CURICULUM VITATE
Nama : Agung Kuntoro
Tempat, Tanggal Lahir : Cimahi, 06 January 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki
Golongan Darah : -
Agama : Islam
Status : Belum Menikah Kebangsaan : Indonesia
Alamat : Jl. Kerkof No.56A Leuwigajah,
Cimahi Selatan 40532
Data Pendidikan :
NO Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus
1 SD SDN Leuwigajah IV 2001
2 SLTP SLTPN 9 Cimahi 2004
3 SMK SMKN 1 Cimahi 2008
Nama : Moch. Yudha M.S
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 22 September 1991 Jenis Kelamin : Laki-laki
Golongan Darah : B
Agama : Islam
Status : Belum Menikah Kebangsaan : Indonesia
Alamat : Jl. Palgenep Kulon No.8 Rt1/Rw5 Margahayu
Data Pendidikan :
NO Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus 1 SD SDN Kaliwadas 1 Sumber 2003
2 SLTP SLTPN 4 Cirebon 2006
3 SMA SMAN 7 Cirebon 2009
TINJAUAN PEMBUATAN SURAT PERJALANAN DINAS
DI PT. PDSI ONSHORE DRILLING AREA JAWA
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program diploma tiga Prodi Manajemen Informatika
Oleh :
Agung Kuntoro
NIM. 10909076
Moch. Yudha M.S
NIM. 10909060
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas ke hadirat Allah SWT karena berkat
rahmat dan karunia-Nya lah, penulis dapat menyelesaikan kegiatan Kerja Praktek
sampai pembuatan laporan Kerja Praktek di PT. PDSI Onshore Drilling Daerah Area
Jawa yang beralamatkan di Jl. Raya Mundu Karangampel Indramayu.
Penulisan Laporan Kerja Praktek ini diajukan untuk memenuhi syarat
matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma Tiga Prodi Manajemen
Informatika. Laporan Kerja Praktek ini merupakan uraian pelaksanaan Kerja Praktek
dan merupakan salah satu bentuk pertanggung jawaban dari pelaksanaan Kerja
Praktek.
Penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari
sempurna, baik dari segi isi materi maupun susunan tata bahasa, penulis pun
menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini tidak luput dari kekurangan dan
kesalahan. Hal ini mengingat kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki
terbatas untuk membuat dan menghasilkan karya tulis yang baik dan sempurna. Oleh
karena itu saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat penulis
harapkan sebagai masukan yang sangat berharga guna perbaikan dan penyempurnaan
Laporan Kerja Praktek ini dan penulis pada masa yang akan datang.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih dan
iv
bantuan moril maupun materil, sehingga penyusunan Laporan Kerja Praktek ini dapat
terselesaikan dengan baik dan tanpa hambatan yang berarti, terutama kepada yang
terhormat :
1.
Kedua orang tua dan keluarga kami, yang telah memberikan semangat, doa
serta dukungan baik secara moril maupun materil.
2.
Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia.
3.
Bapak Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik Dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
4.
Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku Ketua Program Studi
Manajemen Informatika Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas
Komputer Indonesia.
5.
Bapak Wahyu Nurjaya WK, ST. MKom, selaku Dosen Wali dan Dosen
Pembimbing.
6.
Ibu Novrini Hasti, selaku Koordinator Kerja Praktek Program Studi
Manajemen Informatika.
7.
Seluruh Staff Dosen dan Sekertariat Program Studi Manajemen Informatika.
8.
Bapak Bambang Tjipto Tavianto, selaku Manager PT. PDSI DAJ.
9.
Bapak Awaludin, selaku Ass Manager Support PT. PDSI DAJ.
10.
Bapak H. Komedi, selaku Rig Supt pada PT. PDSI DAJ.
v
12.
Bapak Sawiji Santoso, selaku Ass Manager Security di PT. PDSI DAJ
13.
Seluruh Staff dan Karyawan PT. PDSI DAJ.
14.
Terima kasih banyak kepada M. Yudha M. S, Dewa Triyanto dan Aziz Wahab
dan seluruh teman-teman MI-18 yang telah memberikan doa dan
dukungannya.
Serta semua pihak yang turut membantu penulis baik moril maupun materil
yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Akhir kata, semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi mereka
yang membacanya dan memberikan sumbangsih bagi perkembangan ilmu
pengetahuan, serta mampu memperkaya pengetahuan kita semua.
Bandung, Juli 2011
vi
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR SIMBOL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah Praktek Kerja Lapangan ... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.2.1. Identifikasi Masalah ... 2
1.2.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 3
1.3.1 Maksud Kerja Praktek . ... 3
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek ... 4
1.4. Batasan Masalah ... 4
1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 5
1.5.1. Lokasi Kerja Praktek ... 5
vii
1.6. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II LANDASAN TEORI ... 9
2.1 Pengertian Sistem ... 9
2.1.1. Elemen Sistem ... 9
2.1.2. Karakteristik Sistem ... 10
2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 13
2.2. Pengertian Informasi ... 15
2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 16
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 17
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ... 17
2.4.2. Alat Bantu Analisis ... 20
1) Flow Map ... 20
2) Diagram Kontek ... 20
3) Data Flow Diagram ... 21
4) Kamus Data ... 22
5) Perancangan Basis Data ... 22
a. Normalisasi ... 23
b. Tabel Relasi ... 25
2.5. Pengertian Surat ... 26
2.5.1. Pengertian Surat Resmi ... 26
2.5.2. Pengertian Surat Dinas ... 27
viii
2.9. Pengertian Visual Basic ... 30
BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 33
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 33
3.1.1. Visi dan Misi Perusahaan ... 34
3.1.2. Tata Tertib Perusahaan ... 34
3.1.3. Kegiatan Perusahaan ... 35
3.2. Stuktur Organisasi Perusahaan ... 36
3.3. Deskripsi Kerja ... 37
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 40
4.1. Analisis Aplikasi Pembuatan Surat Perjalanan Dinas ... 40
4.1.1. Analisis Dokumen ... 40
4.1.2.Analisis Prosedur Aplikasi Pembuatan Surat Perjalanan Dinas ... 41
4.1.2.1. Flow Map ... 43
4.1.2.2. Diagram Konteks ... 45
4.1.2.3. DFD (Data Flow Diagram) ... 46
4.1.3. Cara Kerja Pembuatan Aplikasi Surat Perjalanan Dinas 47 4.1.3.1. Pembuatan SPD ... 47
ix
4.1.3.3. Pembuatan Deklarasi ... 52
4.1.3.4. Langkah Pembuatan Deklarasi ... 53
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 59
5.1. Kesimpulan ... 59
5.2 . Saran ... 60
http://www.bkd.dumaikota.go.id/tata-naskah-dinas/ 188-surat-perintah-perjalanan-dinas.html?lang= / 20 Juli 2011.
