commit to user
1
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA TAHUN 2011
KEGIATAN INTERNAL RELATIONS
DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi
Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
Bidang Komunikasi Terapan
Disusun Oleh :
RURY ASWARI
D 1608062
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user
2
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir
Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Hari : Selasa
Tanggal : 21 Juni 2011
Panitia Ujian Tugas Akhir
1. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si ( )
NIP. 19500 926 1985031001
2. Drs. H. Dwi Tiyanto, SU ( )
NIP. 19540 414 1980031007
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
commit to user
3
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
“KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG
JAKARTA”
Karya :
RURY ASWARI
D 1608062
PUBLIC RELATIONS
Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir
Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Mei 2011
Mengetahui,
Dosen Pembimbing
commit to user
4
HALAMAN MOTTO
Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar.
(Khalifah 'Uma)
Dibelakang ada kekuatan tak terbatas, didepanku ada kemungkinan tak berakhir,
disekelilingku ada kesempatan tak terhitung, Mengapa harus takut.
commit to user
5
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil a’lamin, dengan memanjatkan puji syukur kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan segala rahmat serta hidayahnya
kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan, dengan judul :
KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA
Penulis mengakui dan menyadari sepenuhnya, bahwa dalam penulisan
tugas akhir ini sangatlah sederhana dan masih banyak kekurangannya. Untuk itu
penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu
penulis didalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Dengan demikian penulis tidaklah lupa untuk mengucapkan rasa hormat
dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, pencipta dan pemilik segalanya. Tanpanya, penulis tidak dapat
seperti sekarang.
2. Bapak Prof, Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku Ketua Program DIII Komunikasi
Terapan dan pembimbing akademis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
4. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M. Si, selaku dosen pembimbing DIII
commit to user
6
5. Semua dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan bekal ilmu untuk meraih masa depan
6. Bapak Johanes Rudianto dan Bapak Beno Supiono, selaku Pjs. Manager
Public Relations dan Administrasi. Umum PT. Pertamina Tongkang Jakarta
yang telah mengajarkan dan membimbing selama Kuliah Kerja Media
(KKM).
7. Seluruh staf fungsi PR & Adm. Umum PT Pertamina Tongkang Jakarta yang
telah banyak membantu penulis dalam mengerjakan tugas serta semangat yang
diberikan selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT Pertamina
Tongkang Jakarta.
8. Keluargaku yang telah mencurahkan cinta dan kasihnya serta doa yang tidak
ada henti – hentinya untuk penulis.
9. Sahabat – sahabatku yang telah memberikan nasihat, semangat serta bantuan
yang tak ternilai harganya untuk penulis
10.Teman – teman PR B 2008, terima kasih atas cinta dan kaih sayangnya.
11.Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat penulis sebutkan
satu, persatu yang telah memberikan semangat dan dorongan juga doa yang
tulus yang tidak ternilai bagi penulis.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya atas
commit to user
7
Akhirnya dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga
penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan,
disamping itu penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan
tugas akhir ini untuk dapat memberikan saran dan kritik guna kesempurnaannya.
Wassalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarakatuh
Surakarta, 17 Juni 2011
Penulis
commit to user
BAB III DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang ... 32
B. Visi PT Pertamina Tongkang ... 34
C. Misi PT Pertamina Tongkang... 34
D. Tata Nilai Unggul ... 34
E. Produk dan Layanan ... 34
commit to user
9
G. Kualitas Utama Layanan ... 40
H. Kualitas Standart International ... 41
I. Fasilitas Lain-Lain... 41
J. Anak Perusahaan PT Pertamina Tongkang ... 43
K. Kantor Cabang PT Pertamina Tongkang... 44
L. Daftar Pelanggan PT Pertamina Tongkang ... 45
M.Profil Sumber Daya Manusia ... 45
N. Struktur Organisasi ... 46
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) A...Temp ala yang dihadapi selama pelaksaan Magang... 126
commit to user
10
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Public relations atau hubungan masyarakat masih merupakan bidang baru terutama di Indonesia. Lahirnya public relations seperti yang dipraktekkan sekarang ialah karena adanya kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang itu. Kemajuan yang sekaligus merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam
masyarakat, memisahkan manusia kedalam berbagai kelompok atau golongan, yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri dan berusaha untuk mencapai tujuan itu dengan sebaik-baiknya.
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan
membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi . Humas dibentuk untuk menunjukkan citra positif suatu organisasi sekaligus mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Target mereka datang dari kalangan internal dan eksternal.
Seorang praktisi humas selanjutnya diharapkan untuk membuat
commit to user
7
dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara
pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan
oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan
eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan
harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan
psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.
Public Relations sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik
internal dan eksternal.Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah
memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi
timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul,
atau meminimalkan munculnya masalah.Public Relations bersama-sama mencari
dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan menginformasikan
kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian,
yang didasarkan pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan
lengkap dan perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S.Black en
MelvinL.Sharpo,1983)
Peranan Humas ( Hubungan Masyarakat atau Public Relations ) sangat
dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi atau lembaga, bersifat komersial
maupun tidak komersial, dari perusahaan industri, organisasi profesi, institusi
pendidikan, organisasi sosial budaya sampai pemerintah. Secara garis besar peran
Humas adalah komunikator sebuah organisasi/lembaga/perusahaan,baik kepada
commit to user
8
ujung tombak dari organisasi/lembaga/perusahaan untuk bersaing dalam era
globalisasi.
Bagi sebuah organisasi , Humas sangat diperlukan untuk menjalin
komunikasi dengan para Stakeholder ataupun untuk mengkomunikasikan
visi,misi,tujuan dan program organisasi kepada public . Humas adalah kegiatan
komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah dan timbal balik. Posisi
Humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu
manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal,
dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara
organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang
mungkin terjadi diantara keduanya.
Untuk itu di era global sekarang ini kita diajak mempraktikkan humas
secara terbuka.Terutama dengan situasi yang ada sekarang sangat nyata, dan bisa
dirasakan betapa merosotnya moralitas kita.Tepatlah kalau dalam kehidupan kita
sehari-hari di bidang apa pun bisnis, profit, nonprofit, pemerintah maupun swasta,
masyarakat dengan level apa pun, menerapkan falsafah humas yang menyangkut
martabat manusia, memanusiakan manusia, saling mempercayai, dengan
mendasarkan pada persyaratan mental humas, yaitu kejujuran, integritas, dan
loyalitas.
Praktik humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan
praktik humas dapat dibandingkan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya
penguatan dan perubahan pengetahuan, perasaan dan perilaku
commit to user
9
pengetahuan, perasaan, dan perilaku positif publik terhadap organisasi,
perusahaan atau lembaga.Tujuan praktik humas adalah membuat publik dan
organisasi, lembaga atau perusahaan saling mengenal.Baik kebutuhan,
kepentingan, harapan, maupun budaya masing – masing.
