TUGAS AKHIR
PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
DANIEL ROBERT SINAGA 102102201
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DANIEL ROBERT SINAGA
NIM : 102102201
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL :PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... Juni 2013 Dosen Pembimbing
( Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 131127370
Tanggal : ... Juni 2013 Ketua Program D III Akuntansi
( Drs. Rustam, M.Si, Ak )
NIP. 131127370
Tanggal :... Juni 2013 DEKAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DANIEL ROBERT SINAGA
NIM : 102102201
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL :PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2013
DANIEL ROBERT SINAGA
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan karunia-Nya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Pengawasn Intern Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Adapun Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari semua pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Keberhasilan Penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan dukungan moril dari berbagai pihak, maka dalam kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingan untuk penyempurnaan Tugas akhir ini.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
5. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, Sy. Ir. Taripar Sinaga dan Alina Girsang yang selalu memberi dukungan seraya kasih sayang luar yang biasa kepada penulis. Terima Kasih juga buat segenap keluarga besar yang senantiasa memberi arahan dan motivasi yang diberikan kepada penulis, terkhusus buat si Abang Uben dan Kak Risda yang cukup banyak berbagi pengalaman terkhusus di bidang akuntansi. Tetap dukung aku untuk perjuangan selanjutnya ya abang dan kakak, kiranya apa yang harapkan bersama direstui oleh Tuhan Yesus Kristus.
6. Terima kasih kepada saudara yang penulis temukan ketika belajar di SMA Budi Murni I, Johanes Tarigan, Felix Datubara, Hardiansyah Filipus Manik (Tetap saling mengingatkan ketika setiap dari kita hampir tersesat dalam koridor yang tak semestinya). Terima kasih juga buat civitas GRANAD yang saya banggakan, tetap junjung rasa kekeluargaan yang sudah terjalin erat diantara kita meskipun kini tak lagi bertatap muka secara langsung karena terpisah ruang dan waktu .
8. Silitonga, Stephanie Virginia, Hiskia Bangun (Dewan Syuro Kampung Susuk), Alando Sitompul dan Albert Samosir. Penulis sangat menikmati jejak petualang kala itu. Yakinlah tiada yang sia-sia sobat, niscaya apa yang ditanam menghasilkan buah yang sesuai dengan apa yang telah ditanam. Tak terlupa ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada para sahabat Badan Pengurus Cabang GMKI Medan dan Pengurus Komisariat Sejajaran buat kerjasama dan konsolidasi serta sharing motivasi yang kerap dilakukan untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab. Terima kasih juga buat adik – adik generasi biru yang turut memotivasi penulis untuk menyelesaikan Tugas akhir (terkhusus untuk Davit Tarigan, Alfrindo Sidauruk, Rizza Pazzi Panjaitan, Tigor Zachary Siahaan, Rista Dewi Sihombing, Mutiara Sihombing, Lenny Meliala, Puji Sinamo dan Edo Tarigan, Yoseph Cipite, Winda Sinaga baik – baik kalian kuliah ya dan jaga eksistensi si biru di tiga medan layan).
10. “Dolaemon” terimakasih buat masukan dan waktu yang selama ini diberikan kepada penulis semoga esok dan seterusnya juga demikian (everthing
happens for a reason and its same as you. )
11. Buat rekan juang mahasiswa yang (pernah) mewarnai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berasal dari lintas stambuk dan program studi, terima kasih luar biasa untuk waktu yang bisa mentransformasi penulis hingga menjadi seorang mahasiswa yang utuh sampai hari ini, secara khusus buat Agus Solihan (ini udah libatkan nama mu di TA ku sesuai mention mu di tweet land kemarin cess !! hahha..), Master Sitinjak
(si invisible hand), Budi Siregar (Butong), Buara Pranata Ginting (Kabid
awak di PEMA FE-USU MB 2010-2011), Nico Sahap Simanjuntak, Febrianto, Aulia Akbar, Josua, Ifan, Iswan Sumar, Abdul Aris dan seorang yang tak mungkin terlewatkan abangda Victor Lumbanraja selaku Gubernur PEMA FE USU MB 2010-2011.
Semoga Tugas Akhir ini berguna bagi pembaca dan dapat dipergunakan untuk menambah pengetahuan dan bahan masukan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa menyertai kita semua. Akhir kata, jadilah teladan dalam berbuat baik dan senatiasalah berjalan pada jalan kebenaran ditengah jalan keadilan.
