UAJ UBHARA Accounting Journal

(1)

*Corresponding Author: ISSN (Online): Email: [email protected]

UAJ

UBHARA Accounting Journal

Volume 1 Nomor 1 Mei 2021 http://journal.febubhara-sby.org/uaj Hal: 28-38 Analisis atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dalam Pengendalian Intern (Surabaya

Suites Hotel di Plaza Boulevard, Surabaya) Fanny Alviolita, Muhammady Yunus

Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bhayangkara Surabaya, Indonesia

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada penjualan agar efisien dan efektif dalam pengendalian intern Surabaya Suites Hotel. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif, yaitu metode yang berupa keterangan uraian yang menggambarkan obyek berdasarkan fakta yang ada, yang digambarkan dengan kalimat untuk memperoleh kesimpulan. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melakukan wawancara kepada pihak perusahaan, melakukan pengamatan pada perusahaan, studi kepustakaan dan dokumentasi data yang didapat dari internal perusahaan. Hasil penelitian diperoleh bahwa sistem akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Surabaya Suites Hotel sebenarnya masih kurang memadai. Hal ini terlihat dengan kurangnya dalam penggunaan pencatatan pengeluaran kas pada brankas, kurangnya kegiatan pengecekan kembali yang dilakukan bagian kasir, serta pencarian informasi yang kurang mendalam untuk perusahaan yang dijadikan target pelanggan. Hal ini perlu dilakukan perbaikan sistem agar tidak terjadi kesalahpahaman antar karyawan, hilangnya bukti transaksi, dan terjadinya piutang tak tertagih pada bagian kredit. Kata kunci :Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit, Pengendalian Intern.

ABSTRACT

This study aims to determine the application of accounting information systems on sales in order to be efficient and effective in internal control of Surabaya Suites Hotel. The research method used in this research is descriptive qualitative method, which is a method in the form of description of description describing objects based on existing facts, which are described in sentences to obtain conclusions. Which the data collection techniques used are conducting interviews with the company, making observations on the company, library research and documentation of data obtained from internal company. The results of the study were obtained that the credit sales accounting information system applied by Surabaya Suites Hotel is actually still inadequate. This can be seen by the lack of use of recording cash disbursements in the safe, the lack of re-checking activities carried out by the cashier, as well as searching for in-depth information for companies targeted by customers. This needs to be done to improve the system so that misunderstandings between employees occur, loss of transaction evidence and the occurance of uncollectible receivables in the credit department.

(2)

29

Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan

Efektifitas Penerapan Sistem UAJ: UBHARA Accounting Journal

Vol. 1 No. 1 2021 PENDAHULUAN

Di era globalisasi saat ini, organisasi dituntut untuk terus-menerus mempersiapkan dirinya mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan. Seperti halnya penjualan, penjualan merupakan nyawa dari suatu perusahaan atau organisasi karena tanpa adanya penjualan, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan dengan baik. Perusahaan harus mengoptimalkan penjualan dengan menggunakan sistem dan prosedur penjualan yang baik sekalipun tidak terlepas dari pengawasan manajemen. Dalam melakukan penjualan, perusahaan menggunakan penjualan secara tunai dan kredit. agar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sarana pembantu. Salah satu diantaranya adalah dengan adanya suatu sistem informasi yang lengkap dan cepat antara departemen atau bagian dalam perusahaan.

Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dan ter integrasi juga mempunyai peranan penting dalam organisasi. Semakin berkembangnya suatu organisasi menyebabkan transaksi menjadi semakin banyak dan kompleks. Dalam penerapan sistem yang baik, perlu diterapkan dengan pengendalian internal yang baik pula.

Seperti halnya perusahaan jasa inap hotel terdapat beberapa kelemahan yang bisa menjadi terganggunya sistem informasi akuntansi dan pengendalian intern pada penjualan kredit. Dengan demikian tidak menutup kemungkinan telah terjadi penyimpangan di Surabaya Suites Hotel, misalnya seperti belum diterapkannya sistem informasi, prosedur penjualan dan pengendalian intern yang memadai yang menyebabkan penjualan menjadi kurang efektif dan efisien sehingga diperlukannya perbaikan dalam sistem penjualan pada Surabaya Suites Hotel. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Surabaya Suites Hotel adalah kurangnya komunikasi dan pembagian informasi antar karyawan, tidak lengkapnya nota – nota dari restoran yang mengakibatkan kurangnya barang bukti pembayaran, adanya pemberian fasilitas kredit pada beberapa perusahaan luar yang dinyatakan tidak sehat sehingga dapat menimbulkan hutang yang tak tertagih.

