Struktur Organisasi Terhadap Alur Kerja Perusahaan
Nabila Husna – 165211059
Program Studi D3-Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email : husnanabila18.nh@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini difokuskan untuk menguji pengaruh struktur organisasi terhadap alur kerja perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode studi pustaka. Struktur organisasi adalah suatu alat yang dapat digunakan manajemen dalam membantu mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi berdampak terhadap kepuasan dan kinerja karyawan karena struktur organisasi memberikan penjelasan mengenai tugas kerja dibagi-bagi, sehingga memudahkan bagi setiap karyawan untuk bekerja dan pada akhirnya akan memperlancar alur kerja perusahaan atau organisasi. Alur kerja merupakan garis kebijakan ketika data, informasi mengenai pekerjaan atau kegiatan melewati beberapa orang sesuai dengan aturan yang diterapkan dalam perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Ada korelasi positif dengan pengaruh struktur organisasi terhadap alur kerja perusahaan, karena untuk melakukan pekerjaan secara efektif dan memperlancar alur kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka seorang manajer di dalam perusahaan harus memahami dengan jelas tentang struktur organisasi yang sesuai bagi perusahaan. Diharapkan untuk setiap perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaannya maka harus memiliki alur kerja perusahaan yang jelas dan salah satunya memiliki struktur organisasi yang tepat yang dalam memilihnya dapat didasarkan pada besar kecilnya perusahaan, banyak tidaknya karyawan dan kompleks dan variatif tidaknya pekerjaan perusahaan tersebut. Dan juga alur kerja perusahaan yang baik dan lancar dapat tercipta dari rantai komando dan departementalisasi yang tepat. Oleh karena itu penting untuk memperhatikan struktur organisasi, rantai komando dan departementalisasi demi kelancaran alur kerja perusahaannya.
Kata kunci: Struktur organisasi, Alur kerja perusahaan, Rantai komando, Departementalisasi, Tujuan perusahaan
ABSTRACT
company, because to do the work effectively and smooth the workflow within an organization or company, then a manager within the company must understand clearly about the appropriate organizational structure for the company. It is expected that every company to achieve its corporate objectives must have a clear corporate workflow and one of them has the right organizational structure which in choosing can be based on the size of the company, the number of employees and the complexity and variability of the company's work. And also a good and smooth corporate workflow can be created from proper chain of command and departmentalization. Therefore it is important to pay attention to the organizational structure, chain of command and departmentalization for the smooth flow of the company's workflow.
Keywords: Organizational structure, Company’s workflow, Chain of command, departmentalization, Company goals
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah
Sekarang ini banyak pengusaha yang mendirikan perusahaan dengan mengabaikan garis wewenang dan tanggung jawab dalam alur kerja perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Jika suatu organisasi hanya terdiri dari 2 orang atau unsur-unsur organisasinya terbatas maka organisasi tersebut biasanya belum terdapat hubungan atau garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing orang, namun apabila suatu organisasi terdiri dari banyak orang atau dalam jumlah yang cukup besar, maka akan terjadi hubungan-hubungan suatu garis perintah dan pertanggung jawaban dalam organisasi yang rumit. Hubungan-hubungan atau garis wewenang ini baik hubungan kedudukan dan jabatan yang diduduki oleh seseorang dalam suatu organisasi harus dijadikan kerangka yang mempunyai pola atau bentuk yang tetap yang disebut dengan struktur organisasi.
Bagi para pengusaha seringkali beranggapan bahwa struktur organisasi tidak menjadi prioritas pada saat memulai bisnis, bagi mereka yang diutamakan adalah bagaimana agar perusahaan dapat menghasilkan profit sebanyak-banyaknya, sehingga dapat membayar pengeluaran operasional, seperti beban gaji karyawan, biaya produksi dan lain sebagainya.
Dengan seiring berjalannya waktu, pada umumnya pemilik perusahaan akan menyadari dengan timbulnya masalah ketika perusahaan itu berjalan dan berkembang semakin besar dan jumlah karyawan yang dimiliki semakin banyak sehingga perlunya pengawasan dan kontrol terhadap alur kerja perusahaan akan semakin sulit untuk di kontrol, maka pada saat itulah perusahaan akan merasakan betapa pentingnya struktur organisasi agar sistem dan alur kerja perusahaan menjadi teratur dan berjalan dengan baik, benar dan efisien.
Peran struktur organisasi dalam suatu perusahaan atau instansi sangatlah penting terhadap alur kerja perusahaan, setiap organisasi yang berdiri tentu harus juga membentuk struktur organisasi, sehingga tidak hanya gedung saja yang berdiri, tetapi terdapat kejelasan organisasi yang dimaksud. Struktur organisasi pada umumnya dapat menjelaskan tugas atau pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikordinasikan, setiap perusahaan pastinya memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda tergantung pada besar kecilnya perusahaan.
Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari jurnal ini adalah :
5. Bentuk-bentuk struktur organisasi. 6. Cara mengelompokkan
departemen/divisi dalam sebuah organisasi.
7. Cara menyusun rantai kepemimpinan organisasi.
8. Pengaruh sturktur organisasi terhadap alur kerja perusahaan.
Tujuan
Tujuan dari pembuatan jurnal ini adalah:
1. Mengetahui pengertian dari struktur organisasi.
2. Mengetahui pengertian dari spesialisasi kerja.
3. Mengetahui pengertian dari alur kerja perusahaan.
4. Mengetahui fungsi struktur organisasi. 5. Mengetahui bentuk-bentuk struktur
organisasi.
6. Mengetahui cara mengelompokkan departemen/divisi dalam sebuah organisasi.
7. Mengetahui cara menyusun rantai kepemimpinan.
8. Mengetahui pengaruh struktur organisasi terhadap alur kerja perusahaan.
PEMBAHASAN Pengertian Struktur Organisasi
Struktur adalah suatu yang dibuat dalam organisasi yang dijalankan oleh oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi dapat diartikan sebagai kerjasama dari sekelompok orang-orang yang dibuat dalam bagian atau wadah untuk memperoleh tujuan dan keputusan dari perusahaan. Organisasi merupakan struktur pembagian kerja dan digambarkan sebagai kotak-kotak kedudukan dan jabatan yang diduduki seseorang dalam suatu organisasi dan memaparkan tentang hubungan antara atasan dengan bawahan, baik itu antar departemen maupun antar individu. Bila ingin mengetahui gambaran dari suatu perusahaan atau organisasi maka hal
tersebut dapat ditinjau dan dipelajari dari struktur organisasinya dan dengan adanya struktur organisasi dapat mengetahui kemungkinan kegiatan-kegiatan yang ada dalam struktur organisasi.
(Juni Priansa Donni., 2015) menyatakan bahwa untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, manajer harus mengerti dengan jelas struktur organisasi. Selain harus mengetahui struktur dan proses organisasi, manajer yang efektif juga harus mengetahui tentang kultur (budaya) organisasi. Budaya organisasi yang memeberikan dampak yang positif bagi perusahaan maka akan memberikan keuntungan dalam meningkatkan kinerja para karyawan, sedangkan budaya yang negatif akan menghambat kinerja baik kelompok ataupun individu dan menghambat terciptanya organisasi yang baik. Jadi ada hubungan antara perilaku, struktur, dan budaya organisasi di lingkungan perkantoran.
Tujuan organisasi dapat tercapai apabila dalam kerjasama tersebut terdapat koordinasi, yaitu usaha yang sinkron, teratur dan terdapat keselarasan antar karyawan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi adalah sesuatu yang disusun dan dibangun antara tiap kedudukan dan jabatan dalam organisasi atau perusahaan ketika melaksanakan aktivitas operasionalnya untuk dapat mencapai suatu tujuan. Untuk menciptakan struktur organisasi, maka harus dapat mencerminkan atau menampakkan dengan jelas suatu garis perintah dan pertanggung jawaban masing-masing orang didalam perusahaan dan ada pembagian pekerjaan baik karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya dan adanya pembatasan untuk hubungan fungsi dan kegiatan.
struktur organisasi memberikan penjelasan mengenai tugas kerja dibagi-bagi, sehingga memudahkan bagi setiap karyawan untuk bekerja dan pada akhirnya akan memperlancar alur kerja perusahaan atau organisasi.
Struktur organisasi adalah kesatuan dari pekerjaan yang dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam pembagian kerja yang telah ada sehingga dapat menjadi suatu bagian dengan pekerjaan yang selaras, dan setiap karyawan pada masing-masing bagian selalu diarahkan dan di dorong untuk membantu dalam memperoleh tujuan perusahaan.
Pembentukan struktur organisasi dapat mempengaruhi perilaku dari invidu dan kelompok karyawan dalam organisasi. Struktur organisasi dapat digunakan untuk mengendalikan atau membedakan bagian-bagian berdasarkan departemen atau divisi yang telah dibuat. Tujuan daripada struktur organisasi adalah mengendalikan, menyalurkan dan mengarahkan setiap karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Pengertian Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja merupakan pembagian kerja berdasarkan dari keahlian dan keterampilan yang khusus. Spesialisasi kerja mencerminkan setiap pekerjaan dalam perusahaan tersebut dapat diklasifikasikan menjadi suatu bagian atau departemen.
Spesialisasi kerja dibuat bertujuan untuk menghindari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang akan tetapi menangani banyak tugas, akan lebih baik apabila kegiatan itu di bagi-bagi lagi menjadi kegiatan atau pekerjaan yang lebih detail atau spesifik, sehingga kegiatan tersebut dapat dilakukan oleh seorang atau dilakukan oleh beberapa karyawan.
