Manual Prosedur Akademik dan Perpustakaan

(1)

FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL MP. PUST-MIPA-22KODE: JUDUL PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA UNTUK MAHASISWA_{FMIPA UNDIP}

TANGGAL DIKELUARKAN

17 – 2 - 2010 AREA AKADEMIK: PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP NO. REVISI:

MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

TUJUAN :

Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan peminjaman bahan pustaka.

PENGERTIAN

Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa, keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur dalam batas waktu dan jumlah tertentu.

REFERENSI

Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP

PROSEDUR

1. Mahasiswa mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak buku

2. Mahasiswa menyerahkan buku yang akan dipinjam disertai kartu anggota perpustakaan, atau mendaftar sebagai anggota dulu.

3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku 4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota 5. Simpan data ke data base Komputer

(2)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

No. Kegiatan

Pihak yang

terlibat Waktu Dokumen

Mhs _petugas

1 Mahasiswa Mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak buku

2 Petugas menerima buku yang akan dipinjam disertai kartu anggota perpustakaan/ mahasiswa mendaftar dulu.

1 menit Kartu anggota,

buku/ bahan

pustaka

3 Petugas menscan barcode kartu anggota dan

barcode buku N

Y

30 detik Komputer,

barcode, kartu anggota

4 Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota

1 menit Kartu kendali buku, kartu arsip perpustakaan

5 Simpan data Ke data base Komputer

30 detik Komputer

6 Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku

30 detik Stempel, Kartu buku, date due buku

7 Peminjam

menerima buku dan kartu anggota

30 detik Kartu anggota, buku koleksi

(3)

LAMPIRAN :

SARANA

Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode

PIHAK TERKAIT

(4)

FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL MP. PUST-MIPA-23KODE: JUDUL PEMINJAMAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF_{FAKULTAS MIPA UNDIP}

TANGGAL DIKELUARKAN

AREA PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP NO. REVISI:

MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

TUJUAN :

Manual Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan tentangi prosedur yang harus dilaksanakan pihak-pihak terkait dalam pelayanan peminjaman bahan pustaka.

PENGERTIAN

Koleksi bahan pustaka sebagai salah satu fasilitas yang diberikan kepada mahasiswa, keberadaannya sangat menunjang proses belajar mengajar. Namun demikian karena keterbatasan koleksi, sebagai fasilitas umum pemanfaatan bahan pustaka harus diatur dalam batas waktu tertentu.

REFERENSI

Peraturan Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP

PROSEDUR

1. Dosen/karyawan mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak buku

2. Dosen/ karyawan menyerahkan buku/ mendaftar anggota dulu. 3. Petugas menscan barcode kartu anggota dan barcode buku 4. Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota 5. Simpan data ke data base Komputer

6. Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku 7. Dosen/karyawan menerima kartu anggota dan buku yang dipinjam.

(5)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

Pihak yang

terlibat Waktu Dokumen Dosen/

Karya wan

petugas

1 Dosen/karyawan Mencari buku melalui komputer searching, atau langsung ke rak buku

2 Petugas menerima buku yang akan dipinjam disertai kartu anggota perpustakaan/ mahasiswa mendaftar dulu.

1 menit Kartu anggota,

buku/ bahan

pustaka

3 Petugas menscan barcode kartu anggota dan

barcode buku _N

Y

30 detik Komputer,

barcode, kartu anggota

4 Petugas mencatat call number/data buku pada kartu arsip anggota

1 menit Kartu kendali buku, kartu arsip perpustakaan

5 Simpan data Ke data base Komputer

30 detik Komputer

6 Petugas memberi stempel tanggal kembali pada kartu due date buku

30 detik Stempel, Kartu buku, date due buku

7 Peminjam

menerima buku dan kartu anggota

(6)

LAMPIRAN

I. SARANA

Personal Komputer (PC), stempel tanggal, Buku, Kartu Anggota, Barcode

II. PIHAK TERKAIT

Mahasiswa, Petugas Perpustakaan

(7)

FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL

KODE: MP. PUST-MIPA-24

JUDUL PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI DOSEN/STAFF

TANGGAL DIKELUARKAN

MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

TUJUAN

Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan prosedur pengembalian buku yang dilakukan Dosen/staf

PENGERTIAN

Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini

didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.