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/475/ jbptunikompp-gdl-idaherlina-23709-4-bab3-ind-a.pdf/ 20 Juli 2011.
http://www.visualbasicindonesia.com/definisi-visual-basic/ 18 Juli 2011.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Praktek Kerja Lapangan
Dengan semakin berkembangnya zaman maka semakin berkembang pula
kegiatan manusia dalam bidang IT. Dengan berkembangnya kegiatan IT maka
semakin bertambah pula perusahaan yang bergerak di berbagai bidang. Dalam
perusahan yang kegiatannya relative kecil pimpinan perusahaan masih mampu
untuk melakukan pengawasan langsung terhadap kegiatan perusahaan yang
dipimpinnya. Sedangkan pada perusahaan yang volume kegiatannya luas dan
besar tidak mungkin lagi pengawasan langsung dilakukan oleh pimpinan
perusahaan. Dalam kegiatan seperti ini pimpinan biasanya akan melimpahkan
wewenangnya kepada bawahannya. Tetapi tanggung jawab terakhir atas pekerjaan
bawahan tetap berada di puncak pimpinan. Untuk memberi keyakinan bahwa apa
yang dilaporkan bidang administrasi tentang pembuatan surat dinas adalah benar
dan dapat dipercaya serta tidak ada kecurangan, maka pimpinan perusahaan
membutuhkan adanya pengawasan di berbagai bidang yang ada di dalam
perusahaan.
Surat Perjalanan Dinas (SPD) merupakan dokumen yang dibuat ketika
seorang pekerja akan melakukan pekerjaan diluar kantor dengan jarak yang telah
ditentukan. PT. PDSI merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak dalam
bidang Drilling sehingga kegiatan para pekerja lebih banyak diluar kantor (lokasi
Dengan keaadan tersebut maka pembuatan dokumen SPD mengalami
frekuensi yang tinggi. Namun walaupun keadaannya demikian di PT. PDSI belum
ada database yang menyimpan data SPD, sehingga penanganan SPD masih
sekedar saja (manual) selain memerlukan banyak tenaga juga tidak tersistem
secara baik. Perhitungan yang manual sering dijumpai banyak kesalahan,
disamping boros waktu, boros materi dan boros tenaga.
Untuk mengatasi keadaan tersebut maka dibuat aplikasi mengenai surat
perjalanan dinas, database dibuat dalam format excel. Excel merupakan sebuah
aplikasi yang sangat familiar untuk dipergunakan, mudah dipahami dan cepat
dalam penggunaan. sehingga setiap saat dapat dipanggil data-datanya dengan
cepat, dan merupakan suatu aktifitas dari personal (pekerja) untuk menjalankan
roda perusahaan. Berdasarkan hal – hal diatas maka penyusun tertarik untuk
mengambil judul “TINJAUAN PEMBUATAN SURAT PERJALANAN
DINAS DI PT. PDSI ONSHORE DRILLING AREA JAWA ”
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Sebelum dibuatnya aplikasi pembuatan surat perjalanan dinas ini
terdapat masalah-masalah diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Masih manualnya dalam pembuatan surat perjalanan dinas pada
PT. PDSI Onshore Drilling Area Jawa.
2. Perhitungan yang manual masih sering dijumpai banyak
3
3. Masih membutuhkan waktu yang cukup lama.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah-masalah tersebut, maka dapat dirumuskan
rumusan masalahnya yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana proses pembuatan surat perjalanan dinas (SPD)
pada PT. PDSI Onshore Drilling Area Jawa.
2. Bagaimana hasil atau bentuk dari pembuatan laporan surat
perjalanan dinas oleh adm supervisor pada PT. PDSI Onshore
Drilling Area Jawa.
1.3 Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek
1.3.1 Maksud Kerja Praktek
Adapun maksud dari program kerja praktek lapangan selama ± 1 bulan ini
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana proses dan aplikasi apa yang digunakan dalam pembuatan
surat perjalanan dinas (SPD) yang ada di PT. PDSI Onshore Drilling
Area Jawa.
2. Bagaimana hasil atau bentuk dari surat perjalanan dinas yang ada di
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan dari pelaksanaan kerja praktek lapangan selama ± 1 bulan
ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana proses dan aplikasi apa yang digunakan dalam pembuatan
surat perjalanan dinas (SPD) yang ada di PT. PDSI Onshore Drilling
Area Jawa.
2. Untuk mengetahui hasil atau bentuk pembuatan laporan surat
perjalanan dinas oleh adm supervisor pada PT. PDSI Onshore Drilling
Area Jawa.
1.4 Batasan Masalah
Agar pokok permasalahan diatas diatas dapat terarah dengan baik dan
tidak keluar dari batasan permasalahan, maka penulis membatasi penganalisaan
hanya pada bagian yang berhubungan dengan pembuatan surat perjalanan dinas.
Adapun bagian yang terlibat diantaranya bagian adm supervisor, bagian keuangan,
dan manager.
a. Penulis hanya melakukan penelitian pada bagian adm supervisor
b. Kegiatan dimulai dengan adanya perintah dari manager kemudian pegawai
membuat surat perjalanan dinas ke bagian adm supervisor lalu meminta
tanda tangan (persetujuan) dari manager yang dilanjutkan ke bagian
5
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
1.5.1 Lokasi Kerja Praktek
Penulis melakukan Kerja Praktek pada PT. PDSI Onshore Drilling Area
Jawa yang berada di Jl. Raya Mundu Karang Ampel, Indramayu.
1.5.2 Waktu Kerja Praktek
Waktu Kerja Praktek dilaksanakan selama 20 kali, diantaranya
pelaksanaan jam kerja dan kegiatan kerja praktek adalah :
No Hari Waktu Keterangan
1
Senin s/d Jum’at
07.00 - 16.00 WIB Aktivitas Kantor
11.30 - 12.30 WIB Istirahat
2 Jum’at 11.30 – 13.00 WIB Istirahat
3 Sabtu dan Minggu Libur
Tabel 1.1 Jadwal Aktivitas Kantor
No Tanggal Hari Uraian Kerja/Kegiatan
Paraf
Pembimbing
Perusahaan
1 4 Juli 2011 Senin Pengenalan Pembimbing
PDSI DAJ
3 6 Juli 2011 Rabu Peninjauan Pembelian Barang
4 7 Juli 2011 Kamis
Membuat Surat Undangan
Family Ghatering
5 8 Juli 2011 Jum’at
Membuat Surat Undangan
Family Ghatering
6 11 Juli 2011 Senin Input Data SMC
7 12 Juli 2011 Selasa Input Data SMC
8 13 Juli 2011 Rabu Mengecek Hardware
9 14 Juli 2011 Kamis Mengecek Hardware
10 15 Juli 2011 Jum’at
Merekap Hasil Pengecekan
Hardware
11 18 Juli 2011 Senin
Merekap Hasil Pengecekan
Hardware
12 19 Juli 2011 Selasa Pengecekan Stock Cartridge
13 20 Juli 2011 Rabu Pengecekan Stock Cartridge
14 21 Juli 2011 Kamis
Merekap Hasil Pengecekan
Stock Crtridge
15 22 Juli 2011 Jum’at
Bimbingan Aplikasi PT. PDSI
DAJ
16 25 Juli 2011 Senin
Bimbingan Aplikasi PT. PDSI
7
17 26 Juli 2011 Selasa Bimbingan Aplikasi SPD
18 27 Juli 2011 Rabu Bimbingan Aplikasi SPD
19 28 Juli 2011 Kamis Bimbingan Aplikasi SPD
20 29 Juli 2011 Jum’at Bimbingan Aplikasi SPD
Tabel 1.2 Aktivitas Praktek
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Kerja Praktek ini dibagi dalam lima bab ditambah bagian awal
terdiri dari Lembar Judul, Lembar Pengesahan, Kata Pengantar, Daftar Isi.
Pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah mendapatkan gambaran tentang
isi laporan kerja praktek. Materi-materi yang ada di dalam laporan kerja praktek
ini sistematikanya adalah sebagai berikut :
a. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan mengenai Latar Belakang Praktek Kerja
Lapangan, Identifikasi dan Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan
Praktek Kerja Lapangan, Batasan Masalah,, Lokasi dan Waktu Praktek
Kerja Lapangan, dan Sistematika Penulisan.
b. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan mengenai teori yang mendukung tema atau judul
c. BAB III PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini menguraikan mengenai Tinjauan Umum Perusahaan, Visi dan
Misi Perusahaan, Tata Tertib Perusahaan, Kegiatan Perusahaan,
Stuktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan.
d. BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Bab ini menguraikan mengenai masalah yang akan di bahas yaitu
meliputi Sistem Pembuatan Surat Perjalanan Dinas pada PT. PDSI
Onshore Drilling Area Jawa.
e. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjelaskan Kesimpulan dan Saran terhadap hasil pembahasan
masalah yang di harapkan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
data atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan suatu organisasi seperti perusahaan atau suati bidang fungsional cocok
dengan definisi ini karena organisasi terdiri dari berbagai sumber daya yang
bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan pemilik atau
manajemen.
2.1.1 Elemen Sistem
1. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha,kebutuhan
masalah prosedur pencapaian tujuan.
2. Batasan
Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dan sistem
dimana batasan ini berupa peraturan-peraturan, biaya-biaya, personil,
peralatan, dan lain-lain.
3. Kontrol
Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang
dapat berupa kontrol pemasukan data (input), kontrol keluaran data
4. Input
Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data
masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan
data, jenis pemasukan data, dan lain-lain.
5. Proses
Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi
sesuai dengan keinginan penerima,proses data berupa : klarifikasi,
peringkasan, pencarian, dan lain-lain.
6. Output
Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.Output dapat berupa
laporan, grafik, dan lain-lain.
7. Umpan Balik
Merupakan elemen-elemen sistem yang tugas nya apakah sistem berjalan
sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dan
lain-lain.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (system
11
a) Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi yang
artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.Setiap sistem
selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.Setiap
subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.Suatu
sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut
dengan supra sistem.
b)Batasan Sistem (system boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c) Lingkungan Luar Sistem (evironments)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi opersai sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan ataupun merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar yang
menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara.Sedangkan lingkungan luar yang merugikan
harus di tahan dan dikendalikan agar tidak menggangu kelangsungan
hidup dari sistem.
d) Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
memungkinkan sumber-sumber daya yang mengalir dari subsistem ke
subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem merupakan masukan bagi
subsistem lainnya dengan melalui penghubung.Dengan melalui
penghubung satu subsistem dapat berintegerasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk suatu kesatuan.
e)Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.
f)Keluaran Sistem (output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada
suprasistem.
g) Pengolahan Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lainnya menjadi
keluaran yang berupa barang jadi.
h)Sasaran Sistem (objectives / goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objectives).Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan / sasaran maka
13
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem.
Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, menurut
Jogianto Hartono klasifikasi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem sebagai sistem abstrak (abstrac system) dan sistem fisik (physical
system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (Contoh : Sistem teologi).
Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik (Contoh :
Sistem komputer, sistem transportasi, Sistem perguruan tinggi).
2. Sistem sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
(human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui
proses alam, tidak dibuat manusia (Contoh : Sistem tata surya). Sedangkan
sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan diciptakan oleh
manusia (Contoh : Sistem komputer, Sistem mobil, Sistem
3. Sistem sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi
dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara
bagian-bagiannya sehingga bentuk keluaran dapat diramalkan (Contoh :
Sistem komputer). Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure
probabilitas (Contoh : Sistem evapotranspirasi, Sistem serapan hara,
Sistem fotosintesis).
4. Sistem sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open
system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak terpengaruh dan
tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini secara otomatis
berjalan tanpa ada campur tangan dari pihak luar (Contoh : Sistem reaksi
kimia dalam tabung reaksi yang terisolasi). Sedangkan sistem terbuka
adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan
luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk
lingkungan luar subsistem-subsistem lainnya (Contoh : Sistem tanah).
5. Sistem sederhana dan sistem kompleks. Sistem sederhana adalah system
yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah (Contoh :
Sistem sepeda, Sistem mesin ketik, Sistem infiltrasi tanah). Sedangkan
sistem kompleks adalah sistem yang rumit (Contoh : Sistem otak manusia,
15
2.2 Pengertian Informasi
Suatu susunan organisasi pasti tidak terlepas dari adanya informasi, karena
itu informasi sangat dibutuhkan guna meningkatkan kualitas pekerjaan dan
memudahkan dalam berkomunikasi baik informasi yang dating dari luar maupun
dari dalam.
Berbicara tentang informasi, maka banyak para ahli yang bergerak
dibidangnya mendefinikan tentang informasi tersebut, diantaranya menurut
Amsyah, Zulkifli, Drs (2000 : 08) informasi adalah “Data yang sudah diproses
menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pemakainya dan mempunyai nilai piker
yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk
proyek masa depan”.
Berbeda dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Fathansyah (2001 :
14)bahwa informasi adalah “makna atau pengertian yang dapat diambil dari suatu
data dengan menggunakan konversi-konversi yang umum digunakan di dalam
referensinya”.
Sedangkan menenurut Gordon B Davis (2000 : 10) bahwa informasi
adalah
“Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima
dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam bentuk-bentuk yang
sekarang atau keputusan-keputusan akan mendatang”.
Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
a) Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
b) Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat.
c) Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu :
a) Manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
b) Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness atau cost benefit.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada
semua tingkat manajemen yaitu manajemen tingkat atas (Top LevelManagement)
manajemen tingkat menegah (Middle Level Management) manajemen tingkat
bawah (Lower Level Management).Informasi yang dibutuhkan oleh tingkat
manajemen tersebut berbeda-beda.Untuk Lower Level Management yang terdiri
dari pengawas dan mandor bias disebut dengan dengan technical level.Untuk
Middle Level Management yang tediri dari kepala cabang dan kepala divisi
disebut dengan yactial level. Sedangkan untuk Top Level Management yang
terdiri dari direktur dan para eksekutif fungsi-fungsi seperti pembelian, produksi,
pemasaran, keuangan, disebut dengan strategic level.