Pihak universitas mengadakan kegiatan kuliah kerja media (KKM) dengan
tujuan agar mahasiswa dapat mengetahui sejauh mana kemampuan mereka selama
di bangku kuliah untuk dipraktekkan dalam dunia kerja. Kuliah kerja media ini
dimaksudkan agar mahasiswa siap dan berpengalaman dalam dunia kerja setelah
lulus dari bangku kuliah nanti, ini sebagai wadah pembekalan untuk
kedepannya.Oleh karena itu penulis memilih PT.Pertamina Tongkang sebagai
tempat yang dirasa tepat untuk memperdalam ilmu serta menyalurkan ilmu yang
dipelajari penulis selama di bangku kuliah.Penulis ingin banyak mengetahui
peran/tugas seorang humas dikarenakan humas adalah ujung tombak keberhasilan
sebuah perusahaan ( PT. Pertamina Tongkang ) yang bergerak dibidang usaha di
sektor industri jasa pelayaran dan jasa kemaritiman, selain itu alasan utama
penulis memilih PT. Pertamina Tongkang dikarenakan nilai-nilai yang terkandung
didalamnya yaitu :
a. Profesional,
b. Integritas (Integrity)
c. Tanggung Jawab,
d. Kerja Sama,
commit to user
10
Selain itu juga visi dan misi perusahaan, profil perusahaan yang jelas .Dan
masih banyak lagi hal-hal yang menjadi bahan referensi penulis memilih PT.
Pertamina Tongkang sebagai tempat untuk menimba ilmu.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengetahui banyak tentang peran dan
fungsi humas sebagai ujung tombak perusahaan serta bagaimana humas
membangun dan mempertahankan hubungan yang baik juga bermanfaat antara
organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan
organisasi tersebut ( Stakeholdernya ) melalui Kegiatan internal relations yang
erat kaitannya dengan seluruh elemen yang berpengaruh langsung terhadap
keberhasilan perusahaan,melalui kegiatan internal ini diharapkan dapat memenuhi
kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan.Dengan
hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka
akan tercipta iklim kerja yang baik,dengan begitu kegiatan operasional perusahaan
akan berjalan lancar, untuk itu pada kesempatan ini penulis bermaksud menyusun
Tugas Akhir dengan judul “ Kegiatan Internal Relations di PT Pertamina
Tongkang Jakarta’’.
B. Tujuan
Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mengandung maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama Kuliah Kerja Media (KKM) ini adalah:
1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa sehingga lebih siap menghadapi
dunia kerja dalam masyarakat dan mampu menerapkan wawasan teoritis
commit to user
11
2. Agar mahasiswa mengetahui gambaran jelas dunia komunikasi,
terutama di bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas. Serta tantangan
dunia kerja yang semakin kompetitif.
3. Meningkatkan kreativitas dan profesionalisme mahasiswa, agar dapat
memprediksi serta mempersiapkan diri menghadapi persaingan di era
globalisasi.
4. Agar mahasiswa mampu secara kritis memanfaatkan teknologi
komunikasi dalam bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas demi
kepentingan masyarakat.
5. Menjalin dan membina hubungan baik antara Fakultas dengan Lembaga
commit to user
12
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi banyak diartikan sebagai proses mengubah
perilaku orang lain namun ada juga yang berpendapat komunikasi akan
berlangsung selama ada kesamaan makna serta bahasa, berikut ini adalah
pengertian komunikasi berdasarkan paradigma dari beberapa ahlinya :
a) Hovland es (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003: 80),
komunikasi adalah suatu proses yang terjadi karena seseorang
memberi stimulus
(rangsangan yang biasanya dengan kata - kata) untuk merubah perilaku
orang lain.
b) William J.Seller (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003:
80), komunikasi adalah proses dengan mana simbol verbal dan
nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.
c) Everett Rogers (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003:
81), komunikasi adalah suatu proses dari penyampaian ide/pikiran dari
sumber kepada penerima dengan tujuan merubah perilaku penerima
tersebut.
d) Benard Berelsom dan Gary A. Steiner (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D.
commit to user
32
ketrampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol - simbol
atau kata-kata, gam, figure, grafik, dan sebagainya.
e) Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D.
2001 : 62), Komunikasi adalah proses memahami dari berbagai makna.
2. Unsur-unsur komunikasi
Harold Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk
menjelaskan komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai berikut : Who
Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Paradigma
laswell ini menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai
jawaban dari pertanyaan yang diajukan tersebut, seperti yang dikutip
dalam buku berjudul ilmu komunikasi ( Prof.Drs.Onong Uchjana
Effendy,M.A 2006 : 10 ),yakni:
1) Sumber (source)
Sering disebut juga pengirim (sender), penyandi (encoder),
komunikator (communicator), pembicara (speaker). Sumber adalah
pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok,
organisasi, perusahaan, atau bahkan suatu negara.
2) Pesan (message)
Pesan yaitu apa yang akan dikomunikasikan oleh sumber kepada
penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan nonverbal
commit to user
33
Pesan mempunyai tiga komponen: makna, simbol yang digunakan
untuk menyampaikan makna, dan bentuk organisasi pesan.
3) Saluran/media (channel)
Adalah alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan
pesannya kepada penerima. Saluran boleh jadi merujuk pada bentuk
pesan yang disampaikan kepada penerima, apakah saluran verbal atau
nonverbal. Pada dasarnya saluran komunikasi manusia ada dua
saluran, yaitu cahaya dan suara.
4) Penerima (receiver)
Sering disebut juga sasaran / tujuan (destination), komunikasi
(communication), penyandi balik (decoder), khalayak (audience),
pendengar (listener), penafsir (interpreter). Penerima adalah orang
yang menerima pesan dari sumber.
5) Efek (effect)
Efek yaitu apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan
tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan
sikap, perubahan keyakinan, perubahan perilaku, dan sebagainya.
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah
proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui
media yang menimbulkan efek tertentu.
Sebenarnya kelima unsur diatas belum begitu lengkap, bila
dibandingkan dengan unsur-unsur komunikasi yang terdapat dalam proses
commit to user
34
baru ini meliputi umpan balik (feed back) yang artinya tanggapan
komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator,
Kedua gangguan / kendala komunikasi (noise / barriers) dan yang terkhir
adalah konteks atau situasikomunikasi.
3. Tahapan Komunikasi
Menurut Cutlip & Center (dalam Kasali dan Abdurachman),
tahapan atau proses humas sepenuhnya mengacu kepada pendekatan
manajerial.Tahapan ini terdiri dari :
Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau data sebelum
melakukan tindakan.
Misalnya humas sebelum melakukan kegiatan harus mengetahui
apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk ke dalam publik,
bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor.
Planning adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa
yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah.
Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai
hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta atau data tadi, kemudian
dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional.
Evaluation adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan,
apakah tujuan sudah tercapai atau belum.Evaluasi ini dapat dilakukan
secara kontinui.Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan humas
commit to user
35
Kasali juga menambahkan bahwa tahapan humas memperlihatkan
dengan jelas pelaksanaan tugas humas bukan semata - mata melakukan
aksi, melainkan membutuhkan rencana - rencana dan diikuti langkah -
langkah pengendalian melalui proses evaluasi.
