PEMBAGIAN KERJA DAN
STRUKTUR ORGANISASI
ASSALAMUALAIKUM WR.WB. BAPAK/IBU DAN TEMAN-TEMAN DI SELURUH INDONESIA SEKALIAN. SEMOGA DENGAN FILE INI, SEMAKIN MENAMBAH ILMU PENGETAHUAN, WAWASAN & DAPAT
BERMANFAAT BAGI SESAMA.
DENGAN SENANG HATI SAYA MENERIMA SARAN YANG BERSIFAT MEMBANGUN DARI BAPAK/IBU DAN TEMAN-TEMAN YANG DAPAT DISAMPAIKAN MELALUI JARINGAN DIBAWAH INI :
PIN BBM : 517EB577
FACEBOOK : BIAINI NELI
LINKEDID : BIAINI NELI
SALAM,
Pengertian Organisasi
Istilah organisasi memiliki dua arti umum.
1. Arti yang pertama mengacu pada suatu lembaga
(institution)
atau kelompok fungsional.
2. Arti yang kedua adalah mengacu pada proses
pengorganisasian dalam pengertian ini. Proses
pengorganisasian merupakan upaya untuk
Proses pengorganisasian
Perincian pekerjaan.
Pembagian pekerjaan.
Pemisahan pekerjaan (pendepartemanan).
Koordinasi pekerjaan.
Pentingnya pengorganisasian
Ernest Dale menguraikan pengorganisasian sebagai suatu proses multi langkah :
Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
Setiap organisasi dibentuk dengan seperangkat tujuan.
Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.
Organisasi dibentuk karena pekerjaan yang akan diselesaikan tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja.
Mengkombinasikan pekerjaan anggota pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien.
Karakteristik pekerjaan
J. Richard Hackman , 5 dimensi pekerjaan :
Variasi keterampilan
(skill variety)
Kadar sejauh mana diperlukan variasi
keterampilan dan bakat untuk menyelesaikan tugas
tertentu.
Identitas tugas
(task identity)
Kadar sejauh mana pekerjaan melibatkan
penyelesaian unit, proyek, atau bagian pekerjaan
yang dapat diidentifikasikan.
Signifikasi tugas
(task significance)
Kadar sejauh mana tugas mempengaruhi
Otonomi
Kadar sejauh mana kebebasan individu atas
pekerjaan dan kebijakan untuk menjadwalkan tugas dan
menentukan prosedur pelaksanaannya.
Umpan balik (feedback)
Kadar sejauh mana individu menerima informasi
khusus (pujian, teguran, atau komentar lain) tentang
efektivitas pelaksanaan tugasnya.
Hasil pengamatan Hackman menunjukkan
bahwa rasa keberartian, tanggung-jawab dan
pemahaman hasil pekerjaan akan mempengaruhi
Chris Argyis, Frederick Herzberg
dan
Douglas
McGregor
menaruh perhatian atas masalah-masalah yang
timbul sebagai akibat penyederhanaan pekerjaan yang
ekstrim, terhadap individu.
Mereka mengemukakan bahwa apabila pekerjaan
sangat dispesialisasikan
atau difragmentasikan
, para karyawan akan merasakan bahwa tugas-tugas
Pemekaran kerja dan pengayaan kerja
Pemekaran kerja,
Menanggulangi ketidakpuasan dengan meningkatkan
cakupan pekerjaan.
Dalam cara ini, berbagai
fungsi horisontal
dari suatu unit
organisasi dikombinasikan, yang karenanya memberikan pegawai
lebih banyak tugas untuk dilaksanakan.
Pengayaan kerja
(job enrichment)
Berusaha menangani ketidakpuasan dengan meningkatkan
kedalaman pekerjaan (job dept).
Pedoman pemerkaya kerja
1. Membentuk unit-unit kerja alamiah
Pembagian tugas atas dasar
a. Tingkat pelatihan/pengalaman pegawai.
b. Keberartian dan kadar pentingnya bagi karyawan.
