PERANCANGAN SPESIFIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ASET TETAP BUS MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS
2010
(Studi Kasus di PO Diana Prima – Tasikmalaya)
The Spesification Design of Accounting Information Systems for Bus Fixed Assets by Using Application Microsoft Access 2010
(Case Study in PO Diana Prima-Tasikmalaya)
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh Prometheus
105111022
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2013
ABSTRAKSI
PO Diana Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
transportasi bus antar kota. Sistem pengelolaan bus merupakan hal yang penting untuk dikelola dan menjadi faktor pertimbangan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan harus berdasarkan dari perhitungan secara relevan. Untuk mengambil keputusan yang baik perlu didukung dengan sistem yang baik.
Sistem informasi akuntansi yang baik dapat memberikan dampak positif untuk seluruh entitas perusahaan. Sistem informasi akuntansi aset tetap bus di PO Diana Prima masih belum dilaksanakan dengan baik. Akibatnya, banyak sekali kesalahan dalam pengambilan keputusan tindak lanjut bus. Selain pelaksanaan yang baik juga perlu didukung dengan teknologi informasi terkini untuk
mendukung kegiatan pengendalian aset tetap bus. Dengan, demikian perancangan sistem informasi aset tetap bus yang baik dapat memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan berkenaan dengan penindaklanjutan bus untuk
direhabilitasi atau dijual.
Penulis melakukan penelitian dengan metode studi lapangan, wawancara, dan studi literatur untuk membuat konsep rancangan sistem yang baik. Selain melakukan perancangan sistem penulis juga merancang program aplikasi yang sesuai untuk perusahaan agar pengelolaan aset tetap bus dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Kata Kunci : Aset tetap, perancangan, sistem informasi akuntansi, teknologi informasi
ABSTRACT
PO Diana Prima is a company engaged in the field of bus transport between cities. Bus management system is crucial to run and be a factor of consideration in decision making. Decision making should be based on the calculation of the relevant. To take good decisions need to be backed up with a good system.
Good accounting information systems can provide a positive impact for the whole entity of the company. Fixed asset accounting information system bus on PO Diana Prima still had not implemented properly. As a result, many
mistakes in decision making follow-up. In addition to a good implementation also needs to be supported by the latest information technology to support their control of fixed assets. The design of information systems, and fixed assets of the bus can allow the company to take a decision with regard to the penindaklanjutan bus to refurbished or sold.
The authors conducted research with methods of field studies, interviews and studies of literature to create a good system design concepts. In addition to doing the design of the system the author also designed the application program that is appropriate for the company to the management of fixed assets of buses can be done effectively and efficiently.
Keyword : fixed assets, designing, accounting, information systems, information technology
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa, sehingga penulis dapat mengerjakan tugas akhir ini. Penulis juga mengucapkan rasa
terimakasih kepada Politeknik Negeri Bandung yang memberikan fasilitas kepada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Tugas akhir ini juga merupakan salah satu mata kuliah yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan akhir perkuliahan di Politeknik Negeri Bandung. Penulis berharap dengan menyelesaikan tugas akhir ini dapat memberikan masukan bagi para mahasiswa yang akan melakukan studi lanjut mengenai tugas akhir ini. Penulis juga berharap tugas akhir ini dapat memberikan masukan yang positif bagi perusahaan yang akan melakukan penerapan sistem informasi akuntansi, khususnya PO Diana Prima.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir ini tidak terlepas dari masukan, bantuan serta dorongan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini juga, penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Riauli Susilawati H., SE. Ak, MT. , selaku pembimbing dalam penulisan
