perbaikan-perbaikan jika terjadi penyimpangan. Karena pada dasarnya pengawasan bukan hanya mencari kesalahan, tetapi juga mencegah dan memperbaiki kesalahan tersebut, sehingga berdasarkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diambil tindakan agar keseluruhan pelaksanaan benar-benar sesuai atau mendekati apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Keberhasilan pengawasan ditentukan oleh beberapa unsur seperti struktur organisasi, prosedur kerja dan rencana kerja yang baik. Pada perencanaan yang menjadi penentu keberhasilannya adalah pencatatan dan pelaporan atas biaya operasional, karena tanpa adanya pelaporan tersebut akan sulit untuk mengukur hasil atas suatu usaha. Salah satu unsur tersebut adalah anggaran (budget).
lalu dan dibentuk oleh pertimbangan rasional mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan masa yang akan datang.
Prosedur penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimulai dari proses pengumpulan data anggaran-anggaran yang disusun dan diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja fakultas pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran kemudian anggaran yang telah disusun dilaporkan kepemimpinan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman dalam menjalankan operasi kegiatannya. Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggng jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi itu sendiri.Namun, dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan harus tetap mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, terlihat jelas betapa pentingnya perencanaan dan pengawasan atas biaya operasional bagi perguruan tinggi. oleh sebab itu yang akan di bahas dalam tugas akhir ini adalah biaya alat tulis kantor pada fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara. Maka dari itu penulis tertarik untuk membahas dan menyusunnya dalam tugas akhir dengan judul “
B. Perumusan Masalah .
Perencanaan dan pengawasan terhadap biaya operasional perlu dilakukan untuk memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu dalam pembahasan lebih lanjut penulis merumuskan permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini, yaitu :
1. Apakah Perencanaan Dan Pengawasan Biaya alat Tulis Kantor Pada Fakultas Ekonomi universitas Sumatera utara Telah Sesuai Dengan Peraturan yang ada.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian
Penelitian memiliki fungsi yang berguna untuk penulis, adapun tujuan penelitian ini adalah :
a. Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan pendidikan dan Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
b. Untuk mengetahui sampai sejauh mana pencapaian penerapan perencanaan biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Untuk mengetahui sejauh mana peranan perencanaan dan pengawasan biaya operasional guna mencegah penyimpangan biaya operasional.
2.Manfaat penelitian
Selain tujuan penelitian, penulis juga memperoleh manfaat dalam penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut
Untuk menambah wawasan, dan ilmu pengetahuan penulis dalam menyikapi permasalahan yang berkenaan daengan perencanaan dan pengawasan biayaoperasional yang sebenarnya.Dan penulis juga memperoleh pengalaman yang sangat berharga serta pembelajaran karena dapat terjun langsung ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi yang erat kaitannya dengan biaya operasional, sehingga dapat mengetahui sejauh mana anggaran yang disusun untuk Fakultas Ekonomi Sumatera Utara sebagai alat perencanaan dan pengawsan biaya operasional.
b.Bagi peneliti lain
Dapat dipakai sebagai perbandingan informasi untuk menambah wawasan dalam melakukan penelitian serta memberi gambaran dan pandangan yang jelas mengenai perencanaan dan pengawasan biaya operasional sehingga bisa menjadi acuan bagi peneliti lain untuk melakukan penelitian dengan tema dan pembahasan yang sama.
D.Rencana Penulisan
1. Jadwal survei / observasi
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan agar penyelesaian tugas akhir ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan tugas akhir ini selesai pada Fakultas
Tabel 1.1
Jadwal Survei / Observasi Tugas Akhir
No. Nama kegiatan Minggu Minggu
I II III IV I II III
1. Pengajuan Judul 2. Pengajuan Dosen
Pembimbing 3. Pengumpulan Data
4. Pengolahan dan Analisi Data 6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan dan
Penyempurnaan Tugas akhir 8. Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikn mengenai latar belakang, perumusan masalah,tujuan dan manfaat penelitian
yang terdiri dari jadwal survei / observasi dan rencana isi
BAB II : GAMBARAN UMUM FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah ringkas fakultas ekonomi USU, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk menganalisa pengertian dan klasifikasi biaya operasional, perencanaan biaya operasional, pengawasan biaya operasional, prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional dan evaluasi pengawasan biaya operasional.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
GAMBARAN UMUM FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
tersebut,tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN ( Akademi Administrasi Niaga ) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP ( Pendididkan Ahli Administrasi Perusahaan ). PAAP kemudian menjadi program Diploma III.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/0/1983,tanggal 08 Desember 1983,Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984,dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: 1. Departemen Ekonomi Pembangun
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari: 1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari sepuluh Fakultas dan program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki dua belas Fakultas.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi,manajemen,dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesionaldan lembaga lainyang
bertarafnasional dan internasional.
