RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMAK UNTUNG SUROPATI SIDOARJO
KERJA PRAKTEK
Nama
: Achmad Fadli Raharja
NIM
: 07.39010.0039
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
STIKOM
x
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Gambaran Umum SMAK Untung Suropati Sidoarjo ... 7
2.2 Sejarah Sekolah ... 7
2.3 Struktur Organisasi ... 8
2.4 Job Description (Organisasi SMAK Untung Suropati) ... 9
2.5 Struktur Organisasi perpustakaan ... 11
STIKOM
xi
BAB III LANDASAN TEORI ... 16
3.1 Sistem Informasi ... 16
3.2 Analisis Sistem ... 16
3.3 Perpustakaan ... 17
3.4 Jenis – Jenis Perpustakaan ... 17
3.5 Konsep Dasar Sistem informasi ... 19
3.6 Sistem Aplikasi Komputer berbasis web ... 19
3.7 Microsoft Visual Studio 200520 ... 20
3.8 Database ... 21
3.9 System Flow ... 22
3.10 ERD ... 17
3.11 Interaksi Manusia dan Komputer ... 17
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 29
4.1 Analisa Sistem ... 30
4.2 Desain Sistem ... 31
4.2.1 Doc Flow Manual ... 31
4.2.2 Dokumen I/O ... 32
4.2.3 System Flow ... 36
4.2.4 Context Diagram ... 43
4.2.5 HIPO ... 44
4.2.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan ... 45
4.2.7 DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan ... 47
4.2.8 DFD Level 2 Sistem Informasi Perpustakaan ... 50
4.2.9 Entity Relationship Diagram ... 52
STIKOM
xii
4.2.10 Struktur Tabel ... 56
4.2.11 Desain Input Output ... 62
4.3 Implementasi Sistem ... 70
4.3.1 Sistem yang di gunakan ... 70
4.3.2 cara setup program ... 70
4.3.3 Penjelasan Pemakaian Program Dekstop ... 74
4.3.4 Form Master ... 75
4.3.5 Form Transaksi ... 83
4.3.5 Laporan ... 89
STIKOM
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Anggota ... 56
Tabel 4.2 Tabel Kategori ... 57
Tabel 4.3 Tabel Koleksi ... 57
Tabel 4.4 Tabel Pendaftaran ... 58
Tabel 4.5 Tabel Pemesanan ... 58
Tabel 4.6 Tabel Peminjaman ... 59
Tabel 4.7 Tabel Pengembalian ... 59
Tabel 4.8 Tabel Detil Pendaftar ... 60
Tabel 4.9 Tabel detil Pemesanan ... 60
Tabel 4.10 Detil Peminjaman ... 61
Tabel 4.11 Tabel detil Pengembalian ... 61
STIKOM
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo SMAK Untung Suropati ... 8
Gambar 2.2 Struktur Organisasi SMAK ... 8
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 14
Gambar 3.1 Terminator ... 22
Gambar 3.2 Manual Operation ... 23
Gambar 3.3 Document ... 23
Gambar 3.4 Process ... 23
Gambar 3.5 Database ... 23
Gambar 3.6 Decision ... 24
Gambar 3.7 Manual Input ... 24
Gambar 3.8 Off-Line Storage ... 24
Gambar 3.9 On-Page Referance ... 25
Gambar 3.10 Off-Page referance ... 25
Gambar 3.11 Paper Tape ... 25
Gambar 4.1 Buku peminjaman ... 31
Gambar 4.2 Buku pengembalian ... 33
Gambar 4.3 Dokumen Flow Peminjaman ... 34
Gambar 4.4 Dokument Flow Pengembalian ... 35
Gambar 4.5 Sistem flow Pendaftaran ... 37
Gambar 4.6 Sistem Flow Pemesanan Koleksi ... 38
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman koleksi ... 39
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Koleksi ... 41
STIKOM
xv
Gambar 4.3 Dokumen Flow Peminjaman ... 34
Gambar 4.4 Dokument Flow Pengembalian ... 35
Gambar 4.5 Sistem flow Pendaftaran ... 37
Gambar 4.6 Sistem Flow Pemesanan Koleksi ... 38
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman koleksi ... 39
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Koleksi ... 41
Gambar 4.9 Context Diagram ... 43
Gambar 4.10 HIPO ... 44
Gambar 4.11 DFD Level 0 ... 46
Gambar 4.12 DFD Level 1 Sub Mantenance data Master ... 47
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi ... 48
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Maintenance Laporan ... 49
Gambar 4.15 DFD Level 2 Sub Pendaftaran... 50
Gambar 4.16 DFD Level 2 Sub Pemesanan ... 50
Gambar 4.17 DFD Level 2 Sub Peminjaman ... 51
Gambar 4.18 DFD Level 2 Sub Pengembalian ... 51
Gambar 4.19 DFD Level 2 Sub Perhitungan Denda ... 52
Gambar 4.20 CDM ... 54
Gambar 4.21 PDM ... 55
Gambar 4.33 Form Login ... 62
Gambar 4.34 Form Anggota ... 63
Gambar 4.35 Kartu Anggota ... 63
Gambar 4.36 Form Kategori ... 64
Gambar 4.37 Form Koleksi ... 64
STIKOM
xvi
Gambar 4.38 Form Pemesanan ... 65
Gambar 4.39 Form Peminjaman ... 65
Gambar 4.40 Form Pengembalian ... 66
Gambar 4.41 Laporan data Angota ... 67
Gambar 4.42 Laporan Peminjaman ... 67
Gambar 4.43 Laporan Pengembalian ... 68
Gambar 4.44 Laporan Denda ... 68
Gambar 4.45 Bukti Denda ... 69
Gambar 4.46 Tampilan add or remove program ... 71
Gambar 4.47 Tampilan Halaman Awal Instalas... 72
Gambar 4.48 Tampilan Select Installation Folder ... 72
Gambar 4.49 Tampilan Browse Folder Directory ... 73
Gambar 4.50 Tampilan Confirm Installation ... 73
Gambar 4.51 Tampilan Installation Complete ... 74
Gambar 4.52 Tampilan Menu Login ... 74
Gambar 4.53 Tampilan Menu Utama ... 75
Gambar 4.54 Form Master Anggota ... 76
Gambar 4.55 Kartu Anggota ... 77
Gambar 4.56 Kwitansi Pembayaran ... 77
Gambar 4.57 Tampilan Editing Form Anggota ... 78
Gambar 4.58 Form Master Kategori ... 80
Gambar 4.59 Form Lihat Koleksi dari Kategori ... 81
Gambar 4.60 Form Master Koleksi ... 82
Gambar 4.61 Form Pemesanan ... 84
STIKOM
xvii
Gambar 4.62 form Peminjaman ... 85
Gambar 4.63 Form Cari Anggota ... 86
Gambar 4.64 Form Cari Koleksi ... 86
Gambar 4.65 Form Pengembalian ... 87
Gambar 4.66 Form Cari Anggota ... 88
Gambar 4.67 Form Cari Koleksi ... 88
Gambar 4.68 Bukti Denda ... 89
Gambar 4.69 Laporan Data Anggota ... 90
Gambar 4.70 Laporan Pemesanan ... 91
Gambar 4.71 Laporan Peminjaman ... 92
Gambar 4.72 Laporan Pengembalian... 93
Gambar 4.73 Laporan Denda ... 94
STIKOM
Vii
ABSTRAK
Kemajuan teknologi telah membuat manusia memasuki suatu era baru yaitu era informasi, yang menuntut segala sesuatunya berjalan dengan cepat dan efektif. Dengan kemajuan teknologi saat ini menjadikan manusia berfikir kembali bagaimana caranya agar segala sesuatunya yang berhubungan dengan teknologi dapat berjalan efektif dan efisien.
Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo menyebabkan kesulitan dalam melakukan pengolahan data registrasi anggota baru, peminjaman dan pengembalian yang dilakukan oleh perpustakaan, serta pemesanan koleksi pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia (human error) dan ketidak akuratan data yang dihasilkan karena semua pengolahan data registrasi, pemesanan, peminjaman dan pengembalian koleksi masih dilakukan dengan proses yang masih manual.
Melihat pada permasalahan yang ada pada perpustakaan SMAK Untung
Suropati Sidoarjo maka bagian perpustakaan memerlukan sebuah sistem informasi perpustakaan berbasis computer agar dapat membantu semua proses bisnis yang dilakukan oleh perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada, karena sistem yang terkomputerisasi dapat merubah pekerjaan yang tadinya dilakukan secara manual dapat berubah secara cepat, tepat, akurat.
Kata Kunci : Pemesanan, Peminjaman, pengembalian, Perpustakaan
STIKOM
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan faktor penting di dalam penunjang transformasi antara sumber ilmu (koleksi) dengan pencari ilmu (pengunjung). Perpustakaan juga sering disebut jantung dari sekolah dimana di dalamnya terdapat kumpulan koleksi, majalah, koran yang disusun berdasarkan sistem tertentu yang digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi masyarakat khususnya para siswa dan guru di SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Hal ini disebabkan peranan perpustakaan sangatlah penting dalam usaha dan upaya menunjang civitas akademik yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas dan kuantitas suatu lembaga pendidikan. Penggunaan teknologi informasi dalam lingkup perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses transaksi yang terjadi akan menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan informasi yang terintegrasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan-kemudahan dalam melakukan semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya proses pendaftaran anggota baru, pemesanan koleksi, peminjaman koleksi dan pengembalian koleksi perpustakaan.
Penerapan sistem basis data di perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo yang masih menggunakan sistem manual yang semua proses
STIKOM
transaksinya ditulis pada kertas. sehingga menimbulkan beberapa permasalahan di karenakan (human error)seperti:
1. Kesalahan pada proses peminjaman buku yang mana buku yang di pinjam oleh siswa tidak sesuai dengan buku yang tercatat dalam buku peminjaman 2. Kesalahan pada penulisan nama siswa peminjam, nama siswa tertukar
dengan siswa lainnya pada saat pencatatan ke dalam buku peminjaman 3. Sebagian koleksi buku yang ada di perpustakaan tidak tercatat ke dalam
buku peminjaman
Berdasarkan pada permasalahan di atas, maka dibuatlah sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo yang dapat memberikan kemudahan terhadap pengguna dan membuat fitur-fitur untuk memenuhi kebutuhan petugas perpustakaan. Dengan adanya aplikasi perpustakaan yang terkomputerisasi ini, diharapkan dapat mengatasi permasalahan dan menambah nilai guna terhadap perpustakaan di SMAK Untung Suropati Sidoarjo, terutama bagi petugas perpustakaan dalam pengolahan data transaksi yang terjadi seperti pendaftaran anggota baru, pemesanan, peminjaman dan pengembalian koleksi serta dalam pembuatan laporan-laporan tiap periodiknya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu perumusan masalah yaitu bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan berbasis desktop yang terintegrasi, serta dapat menghasilkan laporan-laporan yang sesuai kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna.
STIKOM
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati sebagai berikut :
1. Sub Sistem informasi pendaftaran anggota
Sistem ini menampilkan data yang harus di isi oleh calon anggota baru secara offline.
2. Sub Sistem Informasi Koleksi
Transaksi ini menampilkan data koleksi baik itu offline sehingga anggota perpustakaan dapat mengetahui koleksi yang tersedia.
3. Sub Sistem Informasi Pemesan, Peminjaman dan Pengembalian 1. Transaksi pemesanan koleksi secara offline
2. Transaksi peminjaman yang dilakukan anggota yang harus datang langsung ke perpustakaan.
3. Transaksi pengembalian koleksi
Transaksi pengembalian koleksi dan denda jika mengalami keterlambatan saat pengembalian.
4. Sistem Informasi Laporan
Laporan yang terdapat pada aplikasi ini adalah :
4.1 Pembuatan kartu anggota perpustakaan 4.2 Laporan data anggota
4.3 Laporan pemesanan 4.4 Laporan peminjaman 4.5 Laporan pengembalian 4.6 Laporan denda
STIKOM
4.7 Bukti denda
1.4 Tujuan
Sistem ini dibuat untuk merancang bangun sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo secara terkomputerisasi sehingga dapat memperoleh informasi tentang data-data koleksi perpustakaan, transaksi pendaftaran anggota, pemesanan, peminjaman dan pengembalian koleksi serta mendapatkan laporan secara tepat, cepat dan akurat.
1.5 Manfaat
1. Bagi Kepala Sekolah
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi kepala sekolah adalah agar kepala sekolah dapat meninjau data kunjungan dan keaktifan siswa untuk mengunjungi perpustakaan. Sehingga dapat menilai
antusiasme siswa dalam belajar, dan mengambil kebijakan-kebijakan bagi sekolah yang dipimpinnya.
2. Bagi Perpustakaan
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi perpustakaan adalah agar dapat memonitor dan menjaga koleksi perpustakaan agar tidak hilang.
3. Bagi Petugas Perpustakaan
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi petugas perpustakaan adalah dapat memudahkan pekerjaan mereka dalam mencatat peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan.
4. Manfaat bagi pengunjung perpustakaan
STIKOM
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi pengunjung perpustakaan adalah dapat meningkatkan pelayanan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, serta dapat memudahkan pengunjung untuk mencari koleksi yang diinginkan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
menjelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi perpustakaan, perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya,
tujuan dari pembangunan sistem informasi perpustakaan, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan perpustakaan.
