TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Ahli Madya Program Diploma Tiga Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
YANTI YULIANTY
10706049
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini di PT. BHANDA GHARA REKSA, guna memenuhi salah satu syarat Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Ahli Madya Program Diploma Tiga Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari betul kekurangan dan kelemahan dalam penyajian Tugas Akhir ini. Hal ini terjadi karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki, namun demikian besar harapan penulis agar hal yang kecil ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu komputer, khususnya dilingkungan Universitas Komputer Indonesia dan masyarakat pada umumnya. Penulis mengharapkan saran dan kritikan serta masukan yang bermanfaat dari pembaca Tugas Akhir ini guna menambah pengetahuan dan wawasan dimasa yang akan datang. Dalam penyusunan Tugas Akhir tidak sedikit penulis mengalami kesulitan, namun berkat bimbingan dari dosen dan bantuan dari berbagai pihak maka kesulitan itu dapat diatasi.
iv (Mamah, Papah yanti sayang kalian)
Dalam kesempatan ini juga perkenankan penulis untuk mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Yth Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.sc selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Yth Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Yth Ibu Mira Kania Sabariah,S.T., M.T selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknin dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
4. Yth Bapak Iskandar Ikbal,S.T selaku dosen wali IF-12 yang telah banyak menyediakan waktunya untuk memberikan bantuan, pengarahan yang tak ternilai kepada penulis, serta telah memberikan ilmu dan pengetahuan selama dibangku perkuliahan.
5. Yth Bapak Galih Hermawan, S.Kom selaku dosen pembimbing yang telah membimbing, memberikan saran, memberikan ilmunya kepada penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini.
v GHARA REKSA.
9. Adik-adiku tersayang dan lucu makasih atas dukungannya (Te2h Selalu sayang ma kalian berdua).
10. Keluarga besarku terimakasih atas bantuan moril maupun materi serta doa dan perhatiannya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
11. Iim Ibrahim,S.T terkasih yang telah tulus membantu menyelesaikan Tugas Akhir dan juga memberikan inspirasi serta spirit dalam hidup dan selalu bikin aku tertawa disaat aku sedih, pusing.
12. Teni Andiani teman seperjuangan dan teman satu perusahaan disaat kita nyusun Tugas Akhir. (Cayo ya mbah,,,Makasih atas semangat, bantuan dan dukungannya. Don’t forget me…..!!!”).
13. All my best friend, Ismaryamah (“semangat ya ceu,,,! Jangan lupain aku meskipun nanti kita berpisah, cepat lu2s aja yach?”), Isma Islandia (Makasih banyak buat semuanya, semangat, bantuan dan dukungannya. Don’t forget me jeng…..!!!”), Rosminah (“iyos, jangan pernah putus asa dan terimakasih banget kamu dah mau ngurus aku disaat aku lagi sakit”), Roni (“bang, makasih banyak peinjeman leptopnya”), dan sahabat-sahabatku yang tidak bisa disebutkan satu persatu (“makasih banyak!!!”).
vi
ngambil Tugas Akhir cepatan ngambil Tugas Akhir biar cepat kelar kuliahnya Cayo aja yach,,,
16. Rekan-rekan Himpunan Teknik Informatika terutama Devi dan Asep yang selalu bikin aku ketawa disaat aku lagi BT di Himpunan terima kasih atas dukungan dan doanya.
17. Dan semua pihak yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak mungkin saya sebutkan satu persatu, sekali lagi terimakasih.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya serta bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semiga Allah SWT senantiasa memberikan balasan. Amien.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Bandung, Juli 2009
vii
Halaman
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR SIMBOL ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN... xx
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.3.1 Maksud ... 2
1.3.2 Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 3
1.5.1 Tahap Pengumpulan Data ... 3
1.5.2 Tahap Pengembangan Sistem ... 4
viii
2.1.1 Sejarah Peusahaan ... 8
2.1.2 Tempan dan Kedudukan Perusahaan ... 8
2.1.3 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan ... 8
2.1.4 Visi dan Misi Perusahaan ... 9
2.1.4.1 Visi Peusahaan ... 9
2.1.4.2 Misi Perusahaan ... 9
2.1.5 Maksud dan Tujuan Perusahaan ... 9
2.1.6 Bidang Pekerjaan Divisi/Departemen ... 10
2.2 Konsep Dasar Sistem ... 12
2.3 Konsep Dasar Informasi ... 12
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14
2.5 Pengolahan Data ... 15
2.6 Konsep Data Base ... 15
2.7 Perancangan Sistem... 15
2.7.1 Flow Map ... 16
2.7.2 Diagram Konteks ... 16
2.7.3 DFD (Data Flow Diagram) ... 17
2.7.3.a External Entity/Boundary ... 17
2.7.3.b Data Flow ... 18
2.7.3.c Process ... 18
2.7.3.d Data Storage ... 18
ix
2.7.7 Struktur Menu ... 19
2.7.8 Tinjauan Tentang Microssoft Access 2007... 20
2.8 Bahasa Pemrogeaman Yang Digunakan ... 20
2.8.1 Tinjauan Tentang Visual Basic 6.0 ... 20
BAB III ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Masalah ... 22
3.2 Analisis Sistem ... 22
3.2.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 22
3.2.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 23
3.2.2.1 Analisis Fungsional... 23
3.2.2.2 Prosedur Data Pegawai ... 23
3.2.2.3 Prosedur Data Pelatihan ... 25
3.2.2.4 Prosedur Data Penugasan ... 27
3.3 Analisis Non Fungsional ... 29
3.3.1 Analisis Perangkat Keras ... 29
3.3.2 Analisis Perangkat Lunak ... 29
3.3.3 Analisis Pengguna ... 30
3.3.4 Analisis Pengkodean... 30
3.4 Perancangan Sistem ... 30
3.4.1 ERD ... 31
3.4.2 Relasi Tabel ... 31
x
3.6 Kamus Data... 52
3.7 Perancangan Basis Data ... 54
3.7.1 Struktur Tabel ... 55
3.8 Perancangan Pengkodean ... 58
3.9 Perancangan Struktur Menu ... 59
3.10 Perancangan Interface ... 60
3.11 Perancangan Pesan ... 69
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi ... 76
4.1.1 Implementasi Antar Muka ... 76
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras (Hardware) ... 93
4.1.3 Implementasi Perangkat Lunak (Software) ... 93
4.2 Pengujian ... 93
4.2.1 Rencana Pengujian ... 94
4.2.2 Kasus Pengujian dan Hasil Pengujian Alpha ... 95
4.2.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 112
4.2.4 Pengujian Betha ... 112
4.2.5 Hasil Pengujian Betha ... 114
4.2.6 Kesimpulan Pengujian Betha ... 116
i
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI
DI PT. BHANDA GHARA REKSA
Oleh:
Yanti Yulianty
10706049
Untuk memudahkan pengolahan data pegawai, data pelatihan dan data penugasan dan memberikan informasi pegawai PT. BHANDA GHARA REKSA, dibutuhkan suatu perangkat lunak yang dapat mengolah data pegawai. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan analisis sehingga dapat diperoleh hasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk perangkat lunak yang dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh perngkat lunak yang dibangun benar-benar bermanfaat. Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat dirancang suatu peangkat lunak dengan melakukan analisis data menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall. Berdasarkan hasil penulisan Tugas Akhir dapat disimpulkan bahwa, telah berhasil membuat perangkat lunak Sistem Informasi pegawai yang dapat membantu dalam pengolahan data pegawai dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna PT. BHANDA GHARA REKSA.