3.Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan dilampirkan pada Lampiran I.
Pimpinan Universitas Sumatera Utara
Rektor :Prof.Dr.dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc(CTM).Sp.A (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, M.LI Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Dr.Murni Daulay, M.Si Sekretaris :Dr.Muslich Lufti, M.B.A
Ami Dilham, SE, M Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof.Dr.Paham Ginting, MS
Prof.Dr.Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli, MS
Prof.Dr.Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof.Dr.Lic.rer.reg.Sirojuzilam, SE Prof.Erlina, SE, M.Si, Ph.D
Dr.Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Dr.Isfenti Sadalia, ME
Dr.Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Drs.Firman Syarif, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi
Ketua : Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Program Studi
a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Sekretaris :Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Program Studi S1 Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.si c. Program Studi S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak d. Program Studi DIII Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
e. Program Studi DIII Keuangan
Plt Ketua :Dr. Yeni Absah, SE, Msi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE,MSi F .Program Studi DIII Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena LL. Sibarani, SE, Msi,AK
C. Job Discription
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian tata usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;
f.Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas; h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas;
i.Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;
j.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub bagian akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;
c. Melakukan administrasi akademik;
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; f.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian;
3. Sub bagian umum dan keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas; d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas; e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;
f.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan;
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, perkerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;
h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;
i.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan;
4. Sub bagian kepegawaian Tugasnya adalah
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian; c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai; d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;
f.Memproses penetapan angka kredit jabatanfungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap atau Tidak Tetap / Emiritus, ijin dan cuti;
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai; h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; i.Memproses pelanggaran disiplin pegawai;
j.Memproses asuransi pegawai;
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas;
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan kemahasiswaan;
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni; j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;
k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di
bidangKemahasiswaandan alumni
l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian;
6. Sub bagian perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan;
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;
f.Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitianyang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggiyaitu : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengadaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi,disiplin dan loyalitas dalam bekerja.Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar -seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADAFAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
A. Pengertian dan Klasifiaksi Biaya Operasional 1. Pengertian biaya operasional
Secara umum dalam menjalankan kegiatan operasi suatu organisasi sangat dibutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari-hari.Biaya operasional merupakan salah satu elemen penting dalam aktifitas ekonomi, sehingga perlu adanya penerapan pengawasan terhadap biaya operasional.
Biaya sering sekali digunakan dengan arti yang berbeda-beda. Berikut beberapa pendapat ahli mengenai defenisi biaya :
Defenisi Biaya menurut Carter dan Usry (2006 : 29) “Biaya (cost) sebagai nilai tukar, pengeluaran, pengorbanan untuk memperoleh manfaat, sehingga dalam akuntansi keuangan, pengeluaran atau pengorbanan pada saat akuisisi diwakili oleh penyusutan saat ini atau dimasa yang akan datang dalam bentuk kas atau aktiva lain’’.
Defenisi Biaya menurut Kartadinata (2000 : 24) “ Biaya adalah
pengorbanan yang diukur dengan satuan uang, yang dilakukan atau harus
dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pengertian lain, biaya
dinyatakan sebagai harga penukaran, atau pengorbanan yang dilakukan untuk
“Biaya (cost) adalah pengorbanansumber ekonomis yang diukur dalam satuan
uang yang telah terjadi atau kemungkinan yang akan terjadi”.
Dari pengertian biaya diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa biaya
merupakan pengorbanan sumber daya ekonomi yang harus dikeluarkan untuk
mendapatkan manfaat berupa barang atau jasa pada masa yang akan datang sangat
diperlukan untuk mendukung berjalannya aktifitas dengan baik, sehingga
pengorbanan tersebut mendapatkan hasil atau laba. Selain berfungsi sebagai
pendukung ketersediaan informasi biaya akan membantu pimpinan dalam
membuat keputusan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Serta keputusan
dalam mengalokasikan sumber daya yang ada.