BAB II : GAMBARAN UMUM
perusahaan menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktu rorganisasi perpustakaan tersebut.
BAB III : LANDASAN TEORI
berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi, variabel-variabel dalam sistem perpustakaan, Entity Relationship Diagram (ERD), system flow, Data Flow Diagram (DFD), program
STIKOM
penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.
BAB IV : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi System Flow, Context Diagram, HIPO, Data Flow Diagram ( DFD ), Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Database dan
Physical Database, dan pembahasan membahas tentang sistem yang
digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga
menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini BAB V : PENUTUP
Berisi Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop, aplikasi web, atau aplikasi mobile.
STIKOM
7
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1Gambaran Umum SMAK Untung Suropati Sidoarjo
SMAK Untung Suropati Sidoarjo beralamat di Jln Untung Suropati No 33 .
terhitung tanggal 1 September 2012 SMAK Untung Suropati Sidoarjo terdapat
kurang lebih sekitar 1570 siswa yang terbagi menjadi beberapa kelas yaitu untuk
kelas X terbagi menjadi dua belas kelas, kelas XI terbagi menjadi empat kelas
IPA, lima kelas IPS, dan kelas XII terbagi menjadi enam kelas IPA dan tujuh
kelas IPS. SMAK Untung Suropati Sidoarjo memiliki fasilitas Ruang guru yang
cukup besar, Laboratorium IPA, Laboratorium Komputer, Laboratorium Bahasa,
Ruang Kesenian, Lapangan Olahraga, Kantin, Koperasi Siswa. Suasana SMAK
Untung Suropati Sidoarjo sangat sejuk, sehingga membuat proses belajar
mengajar menjadi lebih nyaman. Suasana belajar yang nyaman sangat membantu
siswa untuk memperoleh prestasi di sekolah maupun di luar sekolah.
2.2Sejarah Sekolah
SMAK Untung Suropati Sidoarjo (sering disebut SMAKUSDA atau Unsur)
adalah sebuah Sekolah Menengah Atas di Sidoarjo, Jawa Timur, Indonesia.
berada dalam naungan Yayasan Yohanes Gabriel dan merupakan satu-satunya
SMA Katolik di pusat kota Sidoarjo. Terletak di Jl. Untung Suropati 33,
berseberangan dengan SMPN 5 Sidoarjo. SMA ini didirikan pada tahun 1968
Sampai saat ini,
STIKOM
Gambar 2.1 Logo SMAK Untung Suropati Sidoarjo
Sumber : SMAK Untung Suropati Sidoarjo
2.3Struktur Organisasi SMAK Untung Suropati Sidoarjo
Di dalam organisasi SMAK Untung Suropati Sidoarjo ini terdapat beberapa
bagian atau departemen yang menangani semua kegiatan yang ada di organisasi
ini. Semua bagian bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti pada
gambar 2.2
YAYASAN DIKNAS
INSTITUSI PASANGAN
KOMITE SEKOLAH KEPALA SEKOLAH
Drs. SUMANTRI, MM
KABAG. KEUANGAN
ETY SULISTYAWATI
KABAG. UMUM
MOCH. TAROM
WAKASEK KESISWAAN
HADI SUKIYANTO, S.Pd, MM
WAKASEK SARANA DAN PRASARANA
INTIWATI, S.Pd
WAKASEK KURIKULUM
SITI AISYAH, S.Pd
WAKASEK HUMAS
M. SUHERMANTO, S.Pd
BK
Dra. Sri Widyawati
EKSTRA KURIKULER
HERI PRASETYO, S.Pd, MM
LAB.UMUM
IWAN DILIANTO, S.Psi
KEPALA PERPUSTAKAAN
OSY DIANAWATI, A.Md
KA.JUR.IPA
SRI RETNO PUJI, S.Pd
KA.JUR.IPS
Drs. ZAENAL MUSTOFA
KA.JUR.BAHASA
WALI KELAS
SISWA LAB. JURUSAN
SETYO NUGROHO, ST
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
Sumber : SMAK Untung Suropati Sidoarjo
STIKOM
2.4Job Description (Organisasi SMAK Untung Suropati)
1. Kepala Sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengkordinasi, mengawasi dan mengevaluasi semua kegiatan
pendidikan di sekolah dengan rincian sebagai berikut :
a. Program tahunan, semester berdasarkan kalender pendidikan.
b. Jadwal pertahun, semester termasuk penetapan jenis mata pelajaran dan
pembagian tugas guru.
c. Program satuan pelajaran berdasarkan kurikulum.
d. Pelaksanaan jadwal satuan pelajaran(teori dan praktek) menurut alokasi
yang telah ditetapkan berdasarkan kalender pendidikan.
e. Pelaksanaan ulangan / tes / hasil evaluasi belajar untuk kenaikan dan UAN
/ UAS.
f. Penyusunan norma kenaikan kelas.
g. Penetapan kenaikan kelas.
h. Laporan kemajuan hasil belajar murid / siswa.
i. Penetapan dalam peningkatan proses belajar mengajar.
j. Mengatur kegiatan administrasi.
2. Wakasek Urusan Sarana – Prasarana
Tugas waksek urusan sarana-prasarana adalah :
a. Membantu kepala sekolah serta mewakili kepala sekolah urusan kedalam
maupun keluar jika kepala sekolah berhalanggan.
b. Menginventarisasi sarana dan prasarana.
c. Pendayagunaan sarana dan prasarana.
STIKOM
d. Memelihara sarana dan prasarana.
e. Mengurusi administrasi kepegawaian sarana dan prasarana.
f. Membantu tata usaha merencanakan kebutuhan sekolah yang berhubungan
dengan laboratorium dan perpustakaan.
g. Membantu tata usaha mengevaluasi keadaan kas sekolah.
h. Mengerjakan pekerjaan insidental lainny
3. Wakasek Urusan Kurikulum
Tugas wakasek urusan kurikulum adalah
a. Membantu kepala sekolah serta mewakili kepala sekolah urusan kedalam
maupun keluar jika kepala sekolah berhalanggan.
b. Memperoleh sistem kredit, program semester dan pengembangan program
jurusan.
c. Menyusun jadwal kegiatan sekolah.
d. Menyusun pembagian tugas kegiatan guru.
e. Menyusun jadwal sekolah.
f. Kegiatan belajar – mengajar.
g. Penilaian.
h. Kegiatan Kurikuler.
i. Perlengkapan program semester dan tahunan.
j. Mengkoordinasi tugas wali kelas.
k. Melengkapkan format kerja.
l. Keuangan.
m.Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala.
n. Mengerjakan pekerjaan insidental lainnya.
