TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
DIAN NITA GINTING 092102069
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI F A K U L T A S E K O N O M I
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA MAHASISWA : DIAN NITA GINTING
NIM : 092102069
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR :
EFISIENSI KERJA PADA
Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, AkTanggal : ...2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
NIP.131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak
Tanggal : ...2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA MAHASISWA : DIAN NITA GINTING
NIM : 092102069
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR :
EFISIENSI KERJA PADA
DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, ... 2012
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
atas berkat, penyertaan, dan kekuatan dari-Nya penulis dapat menjalani hari-hari
serta perkuliahan sampai pada akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Adapun Tugas Akhir ini berjudul “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tulisan ini masih jauh dari sempurna, serta tidak luput dari kekurangan, baik dari
materi tulisan maupun dari segi teknik penulisan.
Penulis menyadari bahwa terwujudnya tulisan ini bukanlah berdasarkan
kemampuan penulis semata-mata. Melainkan berkat bimbingan, bantuan, dan
dorongan berbagai pihak baik berupa bantuan moril maupun material yang tidak
ternilai harganya. Pada kesempatan penulis menyampaikan rasa hormat dan
terimakasih serta penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.ss
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak sebagai Ketua Prodi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah
3. Bapak Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dalam membimbing penulis dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi S1 Akuntansi FE USU yang telah memberikan kesempatan kepada penulis
untuk melakukan magang sebagai dasar dalam penyusunan Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Dosen Wali selama mengikut i masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi USU
6. Bapak dan Ibu Dosen serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang turut mendukung segala urusan perkuliahan dan
administrasi penulis selama mengikuti perkuliahan.
7. Kedua orang tua penulis Azis Ginting dan Arihta Kacaribu yang sangat penulis banggakan yang menyayangi penulis dan telah mengorbankan
segala-galanya baik moril maupun materil demi anak-anaknya,
memperhatikan, dan memenuhi segala keperluan penulis, serta selalu sabar
memberi semangat, motivasi serta doa buat penulis.
8. Tidak lupa juga kepada Kakak dan Abang penulis yang telah meberi
segala perhatian dan semangat kepada penulis.
9. Terimakasih kepada Abangku yang tersayang Erwinta Tarigan, SH yang telah memberikan semangat kepada penulis baik kasih, buah pikiran, serta
perharian dari awal perkuliahan hingga akhir studi penulis.
10. Kepada sahabat-sahabatku Dana, Santy, Kak Meta, Astri, Ayu, Mona
11. Terimakasih kepada Abang dan Kakak senior yang telah mendukung
penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas akhir ini jauh dari
kesempurnaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan yang dimiliki oleh penulis.
Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca sangat
diharapkan. Namun penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat
untuk menambah pengetahuan dan wawasan berpikir bagi setiap orang yang
membaca. Terimakasih.
Medan, Februari 2012
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... . iv
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR... . vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian... 5
D. Manfaat Penelitian... 6
E. Rencana Penulisan…... 6
1. Jenis Data... 7
2. Teknik Pengumpulan Data... 7
3. Metode Analisa... 8
F. Sistematika Penulisan... 9
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah FE USU... 11
B. Jenis Usaha... 13
C. Struktur Organisasi…... 14
BAB III PEMBAHASAN
A. Tata Kerja dan Penerapan Efisiensi Kerja Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 22 B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 28
C. Upaya Peningkatan Efisiensi Kerja Departemen
S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 33
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan... 40 B. Saran... 41
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Hal.
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Hal.
2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU 16
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada.
Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian
tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi
kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya
dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat
waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.
Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) pada prinsipnya adalah
perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan
yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan
alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak
dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh
hasil yang memuaskan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi kerja Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai
dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam
melaksanakan pekerjaan.
Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi
tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi
karena kurang baiknya pelaksanaan penerapan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh
karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus
mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan
pengendalian kerja dengan tepat.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing- masing
pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu
menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur efisien itu antara lain kesadaran,
keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang
baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya. Namun untuk lebih
meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka dibuatlah peraturan yang
mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja
telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut,
karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan
sanksi. Dalam meningkatkan efisiensi kerja di perusahaan atau organisasi yang
pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain
untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk
Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan
tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam
mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat
terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan
pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan
bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad
(2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan
dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan
perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan
kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).
Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja
yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam
pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu
efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat
dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah”
mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat
membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka
seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang
memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja
harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun
sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya
diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri
setiap pegawai. Demikian halnya pada Departemen S1-Akuntansi, efisiensi kerja
akan terlihat ketika pegawai mengerjakan pekerjaannya. Apakah pekerjaan itu
dikerjakan sesuai standar baik itu waktu maupun alatnya. Cara bekerja yang efisien
telah diterapkan oleh di Departemen S1-Akuntansi untuk semua jenis pekerjaan, baik
itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara
kerja yang sederhana, dengan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat
penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi
tidak hanya dikalangan ”atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan kalangan
”bawah”. Misalnya ketika pegawai menginput nilai mahasiswa yang terdapat di KHS
ke dalam Kartu Evaluasi Studi Mahasiswa, akan dikatakan efisien jika waktu yang
digunakan dalam menginput data tersebut sesuai dengan waktu yang disediakan.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat
perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni
1. Bagaimana tata kerja dan penerapan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
3. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui tata kerja penerapan efisiensi kerja pada Departemen
S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk memahami faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada
Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Untuk mengetahui cara dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupun aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek
yang sama.
c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang
bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kerja.
E. Rencana Penulisan
Penelitian ini dilakukan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan pada tanggal
01-14 Agustus 2011. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel
1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGUKE
1 2 3
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa
minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. Jenis Data
Adapun jenis data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah :
a) Data Primer yaitu data yang di peroleh langsung dari instansi tersebut,
dalam hal ini Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang dikoordinir oleh bagian umum.
b) Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari dokumen buku atau pun
sumber pustaka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Dalam rangka mengumpulkan bahan-bahan atau data-data baik secara teori
maupun praktek yang berguna untuk menyelesaikan tugas akhir ini, maka penulis
menggunakan metode sebagai berikut :
a. Interview (wawancara) yaitu dengan melakukan observasi secara langsung
melalui staff tersebut ataupun dengan pihak yang bersangkutan di
Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Metode Penelitian Pustaka artinya penelitian yang dilakukan melalui beberapa
sumber bacaan seperti buku-buku bacaan maupun website yang memberikan
gambaran tentang masalah yang dihadapi, untuk memperoleh data atau bahan
yang bersifat teori ilmiah.
3. Metode Analisa
Data yang diperoleh akan disusun secara sistematis dan kemudian dianalisa
secara kualitatif untuk menjawab permasalahan yang dikemukakan. Adapun metode
yang digunakan adalah .
a. Metode deskriptif yaitu metode atau cara menganalisis data yang ditujukan
untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan
data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai
Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Metode deduktif yaitu bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang
berlaku umum Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu
dapat diketahui penyimpangan dan selanjutnya membuat kesimpulan,
memberikan saran mengatasi masalah yang ada.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan, manfaat penelitian jadwal penelitian dan sistematika
penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas
Ekonomi USU dan bagian Departemen Akuntansi, struktur organisasi, Job
Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang
berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa Bagaimana Tata
Kerja dan Efisiensi Kerja pada Departemen S1-Akuntansi FE USU,
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Departemen S1- Akuntansi
NMeningkatkan Efisiensi pada Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari
pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang
membangun bagi Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh). Yayasan
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di
bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan
pada waktu itu).
Selanjutnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas
Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh
status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan masuk ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara
tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi
3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi
terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam
persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan atau
perubahan.