2. Mengkombinasikan tugas-tugas
a. Mendorong pengembangan beberapa keterampilan dengan
mengkombinasikan sejumlah tugas yang telah terspesialisasikan menjadi satu kesatuan tugas.
3. Menetapkan hubungan nasabah
a. Karyawan akan merasakan manfaatnya dari adanya
interaksi adalah :
•
Umpan balik langsung (positif dan negatif) atas
keluaran kerja mereka.
•
Pengembangan keterampilan.
Meningkatkan otonomi pegawai
(beban vertikal)
•
Memberi tanggung-jawab dan kendali lebih besar kepada pegawai
dengan memperkenalkan mereka untuk
:
a. Menetukan metode kerja
b. Menasihati dan melatih pegawai yang kurang berpengalaman. c. Menjadawalkan kerja leluhur.
d. Menetapkan prioritas kerja
e. Mengatasi krisis mereka sendiri tanpa bergantung pada
supervisor.
Membuka saluran umpan balik
•
Pegawai memperoleh umpan balik pada saat melaksanakan
tugas.
Umpan balik atas pekerjaan dapat berasal dari :
a. Hubungan langsung dengan masalah.
b. Tanggung-jawab pegawai pegawai terhadap inspeksi
pengendalian mutu.
Pengorganisasian dan struktur organisasi
Pengorganisasian
adalah proses penyesuaian struktur
organisasi dengan tujuan, sumber daya dan
lingkungannya.
Unsur-unsur struktur organisasi
a. Spesialisasi kreativitas
Mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja.
b. Standarisasi aktivitas
Merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayak-dugaan aktivitas-aktivitasnya.
c. Koordinasi aktivitas
Adalah prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.
d. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan
Mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang disentralisasikan, keputusan diambil pada tingkat tinggi atau oleh para manajer terus atau bahkan oleh seseorang saja.
e. Ukuran unit kerja
Faktor-faktor penentu struktur
organisasi
Strategi dan struktur organisasi
Misi dan tujuan menyeluruh suatu organisasi akan membantu
penyusunan rancangannya.
Teknologi sebagai faktor penentu struktur
Bentuk teknologi yang digunakan oleh suatu organisasi tertentu
untuk menghasilkan produknya juga mempengaruhi cara
pengaturan organisasi.
Manusia sebagai faktor penentu struktur
.
Orang-orang yang terlibat dalam aktivitas suatu organisasi akan
mempengaruhi struktur organisasi tersebut.
Ukuran dan struktur
Pendepartemenan
Fungsi kerja para pegawai perlu dibagi-bagikan di antara
mereka dan dikombinasikan menurut cara-cara yang logis.
Para karyawan yang memiliki fungsi berkaitan biasanya
berbagi bidang kerja yang sama dan merupakan suatu unit kerja.
Reorganisasi awal
Dampak yang jelas dari usul reorganisasi itu adalah penghematan waktu
dan upaya.
unsur-unsur struktur dari bagan
organisasi
:Pembagian kerja
Setiap kotak mewakili tanggung-jawab seseorang atau sub unit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
Manajer dan bawahan
Garis tebal menunjukkan garis komando (siapa melapor kepada siapa).
Jenis kerja yang dilaksanakan
Label dan uraian kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas kerja otganisasi atau bidang-bidang tanggung-jawab yang berbeda-beda.
Pengelompokan bagian-bagian kerja
Keseluruhan bagan menunjukkan dasar pembagian aktivitas organisasi. Misalnya : atas dasar fungsional atau wilayah.
Tingkat manajemen
Struktur organisai formal
Pembagian struktur dalam organisasi formal
Struktur organisasi berdasarkan
fungsi
, menghimpun semua orang yang terlibat
dalam suatu aktivitas atau beberapa aktivitas yang berkaitan dalam suatu
departemen.
Organisasi yang berdasarkan
produk atau pasar
, sering dipandang sebagai
organisasi menurut divisi, yang menghimpun dalam sebuah unit kerja semua orang
yang terlibat dalam produksi dan pemasaran suatu produk atau sekelompok produk
yang berkaitan,
Organisasi yang berdasarkan
matriks
terdapat dua jenis desain sekaligus.