STIKOM
4. Wakasek Urusan Kesiswaan
Tugas wakasek urusan kesiswaan adalah :
a. Membantu kepala sekolah serta mewakili kepala sekolah urusan kedalam
maupun keluar jika kepala sekolah berhalanggan.
b. Merencanakan dan melaksanakan penerimaan siswa baru.
c. Mengkoordinasi kegiatan ekstrakulikuler.
d. Melaksanakan bimbingan, pengarahan, pengendalian kegiatan siswa atau
OSIS dalam rangka menegakkan kedisiplinan dan tata tertib sekolah.
e. Memeberi pengarahan dalam memilih kepengurusan OSIS / IRM.
f. Membina pengurus dalam berorganisasi.
g. Melaksanakan pembinaan siswa secara berkala dan insidental.
h. Mmemilih calon penerima bea siswa bagi siswa yang berprestasi.
i. Pertemuan-pertemuan dengan sekolah dan instasi lain.
j. Memperingati hari-hari besar islam dan nasional.
k. Bertanggung jawab keuangan OSIS/IRM, pramuka dan majalah kalam.
l. Mengorganisasikan kegiatan PMR, LPIR, dan KIR.
m.Mengerjakan pekerjaan insidental lainnya.
5. Wakasek Urusan Hubungan Masyarakat
Wakasek urusan hubungan masyarakat adalah :
a. Membantu kepala sekolah serta mewakili kepala sekolah urusan kedalam
maupun keluar jika kepala sekolah berhalanggan.
b. Membantu kegiatan ekstrakulikuler.
c. Membantu pengurus OSIS dalam berorganisasi.
STIKOM
d. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan oramg tua
murid.
e. Membina hubungan antara sekolah dengan BP3.
f. Mengkordinasi hubungan antara sekolah dengan lembaga pemerintah
dunia usaha dan lembaga sosial lainnya (kemah terpadu).
g. Mengembangkan informasi tentang keadaan sekolah kepada masyarakat
lingkunggannya melalui brosur PBM, stiker kegiatan dan lain-lain.
h. Mengkoordinasi pertemuan-pertemuan dengan sekolah lain / instasi lain.
i. Memperingati hari-hari besar islam dan nasional.
j. Menyusun laporan pengembangan antar sekolah dan masyarakat.
k. Mengerjakan pekerjaan insedintal lainnya.
6. Bimbingan Konseling(BK)
Tugas bimbingan konseling adalah :
a. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan penyuluhan yang
meliputi waktu kegiatan, metode bimbingan dan penyuluhan, peralatan dan
biaya teknik pengolahan data hasil bimbingan.
b. Koordinasi dengan wali kelas, guna pertanggung jawaban bidang
pembinaan kesiswaan dan orang tua / wali murid.
c. Merekap laporan siswa per satu minggu.
d. Menyusun dan melaksanakan program kerja sama dengan instasi lain yang
relevan baik perintah maupun badan penyuluhan.
e. Mengevaluasi pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan.
f. Menyusun statistik hasil evaluasi bimbingan dan penyuluhan.
g. Menyusun, memberi saran pertimbangan dalam penilaian jurusan siswa.
STIKOM
7. Guru
Tugas guru adalah :
a. Bertanggung jawab atas proses blajar mengajar kepada siswa.
b. Bertanggungjawab atas membuat image sekolah dari sisi prestasi siswa.
8. Siswa
Bertanggung jawab atas sikap dan perilaku siswa untuk sekolah.
2.5 Struktur Organisasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan
STIKOM
2.6Job Description (perpustakaan)
1. Kepala Sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas mengevaluasi semua kegiatan di
perpustakaan yang di dapat dari laporan dari bagian koordinator
2. Koordinator
Koordinator mengorganisasikan, mengarahkan, mengkordinasi,
mengawasi dan mengevaluasi kinerja pustakawan, aliran dana dari tata
usaha
3. Pustakawan
Pustakawan mempunyai tugas mengatur kegiatan dan mengawasi kegiatan
yang di lakukan siswa di perpustakaan yang kemudian di laporkan kepada
kepala sekolah
4. Tata Usaha
Tata usaha mempunyai tugas memberikan bantuan dana kepada
perpustakaan yang di lakukan secara periodik guna menambah koleksi
perpustakaan
STIKOM
16
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi
Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu
antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat
terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data,
data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan
informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana
mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah
suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan
untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran
perusahaan. (Joseph W. Wilkinson, 1993:3-4)
3.2 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan
yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap
perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
STIKOM
3.3 Perpustakaan
Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk
menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan
tertentu dan digunakan pembaca bukan untuk dijual ( Sulistyo, Basuki ; 1991:9-10).
Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun,
di zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa
buku-buku, tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di
perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu
diorganisir, disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita
dengan mudah dapat menemukannya.
Dengan memperhatikan keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa
perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan
pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat digunakan oleh pemakainya sebagai
sumber informasi. ( Sugiyanto; 2003: 15 )
3.4 Jenis – Jenis Perpustakaan
Menurut buku (Sugiyanto; 2003: 20-25) yang saya kutip Jenis – jenis
perpustakaan yang ada dan berkembang di Indonesia menurut penyelenggaraan dan
tujuannya dibedakan menjadi :
1. Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital adalah perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau
mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di perpustakaannya secara
menyeluruh. contohnya : buku atau informasi dalam format electiric book, piringan,
pita magnetik, CD atau DVD rom.
STIKOM
2. Perpustakaan Nasional
Perpustakaan nasional adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND)
yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota Negara.
3. Perpustakaan Kabupaten/Kota
Perpustakaan kota adalah ;embaga teknis daerah bidang perpustakaan yang
diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten/kota, yang mempunyai tugas
pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten/kota serta
melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum.
4. Perpustakaan Umum
Perpustakaan yang ada di bawah lembaga yang mengawasinya. Perpustakaan
umum terbagi atas :
a. Perpustakaan umum kecamatan, adalah perpustakaan yang berada di kecamatan
sebagai cabang layanan perpustakaan kabupaten/kota yang layanannya
diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing-masing.
b. Perpustakaan umum desa adalah perpustakaan yang berada di desa sebagai
cabang layanan Perpustakaan kabupaten/kota yang layanannya diperuntukkan
bagi masyarakat di desa/kelurahan masing-masing.
5. Perpustakaan lembaga Pendidikan
Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga pendidikan (SD, SMP, SMA,
PT, dan LSM). Contohnya : perpustakaan Universitas. Pada perpustakaan tingkat PT,
perpustakaan dapat dibagi kembali menjadi dua, yaitu : perpustakaan pusat dan
perpustakaan tingkat fakultas.