Berdasarkan fenomena yang ada pada latar belakang, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem informasi akuntansi pada Surabaya Suites Hotel menjadi bahan penelitian dengan judul “Analisis Atas Efisiensi Dan Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Pengendalian Intern (Surabaya Suites Hotel Di Plaza Boulevard, Surabaya)”.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Efisiensi dan Efektivitas

Efisiensi menurut (Susilo, 2011) adalah “suatu kondisi atau keadaan, dimanapenyelesaian suatu pekerjaan dilaksanakan dengan benar dan dengan penuh kemampuanyang dimiliki.”

Menurut Ravianto dalam Masruri (2014:11), “efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran seuai dengan yang diharapkan. Ini berarti bahwa apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya maupun mutunya, maka dapat dikatakan efektif.”

(3)

30

Vol. 1 No. 1 2021

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2017:80), adalah : “sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub – sub sistem / komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.”

Pengertian Penjualan Tunai dan Kredit

Penjualan tunai menurut Mulyadi (2013), “mengatakan bahwa penjualan tunaidilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaranharga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepadapembeli.”

Sedangkan penjualan kredit menurut Mulyadi (2016:160), menyatakan bahwa “sistem penjualan kredit adalah kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.”

Pengendalian Internal

Menurut Harahap (2011:89) pengendalian merupakan suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan pelurusan (korektif).

METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, agar dapat mendeskripsikan secara jelas dan rinci prosedur penjualan kredit, dari data yang didapatkan dari perusahaan dan menganalisis sistem piutang pada Surabaya Suites Hotel. Objek penelitiannya adalah sistem informasi akuntansi penjualan kredit serta pengendalian intern yang diperoleh dari catatan, dokumen-dokumen yang ada.

Pemilihan informan dilakukan dengan mencari sumber dari pihak-pihak terkait pada bagian akuntansi dan penjualan. Informan yang tepat, diharapkan dapat memberikan informasi yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam penelitian.

Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer dan sekunder. Data primer didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi dari perusahaan. Data primer yang dikumpulkan merupakan jawaban dari karyawan atau staff perusahaan.Sedangkan data sekunder, peneliti peroleh dari buku, jurnal, data-data berupa catatan maupun dokumen-dokumen dari perusahaan berupa bukti transaksi dan prosedur dalam Surabaya Suites Hotel.

Batasan penelitian dalam penelitian ini yaitu memfokuskan pembahasan dalam penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit serta pengendalian internnya dalam perusahaan.

(4)

31

Vol. 1 No. 1 2021

HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Objek Penelitian

Surabaya Suites Hotel yang berlokasi di daerah Pemuda Surabaya merupakan salah satu hotel bintang empat yang cukup terkemuka di daerah Surabaya yang awal berdirinya sejak bulan Oktober tahun 1993 setelah buka di Negara Australia. Surabaya Suites Hotel sekarang merupakan salah satu perusahaan yang berada dibawah naungan Yayasan Pensiun Mandiri dan telah berganti nama menjadi PT. PIM (Pengelola InvestamaMandiri) yang merupakan yayasan yang dikelola langsung oleh Bank Mandiri. Awal mula nama Surabaya Suites Hotel tercipta dulunya sempat mengalami perubahan terus menerus yang awal mula buka bernama Radisson Plaza Suites Hotel dari tahun 1993 sampai tahun 2003 lamanya dikelola oleh Radisson karena kontrak hanya 10 tahun dan tidak diperpanjang. Pada jangka waktu 10 tahun kontrak tersebut, Surabaya Suites Hotel dibawahi pimpinan dari orang luar Indonesia (WNA) yang terdiri dari kewarganegaraan Australia, Kanada, Inggris, India, dan Amerika.

