UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN TATA USAHA PTPN III MEDAN
TUGAS AKHIR Diajukan Oleh
SETIAWAN 092101009
DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Tiada kata yang pantas diucapkan selain puji syukur dan terima kasih atas segala Rahmat serta Karunia yang telah diberikan Allah SWT, sehingga penulisan dan penelitian Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan judul “Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staff dan Karyawan PTPN III Medan”. Penulisan Tugas Ahkir ini bertujuan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Diploma (Amd) pada Fakultas Ekonoi Universitas Sumatera Utara.
Didalam melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mengalami keterbatasan dalam pemikiran, hambatan-hambatan baik didalam pengumpulan data maupun menuangkan data-data tersebut kedalam karya ilmiah yaitu tugas akhir. Penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk menambah wawasan kita terhadap peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis selama menempuh kegiatan akademis dan menyelesaikan Tugas Akhir, terutama kepada
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE. M.Si. selaku Sekretaris Program Studi D3-Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak/Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Ir.Aja Abrafan, MM selaku Ketua Bagian Umum PTPN III Medan yang telah memberikan izin Riset/Survey kepada penulis.
6. Kedua Orang Tua penulis, Ayahanda Tusimin dan Ibunda Tercinta Ngatinah beserta seluruh anggota keluargaku, yang tiada henti memberikan nasihat, bimbingan, motivasi doa dengan setulus hati dalam menghadapi setiap detik kehidupan yang penulis jalani, Untuk kalianlah semua kerja keras dan perjuanganku.
7. Eyangku DR.H.Supandi.SH.M.Hum dan Eyang Hj.Ema Sofia Supandi beserta seluruh keluarga, begitu besar jasa yang telah kalian berikan, semoga Allah SWT mencatatnya sebagai Amal Jariah.
8. Sahabta-sahabat seperjuanganku di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara: Defri, Bambang, Madi, Reni, Dewi,Meli, dan teman-teman yang lain. Semoga sukses.
Akhirnya Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
DAFTAR ISI
Kata Pengantar……….……. i
Daftar Isi………... iii
Daftar Gambar……….. v
Daftar Tabel………. vi
BAB I : Pendahuluan A. Latar Belakang Masalah……… 1
B. Perumusan Masalah………... 3
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian………... 3
D. Sistematika Penelitian….……….…. 4
1. Jadual Penelitian……….…. 4
2. Laporan Penelitian………... 4
BAB II : Profil Perusahaan A. Sejarah Singkat Perusahaan...………..……….…... 6
B. Uraian Tugas………. 9
C. Struktur Organisasi Perusahaan……….……… 19
D. Rekapitulasi Karyawan PTPN III (Persero)……….………... 20
E. Bentuk-bentuk dan Pola Komunikasi………. 21
F. Proses Komunikasi………. 27
G. Peranan Komunikasi……….. 34
H. Faktor-Faktor Penghambat dalam Komunikasi………….………… 36
J. Sistem Komunikasi yang di Terapkan pada PTPN III (Persero)…...39
BAB III : Analisi dan Evaluasi………. 43
BAB IV : Kesimpulan dan Saran………. 49
A. Kesimpulan………. 49
B. Saran……… 50 DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dengan semakin berkembangnya kebutuhan akan informasi dewasa ini, maka peranan komunikasi juga dirasakan penting. Informasi sebagai produk dari komunikasi akan sangat bermanfaat dalam pelaksanaan kerja bagi anggota perusahaan secara keseluruhan. Suatu komunikasi yang baik dan lancar akan menghasilkan arus informasi yang baik untu kebutuhan para atasan dan karyawan. Sehingga tujuan organisasi/ kantor dapat tercapai. Komunikasi adalah saluran untuk memberi atau menerima, pengaruh mekanisme perubahan, alat untuk mendorong dan mempertinggi motivasi, perantara antara sarana yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya.
tanggung jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya. Dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, salah satu faktor penting bagi pelaksanaan tugas tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan. Namun hal tersebut tidak dapat tercapai begitu saja, karena banyak hambatan yang mungkin saja bisa terjadi dalam proses komunikasi seperti perbedaan dalam persepsi dan bahasa, pendengaran yang buruk, keterlibatan emosional, perbedaan budaya, dan gangguan fisik.
Kantor PTPN III Medan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan kelapa sawit, karet, dan produk-produk turunannya. Dengan demikian berarti perusahaan turut andil dalam memberikan tambahan devisa negara. Memiliki karyawan produktiv adalah impian setiap manajemen perusahaan. Namun untuk mendorong karyawan agar produktiv adalah tidak mudah. Produktivitas karyawan tidak hanya menyangkut dalam hal penjadwalam kerja karyawan, tetapi keterampilan berkominikasi juga penting, oleh karena itu menjalin hubungan komunikai yang terbuka, jujur, adil antara pimpinan dan karyawan akan mendorong karyawan untuk bekerja dengan senang hati sehingga produktivitas pun dapat ditingkatkan.
B. Perumusan Masalah
Adapun yang menjadi perumusahn masalah didalam Tugas akhir ini adalah
1. Bagaimana Komunikasi diterapkan pada Kantor PTPN III Medan? 2. Apakah Komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan sudah
Efektif, sehingga dapat meningkatkan Produktibitas Karyawan? C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Penelitian ini berguna untuk mengetahui hal-hal berikut. a. Penerapan komunikasi pada Kantor PTPN III Medan.
b. Penerapan komunikasi dalam hal mendorong peningkatan
produktivitas karyawan
c. Pedia-media yang digunakan dalam komunikasi di Kantor PTPN III Medan.
d. Hambatan-hambatan yang dialami kantor dalam berkomunikasi. 2. Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dan manajemen dalam
mengembangkan dalam hal komunikasi perusahaan guna meningkatkan produktivitas karyawan.
