UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
PENGAWASAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA
PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN
SKRIPSI MINOR
Diajukan Oleh : Laili Ramadhani Pulungan NIM : 052102091 JURUSAN : AKUNTANSI
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI MINOR
Nama : Laili Ramadhani Pulungan
NIM : 052102091
Jurusan : D III Akuntansi
Judul : Pengawasan Intern Gaji dan Upah pada PT. IRA WIDYA UTAMA
Tanggal : Pembimbing/Penanggung Jawab
(
NIP 131 126 049 Drs. Sucipto, MM)
Tanggal : Ketua Program Studi D III Akuntansi
(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak NIP 131 568 370
)
Tanggal : Dekan Fakultas Ekonomi
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP 131 285 985
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirrabil’alamin puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan judul “ Pengawasan Intern Gaji dan Upah Pada PT. Ira Widya Utama Medan”.
Skripsi minor ini merupakan tugas akhir yang wajib bagi mahasiswa Diploma III untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III jurusan akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, dukungan dan nasehat-nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Sucipto, MM selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini selesai.
4. Bapak M. Simba Sembiring, SE selaku Ka. Sub. Bag. Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak/Ibu staff dan para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Yopie Sangkot Batubara selaku pimpinan perusahaan dan seluruh staff dan karyawan PT. Ira Widya Utama Medan yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi minor ini.
8. Bapak Mawardi Lubis dan Bapak Torong selaku staff bagian keuangan yang telah banyak membantu penulis.
9. Ayahanda Marathalian Pulungan dan Ibunda Siti Asani Lubis yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas do’a, pengorbanan, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin dapat terbalas, takkan ada kata yang bisa diungkapkan dan takkan ada kata yang bisa mewakili perasaan ini dan takkan pernah cukup rasa terima kasih ini, hanya skripsi minor ini yang dapat penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang. Amin…
10. Kakanda tersayang Syamsir Alam Pulungan, Hanna Marisa Pulungan, SPd daan Adinda Abdul Rauf Pulungan, Ahmad Rois Pulungan dan Ammar Yasir Pulungan dan terima kasih atas kasih sayang dan dukungannya.
Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat didalamnya dan semoga skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi pihak yang berwenang.
Medan, Mei 2008 Hormat Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...i
DAFTAR ISI ...iv
BAB I. PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul ... 1
B. Perumusan masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Metode Penelitian ... 4
E. Sistematika Pembahasan ... 5
BAB II . PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN A. Sejarah singkat Perusahaan ... 7
B.Struktur Organisasi Perusahaan ... 11
C.Pengertian Gaji dan Upah ... 19
D.Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 21
E.Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ...26
F.Pengawasan Intern Gaji dan Upah ... 30
C.Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Gaji dan Upah ... 44
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Perkembangan dunia usaha di era globalisasi ini semakin pesat. Hal ini dilihat dari banyaknya perusahaan yang berdiri. Dimana perusahaan-perusahaan tersebut mempunyai tujuan tertentu. Diantara pertumbuhan yang berkesinambungan dalam meningkatkan kelangsungan hidup perusahaan.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan tertentu untuk memperoleh laba yang maksimum. Untuk itu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan tenaga kerja, apabila membicarakan tenaga kerja, maka hal tersebut tidak terlepas dari perihal gaji karyawan. Gaji karyawan sangat mempengaruhi prestasi dan kinerja kerja karyawan karena jika tidak mendapatkan gaji yang sesuai dengan jasa yang diberikannya kepada perusahaan ataupun terdapat pemotongan atas gaji yang tidak jelas mungkin karyawan akan mengambil tindakan yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Tujuan utama diadakannya pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem penggajian dan pengupahan yang memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan bagi pihak yang berkepentingan. Dengan tercapainya pengawasan intern diharapkan perusahaan dapat menghindari dan meminimalkan berbagai kerugian yang mungkin diderita, seperti jam kerja fiktif dalam daftar gaji dan upah atau membayar gaji dan upah kepada karyawan melebihi dari dari yang seharusnya. Kerugian lainnya disebabkan dengan membuat perhitungan sehingga jumlah gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi atau kurang dari jumlah yang semestinya harus dibayar.
PT. Ira Widya Utama merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang kontraktor, dan real estate dimana didalamnya terdiri dari beberapa divisi, dimana masing-masing divisi menggunakan jumlah karyawan yang cukup banyak, sehingga perusahaan kesulitan untuk mengadakan pengawasan intern atas gaji dan upah, dan selalu terjadi kesalahan dalam pada saat pembayaran gaji dan upah beberapa karyawan.
B. Perumusan Masalah
Agar dapat memudahkan penelitian yang sistematis dan dapat memberi masukan kepada perusahaan untuk meminimalkan serta menghindari penyimpangan, maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan yaitu : “Bagaimana Penerapan Pengawasan Intern Penggajian Dan Pengupahan Pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN”.
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitan
1.Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan pengawasan intern gaji dan upah pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN
b. Menambah wawasan penulis mengenai sistem penggajian dan pengupahan
2.Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis sebagai bahan perbandingan antara ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan dengan yang terjadi dalam perusahaan
b. Bagi perusahaan sebagai bahan analisa dan pertimbangan dalam menentukan pengawasan intern gaji dan upah, menentukan jam kerja normal, upah lembur, bonus dan fasilitas lainnya untuk dapat meningkatkan prestasi kerja karyawan serta perusahaan perusahaan dapat berkembang sesuai dengan yang di harapkan.
D. Metode Penelitian
Dalam melakukan penelitian,penulis sekaligus melakukan pengumpulan data yang diperlukan. Ada beberapa jenis penelitian yang digunakan untuk memperoleh data-data dan mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi minor ini yaitu:
1. Lokasi Penelitian
Lokasi Penelitian dilakukan pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN yang beralamat di jl. Cactus Raya Blok J Kompleks Taman Setia Budi Indah yang dilakukan pada tanggal 10 maret 2008.
2. Sumber Data
a. Data Primer
Data Primer yaitu data yang diambil dari objek penelitian secara langsung yaitu hasil penelitian pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN
b. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh penulis dari studi literature melalui buku-buku yang berhubungan dengan penelitian.
3. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk mendapatkan keterangan dari data-data yang diperlukan dan dapat dipercayai, penulis menggunakan dua bentuk metode yaitu:
1. Library Research (Penelitian Kepustakaan)
perpustakaan yaitu buku-buku yang berhubungan dengan judul skripsi minor yang disusun oleh penulis.