2. Klasifikasi biaya operasional
Klasifikai biaya adalah suatu proses pengelompokkan biaya yang
sistematis atas keseluruhan dari elemen-elemen yang ada dalam golongan.
Dalam bukunya Akuntansi dan Analisis Biaya, Kartadinata (2000:25)
mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan tinggi negeri berdasarkan
fungsi utama kegiatan lembaga perguruan tinggi tersebut menjadi :
a. Biaya administrasi dan umum (Administration and general cost)
Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam pengelompokan biaya ini antara lain, belanja pegawai, belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan.
b. Biaya keuanagan (Financial cost)
Dari pengertian beberapa biaya diatas dapat disimpulkan bahwa biaya
operasional pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah pengorbanan yang
dilakukan atau dikeluarkan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Biaya
operasional administrasi dan umum pada fakultas ekonomi sumatera utara dapat
diklasifikasikan yang terdiri atas : biaya gaji dan upah, kesejahteraan pegawai,
biaya reparasi dan pemeliharaan serta alat tulis kantor (ATK)
B. Perencanaan Biaya Operasional
Perencanaan dibutuhkan untuk menetapkan tujuan-tujuan suatu organisasi
dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuannya tersebut.
Sebagai fungsi manajemen yang paling mendasar, perencanaan memberikan
gambaran kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam
mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi. Berikut beberapa pendapat ahli
mengenai perencanaan :
Menurut Kartadinata (2000 : 22) Perencanaa adalah sesuatu yang
mendasar dalam proses manajemen dan merupakan suatu proses yang kan membuat perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri, terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Sasaran-sasaran yang ditentukan dalam perencanaan hendaknya merupakan Sasaran- sasaran-sasaran yang realistis, yang mungkin dan dapat dicapai.
Menurut Nafarin (2004 : 4)“Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat
berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada
waktu yang akan datang”.
Menurut Harahap (2001 : 42) “Perencanaan adalah Fungsi menetapkan
kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk
Dari beberapa pendapat ahli diatas perencanaan merupakan suatu proses
awal untuk mementukan kegiatan atau aktifitas operasi suatu organisai yang akan
dilakukan pada waktu yang akan datang guna menghadapi berbagaiketidakpastian
dan alternative yang akan mungkin terjadi. Biaya operasional merupakan
pengeluaran yang dilakukan atau dikeluarkan per tahun untuk mendapatkan
manfaat berupa barang atau jasa.Perencanaan merupakan landasan guna mencapai
tujuan yang ingin dicapai.
Perencanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan
titik awal dalam mengkoordinasikan semua aktivitas yang merupakan keputusan
tentang apa dan bagaimana kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua unsur
yang ada dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sebagai fungsi
pertama, perencanaan merupakan persiapan yang teratur dari setiap usaha ke arah
terwujudnya tujuan yang telah ditentukan dan merupakan suatu proses kegiatan
yang terus – menerus.
1. Fungsi Perencanaan
Dengan disusunnya perencanaan, maka manfaat yang diperoleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a) Membantu pimpinan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
b) Membantu pimipinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah
utama.
c) Memungkinkan pimpinan memahami keseluruahn gambaranoperasi
d) Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang dan sebagai alat
untuk melakukan pengawasan.
e) Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih cepat
f) Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian
g) Membuat tujuan yang lebih terarah, terperinci dan lebih mudah dipahami
h) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
i) Menghemat waktu dan dana
2. Manfaat perencanaan
Perencanaan mempunyai kebaikan atau keuntungan sebagai berikut:
a) Sebagai dasar pengawasan.
b) Memungkinkan delegasi kekuasaan.
c) Menghemat tenaga manajemen.
d) Ekonomis.
e) Menghindari kesalahan dan resiko.
f) Mengarah pada tindakan yang bertujuan.
g) Memungkinkan koordinasi.
h) Metode lebih baik.
Fungsi manajemen perencanaan berhubungan erat dengan anggaran, untuk
mengetahui lebih jauh mengenai anggaran (budget) penulis mencoba
mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai anggaran.
