Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh,
RIZKY APRIANSYAH RAMADHAN NIM : 41810004
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
vi
KATA PENGANTAR ... .ii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... .ix
DAFTAR LAMPIRAN ... .x
DAFTAR DOKUMENTASI ... xii
BAB 1 PENDAHULUAN ……….. . 1
1.1 Sejarah Golden Flower Hotel Bandung ……….………. .. 1
1.1.1 Logo Golden Flower Hotel Bandung ……… ... 3
1.2 Sejarah Sales and Marketing Department... 4
1.3 Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung ... 4
1.4 Struktur Sales and Marketing Department ... 6
1.5 Job Descriptions ... 4
1.5.1 Sales and Marketing Department ... 8
1.5.2 Food And Beverage Department ... 9
1.5.3 Front Office Department ... 10
1.5.4 Human Resource Manager Department ... 12
1.5.5 Chef Kitchen Department ... 14
1.5.6 Accounting Deparment ... 14
1.5.7 Houskeeping Department ... 15
1.5.8 Enginering Department ... 15
1.6 Sarana dan Prasarana Golden Flower Hotel Bandung ... 15
1.6.1 Fasilitas Meeting Room ... 15
vii
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 21
BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 22
2.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 22
2.2 Deskripsi Dan Contoh Kegiatan Rutin Selama Praktek Kerja Lapangan .... 29
2.2.1 Kegiatan Rutin ... 29
2.2.2 Kegiatan Insidental ... 38
2.3 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 49
2.4 Analisa Tentang Pelayanan Golden Flower Hotel Bandung Pada Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL) ... 57
BAB III PENUTUP ... 59
3.1 Kesimpulan ... 59
3.2 Saran ... 61
3.2.1 Saran Untuk Golden Flower Hotel Bandung ... 61
3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL Selanjutnya ... 62
DAFTAR PUSTAKA ... 65
LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 66
DOKUMENTASI ... 80
ii Assalamu ’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT. Karena atas rahmat, hidayah, dan karunia-Nya, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan di Sales & Marketing Department Golden Flower Hotel Bandung ini dengan tepat waktu.
Dalam menyusun laporan ini, penulis cukup mengalami beberapa hambatan dan kesulitan. Terbatasnya kemampuan, penulis, dan wawasan menjadi hambatan besar dalam penyusunan laporan ini. Namun berkat kerja keras dan dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan dengan semaksimal mungkin. Saran dan kritik yang membangun penulis harapkan dapat memberikan manfaat bagi peningkatan penulis di masa yang akan datang.
iii
1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unikom yang telah menyetujui surat perijinan untuk Praktek Kerja Lapangan sehingga penulis dapat diterima di Golden Flower Hotel Bandung.
2. Bapak Drs. Manap Solihat, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi Unikom yang memberikan pengarahan sebelum penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan.
3. Ibu Melly Maulin, S.Sos., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi Unikom yang memberikan saran dan masukan kepada penulis sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan.
4. Bapak Olih Solihin, S.Sos., M.I.Kom selaku pembimbing dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan yang telah meluangakan waktunya untuk memberikan banyak sekali koreksi dan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
5. Bapak Inggar Prayoga, S.I.Kom selaku dosen wali penulis yang telah menceritakan sedikit pengalamannya dan memberikan tips bagaimana menjadi mahasiswa Praktek Kerja Lapangan yang baik.
iv
Kom., yang telah banyak membantu segala sesuatu yang berkaitan dengan administrasi.
8. Ibu Wening Anggun selaku Human Resource Manager dan Ibu Suci Hati seabagai Director Of Sales Golden Flower Hotel Bandung yang telah menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
9. Karyawan Golden Flower Hotel Bandung, Bapak Taifur selaku Sous Chef yang selalu memberikan saran, masukan dan motivasi mengenai kinerja kepegawaian di hotel, Bapak Ari selaku Food and Beverage Manager yang selalu tegas mengingatkan penulis saat penulis mengerjakan sesuatu yang salah, Ibu Suci, Ibu Diana, Ibu Fanie, Ibu Astrid, Ibu Susi, Ibu Renny, Ibu Amy, Ibu Tia selaku Sales Team Golden Flower Hotel Bandung yang telah sabar mengarahkan penulis dalam mengerjakan pekerjaan di Sales and Marketing Department, dan terimakasih sebesar-besarnya kepada Ibu Fitria, Ibu Pungky serta Ibu Cici selaku Sales Admin
dan Human Resource Admin yang selalu sabar membimbing penulis untuk mengerjakan pekerjaan yang cukup berat setiap harinya selama dua bulan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Golden Flower Hotel Bandung. 10.Seluruh Karyawan Golden Flower Hotel Bandung, yang telah
v
Sepenuhnya penulis menyadari, bahwa Laporan ini masih punya celah di sana-sini. Karenanya, saran, masukan, gagasan dan kritik dengan lapang hati penulis terima. Adalah harapan penulis bahwa laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan Golden Flower Hotel Bandung khususnya serta pembaca pada umumnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Desember 2013
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Guswai, F Christian.2009,Basic Participle of Rentail Business, Jakarta:PT Elex Media Komputerindo
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Edisi Kelima. Jakarta : Penerbit Erlangga Sumber lain
Arsip HRD Golden Flower Hotel Bandung, 2013
Agenda Penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, Juli – Agustus 2013
88
1. Nama Lengkap Rizky Apriansyah Ramadhan
2. Tempat/ Tanggal Lahir
Jakarta, 30 April 1989 3. Jenis Kelamin Pria
4. Agama Islam
5. Status Perkawinan Belum Kawin
6. Alamat Rumah Jl. Tubagus Ismail Dalam No. 26a, Bandung. Kelurahan/Desa Sekeloa
Kecamatan Coblong Kabupaten/Kota Bandung Provinsi Jawa Barat
Kode Pos 40132
Telepon/HP 08568890050 7. Kegemaran (Hobby) Menghibur dan Sepak Bola
*coret yang tidak perlu
II. PENDIDIKAN
1. Pendidikan Formal di Dalam/Luar Negeri No. Tingkat Jurusan/Program
Studi
STTB/Tanda Lulus/Ijasah
tahun
Tempat Keterangan Lulus/tidak
lulus
1. SD - 1994 - 2000 SDN Rawasari 03 Lulus
89 2. Kursus/Pelatihan di Dalam/Luar Negeri
III. PENGALAMAN KERJA No
.
Nama Perusahaan Lamanya tgl/bln/thn sd
tgl/bln/thn
Jabatan Tugas Gaji
1 Golden Flower Hotel
2 Bulan Marketing - Training
2. PT Kawasaki Motor Indonesia
2 Tahun Engine Membuat No. Mesin
IV. PENGALAMAN BERORGANISASI
No. Nama Organisasi Lamanya tgl/bln/thn sd
Jabatan Tugas
7. S1 Ilmu Komunikasi 2010 -
Sekarang
Unikom
8. S2 -
9 Profesi ...
-
No. Nama
Kursus/Pelatihan Lamanya tgl/bln/thn sd tgl/bln/thn Tanda Lulus/Ijasah/ Keterangan tahun
Tempat Keterangan
Lulus/tidak lulus
1 Bimbingan Belajar
1 Tahun - LIA -
2 Bahasa Inggirs 3 Bulan - Bimbingan
Belajar di STIAMI
90
V. LAIN-LAIN
Kelebihan : Selalu memberikan yang terbaik, professional dalam bekerja.
1 1.1Sejarah Golden Flower Hotel Bandung
Kota Bandung merupakan salah satu kota besar yang ada di Indonesia. Hal itu dapat dilihat dari pertumbuhan dan perkembangan kota Bandung yang semakin pesat. Selain itu kota Bandung juga merupakan salah satu kota wisata yang banyak di kunjungi. Tidak heran jika weekend dan hari libur lalu lintas kota Bandung menjadi padat dan macet.
