PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN BARANG BERBASIS WEB PADA
PROGRAM NON REGULER FAKULTAS SAINS
DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
TEUKU SYAMSUL RAMADHAN
204093002670
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
PROGRAM NON REGULER
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
TEUKU SYAMSUL RAMADHAN, Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web Pada Program Non Reguler Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. (Di bawah bimbingan ARIES SUSANTO HT. dan ZAINUL ARHAM)
Program Non Reguler (PNR) Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta adalah suatu Lembaga Pendidikan yang salah satu kegiatannya melakukan inventarisasi barang yang meliputi pengajuan, pembelian, pencatatan, dan pendistribusian barang barang baik untuk keperluan penunjang kegiatan belajar mengajar maupun untuk keperluan pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya dalam melayani mahasiswa dan dosen, serta pelaporannya. Selama ini proses kegiatan tersebut dilakukan dengan cara yang manual. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi Persediaan barang yang terkomputerisasi untuk memberikan informasi ketersediaan barang dengan waktu yang cepat dan akurat, efisiensi biaya terhadap barang yang akan dibeli untuk memenuhi kebutuhan akan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh pemakai, dan mengurangi pekerjaan dan tenaga kerja.
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Persediaan
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemudahan dalam penyelesaian Skripsi. Skripsi ini disusun sebagai salah satu persyaratan akademik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Sistem Informasi. Adapun judul Sripsi ini adalah “Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Program Non Reguler Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”.
Pada kesempatan ini penulis menghaturkan terima kasih kepada :
1. Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis sebagai Dekan Fakultas Sains dan Teknologi 2. Ir. M. Qomarul Huda, M. Kom selaku ketua Program Studi Sistem Informasi dan
Nur Aeni Hidayah, MMSI yang banyak memberikan bantuan kepada penulis selama ini
3. A’ang Subiyakto, M. Kom selaku ketua Program Non Reguler yang banyak memberikan pelajaran-pelajaran berharga yang belum pernah penulis jumpai 4. Aries Susanto HT, MMSI selaku Dosen Pembimbing I (Pertama) yang banyak
memberikan pengarahan dan masukan selama pengerjaan skripsi ini
5. Dr.Zainul Arham, MSI selaku Dosen Pembimbing II (Kedua) yang banyak memberikan kemudahan dan bimbingan selama penulisan skripsi ini
6. Ayah dan Nyak yang selalu memberikan do’a dan dukungan.
8. Papap dan Mamah yang selalu mendo’akan dan mengingatkan untuk secepatnya menyelesaikan studi
9. Teman-teman kerja dan seangkatan yang selalu dan siap memberikan bantuan 10. Dan semua pihak yang membantu dengan keikhlasan dalam membantu dalam
menyelesaikan penulisan skripsi ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persat namanya.
Penulisan merasa dalam penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu penulis mengharapkan saran dan masukan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat khususnya untuk bidang Teknologi Informasi.
Jakarta, Juni 2008
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul ………….……….. Halaman Persetujuan Pembimbing ………….……… Halaman Pengesahan Ujian ………….……….………..
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ………... 1.2 Perumusan Masalah ……… 1.3 Batasan Masalah ..……….……….. 1.4 Tujuan Penulisan ..……….……….. 1.5 Manfaat Penulisan ………... 1.6 Metodologi Penelitian
a. Metode Pengumpulan Data ………. b. Metode Pengembangan ……… 1.7 Sistematika Penulisan ………
BAB II Landasam Teori
2.1 Konsep Sistem ………. 2.2 Konsep Dasar Informasi ……… 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ………... 2.4. Alat Perancangan Sistem ……… 2.5 Metodelogi Pengembangan Sistem ..……….
2.6. Basis Data ……….………. 2.7 Sistem Informasi Persediaan Barang ..……… 2.8 Internet .……….………. 2.9 PHP & MYSQL ..……….………...
BAB III Metodologi Penelitian
3.1 Metode Pengumpulan Data ………..………. 3.2 Metode Pengembangan Sistem ……….. 3.3 Tinjauan Organisasi ………. 3.4 Analisis Sistem berjalan ……….. 3.5 Kelebihan dan Kelemahan Sistem yang sedang berjalan ………... 3.6 Solusi Pemecahan Masalah ……….. 3.7 Usulan Rancangan Sistem Persediaan Barang ……….. 3.8 Diagram Arus Dokumen Usulan ………..
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Implementasi ………. 4.1 Pemeliharaan Sistem ………..
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ……… 5.2 Saran ……….