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen
17
Menurut Robert.A Leistch dan K.Roscco Davis didalam buku JOG [1] : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung opersasi
bersifat manajerial dan kegiatan strategi diluar organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”
Keluaran suatu informasi dapat dikelompokan kedalam lima jenis utama
yaitu :
a) Dokumen transaksi.
b) Laporan yang direncanakan sebelumnya.
c) Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya.
d) Laporan jawaban atas pertanyaan yang bersifat sementara.
[image:30.612.252.388.420.511.2]e) Dialog manusia dan mesin.
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem,
a. Top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara
global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode
ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang
paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah
kran pada kamar mandi.
b. Bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil Sehingga ke
satuan terbesar, misalnya perakitan mobil.
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari
sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama
diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Secara konseptual siklus
pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Analisis Sistem: Analisis Sistem menurut Jogiyanto ( 2002 : 03) adalah
“Suatu pengertian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponensnya dengan maksud untuk mengindentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahannya, kesempatan atau hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya”.
Berbeda dengan Gordon B Davis (2000 : 05) pengertian Konsep Dasar
Analisis Sistem adalah “Sebagai orang yang menaganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang
19
Berarti analisis sistem bukan mempelajari proses mana yang harus
ditangani oleh computer dan mana proses yang dikerjakan secara manual,
tetapi penekanan dilakukan pada pemahaman secara detail dari suatu
situasi untuk menentukan perubahan apa yang harus dibuat.
b. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program,
prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem informasi
c. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat.
Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan
mengoperasikan perangkat lunak
d. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan
pelatihan dan panduan seperlunya.
e. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan
melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
f. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan
seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas
merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru,
seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik
2.4.2 Alat Bantu Analisis
Analisis data masukan adalah suatu analisis yang dilakukan terhadap
data-data dari entitas luar yang dimasukkan kedalam sistem. Dengan tujuan untuk
mendapatkan pemahaman sistem secara keseluruhan, tentang sistem yang berjalan
sekarang sehingga permasalahan dapat dipecahkan dan kebutuhan pemakai
sistem dapat diindentifikasi dengan benar.
Pada tahapan analisis ini menggunakan beberapa alat bantu untuk dapat
menggambarkan sistem secara keseluruhan. Alat bantu yang digunakan adalah :
1. Flow Map
Flowmap merupakan suatu diagram untuk menggambarkan aliran
data / informasi antar bagian-bagian yang terkait dalam sistem. Informasi
yang disajikan dengan penggambaran flowmap ini lebih menekankan pada
urutan aktivitas disetiap entitas yang berada dalam sistem. Flow Map
mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian
(pelaku proses), proses(manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam
bentuk dokumen keluaran dan masukan)
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah model atau gafik yang menggambarkan
hubungan sistem dengan lingkungansistem. Untuk dapat menggambarkan
diagram konteks, terlebih dahulu data dideskripsikan sehingga data apa
21
informasi apa saja yang akan dihasilkan aleh sistem tersebut dan kemana
informasi tersebut akan diberikan. Jenis pertama Context Diagram, adalah
data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang
paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan
aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar
entitas-entitas eksternal.
Dalam diagram Konteks ini yang dibutuhkan adalah :
1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem.
2. Data apa saja yang diberikannya kesistem
3. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan
4. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu alat bantu yang dapat
menggambarkan sistem secara lengkap dan jelas, baik sistem yang sudah
ada maupun sistem yang masih dalam rancangan. Dalam DFD dijelaskan
mengenai aliran data, informasi proses, basis data dan sumber tujuan data
yang dilakukan oleh sistem. Tingkatan atau level DFD dimulai dari
diagram konteks yang menjelaskan dan menggambarkan sistem secara
umum, terdiri dari beberapa elemen-elemen di luar sistem yang
memberikan input ke dalam sistem. Diagram konteks tersebut akan dirinci
ke dalam beberapa proses yang ada dalam sistem sehingga menghasilkan
4. Kamus Data
Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD) atau disebut juga
dengan system data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan
kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan KD, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang
mengalir di sistem dengan lengkap.
Kamus data menggambarkan data yang mengalir dari suatu proses ke
proses lainnya, dari entitas luar ke proses atau dari proses ke entitas luar.
Arus data entitas luar ke dalam proses atau sistem lainnya berupa dokumen
atau bukti pencatatan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
biasanya menggunakan kode. Arus data dari proses ke entitas luar
biasanya berbentuk data atau informasi yang dibutukan system.
5. Perancangan Basis Data
Perancangan pada basis data (database) adalah perancangan yang digunakan pada pembuatan sistem informasi perangkat lunak (software) ini. Basis data sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan
kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
23
3. Kumpulan file atau table atau pun arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
Perancangan basis data terdiri dari ERD (Entity Relationship
Data), normalisasi, table relasi atau relasi File, struktur File.
Pada perancangan basis data ini digunakan beberapa peralatan untuk
mendukung proses pembentukan database tersebut. Ketentuan - ketentuan yang
digunakan untuk mendukung pembentukan basis data antara lain:
a) Normalisasi
Menurut Abdul Kadir (2002: 52) normalisasi adalah proses untuk
mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah
atau lebih yang tak memiliki masalah tersebut. Menurut Fathansyah (2001
: 16)bahwa normalisasi merupakan
“Suatu upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur
yang baik dan ruang penyimpanan yang efisien dengan menerapkan
aturan pada setiap skema relasi”.
Selain itu normalisasi adalah proses yang berkaitan dengan model data
relasional untuk mengorganisasikan himpunan data dengan ketergantungan
dan keterkaitan yang tinggi atau erat.
Langkah pertama dalam melakukan normalisasi data adalah dengan
membentuk unnormalisasi data, dengan cara mencantumkan semua atribut
data yang ada pada struktur data pada kamus data.
tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel-tabel-tabel tersebut pada
level-level normalisasi.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut
menurut Abdul Kadir (2002: 52) adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap
atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom
bernilai tunggal untuk setiap baris.
Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah
nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
3. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada
dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung
sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai padasuatu kolom selalu bernilai
sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
4. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada
dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak
25
b) Tabel Relasi
Pengertian Table Relasi menurut Fathansyah (2001 : 23) adalah
“Data yang menggambarkan hubungan antara table yang satu dengan
table yang lainnya”.
Model basis data relational sering pula disebut sebagai model
Relasional atau Basis Data Relasional. Model Basis Data ini ditemukan
atau diperkenalkan pertama kalinya oleh E.F Codd. Model basis data
menunjukan suatu cara atau mekanisme yang digunakan untuk
mengelola atau mengorganisasi data secara fisik dalam memori
sekunder yang berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokan
dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang
sedang ditinjau.
Tabel relasi digunakan untuk menggambarkan representasi struktur dan data
dari hubungan atar table secara fisik atau nyata.
Macam-Macam Relasi antar tabel:
1. One-to-many
Satu record pada tabel x boleh berelasi (mempunyai) dengan y
banyak record. Namun satu record pada Tabel y hanya boleh
berelasi dengan satu record saja pada tabel x.