REFERENSI

Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP

PROSEDUR

1. Dosen/karyawan menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan

2. Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku (baik, kotor, rusak)

3. Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang dihubungkan komputer

4. Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota,

5. Dosen/karyawan menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu arsip sebagai bukti buku telah kembali

6. Perpanjangan

(8)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

Pihak yang

terlibat Waktu Dokumen Dosen/

Staff petugas 1 Dosen/staf

menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan

dikembalikan

10 detik kartu anggota perpustakaan, buku yang dipinjam

2 Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku (baik, kotor, rusak)

N Y

30 detik

Buku yang dipinjam

3 Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang dihubungkan komputer

30 detik

Personal Komputer Barceode

4 Petugas mengecek

data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota

N

Y

30 detik PC, Kartu

Perpustakaan

5

Perpanjangan N

Y

30 detik Personal Computer

6 Dosen/staf menerima kartu anggota

perpustakaan

30 detik Kartu Anggota, kartu arsip anggota

7 Petugas menyimpan data

(9)

LAMPIRAN

SARANA

Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode

Lampiran Dokumen :

1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan

Nama :

No Anggota : Prodi/Jabatan :

Alamat :

Masa Berlaku :

Koordinator Perpustakaan

NIP:

*J0D004052 *

UNIVERSITASDIPONEGORO

(10)

2. Kartu Arsip Perpustakaan

Kartu Kendali buku

(11)

(12)

FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL MP. PUST-MIPA-25KODE: JUDUL PENGEMBALIAN BUKU/KOLEKSI MAHASISWA

TANGGAL DIKELUARKAN

MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

TUJUAN

Manual Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka bertujuan untuk memberi penjelasan prosedur pengembalian buku yang dilakukan Mahasiswa

PENGERTIAN

Pengembalian buku/koleksi perpustakaan dengan tepat waktu merupakan kewajiban dan bentuk tanggungjawab yang harus dilakukan oleh peminjamnya. Hal ini didasarkan bahwa buku/bahan pustaka yang dipinjam merupakan kebutuhan bersama sehingga perlu diatur sikulasi peminjaman agar tepat waktu.

REFERENSI

Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP

PROSEDUR

1. Mahasiswa menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan

2. Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku (baik, kotor, rusak)

3. Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang dihubungkan computer

4. Petugas mengecek data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota, 5. Mahasiswa menerima kartu anggota kembali, dan memberikan paraf pada kartu arsip

sebagai bukti buku telah kembali 6. Perpanjangan

7. Menyimpan pada data base

(13)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

No. Kegiatan Pihak yangterlibat Waktu Dokumen Mahasi

swa petugas

1 Dosen/staf

menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan

dikembalikan

10 detik kartu anggota perpustakaan, buku yang dipinjam

2 Petugas memeriksa apakah buku tersebut milik perpustakaan dan keadaan buku (baik, kotor, rusak)

N Y

30 detik

Buku yang dipinjam

3 Petugas memasukkan no. Anggota / Scan Kartu Anggota dengan alat barcode yang dihubungkan computer

30 detik

Personal Komputer Barceode

4 Petugas mengecek

data due buku dan cek kartu kembali pada arsip kartu anggota

N

Y

30 detik PC, Kartu

Perpustakaan

5

Perpanjangan N

Y

6 Dosen/staf menerima kartu anggota

perpustakaan

30 detik Kartu Anggota, kartu arsip anggota

7 Petugas menyimpan data

(14)

LAMPIRAN:

SARANA

Personal Computer, Kartu Anggota, Kartu kendali Buku, Barcode

PIHAK TERKAIT Mahasiswa, Petugas

Lampiran Dokumen :

1. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan

14

Nama :

No Anggota : Prodi/Jabatan :

Alamat :

Masa Berlaku :

Koordinator Perpustakaan

NIP:

*J0D004052 *

UNIVERSITASDIPONEGORO

(15)

2. Kartu Arsip Perpustakaan

3. Kartu Kendali Buku

(16)

(17)

FAKULTAS MIPA

KODE: MP PUST-MIPA-26

JUDUL PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN DIKELUARKANTANGGAL AREA AKADEMIK : PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP NO. REVISI: MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN

TUJUAN

Manual Prosedur Pembuatan Kartu Anggota bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur menjadi anggota perpustakaan Dosen dan Karyawan

PENGERTIAN

Perpustakaan menyediakan layanan keanggotaan yang ditujukan untuk mahasiswa dan staf/dosen di lingkungan Fakultas MIPA atau pemakai dari luar FMIPA UNDIP dengan status sebagai anggota baca. Dengan menjadi anggota, mahasiswa/staf/dosen dapat melakukan peminjaman koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Fakultas MIPA UNDIP, sedangkan sebagai anggota baca tidak diperkenankan meminjam koleksi.