Bandung dengan udara sejuknya, khususnya di pagi hari dan pada saat menjelang sore hingga malam hari, memberi kesegaran dan perubahan suasana, dengan posisinya yang berada 750 meter diatas permukaan laut, arsitektur dari gedung-gedungnya yang bergaya art deco mencerminkan
impresi masa lalu. Bandung pernah dikenal dengan sebutan Paris Van Java
karena keindahan alamnya dan Bandung juga memiliki julukan sebagai “Kota Kembang”. Bandung merupakan Ibu Kota Propinsi Jawa Barat. Bandung
merupakan kota seni, budaya dan pendidikan. Bandung dikenal pula sebagai pusat perbelanjaan dan surga makanan dengan banyaknya clothing dan distro
serta factory outlet. Maka Bandung merupakan kota tujuan wisata bagi wisatawan mancanegara dan wisatawan domestik.
Flower Hotel Bandung terletak disebelah Selatan Kota Bandung, yang berlokasi di Jl. Asia Afrika No. 15 – 17 Bandung 401111, sebagai Hotel berbintang 4 (****).
Golden Flower Hotel Bandung adalah salah satu bagian dari KAGUM Hotel Mangement dimana KAGUM Hotel Management adalah perusahaan
chain manajemen perhotelan yang memiliki dedikasi yang tinggi dan memiliki spesialisasi dalam mengawasi pembuatan, pembangunan, dan perjalanan berbagai Hotel berkualitas sangat baik sesuai dengan standarisasi tinggi yang dianut oleh perusahaan. Dimana saat ini sudah memiliki 11 (sebelas) buah hotel dibawah Manajemen KAGUM Hotel. 9 (sembilan) diantaranya terletak di Kota Bandung Jawa Barat, 1 (satu) buah hotel terletak di Kota Surabaya Jawa Timur, dan 1 (satu) buah hotel terletak di Kota Bali, diantaranya adalah Grand Serela Bandung, Grand Seriti Bandung, Banana Inn Bandung, Golden Flower Bandung, Carrcadin Bandung, Amaroossa Bandung, Verona Bandung, Zodiak Hotel Bandung dan Gino Feruci Bandung serta di luar Kota Bandung yaitu Grand Serela Kuta Bali dan Prime Royal di Surabaya.
Dengan beberapa proyeksi dan susunan perencanaan yang telah dibuat, KAGUM Hotel Management akan menjadi salah satu Perusahaan besar yang bergerak dibidang industri perhotelan di Indonesia.
menjadi tempat yang nyaman untuk beristirahat pada akhir pekan bersama keluarga.
Tempat yang sangat strategis menjadikan Golden Flower Hotel Bandung ini dekat dengan pusat perbelanjaan di Kota Bandung seperti untuk menuju ke Pusat Perbelanjaan Pasar Baru Trade Center hanya diperlukan waktu tempuh sekitar ± 5 menit, selain Pasar Baru pusat perbelanjaan yang dapat ditempuh dengan waktu yang singkat seperti Bandung Indah Plaza, Bandung Electronic Center, dan Pusat perbelanjaan di sekitar Jl. Riau dapat ditempuh dengan kisaran waktu ±15 menit. Tidak hanya pusat perbelanjaan, Golden Flower Hotel Bandung juga memiliki daerah yang cukup dekat dengan Stasiun Kereta Api yang bisa ditempuh dengan waktu ±5 menit dan Bandara Husein Sastranegara dengan kisaran waktu ±20 menit.
1.1.1 Logo Golden Flower Hotel Bandung
Gambar 1.1
Logo Golden Flower Hotel Bandung
1.2 Sejarah Sales and Marketing Departement
Marketing didalam sebuah memiliki peranan penting dalam menunjang sukses tidaknya sebuah perushaan, karena awal dari keuntungan yang akan didapatkan oleh suatu perusahaan berawal dari divisi Marketing terutama di Perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan dimana Marketing atau sales
menjadi salah satu bagian yang vital untuk menunjang kemajuan dan keuntungan hotel tersebut.
Sales & Marketing Departement Golden Flower Hotel Bandung sudah terbentuk bersamaan dengan didirikannya hotel tersebut, semenjak tahun 2009 hingga saat ini Department tersebut tetap menjadi divisi yang di butuhkan kontribusinya karena wajib hukumnya bagi sebuag hotel memiliki department Marketing, tentunya dengan beberapa perubahan dan perbaikan atau pergantian management perusahan dan pembaruan mengikuti perkembangan zaman.
1.3 Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung
Struktur dapat diartikan sebagai suatu susunan dan bagian-bagian atau posisi-posisi dalam suatu perusahaan yang mana setiap bagian tersebut saling berhubungan yang ditunjukan dengan garis. Struktur organisasi juga merinci pembagian tingkatan aktivitas yang berkaitan satu sama lainnya, sampai tingkat tertentu ia juga menunjukan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja.
tugas, pendelegasian tugas, pembagian dan penempatan pegawai pada posisi tertentu. Adapun struktur organisasi secara keseluruhan yang terdapat di Golden Flower Hotel Bandung :
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung
Sumber : Dokumentasi Golden Flower Hotel Bandung
Keterangan :
FOM : Front Office Manager DOS : Director Of Sales
FBM : Food and Beverage Manager
HRM : Human Resource Manager
CA : Chief Acounting
C. Eng : Chief Enginering
Exc. Chef : Executive Chef
1.4 Struktur Sales & Marketing Department
Gambar 1.3
Struktur Sales & Marketing Department
Sumber : Dokumentasi Golden Flower Hotel Bandung
1.5 Job Description
Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh anggota organisasi atau perusahaan untuk mengetahui kegiatan
Ast. Bqt. Sales Manager
Renny Septianti
Sales Manager
Astrid M.E Tuwahatu Director Of Sales
Suci Hati
Asst Sales Manager
Susilowati
Sales & PR Admin
Fitria Azizah
Pungky Merita
Sales Executive
Fanie Taufik
Sales Executive
atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan perusahaan dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur jabatan dalam perusahaan akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud.
Begitu pun maksud dan tujuan di bentuknya struktur organisasi yang terdapat di Golden Hotel Flower Bandung yang bertujuan memberikan kejelasan dan batasan – batasan yang dalam menjalankan atau menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang dui harapkan tujuan tersebut antara lain berfungsi sebagai berikut :
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.
Berikut adalah Job Description 8 Department di Golden Hotel Flower Bandung, diantaranya :
1.5.1 Sales & Marketing Departement
Bertugas untuk mencari tamu hotel sebanyak-banyaknya dengan cara melakukan kunjungan ke berbagai perusahaan,presentasi ataupun mempromosikan hotel melalui brosur-brosur, surat kabar, media elektronik dan media cetak.
Public Relations juga termasuk dalam Sales & Marketing Department, yang bertugas menyebarkan informasi mengenai keberadaan hotel dengan segala aktifitasnya yang perlu diketahui oleh masyarakat luas.
Tugas dan Tanggung Jawab
meningkatkan dan menambah usaha / bisnis dari daerah / account
baru.
2. Menyusun rencana dan menyampaikan laporan hasil sales cells
secara mingguan dan bulanan termasuk permintaan-permintaan khusus atau complaint dari langganan.