B.Kegiatan Internal
Kegiatan internal humas yaitu melaksanakan pengumpulan, pengolahan
dan penilaian pendapat umum serta mengusahakan tercapainya persamaan
persepsi dalam rangka menunjang terlaksananya pembangunan, kegiatan yang
rutin dilakukan.
Dengan melaksanakan kegiatan internal maka akan menciptakan
hubungan internal sehingga terjadilah suatu komunikasi guna pencapaian
tujuan bersama, publik yang telibat didalamnya seperti seluruh karyawan dari
staf sampai karyawan yang paling terbawah.Hubungan yang tercipta sebagai
sasaran humas yang terdiri dari orang – orang yang bergiat didalam organisasi
(perusahaan, instansi, lembaga) yang secara fungsional mempunyai tugas dan
pekerjaan serta hak dan kewajiban untuk melaksanakan, pengolahan serta
penilaian untuk mengusahakan tercapainya satu pendapat yang sama guna
menunjang kegiatan yang rutin berlangsung.
Komunikasi yang terjadi di dalamnya bermanfaat agar menyamakan
persepsi pada publik yang terlibat didalam lingkungan organisasi dan
menimbulkan respon ataupun opini sehingga membentuk komunikasi dua arah
commit to user
36
Fungsi komunikasi internal yang terjadi dalam kegiatan internal ialah
mengusahakan para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan
manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang
dipikirkan para karyawan
a. Pernyataan Visi
Pernyataan visi adalah sebagai alat penting bagi hubungan internal,
terutama untuk membantu mengelola reaksi terhadap perubahan dalam
lingkungan.Pernyataan visi merepresentasikan tujuan global yang
menjelaskan prioritas umum yang akan dikejar oleh organisasi, sebagai
gambaran tentang tujuan organisasi dalam membangun organisasi dan
sasaran kedepannya.
b. Pernyataan Misi
Pernyataan misi memberikan tujuan, struktur dan strategi
organisasi, nilai, partisipasi, tanggung jawab kepada publik dan
stakeholder sebagai perwujudan kegiatan internal.Pernyataan misi
membantu karyawan menentukan prioritas dan tujuan, sehingga semua
anggota organisasi berkomitmen untuk mencapai misi bersama.
c. Hubungan dengan rekan sekerja
Hubungan dengan rekan sekerja sampai karyawan yang paling
bawah akan meningkatkan dan memperlancar kerja sama antarpribadi,
antarunit, dengan bawahan maupun dengan atasan, terbuka saling bisa
commit to user
37
produktivitas meningkat semua pihak menjadi puas karena tujuan
organisasi tercapai secara optimal.
C.Humas
1. Pengertian Humas
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha
yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk
menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan
masyarakat.
Banyak definisi yang dapat dikemukakan dan menunjukkan
pengertian pokok yang berbeda-beda mengenai hubungan masyarakat
sebagai science (ilmu pengetahuan), activity (kegiatan), art (seni), process
(proses), function (fungsi), staff (pekerjaan), means (sarana/alat),
technique (cara) dan sebagainya.Dalam hal ini pengertian publik relations
menurut ahlinya antara lain :
a) Cutlip & Center (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 16), public
relations adalah suatu usaha yang terencana untuk mempengaruhi
pendapat dan kegiatan melalui pelaksanaan yang bertanggung jawab
dalam masyarakat berdasarkan komunikasi dua arah yang saling
memuaskan.
b) Rex Harlow, mengatakan dalam bukunya yang berjudul ‘Public
Relations inWar and Peace’ (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17),
commit to user
38
menilai kebutuhan dan keinginan dari kelompok - kelompok
masyarakat yang berkepentingan agar dapat melakukan
tindakan-tindakan dan perlakuan - perlakuan yang sesuai terhadap mereka.
c) Dimock cs (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), dalam bukunya
‘Public Administration’adalah program yang terencana dari
kebijaksanaan dan tindakan – tindakan - tindakan yang ditetapkan oleh
seorang administrator untuk membentuk kepercayaan masyarakat dan
meningkatkan pengertian masyarakat terhadap program atau lembaga.
d) Edward L.Berneys dalam bukunya ‘Public Relations (1919 PR &
V.21/231), mempunyai tiga pengertian yang dikutip (Prof. Dr. Drs.
Soenarko Setyodarmodjo, MPA, 2003 : 210), yaitu :
1) memberi informasi (timbal - balik, komunikasi dua arah) kepada
masyarakat, secara pribadi/kelompok.
2) memberi persuasi dalam pengertian mengubah sikap dan tingkah
laku publik terhadap organisasi/perusahaan demi keuntungan
kedua belah pihak.
3) mengintegrasi sikap dan perbuatan organisasi dengan sikap dan
perbuatan publik atau sebaliknya.
Dari definisi tersebut diatas maka dapat dilihat ciri – ciri pokok
dari humas, yaitu antara lain :
commit to user
39
o Bahwa humas itu haruslah merupakan kegiatan yang berkesinambungan (continuing process)
o Bahwa tujuan humas adalah pengertian bersama (mutual understanding)
The British Institude of Pubblic Relations (Sr.Maria Assumpta
Rumanti. 2002 : 17), Public Relations adalah suatu usaha yang
berkelanjutan terus menerus yang terencana dengan
pertimbangan-pertimbangan yang matang untuk membentuk dan memelihara saling
pengertian bersama antara suatu organisasi dengan publiknya.
Webster’s New International Dictionary (Sr.Maria Assumpta
Rumanti. 2002 : 16), mengemukakan public relations sebagai seni atau
ilmu pengetahuan untuk membangun pengertian yang saling menunjang
dan kehendak baik bersama.
Humas adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa
kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan
kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program
terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun
lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.
Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka
para pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The
International Public Relations Association (IPRA) bersepakat untuk
merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua
commit to user
40
Public Relations is a management function of a counting and planned
character, through which public and private organizations and institutions
seek to win and retain the understanding, sympathy and support of those
with whom they are or may be concerned-by evaluating public opinion
about themselves, in order to achieve, by planned and widespread
information, more produktive cooperation and more efficient of their
common interest.
Terjemahan :
Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen dari budi yang dijalankan
secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi -
organisasi dan lembaga -lembaga yang bersifat umum dan pribadi
berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari
mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya
– dengan menilai pendapat umum diantara mereka dengan tujuan sedapat
mungkin menghubungkan kebijaksanaan ketatalaksanakan mereka, guna
mencapai kerja sama yang lebih produktif dan untuk melaksanakan
kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi
yang berencana dan tersebar luas.
Definisi yang dikemukakan oleh IPRA itu dinilai para pakar
Humas sebagai definisi yang paling lengkap saat ini, yang menunjukkan
ciri khas dan meliputi faktor-faktor yang memang harus ada dalam Humas.
Meskipun terdapat banyak perbedaan ada unsur - unsur pokoknya dalam
commit to user
41
D.Fungsi Humas
Humas merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis
tehadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya
terhadap publik internal maupun eksternal, peraturan yang setelah diolah
menjadi perencanaan yang nyata untuk direalisasikan, demi keuntungan dua
belah pihak.