REFERENSI

Peraturan Tata Tertib Perpustakaan FMIPA UNDIP

PROSEDUR

1. Calon anggota mengisi biodata pada formulir P-05 pendaftaran dengan melampirkan foto kopi KTM/identitas diri, foto ukuran 3 x 2 cm 3 lembar

2. Petugas meneliti kelengkapan persyaratan

3. Petugas memproses formulir pendaftaran dengan menginput data base easylib, dan proses cetak kartu anggota dan kartu arsip perpustakaan.

4. Kartu Anggota perpustakaan ditempel foto kemudian distempel perpustakaan 5. Simpan data base

(18)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN

No. Kegiatan Pihak yangterlibat Wakt u

Dokumen Anggota

(Mhs, Dosen, Staff, pihak lain).

petuga s

1. Calon anggota

mengisi biodata pada formulir pendaftaran

5 menit

Formulir pendaftaran (PUST.MIPA-05) foto kopi KTM/identitas, Foto 3 x 2 cm (3 lembar)

2. Petugas meneliti kelengkapan

Formulir pendaftaran,

foto kopi

KTM/identitas, Foto 3 x 2 cm (3 lembar)

3. Input data dan cetak kartu anggota dan kartu arsip perpustakaan

2

menit PC

4. Kartu Anggota

perpustakaan

ditempel foto

kemudian distempel perpustakaan

3

menit PC, Kertas BC(Manila)

5. Simpan database 1menit Komputer software

Perpustakaan easylib

6. Anggota

menandatangani dan menerima kartu

30

detik Kartu Perpustakaan Stempel

LAMPIRAN

I. PIHAK TERKAIT

Mahasiswa, Dosen, Staff/ Karyawan dilingkungan FMIPA UNDIP, Pihak lain yang bekeinginan menggunakan fsilitas perpustakaan

II. SARANA

Personal Komputer, formulir pendaftaran, Alat Tulis Kantor

(19)

III. LAMPIRAN DOKUMEN Formulir Anggota Perpustakaan Halaman depan

(20)

20

(21)

FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

JUDUL SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN_{UNTUK MAHASISWA WISUDA}

TANGGAL DIKELUARKAN

MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA WISUDA

TUJUAN

Manual Prosedur Permohonan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa telah menyelesaikan studinya

PENGERTIAN

Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan wisuda. Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota perpustakaan tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.

REFERENSI

Peraturan Perpustakaan

PROSEDUR:

1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas perpustakaan dengan melengkapi persyaratan yang ditentukan.

2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan

3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data base.

(22)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA WISUDA

Pihak yang terlibat

Waktu Dokumen Mahasisw

a Petugas

1 Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas perpustakaan dengan melengkapi persyaratan yang

1 lembar abstraks Bahasa Indonesia dan bahasa Inggris 1 CD skripsi, Kartu

Perpustakaan

2 Petugas mengecek

kelengkapan berkas-berkas permohonan,

mengecek data

mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan

N

2 menit Komputer, kartu arsip

perpustakaan

3 Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data base.

1 menit Komputer, ATK

4 Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas perpustakaan

30 detik Blangko bebas perpustakaan (form.PUST-MIPA-06)

5 Mahasiswa

menandatangani surat bebas perpustakaan

30 detik Blangko bebas perpustakaan (form.PUST-MIPA-06) 6 Petugas

menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan

30 detik Surat keterangan Perpustakaan

7 Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan

Surat keterangan Perpustakaan

(23)

I. PIHAK TERKAIT

Mahasiswa, Petugas perpustakaan

II. SARANA

Kartu Perpustakaan, Komputer

III. LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA

PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275

KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN Nomor:

Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini menerangkan bahwa :

Nama :

N I M :

Jurusan/Prodi : Judul Tugas Akhir :

Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya dan telah menyerahkan Tugas akhir beserta CD masing-masing 1 eks.