2. Field Reseach ( Penelitian Lapangan )
Penelitian lapangan merupakan suatu penelitian langsung yang dilakukan pada objek yang diteliti. Dalam penelitian ini penulis mengadakan tanya jawab langsung dengan pihak yang berhubungan dengan pokok permasalahan yang dibahas dalam paper ini.
3. Metode Analisa Data
Metode analisa yang digunakan adalah : a. Metode Deskriptif
Metode yang menggambarkan atau mendeskripsikan mengenai masalah yang dihadapi perusahaan dengan mengumpulkan, menyusun, data yang diperlukan dalam penelitian.
b. Metode Deduktif
Metode Deduktif yaitu metode yang digunakan untuk menganalisis data yang telah terkumpul dengan membuat kesimpulan.
E. Sistematika Pembahasan
BAB I . PENDAHULUAN
Dalam bab ini di uraikan secara singkat alasan pemilihan judul, Perumusan masalah, Tujuan Penelitian, Metode Penelitian dan Sistematika Pembahasan.
BAB II . PT. IRA WIDYA UTAMA
Dalam bab ini diuraikan Sejarah singkat Perusahaan, Struktur Organisasi, Pengertian Gaji dan Upah, Unsur-unsur Gaji dan Upah, Prosedur pencatatan gaji dan upah dan Pengawasan Intern Gaji dan Upah.
BAB III . ANALISA DAN EVALUASI
Dalam bab ini Penulis akan menganalisa dan mengevaluasi terhadap data yang diperoleh dari perusahaan terhadap Unsur-Unsur Gaji dan Upah, Prosedur pencatatan gaji dan upah dan pengawasan Intern Gaji dan Upah.
BAB IV . KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PT. IRA WIDYA UTAMA
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. IRA WIDYA UTAMA adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa konstruksi sertta pembangunan perumahan( real estate) dimana pada awalnya perusahaan ini berbentuk perseroan komanditer dengan nama CV. IRA CORPORATION. Setelah berjalan beberapa tahun dan semakin berkembang perusahaan ini berubah bentuk dalam badan hukum komanditer menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT. IRA CORPORATION, yang pada awalnya hanya dikelola oleh Bapak Yopie Sangkot Batubara kemudian berganti nama menjadi PT. IRA WIDYA UTAMA berdasarkan akte perusahaan No. 29 tahun 1983 oleh Notaris Sundari Siregar, SH yang kantornya berada di Jl. Bukit Barisan Dalam No. 11 Medan. Sekarang kantornya berada di Jl. Cactus Raya Blok J Komplek Setia Budi Indah.
Seluruh saham ini telah dimasukkan menjadi satu untuk mendirikan usaha bersama dan bersedia menghadapi rintangan maka terbentuklah PT. Ira Widya Utama Medan pada tanggal 22 februari 1983.
Bidang kegiatan PT. Ira Widya Utama dibagi menjadi tiga yaitu : 1. Bagian Real Estate
2. Bagian Kontraktor.
Bagian ini melaksanakan kegiatan-kegiatan pembangunan konstruksi seperti bangunan perumahan, jembatan, irigasi, saluran air dan bendungan serta kegiatan konstruksi lainnya.
3. Bagian Pembangunan
Bagian ini mengevaluasi keadaan usaha yang sedang berjalan serta mengembangkan usaha-usaha baru dengan mengadakan studi kelayakan atas proyek-proyek baru untuk mengetahui apakah layak atau tidak untuk dilaksanakan.
Sesuai dengan kegiatan PT. Ira Widya Utama Medan salah satunya adalah Real Estate dimana perumahan yang dihasilkan tersebut ditargetkan kepada konsumen menengah keatas. Untuk menjangkau golongan menengah tersebut perumahan di bagi dalam beberapa type dimana harganya pun bervariasi. Tujuan harga variasi adalah untuk menyerap seluruh konsumen yang ditargetkan, dimana mereka dapat memilih jenis rumah yang mereka suka dan sesuai dengan kemampuan mereka.
Pada saat ini perumahan yang dibuat oleh PT. Ira Widya Utama menempati lokasi seluas 240 ha yang dibagi dalam :
Tahap I : Setia Budi I seluas 150 ha Tahap II : Setia Budi II seluas 90 ha
Adapun jenis/ type rumah tersebut adalah : 1. Perumahan type kecil
Type 55/144 M, 6/136 M, 65/160M. 2. Perumahan type sedang
3. Perumahan menengah keatas
Type 150/450M, Maissonet ( Rumah Tingkat 2 )
Town House ( fasilitas seperti kolam renang dan taman ) 4. Rumah Toko ( Ruko)
5. Mewah/ Bukit Hijau Regency.
Rumah-rumah tersebut dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas seperti : a. Sumber air PDAM
b. Listrik PLN 900 Volt c. Sertifikat HGB/IMB d. Pagar standart e. Telepon
Dalam memasarkan setiap unit rumah PT. Ira Widya Utama menggunakan beberapa bentuk promosi yang merupakan salah satu usaha untuk memperkenalkan produk yang dihasilkan kepada konsumen.
1. Advertising ( Periklanan )
Untuk memperkenalkan atau memberikan informasi tentang setiap unit rumah yang ditawarkan kepada konsumen dengan disertai gambar-gambar dan tulisan-tulisan di media massa dan elektronik.
2. Personal Selling
Personal selling adalah penjualan yang dilakukan dengan tatap muka para salesmen dari perusahaan dengan konsumen secara langsung.
3. Sales Promotion
Kegiatan promosi penjualan yang dilakukan PT. Ira Widya Utama adalah Memberikan barang secara Cuma-Cuma, kupon berhadiah, diskon, mencetak brosur, mengadakan pameran, dan mengadakan presentase yang memuat market lokasi perumahan PT. Ira Widya Utama.
PT. Ira Widya Utama mempunyai logo berbentuk sebuah rumah dan tepat pada gambar tersebut terdapat tulisan Ira Group dengan warna dasar kuning tua. Makna yang terkandung dalam logo tersebut adalah :
1. Bentuk rumah menunjukkan bahwa PT. Ira Widya Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Real Estate dan Developer.