B. Jenis Usaha
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya
yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi :
Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan
mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan atau
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Achmad Zaenudin ( 2007 : 118 ), struktur organisasi berfungsi untuk
menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi
masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga
pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya
dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada
tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah
tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi alam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja
sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Menurut The Liang Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit
kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2010 - 2011
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec
ANGGOTA
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, Ms
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistia Rini, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU KETUA DEPARTEMEN S1 AKUNTANSI
Drs. Syafruddin Ginting, S. SE.AK,MAFIS, CPA
Drs. Firman Syarif, Msi, AK
D. Job Description
Pada Uraian berikut ini dapat dilihat job description bagian Departemen S-1
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan urutan jabatan
sebagai berikut :
Ketua Departemen
1. Membuka sidang ujian komprehensif
2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat
3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding
4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa
5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal
6. Menandatangani skripsi yang telah di perbanyak mahasiswa
7.Menghadiri pertemuan rapat fakultas atau rapat dosen yang berhubungan dengan
Departemen Akuntansi
8. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi dan
lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.
Sekretaris Departemen
1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa
2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji atau diperbanyak
3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan
dengan Departemen Akuntansi.
Staf
2. Mengarsip surat masuk atau keluar
3. Memberikan KRS dan KHS kepada mahasiswa
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah di tandatangani oleh Ketua
Departemen Akuntansi
5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa
6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan di uji / di perbanyak
7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar
8. Mengetik daftar alumni Departemen Akuntansi
9. Menstempel KRS / KHS mahasiswa
10. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Akuntansi
11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif
BAB III PEMBAHASAN
A. Tata Kerja dan Penerapan Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Berjalannya suatu sistem, prosedur, dan aktivitas yang dilakukan pada
Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU harus sesuai dengan standar
yang ada. Standar tersebut telah diatur berdasarkan job description yang telah
diuraikan pada bab sebelumnya. Penulis juga mengamati struktur organisasi dan
uraian tugas pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU serta melihat
bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan
dengan teratur dan baik.
Menurut Sedarmayanti, (2001:134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan
kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan,
peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja
adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka
penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan
pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah,
Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam
teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi
hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas,
peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam,
dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu
dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di
dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang
sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan
dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibilitas.
Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universits Sumatera Utara terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilakukan
untuk mendukung tercapainya tujuan pokok Departemen S1- Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universits Sumatera Utara.
Adapun tata kerja Yang diterapkan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universits Sumatera Utara meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan
rencana kerja Departemen, pengolahan data mahasiswa S1 Akuntansi, reguler,
ekstensi, alumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen mahasiswa,
penyimpanan surat masuk dan keluar sehingga segala sesuatu dpat terkontrol oleh
pimpinan dalam hal ini adalah Ketua Program Studi.
Departemen S1-Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan
berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan kegiatan akademikbmahasiswa S1, alumni, ekstensi. Tugas
pelayanan yang berupa keterangan –keterangan berwujud enam perbuatan, yaitu :
1. Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh keterangan
yang berhubungan dengan kegiatan akademik mahasiswa disimpan dalam
memerlukannya, maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukan,
dan waktu yang diperlukan dalam menemukan data tersebut cukup singkat.
2. Mengetik yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis.
Keterangan-keterangan yang dibutuhkan sehingg berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim, dan disimpan, ada pun waktu yang diperlukan pegawai dalam
mengetik satu lembar surat lebih kurang sepuluh menit (surat umum).
Sedangkan untuk surat lainnya seperti undangan diperlukan waktu tiga hari
(dimulai dari pembuatan undangan hingga pengiriman). Pegawai bisa
menyelesaikan tugas dengan efisien apabila dalam kondisi tersebut didukung
oleh sarana penunjang kerja yang baik seperti printer. Karena kondisi printer
di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
kurang baik, penyelesaian pembuatan surat sering terkendalai, hal ini
membuat kerja pergawai tidak efisien dalam membuat surat.
3. Mengolah yaiutu bermacam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Dalam mengolah data, departemen membuat standar kerja dengan
menentukan waktu tiga hari dalam pembuatan transkrip nilai. Prosedur
dimulai dari pengesahan PD I, Ketua Program Studi, dan Dekan.
4. Mengesahkan yaitu kegiatan menyetempel dan memeberi tanda keterangan
bahwa dokumen telah masuk ke Departemen maupun Ketua Program Studi.
Untuk pengesahan dokumen tersebut dapat diselesaikan tergantung keadaan
Dengan demikian dokumen dapat langsung disahkan tanpa harus menunggu
berhari-hari. Ini artinya, Ketua Departemen juga harus mendukung sistem
kerja yang ada supaya pekerjaan tersebut dapat dikatakan efisien.