Praktik humas sebagai fungsi manajemen, mendorong kemapanan dan
saling memelihara arus komunikasi yang menciptakan pengertian, penerimaan
dan kerjasama antara organisasi dengan berbagai publiknya, termasuk
melibatkan diri dalam manajemen untuk memecahkan masalah atau mengatasi
suatu isu, membantu manajemen pula untuk menginformasikan dan merespon
terhadap opini publik, membatasi dan menegaskan akan tanggung jawab
manajemen untuk melayani publik yang berkepentingan, membantu
manajemen membuat kebijakan tertentu secara efektif suatu perubahan yang
bemanfaat, menjalankan system peringatan dini untuk mengantisipasi
kecenderungan-kecenderungan dan menggunakan penelitian, akal sehat dan
komunikasi secara etis sebagai alat secara prinsip yang dimilikinya (Cutlip &
Center dan Broom. 2000 :4)
Fungsi Humas menurut Betrand R. Confield dalam bukunya Effective
Public Relations Edisi Kesembilan (Dalam Cutlip & Center. 2007 : 11)
mengemukakan tiga fungsi Humas:
1) mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public interest),
commit to user
42
3) menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik (and stress good moals
and manners).
Sukses humas dalam melaksanakan fungsinya, merupakan
keterlibatan seluruh individu dalam organisasi masing - masing dalam
tugasnya, mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling
bawah dalam manajemen.Disini komunikasi sebagai kerja sama sangat vital
dalam pencapaian tujuan humas.
Fungsi humas yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan
alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya
organisasi atau perusahaan, suasana kerja yang kondusif , peka terhadap
karyawan yang perlu pendekatan khusus, perlu motivasi dalam meningkatkan
kinerjanya, dan lain-lain.
Dalam hal ini ada lima fungsi humas secara profesional yang mendasar
untuk menjalankan perannya :
· kemampuan berkomunikasi (ability to communication)
· kemampuan manajerial atau kepemimpinan (ability to organize)
· kemampuan bergaul atau membina relasi (personality integrity)
· banyak ide dan kreatif (imagination)
Definisi International Public Relations Association (IPRA)
menyatakan bahwa hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen
(management function). Ini menunjukkan bahwa hubungan masyarakat
bukan alat manajemen yang dapat diadakan, dipindahkan dan ditiadakan,
commit to user
43
manajemen, disitu ada hubungan masyarakat (Humas).Dan daya yang
menggerakkan dan menjalankan masyarakat ini adalah komunikasi.
Bagi para ahli humas yang yang bergabung di IPRA dan yang telah
berpuluh tahun mempraktikkannya benar-benar menyadari bahwa humas itu
merupakan instrumen yang sangat penting dan urgent untuk perkembangan
dan kemajuan organisasi sehingga mampu bersaing, secara terus – menerus
mengadakan re-creatie dan ini sangat penting untuk memberi citra baik
organisasinya sekaligus menanamkan kepercayaan bagi publiknya.
E.Pekerjaan dan Kegiatan Humas
Kegiatan humas tidak ada hentinya, terus menerus berkesinambungan
sejalan dengan berkembangnya kehidupan masyarakat.
Pelaku – pelaku humas menurut survey yang telah dilakukan oleh “The
Education Committee of the Public Relations Society of America’’, sedikitnya
melaksanakan macam pekerjaan pokok, yaitu :
1) Menulis, membuat laporan, edaran, naskah, selebaran, tulisan untuk siaran
TV dan Radio, teks, pidato, lembaran – lembaran informasi dan lain
sebagainya.
2) Mengedit, penyuntingan siaran – siaran untuk pegawai, persiapan laporan
– laporan untuk pemegang saham dan hubungan – hubungan manajemen
dengan para karyawan serta kelompok masyarakat diluar organisasi.
3) Placement, penempatan berita – berita dan informasi di pers, radio,tv dan
commit to user
44
4) Promotion, mengadakan pertemuan – pertemuan dengan wartawaan,
pameran, pertunjukan – pertunjukan : perayaan ulang tahun, peringatan hari
istimewa dan lain sebagainya.
5) Speaking, tampil berbicara didepan kelompok – kelompok masyarakat
yang bersangkutan, mempersiapkan pidato dan semacamnya.
6) Production, mempelajari seni dan pengetahuan untuk menerbitkan surat
edaran, laporan khusus, gambar, foto dan lainnya.
7) Programming, menentukan kebutuhan, tujuan dan langkah – langkah yang
diperlukan untuk melaksanakan suatu proyek.
8) Institutional Advertising, pengenalan nama dan keandalan organisasi,
melakukan koordinasi dengan bagian periklanan.
9) Hubungan Media dan Penempatan Media: Mengontak media koran,
majalah, suplemen mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan
agar mereka mempublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang
organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain.
Merespons permintaan informasi oleh media, memverifikasi berita, dan
membuka akses ke sumber otoritatif.
10)Riset: Mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu yang
sedang muncul, iklim politik dan peraturan perundangan, liputan media,
opini kelompok kepentingan dan pandangan-pandangan lain berkenaan
dengan stakeholder organisasi. Mencari database di internet, jasa online,
dan data pemerintahan elektronik. Mendesign riset program, melakukan
commit to user
45
11)Manajemen dan Administrasi: Pemrograman dan perencanaan yang
bekerja sama dengan manajer lain; menentukan kebutuhan, menentukan
prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, dan mengembangkan
strategi dan taktik. Menata personel, anggaran dan jadwal program.
12)Konseling: Memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial,
politik, dan peraturan; berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara
menghindari atau merespons krisis; dan bekerja bersama pembuat
keputusan kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespon
isu-isu yang sensitif dan kritis.
13)Training: Mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil di hadapan publik. Memberi petunjuk kepada orang lain
di dalam organisasi untuk meningkatkan keahlian menulis dan
berkomunikasi. Membantu memperkenalkan perubahan dalam kultur,
kebijakan, struktur, dan proses organisasional.
14)Kontak: Bertugas sebagai penghubung (liaison) dengan media, komunitas,
dan kelompok internal dan eksternal lainnya. Sebagai mediator antara
organisasi dan stakeholder penting dengan bertugas untuk mendengarkan
pandangan, menegosiasikan, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan.
Sebagai tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan jamuan untuk tamu
dan pengunjung.
Kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relations,
spesial event, berbicara, produksi, riset, programming dan konsultasi seperti
commit to user
46
menggunakan waktu terbesar adalah untuk koordinasi, perencanaan dan
negosiasi
Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi :
§ customer relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,
maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan publik dan
hubungan dengan konsumen.
§ Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan
bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
§ Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan
pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang
kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar
perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
§ Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan
pemerintah.
§ Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karena
kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik
dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada
yang dirugikan.
Di antara kegiatan yang humas sering lakukan adalah memberikan
informasi, menerangkan hingga melakukan tindakan persuasif, berpromosi
melalui iklan, brosur, press release, buklet, juga mengadakan acara seperti
konferensi pers, pameran, dan charity. Untuk bisa melakukan semua tugasnya,
commit to user
47
· Communicative, mampu berkomunikasi dengan baik, verbal maupun
tulisan.