2. Tulisan Ira Group menunjukkan bahwa PT. Ira Widya Utama melaksanakan proyek perumahan gabungan dengan beberapa perusahaan baik di dalam maupun luar negeri dimana mereka tergabung dalam satu wadah/ naungan yang berbentuk rumah di atas tulisan.
Dilihat dari warna pada dasarnya gambar logo rumah PT. Ira Widya Utama mengandung makna lambang kemakmuran, kemajuan, dan berkembang.
B . Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan membentuk struktur organisasi atau struktur didalam perusahaan yang mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan dan hubungan antara posisi-posisi itu. Struktur organisasi juga mengidentifikasi bagaimana semua tanggung jawab pekerjaan saling melengkapi, struktur organisasi berdampak pada efisiensi dimana suatu perusahaan menghasilkan produknya dan oleh karena itu berdampak pada nilai perusahaan.
Jeff Madura mendefenisikan struktur organisasi sebagai berikut :
Bagan khusus dari hubungan antara kegiatan usaha dan sumber daya yang ada didalam organisasi, disertai dengan tugas yang mereka jalankan dinamakan struktur organisasi. Struktur organisasi dapat menjadi kerangka dalam menyusun rancangan mengenai code spesialisasi dan departemensasi, dengan pembagian tugas dalam mengelola sumber daya dalam perusahaan. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat untuk membimbing kearah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi. Dengan mengembangkan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Secara tipikal, struktur organisasi bervariasi untuk berbagai perusahaan. Struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan dengan bagan organisasi, yang merupakan sebuah diagram yang memperlihatkan interaksi tanggung jawab masing-masing karyawan
Struktur dan bagan organisasi ( Organization Chart ) memberikan manfaat dan informasi penting tentang hal-hal berikut ini :
1. Pembagian kerja, artinya setiap kotak akan mewakili tanggung jawab seseorang atau sub unit untuk pembagian tertentu dari beban kerja organisasi.
2. Informasi atasan dan bawahan, artinya bagan organisasi akan menunjukkan garis komando atau siapa atasan dan siapa bawahan.
4. pengelompokkan bagian-bagian kerja, artinya keseluruhan bagan menunjukkan dasar pembagian aktivitas organisasi ( atas dasar wilayah, produksi, enterprise function, dan lain sebagainya )
5. Tingkat Manajer, artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perseorangan, tetapi juga hierarki manajemen secara keseluruhan, semua orang yang melapor kepada orang yang sama berada pada tingkat manajemen yang sama, tidak jadi soal dimana kemunculan mereka pada bagan.
6. Pimpinan organisasi, artinya bagan organisasi menunjukkan sistem kepemimpinan organisasi, apa pimpinan tunggal ( segitiga ) atau pimpinan kolektif ( kerucut ).
Berikut akan dijelaskan beberapa fungsi, wewenang, tugas, serta tanggung jawab masing-masing bagian dalan struktur organisasi PT. IRA WIDYA UTAMA.
1. Dewan Komisaris( Komisaris Utama )
Fungsi : Melaksanakan mandat langsung dari pemegang saham dalam rangka pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja Direksi perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Melakukan pengawasan dan pemantauan secara langsung terhadap pelaksanaan operasional oleh Direksi perusahaan.
3. Memberikan rekomendasi kepada para pemegang saham mengenai hal-hal yang perlu menjadi keputusan pemegang saham.
4. Menyampaikan hasil laporan evaluasi secara menyeluruh terhadap kinerja Direksi dalam Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS)
2. Komite Audit
Fungsi : Melaksanakan mandat dari Dewan Komisaris dalam rangka pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja Direksi perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan strategi, rencana, program kerja yang disusun dan dilaksanakan oleh Direksi.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Melakukan pengawasan dan pemantauan langsung terhadap pelaksanaan operasional oleh Direksi perusahaan berdasarkan penugasan oleh Dewan Komisaris.
2. Melaporkan secara berkala kepada Dewan Komisaris mengenai hasil pengawasan dan pemantauan langsung terhadap Direksi perusahaan. 3. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai
hal-hal yang perlu menjadi rekomendasi Dewan Komisaris kepada pemegang saham.
3. Sekretaris Dewan Komisaris.
Fungsi : Melaksanakan dan memenuhi segala kebutuhan Dewan Komisaris dalam rangka pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja direksi perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Melaksanakan klerikal, surat menyurat, notulen rapat, dan komunikasi berdasarkan penugasan oleh Dewan Komisaris.
2. Melaporkan Secara langsung dan segera setiap informasi atau data yang diperoleh dari siapapun kepada Dewan Komisaris.
3. Memberikan penjelasan yang cukup, singkat, dan relevan kepada pihak manapun yang ingin bertemu dengan Dewan Komisaris berdasarkan pengarahan dari Dewan Komisaris.
4. Memenuhi kebutuhan komisaris termasuk konsumsi obat-obatan. 4. Direksi
Merupakan tingkat manajemen puncak perusahaan yang dibentuk melalui RUPS dalam rangka pelaksanaan mandat dari RUPS untuk menyelenggarakan operasional perusahaan berdasarkan visi, misi, dan strategi perusahaan yang telah ditetapakan RUPS. Direksi terdiri dari seorang Ditektur utama yang dibantu oleh dua wakil Direktur utama Bidang Administrasi dan Keuangan dan wakil Direktur Bidang Operasional.
5. Direktur Administrasi dan Keuangan.
Fungsi : Membantu Presiden Direktur dalam melaksanakan pengawasan dan
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas penetapan kebijakan dan terselenggaranya pengendalian dibidang SDM, Akuntansi, dan Keuangan.
2. Bertanggung jawab atas kebijakan dalam perencanaan sistem informasi SDM, Keuangan, Akuntansi, dan Kebijaksanaan mekanisme kerja.
3. Bertanggung jawab atas kebijakan dalam perencanaan sistem informasi pencatatan dan pengelolaan barang yang dibeli perusahaan.
6. Direktur Operasional
Fungsi : Membantu Presiden Direktur dalam pelaksanaan pengawasan dan
pengendalian operasi. Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Mengkoordinir dan memonitor program kerja perusahaan di bidang perencanaan, pembangunan, pengelolaan, dan pemasaran unit-unit usaha. 2. Mengkoordinir dan mengevaluasi realisasi pembangunan, pengelolaan,
dan pemasaran.