Organisasi fungsional
Dapat mengefisienkan penggunaan sumber daya.
Mempermudah untuk memobilisasi dan mengelokasikan keahlian tertentu.
Karakteristik struktur fungsional :
Kelebihan :
Kelemahan
Cocok bagi lingkungan yang stabil
Tanggapan lebih lambat diterima.
Menunjang pengembnagan keahlian
Menyebabkan terjadinya kemacetan.
Memberi kesempatan bagi para ahli
spesialis
Tidak menunjang pengembangan
manajer umum
Hanya memerlukan koordinasi minimal.
Tidak merangsang inovasi, prespektifnya
sempit.
Hanya memerlukan keterampilan antar
pribadi yang kecil
Organisasi produk/pasar
Suatu organisasi produk atau pasar dapat mengikuti salah satu dari pola utama
berikut :
•
Dalam divisi berdasarkan produk
. Tiap departemen bertanggung-jawab atas suatu
produk atau beberapa produk lain yang sejenis.
•
Divisi berdasarkan wilayah
, menghimpun dalam sebuah departemen seluruh
aktivitas yang dilaksanakan di wilayah tertentu di mana unit yang bersangkutan
melakukan bisnisnya.
Karakteristik Organisasi produk/pasar
Kelebihan kelemahan
Pengkoordinasian lebih mudah Kemungkinan pemrosesan
tugas-tugas ganda secara paralel.
Prestasi kerja yang tinggi dapat dipertahankan
Tidak mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi.
Cocok untuk perubahan yang cepat Mendorong pengabdian prioritas
jangka panjang.
Memungkinkan adanya visibilitas produk yang tinggi
Memungkinkan menurunnya pedalaman kecakapan.
Memungkinkan konsentrasi penuh terhadap tugas-tugas.
Organisasi matriks
•
Struktur matriks berusaha mengkombinasikan manfaat
kedua jenis rancang bangun dan berusaha menghindarkan
kelemahan-kelemahannya.
•
Dalam suatu organisasi matriks, para pegawai pada hakikatnya
memiliki dua orang atasan artinya, mereka berada di bawah
Karakteristik Organisasi Matriks
Kelebihan Kelemahan
Memberikan keluwesan kepada organisasi. Resiko timbulnya perasaan dengki
Merangsang kerja sama antar disiplin Mendorong terjadinya persaingan kekuasaan.
Melibatkan, memotivasi dan menantang para pegawai.
Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi daripada tindakan
Mengembangkan keterampilan pegawai. Menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
Membebaskan pimpinan teras dari keharusan menyusun rencana
Penerapannya memerlukan biaya besar.
Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk akhir.
Organisasi informal
Hubungan-hubungan yang berlangsung dalam
organisasi tentu saja tidak hanya terbatas pada hal-hal yang
secara resmi digambarkan oleh bagan organisasi formal.
Para manajer selamanya menyadari bahwa organisasi informal
berkembang, tak pelak lagi perwujudan kebutuhan pribadi dan sekelompok
dari warga perusahaan
.
Hubungan antar pribadi dalam organisasi yang akan
mempengaruhi keputusan-keputusan yang diambil tetapi
hal ini tidak tercakup dalam skema formal atau tidak
konsisten dengannya.
Organisasi informal terdiri dari hubungan-hubungan antar pribadi dan
jalur-jalur komunikasi yang tak bisa tidak akan berkembang apabila orang bekerja
Peter Drucker
“beberapa persyaratyang
harus
diperhatikan oleh para manajer dalam menilai
cocok atau tidaknya suatu struktur organisasi
tertentu”.
a. Kejelasan, sebagai lawan dan kesederhanaan.
b. Ekonomi, sebagai upaya untuk memelihara kendali dan mengurangi pertikaian.
c. Arah pandangan ditujukan kepada produk dan bukan kepada proses, kepada hasil bukannya pada cara.
d. Pengertian dari setiap individu tentang tugasnya sendiri dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
e. Pengambilan keputusan, yang menyangkut masalah-masalah sesaat terikat pada tindakan yang akan diambil.
•
