37
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Pengumpulan DataPT. Exterran Indonesia merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat compressor, spare part, kontruksi, perpipaan dan lainnya yang berkaitan dengan eksplorasi minyak dan gas.
Untuk customer yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang dapat dilakukan melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang tender.
Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya meliputi :
1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai
stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen, saat menyewa unit compressor.
38 4.2 Diagram Konteks
Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada PT. Exterran Indonesia adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
pada PT. Exterran Indonesia
Data barang masuk kegudang Data barang yang dibutuhkan
Penyedia barang terima barang
Data pesanan barang Laporan hasil keluar masuk barang
Barang masuk Logistic End user Supplier Logistic Supervisor Procurement Team Sistem Pengadaan Barang Input Accpac/ Opr KOMPUTER Warehouse/Gudangn g
39 Gambar 4.2 Diagram Level
Data barang
Terima barang
Laporan
D-1 Logistic Supervisor
Laporan barang masuk
Pembuatan laporan
D-2 Accpac input/ Oprt Komputer Logistic End User Material man Pesan Barang Warehouse/ Gudang Barang Masuk Gudang
40 Masukan barang
4.3 Pembahasan
Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem permintaan barang dan jasa tidak lagi dilakuakan secara manual sehingga dalam penyajian informasi pembelian barang dan pemenuhan barang dan jasa tidak lagi memakan waktu. Selain itu juga terhindarkan terjadinya kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan pembelian barang karena semua proses pengadaan barang dan jasa sudah dilakukan secara komputerisasi.
Dokumen yang sering digunakan adalah bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.
Prosedur pengadaan barang :
1. Kegiatan pertama, Materialman/logistic mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
2. Kegiatan kedua, Materialman/logistic memberikan interuksi pada end user untuk melakukan pemesanan barang.
3. Kegiatan ketiga, end user melakukan pemesanan barang ke purchasing. End user
41
4. Kegiatan keempat, end user melaporkan barang yang telah diterima dari purchasing atau supplier ke logistic/materialman.
5. Kegiatan kelima, end user menerima barang pesanan dan memberikan laporannya ke logistic Supervisor.
6. Kegiatan keenam, Logistic supervisor membuat laporan ke accpac system untuk dimasukkan sebagai inventori.
Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang berada pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis pelajari di perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem informasi, namun dari sistem informasi yang berada pada perusahaan terdapat keunggulan dan kelemahannya.
1. Keunggulan
a. Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.
b. Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.
c. Laporan bulanan berbentuk KPI,Laporan penggunaan material/Spare part yang dapat memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan biaya tiap bulannya.
42 2. Kelemahan
a. Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada produsen.
b. Banyak menggunakan kertas dalam membuat 1 dokumen penerimaan barang.
c. Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
4.4 Sejarah Perusahaan
4.4.1 Visi dan misi perusahaan
Exterran adalah pemimpin global dalam layanan penuh kompresi gas alam dan penyedia utama layanan dan peralatan untuk produksi minyak & gas, pengolahan, perawatan, transportasi dan penyimpanan.
Exterran Holdings (NYSE: exh) adalah sebuah perusahaan dengan pendapatan $ 2,7 milyar dengan sekitar 10.000 profesional yang berdedikasi yang bekerja di lebih dari 30 negara. Perusahaan Exterran mencakup seluruh penghasil utama minyak & gas wilayah dunia dan melayani penuh jajaran kekuatan pelanggan, dari hal yang sangat penting dan Perusahaan Minyak Nasional (NOC) ke E & P independen dan perusahaan distribusi. Perusahaan mengandalkan kecepatan, produksi yang diharapkan oleh para ahli dan jasa. Dan PT Exterran bekerja keras untuk memberikan tujuan itu semua.
43
Exterran Partners, LP menentukan kontrak pelayanan operasional gas alam kepada pelanggan di luar Amerika Serikat. Sahamnya telah di perdagangkan di bursa NASDAQ, dengan simbol EXLP . Exterran Holdings memiliki kepemilikan saham di Mitra Exterran.
Keahlian Perusahaan ini • Teknologi kompresor • Pengolahan gas • Peralatan produksi • Emisi Udara • Pengolahan Air
Kemampuan Perusahaan ini • Desain, pengadaan, konstruksi • Manajemen proyek
• Turnkey fasilitas pengolahan • mesin-mesin dan perbaikan
45
Gambar.4.3 Proses penggabungan
4.4.2 Sejarah berdirinya
Exterran dibentuk pada tahun 2007, namun sebenarnya perusahaan ini telah ada di industri perminyakan dan gas lebih dari setengah abad. Exterran adalah hasil penggabungan dua perusahaan yaitu Universal dan Hanover. Sekarang telah membentuk barisan terdepan industri dalam kemampuan dan keahlian. Memiliki kombinasi yang paling beragam dan bergerak di seluruh dunia. Sehingga memungkinkan kita untuk melayani klien di mana saja, seperti tidak ada perusahaan lain bisa. Sejarah kami kaya dengan prestasi, dan kita merasa kita baru sajamulai.