Semarang,

a.n. Koordinator,

Mahasiswa ybs. Bagian Pelayanan,

______________ ____________________

NIM NIP.

(24)

FAKULTAS MIPA

JUDUL SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN_{UNTUK MAHASISWA PINDAH/KELUAR} DIKELUARKANTANGGAL

MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA PINDAH

TUJUAN

MP Surat Keterangan Bebas Pinjam bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur permohonan Surat Bebas Pinjam sehubungan mahasiswa akan keluar/pindah dari Fakultas MIPA UNDIP

PENGERTIAN

Surat Bebas perpustakaan adalah persyaratan bagi mahasiswa yang akan pindah/ keluar. Surat Keterangan Bebas Pustaka adalah sebagai bukti bahwa anggota perpustakaan tersebut tidak mempunyai pinjaman perpustakaan.

REFERENSI

PROSEDUR:

1. Mahasiswa membawa surat keterangan pindah dari jurusan Petugas mengecek persyaratan tersebut di atas

2. Petugas mengecek kelengkapan berkas-berkas permohonan, mengecek data mahasiswa dari data base dan kartu arsip perpustakaan

3. Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data base.

4. Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas 5. Mahasiswa menandatangani surat bebas perpustakaan 6. Petugas menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan 7. Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan

(25)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR SURAT KETERANGAN BEBAS PERPUSTAKAAN UNTUK MAHASISWA PINDAH

Pihak yang terlibat

Waktu Dokumen Mahasisw

a Petugas

1 Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas perpustakaan dengan melapor kepada petugas

Jam kerja

Surat keterangan dari jurusan

2 menit Komputer, kartu arsip

perpustakaan

3 Petugas mencetak surat keterangan bebas perpustakaan melalui komputer data base.

1 menit Komputer, ATK

4 Petugas bagian pelayanan memberi nomor keterangan bebas perpustakaan

30 detik Blangko bebas perpustakaan (form.P-06)

5 Mahasiswa

menandatangani surat bebas perpustakaan

30 detik Blangko bebas perpustakaan (form.P-06)

6 Petugas

menandatangani surat keterangan bebas perpustakaan

30 detik Surat keterangan Perpustakaan

7 Mahasiswa menerima surat keterangan bebas perpustakaan

Surat keterangan Perpustakaan

LAMPIRAN

I. PIHAK TERKAIT Mahasiswa, Petugas

(26)

III. LAMPIRAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA

PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

Alamat Jalan Prof. Sudharto, SH. Semarang 50275

KARTU BEBAS PERPUSTAKAAN Nomor:

Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini menerangkan bahwa :

Nama :

N I M :

Jurusan/Prodi :

Tidak mempunyai tanggungan / pinjaman buku atau koleksi lainnya Demikian surat keterangan ini untuk digunakan sebagaimana perlunya.

Semarang, a.n. Koordinator,

Mahasiswa ybs. Bagian Pelayanan,

______________ ____________________

NIM NIP.

(27)

FAKULTAS MIPA

JUDUL INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA DIKELUARKANTANGGAL 17 Pebruari 2010

AREA PERPUSTAKAAN FMIPA UNDIP NO. REVISI: 01

INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA TUJUAN :

Manual Prosedur Layanan Pembaca bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilaksanakan oleh para pemustaka untuk mendapatkan layanan pembaca yang menggunakan fasilitas perpustakaan

PENGERTIAN

Instruksi Kerja Layanan Pembaca diberikan kepada para pemustaka yang ingin membaca atau mencari koleksi perpustakaan yang dimiliki perpustakaan FMIPA UNDIP.

REFERENSI

PROSEDUR

1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas (NIM/NIP) komputer pengunjung

2. Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker

3. Pemustaka mencari buku/koleksi berdasarkan judul, subjek, pengarang melalui komputer searching

4. Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek. 5. Pemustaka mengambil buku dari rak

6. Pemustaka membaca buku di tempat yang disediakan 7. Pemustaka meminjam buku

(28)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR INSTRUKSI KERJA LAYANAN PEMBACA

Pihak yang terlibat

Waktu Dokumen Pemustaka petugas

1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan jaket, topi ke loker

30 detik

Rak/loker tas

3. Pemustaka mencari buku/koleksi

berdasarkan judul, subjek, pengarang melalui komputer searching

1 menit Komputer

4. Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek.