STIKOM
6 . Perpustakaan Pribadi
Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi sendiri dan dipergunakan dalam
ruang lingkup yang kecil. Contohnya : Perpustakaan keluarga.
3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima
data sebagai masukan/input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur
data dan akhirnya memperoleh informasi/output. (Jogiyanto, 2006:3).
Sistem informasi manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem dengan
penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang
dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang
sehingga akan dihasilkan informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan berupa
laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses
sistem informasi, seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai
menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari
sistem informasi yang dikerjakan (McLeod, 2008:7).
Komputer sebagai suatu sarana penunjang memiliki pula keterbatasan, karena
hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program atau instruksi yang
diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih tetap penting yaitu sebagai
pengendali atas pengolahan data yang dilakukan komputer.
3.6 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web
Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan
program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts
framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan menjadi
satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web container.
STIKOM
Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka terletak dalam
sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka bergantung satu dengan
yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung.
3.7 Microsoft Visual Studio 2005
Microsoft Visual Studio merupakan bahasa pemrograman yang bersifat
event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual
untuk membuat program aplikasi berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan
menggunakan model pemrograman Common Object Model (COM). Visual Basic
merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan pengembangan aplikasi
komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data menggunakan Data
Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX Data Objects
(ADO), serta menawarkan pembuatan konsol ActiveX dan objek ActiveX. Beberapa
bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting
Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang
berbeda. Visual Basic.Net (VB.Net) merupakan pengembangan dari bahasa
pemrograman Visual Basic sebelumnya yaitu Visual Basic 6.(Suryo Ario, 2007: 2-4)
Beberapa keunggulan Visual Basic.Net dengan Visual Basic sebelumnya, yaitu:
1. Menyederhanakan Deployment
Visual Basic.Net mengatasi masalah seputar deployment dari aplikasi
berbasis Windows, yaitu “DLL HELL” dan registrasi COM (Component Object
Model), sehingga dapat mempermudah deployment aplikasi yang berbasis Windows.
2. Menyederhanakan Pengembangan Perangkat Lunak
Visual Basic.Net memiliki fitur compiler yang bekerja secara real¬-time dan
daftar task untuk penanganan kesalahan atau bug program sehingga pengembang
dapat menangani secara langsung kesalahan program yang terjadi.
STIKOM
3. Mendukung Object Oriented Programming (OOP)
Dalam Visual Basic.Net, dapat dibuat kode dalam class yang menggunakan
secara penuh konstruksi berbasis objek. Class tersebut memiliki sifat re-usable atau
dapat digunakan kembali. Visual Basic.Net memiliki fitur bahasa pemrograman
berbasis objek termasuk implementasinya secara penuh, diantaranya sebagai contoh
adalah konsep inheritance atau pewarisan, encapsulation atau pembungkusan, dan
polymorphism atau banyak bentuk.
4. Mempermudah Migrasi dari Visual Basic 6 ke Visual Basic.Net 2005
Interopability Common Object Model menyediakan komunikasi dua arah
antara aplikasi Visual Basic 6 dengan Visual Basic.Net 2005. Wizard upgrade pada
Visual Basic.Net 2005 memungkinkan pengembang dapat melakukan migrasi lebih
dari 95% kode Visual Basic 6 menjadi kode Visual Basic.Net 2005
Budiharto (2006:1) menyebutkan, “Visual Basic.Net 2005 adalah bahasa
pemrograman terbaru yang memudahkan programmer Visual Basic 6 beralih ke
Visual Basic.Net 2005”.
3.8 Database
Menurut Yuswanto (2005:17), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:7), database adalah suatu susunan/kumpulan data
operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan
disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan
komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakainya.
STIKOM
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.9 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab
terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998:7).
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah
desain dari sistem, diantaranya adalah:
a. Terminator
Merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan
proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Bentuk
dari terminator adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Terminator
b. Manual Operation
Digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa
menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual).
Bentuk simbolnya adalah:
STIKOM
Gambar 3.2 Manual Operation
c. Document
Merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, memo,
maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan dalam
simbol berikut:
Gambar 3.3 Document
d. Process
Adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Process disimbolkan dengan gambar:
Gambar 3.4 Process
e. Database
Digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat terkomputerisasi.
Simbol dari database adalah sebagai berikut:
Gambar 3.5 Database
STIKOM
f. Decision
Merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari
suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika
ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.6 Decision
g. Manual input
Digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database melalui keyboard.
Manual input digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.7 Manual Input
h. Off-line storage
Merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan database, dimana
media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih dikenal
dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.8 Off-Line Storage
STIKOM
i. On-page reference
Digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem
apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya.
Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:
Gambar 3.9 On-Page Referance
j. Off-page reference
Memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference, karena simbol ini
hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang
berbeda. Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.10 Off-Page referance
k. Paper tape
Merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran
jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada
sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:
Gambar 3.11 Paper Tape
STIKOM
3.10 Entity Relational Diagram (ERD)
Menurut (Wirda Hanum,2011: 4) Entity Relationship Diagram adalah suatu
bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinyaakan dipakai sebagai
kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk
menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat
hubungan intensitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan –
kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. Sebuah ERD memiliki beberapa jenis
model yaitu :
a. Conceptual Data Model (CDM)
Merupakan model yang universal dan dapat menggambarkan semua struktur
logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan
struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.
b. Physical Data Model (PDM)
Merupakan model ERD yang telah mengacu pada pemilihan software DBMS
yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda dikarenakan oleh struktur tipe database
yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.
ERD memiliki 4 jenis objek, yaitu :
a. Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang
dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling
ketergantungan.
b. Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau
karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen
atau data field.
STIKOM
c. Key
Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah
diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat
diidentifikasikan nilai – nilai yang terkandung dalam elemen - elemen data
lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen
data kunci (key).
d. Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang
mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :
a. One to One Relationship
Hubungan satu entity dengan entity yang lain.
b. Many to Many Relationship
Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu
berbanding banyak.
3.11 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang
studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua
belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi,
implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta
studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan usability
adalah sebagai berikut :
1. User centered design
yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain.
2. Participative design
STIKOM
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain
yang mudah dioperasikan.
3. Iterative design
Pembuatan desain, testing hingga penilaiannya dan pendesainan ulang
memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal,
simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari
”ahli” disekitarnya, misal :
a. online : spesifikasi bantuan konten desain.
b. offline : customer service.