D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Kegiatan
[image:11.595.143.515.281.557.2]Riset ini dilakukan oleh penulis pada kantor PT. Perkebunan III (Persero) dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Jadwal Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir NO Keterangan
Juni Juli
I II III IV I II III IV 1. Mencari/menentukan
tempat penelitian 2. Pengajuan Judul Tugas
Akhir
3. Pengajuan surat izin riset dari fakultas kepada perusahaan
4. Pengajuan surat permohonan Dosen Pembimbing
5. Proses penelitian pada perusahaan
6. Studi pustaka/penyusunan Tugas Akhir
7. Bimbingan Tugas Akhir
Di dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 27 Juni 29 Juni 2012 pada kantor PT. Perkebunan III Persero Jl. Sei Batanghari No.2 Medan
2. Laporan Penelitian
Pada bab I ini penulis akan memaparkan latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,sistematika penelitian yang terdiri dari: jadwal kegiatan dan laporan penelitian.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab II ini penulis akan membahas sejarah singkat, visi dan misi perusahaan, paradigm baru perusahaan, struktur organisasi, uaraian tugas pada kantor PTPN III (Persero).
BAB III. TOPIK PENELITIAN
Pada bab III ini penulis akan menguraikan tenteng pengertian komunikasi, bentuk-bentuk komunikasi, serta hambatan-hamabatan dalam komunikasi dan perana komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan PTPN III (Persero).
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN PTPN III MEDAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan, dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO) dan inti sawit (krenel) dan produk hilir karet.
Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses Nasionalisasi Perusahaan Perkebunan Asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN). Pada tahun 1968 PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT.Perkebunan (Persero).
(Persero) distukan pengelolaannya kedalam manajemen PT.Perkebunan Nusantara III (Persero).
Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah (PP) No.8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberinama PT.Perkebunan Nusantara III Persero yang bekedudukan di Medan, Sumatera Utara.
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) didrikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH, No.36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2-8331.HT.01.01.th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.
1. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi
Adapun yang menjdi visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agri-bisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata-kelola bisnis terbaik pada tahun 2008.
b. Misi
Adapun yang menjadi misi perusahaan PTPN III Medan adalah.
1) Mengembangkan Industri Hilir berbasis Perkebunan secara
berkesinambungan.
3) Memperlakukan karyawan sebagai aset strategik dan mengembangkannya secara optimal.
4) Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan ‘imbal balik’ terbaik bagi para investor.
5) Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.
6) Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.
7) Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan. 2. Paradigma Baru
Sadar bahwa bertanggung jawab pembangunan masa depan PTPN III ada pada seluruh karyawan, untuk itu kami bertekad mewujudkan paradigma bisnis baru PTPN III.
a. Perubahan, perbaikan dan peningkatan metoda dan kinerja adalah satu keharusan.
b. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan.
c. Setiap kegiatan bisnis baru menghasilkan nilai tambahbagi perusahaan.
d. Pengambangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan
keterbukaan, kesetaraan dan kebhinekaan.
f. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan mengajar dan membagi ilmu, membagi hubungan baik, dan menjadi panutan.
g. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.
h. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.
i. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatkan
produktivitas kerrja dan keunggulan kompetitif.
j. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data akurat.
k. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab.
l. Seluruh aktifitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu. B. Uraian Tugas
1. Direktur Utama
Fungsi utama dari direktur utama adalah mengarahkan, memberdayakan, seluruh sumber daya perusahaan secara optimal untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.
a. Adapun sasaran dari direktur utama adalah.
2) Tercapainya Net Profit margin (NPM) 15% dan Return On Assets (ROA) 20%.
b. Adapun tugas dari direktur utama adalah.
1) Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis.
2) Melaksanakan prinsip tata kelola perusahaan yang baik (GCG) disemua jajaran.
3) Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Success
Model yang tercermin dalam indikator kerja utama (IKU).
4) Mewujudkan portofolio bisnis perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.
5) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3.
6) Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
2. Direktur Produksi
Adapun fungsi utama direktur utama adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya produksi, sarana dan prasarana sehingga tercapainya kinerja bidang produksi secara optimal.
a. Sasaran dari direktur utama adalah .
sawit/karet 4% setiap tahun dan komposisi komoditi tanaman kelapa sawit 70% serta tanaman karet 30%.
2) Produktivitas tanaman kelapa sawit sebesar 25 ton TBS/Ha/Thn dan produktivitas tanaman karet sebesar 1600 Kg KK/Ha/Thn.
3) Tersedianya kapasitas olahan PKS min.90% untuk 30 Ton TBS/Jam dan 83% untuk 60 Ton /Jam dengan tingkat efisiensi sebesar 91-93% dan kapasitas pabrik karet sesuai dengan permintaan dan tidak melampauai kapasitas tersedia.
4) Tercapainya rendemen CPO sebesar 24% dan inti sawit sebesar 5%. 5) Tercapainya kualitas hasil olah produksi sesuai standard.
6) Tercapainya harga pokok produksi (harga pokok kebun) 65% terhadap harga jual.
7) Terwujudnya proses produksi sesuai dengan standard ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3.
b. Tugas dari direktur utama adalah:
1) Menetapkan dan mewujudkan sasaran strategic dibidang produksi. 2) Menetapkan upaya strategik dibidang produksi
3) Menetapkan sistem kerja (work system) bidang produksi untuk mewujudkan operational excellence.
4) Menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional bidang produksi.
6) Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien.
7) Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
3. Direktur Keuangan
Adapun fungsi utama dari direktur keuangan adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya keuangan secara tepat guna, sehingga tercapainya cash flow, dan biaya operasional perusahaan yang efektif dan efisien.
a. Sasaran dari direktur keuangan adalah.
1) Terciptanya cost effectiveness pada tingkat harga pokok (FOB) ≤ 80% dari nilai penjualan, dan tercapainya Assets Turn Over (ATO) sebesar 1,1kali. 2) Terpeliharanya solvabilitas pada tingkat DER ≤ 40:60.
3) Terpeliharanya likuaditas pada tingkat ≥ 150%. b. Tugas dari direktur keuangan adalah .
1) Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan profitabilitas perusahaan. 2) Melaksanakan Assets Assesment secara berkesinambungan untuk
memberdayakan aset potensial.
3) Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi (harga pokok FOB) melalui pemanfaatan Activity Based Costing (ABC).
5) Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam penyusunan KAP/RKOP dan RJP.
6) Mencari sumber dana bagi pertumbuhan perusahaan.
7) Membuat laporan manajemen interim dan laporan keuangan
konsolidasian.
8) Menjalin hubungan yang harmoni dengan stakeholders.
9) Membangun sarana dan prasarana informasi menejemen keuangan melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
10)Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000 dan ISO 14000 dan SMK3.
11)Menetapkan system sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
4. Direktur Pemasaran
Adapun fungsi utama direktur pemasaran adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya pemasaran dan pengadaan secara optimal, sehingga tercapainya kepuasan pelanggan dan pemasok.
a. Sasaran direktur pemasaran adalah.
1) Tercapainya peningkatan nilai penjualan sebesar 10% setiap tahun.
2) Terwujudnya kepuasan pelanggan dengan indeks kepuasan pelanggan 80%.
4) Tercapainya finished goods inventory turn over 16 kali. 5) Tercapainya inventory turn over 8 kali.
6) Tercapainya economic order quantity 2 kali (pupuk) dan 4 kali (barang lainnya).
7) Tercapainya kepuasan pemasok pada tingkat 70%. b. Tugas direktur pemasaran adalah.
1) Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategik dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa.
2) Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis (pemasok dan pelanggan) serta mitra aliansi.
3) Menetapkan system pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap.
4) Menetapkan pedoman hara barang dan jasa.
5) Menetapkan kebijakan dan menyiasati perkembangan pasar dan perilaku pesaing (market intelligence).
6) Menginformasikan kebutuhan pasar sacara berkesinambungan. kepada direktur produksi.
7) Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational axcellence. 8) Memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan
optimal tercapainya kepuasan pelanggan.
10)Mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang efisien.
11)Mensukseskan pelaksanaan system manajemen ISO 9000, ISO 14000 serta SMK3.
12)Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
5. Direktur SDM dan Umum
Fungsi Utama direktur SDM dan Umum adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya manusia dan sarana pendukung lainnya sehingga tercapain kinerja bidang SDM dan Umum yang optimal.
a. Sasaran direktur SDM dan Umum adalah.
1) Terwujudnya jumlah tenaga kerja sesuai dengan rasio yang ditetapkan. 2) Terwujudnya competence level index (CLI) :10
3) Terwujudnya employee satisfaction index (ESI) : 75%.
4) Terwujudnya seluruh aspek legal perusahaan pada tingkat Zero Risk.
5) Terwujudnya lingkungan kerja yang aman pada tingkat Conflict dabt Zero
Accident.
b. Tugas direktur SDM dan Umum adalah.
1) Menetapkan kebutuhan SDM (kompetensi, kuantitas dan waktu) sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2) Menetapkan sistem kerja (work sistem) bidang SDM untuk mewujudkan
3) Melaksanakan mapping personil secara periodik.
4) Menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan. 5) Menetapkan dan melaksanakan sistem penilaian karya.
6) Menetapkan sistem kompensasi dan remunerasi. 7) Menetapkan sistem rekrutmen karyawan.
8) Menetapkan sistem jenjang karir karyawan.
9) Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (Quality Of Life). 10)Menetapkan sistem survey kepuasan karyawan.
11)Menetapkan kebijakan untuk memenuhi aspek legal perusahaan. 12)Menjalin hubungan yang harmonis dengan stakeholders.
13)Menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan. 14)Mengendalikan biaya Pembinaan SDM dan Umum secara efisien.
15)Mensukseskan pelaksanaan sistem Manajemen ISO 9000, ISO 14000 serta SMK3.
16)Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan sacara maksimal.
6. Kepala Bagian Sekretaris Korporat
1) Terkordinasinya pencapaian strategik target perusahaan setiap tahun. 2) Terwujudnya opini positif dari stakeholders terhadap perusahaan dengan
tingkat Zero Complain.
b. Tugas dari Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah.
1) Memberi informasi kepada direksi mengenai mitra strategik, privatisasi perkembangan pasar modal dan peraturan pelaksanaanya.
2) Membuat dan mengusulkan Annual Report dan Company Profile. 3) Mengusulkan penetapan kebijakan investasi.
4) Melaksanakan surat menyurat intern dan ekstern.
5) Mengkoordonir penyelenggaraan press release dan press conference serta kegiatan wawancara dengan para insan pers.
6) Melaksanakan prosedur pemakaian uang kerja direksi.
7) Mendistribusikan hasil keputusan rapat direksi, dengan dewan komisaris dan RUPS.
8) Membina hubungan dengan masyarakat, mass media, calon investor, kreditor, lembaga keuangan dan relasi bisnis dengan cara mempublikasikan perusahaan sehingga tercipta citra perusahaan yang baik.
10)Mengusulkan RKAP/Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian Sekretaris Korporat.
11)Menyiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Rencana Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), dan laporan Tahunan.
12)Mengusulkan Strategik Planning (SO) dan Rencana Jangka Panjang di Bagian CS.
13)Melaksanakan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3. 14)Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).
C. Struktur Organisasi Perusahaan RUPS
DIREKTUR
KABAG. TANAMAN
DIREKTUR
DIREKTUR DIREKTUR
DIREKTUR UTAMA DEWAN KOMISARIS KOMITE AUDIT KABAG. SEKRETARI KABAG. PEMASARA KABAG. UMUM KABAG. PEMBIAYAAN KEBAG. SPI KABAG. PENGADA KABAG. SDM KABAG. TEKNIK KABAG. TEKNOLOGI/ KABAG. TI. KABAG. KEMITRAAN DAN BINA GM PIK DM.W. LABUHA N BATU-DM.W. ASAHAN DM.W. TAPANUL I DM.W. LABUH AN BATU II DM.W. LABUHA N BATU -I DM.W. SIMAL UNGU DM.W. DELISE RDANG GM. RUMAH SAKIT DM.W. DELI
[image:26.842.130.739.77.503.2]D. Rekapitulasi Karyawan PTPN III Medan
TABEL 1:REKAPITULASI KARY.PIMPINAN DAN KARY.PELAKSANA PTPN-III
Posisi Mei 2012
BERDASARKA USIA DAN GOLONGAN
No Uraian/Gol Usia Jumlah < 26 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50
51-55 MBT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Kary.