Spesialisasi kerja sangat penting dan diperlukan dalam setiap organisasi atau perusahaan karena dalam perusahaan tidak semua karyawan memiliki keterampilan
serta keahlian yang sama karena setiap orang pasti memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, serta orang akan memilih untuk melakukan suatu pekerjaan yang terbaik yang dapat ia lakukan dengan bakat dan keahliannya sehingga orang akan ahli dalam bidangnya. Agar alur kerja perusahaan dapat berjalan dengan lancar maka perlu adanya spesialisasi kerja. Pembagian kerja di suatu perusahaan, spesialisasi kerja merupakan hal yang sangat penting karena mempengaruhi terhadap peningkatan kinerja dari karyawan. Ini dapat terjadi dikarenakan tidak akan ada yang dapat menyelesaikan atau melaksanakan semua tugas dan kegiatan yang paling sulit. Pekerjaan yang sulit dan rumit memerlukan beberapa orang yang ahli dalam menyelesaikan tugas dan kegiatan tersebut. Spesialisasi kerja memungkinkan seseorang dapat mempelajari keahlian dan keterampilan dan pada akhirnya menjadi pakar dalam pekerjaan atau bidang tertentu.
Dengan adanya prinsip bahwa orang yang memiliki keahlian ditempatkan di bidang yang sesuai akan memberikan jaminan bagi perusahaan untuk menjaga terhadap kestabilan, baik merupakan kunci bagi pelaksanaan pekerjaan. Kecerobohan dalam hal ini dapat memberikan dampak negatif untuk pelaksanaan kerja dan mungkin dapat menimbulkan kegagalan, maka dari itu manajer yang telah memiliki pengalaman yang cukup banyak dan luas akan dapat menempatkan karyawannya sesuai dengan keahliannya.
Dalam spesialisasi kerja, sikap yang seharusnya dimiliki oleh setiap karyawan adalah :
harus adanya keseimbangan. Setiap kegiatan dalam perusahaan diharuskan untuk dipertanggungjawabkan sesuai dengan wewenangnya. Oleh karena itu, semakin kecil wewenangnya maka
semakin kecil juga
pertanggungjawabannya dan demikian pula sebaliknya.
2. Disiplin
Disiplin adalah sikap yang selalu tepat janji, selalu mengikuti akan aturan yang telah diterapkan. Ketika akan melakukan tugas, sebagai karyawan harus mengikuti setiap aturan yang telah disepakati bersama dalam perusahaan agar pelaksanaan kerja dapat dilaksanakan sesuai dengan perintah dari atasan. Seorang karyawan dari perusahaan yang memiliki visi dan misi yang jelas tentunya harus mengerti dan memahami kepada siapa ia seharusnya bertanggung jawab yang sesuai dengan perintah yang diperolehnya, karena apabila seorang karyawan mendapatkan perintah dari yang bukan atasannya, maka akan kemungkinan akan terdapat dua atau lebih wewenang yang berbeda arah. 3. Kesatuan Pengarahan
Ketika menjalankan wewenang dan pertanggungjawabannya, karyawan harus terlebih dahulu mendapatkan bimbingan yang menuju target yang akan dicapai. Ada hubungan yang selaras diantara kesatuan pengarahan dengan spesialisasi kerja. Namun juga, kesatuan pengarahan dipengaruhi pula oleh kesatuan wewenang. Diperlukan adanya alur kerja yang jelas dari mana wewenang yang diberikan kepada karyawan berasal dan kepada siapa ia harus mempertanggung jawabkannya atau memberikan laporannya. Adanya hubungan yang saling berkaitan diantara kesatuan pengarahan, spesialisasi kerja, wewenang dan tanggung jawab serta disiplin.
Spesialisasi kerja juga dapat memberikan dampak yang kurang baik bagi
karyawan seperti timbulnya perasaan bosan dan stres. (Leksono, 2014) menyatakan bahwa kebosanan kerja yang disebabkan oleh spesialisasi kerja salah satunya dipengaruhi oleh faktor intrinsik, yaitu rutinitas. Rutinitas lahir disebabkan adanya spesialisasi kerja, ini dapat terjadi karena karyawan akan secara terus-menerus melakukan tugas yang diulang-ulang. Sebenarnya spesialisasi kerja memberikan dampak yang baik bagi karyawan yaitu karyawan akan memiliki keahlian yang semakin handal namun juga rasa bosan dan stres juga akan tetap timbul.
Dalam kasus yang seperti ini, untuk meningkatkan kinerja dari para karyawan dapat dilakukan dengan memperbanyak atau memperluas pekerjaannya dengan memberikan berbagai kegiatan kepada karyawan agar dapat dilakukan, hal ini dapat membuat karyawan melaksanakan setiap pekerjaan dan akan menerapkannya juga kedalam suatu grup atau tim agar dapat saling melengkapi dan dapat belajar keahlian satu sama lain yang pada akhirnya dapat mencapai tingkat kepuasan karyawan yang lebih tinggi.
Pengertian Alur Kerja Perusahaan Alur kerja merupakan garis kebijakan ketika data, informasi mengenai pekerjaan atau kegiatan melewati beberapa orang sesuai dengan aturan yang diterapkan dalam perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.
Bagan alur kerja merupakan peta grafik dari proses, dengan instruksi atau tugas apa yang terjadi dalam setiap tahap.
dilakukan oleh masing-masing orang sesuai dengan keahlian dan keterampilannya masing-masing.
Sebuah perusahaan dari unit kerja atau departemen harus memiliki suatu tujuan yang jelas yang harus diketahui oleh semua karyawan perusahaan, alur kerja perusahaan dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan tugas melalui departemen atau fungsi masing-masing dengan wewenang dan tanggung jawab serta kewajiban untuk bertanggung jawab.
Fungsi Struktur Organisasi
Adanya pertanggung jawaban yang jelas dari setiap karyawan terhadap atasan yang memiliki wewenang terhadap tugas tersebut.
1. Kejelasan kedudukan
Dengan adanya kejelasan kedudukan dalam perusahaan atau organisasi maka akan melancarkan dalam hal koordinasi dan komunikasi dikarenakan satu jenis pekerjaan akan saling berhubungan satu sama lain. 2. Kejelasan penguraian tugas atau
kegiatan
Didalam struktur organisasi perusahaan adanya kejelasan penguraian tugas akan membantu bagi pihak atasan untuk melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap karyawan yang ada dibawahnya agar karyawan tersebut dapat memahami pada pekerjaan serta fokus untuk melaksanakan suatu tugas karena penguraian tugas atau kegiatannya yang jelas.
3. Kejelasan jalur hubungan atau alur kerja perusahaan
Dalam struktur organisasi adanya kejelasan jalur hubungan atau alur kerja perusahaan sangatlah penting bagi karyawan untuk melaksanakan tugas dan memenuhi kewajibannya sehingga dalam melaksanakan setiap tugasnya dapat dilakukan secara efektif dan efisien dan juga dapat memberikan
keuntungan antara karyawan satu dengan karyawan lainnya.
Manajemen perubahan merupakan salah satu isu dalam perkembangan perusahaan. Perubahan perlu dilakukan karena adanya berbagai situasi dan kondisi yang berubah.
Namun pola dasar dari struktur organisasi bagi suatu organisasi atau perusahaan tidak perlu adanya banyak perubahan, dan diusahakan harus bersifat permanen, tapi harus dapat memberikan jaminan fleksibilitas, yang artinya dapat diperluas jangkauannya.
Perubahan organisasi yang terjadi saat ini dapat dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal, maka apabila dalam perubahan struktur organisasi diperlukan orang atau agen perubahan, baik tim perubahan internal dan eksternal, maupun kombinasinya. Dalam melakukan perubahan juga sering ditemui penolakan dalam berbagai bentuk. Dalam membuat struktur organisasi yang harus diperhatikan adalah karyawan yang memiliki keahlian dan kompetensi yang selaras dengan bagiannya.
Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat dibuat berdasarkan:
• Fungsi
Struktur organisasi yang dibuat berdasarkan fungsi mengumpulkan karyawan atau sumber daya manusia berdasarkan pada suatu aktivitas yang sama atau yang saling berkaitan dalam satu departemen atau divisi. Contoh seperti Departemen Kesekretariatan, Departemen Kepegawaian dan Departemen Keuangan.
• Produksi atau Proses
atau divisi. Contoh Divisi Bahan Baku, Divisi Potong Pengolahan dan Divisi Kontrol.
• Wilayah atau Geografis
Struktur organisasi yang dibuat berdasarkan wilayah atau geografis mengumpulkan karyawan atau sumber daya manusia berdasarkan letak wilayah atau area yang dilayani dalam satu departemen atau unit. Contoh seperti Unit Bandung Barat, Unit Garut dan Unit Tasikmalaya
Bentuk dari struktur organisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Berdasarkan kepada alur kerja atau bentuk hubungan yang dijalankan dalam perusahaan dari pembagian wewenang dan tanggung jawab maka struktur organisasi dapat dibedakan menjadi :
1. Struktur Organisasi Garis (Line Organization)
Bentuk ini disebut Line Organization ,organisasi lini diciptakan oleh Henry Fayol, dalam tipe organisasi ini merupakan satuan-satuan yang bulat dan tidak terdapat garis putus-putus dan adanya garis wewenang, kekuasaan yang menghubungkan secara langsung vertikal dari atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Semua karyawan menerima perintah atau wewenang dan petunjuk langsung dari pimpinannya serta bertanggung jawab penuh terhadapnya. Untuk membuat departemen atau divisinya, struktur ini dapat didasarkan pada fungsi, proses atau produksi serta wilayah. Contoh struktur organisasi bentuk lurus atau struktur organisasi garis:
Ciri-ciri dari struktur organisasi garis:
• Organisasi yang menggunakan struktur ini merupakan organisasi kecil dan sederhana
• Hubungan vertikal antara pimpinan dan karyawan berjalan secara langsung sesuai dengan garis wewenang
• Pimpinan yang mengendalikan operasi perusahaan biasanya juga merupakan pemilik dari perusahaan tersebut.
• Jumlah karyawan yang bekerja dalam organisasi tersebut masih relatif sedikit dan sudah mengenal satu dengan yang lainnya.
• Tingkat spesialisasi kerjanya belum terlalu khusus pada satu pekerjaan atau keahlian saja dan alat-alat yang tersedia masih sederhana.
Keunggulan dari struktur organisasi garis menurut (Chaniago, 2013):
• Memudahkan pengawasan
• Membentuk spesialisasi pekerjaan
• Cocok untuk situasi dan kondisi yang stabil
• Cocok digunakan untuk organisasi yang masih kecil.
Kelemahan dari struktur organisasi garis menurut (Chaniago, 2013):
• Setiap unit berpikiran bahwa unit merekalah yang paling penting sehingga hal ini dapat menyebabkan konflik dengan rekan kerja.
• Sumberdaya manusia yang ada sulit untuk diatur dan ditata dengan baik.
• Munculnya anggapan atau pemikiran yang sempit yang disebabkan pemikiran mengenai arogansi departemen.
2. Bentuk Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Terbentuk dikarenakan pucuk pimpinan dari suatu organisasi yang besar ingin menguasai semua pekerjaan yang sangat luas dengan cara mengangkat tenaga staff. Bentuk organisasi lini dan staff pada dasarnya merupakan kombinasidari organisasi fungsional dan organisasi lini. Dalam struktur organisasi asas mengenai kesatuan wewenang tetap ada yaitu dengan adanya garis perintah atau wewenang dari atasan mengenai pekerjaan yang dilimpahkan ke bawahan begitu pun sebaliknya. Pucuk pimpinan tetap memiliki wewenang untuk menetapkan keputusan dan merealisasikan tujuan perusahaannya. Dalam melaksanakan tugasnya di bentuk organisasi lini dan staf ini merupakan struktur organisasi yang terdiri dari pucuk pimpinan dibantu oleh para staff ahli. Tugas para staff hanya memberikan nasihat, bantuan, memberikan data, dokumen, dan informasi kepada pimpinan dalam pengambilan keputusan. Contoh struktur organisasi lini dan staff:
Ciri-ciri dari struktur organisasi lini dan staff:
• Petinggi pimpinan dalam struktur organisasi lini ada satu orang yang dibantu oleh staff lain.
• Saat bekerja, karyawan memungkinkan untuk mendapat 2 perintah dari pucuk pimpinan dan juga dari staff.
• Yang menggunakan struktur ini sudah menjadi organisasi yang besar,terdiri dari banyak karyawan dan pekerjaannya sudah bersifat kompleks.
• Hubungan pemberian perintah dari atasan kepada bawahan tidak secara langsung.
• Kurang akrab dan saling mengenal antara pimpinan dan karyawan karena jumlah karyawanannya yang tergolong banyak.
• Sudah terdapat pembagian atau spesialisasi kerja yang tinggi dan membagi karyawan berdasarkan keahliannya.
Keunggulan dari strukur organisasi lini dan staff menurut (Chaniago, 2013):
• Adanya asa kesatuan komando.
• Adanya kejelasan tugas dan tanggungjawab dari pimpinan dan staff pelaksana.
• Tipe organisasi garis dan staff fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
• Dalam mengambil keputusan relatif mudah, karena adanya kerjasama dari staff dalam memberikan ide.
• Koordinasi menjadi tidak sulit untuk dilaksnakan karena sudah adanya pembagian kerja yang dapat dimengerti.
• Adanya keuntungan yang tinggi bagi para peneliti dalam menjalankan tugasnya.
Kelemahan dari struktur organisasi lini dan staff menurut (Chaniago, 2013):
• Kurang rukun dan akrab antar karyawan, karena adanya karyawan yang tidak mengenal satu sama lain.
• Selalu ada selisih antar karyawan karena antar karyawan lebih mementingkan pekerjaannya masing-masing.
• Pimpinan lini mengabaikan nasihat dari staff.
• Relative tinggi kekacauan antar pegawai, apabila tidak ada kontak yang tegas dan jelas dari pimpinan.
• Berpotensi adanya perbedaan persepsi antara pimpinan dengan
staf ahli dalam
mempertimbangkan pengambilan keputusan dan pemberian tugas kepada bawahan.
3. Bentuk organisasi Lini, Staff dan Fungsional.
Bentuk organisasi lini, staff dan fungsional merupakan gabungan dari struktur organisasi lini, struktur organisasi lini dan staff serta sturkur organisasi fungsional, biasanya struktur organisasi ini diterapkan pada perusahaan yang besar serta sudah kompleks pekerjaannya. Pada pimpinan puncak maka diterapkan bentuk organisasi lini dan staf sedangkan pada pimpinan menengah seperti manajer dari departemen diterapkan bentuk organisasi fungsional. Contoh struktur organisasi lini, staff dan fungsional:
Ciri-ciri dari struktur organisasi lini, staff dan fungsional:
• Gabungan kelebihan dari struktur organisasi fungsional, struktur organisasi lini dan staff serta struktur organisasi lini.
Keunggulan dari struktur organisasi lini, staff dan fungsional menurut (Chaniago, 2013):
• Sistem organisasinya sudah bekerja dengan sangat baik dan teratur.
• Dapat dimengerti alur kerja dari struktur ini.
• Jelasnya spesialisasi kerja yang dilakukan dalam struktur ini.
• Sudah adanya koordinasi yang baik antara pucuk pimpinan, staff dan juga karyawan yang berbeda bidangnya.
• Meningkatnya peran dan keahlian dari staff dan pekerjaannya sudah terorganisir dengan baik dan benar.
• Memiliki disiplin yang tinggi dalam pelaksanaan pekerjaan.
Kelemahan dari struktur organisasi lini, staff dan fungsional menurut (Chaniago, 2013):
• Aktifitas seseorang menjadi terbatas.
• Inisiatif seseorang terbatas dalam bekerja.
• Masing-masing orang lebih mementingkan pekerjaannya.
• Kepemimpinan lebih bersifat Otoriter.
4. Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks (Matrix Structure Organization) merupakan campuran dari struktur organisasi lini, organisasi lini dan staff serta organisasi lini, staff dan fungsional. Organisasi ini dibuat untuk meminimalisir kelemahan-kelemahan ya ng terdapat pada struktur organisasi sebelumnya. Struktur organisasi matriks juga sering disebut dengan struktur organisasi proyek. Struktur organisasi matriks merupakan struktru organisasi dimana seorang karyawan atau bawahan memiliki lebih dari satu pimpinan, artinya mereka berada di bawah koordinasi beberapa pimpinan. Dalam struktur organisasi matriks terdapat garis komando secara vertikal dan horizontal. Contoh struktur organisasi matriks.
Persyaratan struktur organisasi matriks menurut (Chaniago, 2013):
• Memiliki sumberdaya manusia yang berkualitas di bidang pendidikan dan juga memiliki keahlian dan pengalaman
• Memiliki pimpinan baik pimpinan dari level bawah sampai level atas dengan wawasan yang luas mengenai dunia kerja dan lebih unggul daripada bawahannya.
• Memiliki sumber daya perusahaan yang bekerja dalam bentuk tim.
• Memiliki sumber daya lain selain manusia yang melimpah.
• Memiliki aktivitas perusahaan yang cukup kompleks dan variatif.
Keunggulan dari struktur organisasi matriks menurut (Chaniago, 2013):
• Dapat menampung beraneka ragam kegiatan yang variatif dan kompleks.
• Memaksimalkan penggunaan manajer operasional.
• Mengefisienkan penggunaan sumberdaya yang tergolong ahli, karena sumberdaya ini dapat saling mengisi posisi sesuai keahliannya (mengurangi duplikasi tenaga ahli), sehingga biaya tenaga ahli lebih efisien.
• Semua unit saling berkorelasi dan saling memberikan dukungan untuk tercapainya tujuan masing-masing kegiatan.
• Sumber daya manusia yang ada akan dapat saling memahami masalah unit lain, sehingga menurunkan timbulnya ego unit. (unit sayalah yang terpenting).
• Memungkinkan tumbuhnya semangat kerja, saling
menghargai, sehingga
produktivitas akan meningkat.
Kelemahan dari strukturu organisasi matriks menurut (Chaniago, 2013):
• Struktur ini membutuhkan sumberdaya yang berkualitas (pendidikan, wawasan, sikap, dan pengalaman sdm,....)
• Bawahan akan mempertanggung jawabkan kepada dua atau lebih pimpinan sesuai fungsi pimpinan tersebut.
• Memerlukan komunikasi yang lancar, ketertiban dan fleksibilitas dari yang memimpin.
Mengelompokkan Departemen/Divisi Dalam Sebuah Organisasi
dapat dibentuk dalam satu bagian yang sama juga yang disebut juga departementalisasi. Menurut (Juni Priansa Donni., 2015) departementalisasi merupakan rencana awal untuk kegiatan menyatukan persepsi dalam kegiatan perusahaan karena departementalisasi berpengaruh terhadap perilaku yaitu dengan cara :
a. Departementalisasi dapat menghadirkan adanya rantai komando. b. Departementaslisasi ditujukan untuk melayani setiap karyawan yang berkaitan dengan pola pikir setiap karyawan, diajarkan seperti cara melayani klien yang baik dan benar, dan mendukung setiap keterampilan khusus yang dimiliki.
c. Departementalisasi dapat menggambarkan koordinasi melalui bukan komunikasi formal yang terjadi di perusahaan.
Cara yang dipakai dalam mengklasifikasikan pekerjaan dapat didasarkan pada fungsi yang dijalankan. Depertementalisasi yang didasarkan pada fungsi dapat dipakai untuk segala bentuk dari struktur organisasi. Namun, fungsi tersebut dapat berubah disesuaikan dengan visi, misi dan tujuan organisasi. Dengan dikelompokkan seperti ini dapat membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien karena disatukannya para ahli atau spesialis yang sama.
Pekerjaan dapat juga di kelompokkan atau didepartementalisasi yang didasarkan pada jenis dari produk yang dihasilkan. Keunggulan dari menggunakan pengelompokkan ini adalah dapat meningkatkan akuntabilitas karena semua kegiatan yang berkaitan dengan produk yang sama atau kegiatan yang berpartisipasi pada pembuatan produk yang sama berada dibawah kontrol satu manajer.
Cara lain untuk mengelompokkan pekerjaan yaitu berdasarkan faktor wilayah atau geografis. Tiap wilayah dijadikan
dasar pembentukan departemen,divisi atau unit yang diorganisasi berdasarkan geografis. Jika pembeli suatu produk dari perusahaan tersebar ada dimana-mana dan mereka memiliki kebutuhan yang sama namun didasarkan pada lokasi mereka, maka bentuk pengelompakkan berdasarkan wilayah adalah yang sangat tepat untuk kasus ini.
Kategori terakhir dari pengelompokkan atau departementalisasi adalah dengan mengelompokkan berdasarkan pelanggan tertentu yang perusahaan coba jangkau atau raih. Dasar dari dibuatnya departementalisasi berdasarkan pelanggan tertentu adalah bahwa setiap pelanggan di tiap departemen memiliki masalah dan kebutuhan yang sama yang dapat dipenuhi oleh perusahaan dengan sebaik-baiknya dengan di spesialisasikan atau dikelompokkan.
Menyusun Rantai Kepemimpinan Organisasi
Rantai kepemimpinan organisasi atau disebut juga rantai komando menurut (Juni Priansa Donni., 2015) adalah berupa garis yang tidak putus di dalam struktru organisasi dan merupakan salah satu simbol dari struktur organisasi yang artinya merupakan garis wewenang yang terdapat pada perusahaan tersebut .ada dua hal yang penting di dalam rantai komando yaitu
a. Wewenang
Wewenang adalah suatu tugas pimpinan untuk memberikan perintah kepada karyawannya untuk dapat dilakukan, ditaati dan dipatuhi oleh setiap bawahannya. Tiap pimpinan diberikan tempat di rantai komando, dan setiap manajer memiliki masing-masing derajat wewenangnya.
b. Kesatuan Komando
dan hanya bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tersebut. Jika garis wewenang tersebut putus, maka setiap karyawan mungkin harus menghadapi berbagai perintah dan permintaan dari banyak atasan.
Konsep wewenang dan kesatuan komando sudah tidak lagi cocok digunakan di saat ini dikarenakan
• Majunya IT dan munculnya metode baru yang melakukan lebih kepada pemberdayaan karyawan.
• Karyawan yang bekerja dalam perusahaan juga sudah diberikan wewenang untuk mengambil atau membuat keputusan yang sebelumnya bahwa hanya pimpinan yang mendapatkannya.
Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Alur Kerja Perusahaan
Untuk melakukan pekerjaan secara efektif dan memperlancar alur kerja dalam sebuah organisasi atau perusahaan maka seorang manajer dalam perusahaan tersebut harus mengerti dengan jelas mengenai struktur organisasi yang tepat untuk perusahaan tersebut, karena struktur organisasi adalah suatu alat yang sangat membantu manajemen dalam mencapai berbagai tujuan. Struktur organisasi dapat berpengaruh jelas terhadap kepuasan dan kinerja karyawan karena struktur organisasi memberikan penjelasan mengenai tugas kerja dibagi-bagi, sehingga memudahkan bagi setiap karyawan untuk bekerja dan pada akhirnya akan memperlancar alur kerja perusahaan atau organisasi. Maka dengan alur kerja perusahaan yang jelas maka karyawan akan mudah dalam menjalankan atau melaksanakan tujuan dari perusahaan tersebut,misal karyawan dari departemen pembelian akan melakukan pekerjaannya dan karena struktur organisasinya yang jelas dan tepat bagi perusahaan tersebut maka karyawan tersebut paham ia harus bertanggung jawab kepada siapa dalam pekerjaan ini dan paham juga siapa yang nantinya akan
memberikan wewenang kepadanya sehingga karyawan tersebut tidak bingung karena apabila karyawan tidak mengerti mengenai siapa yang memberi wewenang dan kepada siapa ia harus bertanggung jawab maka hal tersebut dapat menghambat proses kerja dari departemen pembelian dan nantinya akan memberi dampak yang negatif bagi keseluruhan alur kerja perusahaan.
Tujuan akhir dari alur kerja perusahaan yang baik agar dapat tercapainya tujuan dari perusahaan tersebut, dan dalam mencapai tujuan tersebut maka beberapa aspek cara yang harus ditempuh menurut (Abdul Jalaludin Sayuti, 2013) ada 4 yaitu:
• Berkomunikasi antar satu dengan yang lainnya
• Harus ada koodinasi (kontak keselarasan)
• Harus mempunyai wewenang tertentu
• Pengarah (pimpinan)
Adanya struktur organisasi yang tepat baik itu bentuk struktur organisasi matriks, struktur organisasi lini,staff dan fungsional, struktur organisasi lini dan staff serta struktur organisasi lini. Mengenai pemilihan bentuk struktur organisasi yang cocok untuk perusahaan dapat dilihat dari besar kecilnya perusahaan, banyak tidaknya karyawan dan kompleks dan variatif tidaknya pekerjaan perusahaan tersebut.
PENUTUP Kesimpulan
Dengan seiring berjalannya waktu, pada umumnya pemilik perusahaan akan menyadari dengan timbulnya masalah ketika perusahaan itu berjalan dan berkembang semakin besar dan jumlah karyawan yang dimiliki semakin banyak sehingga perlunya pengawasan dan kontrol terhadap alur kerja perusahaan akan semakin sulit untuk di kontrol, maka pada saat itulah perusahaan akan merasakan betapa pentingnya struktur organisasi agar sistem dan alur kerja perusahaan menjadi teratur dan berjalan dengan baik, benar dan efisien.
Struktur organisasi adalah kesatuan dari pekerjaan yang dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam pembagian kerja yang telah ada sehingga dapat menjadi suatu bagian dengan pekerjaan yang selaras, dan setiap karyawan pada masing-masing bagian selalu diarahkan dan di dorong untuk membantu dalam memperoleh tujuan perusahaan.
Dengan spesialisasi kerja maka akan membantu dalam pembuatan struktur organisasi yang baik karena spesialisasi kerja dapat mencerminkan setiap pekerjaan dalam perusahaan tersebut dapat diklasifikasikan menjadi suatu bagian atau departemen. Spesialisasi kerja merupakan pembagian kerja berdasarkan dari keahlian dan keterampilan yang khusus.
Alur kerja merupakan garis kebijakan ketika data, informasi mengenai
pekerjaan atau kegiatan melewati beberapa orang sesuai dengan aturan yang diterapkan dalam perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.
Fungsi dari struktur organisasi adalah adanya pertanggung jawaban yang jelas dari setiap karyawan terhadap atasan yang memiliki wewenang terhadap tugas tersebut.
Bentuk dari struktur organisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Berdasarkan kepada alur kerja atau bentuk hubungan yang dijalankan dalam perusahaan dari pembagian wewenang dan tanggung jawab maka struktur organisasi dapat dibedakan menjadi struktur organisasi lini, struktur organisasi lini dan staff, struktur organisasi lini, staff dan fungsional serta struktur organisasi matriks.
Bagan organisasi disebut juga departementalisasi. Setelah membagi pekerjaan melalui spesialisasi, maka suatu organisasi perlu mengelompokkan pekerjaan sehingga pekerjaan yang sama dapat dibentuk dalam satu bagian yang sama juga yang disebut juga departementalisasi.
adalah berupa garis yang tidak putus di dalam struktru organisasi dan merupakan salah satu simbol dari struktur organisasi yang artinya merupakan garis wewenang yang terdapat pada perusahaan tersebut
kerja dibagi-bagi, sehingga memudahkan bagi setiap karyawan untuk bekerja dan pada akhirnya akan memperlancar alur kerja perusahaan atau organisasi. Maka dengan alur kerja perusahaan yang jelas maka karyawan akan mudah dalam menjalankan atau melaksanakan tujuan dari perusahaan tersebut.
Terdapat korelasi yang positif mengenai pengaruh struktur organisasi terhadap alur kerja perusahaan.
Diharapkan untuk setiap perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaannya maka harus memiliki alur kerja perusahaan yang jelas dan salah satunya memiliki struktur organisasi yang tepat yang dalam memilihnya dapat didasarkan pada besar kecilnya perusahaan, banyak tidaknya karyawan dan kompleks dan variatif tidaknya pekerjaan perusahaan tersebut. Dan juga alur kerja perusahaan yang baik dan lancar dapat tercipta dari rantai komando dan departementalisasi yang tepat. Oleh karena itu penting untuk memperhatikan struktur organisasi, rantai komando dan departementalisasi demi kelancaran alur kerja perusahaannya.