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ... 13
Gambar 2.2. Simbol-Simbol Bagan Alir Sistem ... 23
Gambar 2.3. Simbol-Simbol Bagan Alir Program ... 26
Gambar 2.4. Simbol-Simbol Bagan Alir Proses ... 26
Gambar 2.5. Simbol Terminator ... 28
Gambar 2.6. Duplikasi Terminator ... 28
Gambar 2.7. Simbol Proses ... 28
Gambar 2.8. Simbol Data Store ... 29
Gambar 2.9. Duplikasi Data Store ... 29
Gambar 2.10. Simbol Alur Data ... 30
Gambar 2.11. Konsep Paket Data ... 30
Gambar 2.12. Konsep Alur Data Menyebar ... 31
Gambar 2.13. Konsep Alur Data Mengumpul ... 31
Gambar 2.14. Simbol Entitas ... 33
Gambar 2.15. Simbol Relationship ... 33
Gambar 2.16. Simbol Atribut ... 34
Gambar 2.17. Relasi 1 : 1 ... 34
Gambar 2.18. Relasi 1 : M ... 35
Gambar 2.19. Relasi M : N ... 35
Gambar 2.20. Unary Degree ... 36
Gambar 2.21. Binary Degree ... 36
Gambar 2.22. Ternary Degree ... 37
Gambar 2.23 Tahapan-Tahapan Dalam SDLC ... 40
Gambar 2.24 Desain Sistem ... 46
Gambar 3.1 Tahapan-Tahapan Dalam SDLC ... 74
Gambar 3.3 Diagram Arus Dokumen Sistem Berjalan ……… Gambar 3.4 Diagram Arus Dokumen Sistem yang Diusulkan ……… Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Barang ...…... Gambar 3.6 Diagram Zero Sistem Informasi Persediaan Barang ... …………... Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses 1.0 Permintaan ……….. Gambar 3.8 Diagram Level 1 Proses 2.0 Ketersediaan Barang ……… Gambar 3.9 Diagram Level 1 Proses 3.0 Pencatatan Barang Keluar ……… Gambar 3.10 Diagram Level 1 Proses 4.0 Data DO & Berita Acara ………. Gambar 3.11 Diagram Level 1 Proses 5.0 Pengajuan ……… Gambar 3.12 Diagram Level 1 Proses 6.0 Penawaran Suplier ………...………... Gambar 3.13 Diagram Level 1 Proses 7.0 PO ………. Gambar 3.14 Diagram Level 1 Proses 8.0 Pengeluaran Dana ………..………. Gambar 3.15 Diagram Level 1 Proses 9.0 Barang Masuk ………..……… Gambar 3.16 Diagram Level 1 Proses 10.0 Laporan ………...……… Gambar 3.17 Entity Relationship Diagram ……… Gambar 3.18 Database Relational ………. Gambar 3.19 Bentuk Tidak Normal ……… Gambar 3.20 Bentuk Normal Ke Satu (1 NF) ... Gambar 3.21 Bentuk Normal Ke Dua (2 NF) ... Gambar 3.22 Rancangan Menu Program Sistem Persediaan Barang Untuk User Biasa .….. Gambar 3.23 Rancangan Menu Program Sistem Persediaan Barang Untuk Bendahara ... Gambar 3.24 Rancangan Menu Program Sistem Persediaan Barang Untuk Administrator .... Gambar 3.25 Rancangan Menu Login ………...………. Gambar 3.26 Rancangan Menu Utama ………..……… Gambar 3.27 Rancangan Menu Master Ketersediaan Barang ……… Gambar 3.28 Rancangan Menu Master Ketersediaan Barang ……… Gambar 3.29 Rancangan Menu Transaksi Permintaan Barang ……….. Gambar 3.30 Rancangan Menu Transaksi Berita Acara ………. Gambar 3.31 Rancangan Menu Transaksi DO ………...………
Gambar 3.32 Rancangan Menu Transaksi Barang Keluar ……….. Gambar 3.33 Rancangan Menu Transaksi Pengajuan Barang (Proses 1) ………..…… Gambar 3.34 Rancangan Menu Transaksi Pengajuan Barang (Proses 2) ……….…… Gambar 3.35 Rancangan Menu Transaksi Suplier (Proses 1) ………. Gambar 3.36 Rancangan Menu Transaksi Suplier (Proses 2) ………. Gambar 3.37 Rancangan Menu Transaksi Purchase Order (PO) ……….. Gambar 3.38 Rancangan Menu Transaksi Pengeluaran Dana ……… Gambar 3.39 Rancangan Menu Transaksi Barang Masuk ………. Gambar 3.40 Rancangan Menu keluaran ……… Gambar 4.1 Bagan Alir Program Menu Login ... Gambar 4.2 Bagan Alir Program Menu Utama ... Gambar 4.3 Bagan Alir Program Menu Master ... Gambar 4.4 Bagan Alir Program Menu Transaksi ... Gambar 4.5 Bagan Alir Program Menu Laporan ... Gambar 4.6 Bagan Alir Program Menu Administrator ... Gambar 4.7 Bagan Alir Program Menu Sign Out ... Gambar 4.8 Bagan Alir Program Menu Ganti Pasword ...
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Aspek-Aspek Studi Kelayakan ………...……… Tabel 2.2 Beberapa Bahan Pertimbangan Evaluasi Aternatif Rancangan ………..……… Tabel 2.3 Kelebihan dan Kelemahan DBMS ………. Tabel 3.1 Tabel Struktur Data Permintaan ... Tabel 3.2 Tabel Struktur Data Ketersediaan Barang ... Tabel 3.3 Tabel Struktur Data Barang Keluar ... Tabel 3.4 Tabel Struktur Data Berita Acara ... Tabel 3.5 Tabel Struktur Data DO ... Tabel 3.6 Tabel Struktur Data Pengajuan ... Tabel 3.7 Tabel Struktur Data PO ... Tabel 3.8 Tabel Struktur Data Suplier ... Tabel 3.9 Tabel Struktur Data Barang Masuk ... Tabel 3.10Tabel Struktur Data Pengeluaran Dana ... Tabel 4.1 Tabel Pengujian Black Box ……… Tabel 4.2 Tabel Verifikasi Tahap Analisis Sistem ... Tabel 4.3 Tabel Verifikasi Tahap Desain Sistem ... Tabel 4.4 Tabel Verifikasi Tahap Implementasi Sistem ……….
41 44 48 112 112 112 113 113 114 114 115 115 115 139 140 140 140
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Tampilan Program ……… Lampiran 2 Kamus Data ………... Lampiran 3 Kode Program ……….. Lampiran 4 Pengujian ……….. Lampiran 5 Dokumentasi ……….