1 menit (sesuai kebutuh an)

Koleksi bahan pustaka, rak

5. Pemustaka

mengambil buku

dari rak dibaca diletakkan

(29)

Lampiran

PIHAK TERKAIT Petugas, Pemustaka

SARANA

(30)

FAKULTAS MIPA

KODE: MP. PUST-MIPA-30

JUDUL LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI

TANGGAL DIKELUARKAN

LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI

I. TUJUAN

MP Layanan Referensi/Rujukan bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur layanan rujukan/referensi dan informasi kepada pengguna fasilitas koleksi referensi perpustakaan FMIPA UNDIP

II. PENGERTIAN

MP Layanan Referensi diberikan kepada para pemustaka yang ingin mendapat bantuan tentang informasi yang membutuhkan jawaban dari pertanyaan yang menggunakan koleksi refernsi baik yang ada di perpustakaan maupun di perpustakaan lain.

III. REFERENSI Peraturan Perpustakaan

IV. PROSEDUR

1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan memasukkan Identitas (NIM/NIP) komputer pengunjung

2. Pemustaka meletakan tas, jaket, topi ke loker

3. Pemustaka mencari buku/koleksi referensi berdasarkan judul, subjek, pengarang melalui komputer searching.

4. Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek, di ruang referensi. 5. Pemustaka membaca koleksi referensi/cadangan di ruang referensi/cadangan 6. Petugas memberi jawaban informasi yang diperlukan pemustaka melalui koleksi

referensi dengan mengisi blangko pertanyaan dan jawaban yang disediakan (Form. PUST-MIPA-09a)

7. Pemustaka membutuhkan koleksi rujukan cepat atau skripsi karya ilmiah pemustaka harus mengisi blangko yang tersedia (Form. PUST-MIPA-09b) petugas segera memberi pelayanan.

8. Pemustaka ingin memfotokopi hubungi petugas bagian referensi

9. Pemustaka meletakkan buku/koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca di meja baca.

(31)

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR LAYANAN RUJUKAN/REFERENSI DAN INFORMASI

Pihak yang

terlibat Waktu Dokumen

Pemustaka petugas

1. Pemustaka datang, mengisi daftar hadir dengan

memasukkan Identitas (NIM/NIP) komputer pengunjung

2 Pengunjung meletakan tas, jaket, topi ke loker

30 detik loker

3 Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek, di ruang referensi.

30 detik

4 Pemustaka menuju ke rak-rak buku sesuai klasifikasi subjek, di ruang referensi.

1 menit Rak

buku/koleks i

5 Pemustaka membaca koleksi

/membutuhkan bantuan

pelayanan petugas

Y

6 Petugas memberi jawaban informasi yang diperlukan pemustaka melalui koleksi referensi dengan mengisi blangko pertanyaan dan jawaban yang disediakan (Form. PUST-MIPA-09a)

Jam buka

Form P-09a, P-9b, P-9c)

7 Petugas memberi jawaban informasi yang diperlukan pemustaka melalui koleksi referensi dengan mengisi blangko pertanyaan dan jawaban yang disediakan (Form. PUST-MIPA-09a

(32)

8 Pemustaka membutuhkan koleksi rujukan cepat atau skripsi karya ilmiah pemustaka harus mengisi blangko yang tersedia (Form. PUST-MIPA-09b) petugas segera memberi pelayanan.

8 Pemustaka ingin memfotokopi hubungi petugas bagian referensi

9 Pemustaka meletakkan

buku/koleksi bahan pustaka yang sudah dibaca di meja baca.

LAMPIRAN

PIHAK TERKAIT Petugas, Pemustaka

SARANA

Kartu Perpustakaan, Komputer searching

(33)

Lampiran Kode P-09a

PERPUSTAKAAN FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS DIPONEGORO

Nama Penanya

: ...

Pertanyaan : ... .

Kelompok Pertanyaan : ( ) Bahasa, Terminologi ( ) Data Bibliografis

Komunikasi : Pertanyaan : Jawaban

( ) ( ) Lisan langsung

( ) ( ) Lisan tak langsung ( ) ( ) Tertulis

Deskripsi Jawaban : ... ...