Pimpinan
1 CKP 59 31 3 1 5 - - - 99
2 IIIA 36 96 33 23 44 59 5 - 269
3 IIIB - 18 69 18 26 37 13 - 181
4 IIIC - - - 11 10 17 25 2 66
5 IIID - - - 48 46 26 25 6 152
6 IVA - - - 10 26 36 22 2 97
7 IVB - - - - 2 24 31 7 64
8 IVC - - - - 1 14 25 2 42
9 IVD - - - 9 28 3 40
Jlh.Pimpinan 95 145 108 111 160 222 174 22 1037
Kary.
Pelaksana
1 IA 2.237 3.498 2.188 1320 1.418 1.093 673 58 12.485 2 IB 1 166 742 1.439 2.149 2.731 2.389 471 10.088
3 IC 1 9 92 346 661 750 312 58 2.229
4 ID - - 9 114 448 634 353 56 1.614
5 IIA - - - 24 105 230 169 20 548
6 IIAB - - - 4 59 177 174 29 443
7 IIC - - - 9 35 74 117 14 249
8 IID - - - - 10 88 115 20 233
E. Bentuk-Bentuk Komunikasi dan Pola-pola Komunikasi 1. Bentuk- bentuk Komunikasi
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal berarti komunikasi melalui kata-kata, baik secara tertulis maupun secara lisan. Lisan merupakan komunikasi dengan mengadakan suatu pembicaraan ataupun percakapan. Sedangkan komunikasi tertulis menunjukkan adanya suatu bukti tertulis. Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu organisasi dan merupakan kunci sukses suatu organisasi maupun karir seseorang. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini organisasi tidak dapat berfungsi. Kantor PTPN III Medan mengadakan buku pedoman organisasi. buku pedoman tata kerja dan buku pedoman kumpulan peraturan, misalnya: buku pedoman dasar instruksi kerja, yang berisi uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab, buku pedoman progran pembinnan karyawan, yang berisi tentang kewajiban-kewajiban bagi karyawan dan larangan-larangan bagi karyawan.
Komunikasi dapat digolongkan menjadi 2 bentuk, yaitu: Komunikasi Satu Arah (One Way Communication) dan Komunikasi Dua Arah (Two Way
Communication). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung
Komunikasi verbal dapat berupa kontak tatap muka, wawancara, konsultasi, dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi-instruksi, permintaan-permintaan, penyampaian informasi dan lain sebagainya. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti dengan pesan yang disampaikan. Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan mengenai pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan.
Disamping itu juga, dengan menggunakan komunikasi tatap muka penerima dapat meminta penjelasan secara langsung dari komunikator, apabila diperlukan. Apabila kontak itu dalam bentuk diskusi, maka masing-masing peserta dapat memberikan pendapat sekiranya diperlukan untuk menyampaikan sesuatu.
Wawancara merupakan suatu pelaksanaan komunikasi dua arah. Wawancara sering dilakukan pada saat mewawancarai calon pegawai, wawancara untuk promosi, wawancara disiplin, pembicaraan mengenai masalah-masalah perusahaan dan sebagainya. Maksud utama wawancara adalah untuk mendapatkan dan memberikan informasi dan untuk mengadakan penilaian perseorangan. Oleh karena itu dalam wawancara harus melibatkan dua pihak.
Pidato dapat dilakukan sebagai bagian dari program pendidikan juga pada orang-orang yang mempunyai kepentingan umum, misalnya pada suatu konferensi orang-orang profesi atau kepada mereka yang membutuhkan informasi. Selain itu pidato jugaa dilakukan untuk mengumumkan keputusan kebijaksanaan, misalnya pidato seorang direktur kepada tenaga kerja mengenai perselisihan yang terjadi didalam perusahaan.
b. Komunikasi Nonverbal.
apa yang dikatakan pembicara. Kemungkinan daerah sekitar mulut juga bisa menunjukkan tanda-tanda yang sama, yang dapat memperlihatkan kesenangan dan kesedihan.
Komuniksi nonverbal merupakan suatu tambahan yang sangat berharga pada komunikasi yang dinyatakan dalam kata-kata. Komunikasi nonverbal menyatakan segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi kita sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam hubungan dengan kata-kata yang menyertainya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga baik bagi pembaca kode.
2. Pola-pola Komunikasi.
Secara umum pola komunikasi dikelompokka menjadi 2 (dua) yaitu: 1) saluran komunikasi formal,
Dalam struktur organisasi garis, fungsi maupun matriks, terlihat berbagai macam posisi atau kedudukan, masing-masing sesuai batas-batas tanggung jawab dan wewenang. Saluran komuniasi formal terdiri dari:
a. komunikasi dari Atas ke Bawah (Down Ward Communication),
Komunikasi kebawah ini mempunyai kelemahan yaitu penyaringan informasi yang ditterima para bawahan, karena informasi yang diterima tidak lengkap atau tidak sesuai dengan aslinya.
b. komunikasi dari Bawah ke Atas ( Up Down Communication),
Komunikasi dari bawah keatas sangat membantu didalam memecahkan masalah-masalah yang terjadi di organisasi dan untuk mengambi keputusan secara tepat. Dalam komunikasi ini para manajer harus mempunyai rasa percaya kepada bawahannya, karena kalau tidak informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat bagi manajer, karena yang ada hanya rasa ketedakpercayaan terhada informasi. Komunikasi dari Bawah ke Atas juga diterapkan di Kantor PTPN III Medan. Misalnya pada saat rapat bulanan, yaitu rapat yang dipimpin oleh kepala bagian dan dihadiri oleh kepala sub bagian dan kepala sub unit pada setiap bulan. Rapat bertujuan untuk menyelesaikan semua rencana kerja yang akan dilaksanakan, misalnya membahas mengenai pertanggung jawaban hasil kerja karyawan dalam bentuk laporan-laporan.
