BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Sejarah berdirinya PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang diawali pada tahun 1897, yaitu dengan mulai digarapnya bidang listrik oleh salah satu perusahaan Belanda (NV NIGM) yang ditandai dengan pendirian pusat pembangkitan tenaga listrik (PLTU) yang berlokasi di Gambir.
Sejalan dengan pasang surutnya sejarah perjuangan bangsa, maka pada masa pemerintahan Jepang NV NIGM (Belanda) diambil alih oleh Pemerintah Jepang yang pada akhirnya dialihkan ke perusahaan Djawa Denki Jogyosha Djakarta Shisha.
Dengan berakhirnya kekuasaan Jepang pada 17 Agustus 1945, maka dibentuklah Djawatan Listrik dan Gas Tjabang Djakarta yang selanjutnya dikembalikan lagi kepada pemilik asal (NV NIGM) pada tahun 1947 dan namanya berubah menjadi NV OGEM. Kemudian dengan berakhirnya masa konsesi NV OGEM Cabang Jakarta yang selanjutnya diikuti dengan nasionalisasi oleh Pemerintah Indonesia sesuai Keputusan Menteri PU dan Tenaga No. U 16/9/I tanggal 30 Desember 1953, maka pada tanggal 01 Januari 1954 dilakukan serah terima dan pengelolaannya diserahkan ke Perusahaan Listrik Jakarta dengan wilayah kerjanya adalah meliputi Jakarta Raya dan Ranting Kebayoran & Tangerang.
Seiring dengan berjalannya waktu, maka perubahan pun terus bergulir sesuai kronologi berikut ini:
1. Berdasarkan UU No. 19 tahun 1960 dan PP No. 67 tahun 1961, dibentuk Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU PLN) khusus untuk wilayah Jakarta dengan nama Perusahaan Listrik Negara Exploitasi XII. 2. Berdasarkan SK Direksi BPU PLN No. Kpts/030/DIRPLN/62 tanggal 21
Desember 1962, wilayah kerja PLN Exploitasi XII dibagi menjadi 7 buah distrik dengan kelas yang berbeda-beda.
3. Pada tahun 1965 terjadi perubahan tanggung jawab, dimana PLN Exploitasi XII meliputi Cabang Gambir & Cempaka Putih, Jakarta Kota, Kebayoran, Jatinegara & Cawang, Tangerang dan Cabang Tanjung Priok pada tahun 1970.
4. Berdasarkan PP No. 18 tahun 1972, status Perusahaan Listrik Negara dirubah menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara.
5. Berdasarkan Peraturan Menteri PUTL No. 01/Prt/1973 tanggal 23 Maret 1973, PLN Exploitasi XII dirubah menjadi Perum Listrik Negara Distribusi IV yang meliputi Cabang Gambir, Kota, Kebayoran, Jatinegara, Tanjung Priok, Tngerang dan Bengkel Karet.
6. Berdasarkan SK Menteri PUTL No. 45/Kpts/1976 tanggal 8 Agustus 1976, nama PLN Distribusi IV dirubah menjadi PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang (sesuai SE Direksi PLN No. 025/PST/1976 tanggal 17 April 1976).
7. Berdasarkan penjelasan dan pengumuman Pemerintah tentang pembentukan Kabinet Pembangunan III tanggal 29 Maret 1978, PLN yang semula bernaung di bawah Departemen PUTL dialihkan menjadi di bawah naungan Departemen Pertambangan dan Energi.
8. Pada kurun waktu 1984 s/d 1988 terjadi beberapa penambahan Unit Kerja, sehingga PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki tujuh cabang sebagai unsur pelaksana, satu unit pengatur distribusi dan satu bengkel pemeliharaan kelistrikan. Dua yang disebut terakhir adalah sebagai unsur penunjang.
9. Berdasarkan PP No. 23 tahun 1994 tanggal 16 Juni 1994, PLN yang dulunya dikenal sebagai PERUM berubah statusnya menjadi PERSERO, sehingga namanya berubah menjadi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
10.Berdasarkan White Paper Mentamben Agustus 1998, maka Pemerintah meluncurkan kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan sesuai Keputusan Menko WASPAN No. 39/KEP/MK.WASPAN/9/1998 serta kebijakan PT PLN (Persero) Kantor Pusat, maka PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya & Tangerang diarahkan kepada Stategic Business Unit/Investment Centre.