penelitian tugas akhir yang telah memberikan masukan-masukan yang bermanfaat kepada penulis. Tidak lupa juga penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Dadang Hermawan, SE, M.Si, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung;
2. Bapak Arry Irawan, S.E, M.Si, selaku Ketua Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung;
3. Fauziana, selaku pemimpin dan pengelola PO Diana Prima yang telah membantu dalam pemberian informasi dan data perusahaan untuk penyusunan tugas akhir;
4. Ibu Lili Indrawati dan Andrian Dzatnika Putra yang telah membantu saya dalam penyusunan tugas akhir;
5. Rekan satu pembimbing Fildzah, Widdy Damayanty dan Nenden Suciyana, yang saling memotivasi dan saling membantu dalam penyusunan tugas akhir;
6. Yang Terhormat yang ananda sayangi dan cintai, Ayah dan Ibu, dengan iklas, tanpa pamrih, selalu mengabdi, mendidik, dan menyayangi ananda, tidak pernah lelah, tiada henti-hentinya untuk selalu memberikan doa, nasehat, motivasi, dan contoh yang baik bagi ananda untuk selalu bersyukur dalam menjalani hidup. Kakak beserta seluruh keluarga besar tersayang yang selalu mendoakan penulis;
7. Teman terbaikku Muldani, Tegar, David Andrio Viveca, Ali Saladin, Hasnul Fikri, Lucky Darmawan, Andrian Dzatnika, Muhammad Taufik Abduraffi, kakak dan adik-adik HMAK, serta teman-teman seperjuangan di AK-3A angkatan 2010;
8. Dan semua pihak yang telah membantu yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Semoga Allah Yang Maha Esa senantiasa memberikan kalian berkat dan kebahagiaan. Amin. Bandung, Mei 2013 Prometheus
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDULABSTRAKSI ...i
ABSTRACT ...ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR GAMBAR ...x
DAFTAR LAMPIRAN ...xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ...1
1.2 Identifikasi dan Pembatasan Masalah ...3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ...4
1.3.1 Tujuan Penelitian ...4
1.3.2 Manfaat Penelitian ...4
1.4 Pendekatan Masalah ...5
1.5 Metode Penelitian ...6
1.6 Data Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data ...7
1.6.1 Jenis Data ...7
1.6.2 Sumber Data ...7
1.6.3 Teknik Pengumpulan Data ...8
1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian ...8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi ...10
2.1.1 Pengertian Sistem, Sistem Informasi, dan Sistem Informasi Akuntansi ...10
2.1.2 Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi...11
2.1.3 Komponen-Komponen Sistem Informasi Akuntansi ...12
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Aset Tetap ...12
2.2.1 Manajemen Aset Tetap...12
2.2.2 Dokumen dan Catatan yang Digunakan ...13
2.2.3 Fungsi-Fungsi yang Terkait ...14
2.2.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Aset Tetap ...14
2.3 Pengendalian Internal Aset Tetap ...15
2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal ...15
2.3.2 Organisasi yang Terkait ...16
2.3.3 Sistem Otorisasi...16
2.3.4 Prosedur Pencatatan ...17
2.3.5 Praktik yang Sehat ...17
2.4 Metode Pengembangan Sistem ...18
2.4.1 Tahap Investigasi Sistem ...18
2.4.2 Tahap Analisa Sistem ...19
2.4.3 Tahap Desain Sistem ...21
2.4.4 Tahap Implementasi Sistem ...23
2.5 Elemen Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer ...26
2.5.1 Pengertian Database ...28
2.5.2 Pengertian Database Management System ...28
2.5.3 Pengolahan Data Melalui Komputer ...28
2.6 Alat Bantu Perancangan Sistem ...29
2.7 Alat Bantu Perancangan Logika Program ...34
2.7.1 Struktur Program ...34
2.7.2 Flowchart ...28
2.8 Alat Bantu Perancngan Database ...36
2.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ...36
2.8.2 Normalisasi Database ...37
2.8.3 Proses Normalisasi ...38