Medan, Juni 2013
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 3
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei/obsrervasi ... 4
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Visi dan Misi ... 9
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara …. 10 D.Struktur Organisasi ... 10
E. Job Description ... 15
F. Jaringan Usaha ... 20
G. Kinerja Usaha Terkini ... 20
H. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 24
A. Pengertian Gaji ... 24
B. Unsur-unsur Gaji ... 25
C. Prosedur Pencatatan Gaji ... 29
E. Pengawasan Intern Atas Gaji ... 37
1.Pengertian Pengawasan Intern ... 37
2. Unsur – Unsur Pengawasan Intern Atas Gaji ………. 40
F. Keefektifan Pengawasan Intern Atas Gaji ……….. 42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 45
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4
Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan Perekonomian Indonesia, sedikit banyaknya akan berpengaruh pada Iklim Ketenaga kerjaan di dunia usaha. Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sangat membutuhkan tenaga kerja untuk perusahaan dalam menjalankan aktivitas. Suatu perusahaan yang dipimpin oleh satu pemimpin yang mengawasi dan memperhatikan secara langsung segala kegiatan dalam Perusahaan. Dalam menjalankan aktifitas tentu perusahaan menggunakan sumber daya. Sumber daya terbagi menjadi dua yaitu sumber daya alam dan sumber daya manusia. Sumber daya merupakan faktor yang mempunyai daya untuk menghasilkan barang dan jasa. Maka sumber daya ini akan dikontrol untuk melancarkan aktifitas perusahaan.
Banyak masalah yang sering timbul diperusahaan diantaranya, para tenaga kerja yang menuntut kenaikan gaji terhadap perusahaanya karena mereka mengira apa yang mereka kerjakan dan dapatkan tidak sesuai dengan apa yang diberikan perusahaan. Gaji merupakan masalah yang sensitif di setiap perusahaan, untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan perlu mengembangkan suatu kebijakan yaitu pengawasan. Pengawasan merupakan proses di mana kualitas desain kontrol internal dan operasinya dapat dinilai. Maka pengawasan kontrol internal adalah suatu alat pengawasan yang membantu pimpinan dalam suatu organisasi untuk melaksanakan tugasnya dan bertanggung jawab sehingga mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Dengan adanya pengawasan gaji sistem penggajian tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa ada kecurangan, jadi perusahaan harus membuat pengawasan khusus terhadap gaji dengan menunjuk beberapa orang ahli yang bertanggung jawab dalam pencatatan gaji agar tidak terjadi penyelewengan yang merugikan perusahaan dan karyawan karena ini bisa menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan perusahaan.
Sistem gaji yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan. Dalam pengawasan internal gaji dapat dilihat bahwa perusahaan dapat merangsang motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan-tunjangan, insentif, bonus, dan lain sebagainya sehingga diharapkan agar tenaga kerja semakin produktif.
B. Perumusan Masalah
Pengawasan intern gaji sangatlah penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap pemberian gaji yang dapat merugikan pihak perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “ Apakah Sistem Pengawasan Intern Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Telah Dilaksanakan dengan Efektif ? ”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana pengawasan intern gaji pegawai oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
b. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan pengawasan intern gaji oleh Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan penulis mengenai pengawasan intern gaji, dan salah satu syarat guna menyelesaikan program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
c. Bagi peneliti lainnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melanjutkan penelitian pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal observasi dan rencana isi. 1. Jadwal survei/observasi
Adapun jadwal yang akan dilakukan adalah dimulai dari tanggal 3 Juni 2013 sampai 13 Juni 2013. Agar lebih jelasnya dapat dilihat dari tabel berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
Mei Juni Agustus
IV I II III IV I
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen
Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir
6
Bimbingan dan
Penyempurnaan
Tugas Akhir
7 Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Adapun rencana isi dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah ringkas, strukur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA
Pada bab ini, penulis akan menguraikan pengertian, unsur – unsur gaji, prosedur pencatatan gaji, prosedur perhitungan gaji dan pengawasan internal gaji.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama panji Universitas Sumatera. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau diesnatalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan) berdasarkan S.K.Mendikbud RI No. 42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan Surat Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 568/PTO5.H/SK/Q 87 tanggal 19 Agustus 1987. Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara sampai pada saat ini.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma - III.