Menurut Nafarin (2004, 12) “Budget ialahrencana tertulis mengenai
kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan
Menurut Welsch (2000, 4)“ Budget ialah suatu pernyataan dari rencana
manajemen dan kebijaksanaan manajemen untuk suatu masa/periode tertentu
dipergunakan sebagai pedoman untuk masa itu”.
Menurut Nafirin(2004 : 12)“Anggaran merupakan rencana tertulis
mengenai kegiatan suatu organisasi waktu tertentu. Anggaran merupakan alat
manajemen dalam mencapai tujuan.Jadi anggaran bukan tujuan dan tidak dapat
menggantikan manajemen”.
Menurut Nafirin (2004: 12)Dalam penyusunan anggaran perlu
diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan mempertimbangkan hal-hal
berikut:
a. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga
tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak mengambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
b. Untuk memotivasi pimpinan pelaksana diperlukan partisipasi
manajemen puncak (direksi).
c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga
pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang
akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi sejak dini.
e. Pembuat anggaran tidak cakap, tidak mampu berpikir ke depan dan
tidak memiliki wawasan yang luas.
f. Kekuasaan membuat anggaran tidak tegas.
g. Pelaksanaan tidak cakap.
h. Tidak didukung oleh masyarakat.
i. Dana tidak cukup.
Adapun tujuan penyusunan anggaran menurut Nafarin (2004, 15) antara
lain :
a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.
b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan. c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana,
d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan lebih nyata terlihat.
f. Menampung dan menganalisis serta merumuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
Penyusunan anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilakukan dalam periode anggaran tahunan. Dasar
penyusunan anggaran dalam satu periode pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah dengan melihat biaya yang dikeluarkan tahun lalu,
kegiatan-kegiatan apa saja yang akan direncanakan, peramalan, dan volume
kegiatan yang direncanakan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
membentuk suatu tim yang khusus menangani penyusunan anggaran dibawah
kendali Pembantu Dekan II (Pudek II). Tim anggaran terebut antara lain terdiri
dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi.
C. Pengawasan Biaya Operasional
Semua fungsi manajemen sebelumnya tidak akan efektif tanpa
pengawasan (controlling), pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara
dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan sesuai
dengan yang telah ditetapkan.
MenurutHandoko (2003 : 25) Pengawasan memiliki dua sisi, pengawasan
positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan
efektif dan efisien. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan
yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Berikut
Stoner( 2000 : 248 ) mendefenisikan pengawasan sebagai berikut Pengawasan adalah Usaha untuk mendapatkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pengawasan operasional adalah suatu kegiatan dalam mengadakan
penilaian, pengukuran, dan perbaikan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan
rencana pengeluaran biaya operasional yang telah dilakukan dan bila terdapat
devisiasi maka akan diakan tindakan perbaikan agar rencana biaya operasional
dapat sejajalan dengan pelaksanaannya.
Agar Perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berhasil sesuai dengan
yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas perencanaan yang
telah disusun. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan
biaya operasional, mencegah terjadinya pemborosan, sebagai alat
pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta
mendorong kesadaran pengendalian biaya.
1. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian untuk mencapai tujuan dapat dibentuk dalam
beberapa langkah, yaitu:
a. Mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap pekerjaan yang telah
direalisasikan.
b. Mengadakan tindakan PerbandinganAntarapelaksanaan
c. pedoman yang telah ditetapkan untuk mengetahui adanya
penyimpangan-penyimpangan.
d. Melakukan perbaikan dan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi sesuai
dengan ada yang direncanakan.
Pengendalian atas biaya opersional dilakukan untuk mengetahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam suatu periode tertentu.
Penyimpangan ini diukur dari realisasi kegiatan dengan anggaran yang telah
ditetapkan.
2. Tujuan Pengendalian
Adapun tujuan pengendalian yang dilakukan, antara lain:
a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai dengan
peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau prosedur-prosedur yang
berlaku.
b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan.
c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada telah
digunakan secara efesien tanpa adanya pemborosan.
d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam
pelaksanaan perencanaan.
3. Manfaat Pengendalian
Adapun beberapa manfaat dari pengendalian, antara lain.
a. Mencegah penyimpangan atau kesalahan.
c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya.
d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan
tugasnya.