STIKOM
29
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Berdasarkan hasil analisis Sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo, proses pendataan data-data master seperti koleksi buku, data anggota, data kategori buku, maupun data penerbit masih dilakukan dengan cara manual yaitu menggunakan buku untuk mencatat koleksi buku, daftar anggota, kategori buku, data penerbit yang ada di perpustakaan. Hal ini bisa mengakibatkan kesalahan dalam menentukan tata peletakan buku karena data master tidak dikelola dengan teratur dan dampaknya letak buku tidak bisa dicari dengan mudah. Begitu juga dengan proses peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, pemesanan koleksi, alat masih dilakukan dengan menggunakan catatan-catatan yang memungkinkan terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia seperti tidak validnya data pembayaran denda, tidak validnya data pemesanan koleksi. Sistem yang sedang berjalan saat ini pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo, di temukan kekurangan yaitu kurangnya monitoring terhadap maintenance data master serta kurang akuratnya laporan yang dihasilkan oleh transaksi peminjaman dan perpanjangan, pengembalian dan denda, pendaftaran anggota baru maupun pemesanan koleksi.
Hal ini berakibat pada ketidaksesuaian laporan-laporan yang dihasilkan oleh transaksi-transaksi yang ada pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo tiap periodiknya. Kekurangan lain yang kerap kali terjadi pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo adalah sulitnya anggota dalam mencari koleksi yang akan dipinjam pada perpustakaan, karena pendataan koleksi tidak disertai dengan klasifikasi tertentu dan tanpa adanya penomoran atau
STIKOM
pengkodean untuk buku-buku koleksi yang ada pada perpustakaan. Mengacu pada permasalahan yang ada, perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo membutuhkan Sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi agar setiap rutinitas pekerjaan yang dilakukan pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada untuk lebih jelasnya,dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini :
4.1 Analisa Sistem
Sistem yang diperlukan oleh perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo adalah sebuah Sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada diperpustakaan secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat. bagi admin perpustakaan Sistem ini berguna dalam proses maintenance data master, seperti master koleksi, master kategori, maupun master anggota. Bagi petugas perpustakaan Sistem ini berguna dalam memudahkan dan mempercepat penanganan proses transaksi pendaftaran anggota baru, pemesanan, peminjaman dan perpanjangan maupun pengembalian dan denda sehingga membantu petugas perpustakaan dalam mengambil keputusan secara cepat, tepat, dan akurat. Bagi anggota mempermudah dalam melakukan transaksi pencarian buku, mengisi data kunjungan anggota, pemesanan buku sehingga informasi mengenai buku yang akan dipinjam akan lebih cepat , tepat dan akurat. Sedangkan bagi kepala perpustakaan adalah memudahkan dalam hal mengecek ataupun mengetahui laporan-laporan yang dihasilkan dalam setiap proses transaksi yang dihasilkan di perpustakaan
STIKOM
4.2 Desain Sistem
Perancangan Sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada Sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu Sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perncangan mulai dari System Flow, Context Diagram, HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Physical data Model (PDM), DBMS, dan desain input outputnya.
4.2.1 Document Flow Manual
Document Flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada pada perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Semua kegiatan dilakukan secara manual, tujuannya agar segala proses sirkulasi perpustakaan dapat berjalan efektif. Adapun entity pada Document flow antara lain anggota, petugas dan kepala perpustakaan.
STIKOM
4.2.2 Document Input/Output
Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo, terdapat Document input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Document input output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:
a. Buku Peminjaman
Buku peminjaman ini digunakan untuk mencatat transaksi peminjaman koleksi. Petugas perpustakaan akan menuliskan nama peminjam, nomor induk koleksi, judul koleksi, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian dan tanda tangan peminjam. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.1
Gambar 4.1 Buku Peminjaman
STIKOM
b. Buku Pengembalian
Buku pengembalian ini digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian koleksi. Petugas perpustakaan akan menuliskan tanggal pengembalian, tanggal kembali, nama peminjam, judul buku, jumlah denda jika terjadi keterlambatan pengembalian dan tanda tangan peminjam. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.2 Buku Pengembalian
STIKOM
A. Document Flow Peminjaman
Gambar 4.3 Document Flow Peminjaman
Pada gambar 4.3 Document flow peminjaman koleksi dimulai dari anggota menyerahkan kartu pelajar beserta dengan koleksi yang akan dipinjam. Selanjutnya petugas perpustakaan akan mengecek kartu pelajar tersebut, jika tidak sesuai kartu pelajar akan dikembalikan kepada anggota dan tidak boleh meminjam koleksi. Jika sesuai maka petugas akan melakukan pencatatan peminjaman. Setelah proses tersebut selesai maka petugas akan melakukan pembuatan laporan peminjaman rangkap 2. Laporan peminjaman yang pertama akan disimpan sendiri
STIKOM
oleh petugas dan laporan peminjaman yang kedua akan diberikan kepada kepala bagian perpustakaan.
B. Document Flow Pengembalian
Gambar 4.4 Document Flow Pengembalian
Pada gambar 4.4 Document flow pengembalian koleksi dimulai dari anggota menyerahkan koleksi kepada petugas, kemudian petugas melakukan pengecekan pada lidah koleksi (kertas yang ada dibelakang koleksi) apakah terjadi
STIKOM
keterlambatan dalam pengembalian. Jika ada, akan dilakukan perhitungan denda kemudian di lakukan pencatatan pengembalian. Jika tidak terlambat, petugas akan bertanya kepada anggota apakah akan dilakukan perpanjangan, jika “ya” akan dilakukan proses transaksi peminjaman kembali, jika “tidak” akan dilakukan pencatatan pengembalian. Setelah itu petugas akan membuat pembuatan laporan pengembalian rangkap 2. Laporan yang pertama akan diarsip oleh petugas dan laporan yang kedua akan diberikan kepada kepala perpustakaan.
4.2.3 System Flow
System flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo. Semua kegiatan dilakukan secara komputerisasi, tujuannya agar segala proses kegiatan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien dibandingkan dengan Sistem yang lama, yaitu
Sistem proses yang dilakukan manual. Adapun entity pada System flow antara lain calon anggota baru, anggota, petugas dan kepala perpustakaan.
STIKOM
A. System Flow Pendaftaran Anggota Baru
!
!
Gambar 4.5 System flow Pendaftaran
Pada gambar 4.5 System flow pendaftaran anggota baru dimulai dari calon anggota baru mengisi data diri dan kemudian disimpan, kemudian petugas melakukan verifikasi dan selanjutnya dilakukan pembayaran untuk mendapatkan kartu anggota. Dari data anggota yang ada akan dibuatkan laporan data anggota dan selanjutnya akan diberikan kepada kepala perpustakaan.
STIKOM
B. System Flow Pemesanan Koleksi
Gambar 4.6 System Flow Pemesanan Koleksi
Pada gambar 4.6 System flow pemesanan koleksi dimulai dari anggota melakukan login untuk masuk kedalam aplikasi. Setelah masuk anggota dapat mencari data koleksi apa saja yang ada di perpustakaan kemudian memesanx. Selanjutnya petugas akan melakukan pembuatan laporan pemesanan diakhir periode untuk diberikan kepada kepala perpustakaan.