11. Sehubungan dengan butir no. 10 di atas, maka Direksi PLN telah mengeluar-kan SK No. 161.K/010/DIR/2000 tanggal 05 September 2000 tentang organi-sasi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Sesuai SK Direksi tersebut, maka susunan organisasi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang adalah sebagai berikut:
a. Unsur Pimpinan adalah General Manager
b. Unsur pembantu pimpinan, meliputi bidang-bidang: 1. Pemasaran dan Pengembangan Usaha
2. Pelayanan Pelanggan 3. Komersil
4. Perencanaan
5. Operasi dan Pelayanan Gangguan 6. Pemeliharaan 7. Logistik 8. Teknologi Informasi 9. Keuangan 10. Akuntansi 11. Organisasi dan SDM 12. Hukum 13. Hubungan Masyarakat 14. Umum
c. Unsur Pengawasan, oleh Auditor Intern d. Unit Pelayanan (UP)
e. Unit Pengelola Jaringan (UPJ) f. Unit Gardu Induk
g. Unit Pengatur Distribusi (UPD)
12. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Direksi PT. PLN (Persero)
No.010.K/010/DIR/2003 tanggal 16 Januari 2003 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi se Jawa-Bali, maka susunan organisasi PT. PLN
(Persero) Distribusi se Jawa-Bali sebagai berikut : a. Unsur Pimpinan adalahGeneral Manager
b. Unsur pembantu pimpinan, meliputi bidang-bidang: 1. Perencanaan
2. Distribusi 3. Niaga 4. Keuangan
5. SDM dan Organisasi
6. Komunikasi Hukum dan Administrasi c. Unsur Pengawasan, oleh Auditor Intern d. Area Pelayanan (AP)
e. Area Jaringan (AJ)
f. Area Pengatur Distribusi (APD) g. Area Pelayanan dan Jaringan :
- Unit Pelayananan
- Unit Pelayananan Jaringan - Unit Pelayananan dan Jaringan
( untuk sementara struktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang masih mengacu kepada butir No.11 )
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
Visi PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang :
Diakui sebagai Perusahaan Publik Utility dengan kinerja kelas dunia yang unggul, tumbuh berkembang bertumpu kepada potensi insani.
Misi
Misi PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang :
Melaksanakan Distribusi dan Penjualan Tenaga Listrik serta mengembangkan usaha dalam bisnis yang terkait berdasarkan kaidah Industri dan Usaha yang sehat yang berorientasi kepada Kepuasan Pelanggan, Anggota Perusahaan dan Pemegang Saham.
3.3 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Tentunya dalam menjalankan tugasnya, suatu perusahaan membutuhkan adanya kerjasama antara pimpinan dengan Karyawan serta sesama anggota organisasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Kerjasama yang baik antara masing-masing anggota perusahaan hanya dapat tercapai jika perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik dan jelas. Kesuksesan tidak akan tercapai apabila tidak adanya kerjasama yang baik antara semua bagian dari perusahaan.
Struktur organisasi adalah serangkaian hubungan antara individu-individu di dalam suatu organisasi yang bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan
Tangerang digambarkan dalam suatu bagan atau diagram yang memperlihatkan hubungan fungsi-fungsi, arus tanggung jawab, dan wewenang di dalam perusahaan.
Berikut ini merupakan struktur organisasi dari PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang yang menggambarkan dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah, antara lain:
Gambar 3-1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwaGeneral Managermembawahi Auditor Internal, Manager Niaga, Manager Distribusi, Manager Perencanaan, Manager Keuangan, Manager SDM & Organisasi, Manager Komunikasi, Hukum & Administrasi, Manager AJ (Area Jaringan) yang terdiri dari empat unit (AJ Gambir, AJ Kebayoran, AJ Tangerang, AJ Kramat Jati),ManagerAPD (Area Pengatur Distribusi) yang terdiri dari satu unit dan Manager APL (Area Pelayanan) yang terdiri dari tiga puluh lima unit (APL Menteng, APL Marunda, APL Grogol, APL Cikokol, APL Cempaka Putih, APL Cengkareng, APL
Bandengan, APL Serpong, APL Gunung Sahari, APL Cikupa, APL Kapuk, APL Sepatan, APL Bulungan, APL Curug, APL Cinere, APL Teluk Naga, APL Kebon Jeruk, APL Kalideres, APL Cileduk, APL Cisoka, APL Pamulang, APL Condet, APL Ciputat, APL Lenteng Agung, APL Mampang, APL Ciracas, APL Bintaro, APL Pasar Minggu, APL Kampung Melayu, APL Pondok Kopi, APL Pondok Gede, APL Kalimalang, APL Rawamangun, APL Sunter, APL Pondok Ungu).