4. Praktek pengendalian
Pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan dengan dua cara, yaitu :
a. Pengendalian biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan
penggolongan berdasarkan pembukuan, kuitansi serta prosedur pengeluaran
b. Pengendalian biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu.
Pengawasan terhadap biaya operasional yang efektif memiliki dua aspek
yang penting yaitu :
a. Pengendalian operasional
Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga
perguruan tinggi, untuk mengawasi segala biaya yang telah ditetapkan sesuai
rencana dan sasaran yang dituju apakah telah tercapai. Pengawasan operasional
harus dibantu oleh pengawasan akuntansi, karena pengawasan operasional
akan menjadi tidak efesien apabila tidak ada pengawasan akuntansi.
c. Pengendalian akuntansi
PengawasanAkuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu system
pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya dan arus
pekerjaan, serta memberikan laporan singkat mengenai pertanggungjawaban atas
Pengawasan biaya operasioanl yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran yang telah
disusun.Apabila ada kelemahan, maka akan diambil tindakan korektif untuk
periode selanjutnya.Pengawasan yang dilakukan bukan hanya dilakukan pada
akhir periode tetapi juga pada saat periode berjalan dan untuk
melakukanPengawasan
terhadap biaya operasional pihak fakultas.
Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah
dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan
yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan
terhadap biaya operasional yang dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap
bulannya.
Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Fakultas
dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah
terealisasi atau belum.
D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional
Pada instansi negeri anggaran yang telah ditetapkan harus sesuai dengan
realisasinya karena seberapa besarnya jumlah anggaran yang direncanakan itulah
yang akan dipergunakan. Tidak seperti instansi swasta yang mungkin anggaran
akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan terjadinya
Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat
digunakan adalah sebagai berikut :
1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu
Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun- tahun
yang lewat. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka
rata-rata lima tahun terakhir.
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan
dalam penyusunan anggaran. Realisasi tahun berjalan memberikan data
informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang
sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang
akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, teknologi para
saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi
hal-hal yang mungkin akan terjadi.
Pada proses perencanaan anggaran, Fakultas Ekonomi membentuk sebuah
tim anggaran yang dibawahi Pembantu Dekan II (Bagian Tata Usaha). Tim
anggaran ini terdiri dari Program Studi, Departemen dan Bagian lainnya di
lingkungan Fakultas Ekonomi.
Tim anggaran banyak Melakukanpertimbangan, Yaitu melakukan
perkiraan jumlah setoran SPP mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, belanja pegawai, belanja barang,
belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara mempunyai Anggaran pendapatan dan
Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat. Dalam penyusunan anngaran
ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga melakukan berbagai
analisa lainnya, yaitu sebagai berikut:
a Analisa terhadap pendapatan-pendpatan langsung yang mungkin akan didapat,
seperti Setoran Pembayaran Perkuliahan (SPP).
b. Analisa terhadap biaya-biaya langsung yang mungkin akan dikeluarkan yang
berhubungan langsung dengan operasi normal organisasi, seperti
Belanja-Belanja Kegiatan.
c. Analisa terhadap biaya-biaya yang terjadi di Fakultas Ekonomi yang naik
turunnya biaya tersebut dipengaruhi volume kegiatan, seperti kegiatan yang
tidak rutin dilakukan.
Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setelah Tim Anggaran selesai menyusun rencana Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat, rencana anggaran tersebut
diserahkan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian rencana anggaran yang telah
disetujui Dekan untuk menjadi Anggaran diajukan ke pihak Rektorat, yaitu ke
Pemabantu Rektor II (Bidang Keuangan), Pembantu Rektor IV (Bagian
Administrasi Universitas Sumatera Utara memberikan dana ke Fakultas Ekonomi,
sehingga Fakultas Ekonomi dapat menjalankan kegiatan-kegiatannya sesuai
dengan anggaran yang telah direncanakan, disusun dan disepakati.
E. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perubahan dana yang
terjadi pada saat realisasi akan dilakukan revisi. Revisi tersebut dilakukan tanpa
mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan namun melakukan
penyesuaian jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, maksud dari penyesuian
tersebut adalah dana apa yang dapat dikurangi untuk menutupi kekurangan dana
kegiatan yang lain.