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi semakin memegang peranan penting dalam dunia bisnis, salah satunya adalah penerapan sistem informasi pada perusahaan. Perkembangan dunia Teknologi Informasi (TI) akhir-akhir ini semakin pesat. Perkembangan tersebut membawa dampak yang besar di dalam berbagai aspek kehidupan, misalnya untuk berkomunikasi dengan seseorang yang berada di luar negeri dapat dilakukan melalui internet (International Network) dengan berbagai cara yaitu dengan e-mail (surat elektronik), chatting (berbicara dengan satu atau banyak orang secara langsung), dan lain-lainnya. Selain itu, perkembangan TI juga berpengaruh terhadap bidang pekerjaan yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi untuk efisiensi pekerjaan.
Seiring dengan perkembangan TI pula, sistem informasi pada perusahaan mulai menggunakan sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan karena memudahkan di dalam pencarian informasi. Selain itu, dengan sistem komputerisasi maka data-data dapat tersimpan dengan baik dan juga dapat terhindar dari kelalaian-kelalaian apabila penyimpanan dilakukan secara manual.
Program Non Reguler (PNR) Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta adalah suatu Lembaga Pendidikan yang salah satu kegiatannya melakukan inventarisasi barang yang meliputi pengajuan,
pembelian, pencatatan, dan pendistribusian/pengiriman barang barang baik untuk keperluan penunjang kegiatan belajar mengajar maupun untuk keperluan pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya dalam melayani mahasiswa dan dosen, serta pelaporannya. Selama ini proses kegiatan tersebut dilakukan dengan cara yang manual. Dalam setiap pelaksanaan kerjanya sistem komputerisasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga pencatatan yang dilakukan lebih efektif dan efisien serta informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Pada kegiatan inventarisnya masih menggunakan Microsoft Excel, yang tidak mempunyai
Database Management System ( DBMS ). Dimana Microsoft Excel ini belum bisa digunakan untuk membuat aplikasi database dengan cepat karena belum dilengkapi dengan fasilitas–fasilitas yang lengkap dan mudah digunakan seperti penggunaan tombol–tombol secara otomatis, data tidak dapat diinput secara otomatis dan pembuatan laporan tidak dapat dilakukan secara otomatis.
Inventarisasi barang yang apabila tidak dilakukan dengan menggunakan program aplikasi akan terasa kurang efesien dan tidak akan menghasilkan informasi yang tepat waktu, dengan ketelitian yang tinggi. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem inventarisasi yang baik agar dapat meningkatkan kinerja instansi tersebut.
Adapun sistem yang akan dibuat yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dimana aplikasi ini lebih mudah dalam penggunaanya dan berbasis web serta menggunakan database MySql. Aplikasi ini juga diharapkan dapat mengatasi segala kendala – kendala yang dihadapi oleh sistem yang lama dalam proses persediaan barang. Ada pun judul yang penulis angkat adalah berjudul “ Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web Pada Program Non Reguler
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta. “
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang penulis paparkan diatas, maka permasalahan yang diajukan adalah bagaimana merancang suatu sistem informasi persediaan barang berbasis web untuk dapat mencatat dan mengontrol pemakaian barang beserta laporannya.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan tugas akhir ini adalah :
1. Menginventarisasi barang yang meliputi mencatat pemasukan dan pemakaian barang, pengajuan barang, serta membuat laporan Ketersediaan barang dalam periode bulanan pada Pogram Non Reguler Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Membuat Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang dengan menggunakan bahasa pemograman berbasis web yaitu PHP Versi 5.1.1 dan MySQL Versi 5.0.18 yang menghubungkan pada bangian Umum, Keuangan dan Pemakai yang mengajukan permintaan barang yang dibutuhkan.
3. Pembuatan Aplikasi ini juga dibuat dengan Xampp Versi win32-1.5.1 dan Text Editor Macromedia Dreamweaver 8.
1.4. Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk :
1. Merancang suatu sistem informasi Persediaan barang yang terintegrasi antara bagian Umum, Keuangan dan Pemakai yang membutuhkan barang sehingga membantu penyediaan dan pendistribusian barang yang cepat.
2. Memudahkan dalam mencatat dan mengontrol pemakaian barang, proses pengolahan dan penyimpanan data barang.
3. Memberikan laporan barang yang cepat dan akurat baik yang masuk maupun yang keluar berbentuk Digital Document (PDF) dengan periode bulanan.
1.5. Manfaat Penulisan
a. Bagi Penulis
3. Membandingkan teori yang didapatkan diperkuliahan dengan masalah yang sebenarnya
b. Bagi PNR
Mendukung penyediaan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai data – data barang yang ada.
c. Bagi Universitas
Manfaat dari kegiatan Penelitian ini bagi Universitas adalah :
a. Mengetaui seberapa jauh mahasiswa mengetahui materi yang diberikan b. Melatih kesiapan mahasiswa dalam praktek kerja dan penerapan teknik –
teknik yang digunakan dilapangan khususnya di bidang Teknik Informatika/Sistem Informasi.
1.6 Metodologi Penelitian
a. Metode Pengumpulan Data
Metodelogi penelitian yang digunakan dalam penulisan Skripsi antara lain:
1. Wawancara
Pengumpulan data dan mengatahui bagaimana data tersebut digunakan dan diarsipkan kepada orang yang mengani bagaian tersebut secara langsung.
2. Observasi
Melalui observasi kebagian yang berhubungan dengan kegiatan yang menyangkut persediaan barang, untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pelaksanaan sistem yang berjalan kegiatan ini diperlukan guna mencari dan mengumpulkan data yang dibutuhkan langsung dari sumbernya.
3. Angket ( Kuesioner)
Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara membagi daftar pertanyaan kepada responden agar responden tersebut memberikan jawabannya.
4. Studi Pustaka
Mengumpulkan data yang diperoleh dari buku-buku atau literatur lain yang dapat dijadikan acuan untuk membahas pengembangan sistem usulan.
b. Metode Pengembangan
1. Analisis : Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan melakukan pendekatan terhadap kebutuhan - kebutuhan sistem yang baru.