2. One-to-one
Jika dua tabel berelasi one-to-one artinya setiap record di entitas
pertama hanya akan berhubungan dengan satu record di entitas
3. Many-to-many
Ada banyak record di entitas satu dan entitas dua yang saling
berhubungan satu sama lain
2.5 Pengertian Surat
Dalam hal ini penyusun mengambil dua kriteria diantaranya pengertian
surat secara sempit dan pengertian surat secara luas.
Pengertian surat secara sempit adalah surat yang kebanyakan hanya
dikenal sebagai alat pengirim berita secara tertulis, akan tetapi pengertian surat
secara luas adalah surat yang tidak terbatas sebagai pengirim berita secara tertulis
saja tetapi mencakup semua rekaman berita secara tertulis.
Jadi kesimpulan pengertian surat tersebut adalah suatau sarana untuk
menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama dirinya
sendiri, atas nama orang lain maupun jabatannya didalam suatu organisasi.
Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan atau buah
pikiran lain yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik perseorangan maupun
organisasi.
2.5.1 Pengertian Surat Resmi
Pengertian surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh suatu organisasi
27
2.5.2 Pengertian Surat Dinas
Pengertian surat dinas adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah
administrasi pemerintah yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu instansi
pemerintah sering juga disebut surat dinas pemerintahan.
2.6 Macam-macam Surat Resmi dan Surat Dinas
a.Macam-macam Surat Resmi
1. Surat Pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan
sesuatu dengan maksud agar menerimanya mengetahui sesuatu yang
diterimanya.
2. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang
sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota atau warga
suatu unit atau masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi
atau perihal yang tertera dalam surat tersebut.
3. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang
ditujukan kepada banyak pihak.
4. Surat Kuasa adalah surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan
terhadap seseorang yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili
orang yang memberi kuasa, karena orang yang memberi kuasa tidak
dapat melaksanakannya sendiri.
5. Surat panggilan adalah surat yang dikeluarkann oleh pihak yang satu
meminta datang untuk suatu kepentingan tertentu baik pribadi maupun
kedinasan pada waktu yang telah ditentukan.
6. Surat Peringatan adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh
instansi/jawatan/perusahaan yang ditujukan kepada karyawannya atau
relasinya yang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.
b. Macam-macam Surat Dinas
1. Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak atau instansi
yang lebih tinggi, ditujujan kepada pihak bawahan agar bawahan
tersebut melaksanan suatu tugas pekerjaan tertentu.
2. Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih
tinggi dan ditujukan kepad pihak yang lebih rendah (bawahan), agar
bawahan tersebut berbuat atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana
diterangkan dalam surat tersebut.
3. Surat Instruksi adalah suarat yang berisi peritah-perintah dengan
petunjuk-petunjuk yang lengkap untuk dilaksanakan dan dikeluarkan
oleh pihak atasan atau pihak yang lebih tinggi.
4. Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh
instansi/organisasi yang diwakili oleh pimpinan yang tertinggi yang
berisi pernyataan memutuskan sesuatu hal sehubungan dengan tata
tertib organisasi yang bersangkutan.
5. Surat Perjalanan Dinas adalah surat perintah dari pimpinan kepada
29
dinas, kepada kantor cabang yang berada di tempat lain, atau untuk
menyelesaikan perintah kedinasan dengan kantor lain yang terkait
yang berada di kota atau tempat lain.
2.7 Fungsi Surat dan Bentuk Surat
a.Fungsi Surat
Fungsi surat sangat penting bagi suatu organisasi/instansi karena
dapat membantu memperlancar tujuan organisasi/instansi dan surat
tersebut mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Sebagai alat pengukur organisasi.
2. Sebagai bahan pembukuan.
3. Sebagai wakil dari pengirim.
4. Sebagai pedoman dalam mengambil keputusan.
Adapun bagian-bagian surat yaitu :
1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran Surat
5. Perihal
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka Surat
8. Isi Surat
9. Penutup Surat
10.Nama Perusahaan
11.Tanda Tangan
12.Nama Terang
13.Nama Jabatan
14.Tembusan/Initial Surat
b.Bentuk-bentuk Surat
2. Bentuk Lurus (Block Stile).
3. Bentuk Campuran (Semi Block Style).
4. Bentuk Lekuk (Indented Style).
5. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph).
6. Bentuk surat Dinas resmi (Official Style).
2.8 Pengertian Microsoft Excel
Pengertian Microsoft Excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office
yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering
digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan
pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi
kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk
menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran
atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.
2.9 Pengertian Visual Basic
Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat
aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows®. Apakah Anda
seorang profesional atau pemula sekalipun di bidang pemrograman Windows,
Visual Basic menyediakan kepada Anda sekumpulan perangkat untuk
mempermudah dan menyederhanakan pengembangan aplikasi yang tangguh.
Lalu apa sebenarnya definisi dari Visual Basic itu sendiri? Kata “Visual”
31
grafis Graphical User Interface (GUI). Daripada menulis berbaris-baris kode untuk menjelaskan pemunculan dan lokasi dari suatu elemen di dalam antar muka,
Anda dengan mudah dapat menambahkan object yang sebelumnya sudah
dibangun ke dalam tempat dan posisi yang Anda inginkan di layar Anda. Jika
Anda pernah menggunakan program untuk menggambar seperti Paint, maka Anda sebenarnya sudah memiliki keahlian uuntuk membuat sebuah antar muka
pengguna secara efektif.
Kata “Basic” merujuk kepada bahasa BASIC (Beginners All-Purpose
Symbolic Instruction Code), sebuah bahasa yang digunakan oleh banyak
programmer dibandingkan dengan bahasa lainnya dalam sejarah komputer. Visual
Basic telah berubah dari bahasa asli BASIC dan sekarang memiliki ratusan
pernyataan (statements), fungsi (functions), dan kata kunci (keywords), dan
kebanyakan di antaranya terkait dengan antar muka grafis di Windows. Pengguna
tingkat pemula sekalipun dapat membuat aplikasi dengan mempelajari hanya
beberapa kata kunci, sementara kekuatan dari bahasanya membolehkan para
pengguna tingkat professional mencapai apapun yang dapat dihasilkan dengan
menggunakan bahasa pemrograman Windows lainnya.
Bahasa pemrograman Visual Basic tidaklah hanya identik dengan Visual
Basic saja. Sistem Pemrograman Visual Basic dalam bentuk Edisi Aplikasi, telah
dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, Microsoft Access, dan banyak aplikasi
Windows lainnya juga menggunakan bahasa yang sama. Visual Basic Scripting
umum dan merupakan bagian dari bahasa Visual Basic. Dengan mempelajari
Visual Basic, maka Anda akan dibawa ke area-area yang telah disebutkan tadi.
Apakah tujuan Anda untuk membuat sebuah utility sederhana untuk diri
Anda sendiri atau untuk kelompok kerja Anda, sebuah sistem berskala
perusahaan, atau bahkan aplikasi yang terdistribusi melalui Internet, Visual Basic
memilik perangkat yang Anda butuhkan.
