2.1. Pendahuluan
Penjadwalan memiliki pengertian secara khusus sebagai durasi dari waktu kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian aktivitas kerja yang ada dalam kegiatan konstruksi (Bennatan, 1995). Penjadwalan juga merupakan proses penyusunan daftar pekerjaan yang akan dilakukan untuk mencapai atau mewujudkan suatu tujuan tertentu yang juga memuat tabel waktu pelaksanaannya (Gould, 1997). Karena penjadwalan proyek merupakan sesuatu yang penting, sehingga dalam merencanakannya harus realistis berdasarkan data-data dan informasi tentang proyek.
Pada umumnya, proyek konstruksi membuat master schedule pada awal pelaksanaan proyek, dimana master schedule tersebut menjadwal pekerjaan proyek secara umum dari awal proyek hingga selesainya proyek. master schedule tersebut biasanya digunakan sebagai pengatur dan pengawasan progress di lapangan. Pada kenyataannya, seringkali jadwal keseluruhan pekerjaan pada master schedule kurang sesuai dengan kondisi terkini yang ada di lapangan. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan-perubahan informasi yang muncul di lapangan. Perubahan-perubahan informasi tersebut bisa membuat pekerjaan di lapangan bisa lebih cepat atau lebih lambat daripada master schedule. Pekerjaan di lapangan yang lebih lambat dari master schedule dapat menghambat pekerjaan konstruksi secara keseluruhan, karena keterlambatan pada satu pekerjaan dapat mengakibatkan terlambatnya pekerjaan yang lainnya.
Hal ini dapat diatasi dengan menerapkan short interval planning pada proyek konstruksi. Short interval planning menjadwal pekerjaan secara detail pada jangka waktu tertentu yang relatif singkat. Short interval planning harus dibuat dengan memperhatikan informasi terkini di lapangan, sehingga Schedule yang dibuat benar - benar sesuai dengan kondisi sebenarnya. Pada laporan short interval planning berisi faktor-faktor bilamana terdapat pekerjaan yang tidak terselesaikan dari pekerjaan terjadwal. Dengan melihat faktor-faktor tersebut, diharapkan manajer proyek dapat dapat mengantisipasi agar faktor-faktor tersebut tidak menyebabkan keterlambatan yang lain.
2.2. Work Breakdown Structure (WBS)
Untuk mempermudah dalam merencanakan suatu short interval planning perlu membagi scope pekerjaan pada master schedule menjadi lebih detail maka dipakai Work Breakdown Structure (WBS) dan untuk menentukan seberapa detail WBS ditentukan dari level of detail. Dengan cara WBS aktivitas dapat diketahui aktivitas – aktivitas yang ada di proyek secara lebih detail. Dengan mengetahui secara rinci kegiatan – kegiatan yang ada dalam pelaksanaan proyek sehingga meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek.
WBS aktivitas dapat dilakukan berdasarkan gambar dan master schedule proyek serta observasi lapangan. Work Breakdown Structure merupakan gambaran tentang kegiatan pekerjaan yang harus dilakukan dalam penyelesaian suatu proyek yang disusun sebagai langkah awal.
WBS merupakan patokan dari rencana kerja proyek. WBS memberikan penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan, mengidentifikasi keahlian yang dibutuhkan, menjadi panduan dalam memilih tim proyek dan digunakan sebagai dasar dalam melakukan penjadwalan proyek.
2.3. Penjadwalan (Scheduling)
Schedule dalam bidang konstruksi adalah salah satu sarana yang paling penting untuk mengelola proyek konstruksi. Jadwal perencanaan yang baik mampu mengatur bermacam – macam kegiatan konstruksi, dan mampu
memberikan tanda – tanda ketika proyek menghadapi masalah. Sehingga dengan Jadwal perencanaan yang baik, proyek konstruksi dapat berjalan dengan lancar. Manfaat dari Construction Schedule :
1. Dapat membantu kemungkinan yang terjadi di proyek dan memberikan gambaran dalam mengestimasi biaya proyek.
2. Dapat memberikan gambaran waktu yang realistis bagi owner proyek, dimana owner dapat memperkirakan jadwal selesainya proyek. 3. Dapat memberikan gambaran rangkaian urutan kegiatan proyek yang
diikuti oleh perusahaan konstruksi dan subkontraktor. Sehingga membuat owner mudah untuk mengawasi jalannya proyek.