2. Desain : Pada tahap ini dilakukan desain untuk sistem yang diusulkan yang mana tahapnya meliputi antara lain :
a. Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) b. Entity Relationship Diagram (ERD)
c. Normalisasi
d. Kamus Data
e. Perancangan Tampilan Sistem (rancangan masukan dan keluaran)
3. Implementasi sistem : Tahapan ini mentransfer hasil rancangan yang telah dilakukan pada tahap desain yang dilanjukan dengan tahap implementasi yang terdiri dari :
a. Pemograman
b. Pengujian menggunakan pengujian Black Box
c. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
4. Operasi dan Pemeliharaaan : Tahapan ini adalah tahapan akhir dari pembuatan sistem, yaitu tahapan pengoperasian dan pengaplikasian dari sistem yang sudah jadi untuk di gunakan oleh user.
1.7. Sistematika Penulisan
Penulisan tugas akhir ini dibagi dalam enam bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab I menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah dan batasan masalah, Tujuan dan Manfaat Penulisan, Metodologi Penelitian dan Sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan tentang teori yang digunakan sebagai landasan atau dasar penulisan laporan ini.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Berisi uraian tentang metode penelitian yang digunakan dalam pencarian data dan metode dalam pengembangan sistem serta tahapan SDLC dari analisis sampai desain sistem dan juga menguraikan mengenai gambaran perusahaan sebagai tempat penelitian
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
Bab ini menguraikan kesimpulan dari semua pembahasan pada bab-bab sebelumnya serta saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi perkembangan program aplikasi ini dimasa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar pustaka atau referensi-referensi baik berupa media cetak maupun media elektronik yang dijadikan acuan dalam pembuatan sistem ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefenisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefenisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefenisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Sutabri, 2003:2)
a. Pengertian Sub Sistem
Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah sistem-sistem yang lebih kecil. Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem itulah yang disebut subsistem. (Kadir, 2003:60)
b. Pengertian Sistem
Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalalm mencapai tujuan sistem.
Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menybutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sementara sasaran memiliki ruang lingkup yang lebih sempit. (Sutabri, 2003:8-11)
c. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik dan sifat-sifat yang tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
7. Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik, kalau suatu sistem tidak memeliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. . (Sutabri, 2003:12-13)
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem (Sutabri, 2003:14)
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :
a. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang.
b. Informasi Taktis. Informasi dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah.
c. Informasi Teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari- hari.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. (Sutabri, 2003:17-18)
2.2.1 Lingkungan Informasi
2.2.2 Fungsi dan Siklus Informasi
Fungsi informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan pengambilan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda. (Sutabri, 2003:19-20)
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat becerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputuasan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat pada waktunya,
berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksirkan keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. (Jogiyanto, 2001 :9-11)
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Darimana informasi tersebut bisa didapatkan, informasi diperoleh dari sistem informasi.
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang berlaku.
2.3.1 Komponen dan Tipe Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali.
a. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. b. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yan berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mangakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya.
f. Blok Kendali (Control Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancangan dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
2.3.2 Perencanaan Sistem Informasi
Perencanaan sistem informasi yaitu bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam organisasi. Untuk dapat terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan tekologi dan teori organisasi moderen. Namun demikian hal ini tidak berarti bahwa sistem informasi dan teknologi informasi sebagai suatu hal yang kaku. Sistem informasi dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2.3.3 Pengelolaan Sistem Informasi
manajer maupun bawahan, yang ditentukan dengan cara bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk mencapai tujuan manajemen.
2.3.4 Pengendalian Sistem Informasi
Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengelola sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam melaksanakan kegiatan pengendalian sistem informasi.
2.3.5 Penilaian Sistem Informasi
Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Penilaian merupakan komponen penting dalam pengelolaan sistem informasi. Komponen dimaksud, yakni masukan, proses dan produk. Komponen masukan langkah awal dalam rangka penyusunan informasi. Komponen proses bertalian dengan transformasi informasi, sedangkan komponen produk bertalian dengan hasil dan dampak sistem informasi. Masing komponen-komponen tersebut menuntutnya adanya penilaian. (Sutabri, 2003:35-46)
2.3.6 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari kumpulan sistem-sistem informasi.
2.3.7 Peranan Sistem Informasi bagi Manajemen
Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapat dari informasi eksternal dan informasi internal.
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analis sistem haruslah mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. (Jogiyanto, 2001 :14-20)
2.4. Alat Perancangan Sistem
untuk merancang sistem ada bermacam-macam, diantaranya adalah DFD (Data Flow Diagram), Bagan Alir (Flow Chart) dan ERD (Entity Relationship Diagram)
2.4.1 Bagan Alir (Flowchart)
Bagan Alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
a. Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini mejelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol berikut ini:
Simbol doku men
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Simpanan offline
File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical)
File non-komputer yang diarsip urut huruf (alphabetical)
File non-komputer yang diarsip urut tanggal (chronological)
kartu plong
Menunjukkan input atau output yang menggunakan kartu plong (punched card).
Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Simbol operasi luar
Menunjukkan operasi yang dilakukan di luar proses operasi komputer.
Simbol pengurutan offline
Menunjukkan proses pengurutan data di luar proses komputer.
Simbol pita magnetic
Menunjukkan input atau output menggunakan pita magnetik.
Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan diskette.
Simbol drum magnetic
Menunjukkan input atau output menggunakan drum magnetik.
Simbol pita kertas berlubang
Simbol keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard.
Simbol pita control
Nunjukkan penggunaan pita kontrol (controltape) dalam batch control total untuk pencocokan di proses batch processing.