STIKOM
C. System Flow Peminjaman Koleksi
Gambar 4.7 System Flow Peminjaman koleksi
Pada gambar 4.7 System flow peminjaman koleksi dimulai dari anggota menyerahkan kartu anggota kepada petugas, kemudian petugas melakukan
STIKOM
pengecekan Id anggota. Setelah Id anggota dianggap benar selanjutnya petugas menginputkan kode koleksi yang akan di pinjam dan selanjutnya disimpan pada database peminjaman. Selanjutnya petugas akan melakukan pembuatan laporan peminjaman diakhir periode untuk diberikan kepada kepala perpustakaan.
STIKOM
D. System Flow Pengembalian Koleksi
Gambar 4.8 System Flow Pengembalian Koleksi
Pada gambar 4.8 System flow pengembalian koleksi dimulai dari anggota menyerahkan koleksi yang dipinjam, kemudian petugas akan melakukan pengecekan pada database peminjaman. Apabila terjadi keterlambatan maka akan dilakukan pembayaran denda, jika tidak maka petugas akan bertanya kepada
STIKOM
anggota apakah koleksi tersebut diperpanjang atau tidak, jika diperpanjang maka di lakukan proses perpanjangan dan jika tidak akan disimpan pada database pengembalian.Selanjutnya petugas akan melakukan pembuatan laporan pengembalian diakhir periode untuk diberikan kepada kepala perpustakaan.
STIKOM
4.2.4 Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data, menunjukan asal data, dan menunjukan aliran data tersebut. Context diagram Sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo terdiri dari 4 external entity, yaitu calon anggota baru, anggota, petugas dan kepala perpustakaan.
Gambar 4.9 Context Diagram
Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity menunjukan data tersebut merupakan inputan, sedangkan aliran data yang masuk menunjukan output dari sistem informasi perpustakaan.
STIKOM
4.2.5 HIPO (Hierarchical Input Process Output)
[image:53.612.57.563.154.681.2]Gambar 4.10 adalah Hierarchy Input Output dari Sistem informasi perpustakaan pada SMA Muhammadiyah Sidoarjo. Fungsi dari hierarchy Input Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan gambar 4.10
Gambar 4.10 HIPO
STIKOM
4.2.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan
Setelah membuat context diagram dari Sistem Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.7. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama yairtu maintenance data master, transaksi, dan pembuatan laporan, selain itu data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.
STIKOM
Data Koleksi
Pembayaran Denda
Struk Denda Transaksi Pesanan Koleksi
Transaksi Peminjaman Koleksi
Kartu Anggota TRANSAKSI_PENDAFTARAN_ANGGOTA Data Anggota
Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian
Laporan Denda
Laporan Data Anggota
Trans Pemesanan
Trans Perhitungan Denda Trans Pengembalian Trans peminjaman lap Pemesanan Lap Pengembalian Lap denda Lap peminjaman
Lap Data Anggota Data Anggota Data Kategori Data Kategori Data Anggota Data Pemesanan Data Peminjaman Data Pengembalian Laporan pemesanan Data Anggota DAta Koleksi Data Anggota Data Pengembalian Data Peminjaman Data Pemesanan Kwitansi Pembayaran
Transaksi Pengembalian Koleksi
[image:55.612.54.563.69.682.2]Calon Anggota Baru Kepala Perpustaka an Anggota 1 Maintanance Data Master + 2 Transaksi + 3 Laporan + Anggota Koleksi Pemesanan Peminjaman Pengembalian Kepala Perpustaka an Kategori PETUGAS PETUGAS
Gambar 4.11 DFD Level 0
STIKOM
4.2.7 DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan
Pada Gambar 4.12 merupakan DFD Level 1 Sub maintenance data master dari Sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Pada Gambar 4.13 merupakan DFD Level 1 Sub proses transaksi dari Sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi [Trans peminjaman]
[Trans Perhitungan Denda] [Trans Pengembalian]
[Trans Pemesanan]
data pemesanan [Transaksi Pendaftaran Anggota]
Data Koleksi Data pengembalian [Srtuk Denda] [Pembayaran Denda] Data Peminjaman [Data Pengembalian] [Transaksi Pengembalian Koleksi]
[Data Peminjaman] [Transaksi Peminjaman Koleksi]
[Data Pemesanan] [Transaksi Pesanan Koleksi]
Pada Gambar 4.14 merupakan DFD Level 1 Sub proses pembuatan laporan dari Sistem informasi perpustakaan pada SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.1 DFD Level 1 Sub Maintenance Laporan [Lap denda]
[Lap Pengembalian] [Lap peminjaman] [lap Pemesanan]
[Lap Data Anggota]
Data pengembalian [Data Pengembalian] [Data Peminjaman] [Data Pemesanan] [Data Anggota] [Laporan Denda] [Laporan Pengembalian] [Laporan Peminjaman] [Laporan pemesanan] [Laporan Data Anggota]
4.2.8 DFD Level 2 Sistem Informasi Perpustakaan
Pada Gambar 4.15 merupakan DFD Level 2 Sub proses pendaftaran anggota baru dari Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.15 DFD Level 2 Sub Pendaftaran
Pada Gambar 4.16 merupakan DFD Level 2 Sub proses pemesanan koleksi dari Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.16 DFD Level 2 Sub Pemesanan [Kartu Anggota]
[Kwitansi Pembayaran] [Transaksi Pendaftaran Anggota]
[Data Anggota] Data Anggota Data Anggota Calon Anggota Baru Calon Anggota Baru 1 Anggota Calon Anggota Baru 2.1.1 Pengisian formulir 2.1.2 Pembayaran 2.1.3
Cetak Kartu anggota
[Trans Pemesanan]
[Data Pemesanan] [Data Koleksi] [Transaksi Pesanan Koleksi]
Pada Gambar 4.17 merupakan DFD Level 2 Sub proses peminjaman koleksi dari Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.2 DFD Level 2 Sub Peminjaman
Pada Gambar 4.18 merupakan DFD Level 2 Sub proses pengembalian koleksi dari Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.38 DFD Level 2 Sub Pengembalian [Trans peminjaman]
[Data Peminjaman] [data pemesanan] [Transaksi Peminjaman Koleksi]
Data Peminjaman Data Anggota Anggota 4 Peminjaman 3 Pemesanan 2.3.1
Cek ID Anggota
2.3.2
Cek Kode Koleksi
2.3.3 Pencatatan Peminjaman Petugas Pengembalian Data Peminjaman
[Trans Pengembalian] [Data Pengembalian]
[Data Peminjaman] [Transaksi Pengembalian Koleksi]
Anggota 5 Pengembalian 4 Peminjaman Petugas 2.4.1 Pengecekan ID Anggota dan kode
Pada Gambar 4.19 merupakan DFD Level 2 Sub proses perhitungan denda dari Sistem informasi perpustakaan SMAK Untung Suropati Sidoarjo.