Exterran memiliki hampir 10.000 karyawan yang bekerja di seluruh dunia, dan tujuan kami adalah untuk menjadi yang terbaik di kelasnya untuk kualitas, keselamatan, kesehatan dan lingkungan. Sebuah budaya integritas dan rasa hormat yang tertanam di seluruh perusahaan kami. Kami tak tergoyahkan dalam komitmen kami untuk bertindak secara bertanggung jawab berkaitan dengan orang-orang kita sendiri, masyarakat kita, pemerintah di mana kita bekerja, dan planet kita semua.
Contoh dedikasi perusahaan ini yang besar di Exterran. Perusahaan ini memiliki profesional QHSE penuh waktu global yang membimbing semua karyawan dalam menghayati nilai-nilai dan mutu. Perusahaan ini memiliki Tim Kualitas Udara yang membantu klien dengan masalah kepatuhan emisi dan terus bekerja untuk memajukan teknologi kualitas udara. Exterran Lingkungan Solusi ™ membantu klien
46
untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan emisi federal dan negara melalui berbagai layanan dan peralatan. Perusahaan ini juga bekerja untuk meningkatkan masyarakat di mana semua bekerja dengan - segala sesuatu dari mendukung sekolah-sekolah lokal dan badan amal untuk membuat tempat kerja yakin benar-benar indah dan kembali ke alam.
47
Gambar 4.4 Struktur Organisasi PT. Exterran
4.5 Hasil Penelitian
4.5.1 Mekanisme Pengadaan barang di PT Exterran.
PT. Exterran Indonesia merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat compressor, spare part, kontruksi, perpipaan dan lainnya yang berkaitan dengan eksplorasi minyak dan gas.
Untuk customer yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang dapat dilakukan melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang tender.
Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya meliputi :
1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai
stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen, saat menyewa unit compressor.
48
Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem permintaan barang dan jasa tidak lagi dilakuakan secara manual sehingga dalam penyajian informasi pembelian barang dan pemenuhan barang dan jasa tidak lagi memakan waktu. Selain itu juga terhindarkan terjadinya kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan pembelian barang karena semua proses pengadaan barang dan jasa sudah dilakukan secara komputerisasi.
Dokumen yang sering digunakan adalah bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.
Prosedur pengadaan barang :
1. Kegiatan pertama, Materialman/logistic mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
2. Kegiatan kedua, Materialman/logistic memberikan interuksi pada end user untuk melakukan pemesanan barang.
3. Kegiatan ketiga, end user melakukan pemesanan barang ke purchasing.
4. Kegiatan keempat, end user melaporkan barang yang telah diterima dari purchasing atau supplier ke logistic/materialman.
5. Kegiatan kelima, end user menerima barang pesanan dan memberikan laporannya ke logistic Supervisor.
49
6. Kegiatan keenam, Logistic supervisor membuat laporan ke accpac system untuk dimasukkan sebagai inventori.
Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang berada pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis pelajari di perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem informasi, namun dari sistem informasi yang berada pada perusahaan terdapat keunggulan dan kelemahannya.
Keunggulan
a. Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.
b. Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.
c. Laporan bulanan berbentuk KPI,Laporan penggunaan material/Spare part yang dapat memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan biaya tiap bulannya.
Kelemahannya
a. Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada
50
b. Banyak menggunakan kertas dalam membuat 1 dokumen penerimaan
barang.
c. Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
4.5.3 Mekanisme Sistem yang Berjalan
Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan diagram alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.
Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya ada satu proses dan tidak boleh ada data store.
51
Gambar 4.5 Flow chart Permintaan barang
Check min/max (Logistik) Review (end user) Order (end user) Need to order (how much) Make PO (Purchasing) Make IPR (end user) Make FMR (end user) Data min/max
52
Konteks sistem pengadaan barang pada PT Exterran Indonesia
Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT.Exterran dapat diuraikan sebagai berikut :
Pertama, Materialman mengecek barang yang dibutuhkan gudang, Terlampir tampilan pada excel di stock.
Tabel 4.1 Tabel stock
Kedua, Materialman memberkan interuksi pada end user untuk melakukan pemesanan barang.
Tabel 4.2 Pemesanan barang
Ketiga, end user melakukan pemesanan barang ke purchasing.
53
Keempat, materialman melaporkan barang yang telah diterima dari purchaser atau supplier
54
Tabel 4.4 Pengecekan material
Kelima, end user menerima barang pesanan dan memberikan laporannya ke logistic Supervisor
55
56
Keenam, Logistic Supervisor memasukkan data ke sistem penerimaan barang, untuk dimasukan dalam inventori perusahaan.
Tabel 4. 6 Inventori material
Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT.