3. Mengevaluasi secara periodik efektivitas dan efisiensi mekanisme kerja yang ada.
7. Sekteraris Direksi
Fungsi : Melaksanakan dan memenuhi segala kebutuhan Direksi dalam
rangka pengelolaan dan operasional perusahaan maupun kebutuhan yang lebih luas.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Melaksanakan klerikal, surat menyurat, notulen rapat, dan komunikasi berdasarkan penugasan oleh Dewan Komisaris.
2. Melaporkan Secara langsung dan segera setiap informasi atau data yang diperoleh dari siapapun kepada Dewan Komisaris.
4. Memenuhi kebutuhan komisaris termasuk konsumsi obat-obatan, maupun transportasi.
8. Ketua Satuan Pengawasan Intern
Fungsi : Melaksanakan mandat dari Direksi dalam rangka pengawasan dan
evaluasi terhadap kinerja fungsi-fungsi organisasi yang meliputi efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan, penyelenggaraan keuangan dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. melakukan pengawasan dan pemantauan langsung terhadap pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi organisasi dan pemeriksaan program kerja yang telah disetujui dan ditetapkan oleh Direksi.
3. Melakukan pembinaan keahlian Profesional kepada auditor yang menjadi bawahannya dalam rangka mempertahankan dan atau meningkatkan standar fropesionalisme pemeriksaan.
9. General Manajer
Fungsi : Membantu Direktur Operasional dalam melaksanakan pengawasan
dan Pengendalian perusahaan. Tugas Dan Tanggung Jawab :
1. Menyusun, mengkoordinir, dan memonitori rencana kerja dan anggaran perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan pembangunan, pengelolaan dan pemasaran.
2. Mengkoordinasi dan mengevaluasi realisasi pembangunan, pengelolaan, dan pemasaran.
10.General Manajer Bagian Akuntansi Dan Keuangan.
Fungsi : Membantu Direktur Keuangan Dan Akuntansi dalam
melaksanakan perencanaan, koordinasi, dan pengendalian di bidang akuntansi dan keuangan.
Tugas Dan Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas penetapan kebijakan dan terselenggaranya pengendalian di bidang akuntansi dan keuangan.
2. Bertanggung jawab atas kebijakan dalam perencanaan sistem informasi keuangan perusahaan.
11 . Manager Bagian Akuntansi
Fungsi : Membantu General akuntansi dan keuangan dalam merencanakan,
mengkoordinasi, menyelenggarakan, mengevaluasi, dan mengendalikan bidang akuntansi dan keuangan.
Tugas Dan Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab dalam perencanaan terbitnya laporan keuangan perusahaan secara tepat waktu dan akurat.
2. Bertanggung jawab atas kebijakan dalamperencanaan sistem informasi akuntansi perusahaan dan mekanisme kerja.
C. Pengertian Gaji Dan Upah.
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan orang yang disebut pegawai atau buruh, dan secara umum disebut karyawan. Dalam hal ini karyawan tersebut menjual jasa tenaga kerja. Kerja yang dimilikinya untuk memperoleh imbalan yang disebut gaji dan upah.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan juga para pimpinan. Pada umumnya jumlah gaji ditetapkan secara harian maupun bulanan. Imbalan yang diberikan kepada para karyawan yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan fisik biasanya disebut upah.
membayar gaji secara akurat dan tepat waktu, karena penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah, dan penggajian dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar karyawan.
Warren Reeve fees dalam buku Pengantar Akuntansi mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut :
Gaji adalah jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode dan Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan atau tahunan. Upah adalah pembayaran kepada karyawan lapangan ( pekerja kasar ) baik yang terdidik maupun tidak terdidik dan tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau per jam( 446:2005) .
Malayu harahap dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut :
“ Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Upah adalah balas jasa yang
dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang
disepakati pembayarannya”( 118:2000).
Andrew F Sikula dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia Pengarang Malayu Harahap Mendefinisikan gaji sebagai berikut :
”gaji adalah kompensasi tetap yang dibayarkan kepada pemangku
jabatan, atau posisi klerek, atas dasar yang teratur seperti tahunan,
caturwulan, bulanan, atau mingguan”(119:2000).
perusahaan.Walaupun pembayaran umumnya dilakukan dengan cek atau tunai namun pembayaran juga bisa menggunakan sekuritas, wesel, rumah dinas, atau properti atau jasa lainnya. Secara umum bentuk pembayaran tidak memiliki pengaruh terhadap bagaimana gaji dan upah diperlakukan baik oleh majikan maupun karyawan.
Disamping itu tingkat gaji dan upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikan, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor-faktor tersebut diatas. Dengan kata lain upah itu dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.
PT. Ira Widya Utama mendefenisikan Gaji adalah balas jasa yang diberikan perusahaan yang sifat pekerjaannya tetap dan juga berdasarkan pendidikan yang dibayarkan secara bulanan sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang sifat pekerjaannya tidak tetap dan dibayar secara harian maupum mingguan.
D. Unsur-Unsur Gaji Dan Upah
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur gaji dan upah yang keseluruhannya disebut dengan tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsur gaji dan upah pada ketentuan ini adalah bagian pendapatan atau penghasilan yang dimasukkan dalam daftar gaji karyawan dan pada setiap bulan akan dibayar.
1. gaji pokok 2. premi 3. lembur 4. bonus 5. catu
6. perlengkapan dan sarana lain.( 315:2005)
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi/ Insentif
Insentif adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Misalnya perusahaan telah menetapkan output standar yang harus diselesaikan sebanyak 20 unit per hari, maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif biasa.
3. Bonus
4. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya minyak, gula, beras dan sebagainya.
5. Perlengkapan dan sarana lain
Gaji dan upah ini diterima secara tidak langsung, sebab diterima dalam bentuk jasa perusahaan seperti : pelayanan kesehatan, perumahan, hiburan, dan transportasi yang diterima bukan dalam bentuk uang.
Unsur-unsur gaji dan upah menurut Robert L Malthis dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia terdiri dari:
1. Kompensasi langsung terdiri dari:
A. Gaji pokok, yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan yang biasanya sebagai gaji dan upah.
Gaji pokok terdiri dari:
a. Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
b. Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja.
B.Gaji variabel, yaitu kompensasi yang dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi.
Gaji variabel terdiri dari :
a. bonus, yaitu tambahan atas upah biasa dimana dalam pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan.
b. Insentif, yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena memiliki prestasi kerja yang baik atau kinerja yang baik.
c. Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham.