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab
Menurut Surat Keputusan Direksi Nomor : 234 K/DIR/2005, berikut ini adalah tugas dan wewenang dari masing-masing unit organisasi berdasarkan pada struktur organisasi di atas, antara lain:
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab dari General Manager yaitu mengkoordinir dan bertanggungjawab atas manajemen sumber daya manusia dan atas seluruh aktivitas perusahaan, baik urusan dalam maupun luar perusahaan agar sesuai dengan rencana, tujuan dan kebijaksanaan yang telah digariskan, mengawasi setiap kegiatanManager Niaga, Manager distribusi, Manager Perencanaan, Manager keuangan, Manager SDM dan Organisasi,Manager komunikasi hukum dan admin, Manager area Jaringan, Manager Area Pelayanan, Manager Area Pengatur Distiribusi, mengamati perkembangan perusahaan sesuai dengan kemajuan serta memikirkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengimbangi kemajuan perusahaan, mengontrol dan mengawasi
hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan kemudian membandingkan dengan ketentuan yang telah menjadi kebijaksanaan perusahaan, mengambil keputusan dalam strategi bisnis dan bertanggung jawab atas resiko yang ada.
2. Auditor Internal
Tugas dan tanggung jawab dari auditor internal yaitu bertanggung jawab dalam mengaudit data pada proses internal perusahaan dan terhadap audit tehnik, audit keuangan dan audit administrasi.
4. Manager Niaga
Bertanggung jawab dalam ekonomi energi, manajemen niaga, pengembangan produk dan layanan, pengembangan usaha, dan account executive.
4. Manager Distribusi
Bertanggung jawab atas pengukuran dan sistem proteksi, konstruksi distribusi, pengelolaan kontrak, lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan, pengendalian losses dan kesekretariatan.
5. Manager Perencanaan
Bertanggungjawab atas perencanaan korporat, penilaian finansial, proyeksi keuangan, palaporan manajemen dan administrasi.
6. Manager Keuangan
Bertanggungjawab atas manajemen keuangan, manajemen resiko, dan proteksi pendapatan.
7. Manager SDM dan Organisasi
sistem SDM dan hubungan industrial, memusatkan, mengelompokkan, dan menyimpan dokumen perusahaan serta melakukan pengeditan data. 8. Manager Komunikasi, Hukum dan Administrasi (KHA)
Bertanggungjawab atas perencanaan fasilitas dan sarana kerja dan keamanan.
9. Manager Area Jaringan
Bertanggungjawab atas kinerja automatic meter reading (AMR). 10. Manager Area Pengatur Distribusi
Bertanggungjawab atas kinerja, gardu induk, scada dan telekomunikasi.
11. Manager Area Pelayanan
Bertanggungjawab atas kinerja dan teknologi informasi.
4.5 Proses bisnis yang sedang berjalan
Berikut akan ditampilkan aliran dokumen pada bagian operasional PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Diagram alir dokumen yang akan ditampilkan merupakan bagian dari proses bisnis yang berjalan. Adapun diagram alir dokumen pada proses bisnis yang sedang berjalan digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-2 Proses bisnis yang sedang berjalan
PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang terdiri dari sembilan unit yaitu Unit Niaga, Unit Distribusi, Unit Perencanaan, Unit Keuangan, Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan Organisasi, Unit KHA (Komunikasi, Hukum dan Administrasi), Unit AJ (Area Jaringan), Unit APL (Area Pengatur Distribusi) dan Unit APL (Area Pelayanan). Unit SDM (Sumber
Daya Manusia) berperan dalam penanganan dokumen PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang secara keseluruhan, dengan membawahi seluruh unit yang lainnya. Setiap unit bagian memiliki Manager, Karyawan dan Kurir. Setiap unit bagian dikepalai oleh General Manager. Kurir merupakan penghubung antara General Manager dengan Manager, General Manager dengan Karyawan, Managerdengan Karyawan dan General Manager, Manager atau Karyawan dengan Unit SDM (Sumber Daya Manusia).
Berdasarkan gambar 3-2 mengenai proses bisnis yang sedang berjalan, setiap unit dalam organisasi PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang sangat bergantung dengan keberadaan Kurir dan Unit SDM & Organisasi. Setiap unit dalam organisasi PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang mengirimkan dokumen kepada Unit SDM & Organisasi melalui jasa Kurir. Unit SDM dan Organisasi akan mendokumentasikan seluruh dokumen dari setiap unit yang diterima, dengan cara mengentry dokumen dan menyimpannya ke dalam database Unit SDM dan Organisasi. Hal ini terlihat tidak efisien, karena terlalu banyak membuang waktu, tenaga dan biaya.