· Leadership skill, memiliki kemampuan dalam memimpin.
· Make friends, fleksibel dalam bergaul.
· Credibility, mendapatkan kepercayaan dari masyarakat karena
kejujurannya dalam menerangkan sesuatu yang positif tentang perusahaan
secara netral dan objektif tentunya.
· Plenty of ideas, seorang humas dituntut untuk menciptakan hal-hal baru
yang kreatif dan inovatif dalam mempromosikan perusahaan.
F. Stakeholder (pihak - pihak yang berkepentingan)
Stakeholder adalah setiap kelompok yang berada di dalam maupun
diluar perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan
perusahaan. Stakeholder bisa berarti pula setiap orang yang mempertaruhkan
hidupnya pada perusahaan. Secara umum, stakeholder dapat dikelompokkan
menjadi dua bagian, yakni stakeholder internal dan stakehoder eksternal.
1) Stakeholder internal
a. Hubungan dengan karyawan
Yang dimaksud opy1.25 dengan karyawan adalah orang-orang
di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan struktural. Praktisi
Humas perlu menangani para karyawan karena sekalipun
kedudukannya dalam pengambilan keputusan tidak besar tetapi
commit to user
48
perusahaan.Selain itu fungsi humas berkisar pada kegiatan
menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara
pimpinan organisasi dengan karyawan .Ini dilakukan dengan membina
hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan
yang retak dan ini dilaksanakan dengan komunikasi.
Komunikasi dapat dilakukan oleh humas secara lisan maupun
media yang berlangsung secara timbal balik.Dengan keterampilan
berkomunikasi, humas dapat menjadi mediator untuk menyalurkan
perasaan para karyawan kepada pimpinan,di lain pihak sebagai
motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi.
b. Hubungan dengan pemegang saham
Pemegang saham selalu ingin mengetahui bagaimana jalannya
perusahaan.Oleh karena itu pimpinan perusahaan harus
memberitahukan kepada pemegang saham mengenai kenyataan dan
kewajiban apa yang memang mereka lakukan dalam mengemudikan
perusahaan tersebut.
Dengan stakeholder relations perusahaan dapat menarik dan
memberi perhatian terhadap para pemegang saham, serta
menyenangkan mereka.
c. Hubungan dengan dewan direktur
Dewan direktur adalah pemegang amanat dari para pemegang
commit to user
49
perlu selalu mengetahui dan dapat mengikuti perkembangan
perusahaan dan masalah – masalah lingkungannya.
d. Hubungan dengan Manager dan Top Eksekutif
Manajer perusahaan berada di bawah kendali pemilik
perusahaan. Hanya dengan kapasitas yang memadai seseorang manajer
dapat tampil secara otonom dalam mengelola perusahaan.
Keterlibatan manager sampai tingkat yang paling bawah dalam
manajemen akan menciptakan komunikasi dan kerja sama sangat vital
dalam pencapaian tujuan perusahaan.
2) Stakeholder ekternal
Publik eksternal sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang
atau masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan
organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan
organisasi.
a. Hubungan dengan pelanggan atau konsumen
Perusahaan tidak dapat dikatakan maju apabila tidak mampu
memenuhi minat pelanggan. Sukses yang besar diperoleh suatu
perusahaan ialah mendapatkan pelanggan berupa pelayanan serta
barang atau jasa yang ditawarkan memuaskan sehingga pelanggan
akan menaruh kepercayaan pada perusahaan.
b. Hubungan dengan komunitas
Definisinya menurut Wilbur J.(Bill) Peak : Merupakan fungsi
commit to user
50
berencana, aktif dan berkesinambungan dengan dan di dalam suatu
komunitas untuk memelihara dan membina lingkungannya demi
keuntungan dua pihak,lembaga dan komunitas.
Dalam hal ini humas sebagai pelaksanaanya yang bersifat
partisipatif. Pentingnya kegiatan berkomunikasi dalam pembinaan
hubungan dengan komunitas bagi seorang humas tidak hanya dengan
penduduk sekitar, tetapi juga dengan pimpinan organisasi antara lain
untuk meyakinkan pentingnya partisipasi benda atau dana dari
organisasi untuk melakukan kegiatan termasuk humas juga berperan
penting untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti
komunitas di kalangan manajer perusahaan.
Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relation
mengatakan bahwa dalm rangka pelaksanaan hubungan dengan
komunitas, penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi
kesejahteraan, apa yang diharapkan kendati organisasi sebagai urunan
untuk kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi
tersebut.
c. Hubungan dengan pemeritah
Pemerintah diperlukan untuk menciptakan lapangan pekerjaan,
melindungi karyawan, melindungi lingkungan sekitar perusahaan,
commit to user
51
Maksudnya adalah agar badan perusahaan dapat dikenal baik dan
mendapat kepercayaan dari badan – badan pemerintah dapat dengan
mudah dan aman melakukan kegiatan – kegiatannya.
d. Hubungan dengan media massa
Peran media massa sangat besar pengaruhnya pada sebuah
perusahaan. Media massa akan membantu publikasi sebuah
perusahaan. Maknanya adalah terbinanya hubungan humas dengan
orang-orang media massa,seperti redaktur surat kabar dan
majalah,wartawan televisi dan radio atau reporter televisi.
Humas perlu membina hubungan yang akrab dengan media
massa agar segala sesuatu yang menyangkut penyebaran informasi
kepada publik ekstern berjalan lancar.Dalam rangka pembinaan
hubungan dengan media massa itu, khususnya pembinaan hubungan
dengan pers perlu mendapat perhatian istimewa karena pers terutama
menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan
hiburan. Pers khususnya dan media massa umumnya dapat
dimanfaatkan oleh humas dengan berbagai cara antara lain dengan :
· Jumpa pers (Press Conference)
· Wisata pers (Press Tour)
· Siaran pers (Press Release) :Siaran pers mencakup publisitas amat
penting dalam humas karena informasi diseberluaskan oleh media
commit to user
52
· Periklanan (Advertising) : humas perlu membayar jika memasang
iklan.
Sikap humas yang menunjukkan rasa simpati dam empati
kepada insan-insan media dengan menyentuh manusiawinya akan
membuat kedua pihak menjadi akrab yang pada gilirannya akan
menimbulkan keuntungan pada organisasi yang diwakili humas.
e. Hubungan dengan komunitas
Dalam hal ini tugas seorang Humas adalah mendidik komunitas
agar mereka dapat berhubungan timbal balik. Termasuk didalamnya
adalah meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka sebagai
sumber tenaga kerja pada perusahaan. Humas juga berperan penting
untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti komunitas di
kalangan manajer perusahaan.
f. Hubungan dengan bank
Bank sebagai lembaga komersial yang tidak mengandalkan bunga
yang diterima, melainkan juga jaminan atas pengambilan pinjaman
pokok debitur. Oleh karena itu, selain melihat kelayakan usaha bank
juga akan terus menerus memantau kredibilitas sebuah perusahaan,
tingkat likuiditas dan jaminan yang dimiliki.
G. Arti Penting Hubungan Internal
Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan
commit to user
53
Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada baik manajer
maupun orang – orang yang menjadi bawahannya.Publik ini merupakan
sumber daya terbesar dari organisasi – orang - orangnya.Menurut Alvie
Smith ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan
karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu
fungsi humas ini :
1. Manfaat dari pemahaman, teamwork dan komitmen karyawan dalam
mencapai hasil yang diinginkan.
Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh
komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi.
2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat,
yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan
komunikasi secara efektif dengan karyawannya.Kebutuhan ini lebih
dari sekedar menciptakan informasi yang berhubungan dengan
pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik
yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.
Organisasi yang kehilangan sebagaian besar potensi sumber daya
manusianya kerena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang
efektif – yang merupakan landasan untuk hubungan manajer - karyawan
dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.Smith menyebutkan ini sebagai
konsekuensi akibat kemalasan dalam bekerja.
Koordinasi dan mediasi yang dibutuhkan untuk menghadapi karyawan
commit to user
54
keahlian komunikasinya, di tengah – tengah pengelolaan hubungan
internal.Hubungan kerja sehari – hari melibatkan banyak kontak, tetapi
komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang
jujur dan dapat dipercaya.Idealnya, hubungan kerja itu dicirikan
setidaknya dengan tujuh kondisi :
1) Keyakinan dan kepercayaan atara atasan dan karyawan.
2) Informasi yang transparan dan jujur bebas mengalir ke atas, bawah dan
samping di dalam organisasi.
3) Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang.
4) Kontinuitas kerja tanpa perselisihan.
5) Lingkungan yang sehat dan aman.
6) Keberhasilan usaha.
7) Optimisme tentang masa depan.
Pimpinan eksekutif harus membangun kultur ini dan menegakkannya
sebagai kebijakan formal.Tetapi, walau ada dukungan dari atas, ada
banyak hambatan yang menghadang komunikasi dua arah yang bebas di
dalam organisasi.
Opinion Research Corporation sejak 1950 telah meneliti opini
karyawan tentang komunikasi internal organisasi.Sebagian besar mengakui
kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa
organisasi’’memberi tahu mereka apa yang sedang terjadi,’’atau
commit to user
55
separuh yang mengatakan bahwa organisasi mau’’mendengar pendapat
mereka,’’atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen).
H. Kekuatan Internal
Meliputi kekuatan dari hari ke hari yang terjadi dalam organisasi
dimana manajer melaksanakan fungsinya, masing – masing pemimpin atau
manajer sesuai tingkatannya melaksanakan hal – hal yang berlainan untuk
mengatasi kebutuhan manajerial dalam lingkungan internal.
Para pemimpin atau manajer perlu memiliki keterampilan yang
berbeda untuk melaksanakan peran yang berbeda.Syarat keterampilan dan
peran pelaksanaan adalah kekuatan yang penting dalam lingkungan
internal di samping pembinaan kerja sama, suasana kerja yang nyaman dan
commit to user
56
BAB III
DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG
A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang
Pertamina Tongkang yang selanjutnya disebut Perusahaan adalah
salah satu anak perusahaan PT Pertamina (Persero), dengan kepemilikan
saham oleh PT Pertamina (Persero) sebesar 99.99% PT Patra Dok Dumai
sebesar 0,01%.
Sejak awal tujuan dan perhatiannya PT Pertamina Tongkang adalah
sebagai perusahaan yang bergerak di bidang Industri Jasa Maritim yang
berfungsi untuk memberikan dukungan secara total terhadap aktifitas PT.
Pertamina, seperti:
· Untuk pengadaan distribusi bahan bakar ke semua pelabuhan di seluruh
wilayah Indonesia yang tidak dapat terjangkau oleh kapal tanker.
· Untuk pengadaan transportasi maritim bagi Pertamina Logistik untuk
pengembangan projek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
· Bertindak sebagai General Agent dan Handling Agent bagi kapal - kapal
tanker milik PT. Pertamina yang disewakan.
Tujuan awal pendirian Perusahaan, sebagaimana tercantum dalam
Akta Notaris Than Thong Kie No. 3 tanggal 9 September 1969, adalah untuk
mengatur, menjalankan kapal-kapal bukan tangki milik Pertamina
(perusahaan induk) yang berlayar di dalam negeri, dan mengurus dalam arti
commit to user
menyewakan atau mencharter, melakukan pemeliharaan dan perbaikan, serta
mencari dan mengatur anak buahnya.
Seiring dengan perkembangan aktivitas Pertamina, pada tahun 1974
perusahaan memperoleh tambahan armada yaitu supply vessel untuk melayani
dan menunjang kegiatan produksi dan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas
pantai (off-shore). Selain itu, dengan telah selesainya program pembangunan
depot-depot bahan bakar di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur,
Perusahaan ditugasi oleh Pertamina untuk melakukan pendistribusian bahan
bakar di wilayah tersebut, termasuk mengelola armada kapal dan awaknya.
Sejak tahun 1978, Perusahaan memperluas jangkauan usahanya. Di
samping melayani Pertamina, Perusahaan juga memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak lain sebagai upaya untuk mewujudkan perusahaan yang profit
oriented.
Fokus dan aktivitas usaha lepas pantai yang dilakukan adalah:
§ Mendukung kegiatan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas pantai
§ Menjadi agen penyewaan kapal Pertamina dan kapal milik pihak ketiga
Untuk mendukung aktivitasnya, PT Pertamina Tongkang telah
mengubah ijin usahanya yang semula hanya melayani Pertamina, menjadi
Perusahaan pelayaran khusus lepas pantai dengan SIUP No.
B.XXX-256/AL.58, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 1988. Ijin
usaha tersebut, terakhir diperbaharui dengan dikeluarkannya SIUPAL
BXV-1203/AL.58 tanggal 26 Maret 2002, oleh Direktorat Jendral Perhubungan
commit to user
B. Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan bisnis jasa maritim yang unggul, tangguh dan terpecaya.
C. Misi Perusahaan
Melaksanakan kegiatan bisnis jasa maritim dengan pelayanan prima
yang berstandar nasional dan internasional untuk menghasilkan nilai tambah
dengan mengutamakan kepuasan pemegang saham ,pelanggan, perusahaan,
pekerja, masyarkat dan pemerintah.