2.8.4 Tahap-Tahap Normalisasi ...38
2.8.5 Anomali Data ...39
2.9 Pengertian dan Komponen Aplikasi ...40
2.9.1 Pengertian Aplikasi ...40
2.9.2 Komponen Aplikasi...41
2.10 Gambaran Umum Software Microsoft Access 2010 ...41
BAB III ANALISIS DAN PERMASALAHAN PADA SISTEM PENGELOLAAN ASET TETAP BUS PO DIANA PRIMA 3.1 Gambaran Umum PO Diana Prima ...43
3.1.1 Gambaran Umum Aktivitas Perusahaan ...43
3.1.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ...45
3.2 Analisis Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap ...47
3.2.1 Kebijakan Sistem Akuntansi Pengelolaan Bus PO Diana Prima ...47
3.2.2 Dokumen, Catatan, dan Laporan yang Digunakan ...47
3.2.3 Unit Organisasi Terkait ...48
3.2.4 Jaringan Prosedur Sistem ...49
3.2.5 Flowchart Pengelolaan Aset Tetap Bus PO Diana Prima ..50
3.2.6 DFD Contex Pengelolaan Aset Tetap Bus PO Diana Prima ...52
3.2.7 DFD Logic Level 0 PO Diana Prima ...53
3.2.8 Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap Bus PO Diana Prima ...54
3.3 Perancangan Spesifikasi ...50
3.3.1 Perancangan Secara Umum ...56
3.3.2 Perancangan Spesifikasi Prototipe Program Pengelolaan Aset Tetap Bus ...62
3.3.2.1 Spesifikasi Tabel Relationship ...62
3.3.2.2 Spesifikasi Objek Tabel ...62
3.3.2.3 Spesifikasi Objek Query ...66
3.3.2.4 Spesifikasi Objek Form ...68
3.3.2.5 Spesifikasi Objek Menu ...69
3.3.2.6 Spesifikasi Objek Report ...70
3.4 Analisis Kelayakan Perancangan Sistem Akuntansi Pengelolaan Aset Tetap ...71
3.4.1 Penentuan Spesifikasi Hardware dan Software ...71
3.4.2 Kelayakan Ekonomis...72
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan ...74
4.1 Saran ...75
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PO Diana Prima ...46Gambar 3.2 Gambar Flowchart Pembelian Bus ...50
Gambar 3.3 Gambar Flowchart Reparasi ...51
Gambar 3.4 Gambar Flowchart Reparasi Turun Mesin Bus ...52
Gambar 3.5 DFD Contex Pengelolaan Aset Tetap Bus ...53
Gambar 3.6 DFD Logic Level 0 Pembelian Bus...53
Gambar 3.7 DFD Logic Level 0 Reparasi Bus ...54
Gambar 3.8 DFD Contex Usulan ...56
Gambar 3.9 DFD Logic Pembelian Usulan Bus ...57
Gambar 3.10 DFD Logic Reparasi Usulan Bus ...58
Gambar 3.11 Gambar Flowchart Usulan Pembelian Bus ...59
Gambar 3.12 Gambar Flowchart Usulan Reparasi dan Pemeliharaan Bus ...61
Gambar 3.13 Tabel Relationship ...62
Gambar 3.14 Tabel Pembelian Bus ...63
Gambar 3.15 Tabel Input Jarak Tempuh Bus ...63
Gambar 3.16 Tabel Master Bus ...64
Gambar 3.17 Tabel Biaya Service dan Ganti Oli ...64
Gambar 3.18 Tabel Perbaikan Mesin ...65
Gambar 3.19 Tabel Perbaikan Suspensi ...65
Gambar 3.20 Tabel Perbaikan Sparepart Lainnya...66
Gambar 3.21 Query Append Tambahkan Data Pembelian ...67
Gambar 3.22 Query Rekomendasi Perbaikan ...67
Gambar 3.23 Query Update Jarak Tempuh ...68
DAFTAR LAMPIRAN
L – 1 Menu Utama Pengelolaan Aset Tetap Bus PO Diana Prima L – 2 Daftar Menu
L – 3 Daftar Laporan
L – 4 Form Input Pembelian Bus L – 5 Form Input Kilometer Bus L – 6 Form Rekomendasi Perbaikan
L – 7 Form Input Nilai Service dan Ganti Oli L – 8 Form Input Nilai Perbaikan Mesin L – 9 Form Input Nilai Perbaikan Suspensi
L – 10 Form Input Nilai Perbaikan Sparepart Lainnya L – 11 Laporan Biaya Service dan Ganti Oli
L – 12 Laporan Biaya Perbaikan Suspensi L – 13 Laporan Biaya Perbaikan Mesin
L – 14 Laporan Biaya Perbaikan Sparepart Lainnya L – 15 Lembar Pengajuan Service
L – 16 Riwayat Kendaraan L – 17 Kartu Turun Mesin Bus
Curriculum Vitae
Data Pribadi
Nama : Prometheus
TTL : Surabaya, 9 September 1992
Agama : Kristen Katholik
Hobby : Mencari uang, bermain game, dan berolahraga
Riwayat Pendidikan
2010 – 2013 : D3 – Akuntansi Politeknik Negeri Bandung 2007 – 2010 : SMAN 10 Bandung Jurusan IPA
2004 – 2007 : SMP Santa Angela Bandung 1998 – 2004 : SD Giki Karangsari Bandung
Pengalaman Organisasi
2011 -2012 : Ketua Divisi Public Relation Kelompok Studi Ekonomi dan Pasar Modal ITB
2011 – 2012 : Ketua Divisi Basket Himpunan Mahasiswa Akuntansi 2010 – 2011 : Anggota Himpunan Mahasiswa Akuntansi
2009 – 2010 : Yugioh Bandung Community Administrator