Kelemahan komunikasi ini adalah bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang negatif tidak disampaikan demi menyelamatkan posisinya.
c. komunikasi Horizontal (Horizontal Communication),
memiliki kededukan sejajar. Pada Kantor PTPN III Medan juga berlangsung komunikasi horizontal, yaitu sebagai contoh komunikasi antara kepala bagian produksi dengan kepala bagian sumber daya manusia, komunikasi antara kepala bagian keuangan dengan kepala bagian umum, dan lain-lain.
d. komunikasi Diagonal,
Bentuk komunikasi diagonal melibatkan dua tingkat organisasi yang berbeda dan bentuk komunikasi ini tidak sama dengan komunikasi dari atas ke bawah dan komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada organisasi yang berskala besar, dimana terdapat saling ketergantungann yang cukup besar antara bagian-bagian atau departemen-departemen dalam organisasi tersebut. Komunikasi diagonal pada kantor PTPN III Medan, misalnya komunikasi antara kepala bagian tanaman dengan sub unit pembibitan.
Kelemahan komunikasi ini adalah dapat mengganggu jalur komunikasi yang telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Selain itu, dalam organisasi yang berskala besar akan sulit dikendalikan secara efektif.
2) saluran komunikasi informal.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang dalam organisasi tanpa memperdulikan jenjang hirarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, sehingga dapat berkomunikasi dengan leluasa. Komunikasi yang mereka bicaakan biasanya bersifat umum seperti musik, acara film, anak-anak, keluarga dan sebagainya.
diikuti oleh karyawan-karyawan lainnya. Hal ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti diantaranya setiap hari jum’at di setiap pekannya akan diadakan senam kesehatan jasmani (SKJ), contoh lain adaah saat-saat perusahaan merayakan hari-hari Besar Keagamaan, Rresepsi, dan lain-lain, apda saat-saat seperti itulah diharapkan kepala bagian dan kepala sub dinas dapat mempererat ikatan emosional sebagai kolega dalam pekerjaan agar tidak canggung dalam bertukar pikiran guna menyelesaikan masalah-masalah baik yang akan dihadapi maupun yang akan dihadapi pada masa yang akan datang.
F. Proses Komunikasi
Kelangsungan hidup perusahaan berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan dan melaksanakan komunikasi. Proses komunikasi mengubungkan organisasi dengan lingkungan, termasuk kegiatannya. Informasi mengalir ke dan dari organisasi itu didalam organisasi itu sendiri.
Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasi yang dikomunkasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, lalu rencana itu dikomunikasikan kepada pihak lain.
Atasan harus berkomunikasi dengan bawahan dan sebaliknya juga antar sesame manajer dan sesama bawahan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana setiap orang adalah pemberi dan penerima kounikasi.
PENGIRIM PENERIMA
PEMAHAMAN
PIKIRAN PENGOLAHAN
PENGGUNAAN SALURAN UNTUK PENYAMPAIAN
INFORMASI
GANGGUAN
PENERIMAAN PENGOLAHAN
[image:36.842.113.689.106.296.2]UMPAN BALIK
Gambar 2.2 Proses Komunikasi
Pengirim pesan komunikasi dapat dimulai oleh pengirim pesan yang memiliki ide atau pikiran-pikiran, ide ini sehingga dapat dimengerti oleh pengirim atau penerima pesan tersebut. Proses pengolahan ide ini disebut sebuah”encoding” , ide tau pemikiran dari pengirim yang telah di encoding tersebut akan disampaikan kepada penerima melalui saluran penyampaian pesan. Pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan, tulisan, atau berbentuk nonverbal, agar komunikasi dapat berlangsung secara efektif dan efisien, maka saluran penyampaian pesan harus sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya menyampaikan informasi tentang blue print, suatu konstruksi bangunan malalui pembicaraan telepon kurang sesuai, pesan ini lebih sesuai bila disampaikan lewat pos cepat. Jadi penting bagi komunikator atau komunikan untuk memilih saluran penyampaian pesan yang sesuai.
Penerima pesan adalah orang yang menerima dan mengolah pesan dari pengirim. Komunikasi akan berhasil bila penerima pesan dapat menerima pesan dengan baik dan dan mengerti secara tepat apa yang disampaikan oleh pengirim. Pesan yang disampaikan kepada penerima harus berjalan dengan latar belakang pikiran penerima pesan tersebut. Pada saat menerima pesan, ia mengolah pesan itu untuk memahami maksud si pengirim pesan. Proses ini disebut “decoding”.
Proses komunikasi tidak selalu berjalan lancer, namun kerap kali juga mengalami gangguan kominikasi yang disebut “noise”. Noise didefenisikan sebagai segala suatu faktor yang mengganggu, membingungkan proses komunikasi yang effektif.
Menurut Schermerhorn, Hunt, Osborn (1991,401), Ada 6 (enam) sumber gangguan informasi, yaitu :
1. physical distractions (hambatan-hambatan fisik),
2. semantic problem (masalah bahasa),
3. cultural difference (perbedaan-perbedaan budaya),
4. mix message (pesan-pesan yang bercampur),
5. the absences of feed back (tidak adanya timbal balik),
6. the status effects (efek-efek yang diakibatkan perbedaan status).