Simbol hubungan komunikasi
Menunjukkan proses transmisi data melalui channel komunikasi.
Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses.
Simbol penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses.
Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
Simbol display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor.
Gambar 2.2. Simbol-Simbol Bagan Alir Sistem1
b. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan
1 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan- tembusannya.
c. Bagan Alir Skematik
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar- gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan.
d. Bagan Alir Program
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol berikut:
Simbol Input/Output
Digunakan untuk mewakili data input/output. Simbol Proses
Digunakan untuk mewakili suatu proses. Simbol garis alir (flow lines symbol)
Digunakan untuk menunjukkan arus dari proses. Simbol penghubung (connector symbol)
Simbol keputusan (decision symbol)
Digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program.
Simbol proses terdefinisi (predefined process
symbol)
Digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.
Simbol persiapan (preparation symbol)
Digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran. Simbol titik terminal (terminal point symbol)
Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Gambar 2.3. Simbol-Simbol Bagan Alir Program2 e. Bagan Alir Proses
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
2 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
Gambar 2.4. Simbol-Simbol Bagan Alir Proses3
Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan.
2.4.2 Konsep Dasar DFD (Data Flow Diagram)
Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan aliran data baik secara manual maupun komputerisasi. Untuk memudahkan pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu :
a. Diagram Konteks ( Level 0 )
Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses.
b. Diagram Zero ( Level 1 )
Merupakan diagram yang berada diantara Diagram Konteks dan Diagram Detail serta menggambarkan proses utama dari DFD.
c. Diagram Detail ( Primitif )
Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam Diagram Zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.
Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu : a. Terminator atau External Entity atau Kesatuan Luar.
Terminator mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan di lingkungan sistem. Yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luar sistem yang akan memberikan input maupun output dari sistem. Biasanya terminator ini dikenal dengan nama entitas (external), sumber atau tujuan (source and sink). Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
Gambar 2.5. Simbol Terminator4
Apabila dalam DFD terdapat lebih dari satu terminator atau external entity yang sama atau terdapat lebih dari satu garis miring ( / ) atau tanda asterik ( * ). Seperti gambar 2.6.
Gambar 2.6. Duplikasi Terminator5 b. Proses
Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses manggambarkan bagian dari sistem. Yang mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi satu input atau lebih menjadi output.
Gambar 2.7. Simbol Proses6
Dilambangkan dengan lingkaran atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan.
4,5,6
c. Data Store ( Penyimpanan Data )
Data store digunakan sebagai saran untuk pengumpulan data. Data store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada salah satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data store menunjukkan nama dari filenya.
Gambar 2.8. Simbol Data Store7
Apabila dalam DFD data store kita gambarkan lebih satu atau terdapat duplikasinya maka data store tersebut dapat kita identifikasi dengan tanda garis vertikal (|) atau tanda asterik (*). Seperti gambar 2.9.
Gambar 2.9. Duplikasi Data Store8
d. Alur data ( Data Flow )
Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses.
7,8 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau satu paket data atau informasi dari suatu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data dapat disimbolkan dengan panah.
Gambar 2.10. Simbol Alur Data9
Ada beberapa konsep yang harus diperhatikan dalam penggambaran alur data, yaitu :
1. Konsep paket data ( Packets of Data )
Bila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber data yang sama ke tujuan yang sama dan mempunyai dan harus dianggap sebagai satu alur data itu mengalir bersama–sama sebagai satu paket. Seperti gambar 2.11.
Gambar 2.11. Konsep Paket Data10
2. Konsep alur data menyebar ( Diverging Data Flow )
Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang berasal dari sumber yang sama menuju tujuan yang berbeda,
atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda. Konsep alur data ini dapat dilihat pada gambar 2.12
Gambar 2.12. Konsep Alur Data Menyebar11
3. Konsep alur data mengumpul
Beberapa alur data yang berbeda sumbernya bergabung bersamasama menuju ke tujuan yang sama seperti gambar 2.13.
Gambar 2.13. Konsep Alur Data Mengumpul12
11,12 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
Syarat-syarat pembuatan DFD adalah :
1. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD. 2. Pemberian nomor pada proses DFD.
3. Penggambaran DFD yang seindah mungkin. 4. Penghindaran pembentukan DFD yang rumit.
5. Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika. (http:// library.gunadarma.ac.id)
2.4.3 Konsep Dasar Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan (network) yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan struktur objek data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara
data store pada DFD. (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005 : 142)
a. Komponen utama ERD terdiri dari : 1. Entitas atau objek data (entity)
Gambar 2.14. Simbol Entitas13
2. Relasi (relationship)
Adalah hubungan yang terjadi antara instance dari satu atau lebih tipe entitas. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik kecuali yang mewarisi dari hubungan entitas tersebut. Relationship set adalah kumpulan relationship yang sejenis. Simbol yang digunakan adalah bentuk wajik dan pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata kerja, seperti terlihat pada gambar
Gambar 2.15. Simbol Relationship14
3. Atribut
Adalah sifat dan karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut. Nilai atribut (attribute value) adalah suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut didalam suatu entitas atau relationship. Terdapat dua jenis atribut, yaitu identifier (key) yang digunakan untuk menentukan
13,14 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
suatu entitas secara unik, dan descriptor (nonkey attribute) yang digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik. Bukan hanya entitas yang memiliki atribut tapi relationship juga dapat memilikinya. Simbol yang digunakan adalah bentuk oval, seperti terlihat pada gambar
Gambar 2.16. Simbol Atribut15 b. Kardinalitas dalam Relationship
Cardinality Ratio menjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entitas dengan entitas lainnya. Terdapat tiga jenis Cardinality Ratio, yaitu: 1. 1 : 1 (one to one)
Entity hanya boleh berhubungan dengan satu entity kedua dan sebaliknya.