5. Mengirim yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lain. Dalam hal pengiriman surat, biasanya pegawai
membutuhkan waktu sat hari. Dalam pengiriman surat, sejauh ini dapat
dikatakan efisien karena didukung oleh keberadaan dosen Departemen
S1-Akuntansi, dan staf lainnya.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman. Dokumen mahasiwa disimpan oleh pegawai dalam arsip.
Untuk menemukan data mahasiswa yang telah disimpan di dalam arsip hanya
membutuhkan waktu tiga menit karena arsip di Departemen ini telah disusun
dan ditata dengan baik sehingga mempermudah kerja pegawai.
Berdasarkan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah
relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan
yang diberikan. sebagian besar mahasiwa mengatakan bahwa pegawai bisa
menyelsaikan pekerjaan sesuai standar yang telah ditentukan. Misalnya dalam
pembuatan Transkrip Nilai dan SKTL hanya membutuhkan waktu lebih kurang dari
tiga hari. Akan tetapi hal ini juga harus didukung dengan keberadaan pimpinan di
Fakultas baik itu PD 1, Ketua Depatemen, dan Dekan. Namun, jika pimpinan fakultas
tidak ada di tempat, maka kemungkinan SKTL akan didapat dalam waktu lebih dari
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di
Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat
dilihat bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Departemen S-1
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas
Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
5. Adanya daftar indeks arsip.
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip arsip lama.
B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang
dilakukan penulis terhadap Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
berkaitan dengan faktor yang mendukung efisiensi kerja dapat dilihat dari:
1. Fasilitas Kerja
Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen S-1 Akuntansi didukung oleh
fasilitas sebagai berikut:
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor
untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan
dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor. Komputer yang ada di
Departemen S1-Akuntansi sejauh ini sangat mendukung kegiatan. Menurut hasil
pengamatan penulis selama magang di Departemen ini komputer tersebut masih
berfungsi dengan baik.
Ada beberapa manfaat dalam penggunaan komputer di Departemen
a. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di
Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
b. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita
yang dibutuhkan melalui iinternet.
c. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun
data-data lainnya melalui penggunaan email.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui
komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan
melalui printer data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin photo copy. Namun,
printer yang ada di Departemen S1-Akuntansi belum dikategorikan baik, karena
sering mengalami kendala dalam hal pencetakan. Hal ini membuat pekerjaan menjadi
tidak efisien.
c.Beberapa fasilitas pendukung lain yang memegang peranan penting
diantaranya: Flasdisk, map, kendali arsip,. buku agenda, buku ekspedisi, alat tulis
kantor, box file, filling cabinet, dan lain-lain.
2. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan
segera diganti.
3. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang
tidak berwewenang.
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolekan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa
pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari
sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk
bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas
Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal
tersebut dapat dilihat dari:
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) .
Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas
warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. Pada umumnya di
ruangan Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU setiap
komputer diletakkan di atas meja kerja pegawai dan lemari untuk tempat
berkas-berkas atau warkat diletakkan disamping meja kerja atau
dibelakang meja kerja.
b. Berkas atau file-file yang tidak dipakai lagi segera dibuang. Misalnya,
arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai
adalah alat-alat tulis. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi
USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas
meja kerja mereka dengan rapi.
Pemakaian waktu pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Departemen
S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:
a. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
rencana kerja dimana rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian
waktu. Dan setiap rencana kerja yang dibuat pada Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan
berupa pengumuman.
b. Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin
kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi
tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan,
apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Disiplin kerja di
Fakultas Ekonomi USU adalah :
1) Masuk kerja pukul 08.15
2) Pulang kerja pukul 14.00
Para pegawai yang bekerja di Departemen Fakultas Ekonomi USU sudah taat
dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga
terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana
dengan baik. Pimpinan secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang
bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi
pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien
C. Upaya Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menyelesaikan tugas adalah salah satu faktor kunci sukses penting untuk
kebanyakan pegawai. Tugas yang harus diselesaikan merupakan proses yang
kompleks atau tugas sederhana. Tapi keduanya memerlukan pemikiran, perencanaan,
dan waktu untuk penyelesaian.