Umpan balik adalah perbaikan dari proses komunikasi melalui reaksi terhadap komunikasi dari pengirim yang diekspresikan oleh penerima. Umpan balik penting untuk mengetahui apakah komunikasi telah berjalan secara efektif atau tidak. Bila umpan balik diterima oleh komunikator cocok dengan pesan yang disampaikan, komunikasi telah berjalan efektif, dengan adanya umpan balik dalam konteks komunikasi pada organisasi, maka dapat diketahui apakah tujuan komunikasi tercapai atau tidak.
yang efektif dalam perusahaan adalah latar belakang, pengalaman dan tujuan yang berbeda dari masing-masing individu.
Contohmya ada beberapa manajer sering membatasi komunikasi dengan bawahan dalam batas-batas pemberian perintah, padahal seharusnya komunikasi tersebut meliputi bidang yang lebih luas, yaitu kesediaan untuk mendengarkan supaya tercipta komunikasi dialogis. Ketidaksediaan untuk mendengarkan bisa merupakan bagian dari pengalaman ketika mereka menjadi bawahan diperlakukan seperti itu.
Menetapkan pokok-pokok spesifik yang harus dikomunikasikan dengan bawahan bukanlah merupakan hal yang gampang. Manajer yang beramsumsi bahwa apapun yang dia komunikasikan kepada bawahannya pasti akan cocok, bukan saja menyumbat komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, tetapi dapat merusak operasional perusahaan lewat penyampaian informasi yang salah. Untuk memelihara kerja sama karyawan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan, maka kebutuhan karyawan dipertimbangkan dan dikomunikasikan.
Pada dasarnya karyawan menginginkan informasi-informasi tertentu secara mendasar ingin mereka ketahui yaitu :
1. posisi mereka dalam hubungannya terhadap struktur organisasi formal,
2. posisi mereka dalam hubungn organisasi informal dengan
pengkomunikasian terhadap kecermatan status individual dan lain sebagainya,
4. informasi operasional yang akan memampukan mereka untuk mengembangkan rasa bangga terhadap pekerjaan mereka.
Memberikan perhatian kepada kepentingan dan keperluan karyawan dalam mendorong karyawan untuk bertujuan aktif dalam arus komunikasi. Kegagalan pihak manajemen untuk memperoleh informasi ataupun umpan balik dapat timbul sebagai dampak dari perasaan pihak karyawan yang dalam proses komunikasi tersebut.
Media yang digunakan dalam berkomunikasi pada Kantor PTPN III Medan adalah sebagai berikut:
a. telepon, yaitu mengadakan hubungan dan memperlancar hubungan komunikasi internal kantor dan lingkungan eksternal kantor,
b. airphone, yaitu memperlancar hubungan komunikasi internal kantor,
c. papan pengumuman, yaitu menginformasikan kepada seluruh karyawan tentang kegiatan informasi yang dilakukan di Kantor PTPN III Medan, d. komputer, yaitu mentimpan, mengolah data serta menginformasikan data
dan informasi,
e. faxmile, yaitu menerima dan mengirimkan data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak aslinya,
f. surat-menyurat, yitu menyampaikan suatu bahan komunikasi secara tertulis,
G. Peranan Komunikasi
Organisasi tidak mungkin ada tanpa orang atau karyawan. Apabila tidak ada komunikasi, para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang akan dilakukan rekan sekerja,pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi dari para bawahan dan para penyelia tidak dapat memberikan instruksi.
Komunikasi efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua belah piahk dan pengambil tindakan yang tepat terdapat pertukaran informasi.
Seorang pimpinan selalu mempertimbangkan biaya dan akibat dari komunikasi yang efisien dan efektif dalam pemilihan dan penggunaan saluran-saluran organisasi komunikasi formal dan informal guna menambah sebesar-besarnya pelaksanaan pekerjaan perusahaan dan pertumbuhan serta pengembangan pegawai. Dalam usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi informal, manajemen hendaknya tidak mengembangkan peranan yang dilakukan oleh komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranan dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan suatu dasar untuk memperbaiki komunikasi formal dan bahkan untuk mengadakan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan komunikasi dapat dikurangi.
tergantung apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh T. Hani
Handoko (1993,294) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut
“The Ten Commandments of good Communication” (sepuluh pedoman
komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :
1. cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan, 2. teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi,
3. pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan,
4. konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi,
5. perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi,
6. ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu ataupun umpan balik,
7. ikut lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan, 8. perhatikan konsentrasi komunikasi,
9. tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi,
Prinsip-prinsip AMA ini memberikan pedoman kepada para pemimpin untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan melaksanakan komunikasi yang baik, maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat lebih terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Berdasarkan uraian diatas, maka peran penting komunikasi adalah memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan, serta mengembalikan dan memelihara kepercayaan, menjadi jelas bagi lebih banyak orang dan untuk menggerakkan orang agar bertindak membuat orang-orang melakukan hal-hal yang akan mendorong sebuah organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya.
H. Faktor-Faktor Penghambat dalam Komunikasi
Adakalanya kebutuhan komunikasi (communication break downs) merupakan masalah yang penting harus dihadapi oleh para pimpinan dalam organisasi. Perencanaan yang tidak baik boleh jadi merupakan sebab dari ketidakmenentuan arah perusahaan. Struktur organisasi yang dirancang bangun secara buruk tidak dapat mengkomunikasikan hubungan organisasi secara jelas, dengan demikian pimpinan yang perspektif terlebih dahulu akan mencari sebab timbulnya masalah komunikasi dan bukan sekedar menanggulangi masalah tersebut.
1. hambatan psikologis,
Hambatan psikologis ini terjadi karena berbagai hal misalnya, karena komunikasi yang disampaikan seringkali keliru dan diralat, turunnya kewibawaan dari atasan dan sebagainya. Jika komunikasi yang disampaikan sering salah, maka dapat saja menimbulkan ketidakpercayaan dari penerima komunikasi sehingga ada rasa keengganan untuk melaksanakannya/pelaksanaan komunikasi yang disampaikan hanya lewat begitu saja tanpa adanya perhatian yang serius dari penerima komunikasi. Berdasarkan hal itu, setiap perusahaan harus mampu menghilangkan hambatan-hambatan yang dapat menyebabkan penyimpangan-penyimpangan komunikasi.