(34)

Lampiran Kode P-09b

Lampiran

Kode PUST-MIPA-09c

34 Perpustakaan Fakultas MIPA

Universitas Diponegoro

Layanan Penelusuran Literatur Nama : ... NIM

: ...

Fak/ Jur. : ... Tanda Tangan : ...

Menggunakan Bahan Pustaka sebagai bahan literatur untuk mendukung kegiatan (beri tanda X): ...Penelitian ...Penulisan artikel ...Tugas Akhir ...Bahan Bacaan No, Induk/ Call

Number

Semarang, ... Petugas,

PUST-MIPA-09b

Perpustakaan Fakultas MIPA Universitas Diponegoro

Layanan Foto Kopi

Judul buku : ... Pengarang : ... Halaman : ... Nama Pemustaka : ...NIM : ... Alamat : ... No. Hp. ... Beaya : Rp...

Semarang, ...

Petugas,

(35)

FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

KODE: MP. PUST-MIPA-10

JUDUL INSTRUKSI KERJA PENGKATALOGAN BUKU

TANGGAL DIKELUARKAN

AREA PERPUSTAKAAN NO. REVISI:

PENGKATALOGAN BUKU

TUJUAN

Instruksi kerja Pengkatalogan buku bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur melakukan pengkatalogan buku pada perpustakaan FMIPA UNDIP

PENGERTIAN

Pengkatalogan buku adalah proses pembuatan katalog untuk semua judul buku yang dimiliki perpustakaan untuk digunakan sebagai alat telusur bagi pemustaka yang display dalam digital library perpustakaan FMIPA UNDIP. Pengkatalogan diawali dari semua buku-buku baru.

REFERENSI

PROSEDUR :

1. Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian

2. Petugas member stempel perpustakan dan stempel nomor induk pada buku 3. Petugas mengecek di database catalog atau buku induk catalog

4. Bila data sudah ada, tulis nomor klasifikasi tersebut pada kolom nomor klas pada stempel induk kemudian langsung diberi nomor induk/no. inventaris. 5. Bila tidak ada, cari no klasifikasi pada buku DDC

(36)

8. Simpan data catalog buku di database computer

9. Kemudian cetak label, barcode, kartu pinjam melalui computer

10. Petugas menempel label callnumber, barcode, kartu pinjam dan kantong pada buku

11. Petugas memasukkan buku ke rak sesuai urutan klasifikasi.

DIAGRAM ALUR

MANUAL PROSEDUR PENGKATALOGAN BUKU

1. Sumber/ asal buku Jam

kerja

Buku

2 Petugas menerima sumbangan

buku/kiriman buku/ pembelian

3. Petugas memberi stempel perpustakan dan stempel nomor induk pada buku

30 detik

Stempel

4. Petugas mengecek di database catalog atau

buku induk catalog Y

N

1 menit Buku, buku induk inventaris

5. Kemudian petugas melakukan

pengkatalogan dengan acuan AACR

1 menit (sesuai kebutu han)

AACR II, DDC

(37)

II, kemudian menentukan tajuk entri utama (TEU) dan Tajuk Entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografi lainnya

6. Masukkan data-data

tersebut pada

computer program easylib 3.0

2 menit Komputer

7.

1 menit Komputer

8. Kemudian cetak

label, barcode, kartu

9. Petugas menempel label callnumber, barcode, kartu pinjam dan kantong pada buku

5 menit Buku, atk

10. Buku ditata ke rak

(38)

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS DIPONEGORO

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PERPUSTAKAAN

Alamat : Dekanat Lt. 1 Kampus FMIPA UNDIP Tembalang, Semarang

________________________________________________________________________

PERATURAN DAN TATA TERTIB PERPUSTAKAAN

A. PENDAHULUAN

Peraturan dan tata tertib perpustakaan diadakan dengan maksud agar penyelenggaraan perpustakaan dapat berlangsung secara tertib dan teratur. Peraturan perpustakaan digunakan sebagai pedoman baik bagi pustakawan dalam melaksanakan tugas sehari-hari maupun bagi pemakai dalam menggunakan jasa perpustakaan.

B. KEANGGOTAAN

1. Semua civitas dan staf Fakultas MIPA Universitas Diponegoro berhak menjadi anggota

2. Syarat menjadi anggota :

a. Mengisi formulir pendaftaran

b. Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 3 x 4 cm. 1 lembar, 2 x 3 cm. 2 lembar.