Proses bisnis dalam organisasi PT. PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki resiko yang cukup besar. Jika jasa Kurir tidak dapat digunakan lagi (terjadi pemogokan kerja) atau database Unit SDM dan Organisasi mengalami kerusakan (terkena virus atau terjadi bencana alam), maka proses bisnis akan terhambat. Dari pembahasan yang sangat detail mengenai gambar 3-2 mengenai proses bisnis yang sedang berjalan, dapat dilihat bahwa sistem pemusatan dokumen masih dilakukan dengan cara manual. Untuk lebih jelasnya, penulis memberikan gambaran mengenai proses bisnis PT. PLN
(Persero) Distribusi Jakarta Raya secara detail dengan menggunakanrich picture dan use case diagram untuk proses bisnis yang sudah menggunakan komputer sebagai alat pendukung proses bisnis.
4.5.1 Proses bisnis Managementunit organisasi yang sedang berjalan
Gambar 3-3 Proses bisnis ManagementUnit Niaga yang sedang berjalan
Gambar 3-4 Proses bisnis Management Unit Distribusi yang sedang berjalan
Gambar 3-5 Proses bisnis ManagementUnit Perencanaan yang sedang berjalan
Gambar 3-6 Proses bisnis ManagementUnit Keuangan yang sedang berjalan
Gambar 3-7 Proses bisnis ManagementUnit KHA (Komunikasi, Hukum dan Administrasi) yang sedang berjalan
Gambar 3-8 Proses bisnis ManagementUnit AJ (Area Jaringan) yang sedang berjalan
Gambar 3-9 Proses bisnis ManagementUnit APD (Area Pengatur Distribusi) yang sedang berjalan
Gambar 3-10 Proses bisnis ManagementUnit APL (Area Pelayanan) yang sedang berjalan
Gambar 3-3 s/d gambar 3-10 menggambarkan setiap unit organisasi yang terdiri dari Unit Niaga, Unit Distribusi, Unit Perencanaan, Unit Keuangan, Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan Organisasi, Unit KHA (Komunikasi, Hukum dan Administrasi), Unit AJ (Area Jaringan), Unit APL (Area Pengatur Distribusi) dan Unit APL (Area Pelayanan). Setiap unit yang terdiri dari beberapa Karyawan dan satu Manager dapat mengirimkan dokumen Proker (Program Kerja) pribadi, Histori Pekerjaan pribadi, Profile pribadi, Pengembangan Karir pribadi, dan Knowledge. Begitu pun dengan General Manager.
Pengiriman Proker (Program Kerja) pribadi, Histori Pekerjaan pribadi, Profile pribadi, dan Pengembangan Karir pribadi harus di koordinir terlebih dahulu oleh sekretaris unit sebelum diserahkan kepada Unit SDM & Organisasi melalui Kurir. Sedangkan untuk pengiriman
Knowledge,General Manager atau setiapManager atau Karyawan dapat langsung mengirimkannya kepada Unit SDM & Organisasi melalui Kurir.
Gambar 3-11 Proses bisnis ManagementUnit SDM (Sumber Daya Manusia) & Organisasi yang sedang berjalan
Gambar 3-11 prosedur pengiriman dokumen yang dilakukan terlihat sedikit berbeda. Hal tersebut dikarenakan Unit SDM & Organisasi yang bertugas untuk memusatkan, mengelompokkan dan mendokumentasikan dokumen dari setiap unit yang ada.
3.5.2 Proses bisnis ManagementProker (Program Kerja) yang sedang berjalan
Gambar 3-12 Proses bisnis Proker (Program Kerja) yang sedang berjalan
Pada gambar 3-12 diatas terlihat ada satu pelaku utama yaitu Unit SDM (Sumber Daya Manusia. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dapat tambah proker General Manager, Manager dan Karyawan jika General Manager, Manager atau Karyawan sudah mengirimkan Proker (Program Kerja) pribadinya masing-masing. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dapat edit dan lihat proker General Manager, Manager dan Karyawan jika dibutuhkan, serta dapat hapus proker General Manager, Manager dan Karyawan jika General Manager, Manager atau Karyawan ada yang telah habis masa tugasnya atau telah mengundurkan diri. Seluruh aktifitas yang dilakukan oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan masih dilakukan secara sederhana, yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel. General Manager, Manager dan Karyawan untuk melakukan penambahan pada daftar Proker (Program Kerja) pribadinya, harus secara manual mengirimkan surat penambahan Proker (Program Kerja) kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) melalui Kurir yang sebelumnya terlebih dahulu di koordinir oleh sekertaris unit. Dengan menggunakan sistem ini, General Manager, Manager dan Karyawan harus melalui birokrasi yang cukup panjang, sedangkan Unit SDM (Sumber Daya Manusia) harus melewati prosedur yang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melaksanakan tugasnya. Kurir bertugas untuk mengantarkan surat permohonan yang diberikan kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia).