Gambar 4.19 DFD Level 2 Sub Perhitungan Denda
4.2.9 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan, dan menDocumenttasikan kebutuhan-kebutuhan untuk Sistem pemrosesan basis data. Entity relationship diagram menyediakan bentuk kerja untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.
Dalam perancangan Sistem ini memiliki beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh Sistem yaitu:
1. Entitas anggota, digunakan untuk menyimpan data anggota beserta berbagai macam atributnya (misal id anggota, nama, dan lain-lain).
2. Entitas kategori, merupakan tabel yang menyimpan data kategori disertai dengan atributnya (misal id kategori, nama kategori, dan lain-lain).
[Trans Perhitungan Denda]
3. Entitas koleksi, berfungsi sebagai tabel yang menyimpan data koleksi (misal nama koleksi, pengarang, dan lain-lain).
4. Detil pemesanan, digunakan untuk menyimpan data pemesanan koleksi dari anggota.
5. Detil peminjaman, digunakan untuk menyimpan data peminjaman koleksi dari anggota
6. Detil pengembalian, digunakan untuk menyimpan data pengembalian koleksi dari anggota.
STIKOM
A.Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 4.20 merupakan bentuk konsep model database yang digunakan dalam perancangan Sistem. Conceptual data model menggambarkan struktur aliran data dalam basis data.
Gambar 4.20 CDM
B. Physical Data Model (PDM)
Physical data model merupakan implementasi secara fisik dari basis data yang dibuat. Physical data model adalah hasil generate dari bentuk conceptual data model. Pada physical data model dapat dilihat tipe data dari setiap atribut. Bentuk dari physical data model dapat dilihat pada Gambar 4.21.
STIKOM
Gambar 4.21 PDM
4.2.10 Struktur Tabel
Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut:
1. Nama tabel : Anggota
Fungsi : Menyimpan data Data Anggota Primary key : ID anggota
Foreign key : -
Tabel 4.22 Tabel Anggota
2. Nama tabel : Kategori
Fungsi : Menyimpan data Kategori Primary key : Kode Kategori
Foreign key : -
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Id Anggota Char Primary Key
2 Nama Varchar2 NotNull
3 Status Varchar2 NotNull
4 Telepon Varchar2 NotNull
STIKOM
Tabel 4.13 Tabel Kategori
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Kategori Char Primary Key
2 Nama Kategori Varchar NotNull
3. Nama tabel : Koleksi
Fungsi : Menyimpan data koleksi Primary key : Kode Koleksi
Foreign key : Kode Kategori
Tabel 4.24 Tabel Koleksi
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode koleksi Varchar2 Primary Key
2 Kode kategori Char Foreign key dari tabel kategori
3 Nama Koleksi Varchar2 NotNull
4 Pengarang Varchar2 NotNull
5 Penerbit Varchar2 NotNull
6 Tahun Terbit Date NotNull
7 Status Varchar2 NotNull
STIKOM
4. Nama tabel : Pendaftaran
Fungsi : Menyimpan data Data Pendaftaran anggota baru Primary key : ID Pendaftaran
Foreign key : -
Tabel 4.25 Tabel Pendaftaran
5. Nama tabel m Pemesanan
Fungsi : Menyimpan data Pemesanan Primary key : Kode Pemesanan
Foreign key : ID Anggota
Tabel 4.26 Tabel Pemesanan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Pemesanan Varchar Primary Key
2 ID Anggota Char Foreign key dari table anggota
3 Tanggal Pemesanan Date Not null
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Id Pendaftaran Char Primary Key
2 Nama Varchar2 NotNull
3 Status Varchar2 NotNull
4 Telepon Varchar2 NotNull
STIKOM
6. Nama tabel : Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data Peminjaman Primary key : Kode Peminjaman
Foreign key : ID Anggota
Tabel 4.27 Tabel Peminjaman
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Peminjaman Varchar Primary Key
2 ID Anggota Char Foreign key dari table anggota
3 Tanggal Pinjam Date Not null
4 Tanggal Kembali Date Not null
7. Nama tabel : Pengembalian
Fungsi : Menyimpan data Pengembalian Primary key : Kode Pengembalian
Foreign key : ID Anggota dan kode peminjaman Tabel 4.28 Tabel Pengembalian
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Pengembalian Varchar Primary Key
2 ID Anggota Char Foreign key dari table anggota 3 Kode Peminjaman Varchar Foreign key dari table
peminjaman 4 Tanggal Pengembalian Date Not null
STIKOM
5 Denda Number Not null
8. Nama tabel : Detil Pendaftaran
Fungsi : Menyimpan data pendaftaran Primary key : -
Foreign key : ID anggota dan ID Pendaftaran
Tabel 4.29 Tabel Detil Pendaftaran
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Id Anggota Varchar Foreign key dari table pengembalian
2 Id Pendaftaran Varchar Foreign key dari table koleksi
9. Nama tabel : Detil Pemesanan
Fungsi : Menyimpan data pemesanan Primary key : -
Foreign key : Kode Pemesanan dan Kode Koleksi Tabel 4.30 Tabel detil Pemesanan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Pemesanan Varchar Foreign key dari table pengembalian
2 Kode Koleksi Varchar Foreign key dari table koleksi
STIKOM
10.Nama tabel : Detil Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data Detil Peminjaman Primary key : -
Foreign key : Kode Peminjaman dan Kode Koleksi Tabel 4.31 Detil Peminjaman
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Peminjaman Varchar Foreign key dari table peminjaman 2 Kode Koleksi Varchar Foreign key dari table
koleksi
11.Nama tabel : Detil Pengembalian
Fungsi : Menyimpan data Pengembalian Primary key : -
Foreign key : Kode pengembalian dan Kode Koleksi
Tabel 4.32 Tabel detil Pengembalian
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Pengembalian Varchar Foreign key dari table pengembalian
2 Kode Koleksi Varchar Foreign key dari table koleksi
STIKOM
4.2.11 Desain Input Output
Desain Input/Output merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat pada program agar pengguna dapat membayangkan apakah Sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan Sistem pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja sama antara pengguna Sistem dengan pembuat Sistem sehingga Sistem baru yang dibuat ini dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.
1. Form Login
Gambar 4.4 Form Login
Pada Gambar 4.20 merupakan gambar desain input untuk form login. Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam program. User harus menginputkan username dan password yang mereka miliki. Jika username dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program. User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai
