vi ABSTRAK
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
Y O G Y A K A R T A
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Jurusan Akuntansi
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah prosedur penggajian dalam system akuntansi penggajian di PT Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah baik, juga untuk mengetahui apakah system pengendalian intern terhadap system akuntansi penggajian sudah efektif.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT Telkom Divisi Regional II Jakarta. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah observasi, wawancara, kuesioner dan dokumentasi.
Teknik analisis data dilakukan dengan membandingkan antara teori dan praktik sistem akuntansi penggajian di PT Telkom. Untuk menganalisis efektivitas pengendalian intern sistem Akuntansi Penggajian digunakan metode stop-or-go-sampling.
vii ABSTRACT
ANALYSIS THE INTERNAL CONTROL FOR THE ACCOUNTING SYSTEM OF SALARIES
A CASE STUDY AT PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA 2002
This research aimed to find out whether salary procedure in accounting system of salaries at PT Telkom Divisi Regional II Jakarta had been good, and whether the internal control of the salary system had been effective.
This case study performed at PT Telkom Divisi Rergional II Jakarta. The techniques of data gathering are observation, interviews, questionnaires and documentation.
The analysis was conducted by comparing the current theory with the practise of PT Telkom. The analysis of the internal control system on the accounting system of salaries was performed using the stop-or-go sampling method.
i
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM
DIVISI REGIONAL II JAKARTA
S K R I P S I
Diajukan untuk Menempuh Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 94 2114 039 NIRM : 940051121303120038
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
ii
S K R I P S I
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM
DIVISI REGIONAL II JAKARTA
Oleh:
CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 94 2114 039NIRM : 940051121303120038
Telah disetujui oleh:
Pembimbing I
Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M.,Ak Tanggal: 5 Maret 2002
Pembimbing II
iii
S K R I P S I
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
Dipersiapkan dan ditulis oleh: CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 942114039 NIRM : 940051121303120038
Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Pada tanggal 23 April 2002
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat
SUSUNAN PANITIA PENGUJI
Nama Lengkap Tanda Tangan Ketua : Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M,Ak ………... Sekretaris : Ir. Drs. Hansiadi YH.,M.Si.Ak ………. Anggota : Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M,Ak ………. Anggota : Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Ak ………. Anggota : Drs. Joko Siswanto ,M.M.,Ak ………
Yogyakarta, April 2002 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
iv
MOTTO DAN HALAMAN PERSEMBAHAN
1. Siapapun bisa marah. Marah itu mudah. Tetapi, marah pada orang yang tepat, dengan kadar yang sesuai, pada waktu yang tepat, demi tujuan yang benar, dan dengan cara yang baik bukanlah hal yang mudah.
( Aristotales, The Nichomachean Ethics) 2. Dengan mata hatilah kebenaran terlihat; hal-hal yang penting tak tampak di
depan mata.
( Antonie de Saint – Axupery, The Little Prince) 3. Sebab kebijaksanaan dan pengajaran adalah ketakukan akan Tuhan, dan Allah
berkenan pada kesetiaan dan hati lembut.
(Sirakh, 1 : 27)
4. Kasih itu sabar; kasih itu murah hati; ia tidak cemburu. Ia tidak memegahkan diri dan tidak sombong,. Ia menutupi segala sesuatu, percaya segala sesuatu, mengharapkan segala sesuatu, sabar menanggung segala sesuatu.
( 1 Korintus 13 : 4 – 7)
v
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, April 2002
Penulis
vi ABSTRAK
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
Y O G Y A K A R T A
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Jurusan Akuntansi
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah prosedur penggajian dalam system akuntansi penggajian di PT Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah baik, juga untuk mengetahui apakah system pengendalian intern terhadap system akuntansi penggajian sudah efektif.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT Telkom Divisi Regional II Jakarta. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah observasi, wawancara, kuesioner dan dokumentasi.
Teknik analisis data dilakukan dengan membandingkan antara teori dan praktik sistem akuntansi penggajian di PT Telkom. Untuk menganalisis efektivitas pengendalian intern sistem Akuntansi Penggajian digunakan metode stop-or-go-sampling.
vii ABSTRACT
ANALYSIS THE INTERNAL CONTROL FOR THE ACCOUNTING SYSTEM OF SALARIES
A CASE STUDY AT PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA 2002
This research aimed to find out whether salary procedure in accounting system of salaries at PT Telkom Divisi Regional II Jakarta had been good, and whether the internal control of the salary system had been effective.
This case study performed at PT Telkom Divisi Rergional II Jakarta. The techniques of data gathering are observation, interviews, questionnaires and documentation.
The analysis was conducted by comparing the current theory with the practise of PT Telkom. The analysis of the internal control system on the accounting system of salaries was performed using the stop-or-go sampling method.
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur pada Tuhan yang Maha Esa atas segala karunia dan limpahan kasih-Nya sehingga skripsi dengan judul Analisis Pengendalian Intern Terhadap Sistem Akuntansi Penggajian ini dapat terselesaikan.
Skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar sarjana ekonomi pada jurusan akuntansi di Universitas Sanata Dharma.
Skripsi ini tersusun berkat bimbingan, saran, nasehat dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini kami memgucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Fr. Reni Retno A.,S.E.,M.Si.,Ak., selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
2. Ibu Dra. YMF.Gien Agustinawansari ,M.M., Ak ., selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini.
3. Bpk. YP. Supardiyono ,M.Si., Ak , selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesian skripsi ini.
4. Bapak Chr. Y. Wahyu Ari A, S.E.,M.M, Bpk Drs.Ign. Kuntoro M,S.E.,Ak., yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Drs.G. Anto Listianto MSA.,Ak selaku Dosen Penguji.
6. Bapak Marihot Sibarani, selaku Senior Manager Keuangan yang telah memberikan ijin untuk mengadakan penelitian di PT Telkom.
7. Bapak Hanafiah, selaku Kepala Bagian Akuntansi yang telah banyak membantu dalam penelitian di PT Telkom.
x
9. Bapak dan Ibu di Yogyakarta yang selalu memberi doa dan dukungannya juga bantuan materi yang telah diberikan.
10.Bapak dan Ibu di Banyuwangi yang selalu memberi dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.
11.Mas-mas dan mbak-mbak di Yogyakarta dan mbak Ani di Jakarta yang selalu memberi dukungan dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.
12.Kakak-kakak iparku semua dan semua keponakan-keponakanku, terima kasih dukungannya.
13.Indra dan Ira, Stef dan Deni, Kelik dan Reni, Lina dan Ony, Iyon dan Ade, Cimenk dan teman-temanku semua; terima kasih dukungannya !!!
14.Mbak Yuli sekeluarga dan Ayu di Jakarta, yang telah banyak membantu penulisan selama melakukan penelitian.
15.Mbak Atun, Mas Hasto, Mas Frans, Mbak Heni dan Mas Yuli di Sekretariat Fakultas Ekonomi.
16.Mas Nitis, yang selalu sabar dan selalu memberi dukungan kepada penulis. 17.Semua pihak yang telah membantu kelancaran penelitian dan penyusunan
skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu segala kritik maupun saran demi perbaikan tulisan ini sangat penulis harapkan.
Yogyakarta, April 2002
Penulis
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii 1. Pengendalian Intern 1). Pengertian Pengendalian Intern ... 6
2). Pentingnya Pengendalian Intern ... 6
3). Tujuan Pengendalian Intern ... 7
xii
1). Pengertian Sistem dan Sistem Akuntansi ... 13
2). Elemen Sistem Akuntansi Pokok ... 15
3). Peranan Elemen Sistem Akuntansi ... 16
4). Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur ... 17
5). Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi ... 18
3. Sistem Akuntansi Penggajian 1). Fungsi Yang Terkait ... 20
2). Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen ... 22
3). Dokumen yang Digunakan ... 23
4). Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 28
5). Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 31
6). Unsur-unsur Pengendalian Intern Penggajian ... 32
7). Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ... 34
4. Pengujian Pengendalian 1). Jenis Pengujian Pengendalian ... 41
2). Tipe Pengujian Pengendalian ... 43
3). Prosedur Untuk Melaksanakan Pengujian Pengendalian . 43 4). Penentuan Resiko Pengendalian ... 45
5. Sampling Audit 1). Definisi Sampel ... 48
2). Pendekatan Sampling Audit ... 48
xiii
BAB IV : SEJARAH DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 63
2. Kegaitan Usaha ... 68
3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 69
4. Sumber Daya Manusia ... 81
10).Formulasi Penghasilan Pegawai ... 88
BAB V : HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISIS DATA 1. Analisis Data Sistem Akuntansi Penggajian 1). Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas ... 89
2). Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 91
3). Praktik yang Sehat ... 94
4). Karyawan yang Kompoten ... 96
2. Efektivitas Pengendalian Intern Sitem Akuntansi Penggajian PT Telkom ... 98
BAB VI : KESIMPULAN, KETERBATASAN PENULISAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 104
2. Keterbatasan Penulisan ... 107
xiv
xv
DAFTAR TABEL
Halaman 1. Tabel 3.1. Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian
Kepatuhan (Zero Expected Occurences) ... 58 2. Tabel 3.2. Penentuan Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian
Kepatuhan ... 59 3. Tabel 3.3. Stop-or-go Decision ... 60 4. Tabel 3.4. Tabel Angka Acak ... 62 5. Tabel 5.1. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik Struktur Organisasi
yang Memisahkan Tanggung Jawab secara Tegas ... 90 6. Tabel 5.2. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Otorisasi dan
Prosedur Pencatatan ... 94 7. Tabel 5.3. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik, Praktik yang
Sehat ... 96 8. Tabel 5.4. Tabel Pengujian Kepatuhan Pengendalian Intern Sistem
Akuntansi Penggajian ... 100 9. Tabel 5.5. Tabel Attribute Sampling for Determining storp-or-goSample
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar 2.1. Daftar Hadir Karyawan ... 23
2. Gambar 2.2. Kartu Jam Hadir ... 24
3. Gambar 2.3. Kartu Jam Kerja ... 25
4. Gambar 2.4. Daftar Gaji ... 25
5. Gambar 2.5. Rekapitulasi Daftar Gaji ... 26
6. Gambar 2.6. Surat Pernyataan Gaji ... 27
7. Gambar 2.7. Bukti Kas Keluar ... 28
8. Gambar 2.8. Jurnal Umum ... 28
9. Gambar 2.9. Kartu Harga Pokok Produk ... 29
1
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Dunia perekonomian saat ini sudah semakin kompleks dengan berbagai
persaingan yang ketat diantara perusahaan-perusahaan di tingkat lokal, nasional
dan internasional. Persaingan tersebut semakin terasa dengan akan dimulainya
era ekonomi global dan hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi
perusahaan-perusahaan besar, menengah dan kecil di negara-negara dunia
ketiga seperti Indonesia. Berbagai aspek yang ikut berpengaruh terhadap
kesiapan dunia usaha dalam menghadapi persaingan tersebut adalah faktor
manusia dan sistem yang digunakan dalam menjalankan operasi perusahaan.
Manajemen pada perusahaan-perusahaan besar terutama yang sudah go public memiliki tanggung jawab berat, karena harus mempertanggungjawabkan semua kegiatan perusahaan kepada masyarakat umum, disatu sisi harus siap
berhadapan dengan perusahaan-perusahaan multinasional yang sudah siap
dalam segala hal, baik sumber daya manusia maupun sistem yang digunakan.
Hal tersebut terbukti dengan semakin banyaknya sektor-sektor yang dikuasai
oleh perusahaan multinasional. Berbagai fungsi bisa terkontrol dengan baik
sehingga keputusan-keputusan di tingkat manajemen menghasilkan sesuatu
yang bermanfaat bagi pengembangan usaha.
Ada banyak tawaran sistem atau metode yang bisa diaplikasikan oleh
berbagai tawaran tersebut harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Semakin kompleks operasi perusahaan, maka manajemen semakin
membutuhkan sistem yang baik dalam penyajian berbagai informasi termasuk
informasi keuangan. Karena penting bagi manajemen untuk memperoleh
informasi yang akurat apabila pihak manajemen akan menggunakan informasi
tersebut untuk pengambilan keputusan.
Salah satu hal penting bagi perusahaan dalam menentukan kebijakan di
tingkat manajemen adalah memberikan perhatian terhadap sumber daya
manusia. Karena manusia menjadi motor utama dalam setiap kegiatan
perusahaan. Perhatian tersebut dapat berupa peningkatan skill atau kemampuan dengan cara pelatihan, training-training, studi lanjut maupun pemberian balas jasa yang layak.
Apabila pekerja atau karyawan perusahaan memperoleh imbalan jasa
yang layak, maka kemungkinan untuk terjadi penyelewengan maupun
perlawanan-perlawanan terhadap perusahaan akan semakin kecil. Sebagai
contoh ketika terjadi demo karyawan pabrik, apa yang terjadi; aktifitas
produksi terganggu, perusahaan menjadi rugi dan disatu sisi kredibilitas
perusahaan di mata publik menjadi turun, hal tersebut banyak terjadi karena
dilatarbelakangi oleh penghargaan atau balas jasa perusahaan terhadap
karyawan dinilai masih kurang.
Untuk menghindari kejadian tersebut, maka manajemen membutuhkan
suatu sistem yang efektif dalam penentuan balas jasa yang bisa di terima oleh
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mencoba untuk meneliti
penerapan pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian.
2. Batasan Masalah
Dalam penulisan skripsi ini penulis membatasi masalah pada pengendalian
intern sistem akuntansi penggajian pada PT. Telkom Divisi Regional II Jakarta.
3. Perumusan Masalah
1). Apakah penerapan prosedur penggajian pada PT. Telkom Divisi Regional
II Jakarta sudah sesuai dengan sistem akuntansi penggajian?
2). Apakah pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Telkom Divisi
Regional II Jakarta sudah efektif?
4. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah:
1). Untuk mengetahui apakah prosedur penggajian pada PT. Telkom Divisi
Regional II Jakarta sudah sesuai dengan sistem akuntansi penggajian.
2). Untuk mengetahui apakah pengendalian intern yang diterapkan oleh PT.
5. Manfaat Penelitian
1). Bagi Perusahaan
Dapat dijadikan sumber informasi dan pembandingan bagi perusahaan
untuk membantu manajemen dalam mengawasi sistem penggajian agar
tujuan perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang dapat
tercapai.
2). Bagi Universitas Sanata Dharma
Dapat dijadikan sebagai bahan penelitian lebih lanjut dan juga dapat
dipakai sebagai bacaan ilmiah.
3). Bagi Penulis
Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan penalaran dalam mengamati
dunia praktek kerja yang nyata dengan teori yang telah didapat.
6. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, batasan
masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang mendukung untuk menyelesaikan masalah
yang telah dirumuskan. Adapun isinya adalah pengendalian
intern, sistem akuntansi penggajian, pengujian pengendalian dan
BAB III : METODOLOGI PENELLITIAN
Berisi jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan
obyek penelitian, data yang dicari, teknik pengumpulan data dan
teknik analisis data.
BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, struktur
organisasi perusahaan serta tanggung jawab dan fungsi
masing-masing bagian serta berbagai hal yang berkaitan dengan sumber
daya manusia di PT Telkom Divisi Regional II.
BAB V : HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISIS DATA
Bab ini berisi temuan penelitian yang dilakukan yaitu tentang
prosedur penggajian dan pengendalian intern yang diterapkan
dan hasil pengujian terhadap efektivitas pengendalian intern.
BAB VI : KESIMPULAN, KETERBATASAN PENELITIAN DAN
SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari analisis data yang dilakukan
terhadap prosedur penggajian dan efektivitas pengendalian intern
yang sudah diterapkan, serta keterbatasan penelitian, dan saran
yang diberikan oleh penulis untuk perbaikan sistem yang belum
diterapkan.
6 BAB II
LANDASAN TEORI
1. PENGENDALIAN INTERN
1). Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian Intern adalah suatu hal yang memegang peran penting dalam
auditing. Untuk itu perlu diketahui difinisi tentang pengendalian intern
tersebut.
Pengendalian Intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai. (Abdul Halim, 1995:161)
Salah satu latar belakang timbulnya kebutuhan pengendalian intern karena
masuknya orang lain yang bukan sebagai pemilik di dalam aktivitas usaha.
Pemilik berkepentingan mengamankan harta kekayaannya. Alasan lain
mengapa perusahaan perlu memiliki suatu pengendalian intern adalah untuk
menjamin tercapainya tujuan yang telah dicanangkan oleh pemilik atau
manajemen secara efektif dan efisien.
2). Pentingnya Pengendalian Intern
Pengendalian intern sangat penting karena: (Abdul Halim, 1995:162)
(1). Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks. Hal ini
mengakibatkan manajemen harus mengandalkan laporan dan analisis
yang banyak jumlahnya agar peranan pengendalian dapat berjalan
(2). Pemeriksanaan dan penelaahan dalam sistem yang baik memberikan
perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi
kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.
(3). Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan
audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.
Bagi perusahaan, pengendalian dapat digunakan secara efektif untuk
mencegah penggelapan maupun penyimpangan. Dengan kata lain,
pengendalian intern memberikan kepastian bahwa penggelapan
laporan keuangan dapat dicegah atau dideteksi lebih dini.
3). Tujuan Pengendalian Intern
Menurut tujuannya pengendalaian intern dapat dibagi menjadi dua macam
yaitu pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif. (Mulyadi,
1992:68)
(1). Pengendalian Akuntansi (Accounting Control)
Pengendalian akuntansi merupakan bagian dari pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk:
(1.1). Menjaga kekayaan dan catatan akuntansi
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan
atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut
(1.2). Mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi
Pengendalian intern untuk memberikan jaminan proses
pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan informasi
keuangan yang teliti dan handal. Manajemen memerlukan
informasi keuangan yang teliti dan handal untuk menjalankan
kegiatan usahanya dan digunakan untuk dasar pengambilan
keputusan.
(2). Pengendalian Administratif (Administrative Control)
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk:
(2.1). Mendorong efisiensi
Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah pemborosan
dalam segala bisnis perusahaan dan untuk mencegah
penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
(2.2). Dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang
memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan
perusahaan.
4). Elemen-elemen Pengendalian Intern
Pengendalian intern memiliki tiga unsur pokok yaitu lingkungan
(1). Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur yaitu filosofi dan
gaya operasi, berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa,
metode pengendalian manajemen, dan kesadaran pengendalian.
(Mulyadi, 1993:174).
(1.1). Filosofi dan gaya operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic believe)
yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawan. Filosofi
merupakan apa yang seharusnya dikerjakan oleh perusahaan,
sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang
bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan.
Ada manajer yang memilih gaya operasi yang sangat
menekankan pentingnya pelaporan keuangan, penyusunan dan
penggabungan anggaran sebagai alat pengukur kinerja manajer
dan pencapaian tujuan yang telah dicanangkan dalam anggaran.
(1.2). Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa
Untuk menciptakan independensi akuntan publik,
perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukkan akuntan publik dari tangan manajemen puncak ke
tangan dewan komisaris atau komite pemeriksa (audit comitte).
Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam
perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini
dilaksanakan oleh manajemen (direksi), dengan demikian dewan
komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah
konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak ditangan
manajemen (direksi).
(1.3). Metode pengendalian manajemen
Pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan
pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai
tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen
dilakukan melalui empat tahap yaitu penyusunan anggaran
(rencana jangka panjang dan jangka pendek), pelaksanaan dan
pengukuran, pelaporan dan analisis.
(1.4). Kesadaran pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang
ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi
atas kelemahan pengendalian yang ditujukan oleh akuntan intern
atau akuntan publik.
(2). Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi meliputi metode-metode dan catatan-catatan yang
diterapkan manajemen untuk mencatat, melaporakan transaksi,
kejadian dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan
Sistem akuntansi yang efektif harus meliputi metode-metode dan
catatan-catatan yang dapat : (Munawir, 1995:230)
(2.1). Mengindentifikasi semua yang sah
(2.2). Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci
sehingga memungkinkan adanya klasifikasi transaksi secara
tepat untuk pelaporan keuangan.
(2.3). Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan
pencatatan nilai keuangan dalam laporan keuangan.
(2.4). Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan
pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang tepat.
(2.5). Menyajikan transaksi dan pengungkapannya dalam laporan
keuangan dengan semestinya.
(3). Prosedur Pengendalian Intern
Prosedur pengendalian intern berupa kebijakan dan prosedur yang
ditetapkan manajemen untuk memperoleh jaminan yang memadai
bahwa tujuan satuan usaha akan dapat dicapai. Prosedur pengendalian
dapat dikelompokkan sebagai berikut: (Munawir, 1995:231)
(3.1). Otorisasi yang tepat atas transaksi
Tujuan utamanya adalah untuk menjamin bahwa semua
transaksi telah diotorisasi oleh manajemen yang berwenang,
baik otorisasi yang bersifat umum maupun khusus. Otorisasi
bersifat rutin, seperti pemberian kredit, pembelian dan
penjualan, sedangkan otorisasi khusus berhubungan dengan
transaksi yang tidak rutin misalnya pengeluaran yang besar
(capital expenditures), emisi saham, penerbitan utang obligasi, otorisasi kredit yang melebihi batas tertentu.
(3.2). Pemisahan tugas
Berkaitan dengan pemberian tanggung jawab dalam suatu
transaksi sebagai pekerjaan orang atau badan tertentu secara
otomatis dapat dicek oleh orang atau bagian lain. Tujuan utama
dari pemisahan tugas adalah untuk mencegah dan menemukan
sedini mungkin adanya kekeliruan/ketidakberesan dalam
pelaksanaan tanggung jawab yang dibebankan.
(3.3). Dokumen dan catatan
Dokumen memberikan bukti terjadinya transaksi berikut harga,
sifat dan syarat transaksi. Dokumen juga merupakan dasar untuk
penetapan tanggung jawab pelaksana dan pencatat transaksi.
Catatan meliputi juga catatan pendapatan pegawai yang
menunjukkan jumlah pembayaran gaji kumulatif tiap-tiap
pegawai, catatan persediaan secara perpetual dan ringkasan
dokumen yang dikeluarkan (misalnya faktur penjualan dan
(3.4). Pengendalian kewengan
Pengendalian kewenangan diperhatikan dalam kaitannya dengan
pembatasan dua tipe akses terhadap aktiva dan perhitungan
catatan yaitu kewenangan langsung terhadap fisik dan
kewenangan tidak langsung melalui pemeriksaan dokumen,
dengan demikian pengendalian kewenangan terutama berkaitan
dengan alat pengaman dan cara penyimpanan terhadap aktiva,
catatan program-program komputer serta arisp-arsip. Tindakan
pengamanan dapat pula berupa ketentuan bahwa yang
berwenang menyimpan, memindahkan atau menggunakan hanya
orang yang telah diotorisasi untuk itu.
(3.5). Pengecekan independen
Mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan oleh
individu atau bagian lain atau kebenaran penilaian jumlah yang
dicatat.
2. SISTEM AKUNTANSI
1). Pengertian Sistem dan Sistem Akuntansi
(1). Pengertian sistem adalah:
Sekelompok elemen yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 1993:5)
Dari pengertian tersebut dapat dirinci lebih lanjut mengenai sistem
(1.1). Setiap sistem terdiri dari elemen-elemen.
Elemen-elemen suatu sistem terdiri dari sub sistem yang lebih
kecil yang terdiri pula dari kelompok elemen yang membentuk
sub sistem tersebut.
(1.2). Elemen-elemen tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
Elemen-elemen sistem yang berhubungan erat satu dengan
lainnya dan sifat serta kerja sama antar elemen sistem tersebut
mempunyai bentuk tertentu.
(1.3). Elemen sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan
sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu.
(1.4). Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih
besar.
(2). Pengertian sistem akuntansi adalah:
2). Elemen Sitem Akuntansi Pokok
Elemen sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari
jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan keuangan. Berikut
uraian lebih lanjut mengenai elemen sistem akuntansi pokok: (Mulyadi,
1993:4)
(2.1). Formulir
Formulir merupakan dokumen pertama yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dengan
istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi
dalam organisasi direkam/didokumentasikan di atas secarik kertas.
Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan akuntansi. Contoh formulir adalah faktur
penjualan, bukti kas keluar dan cek.
(2.2). Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keungan dan data
lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah
formulir. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal
pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.
(2.3). Buku besar
jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan
elemen-elemen informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
Contoh buku besar adalah kas, piutang, utang, dan modal.
(2.4). Buku pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam
buku besar. Contoh buku pembantu adalah buku pembantu piutang,
buku pembantu utang. Buku besar dan buku pembantu ini
merupakan catatan akhir (books of final entry) yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam akun buku besar dan buku pembantu.
(2.5). Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa
neraca, laporan rugi laba, dan laporan perubahan laba yang ditahan.
3). Peranan Elemen Sistem Akuntansi
Suatu hal yang perlu diingat bahwa formulir dan dokumen-dokumen ini
mempunyai peranan yang penting dala suatu sistem akuntansi. Peranan atau
kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut
(1). Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan
pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
(2). Untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan akun-kaun sehingga dapat
diketahui saldo masing-masing rekening.
(3). Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah
pengiriman untuk mengirim barng-barang dan penggunaan surat
permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
(4). Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian
hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan
digunakan untuk menilai kegiatan produksi kemudian kalau diperlukan
mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
4). Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur
Dalam membahas sistem akuntansi perlu diadakan pengertian sistem dan
prosedur agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai
sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam
sistem akuntansi.
(1). Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
(2). Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 1993:8)
Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan-kegiatan
menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih
(menyortasi), memindahkan dan membandingkan.
5). Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa
tujuan yaitu:
(1). Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan penyusunan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda
dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
(2). Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur
informasinya.
(3). Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu memperbaiki tingkat keandalan (realiability) informasi akuntansi dan menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
(4). Untuk mengurangi biaya klerikel dan penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3. SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya
dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah pada umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan sedangkan
upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk
yang dihasilkan oleh karyawan.
Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan
fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi
kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan
jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi
karyawan, penghentian dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi
keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung
jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja
untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi
Berikut diuraikan lebih lanjut tentang berbagai fungsi yang terkait dalam
sistem akuntansi penggajian.(Mulyadi, 1993:377)
1). Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
(Mulyadi, 1993:386)
(1). Fungsi Kepegawaian
Kegiatan yang dilakukan fungsi kepegawaian atau personalia
meliputi: memelihara arsip lamaran pekerjaan, memelihara hubungan
dengan lembaga-lembaga penghasil calon pegawai seperti sekolah
tinggi, akademi, universitas, dan balai latihan kerja, mengadakan
seleksi calon pegawai yang pada umumnya meliputi seleksi
kemampuan teknis (technical test), seleksi sikap, minat (psyco test),
dan seleksi kesehatan, melakukan processing data pegawai baru meliputi penyiapan surat keputusan pengangkatan dan penempatan
dalam golongan gaji bagi pegawai baru dan penyiapan laporan
penarikan tenaga kerja ke departemen tenaga kerja, melakukan
pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.
(2). Fungsi Pencatatan Waktu
(2.1). Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam
yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke dalam mesin
absensi.
(2.2). Membuat rekapitulasi waktu hadir/kerja dan menyerahkan
kepada pembuat daftar gaji.
(3). Fungsi Pembuat daftar gaji
(3.1). Membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang
menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
(3.2). Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada
fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai
sebagai daftar untuk pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan.
(4). Fungsi Utang
Fungsi utang bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji. Fungsi utang
yang menangani sistem akuntansi:
(4.1). Bagian Utang
Bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti
yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini juga menerbitkan
bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi
pembayaran gaji untuk membayar gaji kepada karyawan seperti
(4.2). Bagian Kartu Gaji
Bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam
kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap
daftar gaji dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung
pabrik).
(4.3). Bagian Jurnal
Bertangung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal
umum.
(5). Fungsi Keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.
2). Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian
adalah:(Mulyadi, 1993:378)
(1). Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode
akuntansi tertentu.
(2). Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode tertentu.
(4). Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3). Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
(1). Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Contoh daftar hadir
karyawan pada Gambar 2.1 dan kartu jam hadir pada Gambar 2.2
berikut ini
DAFTAR HADIR KARYAWAN Minggu Yang Berakhir Tanggal:…..
KARTU JAM HADIR
No:
Nama : Periode
Jam Biasa : Tarif : Jumlah: Jam Lembur : Tarif : Jumlah:
Jumlah Penghasilan
Potongan :
Pph pasal 21 :
Utang :
Lain-lain :
Jumlah Potongan: Jumlah yang Harus Dibayar
M K M K M K M K
Gambar 2.2 Kartu Jam Hadir
(2). Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepergawaian berupa
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
(3). Kartu Jam Kerja
Kartu kerja digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna menegrjakan pesanan tertentu.
KARTU JAM KERJA
Jumlah Potongan Barang
Mandor Kepala Bagian Total Jam Kerja
Gambar 2.3 Kartu Jam Kerja
(4). Daftar Gaji
Berisi jumah gaji dan upah setiap karyawan dikurangi dengan
potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang dan iuran karyawan.
Contoh daftar gaji pada Gambar 2.4
DAFTAR GAJI BULAN :……
Tarif gaji Nama Karyawan Nomor
Induk
POTONGAN GAJI KARYAWAN
Pph psl 21 Iuran Organisasi Karyawan
Dana Pensiun
Koperasi Yayasan Lain-lain Jml Potongan
(5). Rekap Daftar Gaji
Berisi ringkasan gaji per depertemen yang dibuat berdasarkan daftar
gaji. Contoh rekap daftar gaji dapat dilihat pada Gambar 2.5
REKAPITULASI GAJI BULANAN:……..
Departeme
Potongan Gaji Karyawan Gaji Bersih
Gambar 2.5 Rekap Daftar Gaji
(6). Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen dibuat sebagai catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji
dan upah yang diterima setiap karyawan. Contoh pernyataan gaji dan
SURAT PERNYATAAN GAJI Bulan:
Nama:
No. Induk Karyawan:
Departemen:
Bagian:
Gaji/Upah Biasa
Gaji/Upah Lembur
Jumlah Gaji/Upah Bruto: Rp. Pph psl 21 :
Iuran Org. Karyawan:
Dana Pensiun:
Lain-lain:
Jumlah Potongan:
Gaji/Upah Bersih Rp.
Gambar 2.6 Surat pernyataan Gaji
(7). Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah.
(8). Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
petugas fungsi akuntansi kepada petugas fungsi keuangan. Contoh
No. BKK No. Cek : BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan: Jumlah Uang: Rp
Untuk Keperluan:
Tanda Tangan
Tanggal No. Rek Jumlah Direktur Keuangan
Kep.Dep Keuangan Kepala Bagian
Kasa
Gambar 2.7 Bukti Kas Keluar
4). Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus penggajian adalah:
(Mulyadi, 1993:386)
(1). Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja
kedalam setiap departemen dalam perusahaan. Contoh jurnal umum
pada Gambar 2.8
Halaman: JURNAL UMUM
Tanggal Keterangan No. Bukti No. Rekening Debit Kredit
(2). Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Contoh kartu harga pokok produk
pada Gambar 2.9
KARTU HARGA POKOK PRODUK
Nama Pemesan Nomor Pemesan Tanggal Mulai
Spesifikasi Kuantitas Tanggal Selesai
Biaya Bahan Baku Biaya TKL Biaya Overhead Harga Pokok/sat …. Tgl No. Harga Pokok/sat ….
Otorisasi
(3). Kartu Biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya
tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan.
(4). Kartu Penghasilan Karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan yang diterima oleh setiap
karyawan. Contoh kartu penghasilan karyawan pada Gambar 2.10
KARTU PENGHASILAN KARYAWAN
Nama: No. Induk Departemen Bagian Penghasilan
dan Potongan
Januari Februari Maret April Desember Jumlah Total
5). Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: (Mulyadi,
1993:399)
(1). Prosedur Pencatatan waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan
daftar hadir, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir
dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir
berupa clock card yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu time recorder. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan.
(2). Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,
daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
(3). Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
(4). Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk
mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal dan untuk keperluan
seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
(5). Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi pencatatan utang dan
fungsi pembayaran gaji. Fungsi pencatat utang memberi perintah
untuk pengeluaran kas kepada fungsi pembayar gaji untuk menulis
cek guna pembayaran gaji. Fungsi pembayaran gaji kemudian
menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop
gaji.
6). Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian
adalah sebagai berikut: (Mulyadi, 1993:390)
(1). Organisasi
(1.1). Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi
pembayaran gaji.
(1.2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
(2). Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(2.1). Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
(2.2). Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada
surat keputusan direktur utama.
(2.3). Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan
gaji yang diotorisasi oleh bagian personalia.
(2.4). Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
(2.5). Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
(2.6). Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
(2.7). Perubahan dalam kartu penghasilan karyawamn direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan.
(3). Praktik yang Sehat
(3.1). Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
(3.2). Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
(3.3). Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
(3.4). Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji.
(4). Karyawan yang Kompeten
(4.1). Dalam perekrutan karyawan dilaksanakan dengan
penyeleksian secara ketat melalui beberapa tahap antara lain
tes tertulis, tes wawancara dan tes kesehatan.
(4.2). Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan
pekerjaan.
7). Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
Berikut ini diuraikan sistem penggajian yang merupakan sistem
pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai
manajer atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak
tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang
dihasilkan. Bagan alir dokumen sistem penggajian dapat dilihat pada
Gambar 2.12 sampai dengan 2.15 halaman 37dan seterusnya.
Jurnal untuk mencatat biya gaji dibuat dalam empat tahap berikut
(1). Tahap pertama. Berdasarkan dokumen buku kas keluar lembar ke-1,
dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas
keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xxx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji dan upah sebagai
clearing account.
(2). Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji kedalam jurnal umum sebagai berikut:
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xxx
Biaya administrasi dan umum xxx
Biaya pemasaran xxx
Gaji dan upah xxx
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan
pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya
overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan kedalam rekening biaya overhead pabrik sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi non produksi dibebankan kedalam rekening
biaya administrasi dan umum dan rekening biaya pemasaran.
(3). Tahap ketiga. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji kedalam
register cek sebagai berikut:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx
(4). Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja
kedalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi
rekerning pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: biaya
overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
Daftar 1
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Gambar 2.12 Sistem Akuntansi Penggajian
Bagian Utang
Keterangan:
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan SPG : Surat Pernyataan Gaji
RDG : Rekap Daftar Gaji DG : Daftar Gaji
Gambar 2.13 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan)
2
Bagian Kasa
Keterangan:
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan SPG : Surat Pernyataan Gaji
RDG : Rekap Daftar Gaji DG : Daftar Gaji
Gambar 2.14 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan)
4 kertu penghasilan Mengisi cek dan
memintakan uang ke amplop
gaji
Membubuhkan cap pada bukti dan
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Keterangan:
RDG : Rekap Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar 2.15 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan)
4. PENGUJIAN PENGENDALIAN
Pengujian pengendalian (test of control) atau pengujian kepatuhan
(compliance tests) merupakan pengujian yang dilakukan terhadap efektivitas pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian intern, dilakukan dua
macam pengujian yaitu:
1). Penggujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian intern.
2). Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.
Berikut diuraikan lebih lanjut tentang pengujian kepatuhan dan pengujian
tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.
1). Jenis Pengujian Pengendalian
Ada dua jenis pengendalian intern seperti yang telah disebutkan di
atas, yaitu:
(1). Pengujian Adanya Kepatuhan
Untuk menentukan apakah informasi mengenai pengendalian
intern yang diumpulkan benar-benar ada, dilakukan dua macam
pengujian, yaitu:
(1.1). Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan
transaksi tertentu.
Dalam membuktikan adanya kepatuhan pengendalian intern,
dapat dipilih transaksi tertentu kemudian dilakukan pengamatan
transaksi tersebut, sejak transaksi tersebut dimulai sampai
dengan selesai.
(1.2). Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah
dicatat.
Dalam hal ini harus dipilih transaksi tertentu kemudian
mengikuti pelaksanaannya (reperforming) sejak awal sampai selesai, melalui dokumen-dokumen yang dibuat dalam transaksi
tersebut dan pencatatannya dalam catatan akuntansi.
(2). Pengujian Tingkat Kepatuhan
Dalam pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern
dapat ditempuh beberapa prosedur audit berikut ini:
(2.1). Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung suatu transaksi
yang diambil sampelnya. Tujuan pengujian ini adalah untuk
mendapatkan kepastian suatu transaksi telah diotorisasi oleh
pejabat-pejabat yang berwenang.
(2.2). Melaksanakan pengujian bertujuan ganda (dual-purpose test),
yang merupakan kombinasi antara pengujian yang tujuannya
untuk menilai efektivitas pengendalian intern (pengujian
pengendalian) dan pengujian yang tujuannya menilai kewajaran
informasi yang disajikan dalam laporan keuangan (pengujian
2). Tipe Pengujian Pengendalian
Ada dua tipe pengujian pengendalian, yaitu: (Abdul Halim, 1995:199)
(1). Concurrent test of control yaitu pengujian pengendalian yang dilaksanakan seiring dengan prosedur untuk memperoleh pemahaman
mengenai pengendalian intern.
(2). Pengujian pengendalian tambahan atau yang direncanakan (additional or planned test of control) yaitu pengujian yang dilaksanakan selama pekerjaan lapangan.
3). Prosedur Untuk Melaksanakan Pengujian Pengendalian
Ada empat prosedur untuk melaksanakan pengujian pengendalian,
yaitu: (Abdul Halim 1995:200)
(1). Pengajuan pertanyaan kepada para karyawan
Pengajuan pertanyaan kepada para karyawan dilakukan berkaitan
dengan evaluasi atas kinerja tugas mereka. Pengajuan pertanyaan
kepada para karyawan pada umumnya tidak akan menghasilkan bukti
yang kuat mengenai efektivitas operasi pengendalian. Meskipun
demikian, prosedur ini kadang lebih tepat digunakan untuk suatu
pemeriksaan daripada prosedur lainnya. Dari pengajuan pertanyaan
terhadap karyawan ini dapat ditentukan pengendalian aksses atas
(2). Pengamatan terhadap karyawan dalam pelaksanaan tugasnya
Observasi terutama dilakukan terhadap pengendalian yang tidak
menghasilkan jejak bukti. Beberapa jenis kegiatan pengendalian tidak
meninggalkan jejak bukti. Prosedur selain obeservasi tidak akan efektif
digunakan untuk menilai kegiatan pengendalian tersebut. Contoh
kegiatan pengendalian yang tidak meninggalkan jejak bukti adalah
pemisahan tugas yang mengandalkan beberapa orang tertentu untuk
melaksanakan tugas khusus.
(3). Melakukan inspeksi terhadap dokumen, catatan dan laporan
Inspeksi dapat dilakukan terhadap dokumen, catatan dan laporan yang
mengindikasikan kinerja pengendalian. Banyak kegiatan pengendalian
yang meninggal jejak bukti. Prosedur yang paling efektif untuk menilai
kegiatan pengendalian tersebut adalah inspeksi dokumen, catatan dan
laporan. Inspeksi terhadap dokumen, catatan dan laporan tersebut
untuk memastikan bahwa dokumen, catatan dan laporan telah:
lengkap, dibandingkan dengan dokumen lain, dan ditandatangani
sebagaimana mestinya.
(4). Mengulang kembali pelaksanaan pengendalian
Ada beberapa kegiatan pengendalian yang meninggalkan jejak bukti
yang berupa dokumen, catatan dan laporan, tetapi isinya kurang
mencukupi untuk menilai efektivitas operasi pengendalian. Prosedur
yang paling efektif digunakan untuk menilai kegiatan pengendalian
pengujian untuk menilai akurasi mekanis kegiatan pengendalian.
Sebagai contoh adalah penilaian ketepatan pemakai daftar harga
standar dalam menentukan harga jual barang dagangan.
Tiga prosedur pertama menghasilkan jenis bukti yang sama dengan
bukti yang dihimpun melalui pelaksanaan prosedur untuk memperoleh
pemahaman pengendalian intern. Perbedaan utamanya terletak pada
spesifikasi tujuan dan luas penggujian. Pada pengujian pengendalian, tujuan
yang ditetapkan lebih spesifik. Disamping itu, luas pengujian pengendalian
juga lebih ekstensif.
4). Penentuan Risiko Pengendalian
Dalam menentukan risiko pengendalian untuk setiap asersi, ada
beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu: (Abdul Halim, 1995:202)
(1). Mengidentifikasi salah saji potensial yang dapat terjadi untuk asersi
tersebut.
(2). Mengindentifikasi pengendalian yang dapat mencegah atau mendeteksi
salah saji.
(3). Menghimpun bukti dari pengujian pengendalian apakah rancangan dan
operasi pengendalian relevan adalah efektif.
(4). Mengevaluasi bukti yang diperoleh.
(5). Menetukan risiko pengendalian.
Indentifikasi salah saji potensial dapat dilakukan atas
keduanya dapat saling terkait. Misalnya identifikasi salah saji potensial atas
transaksi pembelian kredit, dan atas akun yang terkait seperti akun hutang
dagang dan persediaan atau pembelian.
Setelah identifikasi salah saji potensi, maka perlu diidentifikasi
pengendalian yang diperlukan dan relevan untuk mencegah atau
mendeteksi salah saji potensial tersebut. Hal ini dapat dicocokkan dengan
pengendalian yang diidentifikasi pada saat memahami dan mengevaluasi
kebijakan pengendalian intern.
Hal yang perlu diingat dalam mengindetifikasi pengendalian yang
relevan adalah bahwa pengendalian-pengendalian tentang lingkungan
pengendalian, dan sistem akuntansi mungkin dapat diterapkan pada lebih
dari satu asersi. Misalnya, bila manajemen secara efektif menggunakan
anggaran dalam mengendalian pengeluaran atau biaya, pengaruhnya dapat
pada tiga asersi yaitu asersi tentang keberadaan, kelengkapan, dan
penilaian. Demikian sebaliknya, prosedur pengendalian hanya dapat
diterapkan pada satu asersi. Misalnya, penggunaan formulir faktur
penjualan yang berurut nomor tercetak hanya relevan untuk asersi
kelengkapan terhadap kelompok transaksi penjualan.
Langkah selanjutnya setelah mengindentifikasi pengendalian yang
relevan untuk mencegah salah saji potensial adalah menghimpun bukti
melalui pengujian pengendalian. Kemungkinan pengujian pengendalian
dilakukan. Pengujian yang dilakukan tentunya setelah mempertimbangkan
jenis bukti yang diinginkan, dan biaya pengujian tersebut.
Dari hasil pengujian tersebut akan dievaluasi bukti-bukti yang
diperoleh. Setelah bukti-bukti diperoleh kemudian ditentukan tingkat risiko
pengendaliannya.
5. SAMPLING AUDIT
Setelah diputuskan prosedur pengujian yang dipilih, perlu ditentukan
jumlah item yang tepat sebagai sampel dari suatu populasi untuk pengujian
tersebut. Di samping itu, harus ditentukan pula bagian populasi mana yang
dipilih sebagai sampel.
Pemilihan sampel dilakukan dengan maksud untuk memperoleh sampel
yang representatif. Sampel yang representatif adalah sampel yang mempunyai
karakteristik yang sama dengan karakteristik populasi.
Di samping itu, sampel harus mengandung stabilitas, yaitu apabila jumlah
sampel ditambah, maka hasilnya harus sama, dan tidak berubah. Pada
kenyataannya, tidak akan dapat diketahui apakah sampel yang diambil
merupakan sampael representatif, meskipun pengujian telah selesai dilakukan
seluruhnya. Maksimal hanya dapat meningkatkan kualitas pengambilan sampel
menjadi mendekati kualitas sampel yang representatif. Hal tersebut dapat
dilaksanakan dengan cara merancang dan melakukan seleksi sampel, dan
1). Definisi Sampling
Ikatan Akuntan Indonesia melalui Standar Profesional Akuntan
Publik seksi 350 mendefinisikan sampling audit sebagai:
Penerapan prosedur audit terhadap unsur-unsur suatu saldo akun atau kelompok transaksi yang kurang dari seratus persen dengan tujuan untuk menilai beberapa karekteristik saldo akun atau kelompok transaksi tersebut.
Sampilng audit dapat diterapkan baik untuk melakukan pengujian
pengendalian maupun pengujian substanstif, dan jika diterapkan dengan
semestinya akan dapat menghasilkan bukti audit yang cukup. (Abdul
Halim, 1995:218)
2). Pendekatan Sampling Audit
Standar Profesional Akuntan Publik menyatakan bahwa:
Bukti audit kompeten yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi, pengamatan, pengajuan pertanyaan, dan konfirmasi sebagai dasar yang memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditor.
Ada dua pendekatan sampling audit yang dapat dipilih untuk memperoleh
bukti audit kompeten yang cukup. Kedua pendekatan tersebut adalah:
(1). Sampling statistik
Pengambilan anggota sampel dalam sampling statistik dipilih
secara acak dari seluruh anggota populasi dan menganalisis hasil
pemeriksanaan terhadap anggota sampel secara sistematis. Sampling
(1.1). Attribute sampling (proportional sampling)
Digunakan terutama untuk menguji efektivitas pengendalian
intern (dalam pengujian kepatuhan). Ada tiga model attribute sampling yaitu fixed-sample-size attribute sampling, stop-or-go–sampling, dan discovery sampling.
(1.1.1). Fixed-sample-size attribute samplig
Pengambilan sampel dengan model ini ditujukan untuk
memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu
dalam suatu populasi. Model ini terutama digunakan
jika melakukan pengujian kepatuhan terhadap unsur
pengendalian intern dan memperkirakan akan dijumpai
beberapa penyimpangan atau kesalahan. Adapun
prosedur penggunaan metode dengan fixed-sample-size attribute sampling adalah sebagai berikut: penentuan
attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas pengendalian intern, penentuan populasi yang akan
diambil sampelnya, penentuan besarnya sampel, untuk
itu harus dipertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
penentuan tingkat keandalan (realiability level/confidence level) atau disingkat dengan R%. Dalam pengujian kepatuhan, pada umumnya
digunakan R% sebesar 90%, 95% dan 99%, penaksiran
Penentuan batas ketepatan atas yang diinginkan (desire upper precision limit atau DUPL), penggunaan tabel penentuan besarnya sampel untuk menentukan
besarnya sampel. Pemilihan anggota sampel dari
seluruh anggota populasi. Pemeriksaan terhadap
attribute yang menunjukkan efektivitas unsur pengendalian intern. Evaluasi hasil pemeriksaan
terhadap attribute anggota sampel.
(1.1.2). Stop-or-go sampling/decision attribute sampling
Model ini mencegah pengambilan sampel yang terlalu
banyak, yaitu dengan cara menghentikan pengujian
sedini mungkin. Model ini digunakan jika yakin bahwa
kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangat
kecil. Adapun prosedur menggunakan metode stop-or-go-sampling adalah sebagai berikut: Menentukan
desired upper precision limit dan tingkat keandalan. Tingkat keandalan yang disarankan dalam stop-or-go sampling adalah 90%, 95%, atau 97,5%. Menggunakan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian
pengendalian guna menentukan sampel pertama yang
selanjutnya adalah membuat tabel keputusan stop-or-go. Jika dalam pemeriksaan pertama terhadap besarnya sampel yang telah ditentukan tidak ditemukan
kesalahan maka akan dihentikan pengambilan sampel,
dan diambil kesimpulan bahwa unsur pengendalian
intern yang diperiksa adalah efektif. Pengambilan
sampel dihentikan jika DUPL = AUPL (desired upper precision limit sama dengan achieved upper precision limit). Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, AUPL dapat dihitung dengan rumus: (Mulyadi, 1998:256)
Jika AUPL > DUPL maka perlu mengambil sampel
tambahan. Sampel tambahan ini dapat dihitung
dengan menggunakan rumus: (Mulyadi, 1998:259)
Pengambilan sampel ini dihentikan jika AUPL =
DUPL, tetapi jika dari empat kali tambahan sampel
ditarik kesimpulan bahwa unsur pengendalian intern
yang diperiksa tidak dapat dipercaya.
(1.1.3). Discovery Sampling
Digunakan jika tingkat kesalahan yang diperkirakan
dalam populasi sangat rendah. Discovery sampling
dipakai untuk menemukan kecurangan, pelanggaran
yang serius dari unsur pengendalian intern dan
ketidakberesan yang lain. Prosedur yang digunakan
dalam metode discovery sampling adalah: Menentukan
attribute yang akan diperiksa. Menentukan populasi dan besar populasi yang akan diambil sampelnya,
menentukan tingkat keandalan, menentukan desire upper precision limit, menentukan besarnya sampel, memeriksa attribute sampel, mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap karakteristik sampel. (Mulyadi,
1998:260)
(1.2). Variable sampling
Variable sampling adalah teknik statistik yang digunakan untuk menguji kewajaran suatu jumlah atau saldo dan untuk
mengestimasi jumlah rupiah suatu saldo akun atau kuantitas
Jika variable sampling digunakan untuk memperkirakan saldo suatu akun, hasil perhitungannya akan berupa nilai rupiah
(rerata sampel dikalikan dengan besarnya populasi) ditambah
atau dikurangi dengan suatu interval jumlah rupiah pada tingkat
kepercayaan yang diinginkan.
Variable sampling dapat juga digunakan untuk menilai kewajaran saldo suatu unsur yang dicantumkan di dalam
laporan keuangan. (Mulyadi, 1998:274)
(2). Sampling Non Statistik
Sampling non statistik merupakan pengambilan sampel yang
dilakukan berdasarkan kriteria subyektif. Dalam penentuan besarnya
sampel yang diambil dan dalam pelaksanaan evaluasi atas sampel
54 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang akan dilaksanakan adalah studi kasus, yaitu suatu
penelitian terhadap obyek tertentu yang populasinya terbatas sehinga
kesimpulan yang diambil berdasarkan penelitian ini hanya berlaku terbatas
bagi obyek yang diteliti dan berlaku waktu tertentu.
2. Tempat dan Waktu Penelitian 1). Tempat penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT Telkom Divisi Regional II Jakarta,
Jl. Gatot Subroto Kav. 352 Jakarta Selatan.
2). Waktu penelitian
Waktu penelitian ini dilaksanakan pada tangal 24 September sampai
dengan 24 Oktober 2001.
3. Subyek Penelitian
Subyek penelitian ini adalah:
1). Bagian Layanan SDM
2). Bagian Pengembangan SDM
3). Bagian Keuangan