3.5.3 Proses bisnis ManagementKPI (Key Performance Indicator) yang sedang berjalan
Gambar 3-13 Proses bisnis ManagementKPI (Key Performance Indicator) yang sedang berjalan
Pada gambar 3-13 diatas terlihat aktivitas Unit SDM (Sumber Daya Manusia) yang berwenang dalam melakukan penambahan KPI (Key Performance Indicator) General Manager, Manager atau Karyawan jika
General Manager, Manager atau Karyawan yang bersangkutan telah menyelesaikan Proker (Program Kerja) yang laporannya telah dikirimkan kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia). Pengeditan KPI (Key Performance Indicator) General Manager, Manager atau Karyawan dilakukan jika sebelumnya terjadi kesalahan dari Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dalam hal pemasukann data (human error), yang mengakibatkan kesalahan Indicator’s Performance General Manager, Manager atau Karyawan. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) juga dapat melihat KPI (Key Performance Indicator) General Manager, Manager dan Karyawan. Seluruh aktifitas yang dilakukan oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan masih dilakukan secara sederhana, yaitu dengan menggunakanMicrosoft Excel.
3.5.5 Proses bisnis ManagementStatus dan Histori Pekerjaan yang sedang berjalan
Pada gambar 3-14 dibawah, Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dapat tambah dan lihat status dan histori pekerjaan General Manager, Manager dan Karyawan, serta dapat edit status pekerjaan General Manager, Manager dan Karyawan jika status pekerjaan General Manager Manageratau Karyawan ada yang berubah.
Gambar 3-14 Proses bisnis ManagementStatus dan Histori Pekerjaan yang sedang berjalan
3.5.5 Proses bisnis Management Profile yang sedang berjalan
Gambar 3-15 Proses bisnis Management Profileyang sedang berjalan
Pada gambar 3-15 diatas terdapat pelaku utama yaitu Unit SDM (Sumber Daya Manusia) yang dapat menambah profilejika General Manager, Manager atau Karyawan ada yang baru. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) juga berwenang edit dan hapus profileyang sudah tidak lagi dibutuhkan, serta dapat melihat profile General Manager, Manager dan Karyawan. Seluruh aktifitas yang dilakukan oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan masih dilakukan secara sederhana, yaitu dengan menggunakanMicrosoft Excel.
3.5.6 Proses bisnis ManagementArtikel yang sedang berjalan
Gambar 3-16 Proses bisnis ManagementArtikel yang sedang berjalan Pada gambar 3-16 diatas terlihat ada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) yang bertugas tambah artikel ke dalam database Unit SDM, edit artikel jika dibutuhkan dan lihat atikel yang sudah diterimanya dari General Manager, Manageratau Karyawan. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) juga dapat melakukan hapus artikel yang ada dalam database Unit SDM jika terdapat artikel baru dengan tema yang sama seperti artikel yang telah ada sebelumnya namun lebihuptodate.
3.5.7 Proses bisnis Management Download Sourceyang sedang berjalan
Gambar 3-17 Proses bisnis Management Download Sourceyang sedang berjalan
Pada gambar 3-17 Unit SDM (Sumber Daya Manusia) setelah menerima surat permohonan dari General Manager dan para Manager atau Karyawan yang memohon penambahan software (source program) yang
dibutuhkan, maka Unit SDM (Sumber Daya Manusia) akan melakukan penambahan software (source program) dengan terlebih dahulu melakukan permohonan data kepada Unit Keuangan. Jika dana yang dibutuhkan sudah diperoleh oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dari Unit Keuangan, transaksi dengan Software House. Software (source program) tersebut akan diberikan kepada General Manager, Manager atau Karyawan yang membutuhkan software (source program) tersebut, dan mendokumentasikan software (source program) dalam storage milik Unit SDM (Sumber Daya Manusia).General Manager, Manager atau Karyawan berhak mengajukan software (source program) yang dibutuhkan yang dapat mendukung pekerjaannya. Dengan melewati birokrasi yang cukup rumit dan menunggu beberapa waktu, maka copy software (source program) akan diberikan kepada General Manager, Manager atau Karyawan yang bersangkutan. Kurirbertugas untuk mengantarkan surat permohonan yang diberikan kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan mengirimkan software (source program) yang di tujukan kepada General Manager, Manager atau Karyawan yang berkepentingan.
3.5.8 Proses bisnis FAQ (Frequently Asked Question) yang sedang berjalan Pada gambar 3-18 dibawah, terlihat Unit SDM (Sumber Daya Manusia),mampu menampung pertanyaan yang diberikan dari General Manager, Manager atau Karyawan. General Manager, Manager dan Karyawan setelah mengajukan pertanyaan, berhak mendapatkan respon jawaban dari Unit SDM (Sumber Daya Manusia). Kurir bertugas untuk
mengantarkan surat pengajuan pertanyaan yang diberikan kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia).
Gambar 3-18 Proses bisnis FAQ (Frequently Asked Question) yang sedang berjalan
3.5.9 Proses bisnis ManagementForum Diskusi yang sedang berjalan
Pada gambar 3-19 dibawah, Unit SDM (Sumber Daya Manusia menjadi koordinator disaat General Manager atauManager mengajukan untuk mengadakan forum diskusi. Unit SDM (Sumber Daya Manusia) juga bertugas untuk menyebarkan undangan ke seluruh Manager atau Karyawan yang bersangkutan dengan forum diskusi yang akan diadakan tersebut. Kurir bertugas mengantarkan surat pengajuan forum diskusi dari Karyawan ke Manager atau dari General Manager ke Unit SDM (Sumber Daya Manusia), Manager ke Unit SDM (Sumber Daya
Manusia) dan mengantarkan undangan dari Unit SDM (Sumber Daya Manusia) ke seluruh Manager atau Karyawan yang namanya tertulis dalam daftar nama undangan tersebut.
Gambar 3-19 Proses bisnis ManagementForum Diskusi yang sedang berjalan
3.5.10 Proses bisnis ManagementCari yang sedang berjalan
Gambar 3-20 Proses bisnis ManagementCari yang sedang berjalan Pada gambar 3-20 Unit SDM (Sumber Daya Manusia) mencarikan dan mengirimkan dokumen yang dibutuhkan oleh General Manager, Manager atau Karyawan yang telah mengirimkan surat permintaan dokumen. General Manager, Manager atau Karyawan berhak untuk mendapatkan dokumen yang dibutuhkannya setelah mengirimkan surat permintaan dokumen kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) melalui Kurir. Kurir bertugas untuk mengantarkan surat permintaan dokumen yang diberikan kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan mengirimkan dokumen yang di tujukan kepada General Manager, Manageratau Karyawan yang berkepentingan.
3.5.11 Proses bisnis ManagementPengumuman yang sedang berjalan
Gambar 3-21 Proses bisnis Management Pengumuman yang sedang berjalan
Pada gambar 3-21 diatas, Unit SDM (Sumber Daya Manusia) berhak mengeluarkan surat pengumuman. Surat pengumuman yang disebarluaskan harus dapat dipertanggungjawabkan oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dan harus berdasarkan kepentingan perusahaan. Kurir bertugas menyebarkan surat pengumuman yang telah dikeluarkan oleh Unit SDM (Sumber Daya Manusia) kepada General Manager dan seluruh Manager atau Karyawan PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
3.5.12 Proses bisnis Pengembangan Karir sedang berjalan
Gambar 3-22 Proses bisnis Pengembangan Karir sedang berjalan
Pada gambar 3-22 Unit SDM (Sumber Daya Manusia) menawarkan kepada General Manager, Manager atau Karyawan tertentu untuk melakukan pelatihan atau training dalam rangka menambah kemampuan dan keahlian yang dimiliki. Dengan perantara Kurir, Unit SDM (Sumber Daya Manusia) menyampaikan surat penawaran dan General Manager, Manager atau Karyawan memberikan jawaban atas kesediaanya untuk mengikuti pelatihan atau training yang akan diadakan. Dalam surat penawaran sudah dilengkapi dengan form pendaftaran pelatihan atau training yang akan di ikuti. Bagi General Manager, Manager atau Karyawan yang bersedia mengikuti pelatihan
atau training yang aka diadakan harus mengisi form yang tersedia dan mengirimkannya kembali kepada Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dengan melalui jasa Kurir PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
3.6 Sistem yang berjalan
Untuk sistem yang sedang berjalan, penulis melakukan wawancara dan penelitian di lapangan. PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang sudah memiliki diagram Business Process yang digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3-23 Business Process PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Dari gambar diatas dapat dilihat ada dua belas bisnis proses, yaitu 10 bisnis proses yang saling berhubungan dan 2 bisnis proses yang belum terhubung karena belum menjadi program kerja yang siap untuk diimplementasikan. Dua bisnis proses yang belum terhubung antara lain Business Support yang terdiri dari Data Warehouse, Office Automation, e-Learning dan bisnis proses Human Resource yang isinya mengenai SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian). Knowledge Management merupakan bisnis proses yang masuk dalam program kerja PT.PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang tahun 2006/2007.
Seperti yang digambarkan dalam Gambar 3-23 Business Process PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, ERP merupakan pusat dari bisnis proses yang ada. ERP yang terdiri dari Finance Management, Human Resource Management dan Material Management yang masing-masing terhubung dengan bisnis proses yang lain yaitu Finance Management yang mempunyai hubungan dengan bisnis proses Finance berisi SIMKEU (Sistem Management Keuangan) yang diinisialkan dengan FF(Finance Management to Finance), GIS AM/FM berisi SIMJAR (Sistem Management Jaringan) dan Mister (Management Informasi tegangan rendah) yang diberi inisial FG (Finance Management to GIS AM/FM), Customer Managementyang terdiri dari Website PLN Disjaya, Work Order, CIS (Customer Information System), SMOGM,Call Center 123, Online Payment Point, AMR (Automatic Meter Reading), Offline Payment Point yang diberi inisial CF (Customer Management to Finance Management). Selain itu Finance Management juga berhubungan dengan bisnis proses Field Service Order yang berisi SIMPK (Sistem Informasi Monitoring Perintah Kerja) yang diberi inisial FF (Finance Management to Field Service
Order) dan bisnis proses New Services yang diberi inisial FN (Finance Management to New Services).
Human Resource Management yang terdapat didalam ERP memiliki hubungan dengan bisnis proses Knowledge Management yang diberi inisial HK (Human Resource Management to Knowledge Management).
Material Management berhubungan dengan bisnis proses Operational & Maintenance yang terdiri dari Monalisa (Monitoring Analisa Loses Teknis Secara Administratif), P2TL (Penertipan Pemakaian Tenaga Listrik), SITB (Sistem Informasi Tanah Bangunan), SIMHARDIS (Sistem Informasi Management Pemeliharaan Distribusi) yang diberi inisial MO (Material Management to Operationanl & Maintenance), Material Management yang berhubungan dengan New Services (MN), Material Management yang berhubungan dengan Asset (AM) yang terdiri dari E-PROC (Eprocurement) dan SIMMAT (Sistem Informasi Management Material) dan Material Management yang berhubungan dengan Trouble Management (MT) yang terdiri dari Work Orderdan MGT (ManagementGanggguan Terpadu).
Selain terhubung dengan ERP, Trouble Management juga terhubung dengan GIS AM/FM dengan inisial GT, Customer Management dengan inisial CT dan Knowledge Management dengan inisial KT. GIS AM/FM terhubung dengan Customer Management dengan inisial CG, New Services dengan inisial GN, Operational dan Maintenance dengan inisial GO. Customer Management yang terhubung dengan New Services dengan inisial CN, Field Service Order dengan inisial CF. Operational danMaintenance terhubung dengan Knowledge
Management dengan inisial KO, Field Service Order dengan inisial FO, New Servicedengan inisial NO.
Business Process Knowledge Management merupakan proses bisnis yang berbasiskan Knowledge(Pengetahuan). Knowledge Management meliputi informasi mengenai Proker (Program Kerja), KPI (Key Performance Indicator), Profile seluruh Manager dan Karyawan, informasi mengenai pengembangan karir dimana terdapat daftar pelatihan apa saja yang dapat di ikuti oleh seluruh General Manager, Manager dan Karyawan. Selain itu, dalam Knowledge Managementterdapat kumpulan artikelKnowledge(pengetahuan).
Dengan hasil wawancara dan penelitian di lapangan tersebut, kami mendapatkan data-data yang di perlukan bagi perancangan sistem pendukung keputusan sehingga diharapkan sistem ini dapat memenuhi kebutuhan pihak manajemen.
3.7 Hasil wawancara
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, kami mengambil kesimpulan bahwa:
1. Belum adanya media yang menyediakan data dan informasi perusahaan dengan birokrasi yang mudah, yang berbasiskanweb. 2. Belum adanya media komunikasi internal perusahaan secaraonline. 4. Sistem pendaftaran training yang sedang berjalan masih
menggunakan cara yang manual dalam mengolah dan menghasilkan output.
karyawan PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. 6. Pembuatan KPI (Key Performance Indicator) yang masih dibuat
dengan cara manual.
7. Dibutuhkannya media online yang dapat menyampaikan informasi yang berupa pengumuman yang bersifat umum yang diperuntukkan bagi seluruh karyawan PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang secara cepat dan akurat.