Program Pendidikan Strata – 1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
Sedangkan Program Diploma – III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada Bulan Agustus 1961.
B. Visi dan Misi
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampumemnuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Univeritas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan komptensi dalam
bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharna penelitian dan pengabdian sebagai upaya peningkatan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan insititusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Adapun tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan ynag berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian – penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
D. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas – batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang teah ditetapkan.
dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.
Gambar 2.1 Strukutur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi
Dekan dan Pembantu
Dekan Rektor dan
Pimpinan Universitas Sumatera Utara
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M&H.,
MSc.(C.T.M.), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I :
Pembantu Rektor II :
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, M.Hum
Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Prof Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
: Prof. Dr. Ramli, MS
: Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak : Ami Dilham SE, Msi
: Drs Arifin Akmad, M.Si, Ak
: Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a. Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomio, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Prodi : Dr. Irsyad Lubiis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
c. Akuntansi
Ketua Departemen : Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA
d. Diploma III Keuangan
Ketua Prodi : Dr. Yeni Habsah, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Diploma III Akuntansi
Ketua Prodi : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
f. Diploma III Kesekretariatan
Ketua Prodi : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub Pendidikan : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
E. Job Description
1. Sub Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan megolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan aumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lngkungan
fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas
2. Sub Bagian Akademik
a. Mernyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumah tanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenaranya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan pemyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan j. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja Tahunan dan Anggaran (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru besar tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti
j. Memproses asuransi pegawai
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
c. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni
d. Melakukan administrasi kemahasiswaan
e. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
f. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
g. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
h. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa
i. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni
m. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan penuyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumah
tanggan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan memperiapkan penyusunan laporan bagian
F. Jaringan Usaha
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mempu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, masyarakat dan mahasiswa serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya Natal, Paskah, Idul Fitri, dan lain-lain, sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
H. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ ganjil
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan prosesbelajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Peningkatan jumlah lulusan dengan lulus tepat waktu dan indeks prestasi yang lebih baik
3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen serta ruang baca
4. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang ada
5. Memberikan dorongan kepada dosen untuk melanjutkan program studi S2 atau S3 di dalam maupun luar negeri
6. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
7. Meningkatkan kerja sama pihak fakultas dengan instansi luar sehingga jenis beasiswa yang diberikan untuk mahasiswa semakin bertambah 8. Melakukan inovasi data base mahasiswa, Kartu Rencana Studi, Kartu
Hasil Studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester, dan jadwal ujian yang telah terprogram
10. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti applied
approach, workshop, seminar, dan lokakarya
11. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas
12. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magamg / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan berkualitas
13. Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai akreditasi masing – masing deparetemen.
BAB III
PENGAWASAN INTERN GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Gaji
Instansi yang memperkerjakan orang disebut juga sebagai pegwai, secara umum disebut karyawan. Dalam hal ini pegawai atau karyawan disebut menjual jasa tenaga kerja yang dipergunakan untuk memperoleh imbalan yang disebut dengan gaji. Bagi pegawai atau karyawan gaji merupakan suatu hal yang sangat penting dan juga sangat sensitif karena menyangkut keterlibatannya dalam perusahaan yang nantinya akan mempengaruhi motivasi pegawaidalam memberikan jasanya kepada perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan unsur pengeluaran kas rutin yang terjadi setiap bulan sehingga memerlukan ketelitian untuk menentukan jumlah yang akan dikeluarkan sesuai dengan efesiensi kerja karyawan atau pegawai ditambah dengan tunjangan – tunjangan maupun bonus ynag dibenarkan. Menurut instansi, gaji merupakan pembayaran yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, pegawai tata usaha dan sebagainya.
Beberapa pengertian gaji menurut para ahli.
1. Menurut Warran Reeve Fees (2006;7) “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas jasa manajerial, administratif, atau jasa lain yang
2. Menurut Mulyadi (2007;14) “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penjualan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan, manajer dan dibayarkan secara tetap setiap
bulan.”
3. Menurut Amstrong dan Murlis (1995;7) “Gaji adalah uang atau sesuatu yang diberikan kepada pegawai atas dasar waktu pelaksanaan pekerjaan
berupa mingguan, bulanan, tahunan, dan bukan menuurut jam atau
hari.”
B. Unsur-unsur Gaji
Dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005;97) dalam bukunya Dasar – Dasar Akuntansi Perkantoran, menjelaskan beberapa unsur gaji, yaitu :
1. Gaji pokok adalah gaji yang ditetapkan oleh perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya;
2. Premi adalah gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karywan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan;
4. Bonus adalah upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang telah ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerimtah atau serikat kerja;
5. Catu merupakan gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang misalnya, minyak, gula, beras, dan sebagainya;
6. Perlengkapan dan sarana lain merupakan upah yang diterima karywan secara tidak langsung berupa bentuk jasa seperti hiburan, pelayanan kesehatan, dan transpotasi.
Dalam lingkungan kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji merupakan unsur terpenting bagi setiap pegawai baik staf pengajar maupun pegawai per deparetemen sebagai arus kas masuk bagi mereka yang dapat mendorong dan memotivasi dalam bekerja. Hal ini perlu mendapat pengawasan yang cukup ketat agar tidak terjadi hal – hal yang tidak diinginkan seperti kesalah pencatatan jumlah nominal gaji maupun kemungkinan kesalahan lainnya. Adapun unsur-unsur gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
1. Gaji pokok, adalah gaji yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang diangkat dalam suatu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
3. Tunjangan anak, adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/CPNS yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak kawin atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri,
4. Tunjangan jabatan, adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku,
5. Tunjangan jabatan struktural, adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,
6. Tunjangan jabatan fungsional, adalah tunjangan jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunan aparatur negara,
7. Tunjangan beras, adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil dalam bentuk natura (beras) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk uang.
Potongan – potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tertera dalam daftar gaji adalah sebagai berikut :
• PFK Beras
• Simpanan wajib 10%
• Sewa rumah
• Tunggakan
• Penghasilan lain – lain
• Pajak pengahsilan
• Tabungan perumahan
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
• Honorarium Program S-1 Ekstensi
• Honorarium Program S-1 Reguler
• Honorarium Program D-3
• Honorarium Program Program Profesi Akuntansi
Unsur – pengawasan intern gaji berdasarkan comittee on auditing procedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas,
2. Suatu sisitem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntasi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya,
3. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap bagian dalam organisasi,
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggng jawab.
Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi (1999;11) adalah : 1. Berlaku secara nasional,
3. Biasanya ditinjau lima tahun sekali,
4. Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan, 5. Dasar pemberian adalah golongan/ tingkat pekerjaan, dan
6. Diikuti dengan sisitem tunjangan.
C. Prosedur Pencatatan Gaji
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pembuat Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data – data tersebut ke biro rektor, di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Pemberitahuan (SPT), Setelah itu baru pihak Fakultas ke kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk disetujui. 2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1 (satu), dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas, setelah itu dana dicairkan oleh Bank Mandiri.
3. Internal Auditor
Dalam hal gaji, auditor akan mengawasi prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji apakah telah dijalankam sebagiamana idealnya dalam ketentuan yang berlaku umum.
Menurut S. Hadibroto (1984) arti dari prosedur adalah :
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan bebrapa orang dalam suatu perusahaan untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksi – transaksi yang sedang terjadi.
Adapun bagian – bagian yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gajii menurut Usry (1999;23-24) adalah sebagai berikut :
a. Time Keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam departemen perusahaan tertentu,
b. Payroll Departement
berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer
c. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklarifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waj=ktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa – jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing – masing jenis produk.
Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan prosedur pencatatan gaji yang dijalankan oleh bagian – bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen – departemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijakankan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji
Ketetapan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain sebgai berikut :
1. Hari Kerja
Faklutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 (enam) hari jam kerja bagi pegawai dalam satu minggu yang dimulai pada hari Senin sampai Sabtu.
a. Senin – Kamis
• Kelas Reguler
Masuk : Pukul 08.00 – 12.00 wib Istirahat : Pukul 12.00 – 13.00 wib Masuk kembali : Pukul 13.00 – 14.00 wib
• Kelas Ekstensi
Masuk : Pukul 17.00 – 21.30 wib b. Jumat
• Kelas Reguler : Pukul 08.00 – 11.30 wib
• Kelas Ekstensi : Pukul 17.00 – 21.20 wib c. Sabtu : Pukul 08.00 – 13.00 wib
2. Hari Istirahat
3. Cuti
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, cuti memiliki dua bagian yaitu cuti tahunan selama 2 (dua) minggu dan cuti melahirkan selama 2 (dua) bulan.