Ada berbagai cara sebagai pedoman yang dipakai untuk mengukur apakah
efisiensi terjadi dalam suatu pekerjaan. beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengukur tingkat kinerja pegawai menurut Fuad Gani (2008:122) ada beberapa cara:
1. Menentukan standar atau ukuran baku yang akan dijadikan pedoman.
Dalam hal ini standar digunakan dalam penyelesaian tugas secara efisien di
Departemen S1-Akuntansi seperti membuat surat ndangan, membuat arsip,
dan surat lainnya.
2. Mengukur atau menilai kegiatan yang sedang dijalankan atau hasil
kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan. Dalam hal ini dilakukan oleh
Ketua Departemen Prodi S1-Akuntansi. Dari temuan di lapangan dan
berdasarkan pengalaman mahasiswa, ternyata ada beberapa keluhan yang
dialami oleh mahasiswa dalam pengurusan transkrip nilai. Dimana
transkrip nilai sangat lama untuk didapatkan, hal ini dipengaruhi oleh
sarana penunjang yang kurang baik. Untuk penyelesaian transkrip nilai
membutuhkan waktu tiga hari, faktanya lebih dari standar waktu yang ada.
Dekan. Jika printer dalam kondisi bagus dan pimpinan berada di tempat
sudah pasti pekerjaan ini dikategorikan efektif.
Adapun bentuk pelayanan kepda mahasiswa adalah sebagai berikut:
a. Pemberian transkrip nilai hingga pengesahan membutuhkan waktu tiga hari
b. Pendaftaran seminar proposal, dan sidang memerlukan waktu satu hari
c. Pembrian KHS dan KRS memerlukan waktu satu hari
d. Menemukan arsip dalam file lima menit.
3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar semua kegiatan berjalan
sesuai prinsip awal. Menurut penulis, penyimpangan yang terjadi bukan
karena kinerja pegawai, tetapi karena sarana yang tidak bagus sehingga
tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Untuk mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai Departemen
S1-akuntansi, supervisi atau pimpinan akan memperoleh informasi baik berupa lisan
maupun dari sumber lain seperti pengamatan atau survei tentang informasi kinerja
pegawai.
Menurut Reksohadiprawito (2000), pedoman dalam pengukuran efisiensi
kerja yaitu :
1. Jika dua macam tindakan akan memberikan hasil yang sama dalam rangka
tujuan, organisasi, maka salah satu harus dipilih yaitu yang mengakibatkan
pendekatan biaya-biaya yang paling sedikit.
2. Jika dua macam tindakan mengakibatkan pengeluaran biaya-biaya yang sama,
Sementara menurut Ackoff (1999) bahwa terdapat 6 (enam) cara pengukuran
efisiensi yang paling umum, yaitu :
1. Berpegang teguh pada faktor "waktu" yang konstan, kemudian mengukur
persentase hasil pekerjaan yang diselesaikan.
2. Berpegang pada faktor "biaya" yang konstan, kemudian mengukur persentase
hasil pekerjaan yang diselesaikan.
3. Berpegang pada faktor "metode kerja" yang konstan, kemudian mengukur
persentase hasil pekerjaan yang diselesaikan.
4. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
5. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur
biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
6. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur
Berpedoman dari pengukuran efisiensi maka penilaian prestasi kerja
merupakan salah satu indikator dalam meningkatkan efisiensi kerja. Prestasi kerja
adalah hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau
kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai dalam
melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi oleh kecakapan,
pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan. Program
penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi
pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi
kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan
mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian
mengkomunikasikannya dengan para pegawai ( Robert, 2002 : 81). Manfaat dari
penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan.
3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.
4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan.
5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.
Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Hukuman
Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran
pegawai akan merasa takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi
hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, oleh karena itu
hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin
pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Teguran lisan.
b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.
c. Jika tidak datang maka absen kerja di-black list oleh Pembantu Dekan II.
d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.
2. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena hal ini akan
membuat pegawai lebih giat dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil
yang optimal.