Unsur-Unsur gaji dan upah pada PT. IRA WIDYA UTAMA adalah : 1. Gaji Pokok
bekerja, latar belakang pendidikan, pengalaman serta keahlian dalam bidangnya dan gaji perusahan berdasarkan Upah Minimum Propinsi(UMP) 2. Insentif
Insentif adalah sejumlah uang yang diberikan pada karyawan tertentu yang dikaitkan dengan tercapainya penjualan yang melebihi target yang ditetapkan perusahaan.
3. Lembur
Lembur dibayarkan pada karyawan tertentu yang bekerja melebihi jam kerja maksimal pada periode tertentu berdasarkan kebutuhan lembur dan dari perintah atasan.
4. Bonus
Bonus merupakan upah tambahan yang diberikan perusahaan kepada karyawan dimana perusahaan memperoleh keuntungan, jumlahnya telah ditetapkan perusahaan, hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan semangat kerja karyawan.
5. Tunjangan-Tunjangan
Perusahaan sering membayar gaji dan upah berdasarkan jumlah jam kerja buruh, bila buruh tersebut bekerja dalam jam yang lebih lama dari yang seharusnya, maka buruh tersebut dikatakan lembur. Upah yang dibayarkan pada jam lembur tersebut lebih tinggi dari tarif jam kerja biasa.
Menurut peraturan perburuhan yang ada di Indonesia, pegawai dikatakan bekerja lembur apabila bekerja lebih dari 40 jam satu minggu. Tarif lembur diperhitungkan sebagai berikut :
1. Lembur untuk jam pertama pada hari kerja dihitung sebesar 1,5 kali dari tarif normal, sedangkan untuk jam kedua dan seterusnya tarif lembur menjadi dua kali lipat tarif normal per jam.
2. Pada hari-hari libur resmi, untuk 7 jam pertama lembut dihitung sebesar dua kali tarif normal per jam, sedangkan jam kedelapan dan seterusnya dihitung sebesar tiga kali tarif normal per jam.
Pada perusahaan PT. Ira Widya Utama lembur dihitung berdasarkan total jam kerja dalam sebulan. Pada perusahaan PT. Ira Widya Utama total jam kerja perbulan adalah 160 jam atau 40 jam seminggu, dalam program yang dipakai perusahan tersebut kelebihan jam kerja dikalikan dengan gaji pokok atau denagan rumus dibawah ini :
Lembur = kelebihan jam kerja x gaji pokok : 160
E. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah gaji dan upah ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut Mulyadi dalam buku auditing pengertian Prosedur adalah :
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang ( 5:2001)”.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas tersebut. Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar (389:2001)
Ad. 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Ad. 2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan pencatat waktu.
Ad. 3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Ad. 4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain-lain. Ad. 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
Ad. 6. Surat Pernyataan Gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
Ad. 7. Amplop gaji dan upah
Ad. 8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakn perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.
Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa gaji dan upah adalah objek yang dapat diselewengkan. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan tarhadap gaji dan upah antara lain :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi pada perusahaan. Peristiwa ini sering kali terjadi akibat dari keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan.
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
3. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
4. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat perasetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
Adapun prosedur dalam pencatatan gaji dan upah yang dilakukan PT. Ira Widya Utama adalah :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian Personalia dengan menggunakan mesin O’clock. Bagi karyawan yang digaji bulanan daftar hadir dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidak hadiran. Daftar hadir ini digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah.
Prosedur ini berfungsi mencatat dan membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan tetap, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. Potongan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji upah karyawan. 3. Prosedur Pembayaran gaji dan Upah.
memberikan sejumlah uang sesuai denagan jumlah uang yang ditetapkan dan mentransfer langsung ke rekening karyawan yang bersangkutan.
E . Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Dengan adanya pengawasasn ini pimpinan dapat menilai perusahaan secara keseluruhan yang bertujuan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya. Selain itu dengan adanya pengawasan intern tersebut dapat juga memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan oleh bawahannya dapat dipercayai dan memiliki kemampuan memonitori semua kegiatan yang telah ditetapkan.
Defenisi pengawasan intern menurut Sofyan Safri harahap dalam Buku sistem pengawasan manajemen adalah :
Pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisiens, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan ( 2001:122)
Defenisi pengawasan intern oleh Standar Profesi Akuntansi Publik: Pengawasan intern meliputi susunan organisasi dan semua cara-cara
Perusahaan membentuk pengawasan intern dengan memperhatikan
ukuran dan sifat unik perusahaan yang bersangkutan. Pengawasan intern memegang peranan penting dalam kegiatan suatu perusahaan, karena dengan adanya suatu pengawasan perusahaan dapat melaksanakan kegiataanya dengan baik.
Menurut Sofyan Safri Harahap dalam buku Sistem pengawasan manajemen( Management Control System ) Pengawasan intern dibagi dua, yaitu sebagai berikut :
a. Pengawasan Akuntansi yang mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan dengan penjagaan terhadap kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data keuangan. Biasanya sistem pengawasan ini mencakup sistem otoritas dan pengesahan, pembagian tugas antara pencatat dan pemegang/penjaga barang/harta, dan pemeriksaan intern.
b. Kontrol Administrasi mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut usaha untuk mengefisienkan operasi perusahaan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan dan biasanya tidak langsung mencakup catatan keuangan. Misalnya Analisa statistik, studi waktu dan gerak, Laporan kegiatan, Program latihan pegawai, dan kontrol kualitas.(87:2001)
Beberapa ciri-ciri sistem pengawasan intern yang baik menurut Sofyan Safri Harahap dalam buku Sistem pengawasan manajemen (Management Control System ) yaitu :
1. Pegawai
2. Pemisahan fungsi 3. Pelaksanaan transaksi
1. Pegawai
Pegawai yang mengerjakan sistem harus diseleksi dengan objektif dan mempunyai kualifikasi sesuai dengan bidangnya, terampil, cakap, dan yang lebih penting lagi memiliki integritas dan kejujuran.
2. Pemisahan Fungsi
Fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan harus dipisahkann untuk menjaga kemungkinan terjadinya penyelewengan yang dilakukan oleh seorang yang memiliki dua fungsi. Misalnya fungsi pemegang buku harus dipisahkan dengan fungsi penjualan sehingga jumlah penjualannya dapat dikontrol oleh pengawasan yang melakukan pencatatan.