Hasil Penelitian

Hasil penelitian menemukan beberapa data dan temuan yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Dokumen yang digunakan dalam transaksi di Surabaya Suites Hotel adalah: guest bill, invoice, registration form, reservation

form, travel agent,remittance of funds, contract rate, dan sebagainya. Fungsi yang

terkait dalam penjualankredit pada perusahaan adalah fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi general cashier, fungsi administrasi. Kebijakan penjualan pada perusahaan adalah standar pemilihan pelanggan sesuai dengan keperluan perusahaan, syarat – syarat penjualan kredit dengan jangka waktu kredit yang diberikan mulai dari penerimaan invoice pada pelanggan lalu kebijakan pengutipan piutangnya yaitu manajemen akan mengirimkan surat peringatan (reminder letter) bagi perusahaan yang belum melunasi tagihan hingga jangka waktu yang telah ditetapkan. Dan pelanggan yang melakukan piutang tak tertagih akan mendapat status slow payment/cash list/black list.

Pembahasan

Dengan melihat kelemahan yang ditemukan saat peneliti menganalisis maka pembahasannya adalah:

1. Tidak melakukan pencatatan atas pengeluaran kas untuk kebutuhan pribadi. Karena adanya keteledoran dari finance controller dan general cashier yang meminjam uang brankas untuk kebutuhan pribadi tanpa meninggalkan catatan. 2. Tidak melakukan pengecekan kembali pada bukti transaksi di bagian kasir

pada akhir hari.

3. Bagian penjualan tidak melakukan survey lapangan saat pencarian informasi mengenai target pelanggan.

Untuk menanggulangi kelemahan yang dapat berakibat pada masalah di Surabaya Suites Hotel, maka peneliti memberikan rekomendasi usulan pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

(5)

32

Vol. 1 No. 1 2021

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 1

(6)

33

Vol. 1 No. 1 2021

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 2

Alur Rekomendasi Sistem Informasi Penjualan Kredit Surabaya Suites Hotel (Lanjutan)

(7)

34

Vol. 1 No. 1 2021

Gambar 3

(8)

35

Vol. 1 No. 1 2021

Gambar 4

Langkah – langkah :

1. Bagian Penjualan (Sales)

a. Bagian penjualan sebelum melakukan promosi ke beberapa perusahaan target melakukan survei lapangan dan mencari informasi yang mendalam mengenai prestasi pada perusahaan tersebut apakah tergolong perusahaan yang sukses dan memiliki keuangan stabil

b. Kemudian melakukan penawaran ke klien (perusahaan/instansi/travel

(9)

36

Vol. 1 No. 1 2021

c. Setelah klien (perusahaan / instansi) menerima penawaran maka selanjutnya diinfokan pada pihak manajer kemudian menunggu persetujuan dari pihak manajer.

d. Jika disetujui, langsung diinfokan ke bagian kredit (account receivable) lalu dibuatkan file. Jika tidak disetujui, maka tidak perlu diinfokan ke bagian kredit tapi cukup di jadikan file saja.

2. Bagian Front Office

a. Menerima reservation form / form A.

b. Memberikan pelayanan yang diperlukan oleh tamu/klien.

c. Bagian kasir mengumpulkan semua bukti transaksi pada rak kasir dengan urut.

d. Pada setiap akhir hari, bagian kasir melakukan kembali pengecekan pada semua transaksi agar tidak ada transaksi yang hilang.

e. Kemudian setelah melakukan pengecekan kembali, semua bukti transaksi yang sudah urut diberikan pada bagian night auditor untuk direkap.

3. Bagian Food & Beverages (makanan & minuman)

a. Melayani tamu yang memesan makanan / minuman dari restoran/kafe. b. Memproses pesanan dari klien dan menjaga agar rasa dan tampilan makanan

dalam keadaan baik dan selalu menjaga ketersediaan pada menu.

c. Setelah tamu melakukan pembayaran dalam bentuk kredit maupun tunai, bukti transaksi (bill/cek) diatur dalam rak kasir.

d. Kemudian pada akhir hari bukti transaksi tersebut dilakukan pengecekan kembali oleh bagian kasir untuk menghindari kurangnya bukti transaksi. e. Setelah dilakukan pengecekan kembali maka selanjutnya bukti transaksi

restoran dan kafe diserahkan pada night audit untuk direkap. 4. Bagian Night Auditor

a. Menerima semua transaksi dari bagian kasir.

b. Merekap semua transaksi kredit dan tunai (guest cek / bill).

c. Setelah selesai merekap semua transaksi, lalu hasil rekapan (laporan) dan semua bukti transaksi diserahkan kepada bagian income audit

5. Bagian Kredit (Account Receivible)

a. Mendapat kiriman dokumen kredit (city ledger, guest cek) dari bagian

income audit.