ii
INFORMATION SYSTEM OF DATA PROCESSING EMPLOYEE IN PT.BHANDA GHARA REKSA
By
Yanti Yulianty
10706049
To make easier the data processing employee, training, give job and giving
some of employee information in PT.Bhanda Ghara Reksa it’s needs the software
which can process data employee. According to this problem, so that we’re must to
analyze which hope to get the result with find some of necessaries for the software
constructed. The way of analysis are analyzing necessary, user and facilities are
needed for software constructed must useful exactly. According to result analysis
problem before, so we can do design the software with analyzing data with using the
way waterfall form. According to writing the Final Examination can concluded, that
has success to making the employee system information software. It’s can help in
data processing employee and could be show the important information by user
needed in PT.BGR.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. (Persero) Bhanda Ghara Reksa menyediakan jasa logistik dengan jasa pergudangan dan jasa transportasi serta usaha lain terkait yang menjadi pegangannya. Sistem yang sedang berjalan di PT. Bhanda Ghara Reksa yaitu pengolahann data pegawai yang masih manual menggunakan Microsoft office excel.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis mengambil judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHANN DATA PEGAWAI DI PT. BHANDA GHARA
REKSA”
1.2 Identifikasi Masalah
Dengan banyaknya jumlah pegawai yang terdapat di PT. Bhanda Ghara Reksa ini dapat dapat menimbulkan permasalahan yaitu bagaimana cara membangun Sistem Informasi Pengolahann Data Pegawai di PT. Bhanda Ghara Reksa.
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem informasi pengolahan data pegawai dengan studi kasus di PT. Bhanda Ghara Reksa
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam membangun atau meningkatkan efektifitas dan efesiensi sistem informasi pengolahan data pegawai dengan studi kasus di PT. Bhanda Ghara Reksa adalah :
1. Membangun suatu program aplikasi yang dapat membantu meningkatkan kinerja pegawai disub bagian SDM dalam mengolah data pegawai
1.4 Batasan Masalah
Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam penjelasannya akan lebih mudah, terarah dalam mencapai suatu tujuan dan sasaran yang ditentukan sebelumnya.
Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah :
1. Data yang diolah berupa data pegawai, data pelatihan, data penugasan. 2. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pegawai, laporan pelatihan, laporan
penugasan.
3. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah berdasarkan aliran data terstruktur, dimana alat yang digunakan adalah flowmap dan E-R, dan untuk menggambarkan diagram proses adalah dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
4. Aplikasi yang dibangun menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai databasenya.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah perancangan, analisis perancangan dan implementasi. Adapun metode penelitian dalam mengumpulkan data yaitu sebagai berikut :
1.5.1 Tahap Pengumpulan Data
a. Studi Pustaka
Studi pustaka, yaitu teknik pengumpulan data dan mempelajari dokumentasi yang ada pada perusahaan.
b. Wawancara
Wawancara, yaitu mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak yang berhubungan dengan permasalahan sistem informasi data pegawai yang akan dikaji.
c. Observasi
Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti terhadap sistem yang ada untuk memperoleh gambaran tentang kepegawaian.
1.5.2 Tahap Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah Model Waterfall. Adapun proses yang mencangkup dalam metodologi waterfall ini adalah :
a. Sistem Enginering
Langkah pertama yang diambil dalam metode rekayasa sistem adalah pembuatan suatu perangkat lunak yang merupakan bagian besar dari suatu proyek dan pengambilan data untuk pekerjaan dimulai dengan menempatkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pembuatan sistem pengolahann data pegawai.
b. Analysis
Merupakan tahap dimana analisis sistem menganalisis data yang dibutuhkan dengan sedemikian rupa, sehingga tidak akan terjadi suatu kesalahan yang akan menghambat atau berpengaruh pada proses selanjutnya. Dari pelaksanaan pembuatan atau pengembangan perangkat lunak yang tertuju untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
c. Design
Tahapan ini merupakan tahap perancangan dari program yang akan dibuat untuk membangun suatu sistem pengolahann data pegawai, maka dibutuhkan metode desain untuk membuat tampilan yang menarik dan mudah dimengerti oleh pemakai.
d. Coding
e. Testing
Setelah program selesai dibuat maka tahap berikutnya adalah ujicoba terhadap program yang telah dibuat, apakah program tersebut telah sesuai dengan apa yang diharapkan atau tidak. Apabila dalam proses terjadi error maka dapat kita lihat dimetode-metode sebelumnya. f. Maintenance
Pada tahap ini akan dilakukan penerapan secara keseluruhan disertai pemeliharaan atau perawatan terhadap sistem yang sedang digunakan atau berjalan, jika terjadi perubahan struktur baik dari segi software maupun hardware.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan penyusunan laporan tugas akhir ini, penulis akan membahas secara rinci uraian bab demi bab. Dengan demikian teori yang akan dikerjakan dan yang akan disampaikan terlihat dengan jelas sehingga merupakan satu kesatuan berfikir.
Ada pun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang uraian penjelasan teori-teori tentang hal-hal yang menunjang dan berhubungan dengan permasalahan yang membahas tentang Tinjauan Perusahaan, Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Pengolahann Data, Konsep Database, Perancangan Sistem, Bahasa Program Yang Digunakan.
BAB III : ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN
Pada bab ini membahas tentang Analisis Masalah, Analisis Sistem, Analisis Non Fungsional, Perancangan Sistem, Spesifikasi Proses, Kamus Data, Perancangan Basis Data, Perancangan Pengkodean, Perancangan Struktur Menu, Perancangan Interface.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Pada bab ini berisi tentang Implementasi, Pengujian, Kesimpulan Pengujian.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Perusahaan
2.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. BHANDA GHARA REKSA didirikan pada tanggal 11 April 1977 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 26/1976. PT. Bhanda Ghara Reksa adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mengembangkan misi untuk turut menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang penyelenggara jasa persewaan dan pengelolaan ruangan serta pengurusan transportasi dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan usaha yang sehat dan Undang-Undang Perseroan Terbatas. Dalam melaksanakan misi tersebut, visi yang direncanakan PT. BHANDA GHARA REKSA adalah menjadi perusahaan pergudangan modern terpadu dalam pola total logisrtk manajemen yang terkemuka di Indonesia.
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Perusahaan
Lingkup bisnis PT. (Persero) Bhanda Ghara Reksa menyediakan jasa logisrtk dengan jasa pergudangan dan jasa transportasi serta usaha lain terkait yang menjadi pegangannya.
2.1.3 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan
• PP No :26/1976, tentang Penyertaan Modal Negara untuk pendirian
perusahaan perseroan (Persero) yang bergerak di bidang Pergudangan • Akte Notaris No : 21 tanggal 11 April 1977 dan terakhir telah
diperbaharui dengan Akte Notaris No : 36 tanggal 6 Mei 1998.
2.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
2.1.4.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan jasa logistik terkemuka di Indonesia dan mampu bersaing dipasar global secara professional dan etikal
2.1.4.2 Misi Perusahaan
Misi perusahaan di masa yang akan datang secara umum dapat dinyatakan dalam dua kegiatan utama yaitu:
• Menjadi mitra (partnership) pelaku bisnis dan industri dalam
pengiriman dan atau penyimpanan barang baik skala nasional maupun internasional.
• Mendukung program pembangunan disektor jasa logistik.