Fitur Data Access membolehkan Anda untuk membuat database, aplikasi front-end, dan komponen di sisi server (scalable server-side components) untuk hampir semua format database yang terkenal, termasuk Microsoft SQL Server dan
database level perusahaan lainnya.
Teknologi ActiveX™ membolehkan Anda untuk menggunakan
fungsionalitas yang disediakan oleh aplikasi-aplikasi lainnya, seperti pengolah
kata Microsoft Word, Microsoft Excel spreadsheet, dan aplikasi Windows
lainnya. Anda bahkan dapat mengotomatisasikan aplikasi-aplikasi dan
objek-objek yang dibuat dengan menggunakan edisi Professional atau Enterprise Visual
Basic. Kemampuan Internet membuatnya mudah menyediakan pengaksesan ke
dokumen-dokumen atau file-file dan aplikasi-aplikasi melalui Internet atau
intranet dari dalam aplikasi Anda, atau untuk membuat aplikasi Internet server.
Aplikasi akhir Anda nantinya akan berbentuk sebuah file .exe yang menggunakan
33
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Pada awalnya Drilling Services merupakan fungsi bor di dalam organisasi
PERTAMINA Direktorat Eksplorasi & Produksi. Upaya ini sudah lama dilakukan
Drilling Services sebagai anak perusahaan, tetapi belum berhasil. Menyikapi
kondisi tersebut, pada tahun 1993 ada upaya untuk mengubah fungsi bor menjadi
bor mandiri. Upaya ini gagal karena ditolak oleh DKPP, dan pada tahun 1996
pernah dicoba untuk dialih kelola oleh YKPP (16 September 1996), tetapi upaya
inipun gagal karena tidak tercapainya kesepakatan pembebanan.
Lalu pada tahun 1999 mulai lagi dirintis pengelolaan fungsi bor menjadi
Unit Usaha Bor EP (29 Mei 1999). Ternyata langkah ini membawa hasil yang
positif.
Selanjutnya pada tanggal 18 Juli 2001, dibentuk organisasi sementara
dengan nama PERTAMINA Drilling Services Indonesia (PT. PDSI). Lalu pada
tanggal 23 Oktober 2001, berganti nama lagi menjadi Drilling Services Dit. Hulu,
dan SK Direktur Hulu, (26 Februari 2002).
Dalam perkembangannya, Drilling Services menjadi unit usaha Direktorat
Hulu sampai dengan bulan September 2005 dan kemudian beralih menjadi bagian
dari Direktorat Pengembangan Usaha PT. PERTAMINA EP. Akhirnya
dikembalikan menjadi unit usaha dibawah Direktorat Hulu sebagai persiapan
membentuk Anak Perusahaan di tahun 2007.
PT. Pertamina Drilling Services Indonesia (PT. PDSI) didirikan
berdasarkan Akta Notaris Marianne Vincentia Hamdani No. 13, tanggal 13 Juni
2008. Pemegang Saham adalah PT. Pertamina (Persero) sebesar 99%, dan PT.
Pertamina Hulu Energi (PT. PHE) sebesar 1%.
3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan
A. VISI :
Penyedia Jasa Pengeboran Dengan Reputasi Internasional.
B. MISI :
Menyediakan jasa solusi terpadu yang berkualitas tinggi di bidang
pengeboran, kerja ulang dan reparasi sumur kepada pelanggan, untuk
memberi nilai tambah yang optimal bagi pemegang saham dan pekerja.
3.1.2 Tata Tertib Perusahaan
1. Masuk tepat waktu
2. Menggunakan seragam kerja/ seragam dinas
3. Ada surat izin jika tidak masuk
4. Menanda tangani absen setiap pagi
5. Mengikuti Tail Gate Meeting Pagi
35
3.1.3 Kegiatan Perusahaan
Drilling Service (DS) merupakan bagian dari PT. PERTAMINA
Direktorat Hulu yang bergerak di bidang jasa pengeboran, workover, dan well
services untuk sumur minyak gas dan panas bumi. Drilling services berkantor
pusat di Jakarta dan memiliki wilayah terbagi menjadi empat drilling area (DA)
yaitu :
1. Drilling Area Sumatera Bagian Utara
2. Drilling Area Sumatera Bagian Tengah
3. Drilling Area Sumatera Bagian Selatan
4. Drilling Area Jawa
5. Drilling Area Kawasan Timur Indonesia
Untuk melaksanakan tugas menjalankan jasa operasi pengeboran, work
over dan well services DS memiliki dua puluh tujuh unit Rig yang tersebar di
semua drilling area. Produk atau Jasa Utama Drilling Service meliputi :
1. Jasa Pengeboran, Work Over dan Well Testing dengan system Drilling
Rate.
2. Jasa Pengeboran dengan system MPT (Manajemen Pemboran Terpadu).
Dalam menyampaikan produk atau jasa kepada pelanggan DS menempuh
mekanisme secara langsung (Direct Delivery) dengan menggunakan SKB
37
3.3 Deskripsi Kerja Jabatan pada PT. PDSI DAJ
Dari struktur organisasi di atas dapat kita jelaskan tentang pekerjaan
ataupun job desk dari masing-masing bagian di Adm Support pada PT. PDSI
DAJ yaitu :
a. Support Ass Manager
Support Ass Manager memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Mengatur tentang penggajian,
2. UKG,
3. RMJ,
4. Laporan SMC 300/bln,
5. Finalisasi ABO & ABI, dll
b. Adm Supervisor
Adm Supervisor memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Pembuatan SPD dan Deklarasi,
2. Memonitoring pembuatan SMC,
3. Mengatur jadwal KRP,
4. Mengatur pensiunan kerja,
5. Booking Hotel/Pesawat,
6. Mengatur jadwal tes kesehatan/ check up/ cuti pekerja,
7. Koordinator pajak,
8. SMK pekerja & PWT
9. Mengatur fasilitas/ perumahan dan kelengkapannya
c. Teknologi Informasi (IT)
Teknologi Informasi memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Mengatur koodinator fasilitas IT,