b. Kemudian mengelompokkan city ledger menjadi invoice dan guest cek menjadi laporan harian (settlement).

c. Lalu membuat laporan daftar jatuh tempo (aging summary) yang berguna untuk mengontrol kredit hotel.

d. Kemudian melakukan penagihan dengan mengirim invoice berdasarkan area luar kota maupun dalam kota.

e. Kemudian menghubungi penerima (konfirmasi lewat telepon apakah sudah menerima invoice)

f. Melaksanakan penagihan. Hal ini dilakukan jika sudah mendekati 30 hari dari invoice diterima, lebih intens lagi jika jatuh tempo sudah lama.

g. Ketika klien / tamu akan melakukan pembayaran piutang bisa lewat transfer

bank,credit card, tunai.

h. Setelah itu hotel akan menerima Bukti Bank Terima (BBT). i. Kemudian dilakukan penjurnalan piutang. Selesai.

(10)

37

Vol. 1 No. 1 2021 SIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dapat diambil kesimpulan bahwa: (1) Pengendalian intern pada penerimaan kas dan pengeluaran kas belum baik.Karena masih adanya kesalahpahaman dan keteledoran antar karyawan dan kurangnya dalam kegiatan pencatatan, dapat mengakibatkan berkurangnya kinerja para karyawan. (2) Pengendalian intern pada bagian kasir di bagian F&B dan bagian front office juga masih belum baik. Karena kurangnya dalam pengawasan dalam pengecekan kembali bukti-bukti transaksi, hal ini dapat berakibat pada proses pencatatan keuangan di bagian back office (accounting). (3) Kurangnya dalam pencarian informasi tentang perusahaan yang akan dijadikan target pelanggan. Hal ini dapat berakibat terjadinya piutang tak tertagihpada penjualan kredit.Adapun saran yaitu (1) Penggunaan pencatatan pengeluaran kas.Sebaiknya pencatatan pengeluaran kas tidak hanya untuk pengeluaran untuk perusahaan tetapi juga pencatatan untuk pengeluaran pribadi dan meminimalisir penggunaan kas secara pribadi. (2) Pengecekan kembali.Melakukan pengecekan kembali pada akhir hari di bagian kasir, guna meminimalisir kurangnya bukti transaksi harian. (3) Melakukan pencarian infromasi mendalam.Bagian penjualan dilakukan pencarian informasi melalui survey lapangan, mengetahui pendapat – pendapat dari hotel lain, mencari melalui internet bagaimana keadaan perusahaan yang akan dijadikan target pelanggan untuk Surabaya Suites Hotel.

DAFTAR PUSTAKA

Afriadi, Arwendi, 2015, Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

DalamMenunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Pada PT. Bintang Multi Sarana Palembang, Jurnal, Universitas Muhammadiyah,

Palembang.

Abdullah, Thamrin dan Francis Tantri, 2016, Manajemen Pemasaran, PT. Raja Grafindo Persada, Depok.

Dewi, Putri Rafita, 2017, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

DalamMenunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Tunai (Apotek Guardian Hero Surabaya Tunjungan Plaza), Skripsi, Universitas

Bhayangkara, Surabaya.

Dimyati, Aan Surachlan, 1989, Pengetahuan Dasar Perhotelan, Cetakan Pertama, Penerbit CV. Deviri Ganan, Jakarta.

Jogiyanto, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta. Mulyadi, 2013, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba empat, Jakarta.

Mulyadi, 2016, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba empat, Jakarta.

Rama, Dasaratha V. dan Frederick L. Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 2, Salemba Empat, Jakarta.

(11)

38

Vol. 1 No. 1 2021

Saragih, Reka Anjelina, 2019, Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Terhadap

Pengendalian Intern Sistem Penjualan Pada PT Alfa Scorpii Cabang Bagan Batu,Jurnal, Universitas Medan Area, Medan.

Sugiyono, 2015, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D, Alfabeta, Bandung.

Susanto, Azhar, 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Lingga Jaya, Bandung.

Widanaputra, A.A G.P, Suprasto, Herkulanus Bambang, Ariyanto, Dodik., Sari, M.M. Ratna. 2009, Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Yin, Robert K, 2011, Studi Kasus: Metode Penelitian, Rajagrafindo Persada, Jakarta.

Yuitasari, 2018, Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Guna

Meningkatkan Pengendalian Internal Pada PT Sekar Nusa Baruna Kediri,