D. Tata Nilai Unggulan
PT Pertamina Tongkang menetapkan lima nilai unggulan yang akan
mendasari tindakan-tindakan dari anggota atau unsur Perusahaan yaitu:
1. Profesional,
2. Integritas,
3. Tanggung jawab,
4. Kerja sama,
5. Disiplin.
E. Produk dan Layanan
1. Pelayaran
a) Ship Management
PT Pertamina Tongkang memiliki core business dalam
commit to user
handling and tug supply, multi purpose vessel, tug boat, straight
supply vessel, rigid inflatable boat, mooring boat. Kapal-kapal
tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan penyarter (PT
Pertamina, KPS, dll.) untuk mendukung kegiatan offshore dan
onshore.
b) Chartering & Brokerage
Guna memenuhi dan melayani permintaan customer untuk
beragam tipe atau jenis kapal yang belum dimiliki oleh PT Pertamina
Tongkang, maka PT Pertamina Tongkang akan memenuhi permintaan
tersebut dengan menyewa kapal sesuai dengan permintaan jam sewa
atau perjalanan.
c) Keagenan Kapal
PT Pertamina Tongkang menyediakan jasa kegaenan kapal
untuk kapal-kapal yang berlabuh di suatu pelabuhan di seluruh
Indonesia sebagai General Agent (GA) atau sebagai Handling Agent
(HA).
PT Pertamina Tongkang adalah sebagai Handling Agent di
seluruh pelabuhan di Indonesia baik sebagai pelabuhan umum ataupun
pelabuhan khusus. Aktifitas dari PT Pertamina Tongkang juga meliputi
crew supply, bunker handling, water supply, dan aktifitas lainnya yang
berhubungan dengan handling agent.
Ruang Lingkup servis keagenan kapal meliputi:
commit to user 2. pelayanan terhadap crew dan kapal
3. penyelesaian kewajiban financial (disbursement).
Tugas pokok keagenan kapal adalah mewakili owner/prinsipal
dalam memenuhi ketentuan atau kewajibannya bagi kapal-kapal yang
singgah di Indonesia.
2. Maritim
a) Freight Forwarding
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaannya PT Peteka
Karya Gapura menawarkan jasa pengiriman Paket atau material
melalui laut, udara, atau darat.
b) Custom Clearance
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka
Karya Samudra menawarkan layanan pengurusan dokumen bea
cukai.
c) Cargo Handling
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka
Karya Samudra menawarkan jasa layanan cargo, seperti:
Stevedoring, Cargodoring, Receiving/Delivering, Stacking &
Unstacking.
d) Water Supply, Bunker Service
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka
commit to user
water & Drill water,sedangkaan Bunker Sevices merupakan fasilitas
pengiriman bahan bakar gas untuk kapal/tanker.
e) Crew Handling
f) Logistic Base (offshore/onshore operations)
Layanan terpadu yang ditawarkan oleh PT Pertamina Tongkang meliputi:
o area Penyimpanan dengan luas 45,28 hektar o pengiriman Barang dan Pelayaran Cargo o layanan Administrasi Cargo
o perbaikan dan pembersihan Cargo dengan fasilitas lengkap
o PT Pertamina Tongkang (PTK) sebagai pengelola Administrasi Pelabuhan Khusus Kontractor Production Sharing (KPS)/ Join
Operation Base (JOB) meliputi pekerjaan dan tanggung jawab sebagai
berikut:
1) mengerjakan administrasi Jasa Pelabuhan yang meliputi: labuh,
tambat, pandu, tunda (di luar daerah kerja PT Pelindo) sebagai
pendelegasian PT Pertamina (Persero), di mana PTK bekerja atas
nama PT Pertamina (Persero).
2) membuat Laporan secara periodik kepada pihak terkait dan dalam
penyelesaian pekerjaannya, PT Pertamina Tongkang
mempertanggung jawabkan penyelesaiannya kepada PT Pertamina
(Persero).
commit to user
4) ruang lingkup pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Pelabuhan
Khusus oleh PTK hanya pada Pelabuhan Khusus KPS/JOB.
5) melakukan penagihan Jasa Pelabuhan kepada Agent.
6) melakukan penyetoran Jasa Pelabuhan kepada PT Pertamina
(Persero) dan Pemerintah.
7) membuat laporan kegiatan kepelabuhan kepada PT Pertamina
(Persero), BP Migas, Kantor Pelabuhan/Administrasi Pelabuhan.
8) membantu pengurusan yang berkaitan dengan Administrasi
Kepelabuhan di Pelabuhan Khusus KPS/JOB.
F. Armada PT Pertamina Tongkang
1. AHTS 3000 HP :
- SV. Permina Supply No. 06
- SV. Permina Supply No. 09
- SV. Permina Supply No. 10
2. AHTS 6000 HP :
- SV. Permina Supply No. 26
- SV. Permina Supply No. 28
- SV. Permina Supply No. 29
3. Straight Supply Vessel (SSV) 3450 HP :
- SV. Permina Supply No. 33
- SV. Permina Supply No. 34
commit to user - SV. Petrogas Supply No. 01
- SV. Petrogas Supply No. 02
- SV. Petrogas Supply No. 03
5. Harbour Tug 3000 HP :
- TB. Patra Tunda 3001
- TB. Patra Tunda 3002
6. Harbour Tug 4200 HP :
- TB. Patra Tunda 4201
- TB. Patra Tunda 4202
7. Mooring Boat 270 HP :
- PSC. II
- Rancung VI
8. Mooring Boat 125 HP :
- PSC ( ML.PSG II )
9. Mooring Boat 264 HP :
- Rancung VI
10.Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 400 HP :
- RIB I
- RIB II
11.Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 270 HP :
- RIB I
- RIB II
commit to user - Peteka 5401
- Peteka 5402
13.Tanker ( 1500 DWT ) HP :
- MT.Patra Tanker I
14.Tanker( 3500 DWT ) HP :
- MT. Camar Sakti
- MT. Camar Mas
G. Kualitas Utama Layanan
1. Profesionalisme
Staf yang profesional dan berpengalaman siap melaksanakan
pengoperasian kapal-kapal sarana pelabuhan dan jasa maritim di
lingkungan pelabuhan khusus.
2. Komitmen
PTK berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik yang selalu
memberikan nilai tambah bagi pelanggan. PTK juga berkomitmen untuk
selalu memperhatikan aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam
operasional sarana pelabuhan tersebut.
3. Kehandalan
Dalam rangka menjamin tingkat kehandalan operasi tertentu PTK telah
mendapatkan ISO 9000 : 2001 dan mendapatkan klasifikasi ISM Code.
commit to user
storage dan material handling) kami sedang dalam proses mendapatkan
sertifikasi ISO 14000 dan OSHAS 18000.
4. Penggunaan Teknologi
Penerapan teknologi terkini dalam keselurahan operasi menjadikan
PTK dapat dengan mudah menjawab kebutuhan pelanggan dalam rangka
terciptanya efisiensi operasi.
H. Kualitas Standard International
1.PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 versi
2000 dari Lloyd’s Register
2.PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISM Code dari
BKI (Biro Klasifikasi Indonesia).
3.PT. Pertamina Tongkang sedang dalam proses mendapatkan sertifikasi
ISO 14000 dan OHSAS 18000 : 2007.
Gambar 3.1. Sertifikasi ISO dari Lloyd’s Register dan BKI
I. Fasilitas Lain
commit to user
PT Pertamina Tongkang memiliki fasilitas marine logistic base
dengan luas 42,5 ha di Kabil Batam yang dapat digunakan sebagai area
penyimpanan untuk tubulars, peti kemas, and barang lainnya guna
mendukung kegiatan operasi Perusahaan KPS yang beroperasi di
Indonesia. Fasilitas yang tersedia : Dermaga, Pergudangan & Lahan
terbuka, Perkantoran, dilengkapi suplai air bersih dan bahan bakar, tenaga
listrik and jaringan Telekomunikasi.