3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasikan ke pekerjaaan yang lebih
rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan dimutasikan ke
pekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan
pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal
tersebut dapat diketahui dengan adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat
Mutasi.
Metode lain dalam meningkatkan efisiensi kerja dapat dilakukan dengan
mengukur seberapa baikkah pegawai dalam menuntaskan suatu pekerjaan secara
benar, namun dengan waktu yang lebih cepat, dan pemakaian sumber daya yang lebih
hemat. Dalam dunia kerja, baik untuk pegawai negeri maupun pegawai swasta,
efisiensi adalah karakter penting yang harus dimiliki oleh setiap pekerja, karena
tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih cepat dan lebih hemat. Demikian halnya
denga Departemen S1-Akunransi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
layak untuk melakukan metode ini sebagai alat ukur dalam menilai kinerja pegawai
apakah pekerjaan sudah dikategikan efisien atau belum efisien.
Contoh soal TSK Aspek Efisiensi Kerja
Setiap hari, saya masuk kantor paling cepat dibandingkan pegawai lainnya. Yang
saya lakukan setelah tiba di kantor adalah:
a. Membaca koran
b. Santai di luar kantor menikmati udara pagi
c. Mengobrol dengan rekan kerja
d. Membuat rencana kerja
e. Mengerjakan pekerjaan yang tertunda kemarin
Seluruh pekerjaan telah selesai saya kerjakan namun jam kerja pada hari ini masih
tersisa dua jam lebih, maka:
a. Mumpung masih di kantor ada fasilitas internet, maka saya pergunakan untuk
mengakses situs jejaring sosial facebook
b. Setelah lelah bekerja hari ini, saya rasa tak ada salahnya saya mengobrol
c. Saya lebih suka membaca tabloid infotainment
d. Saya pergunakan untuk chatting dengan kawan lama
e. Saya pergunakan untuk membaca buku-buku pengembangan diri.
Dan yang tidak kalah pentingnya adalah peningkatan sarana penunjang, seperti
printer. Menurut pengamatan penulis, pentingnya peningkatan kualitas printer yang
ada sebab dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa tidak terlepas dari kertas
print-out. Dengan demikian pekerjaan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas
Ekonomi USU dapat diketegorikan efisien.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan
saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Departemen S1-Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai
berikut:
1. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil
yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan
standar yang ada.
2. Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan
kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan
gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin.
3. Dengan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah
relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap
4. Faktor yang mendukung efisiensi kerja Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi USU berupa fasilitas kerja, kebersihan, keamanan, tata
ruang, dan disiplin waktu.
5. Upaya meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan mengontrol semua
kegiatan dan kinerja pegawai Departemen S1-akuntansi, supervisi atau
pimpinan akan memperoleh informasi baik berupa lisan maupun dari
sumber lain seperti pengamatan atau survei tentang informasi kinerja
pegawai.
B. Saran
Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan
dapat berguna bagi Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka
penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi
kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu
disarankan kepada Departemen S1-AkuntansiFakultas Ekonomi USU agar
sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi
sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan
pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan
2. Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak
menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena
printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan
juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Departemen
S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU.
3. Setiap anggota atau pegawai Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi
hendaknya saling bekerja sama satu sama lain, dengan demikian tata kerja
yang ada di Departemen ini akan dikategorikan efisien.
4. Ada baiknya Departemen S1-Akuntansi melakukan penilaian kinerja setiap
periodenya dengan menggunakan metode yang ada, dengan demikian
Departemen ini akan mampu menilai apakah tata kerja yang dilaksanakan
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta :Mitra Wacana Media.
Ackoff, Russel. 1999. The Design of Sosial Research. Jakarta : Penerbit Prenhalindo.
Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat Cetakan Kedelapan. Yogyakarta : Penerbit Liberty.
Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Yogyakarta : Penerbit Gajah Mada University Press.
Miranda, Widjaja Tunggal. 2003. Istilah Penting Manajemen MutuI. Jakarta : Penerbit Harvarindoa.
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU Tahun 20010-2011. Medan : USU Press.
Reksohadiprawito, Munawardi. 2000. Tingkah Laku Manusia dan Organisasi.
Yogyakarta : Penerbit BPFE UGM.