Contoh : satu pegawai memiliki satu jabatan (gambar)
Gambar 2.17. Relasi 1 : 116
2. 1 : M (one to many ) atau M : 1 (many to one)
Entity pertama boleh banyak berhubungan dengan entity kedua, tetapi entity kedua hanya boleh berhubungan dengan satu entity atau sebaliknya.
Contoh : satu pegawai memiliki banyak proyek
3. M : N (many to many)
Gambar 2.18. Relasi 1 : M17
Entity pertama boleh banyak berhubungan dengan Entity kedua dan sebaliknya.
Contoh : banyak pembeli membeli banyak barang
Gambar 2.19. Relasi M : N18 c. Derajat (tingkat) Relationship
Derajat relationship menyatakan jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu Relationship. Terdapat tiga macam derajat dari relationship, yaitu:
17,18 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
1. Unary Degree ( tingkat satu )
Merupakan suatu Relationship dihubungkan dengan satu Entity, penghubungnya ada. Relationship ini sering disebut juga Relationship Rekursif.Contoh :
Gambar 2.20. Unary Degree19
2. Binary Degree ( Derajat Dua )
Merupakan suatu Relationship yang menghubungkan dua Entity yang berbeda. Relationship ini paling umum digunakan dalam pembuatan Model data.
Contoh :
Gambar 2.21. Binary Degree20
3. Ternary Degree ( Derajat Tiga )
Merupakan satu Relationship menghubungkan tiga Entity yang berbeda satu sama lain.
Contoh :
Gambar 2.22. Ternary Degree21
d. Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang perlu diorganisirkan kembali. Proses untuk mengorganisirkan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang sehingga diperoleh bentuk normal (nilai atribut sudah atomic/tunggal/tidak ganda) disebut normalisasi. Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk tabel yang menyatakan relasi, sehingga terwujud suatu bentuk yang memudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil apapun.
e. Bentuk Normalisasi
Bentuk dan tahapan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut:
21 Landasan Teori, http:// library.gunadarma.ac.id, Tanggal 16 Nopember 2007, Jam 18:08 WIB
1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF / First Normal Form)
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file data), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai fieldnya berupa anatomic value atau tunggal. Tidak ada set atribut yang berulang - ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mengandung satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan dari beberapa kata sehingga artinya lain. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF / Second Normal Form)
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi harus sudah termasuk dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan transitif. Dengan kata lain, setiap atribut yang bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key secara keseluruhan. (http:// library.gunadarma.ac.id)
2.5 Metodelogi Pengembangan Sistem
Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan perusahaan menggunakan suatu metodologi yang disebut metodelogi pengembangan sistem. Yang dimaksud dengan metodologi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi utuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalis, meracang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi (Hoffer dkk, 1998)
Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, pengembangan sistem informasi juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya disebut daur pengembangan sistem informasi (O’Brien, 2001) atau secara lebih umum dinamakan SDLC (System development life cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk pengembangan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. (Kadir, 2003: 398).
Secara umum siklus hidup pengembangan sistem terdiri atas lima tahap, yaitu : a. Analisis sistem
b. Desain Sistem c. Implementasi system d. Operasi dan Pemeliharaan
Gambar 2.23 Tahapan-Tahapan Dalam SDLC (Kadir, 2003:399)
2.5.1 Analisis Sistem
sistem informasi, yang bermaksud mengembangkan sistem yang sudah ada atau mengatasi masalah-masalah yang belum tertangani.
Untuk melaksanakan hal tersebut, dibentuklah proyek baru yang ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analisis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain. Tujuan utama anlisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan .
a. Studi Kelayakan
Studi Kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahap ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Tabel 2.1 Aspek-Aspek Studi Kelayakan
Aspek Pertimbangan
Teknologi Apakah sistem dapat dikembangkan dan
Dioperasikan dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan
Non-Ekonomi Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan
yang tak dapat diukur dengan uang? Organisasi atau
Operasional
Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru sesuai dengan pegawai yang akan
mengoperasikannya?
Jadwal Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan? Kendala Hukum, etika,
dan yang lain
Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum?
(Sumber : Kadir, 2003: 403)
b. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional). Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yan akan yang dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain.
Untuk melakukan analisis kebutuhan, analisis sistem biasanya melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Wawancara
Cara ini merupakan cara yang paling umum dilakukan. Kebutuhan diperoleh dengan mewawancarai para pemakai dan manajer.
2. Riset terhadap sistem sekarang
Informasi tentang sistem dapat diperoleh dengan mempelajari formulir pemasukan data atau layar pemasukan data, laporan-laporan yang tersedia, serta dokumentasi sistem yang berjalan.
3. Observasi lapangan
4. Kuis
Informasi dari pemakai atau manajer bisa diperoleh melalui lembar- lembar pertanyaan dan mereka diminta untuk mengisi.
5. Pengamatan terhadap sistem serupa
Menggali informasi dari pemakai yang menggunakan sistem serupa pada tempat lain terkadang bisa dimanfaatkan sebagai bahan perbandingan dalam membangun sistem yang baru.
6. Protipe
Protipe sangat bermanfaat manakala kebutuhan sangat sulit untuk diidentifikasi. Dengan membuat protipe dan menunjukkan kepada pemakai, analisis sistem dapat meminta pemakai untuk memberikan komentar atau pandangan.
2.5.2 Desain Sistem
Desain sistem dibagi menjadi dua tahapan, yakni Perancangan Konseptual dan Perancangan Fisik.
Target akhir tahapan ini adalah menghasilkan rancangan yang memenhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan analisis sistem. Hasil akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudah diwujudkan pada saat pemograman.
a. Perancangan Konseptual
Perancangan konseptual sering kali disebut perancangan logis. Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan. Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan konseptual, yaitu :
1. Evaluasi alternatif rancangan
Digunakan untuk menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem.