8. Belum tersedianya media yang menyediakan anekasoftwareprogram berlisence bagi PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang yang dapat dengan cepat dan mudah di gunakan oleh General Manager, Manager danKaryawan.
9. Belum adanya tools yang dapat digunakan oleh management dalam pencarian data secara cepat (search engine).
10. Belum adanya media sharing knowledge internal PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang.
3.8 Masalah yang Dihadapi
PT.PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki beberapa masalah yang dapat mempersulit pihak manajemen dalam penanganan informasi, dokumen serta knowledge perusahaan. Hal ini mengakibatkan jalannya kinerja perusahaan menjadi terhambat. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh pihak manajemen adalah :
1. Belum ada media khusus yang dapat menyimpan dan mengelola dokumen danknowledge perusahaan yang dapat membantu dalam proses
pendokumentasian, penggolongan dokumen dan knowledge serta penyebaran knowledge perusahaan. Sehingga pihak-pihak tertentu yang membutuhkan informasi, dokumen ataupun knowledge membutuhkan proses yang cukup lama dalam pencarian informasi, dokumen ataupun knowledgeyang dimaksud.
2. Proses penyampaian informasi-informasi terbaru masih dilakukan secara manual. Sehingga informasi yang harus secepatnya disebarluaskan terhambat karena keterbatasan waktu, tempat dan tenaga.
3. Belum adanya forum diskusi online, yang dapat menjadi media untuk berbagi ilmu pengetahuan dan informasi dengan cepat sehingga proses kinerja dapat berjalan lebih efektif.
4. Belum terdapatnya storage untuk memusatkan Program Kerja dari setiap General Manager, Manager dan Karyawan, sehingga Performance’s Indicator General Manager, Manager dan Karyawan pun menjadi sulit untuk diupdate.
5. Karena data atau informasi yang di serahkan kepada bagian atau unit SDM (Sumber Daya Manusia) masih berupa data yang berbentuk hard copy, menyebabkan sulitnya dalam hal pencarian data yang di butuhkan. Artinya belum terdapat tools Search Engine yang dapat mempermudah proses pencarian data atau informasi.
6. Birokrasi yang cukup panjang dalam permohonan akan kebutuhan software program. Sehingga pekerjaan yang seharusnya dapat dikerjakan sesegera mungkin terhambat.
keterlambatan Unit SDM (Sumber Daya Manusia) dalam mendapatkan informasi mengenai keikutsertaan General Manager, Manager atau Karyawan untuk mengikuti pelatihan atau training yang akan dilaksanakan.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk membantu mengatasi masalah yang dihadapi oleh PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta raya dan Tangerang, yang telah dibahas dalam sub bab di atas, maka diusulkan suatu sistem Knowledge Management sebagai sistem yang dapat membantu dalam pemecahan masalah pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Sistem tersebut dapat memecahkan masalah yang dijabarkan diatas, karena :
1. Sistem Knowledge Management memiliki sistem keamanan yang lebih baik karena diaplikasikan dengan menggunakan ASP.NET dan Oracle10g.
2. Sistem Knowledge Management dapat memberikan informasi yang akurat, cepat, dan terpercaya karena didukung oleh dia kelompok Admin, yaituAdmin UserdanAdmin Redaksi.
3. Sistem Knowledge Management mampu menyediakansoftware program yang dapat di download dengan mudah, dengan tanpa proses birokrasi yang berkepanjangan.
4. Sistem Knowledge Management memiliki sistem search engine yang dapat digunakan dengan mudah untuk mencari informasi, dokumen atau knowledge yang dibutuhkan oleh General Manager, Manager atau
Karyawan perusahaan.
5. Sistem Knowledge Management menyediakn forum diskusi yang dapat digunakan kapan saja oleh General Manager, Manager atau Karyawan perusahaan selama diskusi bersifat mendidik dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, komunikasi dapat dilakukan tanpa terbatas oleh jarak, waktu dan tenaga.
6. Sistem Knowledge Management memungkinkan seorang General Manager, Manager dan Karyawan untuk melakukan pengiriman artikel yang berupa knowledgesecaraonline, melihat dan mengedit data pribadi serta histori pekerjaannya, lihat Proker (Program Kerja), KPI (Key Performance Indicator) dan status pekerjaan pribadinya. Selain itu, seorang Manager berwenang untuk melihat data pribadi, histori pekerjaan, Proker (Program Kerja), KPI (Key Performance Indicator) dan status pekerjaan Karyawan. Sedangkan untuk General Manager, dapat melihat data pribadi, histori pekerjaan, Proker (Program Kerja), KPI (Key Performance Indicator) dan status pekerjaanManagerdan Karyawan.