2.1.5 Maksud dan Tujuan Perusahaan
Sesuai dengan misi dan visi yang akan dijalankan oleh PT. Bhanda Ghara Reksa dimasa mendatang, maka untuk mencapai tujuan tersebut diatas, perusahaan akan melaksanakan usaha-usaha sebagai berikut:
• Melaksanakan usaha-usaha lain yang diperlukan untuk menunjang
kegiatan tersebut pada butir (a) dan (b) diatas dalam arti yang seluas-luasnya.
• Mendirikan/menjalankan perusahan dan usaha-usaha lainnya yang
berhubungan dengan bidang usaha tersebut diatas, baik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama dengan badan-badan usaha lainya sepanjang tidak bertentangan dengan perundang-undangan yang berlaku dan sesuai dengan Anggaran Dasar.
2.1.6 Bidang Pekerjaan Divisi/Departemen
Tugas – tugas dan uraian tugas yang ada di PT Bhanda Graha Reksa yaitu :
1. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Cabang Seksie SDM
a. Mengkordinir penyusunan Strategi dan Rencana Kerja dan Anggaran Cabang (RKAC), Seksie SDM
b. Menyampaikan dan membahas RKAC Seksie SDM, kepada atasan langsung
2. Pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran Cabang Seksie SDM a. Melaksanakan Strategi dan Program/ RKAC Seksie SDM. b. Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan RKAC
c. Merealisiskan RKAC Seksie SDM Cabang dan Sub Cabang / Unit yang dibawahnya.
3. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
a. Melaksanakan analisis beban kerja dan analisis jabatan serta menyusun rencana kebutuhan, jenjang karir dan mutasi/promosi SDM Cabang.
b. Mengevaluasi dan mengkompilasi kebutuhan SDM (kuantitas, kualitas dan komposisi SDM) Cabang dengan mempertimbangkan rencana karir dan proyeksi pekerja yang pensiun
c. Menjalankan proses rekrutmen dan seleksi terhadap calon pekerja, sesuai rencana dan prosedur yang berlaku, dengan persetujuan Kantor Pusat.
d. Melaksanakan penyiapan perjanjian kerja, dan penempatan kerja baru dengan persetujuan Kantor Pusat.
4. Evaluasi Perhitungan Imbalan Jasa Kesejahteraan Pekerja.
a. Melaksanakan penyusunan, mengevaluasi dan menyampaikan perhitungan imbal jasa dan kesejahteraan pekerja cabang kepada atasan langsung, dengan memperhatikan inflasi serta kondisi perusahaan.
2.2 Konsep Dasar Sistem
Pada dasarnya setiap kegiatan dalam suatu organisasi mempunyai tujuan yang hendak dicapai. Suatu kegiatan dapat berjalan karena adanya sistem. Menurut pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut: “Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sarana tertentu (Jogiyanto, 2001 : 1)
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling terkait dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai :
1. Komponen-komponen (components) 2. Batas sistem (boundary)
3. Lingkungan luar sistem (environments) 4. Penghubung (interface), masukan (input) 5. Keluaran (output)
6. Pengolahan (process) 7. Sarana (objectives) 8. Tujuan (goal).
2.3 Konsep Dasar Informasi
karena informasi dapat menunjukan sumber daya lain. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam sutu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (ivent) yang nyata yang digunakan untuk mengambil keputusan. Informasi merupakn kebutuhan yang sangat penting bagi para pengguna informasi, terutam dalam mengambil sebuah keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto, 2001: 11)
Informasi mempunyai nilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. Dan informasi yang dihasilkan harus berkualitas, artinya informasi tersebut :
1. Akurat, artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi tersebut harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena hal tersebut berpengaruh pada proses pengambilan keputusan.
3. Relevan, berarti informasi tersebut bermanfaat bagi pemakainya. Relevan juga berarti menyajikan informasi yang benar-benar berguna bagi pemakainya untuk kegiatan selanjutnya.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Suatu sistem yang terdiri dari elemen-elemen yang berhubungan dengan melalui berbagai bentuk interaksi dan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen tersebut mempunyai sifat bahwa dalam menjalankan fungsinya tidak dapat dipisahkan antara yang satu dengan yang lainnya, saling berhubungan dan saling mempengaruhi proses secara keseluruhan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari suatu sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
bagi pihak luar tertentu berupa laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2001
: 11)
2.5 Pengolahan Data
Bagian terpenting dalam usaha menghasilkan informasi adalah dengan melakukan pengolahan data. Data yang diolah tersebut disimpan dalam beberapa tabel sehingga mudah diakses oleh pihak-pihak yang berkomponen.
2.6 Konsep Database
Database adalah kumpulan file-file yang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk dan merupakan satu kumpulan entity yang seragam, satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan. Hubungan tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada untuk menyebut isi darifieldmaka digunakan atribut.
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Database sistem
adalah suatu informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.
2.7 Perancangan Sistem
Diagram (DFD) dan kamus data adalah beberapa alat pemodelan untuk melakukan perancangan sistem.
2.7.1 Flow Map
Flow Map adalah suatu diagram yang menggambarkan sistem yang didalamnya terdapat subsistem – subsistem yang didalamnya terdapat dokumen yang mengalir yang menghubungkan antara subsistem – subsistem yang sistem tersebut.
2.7.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat pemodelan atau suatu model yang menggambarkan sistem berbasis komputer yang dirancang secara global dan merupakan suatu diagram aliran data tingkat atas. Dimana didalam diagram konteks ini menggambarkan seluruh jaringan, baik masukan atau keluaran sebuah sistem.
2.7.3 DFD (Data Flow Diagram)
DFD adalah sutu model atau diagram yang menjelaskan tentang suatu sistem dimana data yang ditranformasikan dari lingkungan luar sistem yang dapat diproses pada suatu sistem. DFD merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks, penguraian proses menjadi beberapa bagian atau sub proses yang lebih detil. Data Flow Diagram ini digunakan untuk menggambarkan beberapa hal meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data, serta penyimpanan data. Adapun pendapat seorang pakar analisis sistem mengenai DFD terdapat bahwa: DFD adalah gambaran sistem secara logic. Gambar ini tidak tergantung kepada perangkat keras, perangkat lunak,
struktur data dan atau organisasi file. (Tavri D.mahyuzir ; 1995; 41). Data Flow Diagram memiliki beberapa simbol, yaitu :
2.7.3.a External Entity (Kesatuan Luar) atauBoundary (Batas Sistem)
Adalah kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berperan sebagai inputan atau sebagai penerima output dari sistem. Boundary
merupakan pemisah antara suatu sistem dengan lingkungan luarnya.
2.7.3.bData Flow (Arus Data)
Arus data (Data Flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, impanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang merupakan masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Gambar 2.2Simbol Arus Informasi
2.7.3.cProcess (Proses)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan setelah sistem menerima pemasukan data dan selanjutnya melalui proses pengolahan yang menghasilkan suatu keluaran dari suatu sistem. Simbol proses berupa lingkaran.
Gambar 2.3 Simbol Proses Informasi
2.7.3.dData Storage (Simpanan Data)
Simpanan data menunjukkan gudang tempat informasi atau objek yang digambarkan dengan sepasang garis horizontal pararel.
2.7.4 Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan batasan data yang mengalir pada suatu sistem yang lengkap. Kamus data digunakan pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan data.
2.7.5 Bagan Alir Informasi
Bagan ini menggambarkan arus informasi dan dokumen yang dikirim atau diterima dari suatu bagian. Bagaian ini disebut juga sebagai bagan alir dokumen. Simbol yang digunakan sama dengan yang berlaku pada diagram arus data.