2. hambatan kurangnya motivasi,
Kemampuan perusahaan untuk memotivasi orang-orang yang merupakan kunci mau tidaknya orang-orang melaksanakan rencana-rencana, instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, saran-saran dan sebagainya tidak dilaksanakan sepenuhnya dengan rencana yang diinginkan.
3. hambatan karena banyaknya perantara,.
adanya perantara yang banyak terhindar dari resiko perubahan. Untuk itu, banyak perusahaan-perusahaan adakalanya saat-saat yang mengharuskan tiap perantara yang menyampaikan informasi, kembali harus memfoto copy surat tersebut dan pihak yang bersangkutan hanya cukup menandatangani dan menstempel foto copy disurat tersebut, oleh karena itulah, apabila dilakukan dalam lisan, maka kita harus berusaha mencegah kemungkinan timbulnya perubahan terhadap komunikasi yang disampaikan tersebut.
4. hambatan kurangnya partisipasi,
I. Pengertian Produktivitas
Para Ekonom mendefenisikan produktivitas sebagai “ratio output” fisik dibandingkan dengan “input Fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan industri secara keseluruhan sektor-sektor didalam perekonomian.
Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang dengan cara pemanfaatan secara baik terhadap sumber dalam memproduksi barang-barang. Menurut Raviyanto (1991,113):
“Produktivitas total adalah perbandingan jumlah yang dihasilkan (output) suatu unit kegiatan terhadap jumlah keseluruhan sumber-sumber yang dipergunakan oleh unit tersebut (input)”
Atau apabila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut:
Ukuran produktivitas yang paling dikenal berkaitan dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.
J. Sistem Komunikasi yang Diterapkan pada Kantor PTPN III Medan Sistem komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan ini adalah sistem komunikasi satu arah dan sistem komunikasi dua arah.
pihak-pihak luar. Korespondensi internal adalah hubungan korespondensi antar orang-orang atau pejabat-pejabat dalam kantor PTPN III Medan termasuk kantor pusat dengan kantor cabangnya. Sedangkan memo digunakan untuk surat-menyurat internal kantor yang diadakan oleh pejabat-pejabat kantor yang bersangkutan, isinya mengenai pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.
Papan pengumuman, majalah, dan email, faxmail, telepon, juga diterapkan sebagai komunikasi satu aran pada Kantor PTPN III Medan. Kantor menyediakan papan pengumuman untuk mengumumkan berita-berita terkini yang harus diketahui oleh seluruh karyawan kantor. majalah yang diterbitkan setiap bulannya dan dibagikan keseluruh bagian dan sub unit agar dapat dibaca oleh setiap karyawan guna mengetahui perkembangan bisnis perusahaan. email merupakan komunikasi yang dilakukan melalui komputer. Karyawan juga bisa mengadakan korespondensi eksternal maupun internal kantor, dengan faxmail, pimpinan atau karyawan dapat mmeneriman dan mengirimkan data informasi dalam waktu singkat, dengan adanya telepon, juga dapat memperlancar hubungan komunikasi antara pimpinan dengan karyawan, karyawan dengan karyawan, karyawan dengan lingkungan eksternal kantor.
Karena sistem komunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan adalah dua arah, maka sudah barang tentu proses komunikasi dalam kegiatan sehari-hari cukup baik. Karyawan dihargai sebagai karyawan atau sumber daya manusia yang mempunyai perasaan. Hubungan antar karyawan benar-benar dilakukan dengan baik.
Rapat juga merpakan system komunikasi dua arah yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan. Rapat ini dipimpin langsung oleh kepala-kepala bagian dan dihadiri oleh para karyawan. Adakalanya rapat diadakan antara pimpinan dengan para kepala bagian. Dalam rapat ini karyawan atau kepala bagian menyampiankan informasi mengenai hasil kerjanya atau hasil kerja bawahannya kepada pimpinan dalam bentuk laporan-laporan. Dimana pimpinan menanggapi hasil dari laporan-laporan tersebut dengan memberikan pendapat yang mampu memberikan informasi yang akurat bagi karyawan.
BAB III
ANALISIS DAN EVALUASI
Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan, pada bab terdahulu yang merupakan titik tolak dan pembahasan tugas akhir ini peranan komunikasi yang terdapat pada kantor PTPN III Medan , maka dilakukan analisis dan evaluasi.
Analisis dan evaluasi yang dimaksudkan untuk membandingakan teori dengan hasil tinjauan langsung (riset) pada kantor PTPN III Medan. analisis dan evaluasi ini antara lain meliputi
1. Struktur Organisasi
PTPN III Medan menggunakan struktur organisasi berbentuk garis. Hal ini dapat dilihat dari garis komando yang disusun berdasarkan tingkatan jabatan mulai dari pimpinan tertinggi sampai pada pimpinan terendah. Dari struktur organisasi dapat dikatakan kesatuan perintah pada kantor PTPN III Medan sudah berjalan dengan baik dimana masing masing karyawan mengetahui dengan jelas siapa atasannya langsung, dari siapa ia menerima perintah, dan kepada siapa ia menerima perintah, serta kepada siapa ia bertanggung jawab. Dengan kata lain beberapa bawahan yang dalam satu bidang atau bagian, memiliki seorang atasan langsung, dan seorang pimpinan tidak dapat memerintah karyawan yang bukan berada dibawahnya, misalnya kepala bagian keuangan tidak dapat memerintahkan sesuatu kepada karyawan dari bagian pemasaran.
unit yaitu bagian tanaman, bagian pembiayaan, bagian umum, bagian pemasaran, bagian sekretariat korporat, bagian teknik, bagian kemitraan dan bina lingkungan, bagian SDM, bagian pengadaan, bagian SPI, dan bagian teknologi/CMR, yang masing-masing dikepalai oleh seorang kepala bagian.