4. Dapat memberikan rencana dasar untuk berbagai macam perubahan yang terjadi karena hal – hal yang tidak terduga seperti delay, perubahan desain oleh owner, dan pekerjaan tambahan.
5. Dapat menjadi dokumen resmi kegiatan konstruksi jika terjadi perselisihan antara owner dan kontraktor
Adapun penjadwalan pada umumnya pada proyek konstruksi menggunakan master schedule. Master schedule adalah jadwal pekerjaan secara umum yang dibuat pada awal proyek. Master schedule digunakan sebagai pedoman selama proyek berlangsung, akan tetapi informasi yang didapat dari Master schedule kurang detail dan kurang sesuai dengan kondisi lapangan yang sebenarnya. Untuk itu, kontraktor perlu membuat penjadwalan yang lebih detail. Penjadwalan seperti ini dapat menggunakan sistem short interval planning Untuk selanjutnya akan dibahas mengenai short interval planning secara lebih detail.
2.4. CPM
CPM singkatan dari Critical Path Method. Metode ini dikembangkan oleh ahli matematika dan tim insinyur dari perusahaan DuPont yang bekerja sama dengan Rand Corporation dalam usahanya untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen. CPM merupakan suatu teknik perencanaan dengan analisis jaringan (network) berdasarkan logika ketergantungan antar aktivitas yang ada dalam proyek (Wahana,2006).
2.5. Short Interval Planning
2.5.1. Definisi Short Interval Planning
Short interval planning merupakan sistem penjadwalan proyek yang dirinci berdasar master schedule untuk menghasilkan suatu jadwal proyek spesifik yang dapat dikerjakan dalam jangka waktu tertentu (Bahan Perkuliahan Manajemen Konstruksi S2). Short interval planning meliputi pembagian proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu satu sampai dua minggu ke depan.
Dalam pembuatan short interval planning, harus diperhatikan persiapan-persiapan di lapangan yang terkait dengan selesai atau tidaknya suatu pekerjaan di lapangan. Untuk proyek – proyek tertentu dimana terdapat beberapa subkontraktor, maka perlu dilakukan rapat berkala untuk menjadwal pekerjaan pada short interval planning. Hal ini dimaksudkan agar setiap subkontraktor dapat memberi informasi persiapan sumber daya sehingga rencana pada short interval planning yang dibuat benar-benar akurat.
2.5.2. Kelebihan Short Interval Planning
Short Interval Planning memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan sistem penjadwalan pada umumnya, yaitu antara lain :
1. Dapat memberikan kepada proyek manajer hingga pekerja, tujuan pekerjaan yang spesifik yang harus dicapai pada hari tersebut (Bahan Perkuliahan Manajemen Konstruksi S2).
2. Konsep kerja dari short interval planning, dimana manajemen konstruksi memaksimalkan informasi – informasi yang diberi pada rapat berkala untuk menjadwal suatu rencana kerja yang akurat (Ballard, 1997).
3. Subkontraktor dapat mengetahui sebab – sebab keterlambatan pada rapat berkala, dan kemudian dapat mengantisipasi agar faktor-faktor tersebut tidak menyebabkan keterlambatan yang lain.
4. Adanya penghitungan percentage plan complete (PPC) setiap diadakan rapat berkala, sehingga dapat diketahui akurat atau tidaknya rencana pada short interval planning.
5. Durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan pada short interval planning disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya yang ada, bisa lebih cepat atau lebih lambat dari durasi ideal (Ballard, 2000). Hal ini membedakan short interval planning dengan scheduling umumnya sebab durasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan pada scheduling biasa merupakan durasi ideal.
Adapun prosedur dari short interval planning (Ballard, 1997) dimulai dengan melihat kembali pekerjaan yang terjadwal pada interval sebelumnya . Dalam hal ini perlu diperhatikan :
1) Banyaknya pekerjaan yang sudah, dan yang belum terselesaikan pada interval sebelumnya, kemudian dilakukan penghitungan PPC.
2) Faktor-faktor yang menyebabkan pekerjaan tidak terselesaikan.
3) Efek yang timbul dari pekerjaan yang tidak terselesaikan terhadap: a) rencana pekerjaan pada periode berikutnya, b) proyek secara keseluruhan Setelah itu, menetapkan biaya proyek yang timbul untuk menyelesaikan setiap aktivitas pekerjaan yang belum terselesaikan tersebut.
Langkah berikutnya adalah mengubah jadwal pekerjaan ke depan sebagai efek dari pekerjaan yang tidak mencapai target pada interval sebelumnya. Setelah itu, baru merencanakan pekerjaan pada interval berikutnya dengan:
1) menggunakan master schedule sebagai acuan dalam membuat jadwal pada interval berikutnya.
2) menetapkan prioritas urutan pekerjaan.
3) membuat laporan secara tertulis rencana pekerjaan yang harus terselesaikan untuk interval berikutnya.
Setelah mempunyai rencana untuk interval berikutnya, maka proyek manajer memberikan tanggung jawab pekerjaan secara detail (short interval planning) kepada site manajer. Site manajer membentuk tim kerja yang optimal untuk dapat menyelesaikan tanggungjawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, site manager perlu mempersiapkan beberapa hal sebagai berikut :
1) Mengidentifikasikan pekerjaan-pekerjaan yang diprioritaskan
2) Membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tiap supervisor dan mandor setiap harinya sampai akhir dari interval pekerjaan
3) Memastikan tersedianya material dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, terlebih untuk komponen material yang membutuhkan proses fabrikasi.
4) Memastikan setiap supervisor dan mandor memiliki manpower yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan.
2.5.4. Percentage Plan Complete (PPC)
Percentage Plan Complete adalah jumlah rencana pekerjaan terselesaikan dibagi jumlah rencana pekerjaan total, dan disajikan dalam betuk persen (Ballard, 1997). Jumlah rencana pekerjaan total adalah banyaknya pekerjaan yang direncanakan dalam masa short interval planning (biasanya selama 1 minggu), sedangkan jumlah rencana pekerjaan terselesaikan merupakan banyaknya pekerjaan terencana yang terselesaikan. Secara matematis PPC dapat ditulis sebagaimana berikut ini:
PPC = Jumlah rencana pekerjaan terselesaikan X 100% Jumlah rencana pekerjaan total
Suatu pekerjaan terencana dapat dikatakan selesai apabila progress pekerjaan di lapangan sesuai dengan atau melebihi perencanaan. Sebagai contoh, direncanakan pekerjaan bekisting plat lantai 3 harus selesai 70%. Pada akhir periode, diamati ternyata pekerjaan bekisting plat itu hanya 50%, maka pekerjaan bekisting plat lantai 3 dianggap tidak selesai. Apabila pekerjaan bekisting itu mencapai 70% atau lebih maka pekerjaan bekisting plat lantai 3 tersebut dianggap selesai. Untuk contoh penghitungan PPC dapat dilihat di Bab 3 (halaman 20).
PPC menjadi standar terhadap kontrol yang dilakukan terhadap pekerjaan konstruksi. Apabila nilai yang didapat dari PPC mencapai nilai 100% menunjukkan pekerjaan yang direncanakan dapat terselesaikan seluruhnya, sedangkan nilai PPC yang kurang dari 100% menunjukkan bahwa ada pekerjaan rencana yang belum terselesaikan. Contoh dari laporan PPC dapat dilihat pada Gambar 2.1 yang menunjukkan Analisa PPC tiap minggu (Ballard,1997).
Gambar 2.1 Analisa PPC Tiap Minggu (Ballard,1997)
2.6. Faktor-Faktor Pekerjaan Tidak Terselesaikan
Dalam proyek konstruksi ada banyak sekali faktor – faktor yang menyebabkan tidak dapat diselesaikannya suatu pekerjaan. Ballard membagi faktor-faktor tidak dapat diselesaikannya suatu pekerjaan pada proyek menjadi:
a. Faktor material. b. Faktor prasyarat kerja.
c. Faktor perubahan prioritas kerja. d. Faktor manpower.
e. Faktor salah tafsir volume pekerjaan. f. Faktor adanya pekerjaan ulang. g. Faktor disain.
h. Faktor metode kerja. i. Faktor cuaca.
j. Faktor keterlambatan pemeriksaan. k. Faktor-faktor lain. (Ballard,1997)
Penyebab umum tidak tercapainya target pada proyek konstruksi berdasarkan pandangan dari owner dan kontraktor bisa dibagi menjadi faktor-fakor :
2.6.1 Faktor Pekerja
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor manusia : a. Kurangnya keahlian pekerja.
b. Rendahnya produktifitas. c. Kurangnya tenaga kerja.