2. Web Master PDSI DAJ,
3. Koordinator Praktekan,
4. Jaringan LAN, dll.
d. Anggaran
Anggaran memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Bertugas memonitor pelaksanaan ABO dalam GL My SAP,
2. Membuat anggaran ABO & ABI,
3. Klarifikasi invoice dengan vendor / user (buat nota)
4. Membantu memonitoring SMC,
5. Key-in PR,
6. Log Book PR, dll
e. Kontrak
Kontrak memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Menyiapkan kontrak,
2. Memproses kontrak < 100 juta,
3. Perawatan kantor rutin,
4. Verifikasi hitungan invoice jasa / material
39
f. Verifikator
Verifikator memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Memback up dokumen invoice,
2. Tranking invoice,
3. RMM Ass.Man.Support
4. Expedisi PR, dokumen ISO & OHSAS, dll
g. Laporan & Operasi
Laporan & Operasi memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Membuat bahan rapat manager,
2. Memonitoring S2C (Lap Harian),
3. Membuat KPI Manager & Ass Man Support,
4. Membuat laporan harian, dll
h. Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Menyiapkan dokumen audit,
2. Membuat jadwal piket pekerja,
3. E-Admin Manager,
4. Mengagendakan rapat & presentasi, dll
i. Adm Personalia
Adm Personalia memiliki tugas – tugas sebagai berikut :
1. Menyeleksi tenaga kerja baru,
2. Memonitoring evaluasi kursus,
40
4.1 Analisis Aplikasi Pembuatan Surat Perjalanan Dinas
4.1.1 Analisis Dokumen
Aplikasi SPD MySAP mempunyai dokumen input dan output. Dokumen
input dari aplikasi ini adalah data pekerja sebagai data master, data cost center,
data perjalanan dinas dan laporan perjalanan dinas. Sedangkan output aplikasi
SPD MySAP yaitu Surat Perjalanan Dinas, Deklarasi SPD, Laporan Rekap SPD
personal dan laporan rekap biaya per Cost Center. Dengan keadaan tersebut maka
pembuatan dokumen SPD merupakan kewajiban di PT. PDSI Onshore Drilling
Area Jawa. Karena itu untuk mengatasi keadaan tersebut maka dibuat aplikasi spd
yaitu program SPD, database dibuat dalam dalam format excel, excel merupakan
sebuah aplikasi yang sangat familiar untuk dipergunakan, mudah dipanggil
data-datanya dengan cepat, dan merupakan suatu aktifitas dari karyawan untuk
menjalankan kewajiban seorang karyawan.
Alur pembuatan SPD di PT. PDSI Onshore Drilling Area Jawa adalah
sebagai berikut :
1. Setiap yang melakukan perjalanan dinas harus membuat surat
perjalanan dinas sebelumnya dan bila terjadi perjalanan dinas
mendadak maka harus segera dibuat setelah melakukan perjalanan
41
2. Kemudian harus membuat dokumen deklarasi untuk mencairkan dana
untuk perjalanan dinas di bagian keuangan.
4.1.2 Analisis Prosedur Aplikasi Pembuatan Surat Perjalanan Dinas (SPD)
Aplikasi SPD MySAP merupakan pengembangan lebih lanjut dari versi
yang sebelumnya yaitu SPD Terpadu aplikasi ini dibuat dengan aplikasi Microsoft
Excel. Perintah dari tombol-tombol yang dapat menjalankan perintah dibuat
dengan macro yang disediakan oleh microsoft excel dengan bahasa visual basic.
a. Prosedur Pembuatan Surat Perjalanan Dinas
1. Pekerja mendapatkan perintah untuk melakukan perjalanan dinas dari
atasannya.
2. Pekerja yang akan melakukan perjalanan dinas melakukan permintaan
pembuatan SPD MySAP ke bagian adm supervisor.
3. Bagian Adm Supervisor membuat dokumen SPD MySAP dengan
program dan mencetaknya.
4. Dokumen yang telah dibuat ditandatangani oleh pekerja yang
bersangkutan dan atasan yang bersangkutan.
5. Pekerja dapat melakukan perjalanan dinas dan membawa SPD sebagai
dokumen atas perjalanan yang dilakukan.
6. Setelah pekerja selesai melakukan klaim deklarasi ke bagian Adm
7. Bagian Adm Supervisor menginput deklarasi ke Aplikasi SPD
MySAP dan secara otomatis aplikasi akan menghitung berapa jumlah
klaim yang didapat dan mencetak dokumen deklarasi.
8. Dokumen deklarasi ditanda tangani oleh pekerja dan atasan yang
bersangkutan.
9. Setelah mendapat persetujuan maka deklarasi dapat di cairkan di
43
45
[image:58.612.134.509.126.356.2]4.1.2.2 Diagram Konteks
4.1.2.3 DFD (Data Flow Diagram) D o k. S P D M yS A P V a lid ( 2 ) D o k. D e kl a ra si
47
4.1.3 Cara Kerja Aplikasi Pembuatan Surat Perjalanan Dinas (SPD)
4.1.3.1 Pembuatan SPD
Halaman ini, merupakan halaman pertama untuk memasukkan data SPD,
memanipulasi data yang ada, mencetak dan menyimpan data. Data ini dihasilkan
dari Database SDM. Database SDM harus terlebih dahulu dibuat selanjutnya
disimpan di sheet lain. Data ini akan dipanggil berulang-ulang dan dipilih di Sheet
[image:60.612.204.434.287.500.2]Input SPD melalui fungsi Logical (look up dan if, sumif, dll).
Gambar 4.4 Tampilan Input Data Pembuatan SPD
4.1.3.2 Langkah Pembuatan SPD
1. Klik tanggal key in (tgl pada saat SPD akan dibuat). Ini dimaksud untuk
menghindari penulisan tanggal, karena akan merusak sistem rekapitulasi dari
aplikasi SPD MySAP. Saat anda memilih tanggal tersebut maka akan tertulis
secara otomatis dengan format dd.mm.yyyy seperti berikut : 10.09.2009.
Tahun dan satu kotak tanggal yang dikehendaki dengan pilihan seperti
gambar dibawah ini.
Gambar 4.5 Pilihan Tanggal pada SPD
2. Isikan Nomer SPD yang akan dibuat. Penulisan nomer dilakukan dengan
mengetikkan angka pada agenda SPD yang sesuai dengan buku register
manual. Hindari penulisan nomer yang tidak berurutan karena akan
menyebabkan inkonsistensi pada database.
3. Pilih Jenis Perjalanan yang berupa combo box dengan cara mengklik
kemudian akan muncul jenis perjalanan seperti SPD DN, SPD LN, SIJ/Cutii,
[image:61.612.239.395.515.578.2]dan SPD PP.
Gambar 4.6 Pilihan Jenis Perjalanan
4. Pilih Nama Pekerja, yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian
49
Gambar 4.7 Pilihan Nama Pekerja
5. Klik tanggal berangkat dan tanggal kembali, seperti membuat tanggal key in
[image:62.612.277.382.290.328.2]pada langkah 1 maka akan muncul form kalender.
Gambar 4.8 Tanggal Berangkat dan Kembali
6. Pilih Tujuan yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian akan
muncul nama kota tujuan.
Gambar 4.9 Pilihan Kota
7. Pilih Kendaraan yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian
akan muncul pilihan kendaraan yang akan digunakan dalam melakukan
Gambar 4.10 Pilihan Kendaraan
8. Isikan Keterangan lain, dengan menuliskan Memo, Surat Perintah, dan
lain-lain sebagai dasar pemberangkatan Personal. Misalnya ”Mengacu Memo
Manajer HSE no 1234/D01120/2009-S4 tanggal 12 Mei 2009.”
9. Isikan Keterangan Pokok, yang merupakan Keterangan utama aktifitas
personal diberangkatkan. Misalnya ”Menghadiri Rapat Pembahasan Rig
Contest di Jakarta.”
10.Bila anda mengalami kesulitan atau lupa dalam pembuatan SPD di aplikasi
ini terdapat petunjuk anda hanya mengklik tombol klik maka akan muncul
tampilan petunjuk mengenai langkah-langkah pembuatan SPD.