2.7.6 Diagram E-R (Entity Relational)
Model entity didasarkan pada persepsi dunia nyata yang terdiri dari himpunan objek dasar yang disebut entity dan relasi antar entity. Entity adalah objek yang didapat di identifikasikan secara unik.
2.7.7 Struktur Menu
2.7.8 Tinjauan Tentang Microssoft Access 2007
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu program pengolahan database yang canggih, yang digunkaan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access. Diantaranya, kita dapat melakukan penyortiran, pengaturan data, pembuatan tabel data serta pembuatan laporan kegiatan sehari-hari. Misalnya kita dapat menggunakan Microsoft Access untuk menampung daftar pelanggan, pendapatan karyawan, dan sebagainya.
Sesuai dengan perkembangan, Microsoft Access 2007 merupakan penyempurnaan dari program Microsoft Access versi sebelumnya.
Banyak hal baru apabila kita bekerja dengan Microsoft Access, diantaranya:
1. Database Windows toolbar mempercepat proses pembuatan, penataan dan pengolahan objek database.
2. Fasilitas grup untuk mengelompokan objek di dalam database. 3. Menampilkan sub data pada objek, query dan form.
2.8 Bahasa Pemrograman Yang Digunakan
2.8.1 Tinjauan Tentang Visual Basic 6.0
fasilitas-fasilitas windows dengan optimal, khususnya 9x, windows 2000 dan windows NT serta windows XP.
BAB III
ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN
Analisis merupakan tahap untuk mengidentifikasikan permasalahan dan proses yang terjadi dalam membangun sistem. Analisis dilakukan terhadap kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun pada PT. Bhanda Ghara Reksa, agar pemanfaatan perangkat lunak yang digunakan memperoleh hasil optimal.
3.1 Analisis Masalah
Permasalahan dalam pengolahan data pegawai yang terjadi di PT. Bhanda Ghara Reksa berasal dari pengolahan data yang bersifat manual. Masalah timbul berawal dari ketidak cocokan data pegawai yang ada didalam setiap unit kerja pada saat pelaporan data pegawai, hal ini terjadi karena hilangnya beberapa berkas pengolahan data pegawai. Disamping terjadi hilangnya berkas pengolahan data masalah lain yang terjadi adalah lambatnya pengolahan, penyimpanan dan pelaporan data pegawai sehingga menjadi kendala bagi sebagian kinerja pegawai yang ada di PT. Bhanda Ghara Reksa.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang dijadikan bahan uji dan analisis menuju pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.
3.2.2 Analis Prosedur Yang Sedang Berjalan
3.2.2.1 Analisis Fungsional
Prosedur utama dari sistem yang sedang berjalan diantaranya prosedur untuk pegawai, prosedur pelatihan, prosedur penugasan.
3.2.2.2 Prosedur Data Pegawai
1. SDM memberikan form data pegawai kepada pegawai 2. Form data pegawai diisi
3. Semua data yang sudah diisi berupa kelengkapan data pegawai yang diperoleh dari pegawai diserahkan kepada bagian SDM lalu diperiksa, bila form data pegawai lengkap langsung dibuat laporan, bila form data pegawai tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada pegawai.
4. Form data pegawai yang sudah lengkap diarsipkan.
Form data pegawai yang masih kosong
Lap data pegawai Form data yang
sudah lengkap Form data
pegawai yang sudah diisi
Pegawai SDM Manager
Form data
Form data yang sudah lengkap
Gambar 3.1 Flowmap Data Pegawai
Ket :
A1 : Arsip laporan data pegawai
3.2.2.3 Prosedur Data Pelatihan
1. SDM memberikan form data pelatihan kepada pegawai 2. Form data pelatihan diisi
3. Semua data yang berupa kelengkapan data pelatihan yang sudah di isi diperoleh dari karyawan diserahkan kepada bagian SDM lalu diperiksa lengkap atau tidak form data pelatihan tersebut, bila form data pelatihan lengkap langsung dicatat, bila tidak lengkap maka form data pelatihan dikembalikan lagi kepada pegawai
4. Form data pelatihan yang sudah lengkap diarsipkan
5. Setelah dicatat form data pelatihan yang sudah lengkap bagian SDM membuat laporan pelatihan dan surat pelatihan
6. Surat pelatihan diberikan kepada pegawai yang akan mengikuti pelatihan dan diarsipkan dibagian SDM
Form data pelatihan yang masih kosong
Form data yang sudah lengkap Form data
pelatihan yang sudah diisi
Pegawai SDM Manager
Form data pelatihan yang masih kosong
Form data
Form data yang sudah lengkap Buat Surat
Pelatihan
Surat Pelatihan Surat pelatihan
A5
Gambar 3.2 Flowmap Data Pelatihan Ket :
A5 : Arsip laporan data pelatihan
3.2.2.4 Prosedur Data Penugasan
1. SDM memberikan form data penugasan kepada pegawai 2. Form data penugasan diisi
3. Semua data yang berupa kelengkapan data penugasan yang sudah di isi diperoleh dari karyawan diserahkan kepada bagian SDM lalu diperiksa lengkap atau tidak form data pelatihan tersebut, bila form data penugasan lengkap langsung dicatat, bila tidak lengkap maka form data penugasan dikembalikan lagi kepada pegawai form data penugasan diarsipkan
4. Form data pelatihan yang sudah lengkap diarsipkan
5. Setelah dicatat form data pelatihan yang sudah lengkap bagian SDM membuat laporan pelatihan dan surat pelatihan
6. Surat pelatihan diberikan kepada pegawai yang akan mengikuti pelatihan dan diarsipkan dibagian SDM
7. Laporan data pelatihan diserahkan kepada manager, diarsipkan dibagian SDM dan diberikan kepada pegawai yang akan mengikuti pelatihan.
Gambar 3.3 Flowmap Data Penugasan Ket :
A6 : Arsip surat penugasan
A8 : Arsip form data penugasan yang sudah lengkap
3.3 Analisis Non Fungsional
3.3.1 Analisis Perangkat Keras
Adapun spesifikasi perangkat keras yang ada di PT. Bhanda Ghara Reksa adalah :
1. Processor : Intel Pentium 4 2. Memory : DDR 256 MB
3. VGA card : ATI Radeon 256 MB 4. Hard Disk : Seagate 40 GB 5. Motherboard : Asus P4S533-X
Sedangkan untuk menjalankan aplikasi yang akan dibuat disarankan memiliki spesifikasi sebagai berikut :
1. Memory : DDR 512 MB 2. VGA card : 512 MB 3. Hard Disk : 80 GB
3.3.2 Analisis Perangkat Lunak
3.3.3 Analisis Pengguna
Komputer yang ada di PT Bhanda Ghara Reksa dapat diakses oleh staf pengolahan data yaitu bagian SDM yang bertugas untuk mengelola data pegawai, data pelatihan dan data penugasan. Bagian SDM hanya melakukan entry data-data pegawai. Adapun maksud dari analisis ini adalah untuk mengetahui siapa yang menggunakan program ini, yang menggunakan program ini hanya bagian SDM saja.
3.3.4 Analisis Pengkodean
• Nomor Idetitas Pegawai ( NIP )
Contoh : 000102783 No.Urut = 0001 Bln masuk kerja = 02 Thn. masuk kerja = 78 Tingkt. Pendidikan = 3
3.4 Perancangan Sistem
sedangkan sistem yang diusulkan akan lebih ditentukan pada pengolahan data secara komputerisasi.