Tabel 2.2 Beberapa Bahan Pertimbangan Evaluasi Aternatif Rancangan
Pertimbangan Rancangan Alternatif Rancangan
Topologi Jaringan Bus, binatang, cincin, dll
Saluran Komunikasi Jalur telepon, kabel koaksial, serat optik, mikrogelombang, atau satelit Jaringan Komunikasi Sentralisasi, desentralisasi
Media Penyimpanan Data Tape, floppy disk, hard disk, atau cetakan
Operasi Ditangani sendiri atau outsourcing
Frekuensi Keluaran Seketika, harian, mingguan, dsb
Komputer Mainframe, minikomputer, atau
mikrokomputer Pemrosesan Transaksi Batch atau Online
(Sumber : Kadir, 2003: 407-408)
2. Spesifikasi rancangan konseptual
a) Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak
b) Penyimpanan Data
Semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih detail, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang makimal terdiri dari 25 karakter) dan letaknya dalam berkas.
c) Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem
d) Prosedur Pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan.
3. Menyiapkan laporan rancangan sistem konseptual. Berdasarkan laporan inilah, prancangan sistem secara fisik dibuat
b. Perancangan Fisik
Pada perancangan fisik, rancangan yang bersifat konseptual diterjemahkan
dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antarmodul, serta basis data secara fisik.
Berikut adalah hasil akhir setelah perancangan fisik berakhir :
1. Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen 2. Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data 3. Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan
interaksi antara pemakai dan sistem (menu, ikon, dan lain-lain)
4. Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan
5. Rancangan basis data, berupa rancangan-racangan berkas dalam basis data, termasuk penetuan kapasitas masing-masing
6. Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem
2.5.3 Implementasi Sistem
Pada tahap ini terdapat banyak aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas yang dimaksud berupa :
a. Pemograman dan pengujian
b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
c. Pelatihan kepada pemakai
2.5.4 Operasi dan Pemeliharaaan
Setelah masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem lama, sistem memasuki pada tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa alasan. Pertama, mungkin sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem . Kedua, pemeliharaan diperlukan karena perubahan bisnis atau lingkungan. Dan ketiga, pemeliharaan juga bisa dipicu karena kinerja sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali perubahan-perubahan dalam penulisan program.(Kadir, 2003: 400-415)
2.6. Basis Data
Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Dapat juga dikatakan bahwa sebuah database adalah kumpulan
file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. (http:// library.gunadarma.ac.id)
Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut Database Management system (DBMS). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda.
Tabel 2.3 Kelebihan dan Kelemahan DBMS
Keunggulan Kelemahan
a. Mengendalikan/mengurangi duplikat data b. Menjaga Konsistensi dan Integrasi data c. Memudahkan pemerolehan informasi
yang lebih banyak dari data yang sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan menjadi satu.
d. Meningkatkan keamanan data dari orang yang tak berwenang
e. Memaksakan penerapan standar
f. Dapa menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak departemen
g. Menanggulangi konflik kebutuhan antarpemakai karena basis data dibawah kontrol administrator basis data
h. Meningkatkan tingkat respon dan kemudahan akses bagi pemakai akhir i. Meningkatkan produktivitas program j. Meningkatkan pemeliharaan melalui
independensi data
k. Meningkatkan konkurensi (Pemakai data oleh sejumlah data) tanpa menimbukan masalah kehilangan informasi atau integritas
l. Meningkatkan layanan backup dan
recovery
a. kompleksitas yang tinggi membuat administrator dan pemakai akhir harus benar-benar memahami fungsi-fungsi dalam DBMS agar dapat diperoleh manfaat yang optimal.
b. Ukuran penyimpanan yang dibutuhkan oleh DBMS sangat besar dan memerlukan memori yang besar agar bisa bekerja secara efisien c. Rata-rata harga DBMS yang handal sangat mahal d. Terkadang DBMS meminta kebutuhan perangkat keras dengan spesifikasi tertentu sehingga
diperlukan biaya tambahan.
e. Biaya konversi sistem lama (yang mencakup yang bersifat umum.
g. Dampak kegagalan menjadi lebih tinggi karena semua pemakai sangat bergantung pada ketersediaan DBMS. Akibatnya, kalau terjadi kegagalan dalam komponen lingkungan DBMS akan membuat operasi dalam organisasi tersendat (terhenti).
2.6.1 Arsitektur Basis Data
Arsitektur basis data dimaksudkan untuk membuat abtraksi terhadap basis data. Tujuannya agar DBMS dapat diakses secara efisien tanpa mengharuskan pemakai tahu detail tentang cara data disimpan dan dipilihara.
ANSI-SPARC (American National Standards Intitute – Standards Palanning and Requirements Comitte) mendefenisikan yang disebut arsitektur tiga-level pada tahun 1975. Tiga level yang dimaksudkan dalam arsitektur ini, yaitu :
a. Level Eksternal
Level eksternal yang menyatakan lapisan pandangan atau subskema adalah level yang berhubungan secara langsung dengan pemakai.
b. Level Konseptual
Menjabarkan data apa yang tersimpan dalam basis data juga menjabarkan hubungan-hubungan antardata. Level ini biasa dipakai administrator basis data.
c. Level Internal
adalah level yang berhubungan secara langsung dengan basis data dan menjabarkan bagaimana data disimpan dalam basis data.