Terdapat dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi dalam penyusunan
dan pelaksanaan anggaran pada lembaga perguruan tinggi yaitu :
1. Penyimpangan yang menguntungkan (Favorable varience)
Penyimpangan dianggap menguntungkan apabila realisasi lebih kecil
dibandingkan jumlah anggaran.
2. Penyimpangan yang merugikan (Unfavorable varience)
Penyimpangan dianggap merugikan apabila realisasi lebih besar dibandingkan
jumlah anggaran.
Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diperoleh
maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasioanl berupa
penggunaan pengeluaran anggaran alat tulis kantor yang di gunakan pada Fakultas
Pada Lampiran II dalam tugas akhir ini disajikan Jumlah Pengeluaran
Bersih Alat Tulis Kantor Pada Fakultas Ekonomi Pada Program S1 Regular
Sebesar Rp 27.397.982,- jumlah Pengeluaran Bruto sebesar Rp 30.417.400,- Pada
Program ekstensi Jumlah Pengeluaran Bersih Sebesar Rp 18.640.095 Dan
Pengeluaran bruto sebesar Rp 20.096.350,- Pada PPAk Jumlah Pengeluaran
Bersih Sebesar Rp 14.424.855,- Dan jumlah Pengeluaran Bruto sebesar Rp
16.052.028,- Dan Pada Program studi D3 Pengeluaran Bersih Sebesar Rp
21.987.677,- Dan Pengeluaran Bruto Sebesar Rp24.364.100;
Fakultas Ekonomi menerima dana secara bulanan dari Biro Pusat
Administrasi Universitas Sumatera Utara untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
kerjanya. Jadi Fakultas Ekonomi melakukan pengawasan di awal pengajuan
permintaan dana.
Adapun pengendalian yang perlu dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan-kegiatan kinerjanya
dengan cara:
a. pengaturan dan perencanaan penggunaan alat tulis kantor harus sesuai
dengan anggaran yang di keluar dengan data yang di masukan tiap bulannya
agar mengetahui jumlah barang dan anggaran yang di keluarkan dan
pemanfaatanya agar tidak terjadinya ketidakefisien dalam penggunaan alat
b. sebaliknya jika anggaran kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih
besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi
mengajukan perubahan anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka
pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang bisa berguna
dan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Dari analisis yang telah dilakukan oleh penulis, maka kesimpulan yang
dapat diambil antara lain :
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggambarkan dengan jelas bahwasannya pembagian tugas,
tanggungjawab, dan wewenang berjalan sebagaimana mestinya sehingga
setiap bagian dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing dan tidak
menimbulkan adanya tumpang tindih pekerjaan.
2. Penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
melibatkan semua bagian yang ada, mulai dari program studi, departemen,
dan bagian lain pada lingkungan kampus sehingga aktifitas berjalan dengan
efektif dan efesien.
3. Perencanaan dan pengawasan yang dilakukan oleh pihak Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berjalan cukup baik, dengan melakukan banyak
pertimbangan dan analisa dalam penyusunan rencana anggarannya, sehingga
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Koordinasidalam
melakukan kegiatan terlihat dari pelaksanaan revisi apabila terjadi perubahan
4. Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat
dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak Fakultas dalam melaksanakan
kegiatannya dan jika terjadi penyimpangan maka akan dilakukan revisi
anggaran sehingga dapat memenuhi kebutuhan biaya operasional serta
meminimalisasikan penyimpangan.
B. Saran
Berdasarkan analisis serta kesimpulan, maka penulis memberikan
saran-saran sebagai berikut:
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya tetap melakukan
penyusunan perencanaan dengan mempertimbangkan realisasi perencanaan
yang lalu agar semua kegiatan Fakultas berjalan dengan lancar demi
tercapainya tujuan yang ditetapkan.
2. Sebaiknya anggaran yang dibuat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara melibatkanperanan seluruh pegawai, sehingga pegawai juga termotivasi
dalam bekerja untuk mencapai target yang telah dianggarkan.
3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap
penyimpangan yang terjadi dianalisis guna memahami penyebabnya dan
dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.
4. Penulis menyarankan agar kerja sama yang solid tetap terjaga antar bagian
dalam membuat anggaran dan dilakukan pengawasan yang lebih intensif agar
tecapai tujuan seperti yang diharapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
DAFTAR PUSTAKA
Carter, K. William & Usry, F. Milton, 2006. Akuntansi Biaya, Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta.