Menurut Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001;374) informasi yang dibuthkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama perioide akuntansi tertentu
3. Rincian biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penerapan sistem penggajian tidak berbeda jauh dengan sistem penggajian pada instansi pemerintah lainnya. Sebagaimana telah diketahui sebelumnya bahwa sistem penggajian merupakan serangkaian dari kegiatan yang berkaitan secara menyeluruh antara satu dengan yang lain.
1. Laporan absensi atau buku harian
Buku harian ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir setiap pegawai instansi yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji pegawai. Buku daftar hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa yang diisi dengan manual (tanda tangan langsung).
2. Daftar/ surat keterangan gaji
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhiyungan gaji. Daftar ini berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji (PPh 21, iuran, dan lain – lain)
3. Amplop gaji
Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam jumlah tertentu.
4. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
Accounting Chief ke bagian Fianance Chief, berdasarkan informasi
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pengahasilan
1. Gaji Pokok Rp xxx
2. Tunjangan Istri/Suami Rp xxx
3. Tunjangan Anak Rp xxx Rp xxx
4. Tunjangan Lain – Lain Rp xxx
5. a. Tunjangan Jabatan Struktural Rp xxx b. Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xxx
6. Tunjangan Umum Rp xxx
7. Tunjangan Tambahan Umum Rp xxx
8. Tunjangan Papua Rp xxx
9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xxx
10. Tunjangan Beras Rp xxx
Jumlah Bruto Rp xxx 11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xxx
12. Pembulatan Rp xxx
Potongan
1. PFK Beras Rp xxx
2. Simpanan Wajib 10% Rp xxx
3. Sewa Rumah Rp xxx
4. Tunggakan Rp xxx
5. Hutang Kelebihan Rp xxx
6. Lain – lain Rp xxx
7. Pajak Penghasilan Rp xxx 8. Tabungan Perumahan Rp xxx
Jumlah Potongan Rp xxx
Jumlah Bersih Rp xxx Sumber : Bagian Tata Usaha
Keterangan :
1. Gaji pokok besarnya sesuai dengan pangkat, golongan serta ruang gaji menurut ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/suami sebesar 105 dari gaji pokok,
3. Tunjangan anak sebesar 2,5% dari gaji poko dalam hal kedua – duanya suami/istri, pegawai negeri tunjangan keluarga (istri/suami/anak) dibayarkan kepada pegawai negeri yang gaji pokoknya lebih tinggi,
4. Tunjangan jabatan diberikan menurut ketentuan yang berlaku,
6. Tunjangan beras besarnya ditentukan sesuai dengan keputusan menteri keuangan.
7. Iuran wajib pegawai sebesar 10 % dari gaji pokok
8. Tabungan Perumahan (Taperum) dihitung berdasarkan golongan, yaitu :
• Golongan I = Rp 3.000
• Golongan II = Rp 5.000
• Golongan III = Rp 7.000
• Golongan IV = Rp 10.000
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan secara sistematis perhitungan gaji pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Suamtera Utara menggunakan rumus sebagai berikut :
GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN = GAJI BERSIH
E. Pengawasan Intern Atas Gaji 1. Pengertian Pengawasan Intern
Pengawasan merupakan suatu prosedur yang sangat dibutuhkan dalam manajemen organisasi untuk menjalankan kegiatan usahanya agar setiap sistem yang ada dapat bekerja secara efektif dan sistematis.
Berikut ini beberapa pengertian pengawasan intern menurut para ahli :
1. Menurut Warren, Reeve, Fees (2005) “Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan,
memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa
perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana
mestinya.”
2. Menurut Bodnar dan Hoopwood (1995;8) “Pengawasan Intern is an organization’s internal control consist of the polocies and procedures
established to provide reasonable assurance that spesific organizational
objectives will be acheived.”
Sedangkan menurut Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumtera Utara pengawasan intern adalah pengawasan terhadap kegiatan/aktivitas yang ada dalam suatu wilayah kerja.
Jadi dari beberapa pengertian diatas maka penulis menarik kesimpulan bahwa pengawasan intern adalah rencana kebijakan yang diopergunakan untuk melindungi aktivitas kerja dari penyalahgunaan danmemberi informasi yang akurat sesuai dengan ketentuan perundang – undangan yang berlaku untuk memberikan jaminan yang layak dalam mencapai tujuan organisasi.