Jadi secara umum dapat dikatakan bahwa struktur organisasi yang dijalankan Kantor PTPN III Medan sudah efektif. Dengan penerapan komunikasi secara efektif dan efisien, maka dalam pembagian tugas dan pendelegasian wewenang pun dapat berjalan dengan baik. Serta mampu meningkatkan kelancaran pekerjaan pada kantor PTPN III Medan ini, sehingga setiap karyawan mengetahui dengan jelas dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia mempertanggung jawaban pekerjaannya.
2. Bentuk-bentuk Komunikasi
Komunikasi formal pada kantor ini mencakup dari atasa kepada bawahan serta komunikasi kantor antar unit kerja dan juga komunikasi dari bawahan kepada atasan berupa laporan-laporan tentang pekerjaan pada unit-unit yang bersangkutan. Hasil penelitian yang dilakukan di kantor PTPN III Medan ditemukan bahwa komunikasi formal secara tertulis lebih menjamin keakuratan pesan yang disampaikan oleh komunikator. Komunikasi informal juga dimanfatkan oleh kantor PTPN III Medan yang dinilai memberikan keleluasaan bagi orang-orang yang ada dalam organisasi perusahaan untuk berkomunikasi. Serta dari penelitian yang dilakukan, perusahaan ini telah menyediakan sarana media komunikasi yang memadai yang dinilai mampu meningkatkan fasilitas kantor pada Kantor PTPN III Medan, serta adanya kemampuan dari sumber daya manusia yang dimiliki kantor tersebut untuk menggunakan media komunikasi yang lebih dapat mendorong bagi terlaksananya proses komunikasi yang lancar, efektif, dan efisien.
3. Hambatan Komunikasi
mudah secara tuntas. Berbagai hambatan seperti hambatan organisasional maupun hambatan antar pribadi dapat diatasi dengan berbagai pendekatan.
Pendekatan itu adalah pimpinan mengadakan pelatihan dan pendidikan dibidang komunikasi untuk meningkatkan atau memperbaiki kinerja karyawan dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan dan pendidikan itu berupa bagaimana cara kita menggunakan alat-alat elektronik misalnya: komputer, faxmail, dan lain sebagainya dalam penyampaian berita maupun penerimaaan warta.
Pendekatan ini diharapkan dapat mencegah adanya distorsi, kurang tepatnya waktu di sebuah infornmasi yang diberikan dapat diatasi. Salah satu kekurangan lain yang dapat memperkuat adanya interaksi antar karyawan adalah karena saling mengenal dan adanya hubungan kekerabatan.
dimana dengan komunikasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Sistem komunikasi yang diterapkan pada kantor PTPN III Medan adalah system komunikasi satu arah dan system komunikasi dua arah. Komunikasi yang dijalankan karyawan sudah dapat berjalan dengan baik.
Komunikasi satu arah di kantor ini menggunakan surat-menyurat sebagai komunikasi tertulis yang dipandang sangat effektif dan ekonomis, papan pengumuman dapat menginformasikan berita-berita terkini kepada seluruh karyawan, memo dapat menyampaikan suatu pesan dalam waktu singkat, telepon mampu memperlancar hubungan komuniksi baik yang dilakukan dalam lingkungan eksternal, maupun lingkungan internal perusahaan, faxmail sigunakan untuk mengirim dan menerima data informasi yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak aslinya. Email yakni hubungan komunikasi yang dilakukan melalui computer, majalah memberikan informasi-informasi mengenai perkembangan kantor. Dengan komunikasi satu arah ini, maka dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan sehingga berjalan dengan efektif dan efisien.
memberikan perintah-perintah, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi kepada karyawan. Begitu juga dengan karyawan dapat langsung menemui pimpinan.
Rapat juga merupakan sistem komunikasi dua arah yang diterapkan di kantor PTPN III Medan. Rapat yang dijalankan di kantor ini sangat bermanfaat karena dalam rapat ini karyawan bisa menyampaikan suatu informasi mengenai hasil kerjanya kepada pimpinan dalam bentuk laporan-laporan. Dimana pimpinan kantor PTPN III Medan dapat menanggapi hasil laporan-laporan tersebut dengan baik dan memberikan pendapat yang mampu memberikan informasi yang akurat bagi karyawan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Pada bab ini penulis menarik kesimpulan dari uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya. Penulis kali ini akan meyampaikan dua kesimpulan yaitu.
1. Komunikasi sangat berpengaruh terhadap keberhasilan seseorang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, jika seseorang tersebut memiliki hubungan komunikasi yang baik terhadap rekan kerja (karyawan) yang lain. Maka besar kemungkinan seseorang tersebut akan dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
Namun apabila seorang tidak memiliki hubungan komunikasi yang baik ia akan mengalami kesulitan dalam berkonsultasi kepada rekan kerja tentu saja juga kepada atasannya, akibatnya dapat menurunkan tingkat produktivitasnya dalam bekerja.
B. SARAN
Pada bagian ini, penulis akan mengajukan tiga saran sehubungan dengan komunikasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan pada perusahaan PTPN III Medan yaitu.
1. Perusahaan hendaknya melakukan berbagai macam metode agar
kekompakan karyawan yang telah terbangun cukup baik ini dapat dipertahankan atau bahkan dapat ditingkatkan. Beberapa contoh program yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kekompakan karyawan tersebut antara lain dengan mengadakan pertemuan-pertemuan informal yang dapat menambahan kedekatan dan kekompakan antar karyawan, serta antara karyawan dengan piminan yakni family gathering setiap bulan, wisata outbond, senam kesehatan, pengajian dan lain sebagainya.
2. Sebaiknya alat-alat komunikasi di kantor PTPN III Medan dapat ditingkatkan lagi fungsinya walaupun selama ini sudah berfungsi secara maksimal namun tetap harus ditingkatkan kulitas serta sesuai dengan perkembangn teknologi.