3. Pelaksanaan Transaksi
Transaksi hanya dapat dilaksanakan berdasarkan otoritas dan sepengetahuan mereka yang berhak sesuai dengan struktur organisasi dan daftar wewenang masing-masing
4. Transaksi harus dicatat dengan benar
Transaksi harus dicatat secara benar sesuai dengan bukti-bukti pendukung yang ada, kemudian diklasifikasikan dan dibukukan pada perkiraan yang benar dan pada periode yang benar juga.
5. Penjamahan terhadap harta perusahaan
6. Perbandingan antara catatan dan fisik harta
Sewaktu-waktu harus dilakukan perbandingan antara angka yang ada dibuku dengan fisik dari harta yang dicatat. Misalnya membandingkan buku kas dengan unag kas yang ada dibrankas yang dijaga kasir.
Menurut Balley ciri-ciri pengawasan intern yang baik adalah sebagai berikut :
a. Struktur Organisasi
b. Sistem otorisasi dan tanggung jawab yang jelas c. Sistem akuntansi yang baik
d. Kebijaksanaan personalia yang baik e. Badan atau staf Internal Auditor
f. Dewan komisaris yang kompeten dan aktif g. Komite audit.( 95:2001)
Pengawasan intern akan semakin terlaksana dengan baik jika didukung oleh orang-orang yang tepat sebagai pelaksanya. Meningkatkan penggunaan alat pengolahan data seperti komputer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan intern. Dengan begitu dapat diketahui bahwa tujuan pelaksanaan pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan, memajukan efektifitas perusahaan, mendukung kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaan kebijakan perusahaan dengan baik dan semestinya.
Unsur-unsur Pengawasan intern penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi ( 2001: 387 ) adalah :
● Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. ● Sistem Otorisasi
1. Setiap perusahaan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan
2. Setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
3. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar dan pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
● Prosedur Pencatatan
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
● Praktek yang sehat
9. Kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
10.Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
11. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
12.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
13.catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi daftar gaji dan upah.
Pengawasan intern yang dilakukan oleh PT.Ira Widya Utama adalah sebagai berikut:
1. Kontrol administrasi
2. Kontrol akuntansi
Kontrol akuntansi yang dilakukan perusahaan yaitu dengan mengadakan rekapitulasi atas perhitungan gaji yang dilaksanakan oleh fungsi akuntansi.
Fungsi yang melakukan pengawasan intern terhadap gaji dan upah pada PT. Ira Widya Utama adalah :
1. Bagian Pencatatan Waktu
Bertanggung jawab mengumpulkan kartu absensi karyawan, kemudian membuat rekapitulasi berdasarkan departemennya. Selanjutnya, menyerahkan rekapitulasi waktu kerja kepada fungsi personalia.
2. Bagian Personalia
Bertanggung jawab menyiapkan daftar gaji karyawan berdasarkan daftar kehadiran karyawan, meminta pejabat berwenang menandatangani daftar gaji, dan menyerahkannya ke bagian keuangan- sub gaji dan upah.
3. Bagian Keuangan- sub gaji dan upah
4. Bagian Akuntansi
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
Tujuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan melalui kebijakan dari pengawasan penggajian dan pengupahan yang tepat adalah untuk menjamin bahwa perusahaan itu mampu manarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan yang berkualitas. Dengan mempunyai dan menerapkan kebijakan yang tepat dan baik, maka reputasi perusahaan akan terangkat dan sumber daya manusia yang berkualitas akan terpikat untuk melamar kerja diperusahaan itu. Karena itu pimpinan perusahaan termasuk para manager yang memimpin unit kerja harus memahami perencanaan dan pengolahan gaji dan upah dalam melibatkan diri sepenuhnya.
Setiap rencana belum tentu tercapai sesuai dengan apa yang kita inginkan. Demikian juga dalam kegiatan pengawasan intern gaji dan upah, belum tentu juga penerapan dilapangan sesuai dengan teori yang ada dibuku bacaan. Seorang pemimpin harus dapat mengetahui kebutuhan karyawannya. Kebutuhan-kebutuhan inilah yang menyebabkan manusia mau bekerja. Jadi, mereka mau memberikan prestasi yang maksimal jika kebutuhan mereka dapat terpenuhi oleh perusahaan. Balas jasa bisa berupa gaji, upah insntif, dan lain-lain.
Bab ini dibuat untuk mengetahui bagaimana penerapan pengawasan intern gaji dan upah pada perusahaan ini.
A. Analisa dan Evaluasi Unsur Gaji Dan Upah.
Karyawan adalah aset perusahaan. Oleh karena itu harus diperhatikan dengan baik tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsungan hidup keluarganya dengan pemberian gaji, upah dan tanggungan lainnya. Selain penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari terjadinya penyelewengan.
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem akuntansi mendefinisikan Gaji dan Upah adalah :
Gaji adalah dan yang mempunyai jenjang karyawan pimpinan atau bisa disebut juga pada setiap jabatan yang dijabat karyawan tersebut. Jumlah pembayaran gaji biasanya ditetapkan secara bulanan. Upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana(buruh), Jumlah pembayaran biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan(373:2001).
Menurut Soemarso S. R. dalam bukunya yang berjudul Akuntasi Suatu Pengantar mendefinisikan :
Gaji diberikan setiap tanggal 25 dimana Fungsi keuangan-sub gaji dan upah mentransfer gaji karyawan ke setiap rekening karyawan dan rekening pembayaran gaji untuk masing-masing bagian di bank yang telah ditentukan yaitu Bank Mandiri, fungsi pencatatan waktu kerja mengumpulkan kartu absensi karyawan kemudian membuat rekapitulasi berdasarkan departemennya. selanjutnya rekapitulasi waktu kerja diserahkan ke bagian penggajian, fungsi penggajian mengolah dan menghitung gaji karyawan berdasarkan rekapitulasi absensi karyawan, dan mengajukan daftar gaji karyawan kepada Direktur. selanjutnya, mengajukan daftar gaji yang telah disetujui Direktur dan membuat permintaan pembayaran kepada fungsi keuangan, kemudian fungsi penggajian membuat slip gaji per karyawan dan bukti potongan PPh pasal 21 per karyawan. Fungsi keuangan mentransfer gaji karyawan ke rekening karyawan dan rekening pembayar gaji untuk masing-masing bagian di bank yang telah ditentukan. selanjutnya, menyerahkan copy bukti transfer dan bukti potongan PPh pasal 21 lembar pertama pada karyawan. kemudian, fungsi penggajian menyimpan daftar gaji ditanda tangani, slip gaji ditanda tangani dan bukti copy transfer sebagai arsip. Dan fungsi akuntansi membukukan transaksi pembayaran gaji dengan voucher jurnal pengeluaran kas/bank dilengkapi dengan bukti pembayaran/transfer bank dan fungsi penggajian memberikan bukti potongan PPh pasal 21 lembar kedua dan ketiga kepada fungsi perpajakan.
meminta paraf supervisor / Manager dan menyerahkan FL ke Sekretaris kemudian sekretaris mengirim FL ke bagian Personalia, dan meminta tanda t kepada bagian yang bersangkutan pada akhir periode lembur dan mentyerahkannya ke bagian personalia memverifikasi perhitungan lembur karyawan dan menginput data jam lembur pada aplikasi payroll apabila lembur dibayar terpisah dari gaji ( dibayar tunai ), bagian akuntansi menyiapkan uang dan menyerahkannya kepada karyawan dan meminta tanda tangan pada DPLT ( Daftar Pembayaran Lembur Tunai ), bila lembur dibayar bersamaan dengan gaji ( dibayar transfer ) maka uang lembur ditambahkan dengan gaji dengan prosedur yang sama dengan pembayaran gaji secara transfer.
daftar gaji yang telah diperiksa oleh bagian keuangan. Jadi tidak ada istilah kekurangan gaji dalam bentuk uang, seperti kalau kita menggunakan uang tunai yang dimasukkan ke dalam amplop oleh petugas yang rentan terhadap kesalahan dalam penghitungan dan lain-lain.
PT. Ira Widya Utama sudah cukup efektif dalam memakai sistem ini, tetapi pengawasan sangat perlu dalam tata cara perhitungan lembur karyawan yang dilakukan secara manual. Tingkat ketelitian dan tanggung jawab bagian penggajian perlu mendapat perhatian ekstra. Apabila prosedur perusahaan dilaksanakan secara tepat maka sistem pembayaran gaji dapat terlaksana denagn baik dan efisien.
B. Analisa Prosedur Pencatatan Gaji Dan Upah.
Menurut James A Hall dalam buku Sistem Informasi Akuntansi jejak audit untuk pembayaran gaji dan upah meliputi beberapa dokumen yaitu :
1. Time Card, job ticket dan voucher pengeluaran kas.
2. Informasi jurnal, yang datang dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagai akun biaya pegawai.
4. Akun buku besar umum, control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji ( Impress account) (331:2001).
1. Time Keeping Departement.
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan dan menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu penyelesaian suatu tugas, hasil produksi atau proses dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
2. Payroll Departement.
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan beban upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas. 3. Cost Departement.
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen untuk membantu pekerjaan, mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.(372:2004).
Pencatatan gaji dan upah pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN adalah sebagai berikut :
1. Hari Kerja
Masuk : 08.00-12.00 Istirahat : 12.00-14.00 Masuk kembali : 14.00- 16.00 2. Waktu istirahat
Pada waktu istirahat para karyawan dibebaskan dari pekerjaannya dalam batas waktu yang telah ditentukan, yaitu diatur sebagai berikut :
a. Waktu istirahat dan makan siang lamanya atau jam untuk karyawan kantor (12.00- 14.00 )
Prosedur pencatatan ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan dan pencatatanya diselenggarakan oleh bagian yang bertugas mencatata gajim dan upah dengaaaan menggunakan kartu absensi. PT. Ira Widya Utama Medan melakukan pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh bagian personalia.
Kebijakan PT. Ira Widya Utama Medan dalam prosedur pencatatan gaji dan upah sudah dengan uraian teoritis karena :
1. Perusahaan telah menggunakan dokumen tertentu di dalam catatan transaksi gaji dan upah. Dokumen yang digunakan adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, dan surat pencatatan gaji dan upah.
2. Adanya tanda tangan dan penomoran oleh seseorang yang mempunyai wewenang pada dokumen tersebut. Di daftar gaji yang merupakan hasil pencatatan waktu hadir dari kartu absensi diotorisasikan olah bagian personalia, dihitung gaji dan upah oleh bagian keuangan- sub gaji dan upah kemudian dibukukan oleh bagiab akuntasi. Dengan adanya pemisahan tugas antara mencatat kehadiran karyawan, yang mencatat transaksi dan yang melakukan pembayaran. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyelewengan yang mungkin terjadi. 3. Perhitungan gaji dan upah pada perusahaan dilakukaan dengan
ditetapkan perusahaan disesuaikan dengan jabatan atau golongan karyawan itu sendiri.
4. Dokumen yang sah mengenai pencatatan gaji dan upah, masing-masing bagian berhubungan dengan pencatatan gaji da upah, sehingga memungkinkan adanya internal check pada masing-masing bagian.
Dalam hal ini penulis berasumsi bahwa prosedur pencatatan gaji dan upah yang diterapkan PT. Ira Widya Utama telah cukup baik untuk menjaga terjadinya manipulasi daftar hadir.
C. Analisa Dan Evaluasi Pengawasan Intern Gaji Dan Upah
Pengawasan merupakan usaha yang ditempuh agar rencana yang disusun sebelumnya dapat dicapai. Pengawasan berfungsi untuk mengontrol segala tindakan yang diambil agar semua berjalan seperti yang telah digariskan sebelumnya dalam tujuan dan rencana. Pengawasan juga digunakan untuk menilai hasil proyeksi yang ditetapkan dalam perencanaan terhadap adanya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Menurut Mulyadi dalam buku Auditing mendefenisikan:
Dari defenisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut:
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman kebijakan dan formulir, manun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, da personel lain.
3. Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan yang memadai.
4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu : pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Unsur-unsur Pengendalian intern Menurut Mulyadi dalam buku Auditing adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan pengendalian 2. Penaksiran resiko
3. Informasi dan komunikasi 4. Aktivitas pengendalian 5. Pemantauan( 183:2002).
menjadi jumlah jam bayar yang sebenarnya, setelah terlebih dahulu staff penggajian mengecek perhitungan gaji dan upah.
Pengawasan Intern atas Gaji dan upah yang dilakukan pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN adalah dengan menggunakan dokumen-dokumen pendukung gaji dan upah. Dokumen-dokumen tersebut adalah :
1. Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
Pengawasan dilakukan disetiap divisi, dimana staf bagian personalia bertanggung jawab untuk mengontrol, mengawasi kegiatan sebenarnya serta mengecek kebenaran daftar hadir karyawan setiap bagian dengan kartu absensi dimana PT. Ira Widya Utama menggunakan mesin check O’clock yang dapat mengidentifikasikan nama, nomor pegawai, departemen dan periode penggajian. Kartu absensi menunjukkan waktu seorang pegawai mulai dan selesai kerja setiap hari dari periode penggajian, dengan lembur, dan jam kerja premium lainnya dinyatakan dengan jelas. Mesin absensi terhubung secara elektronik sebagai bagian dari sistem komputerisasi, setiap kali karyawan mencap jarinya di mesin absensi secara otomatis akan memasukkan waktu kedatangan karyawan secara langsung ke data base komputer, sehingga tidak akan data manipulasi data kedatangan karyawan . 2. Daftar Gaji dan upah
3. Bukti bank keluar
Dokumen ini berisi proses pendebetan dan transfer sejumlah uang ke bank Mandiri yang dibuat oleh bagian keuangan- sub gaji dan upah berdasarkan informasi dari bagian personalia yang telah disetujui sebelumnya oleh Direktur
4. Arsip Slip Gaji
Dokumen ini berisi slip gaji setiap karyawan, copy bukti transfer dan bukti potongan PPh pasal 21 per karyawan yang telah ditanda tangani oleh karyawan.
Pengawasan intern yang baik diperlukan suatu pemisahan fungsi secara tepat dalam suatu perusahaan dan adanya kerja sama yang baik antara fungsi-fungsi tersebut dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya untuk menjamin kecermatan dan ketepatan prosedur penggajian dan pengupahan. Pada PT. IRA WIDYA UTAMA juga sudah ada terbagi atas fungsi-fungsi :
1. Bagian Pencatatan Waktu
Bertanggung jawab mengumpulkan kartu absensi karyawan, kemudian membuat rekapitulasi berdasarkan departemenya. Selanjutnya, menyerahkan rekapitulasi waktu kerjaaa kepada fungssi personalia. 2. Bagian Personalia
3. Bagian Keuangan- sub gaji dan upah
Bertanggung jawab melakukan verifikasi pembayaran gaji, membuat slip gaji atas nama tiap karyawan dan bukti bank keluar, dan meminta pejabat berwenang menandatangani slip gaji dan bukti bank keluar, menyerahkan daftar gaji ke bank untuk proses pendebetan dan transfer uang dan meminta Nota Debet dan mengarsipnya dari bank dan mengeceknya dengan dokumen-dokumen pembayaran dan smenyerahkan ke bagian akuntansi untuk diposting.
4. Bagian Akuntansi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
1. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa penulis terhadap sistem pengawasan intern Gaji dan Upah yang dilaksanakan pada PT. IRA WIDYA UTAMA MEDAN, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dan saran yamg mungkin nantinya dapat berguna bagi perusahaan pada khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.
1. PT. IRA WIDYA UTAMA adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang kontraktor, dan real estate yang telah menghasilakan bukti nyata dengan berdirinya perumahan-perumahan dan proyek-proyek yang berlokasi di Sumatera Utara dan Aceh .
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada PT. IRA WIDYA UTAMA adalah :Gaji pokok, Insentif, Bonus, Tunjangan-tunjangan dapat berupa tunjangan jabatan, tunjangan makan, tunjangan hari raya, tunjagan keahlian, Lembur, potongan-potongan yang berupa Asuransi tenaga kerja ( Astek), potongsn PPh pasal 21, potongsn koperasi,hutang karyawan dan pinjaman lainnya. 3. Pada PT. Ira Widya Utama Gaji dan upah telah disesuaikan dengan
standart UMR( Upah Minimum Regional) yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan beberapa bagian yang berfungsi dan fungsi yang berbeda dari setiap bagian yang disesuaikan dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
5. Perusahaan memberikan libur bagi karyawan dengan maksud meningkatkan semangat kerja yaitu hari istirahat mingguan, hari libur perusahaan, dan hari libur nasional.
1. SARAN
1. Sebaiknya Unsur-unsur gaji dan upah yang terdapat dalam perusahaan dapat ditingkatkan sehingga kesejahteraan karyawan semakin meningkat yang otomatis mendukung peningkatan produktivitas kerja karyawan. 2. Pemeriksaan dan pengecekan terhadap transaksi pembayaran gaji dan upah
karyawan perusahaan sebaiknya dilakukan oleh internal auditor.
DAFTAR PUSTAKA
Carl, Warren S, James M. Reeve, Philip E. Fees. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Jakarta: Salemba Empat, 2005.
Carter, William K, Milton F. Usry. Akuntansi Biaya, Edisi Tiga Belas, Jakarta:;2004.
Hall, James A. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Jakarta: Salemba Empat,2001
Harahap, Sofyan Safri. Sistem Pengawasan Manajemen ( Management Control System ), Cetakan Pertama, Jakarta: Pustaka Quantum,2001.
Hasibuan, Malayu S. P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Jakarta: PT. Bumi Aksara,2000.
Madura, Jeff. Pengantar Bisnis, Edisi Pertama, Jakarta: Salemba Empat,2001. Mulyadi. Sistem Akuntansi, Edisi Tiga Belas, Jakarta: Salemba Empat,2001.
Auditing, Edisi Enam, Jakarta: Salemba Empat: 2002.
Malthis, L. Robert. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku dua, Jakarta : Salemba empat:2002.
Simamora , Henry. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jilid Dua, Cetakan Pertama, Jakarta: Salemba Empat,2000.
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAMA
DEWAN KOMISARIS KOMISARIS UTAMA
KOMITE AUDIT SEKRETARIS
DEWAN KOMISARIS
KETUA DIREKTUR UTAMA SEKRETARIS
AUDITOR SENIOR
AUDITOR YUNIOR
GENERAL MANAGER Divisi Keuangan & Akuntansi
MANAGER
PT. IRA WIDYA UTAMA
GENERAL MANAGER Divisi PT. ASRI CATUR KARYA