Produktifitas tenaga kerja yang rendah dan masalah-masalah yang diakibatkannya telah banyak diselidiki di Negara-negara yang sedang berkembang, termasuk salah satunya adalah di Indonesia. Sebagian besar tenaga kerja yang ada di Indonesia tidak terorganisir, direkrut hanya dari teman-teman atau sanak saudaranya. Mereka biasanya hanyalah petani-petani tidak terlatih dari daerah pedesaan yang bekerja tidak tetap, dimana mereka tidak bekerja pada musim panen dan musim tanam. Kebanyakan dari mereka hanya mendapat upah yang sedikit sehingga kurang termotivasi untuk bekerja lebih giat (Kaming et al, 1997).
2.6.2 Faktor Peralatan
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor peralatan : a. Kurangnya peralatan.
b. Rusaknya peralatan. c. Jeleknya kualitas peralatan. d. Operator yang kurang terlatih. e. Lambatnya pengiriman peralatan.
Faktor-faktor ini cukup vital terhadap berlangsungnya pekerjaan di proyek. Hal ini disebabkan karena penggunaan peralatan tersebut dapat mempercepat kinerja dari pelaksanaan proyek, sehingga bilamana terjadi hambatan pada faktor ini, akan menghambat jalannya proyek secara keseluruhan.
2.6.3 Faktor Material
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor material : a. Susahnya material.
b. Rusaknya material.
c. Perubahan material yang digunakan. d. Kurangnya material.
e. Jeleknya kualitas material. f. Lambatnya pengiriman material.
Kurangnya material dan pergantian jenis material sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Pertumbuhan pada proyek konstruksi sering menimbulkan demand dan supply yang tidak seimbang sehingga menyebabkan kurangnya penyediaan material. Susahnya material ditengarai sebagai salah satu penyebab utama keterlambatan pada proyek konstruksi.
2.6.4 Faktor Kondisi Lapangan
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor kondisi lapangan : a. Cuaca yang kurang bersahabat.
b. Kondisi lapangan (tanah) yang buruk. c. Akses jalan yang susah.
d. Buruknya penempatan site layout.
Faktor karakteristik lapangan sangat berpotensi menyebabkan keterlambatan pembangunan proyek. Strategi yang tepat akan dapat mengatasi setiap masalah karakteristik lapangan yang timbul. Oleh karena itu survey lapangan perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum pekerjaan proyek dilaksanakan. Seperti contoh, pemeriksaan keadaan tanah dan bawah tanah lapangan (Walker, 1994). hujan, kondisi lapangan, merupakan faktor utama penyebab keterlambatan pada pekerjaan pondasi dan struktur. Akan tetapi, hujan dikategorikan sebagai predictable factors. Untuk menghindari keterlambatan karena hujan, biasa pekerjaan-pekerjaan yang bisa terhambat karena hujan biasanya dilangsungkan pada musim kering. Disebutkan pula bahwa perencanaan yang matang terhadap jalur pengangkutan dan kapasitas material yang diangkut dari tempat penyimpanan ke tempat pemasangan material yang lancar dan kontinyu akan memberikan dampak yang besar untuk mencapat ketepatan waktu yang diinginkan (Stretton dan Stevens, 1990).
Pemilihan lokasi pembangunan proyek merupakan hal penting yang mempengaruhi kelancaran pengangkutan material dari tempat asal material ke lokasi proyek.
2.6.5. Faktor Desain
a. Kurangnya kemampuan mendesain. b. Perubahan desain.
c. Kesalahan dalam mendesain.
Faktor-faktor ini sangat berpotensi menyebabkan tidak tercapainya target pada proyek. Adapun kurangnya kemampuan dalam mendesain menimbulkan desainnya terlambat, sehingga perkerjaan di lapangan harus menunggu desain yang terlambat. Perubahan desain dan kesalahan dalam mendesain membuat perlu dilakukan pekerjaan bongkar yang membuat proyek menjadi terlambat.
2.6.6. Faktor Predecessor
Adalah salah satu faktor penyebab tidak selesainya pekerjaan pada suatu proyek, dimana maksud dari predecessor itu sendiri adalah prasyarat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya, untuk menyelesaikan pekerjaan pengecoran kolom sebelumnya harus diselesaikan terlebih dahulu pekerjaan pembesian dan bekisting kolom.