3.4.1 ERD (Entity Relation Diagram)
ERD (Entity Relation Diagram) merupakan bagan yang menggunakan relasi dan entitas suatu informasi. ERD digunakan untuk metancang tabel yang akan dibuat beserta relasi/table pada basis data.
Gambar 3.4 Entity Relation Diagram (ERD) Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai PT. Bhanda Ghara Reksa
3.4.2 Relasi Tabel
element-element data dikelompokan menjadi satu file database beserta entitas dan hubungannya. Berikut adalah tabel relasi system informasi pegawai dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel
3.4.3 Diagram Konteks
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Pegawai di PT. Bhanda Ghara Reksa
3.4.4 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai
sebuah jaringan dari proses-proses secara fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya oleh alir data. Dalam Data Flow Diagram terdiri dari entitas luar, aliran data, proses, dan penyimpanan data.
Gambar 3.7 DFD Level 0 Proses Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai
Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 2 Pengolahan Data Pegawai
TUser
Data login diperbaharui
Data login dihapus Informasi login
Informasi data login yang telah diedit Informasi login
Data Login
Data Login Data Login
Data Login
Informasi login 2.1.1
Buat Data Login
2.1.3 Hapus Login
2.1.2 Edit Login
SDM Cari
Data user yang akan diedit
Data user yang akan dihapus
info login
Gambar 3.16 DFD Level 2 Proses 6 Pengolahan Data Penugasan
In
fo
L
a
p
p
e
g
a
w
a
i
y
a
n
g
a
k
a
n
d
ic
e
ta
k
In
fo
L
a
p
p
e
la
ti
h
a
n
y
a
n
g
a
k
a
n
d
ic
e
ta
k
Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 2 Laporan Pelatihan
3.5 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses merupakan alat bantu (tools) sistem yang menjelaskan prilaku-prilaku proses yang ada dalam diagram aliran data. Berikut adalah spesifikasi proses dari sistem informasi pegawai PT. Bhanda Ghara Reksa
Tabel 3.1 Spesifikasi proses Sistem Informasi Pegawai
NO PROSES KETERANGAN
1
No. Proses 1.1
Nama Proses Validasi User
Source SDM
Input Data Login
Output nama_user valid, nama_user invalid, data login
Destination SDM
Logika Proses Begin
{
- user memasukkan data login berupa nama user
- sistem memanggil data login sesuai nama user
- jika nama user ditemukan sistem akan melakukan validasi password
} End
2
No. Proses 1.2
Nama Proses Validasi Password
Source SDM
Input Data Login
Output Password valid, password invalid, data login
Destination SDM
Logika Proses Begin
{
- User memasukkan password
- Sistem memanggil data login sesuai password
- Jika password user benar maka akan ditampilkan menu utama aplikasi, tapi jika tidak akan muncul pesan error
End
3
No. Proses 2.1.1
Nama Proses Buat Login Baru
Source SDM
Input Data login yang akan dibuat baru
Output Informasi data login
Destination User
Logika Proses Begin
{administrator melihat informasi login buat data login sesuai dengan data login yang akan dibuat simpan data login yang telah dibuat baru ke database}
End
4
No. Proses 2.1.2
Nama Proses Edit Login
Source SDM
Input Data login yang akan diedit
Output Informasi data login yang telah diedit
Destination User
Logika Proses Begin
{administrator melihat informasi login buat data login sesuai dengan data login yang akan dibuat simpan data login yang telah dibuat baru ke database}
End
5
No. Proses 2.1.3
Nama Proses Hapus Login
Source SDM
Input Data login yang akan dihapus Output Info login yang telah dihapus
Destination User
Logika Proses Begin
{administrator melihat informasi login yang akan dihapis sesuai dengan data login yang akan dihapus}
End
6
No. Proses 2.2.1
Nama Proses Tambah Data Pegawai
Source SDM
Input Data pegawai yang akan ditambah Output Informasi pegawai yang telah ditambah
Destination SDM
{insert data pegawai yang baru sesuai dengan data yang baru simpan data pegawai yang baru kedatabase}
End
7
No. Proses 2.2.2
Nama Proses Cari Data Pegawai
Source SDM
Input Data pegawai yang akan dicari Output Informasi pegawai yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If NIP or Nama Pegawai then tampil data pegawai yang dicari else info pegawai yang telah dicari
End
8
No. Proses 2.2.3
Nama Proses Ubah Data Pegawai
Source SDM
Input Data pegawai yang akan diubah Output Informasi pegawai yang telah diubah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ubah data pegawai yang akan diubah simpan data pegawai yang telah diubah kedatabase}
End
9
No. Proses 2.2.4
Nama Proses Hapus Data Pegawai
Source SDM
Input Data pegawai yang akan dihapus
Output Informasi pegawai
Destination SDM
Logika Proses Begin
{If data pegawai ditemukan dalam database then SDM konfirmasi hapus data
If yes then
Nama Proses Tambah Data Jabatan
Source SDM
Input Data jabatan yang akan ditambah Output Informasi jabatan yang telah ditambah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Insert data jabatan yang baru sesuai dengan data jabatan yang baru simpan data jabatan yang baru kedatabase}
End
11
No. Proses 2.3.2
Nama Proses Cari Data Jabatan
Source SDM
Input Data jabatan yang akan dicari Output Informasi jabatan yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If Kodejabatan or Namajabatan then tampil data jabatan yang dicari else info jabatan yang dicari
End
12
No. Proses 2.3.3
Nama Proses Ubah Data Jabatan
Source SDM
Input Data jabatan yang akan diubah Output Informasi jabatan yang telah diubah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ubah data jabatan sesuai dengan data jabatan yang akan diubah simpan data jabatan yang telah diubah kedatabase} End
13
No. Proses 2.3.4
Nama Proses Hapus Data Jabatan
Source SDM
Input Data jabatan yang akan dihapus
Output Informasi jabatan
Destination SDM
Logika Proses Begin
{If data jabatan ditemukan dalam database then SDM konfirmasi hapus data
If yes then
Cancel perintah
No. Proses 2.4.1
Nama Proses Tambah Data Unitkerja
Source SDM
Input Data Unitkerja yang akan ditambah Output Info Unitkerja yang telah ditambah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Insert data unitkerja yang baru sesuai
dengan data unitkerja yang baru simpan data jabatan yang baru kedatabase}
End
15
No. Proses 2.4.2
Nama Proses Cari Data Unitkerja
Source SDM
Input Data unitkerja yang akan dicari Output Info unitkerja yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If Kodeunitkerja or Namaunitkerja then tampil data unitkerja yang dicari else info unitkerja yang dicari
End
16
No. Proses 2.4.3
Nama Proses Ubah Data Unitkerja
Source SDM
Input Data unitkerja yang akan diubah Output Info unitkerja yang telah diubah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ubah data unitkerja sesuai dengan data unitkerja yang akan diubah simpan data unitkerja yang telah diubah kedatabase} End
17
No. Proses 2.4.4
Nama Proses Hapus Data Unitkerja
Source SDM
Input Data unitkerja yang akan dihapus Output Informasi unitkerja yang telah dihapus
Logika Proses Begin
{Ifdata unitkerja ditemukan dalam database then SDM konfirmasi hapus data
If yes then
Sistem menghapus data Else
No. Proses 2.5.1
Nama Proses Tambah Data Pelatihan
Source SDM
Input Data pelatihan yang akan ditambah Output Informasi pelatihan yang telah ditambah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Insert data pelatihan yang baru sesuai
dengan data pelatihan yang baru simpan data pelatihan yang baru kedatabase}
End
19
No. Proses 2.5.2
Nama Proses Cari Data Pelatihan
Source SDM
Input Data pelatihan yang akan dicari Output Informasi pelatihan yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If Nopelatihan or Namapelatihan then tampil data pelatihan yang dicari else info pelatihan yang dicari
End
20
No. Proses 2.5.3
Nama Proses Hapus Data Pelatihan
Source SDM
Input Data pelatihan yang akan dihapus
Output Informasi pelatihan
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ifdata pelatihan ditemukan dalam database then SDM konfirmasi hapus data
If yes then
Else
No. Proses 2.5.4
Nama Proses Ubah Data Pelatihan
Source SDM
Input Data pelatihan yang akan diubah Output Informasi pelatihan yang telah diubah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ubah data pelatihan sesuai dengan data pelatihan yang akan diubah simpan data pelatihan yang telah diubah kedatabase} End
22
No. Proses 2.5.5
Nama Proses Cetak Surat Pelatihan
Source SDM
Input Data surat pelatihan yang akan dicetak Output Informasi surat pelatihan yang akan dicetak
Destination SDM
Logika Proses Begin
If data surat pelatihan yang akan di cetak sesuai (panggilan data pelatihan)
Then laporan surat pelatihan tercetak Else data surat pelatihan tidak tercetak End
23
No. Proses 2.6.1
Nama Proses Tambah Data Penugasan
Source SDM
Input Data penugasan yang akan ditambah Output Informasi penugasan yang telah ditambah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Insert data pelatihan yang baru sesuai
dengan data pelatihan yang baru simpan data pelatihan yang baru kedatabase}
End
24
No. Proses 2.6.2
Nama Proses Cari Data Penugasan
Source SDM
Output Informasi penugasan yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If No penugasan or Nama penugasan then tampil data penugasan yang dicari else info penugasan yang dicari
End
25
No. Proses 2.6.3
Nama Proses Hapus Data Penugasan
Source SDM
Input Data penugasan yang akan dihapus
Output Informasi penugasan
Destination SDM
Logika Proses Begin
{If data penugasan ditemukan dalam database then SDM konfirmasi hapus data If yes then Sistem menghapus data
Else
No. Proses 2.6.4
Nama Proses Ubah Data Penugasan
Source SDM
Input Data penugasan yang akan diubah Output Informasi penugasan yang telah diubah
Destination SDM
Logika Proses Begin
{Ubah data penugasan sesuai dengan data penugasan yang akan diubah simpan data penugasan yang telah diubah kedatabase} End
27
No. Proses 2.6.5
Nama Proses Cetak Surat Penugasan
Source SDM
Input Data surat penugasan yang akan dicetak Output Informasi surat penugasan yang akan
dicetak
Destination SDM
Logika Proses Begin
If data surat penugasan yang akan di cetak sesuai (panggilan datapenugasan)
Else data suratpenugasan tidak tercetak End
28
No. Proses 3.1.1
Nama Proses Cari Laporan Data Pegawai
Source SDM
Input Laporan Data Pegawai yang akan dicari Output Info Lap pegawai yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If NIPor Nama pegawaithen tampil lap data pegawai yang dicari else info lap pegawai yang telah dicari
End
29
No. Proses 3.1.2
Nama Proses Cetak Laporan Data Pegawai
Source SDM
Input Laporan Data Pegawai yang akan dicetak Output Info Lap pegawai yang telah dicetak
Destination SDM
Logika Proses Begin
If lap pegawai yang akan dicetak sesuai (panggil data pegawai) then lap pegawai tercetak else data pegawai tidak tercetak End
30
No. Proses 3.2.1
Nama Proses Cari Laporan Pelatihan
Source SDM
Input Laporan Data Pelatihan yang akan dicari Output Info Lap Pelatihan yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If NIP or Nama pelatihan then tampil lap data pelatihan yang dicari else info lap pelatihan yang telah dicari
End
31
No. Proses 3.2.2
Nama Proses Cetak Laporan Pelatihan
Source SDM
Input Laporan Data Pelatihan yang akan dicetak Output Info Lap Pelatihan yang telah dicetak
Destination SDM
Logika Proses Begin
(panggil data pelatihan) then lap pelatihan tercetak else data pelatihan tidak tercetak End
32
No. Proses 3.3.1
Nama Proses Cari Laporan Penugasan
Source SDM
Input Laporan Data Penugasan yang akan dicari Output Info Lap Penugasan yang telah dicari
Destination SDM
Logika Proses Begin
If NIP or Nama penugasan then tampil lap data penugasan yang dicari else info lap penugasan yang telah dicari
End
33
No. Proses 3.3.2
Nama Proses Cetak Laporan Penugasan
Source SDM
Input Laporan Data Penugasan yang akan dicetak Output Info Lap Penugasan yang telah dicetak
Destination SDM
Logika Proses Begin
If lap penugasan yang akan dicetak sesuai (panggil data penugasan) then lap penugasan tercetak else data penugasan tidak tercetak End
3.6 Kamus Data
Kamus data merupakan bagian dari bagian perancangan sistem dan pembangunan sistem informasi yang berisi field-field yang diperlukan oleh sistem database untuk menjalankan aplikasi program yang telah dibuat. Berikut adalah kamus data untuk sistem yang dibangun sebagai berikut:
Tabel 3.2 Kamus Data Sistem Informasi Pegawai Nama Alur data Data login
Alur Data SDM 1.1
Where used / how used Pada proses pengolahan data login
menghapus data login
Struktur data User, Password, Nama_Pengguna
User [ A…Z | a…z | 0…9]
Password [ A…Z | a…z | 0…9]
Nama_Pengguna [ A…Z | a…z ] Nama Alur Data Data User
Alur Data User 2.1
Struktur Data Data user terdiri dari item data, password
User Name [a..z|A..Z]
Password [0..9|a..z|A..Z]
Hak Akses [0..9]
Nama Alur Data Data Pegawai
Alur Data SDM 3.1
Struktur Data Data user terdiri dari item data NIP [Tetap|Tidak Tetap]
[SD|SMP|SMA|D1|D2|D3|S1|S2|S3] Nama Alur Data Data Jabatan
Alur Data SDM 3.2
Stuktur Data Data user terdiri dari item data Kode Jabatan
Nama Alur Data Data Unitkerja
Alur Data SDM 3.3
Stuktur Data Data user terdiri dari item data Kode Unitkerja
Nama Unitkerja
Nama Alur Data Data Pelatihan
Alur Data SDM 3.4
Struktur Data Data pelatihan terdiri dari item data No
Nama Alur Data Data Penugasan
Alur Data SDM 3.5
Struktur Data Data penugasan terdiri dari item data No
3.7 Perancangan Basis Data
3.7.1 Struktur Tabel
Struktur file digunakana dalam perancangan sistem, karena struktur file ini akan menentukan sturktur fisik database yang menunjukan stuktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Stuktur file merupakan urutan isi atau data-data item yang digunakan pada sebuah record.
a. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Pegawai.db (digunakan untuk menyimpan data pegawai)
Tabel 3.3 Struktur File Pegawai
No Nama Item Data Tipe Length Ket
1 NIP text 15 Primari Key
2 Nama text 30
3 Tgl. Lahir Date/time _
4 Status text 10
5 Anak text 10
6 Alamat text 50
7 Pendidikan Terakhir text 10
8 Status Pegawai text 15
9 Tgl. Masuk Date/time _
10 Golongan text 20
11 Jabatan text 50
12 Unitkerja Text 20
b. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Jabatan.db (digunakan untuk menyimpan data jabatan) Tabel 3.4 Struktur File Jabatan
No Nama Item Data Tipe Length Ket
1 Kode Jabatan text 10 Primari Key
2 Nama Jabatan text 30
3 Gaji Pokok text 20
c. Tabel Unitkerja
Nama Tabel : Unitkerja.db (digunakan untuk menyimpan data unitkerja)
Tabel 3.5 Struktur File Unitkerja
No Nama Item Data Tipe Length Ket 1 Kode Unitkerja text 10 Primari Key
2 Nama Unitkerja text 30
d. Tabel Pelatihan
Nama Tabel : Pelatihan.db (digunakan untuk menyimpan data pelatihan)
Tabel 3.6 Struktur File Pelatihan
No Nama Item Data Tipe Length Ket 1 Kode_Pelatihan text 10 Primari Key
2 Nama_Pelatihan text 30
3 Tgl_Pelatihan Date/time _
4 Penyelenggara text 30
5 Nama_Verifikator text 30
e. Tabel Detail Pelatihan
Nama Tabel : DPelatihan.db (digunakan untuk menyimpan kode pelatihan)
Tabel 3.7 Struktur File Detail Pelatihan
No Nama Item Data Tipe Length Ket
1 NIP text 15 Forenckey
2 Kode_Pelatihan text 10
3 Kode_Unitkerja text 10
f. Tabel Penugasan
Nama Tabel : Penugasan.db (digunakan untuk menyimpan data penugasan)
Tabel 3.8 Struktur File Penugasan
No Nama Item Data Tipe Length Ket
1 Nip text 15 Primari Key
2 Kode_Penugasan text 10
3 Periode Penugasan text 30 4 Tgl Verifikasi Date/time _ 5 Nama Verifikator text 15
6 Ket text 50
g. Tabel Detail Penugasan
Nama Tabel : DPenugasan.db (digunakan untuk menyimpan kode penugasan)
Tabel 3.9 Struktur File Detail Penugasan
No Nama Item Data Tipe Length Ket
1 NIP text 15
2 Kode_Penugasan text 10 Forenckey
3.8 Perancangan Pengkodean
Pengkodean dibuat untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat, dengan adanya sistem pengkodean diharapkan dapat mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam komputer dan untuk mengambil informasi yang dibutuhkan.
1. Kode Jabatan
Contoh : 001 = Jabatan dengan nomer urut satu 2. Kode UnitKerja
Contoh : Jenis Surat = SPN No Urut = 001
Bagian Perusahaan = SDM-CBDG
Bualn Cetak Surat = 1
Tahun Cetak Surat = 2009
4. Kode Surat Penugasan
Contoh : Jenis Surat = SPL No Urut = 001
Bagian Perusahaan = SDM-CBDG
Bualn Cetak Surat = 1
Tahun Cetak Surat = 2009
3.9 Perancangan Struktur Menu
menu-menu yang diinginkan. Pada rancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan di sertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.
Gambar 3.20 Struktur Menu
3.10 PerancanganInterface
3.10.1 Tampilan Login
Gambar 3.21 Rancangan Tampilan Login
3.10.2 Tampilan Struktur Menu
3.10.3 Tampilan Form Data User
Gambar 3.23 Rancangan Form Data User
3.10.4 Tampilan Input Data Pegawai
3.10.5 Tampilan Input Data Jabatan
Gambar 3.25 Rancangan Input Data Jabatan
3.10.6 Tampilan Inputan Data Unit Kerja
3.10.7 Tampilan Input Data Pelatihan
Gambar 3.27 Rancangan Input Data Pelatihan
3.10.8 Tampilan Surat Pelatihan
MO1 Surat Pelatihan
3.10.9 Tampilan Input Data Penugasan
Gambar 3.29 Rancangan Input Data Penugasan
3.10.10 Tampilan Surat Penugasan
MO1 Surat Pelatihan
3.10.11 Laporan Data Pegawai
Gambar 3.31 Laporan Data Pegawai
3.10.12 Laporan Data Pelatihan
Gambar 3.32 Laporan Data Pelatihan
3.10.13 Laporan Data Pelatihan Perorangan
3.10.14 Laporan Data Pelatihan Semua
Gambar 3.34 Laporan Data Pelatihan Semua 3.10.15 Laporan Data Pelatihan Perbulan
Gambar 3.35 Laporan Data Pelatihan Perbulan
3.10.16 Laporan Data Pelatihan Pertahun
3.10.17 Laporan Data Penugasan
Gambar 3.37 Laporan Data Penugasan
3.10.18 Laporan Data Penugasan Perorangan
Gambar 3.38 Laporan Data Penugasan Perorangan
3.10.19 Laporan Data Penugasan Semua
3.10.20 Laporan Data Penugasan Perbulan
Gambar 3.40 Laporan Data Penugasan Perbulan
3.10.21 Laporan Data Penugasan Pertahun
Gambar 3.41 Laporan Data Penugasan Pertahun
3.11 Perancangan Pesan
Maaf Password Anda Salah
PO1 SI Pegawai X
Ok
Maaf Username Anda Salah
PO2 SI Pegawai X
Ok
Data akan dihapus
PO3 SI Pegawai X
Yes No
3.11.1 Perancangan Pesan Password Salah
Pesan ini akan muncul ketika salah memasukan password
Gambar 3.42 Pesan Password Salah
3.11.2 Perancangan Pesan Username salah
Pesan ini akan muncul ketika salah memasukan username
Gambar 3.43 Pesan Username Salah
3.11.3 Perancangan Pesan Saat Akan Menghapus
Pesan ini akan muncul ketika data akan dihapus
Data yang akan dihapus belum dipilih
PO4 SI Pegawai X
Ok
Silahkan pilih data yang dihapus
PO5 SI Pegawai X
Ok
NIP belum diisi
PO6 SI Pegawai X
Ok
3.11.4 Perancangan Pesan Jika Data Yang Akan Dihapus Belum Dipilih
Pesan ini akan muncul ketika data yang akan dihapus belum dipilih
Gambar 3.45 Pesan Jika Data Yang Akan Dihapus Belum Dipilih
3.11.5 Perancangan Pesan Pilih Data Yang Akan Dihapus
Pesan ini akan muncul ketika data yang akan dihapus belum dipilih
Gambar 3.46 Pesan Pilih Data Yang Akan Dihapus
3.11.6 Perancangan Pesan Jika NIP Belum Diisi
Pesan ini akan muncul ketika NIP belum diisi
X SI Pegawai
PO8
Nama jabatan masih kosong
Ok Maap NIP telah ada
PO7 SI Pegawai X
Ok
Gaji pokok masih kosong
Ok
SI Pegawai X
PO9
3.11.7 Perancangan Pesan Jika NIP Sudah Ada
Pesan ini akan muncul ketika NIP yang dimasukan sudah ada
Gambar 3.48 Pesan Jika NIP Sudah Ada
3.11.8 Perancangan Pesan Jika Nama Jabatan Belum Diisi
Pesan ini akan muncul ketika nama jabatan belum diisi
Gambar 3.49 Pesan Jika Nama Jabatan Belum Diisi
3.11.9 Perancangan Pesan Jika Gaji Pokok Belum Diisi
Pesan ini akan muncul ketika gaji pokok belum diisi
3.11.10 Perancangan Pesan Data Yang Diubah Belum Dipilih
Pesan ini akan muncul ketika data yang diubah belum dipilih
Gambar 3.51 Pesan Data Yang Diubah Belum Dipilih
3.11.11 Perancangan Pesan Nama Belum Diisi
Pesan ini akan muncul jika nama pegawai pelum diisi
Gambar 3.52 Pesan Jika Nama Belum Diisi 3.11.12 Perancangan Pesan Status Belum Dipilih
Pesan ini akan muncul jika status pegawai belum dipilih
3.11.13 Perancangan Pesan Alamat Belum Diisi
Pesan ini akan muncul jika alamat data pegawai belum diisi
Gambar 3.54 Pesan Alamat Belum Diisi 3.11.14 Perancangan Pesan Pendidikan Terakhir Dipilih
Pesan ini akan muncul jika pendidikan terakhir pegawai belum dipilih
Gambar 3.55 Pesan Jika Pendidikan Terakhir Belum Dipilih 3.11.15 Perancangan Pesan Status Pegawai Tidak Dipilih
Pesan ini akan muncul jika status pegawai pegawai belum dipilih
3.11.16 Perancangan Pesan Golongan Tidak Dipilih
Pesan ini akan muncul apabila golongan pegawai belum dipilih
Gambar 3.57 Pesan Golongan Tidak Dipilih
3.11.17 Perancangan Pesan User Aktif Dihapus
Pesan ini akan muncul apabila User yang sedang aktif dihapus
Gambar 3.58 Pesan User Aktif Dihapus
3.11.18 Perancangan Pesan Jika Laporan Yang Dicari Tidak Ada
Pesan ini akan muncul apabila laporan pelatihan dan penugasan perbulan tidak ada/kosong.