2.6.2 Bahasa Basis Data
Semua DBMS memiliki dua macam bahasa yang digunakan untuk mengelola dan mengorganisasikan data, yaitu :
a. Bahasa Definisi Data (DDL)
DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis data untuk mendefinisikan skema basis data dan juga subskema.
b. Bahasa Manipulasi Data (DML)
DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk melakukan hal- hal seperti berikut :
1. Mengambil data pada basis data 2. Menambahkan data pada basis data 3. Mengubah data pada basis data 4. Menghapus data pada basis data DML dibagi menjadi dua kelompok :
1. DML Prosedural adalah perintah-perintah yang memungkinkan pemakai menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya.
2.6.3 Model Basis Data
Yang dimaksud dengan model data adalah sekumpulan konsep terintegrasi yang dipakai untuk menjabarkan data, hubungan antardata, dan kekangan terhadap data yang digunakan untuk menjaga konsistensi.
a. Model Data relasional
Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang biasa disebut relasi atau tabel) dengan masing- masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Kolom dapat didefinisikan sebagai satuan data terkecil dalam sebuah tabel yang mempunyai makna. Baris (sering disebut record) adalah kumpulan kolom yang menyatakan sustu data yang saling terkait.
Pada model data relasional, kaitan atau asosiasi antara dua buah tabel disebut hubungan (relationship). Hubungan dapat berupa: 1. 1-1, yakni satu data pada sutau tabel berpasangan dengan hanya
satu data pada tabel lain
2. 1-M, yakni satu data pada sutau tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain
Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci primer. Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom.kunci berperan sebagai identitas yang unik (tidak kembar) untuk masing- masing baris data. Selain kunci pirmer, terdapat istilah kunci tamu atau kunci asing (foreign key). Kunci tamu adalah sebuah kolom
dalam sebuah tabel yang menjadi penghubung dengan kunci primer pada tabel lain.
DBMS yang menggunakan model data relasional biasa disebut RDBMS (Relational DataBaseManagement System).
b. Model Data Hierarkis
Model ini sering kali dijabar dalam bentuk pohon terbalik. Di dalam model ini dikenal istilah orang tua dan anak. Masing-masing berupa suatu simpul dan terdapat hubungan bahwa setiap anak hanya bisa memiliki satu orang tua, sedangkan orang tua dapat memiliki sejumlah anak.
C. Model Data Jaringan
Model data jaringan menyerupai model hirarkis. Namun, ada perbedaan karena model data jaringan :
1. Tidak mengenal akar
2. Setiap anak bisa memiliki lebih dari satu orang tua
Mengingat bahwa anak bisa memiliki lebih dari sebuah orang tua, maka model data ini mendukung hubungan M:M.
d. Model Data Berbasis Objek
data dan fungsi untuk mengakses data (metode) ke dalam bentuk objek.
DBMS yang menggunakan model ini biasa disebut OODBMS (Object Oriented DataBase Management System) (Kadir, 2003 : 254- 265).
2.7 Sistem Informasi Persediaan Barang
2.7.1 Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan barang yang diperoleh untuk dijual kembali atau bahan untk diolah menjadi barang jadi atau barang jadi yang akan dijual atau barang yang akan digunakan.
2.7.2 Konsep Dasar Persediaan
Berdasarkan pengertian diatas istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang yang berwujud yaitu:
a. Tersedia untuk dijual
b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang dalam proses atau pengolahan )
c. Digunakan untuk operasional perusahaan.
2.7.3 Prosedur persediaan
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan beberapa orng dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang.
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi :
a. Mencatat b. Menggandakan c. Menhitung d. Mengajukan e. Memilih Suplier f. Mendistribusi g. Membandingkan h. Laporan
ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :
1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method)
Setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan
2. metode persediaan fisik ( physical inventory method )
Hanya tambahan persediaan yang dicatat,sedangkan mutasi berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dojual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan
2.7.3 Sistem dan Prosedur Dengan Sistem Persediaan
a. Prosedur pencatatan produk jadi
b. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
c. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
d. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses
e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang h. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena
pengembalian barang di gudang i. Sistem perhitungan fisik persediaan
Http://nin9r0emz.files.wordpress.com
2.7.5 Pencatatan dan pembukuan menurut Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 479 Tahun 2003
a. Daftar Permintaan Barang
1. Permintaan Barang yang terpenuhi maupun tidak terpenuhi dibuat daftar permintaan barang, hal ini sebagai bahan perbandingan dan pengawasan serta bahan penelaah lebih lebih, mana hasil yang telah tercapai dan berapa banyak yang belum terpenuhi dengan kemampuan yang ada. Daftar permintaan barang akan dapat menunjang pelaksanaan tugas berjalan dengan tertib dan lancar disamping sebagai bahan kendali.
2. Daftar permintaan barang memuat : a). Unit pemohon;
b). Jumlah jenis barang yang diminta; c). Tipe/ukuran barang;
d). Jumlah dan jenis barang yang dapat dipenuhi. b. Bukti Pendistribusian barang
1. Tanda Pendisribusian
a). Bon Permintaan barang memuat antara lain : 1). Unit pemohon;
2). Tanggal dan nomor permintaan;
3). Nomor unit barang yang diminta, banyaknya barang; b). D.O. atau tanda terima barang memuat antara lain :
1). Unit Pemohon;
2). Tanggal dan nomor D.O;
3). Nomor ururt, barang yang diminta banyaknya barang, keterangan;
2. Berita acara
Berita acara memuat antara lain : a). Hari dan tanggal berita acara;
b). Masing – masing pejabat yang setingkat; c). Kondisi barang.
3. Buku perminataan dan pendistribusian barang
Buku ini memuat dan membukukan semua permintaan baik permintaan yang dapat dipenuhi maupun yang tidak dapat dipenuhi.
4. Kartu pendistribusian barang
Kartu pendistribusian barang ini berfungsi sebagai kendali. 5. D.O. (delivery order) khusus yang mempunyai administrasi