( Untuk perpanjangan Kartu Anggota cukup 1 lembar pas foto 2 x 3 cm.) 3. Kartu Anggota Perpustakaan berlaku selama 1 (satu) tahun.

4. Untuk pengunjung dari luar FMIPA UNDIP :

a. Menunjukkan surat pengantar dari intansi asal yang bersangkutan dan kartu identitas yang berlaku.

b. Menjadi anggota kartu baca c. Masa Berlaku untuk satu semester.

d. Menyerahkan pas foto 2 x 3 cm 2 lembar

e. Hanya diperkenankan sebagai anggota baca/ tidak diperkenankan meminjam koleksi

f. Keperluan foto kopi melalui petugas.

C. WAKTU PELAYANAN

a. Ruang Koleksi Referensi, Jurnal dan Karya-karya Ilmiah - Senin - Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB

- Jum’at : Jam 08.00 - 11.00 WIB b. Ruang Sirkulasi dan Ruang Baca

- Senin – Kamis : Jam 08.00 - 14.00 WIB

(39)

- Jum’at : Jam 08.00 - 11.00 WIB

D. SISTEM PELAYANAN

Sistem pelayanan yang digunakan adalah “Layanan Terbuka” (Open acces) yaitu bahwa pemakai dapat secara bebas/ langsung memilih atau mencari bahan pustaka yang diinginkan, kecuali skripsi sistem pelayanan tertutup/ dilayani melalui petugas.

E. KETENTUAN DAN ATURAN PAKAI

1. Kartu anggota tidak berlaku untuk orang lain

2. Memeriksa kelengkapann halaman buku pada saat peminjaman 3. Jumlah dan waktu peminjaman :

a. Mahasiswa : maksimal 2 buku selama 1 ( satu ) minggu b. Dosen : maksimal 5 buku / selama 1 semester untuk buku pegangan mata kuliah, 2 minggu untuk

non pegangan

4. Karyawan : maksimal 2 buku selama 2 minggu

F. KETENTUAN PENGUNJUNG

1. Meletakkan jaket, tas, map, peralatan lain ditempat yang disediakan 2. Mengisi daftar hadir pengunjung

3. Mahasiswa yang akan membaca skripsi harus menjukkan Kartu Anggota Perpustakaan

4 Mahasiswa yang mempergunakan fasilitas ruang baca harus membawa kartu anggota Kartu mahasiswa yang berlaku.

5. Dilarang memfoto kopi, me-scan artikel, gambar, table skripsi

G. KEWAJIBAN PEMAKAI

1. Memelihara dan menjaga keutuhan dan kebersihan koleksi 2. Menjaga kebersihan dan ketenangan ruang perpustakaan 3. Mentaati peraturan dan tata tertib perpustakaan

H. SANKSI

1. Merusak atau menghilangkan buku diharuskan mengganti dengan buku yang sama

(asli), bila fotokopi dibuat hardcover rangkap 3 (tiga).

2. Terlambat mengembalikan pinjaman dikenakan denda Rp 200,00/ buku/ hari, buku koleksi referensi Rp 500,00 / jam / buku.

I. BEBAS PUSTAKA

Bebas pustaka diberikan kepada :

1. Mahasiswa yang tercatat sebagai anggota Perpustakaan

2. Mahasiswa yang akan wisuda, dengan menyerahkan 1 eks. Skripsi dan abstrak skripsi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dijadikan 1 lembar, serta 1 cd skripsi

(40)

J. TATA TERTIB

1. Pengunjung diwajibkan berpakaian sopan, tidak diperkenankan memakai sandal dan berkaos oblong.

2. Menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan keamanan

3. Bagi mahasiswa yang tidak belajar tidak diperkenankan berada di ruang baca

4. Dilarang merokok, makan dan minum

5. Tidak membuat coretan di meja, kursi, dinding

6. Tidak diperkenankan mengembalikan koleksi ke dalam rak 7. Merubah posisi kursi dan meja.

K. PERATURAN INI MULAI BERLAKU SEJAK TANGGAL DITETAPKAN

Ditetapkan di : Semarang

Tanggal : 27 Oktober 2005

Koordinator Perpustakaan Ttd.

Dra. Dwi Hudiyanti, M.Sc. NIP. 131 835 917