Handoko, Hani T, 2003. Manajemen, Edisi kedua, cetakan kedelapan, Penerbit BFFE Universitas Gaja Mada,Yogyakarta.
Harahap, Sofyan Safri, 2001. Budgetting dan Perencanaan Lengkap
untukManajemen, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.
Kartadinata, Abas, 2000. Akuntansi dan Analisis Biaya, Cetakan ketiga, PT.
Rieka Cipta, Jakarta.
Mulyadi, 2000.Akuntansi Biaya – Penentuan Harga Pokok dan
PengendalianBiaya, Edisi Ketiga, Penerbit BPFE – UGM, Yogyakarta.
Nafarin, M, 2004. Penganggaran Perusahaan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.
Stoner, James A. F, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert JR, 2000. Manajemen,Jilid Kedua, Diterjemahkan oleh Alexander Sindoro, Penerbit Prenhalindo, Jakarta.
Ketua dan
Bagan struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU
BIAYA ALAT TULIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TAHUN 2011 PROGRAM S1 REGULAR
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH
BERSIH
JUMLAH BRUTO Januari Pembelian Pengadaan ATK
pada FE USU.
4.092.545,- 4.500.000,-
Pembelian Pengadaan ATK pada FE USU.
2.983.655,- 3.332.000,-
februari - Nihil Nihil Maret - Nihil Nihil Apri - Nihil Nihil mei Pembelian ATK Keperluan
Harian FE USU
964.100,- 964.100,-
Juni Pembelian ATK Keperluan Harian FE USU
2.230.846,- 2.491.300,-
Juli - Nihil Nihil
Agustus - Nihil Nihil
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH BERSIH
JUMLAH BRUTO Oktober Pembelian Tinta Toner
Keperluan Cetak KRS/ KHS FE USU
3.889.855,- 4.344.000,-
November - Nihil Nihil
desember Pembelian ATK Keperluan Harian FE USU
4.342.431,- 4.853.000,-
Pembelian ATK Keperluan Harian FE USU
4.430.709,- 4.948.000,-
Total 27.397.982,- 30.417.400
BIAYA ALAT TULIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TAHUN 2011 PROGRAM EKSTENSI. (LANJUTAN)
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH
BERSIH
JUMLAH BRUTO Januari Pembelian Pengadaan
ATK pada FE USU.
2.483.095,- 2.773.000,-
Februari - Nihil Nihil
Maret - Nihil Nihil
Apri - Nihil Nihil
Mei Pembelian ATK
Keperluan Harian FE USU
4.299.077,- 4.081.000,-
Juni Pembelian ATK Keperluan Harian FE USU
3.608.099,- 4.029.350,-
Juli - Nihil Nihil
Agustus - Nihil Nihil
September Pembelian ATK Keperluan Harian FE USU
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH BERSIH
JUMLAH BRUTO Oktober Pembelian Tinta Toner
Keperluan Cetak KRS/ KHS FE USU
889.855,-
4.344.000,-November - Nihil Nihil
Desember - Nihil Nihil
BIAYA ALAT TULIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TAHUN 2011 PROGRAM PPAK. (LANJUTAN)
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH
BERSIH
JUMLAH BRUTO
Januari - Nihil Nihil
Februari - Nihil Nihil
Maret Pembelian Pengadaan ATK pada PPAK
November Pembelian ATK Keperluan Studi PPAK FE USU.
861.000,- 861.000,-
Desember - Nihil Nihil
BIAYA ALAT TULIS KANTOR PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TAHUN 2011 PROGRAM D3 (LANJUTAN)
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH
BERSIH
JUMLAH BRUTO Januari Pembelian ATK
Keperluan Harian
Mei Pembelian ATK
Keperluan Harian Bagian D3
939.100,- 939.100,-
BULAN MATA ANGGARAN JUMLAH BERSIH
JUMLAH BRUTO September - Nihil Nihil Oktober Pembelian Tinta Toner 3.834.336,-
4.282.000,-November - Nihil Nihil
Desember Pembelian ATK Keperluan Harian
4.362.655,- 4.872.000,-
Pembelian ATK Keperluan Harian
4.459.364,- 4.980.000,-