2. Balikpapan Logistic Base
Balikpapan Logistic Base terletak di teluk Balikpapan di
Kalimantan Timur. Logistic Base ini dimiliki oleh PT Pertamina UP V
Balikpapan, dikelola dan dipasarkan oleh PT Pertamina Tongkang, yang
merupakan AP PT PERTAMINA (Persero).
§ Logistic Bases Tersebut sangat sesuai bagi :
a. Drilling Equipment
b. Construction Material
c. Tubular
d. Container
e. Cement
f. Other General Cargo
§ Jasa-jasa :
a. Supply Chain Management
b. Port/Jetty Terminal Operation
commit to user
d. Cargo Handling
e. Inventory Management
f. Container’s Maintenance and Repair
§ Shipping Agency :
a. Custom Clearance
b. Bonded Area
c. Warehousing / Open Storage
d. Fresh Water Supply
J. Anak Perusahaan
PTK telah melakukan diversifikasi usaha dalam bentuk anak
perusahaan dengan bidang usaha :
1. PT. Peteka Karya Samudera
Bergerak dalam bidang usaha pelaksanaan Bongkar Muat
barang dari dan ke kapal (Stevedoring, Cargodoring,
Reviewing, Delivery)
2. PT. Peteka Karya Gapura
Bergerak dalam bidang jasa pengangkutan, pengiriman,
pendistribusian barang, penyediaan dan pengadaan tenaga
kerja (Labour Supply) jasa Ekspor dan Impor, Ekspedisi dan
perdagangan, penyewaan alat – alat berat, pengelolaan air dan
commit to user 3. PT. Peteka Karya Jala
Bergerak dalam bidang perawatan / pemeliharaan dan
pengadaan jasa antara lain Menyediakan Peralatan dan suku
cadang alat apung, Dok dan perbaikan alat apung, pekerjaan
kegiatan bawah air, Rekayasa konstruksi / Mekanik.
4. PT. Peteka Karya Tirta
Bergerak dalam bidang penjualan air bersih untuk keperluan
industri dan kapal dipelabuhan.
K. Berikut Kantor Cabang PT.Pertamina Tongkang :
1. PTK Cabang Arun 7. PTK Cabang Plaju / Sei Gerong
2. PTK Cabang Bontang 8. PTK Cabang Batam
3. PTK Cabang Balikpapan 9. PTK Cabang Dumai
4. PTK Cabang Surabaya 10. PTK Cabang Tg.Priok
5. PTK Cabang Cilacap 11. PTK Cabang Sorong
6. PTK Cabang Jambi
Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.2 dibawah ini.
commit to user
L. Daftar Pelanggan Pertamina Tongkang :
- Pertamina
- Badak LNG
- BP
- Chevron Pasific Indonesia
- ExxonMobile
- Santa Fe Energy Resource Ltd
- CNOOC LIMITED
M. Profil Sumber Daya Manusia
1. Komposisi Berdasarkan Jabatan
Jabatan Jumlah Prosentase (%)
Direksi 3 0
General Managers 8 1
Managers 101 14
Staffs 624 85
Total 736 100
2. Komposisi Berdasarkan Pendidikan
Pendidikan Jumlah Prosentase (%)
S2 16 2
S1 172 23
D3 102 14
commit to user 3. Komposisi Berdasarkan Usia
Usia Jumlah Prosentase (%)
<= 31 tahun 88 12
31 tahun s/d 40 tahun 188 26
41 tahun s/d 50 tahun 253 34
lebih dari 51 tahun 207 28
Total 736 100
N. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sebagai kerangka (framework) yang menunjukkan
adanya pembagian tugas antara orang – orang di dalam organisasi dan dapat
menunjukkan klasifikasi pembedaan antara tenaga pimpinan dan tenaga yang
dipimpin.
Struktur organisasi adalah suatu gambaran skematis tentang hubungan
kerjasama antar fungsi dan orang-orang yang terdapat dalam suatu badan usaha
dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan kata lain, struktur menempatkan pembagian bidang kerja, dimana
tiap-tiap bidang kerja mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda.
Struktur organisasi PT Pertamina Tongkang Jakarta berdasarkan Keputusan
Direksi Perusahaan, Nomor : Kpts/006/DIRUT/PTK/2003 adalah seperti dalam
commit to user
118
Berikut ini tugas, tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing
bagian yang ada dalam struktur organisasi dari PT Pertamina Tongkang Jakarta
ialah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
1. Menyusun pembagian tugas di antara anggota komisaris sesuai dengan
keahlian dan pengalaman masing-masing, serta menetapkan
mekanisme pengambilan keputusan.
2. Menyusun program kerja dan target kinerja tiap tahun, serta mekanisme
revisi kinerja secara berkala (secara self assessment), dan
mengkomunikasikan hasilnya kepada Pemegang Saham.
3. Menandatangani pernyataan tidak memiliki benturan kepentingan.
4. Memberikan arahan dan masukan mengenai visi, misi, dan strategi
Perusahaan.
5. Memberikan arahan dan masukan dalam proses penyusunan RJPP dan
RKAP.
6. Mengawasi pelaksanaan RJPP dan RKAP.
7. Memantau kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
8. Mengevaluasi dan menyetujui transaksi-transaksi yang harus mendapat
persetujuannya sesuai kesepakatan antara Direksi dan Komisaris.
9. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan manajemen resiko.
10.Memberikan masukan dan arahan tentang pembangunan dan
commit to user
119
11.Mengusulkan Auditor Eksternal untuk disahkan dalam RUPS dan
memantau pelaksanaan penugasan Auditor Eksternal.
12.Melaporkan dengan segera kepada RUPS jika terjadi gejala penurunan
kinerja Perusahaan.
13.Menandatangani RJPP dan laporan tahunan.
14.Mengawasi efektifitas penerapan Good Corporate Governance.
15.Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Dewan Komisaris
kepada RUPS.
2. Direktur Utama
Fungsi : Menentukan, memutuskan dan menetapkan dalam penyusunan
dan penetapan strategi, perencanaan serta pelaksanaan seluruh kegiatan
pengoperasian kapal–kapal milik perusahaan pelayaran dan pihak-pihak
pengguna jasa yang membutuhkan/ mempergunakan jasa perusahaan baik
yang bergerak di bidang pencarian minyak lepas pantai maupun sektor lain
yang bersifat khusus dalam bidang angkutan laut maupun jasa
kepelabuhan agar memperoleh profit optimal dan mengembangkan saham
milik (pertamina) dengan memperhatikan etika bisnis dan berpedoman
kepada garis kebijakan yang ditetapkan dewan komisaris perusahaan.
Tugas / Kegiatan Utama :
1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan strategi bisnis
plan PT.Pertamina Tongkang serta pelaksanaan seluruh kegiatannya