3. Turun ke jalan untuk Sales Calls bersama Sales and Marketing Director bila diperlukan.
4. Malaksanakan instruksi dan petunjuk-petunjuk dari Sales and Marketing Director bila diperlukan.
5. Bekerja sama dengan department lainnya agar tercapai pelaksanaan tugas dengan rapi dan lancar.
6. Menyampaikan rencana kerja bulanan satu minggu sebelum bulan depan berjalan.
7. Membangun Relasi dengan Corporate, Government, Travel, dan sasaran eksternal lainnya.
8. Membuat Annual report mengenai pencapain target tiap bulan. 9. Malaksanakan tugas-tugas lainnya yang tidak tercantum dalam job
description dari waktu ke waktu sesuai dengan perintah atasannya.
1.5.2 Food And Beverage Department
Bertugas melayani tamu dalam menyajian makanan dan minuman di Restautant, Bar, Room Service, dan lainya.
1. Berpartisipasi dalam penentuan tujuan makanan & minuman.
2. Mempertahankan hubungan kerja yang erat dengan Executive Chef
dan Sous Chef dan Kepala Pejabat.
3. Langsung bertanggung jawab atas operasi Bar & Karaoke.
4. Menciptakan inovasi dalam hal kualitas pelayanan yang lebih baik, kesopanan dan efisiensi.
5. Mengajukan laporan mengenai perbaikan dan renovasi dari fasilitas outlet.
6. Mengawasi kinerja Banquet, Restaurant dan Venue untuk pertemuan atau kepentingan pengunjung.
1.5.3 Front Office Department
Bertugas menerima pesanan kamar untuk tamu serta menerima tamu dan segala administrasinya termasuk informasi yang diperlukan tamu serta mengurus barang-barang milik tamu pada saat datang dan pulang.
Fungsi Umum
1. Bertanggung jawab atas keseluruhan operasi kantor depan, usaha-usaha mengarah departemen untuk meningkatkan penjualan maksimum dalam semua kategori ruangan dan pusat bisnis, operator dan / atau area dari hotel.
3. Melakukan riset pasar dan analisis termasuk kebutuhan pasar bahwa hotel dapat memuaskan dan berkoordinasi dengan semua kepala departemen ke arah upaya memuaskan kebutuhan tersebut.
Tugas Umum
1. Berpartisipasi dalam menjual kamar, outlet melalui keterlibatan pribadi dengan semua klien dan perusahaan yang potensial.
2. Konstan mempertahankan standar layanan pemeriksaan untuk menjamin kualitas pelayanan hotel
3. Menjaga berhubungan dengan tamu dan sebisa mungkin memnuhi permintaan khusus, pemesanan, keluhan di kamar atau area fungsional lainnya.
4. Menjaga operasional setiap kamar.
5. Menetapkan dan memelihara komunikasi internal yang efektif / koordinasi untuk memastikan kerja sama tim dan produktivitas yang optimal.
6. Memonitor dan memelihara sistem pemesanan untuk memastikan bahwa telah sesuai dengan prosedur.
7. Bertanggung jawab untuk menjaga semangat yang baik dan menegakkan disiplin pegawai di bawah pengawasan, bila perlu. Juga mengawasi penampilan rapi dan bersih.
9. Mempublikasikan perbandingan hunian aktual, presentage, rata-rata tarif kamar, ruang penjualan, penggajian, pengeluaran dan keuntungan terhadap angka dianggarkan.
1.5.4 Human Resource Manager Department
Bertugas mengurus segala hal yang menyangkut ketenagakerjaan seperti penerimaan karyawan, pemecatan / pengeluaran karyawan, administrasi karyawan, traning karyawan, training sekolah, kesehatan karyawan, absensi, penggajian dan lainnya. HRD membawahi Driver
dan Security yang bertugas mengurus kendaraan operational hoteldan menjaga serta memelihara keamanan di area hotel, baik yang menyangkut barang maupun orang temasuk karyawan dan tamu hotel.
Selain itu juga Human Resource Department memiliki tugas melakukan rencana, program, kebijakan, prosedur, pemeliharaan, koordinasi, actuating dan pengawasan atas recruitment dan seleksi pribadi karyawan, kesejahteraan, upah dan gaji juga pelatihan dan Pengembangan dan hal-hal umum untuk mendukung Hotel Operasi. Dan mengkoordinasikan fungsi-fungsi SDM dan kegiatan dengan regional dan staf perusahaan yang sesuai.
Tugas dan Tanggung Jawab
2. Untuk membantu dan melestarikan hubungan baik dengan department lain agar mematuhi aturan - aturan yang berlaku tanpa penurunan produktivitas.
3. Kerjasama dengan Kepala departemen untuk mengendalikan aturan yang telah dibuat sebelumnya agar tersosialisasi dengan baik.
4. Untuk mencegah dan menjaga semua peralatan kerja, dan kerjasama untuk keselamatan dan kesehatan keseimbangan aktivitas kerja. 5. Untuk mencari tenaga kerja, pemohon kerja dan segala sesuatu yang
berkaitan dengan perencanaan kerja, didalamnya termasuk interview
pekerja.
6. Mengkoordinasikan dan melaksanakan program kesejahteraan karyawan seperti, olahraga, tenaga & kesehatan keluarga, untuk mengelola asuransi dan pensiun buruh, juga memberikan perlindungan keselamatan dan karyawan ruang makan.
7. Berkoordinasi dengan pemerintah terkait dengan peraturan yang berlaku termasuk perjanjian kerja yang terkait dan mewakili perusahaan untuk memberikan pemecahan masalah berkaitan dengan hukum dan tindakan tenaga kerja.
8. Mewakili manajemen dalam menyelesaikan masalah dengan aliansi karyawan dan memberikan nasihat kepada semua kepala departemen terkait dengan sengketa tenaga kerja.
10. Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat jika ada event wedding di hotel yaitu membuat izin keramaian.
1.5.5 Chef Kitchen Department
Bertugas menyediakan keperluan makan dan minum tamu yaitu makanan dipersiapkan dan diolah di dapur. Termasuk juga membersihkan alat-alat dapur dan peralatan makan minum lainnya. selain itu juga department ini bertugas untuk membuat market list atau barang dan bahan apa saja yang akan dibeli untuk event yang aka nada di hotel serta menjalin hubungan baik sengan supplier barang sehingga akan tetap terjalin harmonisasi dalam pengiriman barang.
1.5.6 Accounting Deparment
Bertugas mengatur, mengawasi dan membukukan keluar masuk uang, barang dan segala kekayaan milik hotel termasuk pengolahan data dan laporan yang diperlukan.
1.5.7 Houskeeping Department
Bertugas mengurus kebersihan kamar serta area hotel secara keseluruhan termasuk mengurus persediaan dan pembagian pakaian seragam karyawan serta kebutuhan-kebutuhan tamu di kamar.
1.5.8 Enginering Department
Bertugas memelihara dan menjaga agar air, listrik, telepon, televisi,
Lift, Air Conditioning termasuk peralatan hotel lainnya tetap berfungsi dengna baik dan lancar.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menangani dan menyelesaikan complaints dan permintaan-permintaan mengenai Heat, Light, dan Power, perbaikan dan perawatan serta kebersihan seluruh gedung.
2. Memeriksa bahwa semua work order dan permintaan dari semua
department telah diatasi dengan baik, tepat dan cepat. 1.6Sarana dan Prasarana
1.6.1 Fasilitas Meeting Room
Tabel 1.1
Rincian Venue, Kapasitas dan Set up di Golden Flower Hotel Bandung
No Venue Dimension (m)
Standing Theater Class Room
Round Table
Double Ushape
Ushape
1 Ballroom 27,5 x 20,2 800 500 300 250 125 45
2 Tulip 21,7 x 9,7 150 150 90 100 60 42
3 Tulip 1 9,7 x 8 - 40 30 30 - 18
4 Tulip 2 9,7 x 6,8 - 40 30 20 - 18
5 Tulip 3 9,7 x 6,7 - 40 30 20 - 18
6 Heliconia 7,3 x 6 - 20 10 10 - 10
7 Orchid 14,2 x 7,4 - 50 30 50 40 27
8 Peony 14,3 x 6,3 - 50 30 30 - 34
9 Aster 25,5 x 5,4 100 80 50 60 - 45
10 Aster 1 11 x 5,4 - 30 15 20 - 15
11 Aster 2 7,3 x 5,4 - 30 15 20 - 12
12 Aster 3 7 x 5,4 - 30 28 20 - 15
13 Gerbera 14,3 x 7,4 - 70 54 60 50 30
14 Gerbera 1 8,6 x 7,4 - 50 24 40 27 18
15 Gerbera 2 7,4 x 5,6 - 16 10 20 10 9
16 Acacia 12 x 7,7 - 50 30 50 40 27
17 Anthurium 12 x 6,3 - 50 30 30 - 34
19 Mentha 7,4 x 4,5 - 30 20 20 - 15
20 Nigella 7,4 x 4,5 - 20 12 20 - 15
21 Zinea 7,4 x 4,5 - 20 12 20 - 15
22 Protea 7,4 x 4,5 - 20 12 20 - 15
Sumber : Sales Kit Golden Flower Hotel Bandung
[image:31.595.57.566.112.227.2]Fasilitas untuk seminar dan resepsi pernikahan, ulang tahun dan lain-lain meliputi panggung, tata suara, tata lampu, standar dapat diatur sesuai dengan keinginan.
Tabel 1.2
Rincian Harga Meeting di Golden Flower Hotel Bandung
Residential Meeting Harga (Rp)
Halfday Meeting 500.000,-/person
Fullday Meeting 570.000,-/person
FullBoard Meeting 635.000,-/person
Non Residential Meeting Harga (Rp)
Halfday Meeting 190.000,-/person
Fullday Meeting 270.000,-/person
FullBoard Meeting 370.000,-/person
Sumber : Sales kit Golden Flower Hotel Bandung
Fasilitas yang didapatkan.
o Residential Halfday Meeting
1x coffee break, 1x lunch/dinner dan room/kamar
o Residential Fullday Meeting
o Residential Fullboard Meeting
2x coffee break, 1x lunch, 1x dinner dan room/kamar
o Non Residential Halfday Meeting
1x coffee break, 1x lunch/dinner
o Non Residential Fullday Meeting
2x coffee break, 1x lunch/dinner
o Non Residential Fullboard Meeting
2x coffee break, 1x lunch, 1x dinner
1.6.2 Fasilitas Kamar
Hotel berlantai 5 ini memiliki 193 kamar dengan berbagai
type seperti Superior, Deluxe, Grand Deluxe, Executive dan Suite
dimana setiap kamar dilengkapi dengna sambugan telepon SLI, system pengamanan kunci elektronik , King Koil beds, Imported linen, Hot and cold water, hair dryer, Alarm clock, mini bar, daily news paper, Flat LCD TV with 52 channels, safe deposit box
(laptop size), Coffee and tea making facilities, free internet access,
Complimentary Shoeshine, Individual Air Conditioning, Smoking
Tabel 1.3
Rincian Jumlah Room Type di Golden Flower Hotel Bandung
ROOM TYPE 1 st Floor 2nd Floor 3rd Floor 5th Floor TOTAL
Superior Twin 7 30 33 32 102
Superior King 23 9 8 9 49
Deluxe - 6 6 6 18
Grand Deluxe 4 3 3 3 13
Executive 6 - - - 6
Suite 1 2 1 1 5
TOTAL 41 50 51 51 193
Sumber : Sales Kit Golden Flower Hotel Bandung
Ada pun harga yang ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung adalah sebagai berikut :
Tabel 1.4
Tipe dan Harga Kamari di Golden Flower Hotel Bandung
Type Room Room Rate (Rp)
Superior 1.625.000,-
Deluxe 1.750.000,-
Grand Deluxe 2.550.000,-
Executive 2.895.000,-
Suite 3.050.000,-
Penthouse 4.500.000,-
[image:33.595.113.498.550.703.2]1.6.3 Fasilitas Penunjang lainnya
Selain Fasilitas meeting room atau venue serta kamar yang ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung, di hotel ini memiliki fasilitas penunjang lainnya yang dapat membuat pengunjung menjadi lebih nyaman jika melakukan aktivitas meeting atau akomodasi di Golden Flower Hotel Bandung, diantaranya adalah :
Lotus Garden Restaurant
Restaurant Internasional yang dimiliki oleh Golden Flower Hotel Bandung dengan kapasitas 350 orang dimana makanan yang disajikan oleh Chef di restaurant ini adalah makanan Internasional seperti Oriental, makanan Jepang,
Western dan juga makanan khas Indonesia. Selain itu juga Lotus Restaurant juga bisa dijadikan venue untuk Meeting, Wedding dan Birthday.
Cake Shop
Cake Shop menjadi bagian dari fasilitas dari Golden Flower Hotel Bandung, dimana tempat ini cocok untuk bersantai bagi para pengunjung hotel dengan sajian cake shop yang lezat. Legend Club & Karaoke
Legend adalah salah satu fasilitas yang menjadi favorit dari para pengunjung hotel, karena dengan fasilitas yang sangat baik dari tempat karaoke ini, fasilitas yang diberikan oleh
karaoke menjadi tempat yang nyaman bagi pengunjung untuk bersntai di malam hari.
Tropical Spa
Tropical Spa adalah salah satu tempat massage yang ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung dengan kualitas pelayanan yang baik dan dapat membuat pengunjung menjadi rileks setelah melakukan aktifitas sehari-hari.
1.7Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan tersebut di lakukan di Golden Flower Hotel Bandung yang beralamat di Jl. Asia Afrika No 15-17.
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan
22 2.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan oleh penulis pada Hotel Jayakarta Bandung pada bagian Sales Marketing. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut harus mempunyai tujuan diantaranya terbagi dua bagian yaitu kegiatan rutin dan kegiatan insidentil.
Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sering dilakukan penulis selama Praktek Kerja Lapangan di Golden Flower Hotel Bandung, sedangkan kegiatan insidentil adalah kegiatan kegiatan yang sifatnya kadang-kadang dan sewaktu-waktu yang dilakukan penulis selama Praktek Kerja Lapangan di Golden Flower Hotel Bandung.
Tabel 2.1
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No. Hari dan Tanggal Jenis Kegiatan Sifat Kegiatan
Rutin Insidental
1 Senin,
1 Juli 2013
- Showing ke seluruh Fasilitas Hotel (Venue, Kamar, dll)
2 Selasa,
2 Juli 2013
- Diajarkan Membuat Banquet Event Order (BEO) dan Memo
3 Rabu,
3 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat BEO Government (Kementrian)
4 Jumat,
5 Juli 2013
- Menerima telepon
- Memfotocopy BEO, kemudian membagikanya ke 16 divisi
5 Kamis,
11 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Banquet Event Order
(BEO) dan Memo Goverment
6 Senin,
15 Juli 2013
- Menerima telepon
- Mencari Perusahaan baru dan mengirim Offering Letter (surat penawaran) OL
7 Selasa, 16 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Amandment (surat perubahan) dan membagikannya kepada divisi yang bersangkutan
8 Kamis,
18 Juli 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Membuat surat pernyataan
9 Jumat,
19 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Banquet Event Order (BEO) dan menginput data Offering Letter
10 Sabtu,
20 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Banquet Event Order (BEO) dan Membagikanya
11 Senin,
22 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Inter Office Memo (IOM)
- Mengirim faximile
- Membuat Offering Letter (OL)
12 Selasa,
23 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat Banquet Event Order (BEO) - Membuat Amandment
13 Rabu,
24 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat surat loading decoration
- Mengirim Confirmation Letter (CL)
14 Kamis, 25 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat surat Technical Meeting Wedding
- Membuat Surat Jalan ke Jakarta untuk
Sales
15 Jumat,
26 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat BEO dan membagikannya kepada 16 divisi yang ada di dalam Golden Flower Hotel Bandung
16 Sabtu,
27 Juli 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO - Membuat IOM
17 Senin,
29 Juli 2013
- Menerima telepon
- Membuat kwitansi pembayaran
18 Selasa,
30 Juli 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Packing hamper (cendera mata idul fitri yang isinya berupa pashmina dan kain sarung)
19 Rabu,
31 Juli 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Membuat dan membagikan
amandment
20 Kamis, 1 Agustus 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Membuat dan membagikan
amandment
21 Jumat,
2 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Membagikan IOM
22 Sabtu,
3 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO
23 Kamis,
15 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Menyiapkan Flyer dan Sales kit
24 Jumat,
16 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Membuat IOM
25 Sabtu,
17 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Mengirim Faximile
26 Senin,
19 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - General Cleaning (kerja bakti di
sekitar Golden Flower Hotel Bandung
27 Selasa, 20 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Membuat dan Membagikan
amandment
28 Rabu,
21 Agustus 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Membagikan IOM / Memo
29 kamis,
22 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Mengirim Offering Letter (OL)
30 Jumat,
23 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Menyiapkan Flyer dan Sales kit
31 Sabtu,
24 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Mendesign kupon Breakfast, Lunch
dan Dinner
32 Senin,
26 Agustus 2013
- Menerima telepon - Membuat BEO
- Menyortir kupon yang telah dibuat sebelumnya
33 Selasa,
27 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO
- Membuat dan membagikan
Amandment
- Back to Back Ballroom
34 Rabu,
28 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Menyiapkan Flyer dan Sales kit
35 Kamis,
29 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Melakukan Telemarketing
36 Jumat,
30 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Mengirim Faxmile
- Mengirim Confirmation Letter
37 Sabtu,
31 Agustus 2013
- Menerima telepon
- Membuat dan membagikan BEO - Back to Back Ballroom
- Perpisahan dengan seluruh Jajaran Golden Flower Hotel Bandung, mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang sudah membantu dan dokumentasi
2.2 Deskripsi Dan Contoh Kegiatan Rutin Selama Praktek Kerja Lapangan 2.2.1 Kegiatan Rutin
1. Menerima Telepon
Menerima telepon adalah salah satu kegiatan rutin yang dilakukan oleh admin sales termasuk penulis pada bagian sales marketing. Karena acara yang diadakan di Golden Flower Hotel Bandung tidak henti-hentinya. Baik itu acara meeting, ataupun acara pernikahan dan ulang tahun.
Penulis yang ditempatkan di back office otomatis menjadikan penulis harus selalu stand by di tempat. Lebih tepatnya dibelakang meja, didepan komputer dan disamping telepon.
Telepon yang masuk ke bagian sales marketing sangat beragam. Bisa dari internal maupun eksternal. Dari internal contohnya adalah telepon yang masuk dari divisi atau departemen lain yang ada di Golden Flower Hotel Bandung. Biasanya telepon dari internal isinya adalah pemberitahuan ataupun sesuatu yang belum jelas. Sedangkan telepon dari eksternal sangatlah beragam. Peneleponnya bisa dari instansi pemerintahan, klien, dari EO travel, maupun dari masyarakat biasa yang hanya sekedar menanyakan harga.
Dalam menerima telepon di Golden Flower Hotel Bandung memiliki salam pembuka yang harus dilakukan oleh semua staff yang ada di Golden Flower Hotel Bandung dengan kalimat “good
may I assist you?” kemudian menanyakan seperti biasa kembali menggunakan bahasa Indonesia ataupun bahasa Inggris (menyesuaikan).
[image:44.595.200.488.375.590.2]Dalam menerima telepon juga memiliki tata caranya. Yaitu dengan memegang telepon menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang bulpoin serta selembar kertas kosong untuk mencatat. Hasil pembicaraan dari telepon tersebut diinformasikan kepada admin sales ataupun sales (jika berada ditempat) untuk ditindaklanjuti.
Gambar 2.1
Proses Menerima Telepon
Sumber : Arsip Penulis Agustus 2013
2. Membuat dan Membagikan Banquet Event Order (BEO)
dan didistribusikan pula kepada departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut.
BEO dibagikan minimal satu hari sebelum acara tersebut dilaksankan. BEO tidak boleh dibagikan secara dadakan, karena akan menyulitkan staff dari banquet dalam menyiapkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam acara tersebut. Untuk melihat jadwal acara sebenarnya seluruh divisi dapat melihatnya di komputer mereka masing-masing, caranya dengan membuka smart admin
Golden Flower Bandung. Walaupun dapat melihat di smart admin
tetapi BEO sangat perlu dibagikan, karena detail dari acara tersebut, terdapat didalam BEO. Seandainya pun ada perubahan yang mendadak maka akan keluar amendment (surat perubahan).
BEO dibuat dan dibagikan oleh Sales Admin dari bagian Sales Marketing. Pembuatan BEO ini mengacu pada Confirmation Letter
CL) yang tertera pada smart admin ataupun bisa juga mengacu dari
sales yang memegang acara tersebut. Karena tidak selalu informasi yang berada pada CL sesuai. Biasanya sering terjadi perubahan-perubahan yang hanya diketahui oleh sales dan konsumen yang memiliki acara tersebut. Untuk itu terkadang admin harus bertanya langsung kepada sales ataupun sebaliknya, sales yang memberikan detail dari acara yang akan dilaksanakan.
Divisi tersebut adalah admin sales yang membuat tentunya, sales
yang memegang acara tersebut, Director Of Sales (DOS), FBM, RDM, executive House keeping, dan executive chef. Tetapi tidak semua BEO harus ditanda tangani oleh 7 divisi tersebut. Hanya BEO yang terdapat kamar (room service) yang artinya konsumen tidak hanya mengadakan acara tetapi juga memesan kamar. Sedangkan untuk BEO yang tidak terdapat kamar hanya dibutuhkan tanda tangan oleh 5 divisi saja. Karena untuk yang tidak terdapat kamar berarti tidak membutuhkan divisi reservation dan divisi RDM.
Selanjutnya setelah semua tanda tangan didapat, BEO tersebut dicopy sesuai kebutuhan, biasanya 15 dan 16 lembar, karena untuk 15 atau 16 divisi yang akan dibagikan. Perbedaan Antara 15 dan 16 divisi adalah bila di BEO tersebut tidak terdapat kamar (room service) maka BEO yang dibagikan adalah 15 divisi dan bila didalam BEO tersebut terdapat kamar, maka BEO yang dibagikan 16 divisi dengan penambahan 1 divisi reservation (reservasi).
Dalam membagikan BEO juga harus disertakan buku. Buku tersebut berisi ke 16 divisi yang kemudian akan ditandatangani oleh penerima BEO dari divisi yang dibagikan, sebagai bukti bahwa BEO tersebut sudah dibagikan dan diterima oleh divisi tersebut.
bisa mengerjakan lebih dari satu BEO, bahkan jika event sedang ramai, penulis dapat mengerjakan sampai 10 (sepuluh) BEO.
[image:47.595.155.526.315.556.2]Dalam mengerjakan BEO yang ditugaskan oleh admin sales, penulis tidak langsung membagikanya, tetapi diperiksa dahulu BEO tersebut oleh admin sales maupun oleh sales. Dan jika sudah diperiksa maka BEO tersebut dapat di print dan kemudian dibagikan ke departemen atau divisi-divisi yang terkait.
Gambar 2.2
Banquet Event Order (BEO)
Sumber : Arsip Sales Marketing Agustus 2013
3. Membuat Inter Office Memo (IOM)
Inter Office memo adalah tulisan singkat dan jelas untuk pemberitahuan kepada departemen atau divisi terkait. Memo yang sering dibuat di bagian sales marketing biasanya adalah memo technical meeting, test food, pembuatan invoice, pembuatan voucher, pengembalian uang sales dan sebagainya.
Dengan adanya memo membuktikan bahwa pesannya benar, dan bukan main-main. Sehingga akan dibuatkan sesuatu yang sudah tertera di memo tersebut. Memo dibuat oleh admin sales, ataupun oleh sales nya sendiri.
[image:48.595.166.517.369.628.2]Gambar 2.3
Inter Office Memo (IOM)
Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013
4. Mengirim Faximile
Salah satu hal yang sering dilakukan penulis dalam praktek kerja lapangan di Golden Flower Hotel Bandung adalah mengirim
dalam kesepakatan bekerja sama. Tidak sedikit persetujuan yang keluar dari kegiatan surat-menyurat ini.
Fax atau yang juga biasa disebut faximile, adalah media transmisi yang dapat mengirimkan text maupun gambar. Pengalamatannya menggunakan nomor telephone yang disambungkan dengan printer ataupun alat output lainnya. Dengan perkembangan zaman, maka transmisi faximile dapat melalui kabel, nirkabel mauun lewat internet.
Dalam dunia perhotelan faks sangatlah penting, karena surat-surat yang berhubungan dengan klien kebanyakan berupa text. Sehingga faximile ini sangatlah efektif untuk digunakan. Dengan
faximile juga akan terlihat jelas detail dari permintaan klien, sehingga tidak ada alasan untuk terjadi kesalahan dalam melaksanakan suatu acara.
Kelebihan lainnya dengan menggunakan faximile adalah bila ada surat persetujuan yang membutuhkan tanda tangan, maka pihak hotel tinggal mengirim surat yang sudah disediakan tempat menandatangani, kemudian kirim kepada yang bersangkutan, dan yang bersangkutan mengirim kembali surat tersebut, tentunya yang sudah ditandatangani.
Tetapi dengan adanya faximile menjadikan kesepakatan menjadi cepat.
Gambar 2.4 Mesin Faximile
Sumber : Dokumen penulis, Agustus 2013
5. Membuat Offering Letter (surat penawaran)
Penulis pada awalnya kurang mengerti apa itu Offering letter, karena penulis lebih banyak mengerjakan BEO, sehingga ketika diperintahkan oleh admin sales untuk membuat OL penulis agak kesulitan. Tetapi dengan seriring waktu penulis dapat memahami dan mengerjakanya.
Offering letter atau OL adalah surat penawaran yang dibuat oleh pihak hotel yang strukturnya sudah tersedia di program komputer yang bernama smart admin dan dikirimkan melalui e-mail yang ditujukan kepada klien. Walaupun sudah tersedia di smart admin
[image:50.595.178.508.164.405.2]untuk dilaksakan. Tetapi jika OL dibuat kemudian klien mengkonfirmasi kepada sales dan menyetujuinya maka akan keluar surat yang bernama Confirmation Letter (CL). CL juga akan keluar dengan sendirinya ketika di smart admin sudah masuk. Dengan begitu sales admin hanya tinggal mengeprintnya saja.
Gambar 2.5 Offering/Proposal Letter
Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013
CL yang sudah di print kemudian di kirim kepada klien untuk ditandatangani yang dikirim melalui Faximile. Pihak hotel dari bagian sales marketing hanya tinggal menunggu balasan CL dari klien, tentunya yang sudah ditandatangani.
Pembuatan BEO ini tentunya mengacu kepada isi CL yang telah disetujui. Mulai dari venue, layout, harga, dan paket yang sudah disetujui. Tetapi terkadang juga ada penambahan dari klien secara mendadak sehingga tidak dicantumkan pada CL, untuk hal itu sales
yang bersangkutan atau yang memegang acara lah yang akan memberitahukannya kepada admin sales yang membuat BEO. 2.2.2 Kegiatan Insidental
1. Showing Hotel
Showing atau kegiatan mengelilingi hotel merupakan hal yang pertama kali dilakukan penulis ketika mulai melakukan praktik kerja lapangan di Golden Flower Hotel Bandung. Kegiatan mengelilingi hotel yang didampingi oleh staff admin sales ini bertujuan untuk memperkenalkan kepada kita fasilitas, venue dan tempat-tempat lainnya yang dimiliki hotel. Pengenalan tempat-tempat ini juga bertujuan agar kita menghafal, jadi ketika ada klien yang bertanya tentang fasilitas dan isi hotel kita dapat menjelaskannya secara benar.
2. Mencari Perusahaan Baru di Media Cetak
Kegiatan mencari perusahaan baru termasuk kedalam kegiatan marketing dalam menarik klien. Kegiatan ini dilakukan dengan mencari perusahaan baru yang belum pernah bekerja sama dengan Golden Flower Hotel Bandung. Caranya adalah dengan mengamati media cetak kemudian mencari perusahaan-perusahaan yang beriklan. Jika sudah menemukan perusahaan baru, kemudian yang kita lakukan adalah mengontak mereka dan menawarkan paket istimewa yang ada di Golden Flower Hotel Bandung atau dengan cara apapun agar perushaan baru tersebut tertarik untuk menjalin kerja sama.
Kegiatan mencari perusahaan baru ini biasanya adalah 1 (satu) bulan sekali, atau atas perintah dari Director Of Sales (DOS) bagian
sales marketing. Kegiatan ini sangat berguna bagi Hotel, karena dengan menemukan perusahaan baru maka akan menambah banyak klien.
3. Membuat Amandment
[image:54.595.177.477.273.523.2]Amandment atau surat perubahan adalah surat yang dikeluarkan oleh bagian sales marketing kepada divisi atau department terkait yang berisi perubahan. Sifat dari surat ini adalah insidental atau dadakan. Karena keluarnya amandment ini berdasarkan adanya suatu permintaan diluar kesepakatan sebelumnya dari klien.
Gambar 2.6 Amandment
Sumber : Arsip Dokumen Sales & Marketing Department Golden Flower, Juli 2013
Amandment ini biasanya dibuat oleh admin sales ataupun
sales nya langsung. Dan bila sudah selesai dibuat harus segera diinformasikan atau dibagikan ke departemen-departemen terkait agar bisa langsung disiapkan. Yang paling mengetahui isi detail dari
amandment tentulah sales yang memegang acara tersebut. Karena
memberitahukannya kepada sales, dan kemudian sales
menyambungkannya kembali kepada pihak yang terkait. 4. Membuat Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang berisi mengenai pernyataan yang dikeluarkan oleh seseorang atau lembaga. Dalam dunia perhotelan surat pernyataan juga digunakan. Kebetulan pada hari itu saya ditugaskan untuk membuat surat pernyataan oleh admin sales
[image:55.595.195.481.336.612.2]senior.
Gambar 2.7 Surat Pernyataan
Sumber : Dokumen penulis, Agustus 2013
pernyataan kebenaran dokumen, tunduk kepada ketentuan penunjukan langsung kesanggupan menyelesaikan pekerjaan tidak dipindahtangankan atau disubkontrakkan tidak akan menuntut. 5. Membuat Surat Loading Decoration
Penulis awalnya tidak mengerti apa yang dimaksud dengan surat
loading decoration. Tetapi setelah mendapat penjelasan dan memahaminya penulis mengerti dan tidak kesulitan dalam mengerjakannya. Pada saat itu penulis membuat surat loading decoration untuk acara pernikahan.
Gambar 2.8
Surat Loading Decoration
Sumber : Arsip Sales Marketing Agustus 2013
[image:56.595.150.520.386.648.2]Surat ini dikeluarkan jika ada acara yang memerlukan jasa dekorasi, seperti acara pernikahan, ulang tahun dan pesta lainnya.
6. Membuat Surat Technical Meeting Wedding
Surat technical meeting wedding adalah surat pemberitahuan kepada seluruh staff yang bersangkutan dalam acara pernikahan yang akan diadakan di Golden Flower Hotel Bandung.
Surat ini dibagikan beberapa hari sebelum acara pernikahan berlangsung. Tujuannya adalah agar persiapan yang dilakukan lebih matang dan tidak ada kesalahan dalam pelaksanaan acara pernikahan nanti.
Gambar 2.9
Surat Technical Meeting Wedding
Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013
Surat ini yang membuat adalah admin sales atas perintah dari
[image:57.595.163.523.419.686.2]waktu akan ada acara pernikahan saja. Karena dalam acara pernikahan termasuk dalam acara yang besar, dimana membutuhkan persiapan yang matang dan sempurna agar pelaksanaan pernikahan nanti dapat berjalan dengan lancar.
Pembuatan surat technical meeting wedding ini dikerjakan oleh penulis atas perintah dari sales. Dan penulis tidak menemui kesulitan dalam mengerjakannya karena surat ini sudah ada formatnya di file yang ada dikomputer admin sales. Penulis hanya tinggal menyesuaikan isinya saja.
7. Membuat Surat Jalan ke Jakarta Untuk Sales
Surat jalan adalah surat yang berisi rincian keperluan sales
selama bertugas di Jakarta. Dalam setiap minggu ada beberapa sales
yang sengaja ditugaskan ke Jakarta secara bergantian. Tentunya hal ini juga sudah diatur didalam action plan.
Pembuatan surat ini ditujukan untuk departemen accounting dari bagian sales marketing. Surat ini dibuat untuk memberikan rincian kepada pihak accounting keperluan uang jalan sales yang akan bertugas di Jakarta. Surat ini dibuat beberapa hari sebelum sales
berangkat tugas ke Jakarta.
Gambar 2.10
Surat Jalan ke Jakarta Untuk Sales
Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013
8. Packing Hamper
Hamper adalah tas khusus dari Golden Flower Hotel Bandung yang berisi kain sarung dan pashmina. Hamper ini dibuat karena akan menjelangnya Idul Fitri, yang nantinya hamper ini akan diberikan kepada klien sebagai bentuk apresiasi karena telah bekerja sama dengan Golden Flower Hotel Bandung.
Tugas penulis dalam packing hamper ini adalah memasukan kain sarung dan pashmina ke dalam tas Golden Flower Hotel Bandung kemudian dirapihkan.
9. Menyiapkan Flyer dan Sales Kit
semacam brosur yang berisi promosi-promosi yang sedang berlangsung di Golden Flower Hotel.
Gambar 2.11 Flyer dan Sales Kit
Sumber : Arsip Penulis Agustus 2013
Flyer dan sales kit di satukan untuk kemudian dibagikan kepada klien ataupun calon klien. Disinilah penulis bertugas untuk menyatukan flyer dan sales kit dan merapihkannya. Sedangkan yang membagikannya adalah sales marketing.
Biasanya flyer dan sales kit dibawa oleh sales ketika melakukan
sales call. Untuk itu, admin sales harus selalu menyiapkan flyer dan
sales kit karena dalam sekali jalan sales bisa membawa 30 flyer dan
sales kit.
10. General Cleaning
Bandung, termasuk penulis. Kegiatan yang dilakukan disekitar lingkungan Golden Flower Hotel Bandung ini bertujuan untuk membangun citra positif. Kegiatan ini rutin dilaksankan dalam kurun waktu tiga bulan sekali.
Gambar 2.12
Kegiatan General Cleaning
Sumber : Dokumentasi Penulis, Agustus 2013
11. Membuat Design Kupon Breakfast, Lunch dan Dinner
Pada event yang tergolong besar saat itu sales meminta bantuan penulis untuk membuatkan design kupon untuk para tamu. Dibuatkannya kupon ini bertujuan untuk mempermudah orang resto
dalam menyiapkan makanan para tamu dan juga agar tidak tertukar dengan tamu lainnya.
Gambar 2.13
Kupon Breakfast, Lunch dan Dinner
Sumber : Arsip Penulis Agustus 2013
12. Telemarketing
Telemarketing berbeda dengan menerima telepon. Jika menerima telepon adalah menerima telepon masuk dari luar, dan
telemarketing sebaliknya yaitu menghubungi ke luar dengan telepon.
Telemarketing adalah kegiatan menghubungi klien melalui telepon. Kegiatan ini dilakukan untuk menjalin kerjasama kembali dengan klien yang sudah lama tidak mengadakan kerja sama dengan Golden Flower Hotel Bandung.
Gambar 2.14 Kegiatan Telemarketing
Sumber : Arsip Penulis Agustus 2013
2.3 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Terbentuknya tingkat kepuasan dari tamu hotel tidak dengan mudah di dapatkan, hal tersebut membutuhkan adanya suatu perencanaan yang nyata yang di bentuk dalam suatu program kerja. Dengan adanya program kerja, setiap kegiatan yang dilakukan akan lebih teratur dan membentuk suatu proses yang dinamis.
Proses kegiatan pada bisnis perhotelan yang berhubungan dangan para tamunya di butuhkan suatu fungsi menajemen pada perusahaan yang lebih menitik beratkan pada kegiatan komunikasi.
“Sales atau penjualan adalah tujuan utama dari keberadaan bisnis, bahkan hampir di semua bisnis sales adalah tujuan utama dan terutama.pekerjaan-pekerjaan lain yang mengikuti dan yang sering kita sebutkan sebagai tugas utama.”(Guswai, 2006:116)
Selain itu sales juga dapat menjembatani antata klien dengan pihak perusahaan hal ini dapat dilihat dengan banyak nya perusahaan yang bersedia melangsungkan acara nya di Golden Flower Hotel Bandung, hal ini dikarenakan Service yang di berikan sales marketing di Golden Flower Hotel Bandung membuat klien dan pengunjung merasa nyaman.menurut Christian F Guswai Service adalah :
“Service atau Pelayanan merupakan faktor yang tak kalah penting dalam menghasilkan penjualan.”(Guswai, 2006:119)
Sales Marketing Golden Flower Hotel Bandung berhasil memberikan
Service yang baik berkat kinerja para Sales Marketing yang baik, sehingga setiap hak dan kewajiban dapat berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan perusahaan.
Golden Flower Hotel Bandung merupakan hotel yang bernaung di bawah group Kagum Hotel. Sehingga fungsi humas dari hotel-hotel yang berada di bawah naungan Kagum Hotel dijalankan oleh humas dari Kagum Hotel. Nama nya pun bukan Humas tetapi Marketing Communication.
bahwa pentingnya Hotel bintang empat ini memiliki Humas. Karena Golden Flower Hotel Bandung termasuk hotel yang memilki kegiatan atau event yang cukup ramai. Sehingga semakin dikenal oleh masyarakat dan perlu membangun citra sebagai hotel yang memiliki kualitas pelayanan yang baik.
Walaupun penulis ditempatkan di bagian Sales Marketing sebagai admin sales tetapi fungsi humas juga ada yang dijalankan. Contohnya adalah berhadapan dengan tamu langsung dan melayani pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Menurut penulis itu bukan lah hal yang mudah berbicara dengan tamu atau konsumen dan menjawabnya dengan jawaban yang memuaskan bagi tamu atau konsumen. Dan itu merupakan pengalaman yang berharga bagi penulis, karena melatih penulis baik secara mental maupun secara teknik dalam berbicara. Contoh lainnya adalah melindungi isu-isu negatif yang berada di dalam agar tidak terdengar keluar dan memberikan citra yang buruk di mata masyarakat.
akan terjadi adalah jatuhnya citra Golden Flower Hotel Bandung dan akan dicap sebagai hotel yang tidak aman. Tentu ini akan berdampak buruk pada citra hotel di mata tamunya dan akan mempengaruhi profit.
Selama PKL di Golden Flower Hotel Bandung penulis juga melihat staff antar divisi atau departemen yang kurang harmonis dan bersinergi. Itu terlihat dengan adanya pertengkaran-pertengkaran kecil antar staff yang berawal dari perbedaan pendapat. Disinilah humas juga sangat berperan dalam membangun kekompakan antar staff dan para anggota organisasi yang ada di Golden Flower Hotel Bandung. Misalnya dengan mengadakan family gathering.
Dengan adanya contoh-contoh kasus diatas menurut penulis seharusnya Golden Flower Hotel Bandung memiliki divisi humas sendiri. Karena disamping untuk membangun citra, divisi humas juga akan berfungsi sebagai jembatan Antara atasan dan bawahan, Antara Golden Flower Hotel Bandung dengan masyarakat dan masih banyak lagi fungsi lainnya yang sangat bermanfaat bagi kelangsungan kelanjutan Golden Flower Hotel Bandung.
Tetapi kembali pada kebijakan perusahaan, mungkin pada saat ini menurut
management Kagum hotel, Golden Flower Hotel Bandung belum membutuhkan humas, walaupun peran humas di Golden Flower Hotel Bandung akan membantu mengembangkan Golden Flower Hotel Bandung menjadi hotel yang bagus dan berkualitas di mata masyarakat.
Meskipun Humas dari Golden Flower Hotel Bandung belum melembaga
penulis melakukan praktek kerja lapangan. Beberapa kegiatan tersebut antara lain adalah:
1. Media Humas
Pada Public Relations melekat dua aspek yang hakiki yang tidak dapat dipisahkan. Kedua aspek tersebut adalah, sasaran
Public Relations adalah publik intern (internal public) dan publik ekstern (external public). Publik intern adalah orang-orang yang berbeda atau tercakup oleh organisasi, seluruh pegawai mulai dari staff sampai karyawan bawahan (dalam perusahaan termasuk antara lain pemegang saham). Sedangkan publik eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan yang diharapkan ada hubungannya. Berikut ini adalah media Humas internal dan eksternal yang ada di Golden Flower Hotel Bandung.
Media Humas Internal
Media internal yang ada di Golden flower Hotel Bandung salah satunya yaitu dengan adanya Inter Office Memo dimana jika salah satu departemen memerlukan bantuan atau memberitahukan kebijakan dan pengumuman maka bisa melalui memo tersebut agar departemen yang berkaitan dapat mengetahui informasi yang disampaikan dari Sales & Marketing Department.
Selain memo terdapat juga media internal lainnya yaitu mading, mading yaitu papan pengumuman yang berisi berita-berita terbaru seputar perusahaan yang ditempatkan di suatu tempat yang dapat dengan mudah dilihat oleh semua staff yang ada di dalam Golden Flower Hotel Bandung.
Media internal lainnya adalah tulisan-tulisan yang berisi motivasi untuk para karyawan, yang diletakan di dinding-dinding hotel dan dapat dilihat oleh seluruh staff Golden Flower Hotel Bandung.
Media Humas Eksternal
Untuk menunjang kegiatan keluar organisasi, Golden Flower Hotel Bandung juga memiliki media eksternal yang biasa dipakai oleh Humas pada sebuah perusahaan untuk menjangkau public eksternal yaitu pengunjung Golden Flower Hotel Bandung.
Media eksternal yang berkaitan dengan kegiatan Humas yaitu dengan adanya proposal penawaran yang ditawarkan dari pihak hotel kepada calon pengunjung, selain itu media eksternal yang sering dibuat yaitu Sales Kit dan Fact sheet yang terdiri dari beberapa brosur mengani hotel, fasilitas, dan promo yang ada yang dimana tujuan disusunya sales kit
agar publik mengetahui mengenai keunggulan dan kenyamana jika melakukan kegiatan atau hanya beristirahat di Golden Flower Hotel Bandung.
2. Kegiatan Corporate Social Responsibility
Corporate Social Responsibility (CSR) secara umum diartikan sebagai kumpulan kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan stakeholder, nilai-nilai, pemenuhan ketentuan hukum, penghargaan masyarakat dan lingkungan serta komitmen dunia usaha untuk berkontribusi dalam pembangunan secara berkelanjutan untuk masyarakat.
media, perusahaan lain atau competitor dan yang terpenting adalah masyarakat sekitar serta tentunya pengunjung hotel di Golden Flower Hotel Bandung, karena citra bagi perusahaan sangat penting dimana berperan sebagai identitas, persepsi dan jati diri perusahaan untuk disampaikan baik secara langsung atau tidak langsung kepada masyarakat tentang perusahaan tersebut. Identitas perusahaan dapat membedakan perusahaan satu dengan perusahaan lain. (Sutojo, 2004 : 13-14).
Berikut ini adalah kegiatan-kegiatan Cosporate Social Resposibility yang dilakukan oleh Golden Flower Hotel Bandung.
Buka Puasa Bersama 1000 Anak Yatim
Buka Puasa Bersama dengan 1000 anak yatim adalah salah satu kegiatan CSR dari Kagum Hotel Management dimana kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan citra baik Hotel yang ada di bawah naungan Kagum Hotel Management di mata masyarakat terutama Golden Flower Hotel Bandung karena kegiatan tersebut dilakukan di Ballroom Golden Flower Hotel Bandung. Kegiatan ini bisa menciptakan good corporate
General Cleaning
Bakti sosial merupakan salah satu kegiatan wujud dari rasa kemanusiaan antara sesama manusia. Bakti Sosial itu sendiri adalah suatu kegiatan dimana dengan adanya kegiatan ini suatu perusahaan dapat merapatkan kekerabatan dengan lingkungan sekitar. Bakti sosial diadakan dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan masyarakat di lingkungan sekitar perusahaan serta menjadikan citra Perusahaan lebih baik lagi di mata masyarakat sekitar.
General Cleaning merupakan kegiatan bakti sosial yang dilakukan oleh seluruh karyawan Golden Flower Hotel Bandung yang rutin dilakukan tiga bulan sekali, General Celaning yang dilakukan adalah membersihkan Sebagian area hotel dan membersihkan jalanan sepanjang Asia-Afrika.
2.4 Analisa Tentang Pelayanan Golden Flower Hotel Bandung Pada Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Pembimbing
Setiap mahasiswa yang melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Golden Flower Hotel Bandung didampingin oleh satu admin sales yang sudah senior. Admin sales inilah yang mengawasi, membantu serta memeriksa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh mahasiswa PKL. Dengan didampingi oleh sales admin yang senior dan berpengalaman maka akan memudahkan mahasiswa PKL untuk mengerjakan tugasnya.
Lunch
Setiap Mahasiswa yang melakukan PKL di Golden Flower Hotel Bandung akan mendapatkan Lunch, hal tersebut di dapatkan Mahasiswa sebagai bentuk apresiasi managemen terhadap mahasiswa.
Pelayanan tersebut adalah hak yang akan di dapatkan oleh setiap mahasiswa yang akan melakukan PKL di Golden Flower Hotel Bandung, management
memahami dengan human relationship yang baik antar mahasiswa dengan pihak hotel akan menimbulkan sebuah service yang baik untuk kepuasan klien dan pengunjung.
Komputer