2.7. Contoh Implementasi Short Interval Planning
Untuk lebih memperjelas pengertian dari short interval planning akan disajikan contoh dari buku The Last Planner System of Production Control (Ballard,2000). Pada contoh ini, implementasi dari short interval planning akan dilakukan pada proyek renovasi bangunan kimia tua.
2.7.1 Deskripsi Proyek
Linbeck Construction, anggota pendiri Lean Construction Institute, adalah kontraktor utama dari Proyek Renovasi bangunan kimia tua Rice University’s di Houston, Texas.
Kathy Jones, Linbeck’s project manager mengijinkan ballard untuk memimpin acara pengarahan dan pelatihan mengenai Short Interval Planning dengan para pelaksana proyek termasuk pihak arsitek. Sayangnya pihak arsitek menolak untuk berpartisipasi dalam merencanakan Short Interval Planning. Walaupun begitu para subkontraktor sangat antusias dengan Short Interval Planning dan berkomitmen akan mewujudkannya dalam pelaksanaan proyek.
Dengan menggunakan Short Interval Planning pelaksanaan proyek berlangsung dengan sangat agresif. Rice University’s sangat puas dengan performa Linbeck Construction.
2.7.2 PPC dan Alasan
Ballard memberikan kemudahan dalam pembuatan jadwal proyek secara keseluruhan dengan menggunakan Short Interval Planning. Short Interval Planning menjadi pengendali dalam rencana kerja mingguan. Hasil dari PPC yang dihasilkan setiap minggunya dapat dilihat pada Gambar 2.2 beserta Tabel 2.2. Old Chemistry Building - PPC Data
Gambar 2.2 Old Chemistry Building - PPC
Tabel 2.1 Old Chemistry Building - PPC Data
Date 25/01/99 01/02/99 08/02/99 15/02/99 22/02/99 01/03/99 08/03/99
Task
completed 20 38 40 48 49 44 46
Sambungan Tabel 2.1 Old Chemistry Building - PPC Data Date 15/03/99 22/03/99 29/03/99 05/04/99 12/04/99 19/04/99 26/04/99 Task completed 46 56 57 71 66 66 66 Tsk Assigned 57 66 66 77 76 75 82 Date 03/05/99 10/05/99 17/05/99 24/05/99 31/05/99 07/06/99 14/06/99 Task completed 60 53 65 64 50 55 65 Tsk Assigned 64 62 72 69 56 64 72 Date 21/06/99 28/06/99 06/07/99 12/07/99 19/07/99 26/07/99 02/08/99 Task completed 69 62 62 66 63 73 59 Tsk Assigned 80 67 83 76 71 80 67 Date 09/08/99 Task completed 53 Tsk Assigned 65
Kira – kira pada minggu ke sebelas PPC meningkat pada level 85% dan kemudian stabil pada level tersebut selama durasi proyek berlangsung. Hal ini belum pernah terjadi sebelumnya dan sangat memuaskan pemilik proyek, kontraktor utama, dan para subkontraktor. Dengan menggunakan Short Interval Planning, proyek manajer yang berkerja pada Lean Construction Institute mengatakan “It’s fun to go to work now!”.
Alasan kegagalan penyelesaian pekerjaan yang terjadi pada Short Interval Planning mingguan paling banyak disebabkan karena kekurangan tenaga kerja dan gagal dalam menyelesaikan prasyarat pekerjaan (Contoh : Pada pengerjaan plat lantai, urutan pekerjaan yang terjadi adalah bekisting – pembesian – Cor. Syarat pekerjaan cor adalah pembesian sudah selesai, sedangkan syarat pekerjaan pembesian adalah bekisting sudah selesai. Apabila ada yang gagal diselesaikan maka berdampak pada keseluruhan pekerjaan plat). Alasan lain yang terjadi
adalah Schedule Accuracy (ada pekerjaan yang belum waktunya dijadwalkan ), Material Deliveries, Design Coordination, Equipment, Rework, Weather, Overcrowding. Seperti di tunjukkan pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Old Chemistry Building-Reasons for Noncompletions
Sedikitnya partisipasi dari pihak arsitek merupakan kehilangan yang sangat besar pada pelaksanaan proyek. Akan tetapi hal tersebut ditutupi dengan tingginya nilai PPC yang terjadi dan sedikitnya kegagalan yang disebabkan oleh design coordination. Linbeck berencana untuk menerapkan Short Interval Planning pada proyek – proyek selanjutnya.