Pengawasan Internal dalam arti sempit diartikan sama dengan “internal
check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling
memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organsasi instansi.
Didalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personal lain yang didesain untk memberi keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian internal gaji merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan keuangan, kepatuhan operasi. Pengertian pengendalian internal gaji dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA (American Institute of Certified Public
Accounting). Dalam arti sempit “ Prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian
data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam suatu organsiasi ”.
Sumatera Utara. Pemberian gaji dilakukan perbulan sehingga dalam hal ini pengawasan gaji telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab kepala bagian keuangan (bendahara) .
2. Unsur – Unsur Pengawasan Intern Atas Penggajian
Menurut Mulyadi (2001;386) unsur – unsur pengawasan intern atas penggajian, yaitu :
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebgai pegawai atau karyawan perusahaan yang ditanda tangani oleh Direktur utama.
4. Setiap potongan gaji dan upah pegawai selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potong gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
5. Setiap perubahan gaji dab upah pegawai karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan.
7. Perintah lembut harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 9. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karywan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang Sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kerja sebelum kartu jam yang terakhir digunakan sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan pengahasilan karywan.
F. Keefektifan Pengawasan Intern atas Gaji
Menurut Arens dan Loebbecke (1997) pengertian efektifitas adalah
“effectiveness refers to the accomplishment of objective where as efeciency refers
to achieve those objectives.”
Sedangkan menurut Anthony Govindarajan (1995;111) pengertian efektifitas adalah “effectiveness is detemined by relationship between input and output.” Pengertian efektifitas diatas dapat juga dipahami sebgai derajat keberhasilan suatu organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadapa nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.
Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Sesuatu yang dikatakan efektif adalah apabila kontribusi pengeluaran yang dihasilkan semakin besar terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut. Efektifitas juga dapat dikatakan sebagai indikator keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.
1. Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertugas memriksa kebenaran perhitungan gaji yang telah disajikan oleh kepala bagian keuangan kemudian diberikan kepada masing – masing kabag lainnya.
2. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi bertugas menandatangani semua pembayaran gaji kemudian meakuntansikannya kedalam buku besar gaji.
3. Internal auditor
Internal auditor bertugas mengawasi apakah prosedur pembayaran gaji berjalan dengan baik.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan diatas penulis dapat menarik kesimpulan dan saran yang kiranya dapat bermanfaat bagi pembaca mengenai Pengawasan Intern Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa peneliti mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian dan pengwasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut : 1. Sistem pengawasan internal gaji pada Fakultas Ekonomi Universitas
Utara telah efektif,
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan,
3. Catatan – catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari yang tersusun rapi untuk satu tahun anggaran,
4. Sistem pengawasan internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan bebrapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan,
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, peneliti mengemukakan beberapa saran sebagai berikut :
1. Pengawasan internal gaji telah efektif sebaiknya dipertahankan mungkin dan sedapat mugkin ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.
2. Sistem pelaksanaan pengawasan internal mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah efektif mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan prosuktivitas pegawai,
3. Daftar hadir hendaknya ditandatangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan agar tidak terjadi pemalsuan tanda tangan oleh pegawai, 4. Sisitem pengawasan internal terhadap gaji mengenai fungsi pemotongan
yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntasi, agar dapat meningkatkan produktivitas instansi, karena segala bentuk tindakan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan instansi dapat diminimalisir,
DAFTAR PUSTAKA
Farhmita, Aria, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, 2005, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Hartadi, Bambang, 1999, Sistem Pengendalian Intern, Edisi Ketiga, Penerbit Balai Pustaka Fakultas Ekonomi, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Munawir, S, 1984, Auditing, Buku Satu, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit Liberty, Yogyakarta.
Tunggal, Amin Widjaja, 1995, Struktur Pengendalian Intern, Cetakan Pertama, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Arens, Alvin A dan James K. Loebbecke, 1996, dialihbahasakan oleh Amir Abadi Yusuf, Auditing Pendekatan Terpadu, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Bodnar, George H. and William S. Hoopwood, 1995, Accounting Information
System, Sixth Edition, Englewood Cliffs, Prentice Hall. Inc, New Jersey.