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini merupakan tahap penerjemahan kebutuhan pembuatan aplikasi kedalam representasi perangkat lunak sebelum menulis kode program dimulai sesuai dengan hasil yang telah dilakukan (implementasi). Implementasi yang dilakukan yaitu implementasi Database dan implementasi antarmuka. Sedangkan untuk pengujian terhadap perangkat lunak hasil implementasinya yaitu:
4.1 Implementasi
Implementasi merupakan tahap menerjemahkan perancangan berdasarkan hasil analisis. Tujuan implementasi adalah untuk mengkonfirmasikan modul program perancangan pada para pelaku sistem sehingga user dapat member masukan kepada pengembang sistem.
4.1.1 Implementasi Antar Muka
Berikut ini adalah implementasi antarmuka pengguna pada aplikasi sistem informasi pegawai di PT. Bhanda Ghara Reksa.
1. Login
Gambar 4.1 TampilanLogin
2. Menu Utama
Jikauser menginputkan datalogin yang invalid maka sistem tidak akan bisa diakses sedangkan jika login user sudah valid maka sistem dapat diakses dan akan tampil menu utama sebagai berikut:
3. Data User
Untukuser, sistem ini juga menyediakanfom untuk registrasiuser baru dan digantipassword. Padaform ini user juga dapat mengisikanusername dan
jugapasswordnya.
Gambar 4.3 Pengolahan User
4. Data Pegawai
Setelah masuk ke menu utama user bisa memasukkan data pegawai yang baru maupun melihat data pegawai yang sudah ada pada form yang telah disediakan. Dibawah ini merupakan interface data pegawai :
5. Data Jabatan
Data jabatan digunakan untuk mengisi data jabatan pegawai. Dibawah ini adalah interface pengolahan data jabatan sebagai berikut:
Gambar 4.5 Pengolahan Data Jabatan
6. Data Unit Kerja
Data Unit Kerja digunakan untuk mengisi data unit kerja pegawai. Dibawah ini adalah interface pengolahan data unit kerja sebagai berikut:
7. Data Pelatihan
Setelah masuk ke data pegawai user bisa mengolah data pelatihan yang baru maupun melihat data pelatihan yang sudah ada pada form yang telah disediakan dan bisa untuk mencetak surat pelatihan. Dibawah ini merupakan interface data pelatihan:
8. Surat Pelatihan
Surat untuk melakuk pelatihan sebelum pegawai melakukan pelatihan. MO1 Surat Pelatihan
9. Data Penugasan
Setelah masuk ke data pegawai user juga bisa mengolah data penugasan yang baru maupun melihat data penugasan yang sudah ada pada form yang telah disediakan dan bisa untuk mencetak surat penugasan. Dibawah ini merupakan interface data penugasan:
10. Surat Penugasan
Surat untuk melakuk penugasan sebelum pegawai melakukan penugasan. Dibawah ini merupakan interface surat penugasan:
MO1 Surat Pelatihan
11. Laporan Pegawai
Selain data pegawai, sistem ini juga menyediakan form laporan. Untuk melihat laporan pegawai maka sistem ini juga menyediakan form laporan pegawai yang bisa dicetak.
12. Form Pencarian Laporan Pelatihan Perorangan
Selain laporan pegawai ada juga laporan pelatihan untuk perorangan.
Gambar 4.12 Pengolahan Form Laporan Pelatihan Perorangan
13. Form Pencarian Laporan Pelatihan Semua
Laporan pelatihan untuk semua
Gambar 4.14 Pengolahan Form Laporan Pelatihan Semua
14. Form Pencarian Laporan Pelatihan Perbulan
Laporan pelatihan untuk perbulan dapat dipilih bulan apa yang akan dicetak.
Gambar 4.16 Pengolahan Form Laporan Pelatihan Perbulan
15. Form Pencarian Laporan Pelatihan Pertahun
Laporan pelatihan untuk pertahun dapat dipilih tahun berapa yang akan dicetak
Gambar 4.18 Pengolahan Form Laporan Pelatihan Semua
16. Form Pencarian Laporan Penugasan Perorangan
Selain laporan pegawai dan laporan pelatihan ada juga laporan penugasan untuk perorangan.
Gambar 4.20 Pengolahan Form Laporan Penugasan Perorangan
17. Form Pencarian Laporan Penugasan Semua
Laporan penugasan untuk semua
Gambar 4.22 Pengolahan Form Laporan Penugasan Semua
18. Form Pencarian Laporan Penugasan Perbulan
Laporan penugasan untuk perbulan dapat dipilih bulan berapa yang akan dicetak
Gambar 4.24 Pengolahan Form Laporan Penugasan Perbulan
19. Form Pencarian Laporan Penugasan Pertahun
Laporan penugasan untuk pertahun dapat dipilih tahun berapa yang akan dicetak
Gambar 4.26 Pengolahan Form Laporan Penugasan Pertahun
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Harddisk Minimum 40 GB; 2. Memory Minimum 256 MB; 3. Processor Pentium IV; 4. VGA Minimal 64 Mb; 5. Monitor Color 15”; 6. Mouse;
7. Keyboard.
4.1.3 Implementasi Perangkat Lunak (Software)
Selain membutuhkan perangkat keras (Hardware) sistem juga membutuhkan perangkat lunak (Software). Dimana perangkat lunak digunakan untuk pendukung sistem yang terdiri dari sistem operasi (SO) dan aplikasi
database. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Windows 98, Windows Xp; 2. Microsoft Access 2003;
3. Visual Basic 6.0; 4. Crystal Reports.
4.2 Pengujian