[image:63.612.185.454.472.625.2]51
11.Bila semua yang anda inputkan sudah benar semua klik tombol simpan data
spd dan bila terjadi kesalahan maka akan muncul message box seperti gambar
[image:64.612.260.411.183.260.2]dibawah.
Gambar 4.12 Message Box
12.Tombol View Format, adalah tombol untuk melihatkan Format SPD yang
sebenarnya. Format ini akan menjadi Output dari SPD yang data-datanya
telah diisikan.
13.Tombol View Rekap SPD, tombol untuk melihatkan semua SPD yang telah
dibuat. Bila tombol ini diklik, maka akan membuka Sheet Rekap SPD.
[image:64.612.151.489.461.651.2]4.1.3.3 Pembuatan Deklarasi
Setiap personal yang mendapat Surat Perintah Dinas (SPD) maka
sekembali dari dinasnya dapat mengklaimkan biaya perjalanan dan akan mendapat
beberapa kompensasi penggantian sesuai denga peraturan (TKO) yang berlaku.
Prosedure pengajuan dan penggantian SPD sering dikenal dengan istilah Klaim
Deklarasi.
Besarnya nilai klaim dihitung oleh fungsi SDM dengan menggunakan
berbagai perhitungan mulai dari pembuatan konsep deklarasi di buku register
secara manual, simulasi perhitungan dengan mesin hitung, Pengetikan di form
standard deklarasi dan pencetakan Form deklarasi untuk selanjutnya
ditandatangani bersama antara Perkerja, Fungsi SDM dan bagian pemegang
otoritas (Expenditure of Authority).
Dari uraian diatas pembuatan klaim deklarasi umumnya memerlukan waktu
yang relatif lama antara 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) hari. Kl;aim manual
dibuat dengan mengisikan angka-angka pada Form melalui mesin ketik, sehingga
memerlukan waktu yang lama, belum lagi apabila terdapat kekeliruan dan
kesalahan maka tidak jarang mengulang proses dari awal lagi sehingga
memerlukan waktu dua kali lipat. Dengan program ini terdapat fasilitas pracetak
yang berguna untuk melakukan koreksi kesalahan sebelum klaim dicetak. Adapun
53
Gambar 4.14 Tampilan Input Data Pembuatan Deklarasi
4.1.3.2 Langkah Pembuatan Deklarasi
Saat ini hanya terdapat satu tampilan sederhana untuk menghitung
Deklarasi. Pada umumnya hanya dengan mengisi Tgl Berangkat dan Tgl
Kembali. Kemudian mengisi beberapa tombol pilihan sederhana berdasarkan
kondisi jenis dan kondisi perjalanannya dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Pilihlah Nama Pekerja yang sesuai denga SPD di Travel. Jadi hanya dengan
menuliskan Nomer SPD, anda akan langsung mendapatkan hasil
perhitungan standard pada jendela output.
2. Klik tanggal berangkat dan tanggal kembali sepert dalam pembuatan SPD.
3. Lakukan Pemilihan di Jendela Option (Bagian Ketiga), mulai memilih jenis
perjalanan. Tersedia beberapa pilihan sesuai dengan surat dinas yang
diperoleh. Bagian yang dipilih akan disorot biru, dan setelah memilih jangan
Gambar 4.15 Jenis Perjalanan
4. Klik Tgl SPD Diserahkan, untuk mengontrol kecepatan pembuatan
Deklarasi. Sistem akan menghitung secara otomatis lama waktu antara
penyerahan SPD dengan waktu pembuatan klaim Deklarasi. Waktu
pembuatan Deklarasi diseting otomatis pada hari ini, sehingga tidak bisa
tanggal mundur.
5. Pilih Golongan yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian
akan muncul pilihan golongan.
6. Pilih Tujuan yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian akan
muncul pilihan tujuan.
Gambar 4.16 Pilihan Tujuan
7. Pilih Pendinasan yang berupa combo box dengan cara mengklik kemudian
akan muncul pilihan pendinasan. Terdapat beberapa pilihan pada Kategori
Pendinasan :
[image:67.612.261.378.450.557.2]55
yang disediakan fasilitas catering. Penggantian uang makan tidak
diberikan.
b. Lokasi Rig tanpa Catering, untuk dinas di lokasi pemboran yang
tidak tersedia Fasilitas Catering. Uang makan diberikan kepada
Pekerja sebagai Pengganti Fasilitas Catering.
.
Gambar 4.17 Pilihan Pendinasan
8. Pilih Kendaraan Selama Dinas yang berupa combo box dengan cara
mengklik. Pilihan Kendaraan Selama Dinas :
1. Apabila Menggunakan Kendaraan Dinas, tidak mendapatkan
transport local.
2. Apabila Menggunakan Kendaraan Pribadi mendapatkan Transpot
Local, namun tidak mendapat Tranport Bandara-Stasiun
3. Apabila menggunakan Umum, maka selain mendapatkan Transport
[image:68.612.274.395.568.627.2]Local, juga mendapatkan Transport Bandara-Stasiun.
9. Pilih Kendaraan Berangkat, pada daftar Kendaraan Berangkat, atau
Kendaraan Pulang pada daftar berikut dengan cara menyorot. Terdapat
beberapa pilihan untuk Kendaraan Berangkat dan Kendaraan Pulang
1. Dinas, menggunakan kendaraan dinas perusahaan, tidak mendapat
Transport Local dan Transport Bandara/Stasiun.
2. Kereta Api, Harga Tiket Kereta Api. dituliskan dan diganti
3. Bus Umum, Harga Tiket Bus dituliskan dan diganti; Mendapat
Transport local dan mendapat Pengganti Transport dari/ke Terminal.
4. Travel, Harga Tiket Travel dituliskan dan diganti; Tidak mendapat
Transport local dan tidak mendapat Transport dari/ke Stasiun
5. Mobil Pribadi KM, Mendapat Pengganti Rp 1000 per KM; Tidak
mendapat Transport local dan tidak mendapat Transport dari/ke
Stasiun
6. Mobil Pribadi BBM, Mendapat Pengganti semua BBM yang
dikeluarkan; Tidak mendapat Transport local dan tidak mendapat
Transport dari/ke Stasiun
10.Pilih Tiket Pesawat
Pilihan untuk Tiket Pesawat sebagai berikut :
1. Tidak Ada, artinya tidak naik Pesawat.
2. Dinas, menggunakan Pesawat Perusahaan / dibayar Oleh perusahaan,
tidak mendapat penggantian Tiket Pesawat.
3. Sendiri, Tiket pesawat dibayar sendiri, sehingga mendapat
57
11.Pilih Biaya Hotel
Pilihan untuk Biaya Hotel sebagai berikut :
1. Tidak Ada, artinya tidak menginap di Kursus.
2. Dinas, menggunakan Kursus yang disediakan atau dibayar Oleh
perusahaan, sehingga tidak mendapat penggantian Uang Akomodasi /
Menginap.
3. 3. Non DInas, Biaya Kursus dibayar sendiri, sehingga men
