13
Universitas Kristen Petra
4. PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA
Permasalahan utama yang diangkat dalam Tugas Akhir ini berkaitan dengan sistem pergudangan, yang mana penyelesaian masalahnya menggunakan analisa warehouse management system. Usulan perbaikan dibuat untuk memenuhi kriteria perusahaan yang menginginkan sistem FIFO demi terjaganya kualitas ban yang dipengaruhi oleh segi umur ban. Pembahasan akan dimulai dari pemaparan kondisi awal di gudang.
4.1 Kondisi Awal
Kondisi awal gudang dengan luas 11.803,5 m 2 terdiri dari dua lantai, dimana lantai satu seluas 7.987m 2 dan lantai dua seluas 3816,5m 2 . Area yang digunakan untuk meletakkan rak penyimpanan seluas 7840,42m 2 dengan daya tampung sekitar 405.120 unit ban. Data pada Lampiran 1 menunjukkan terjadi kekurangan lahan pada gudang plant B sebesar 183,71 m 2 , seperti tertera pada Tabel 4.1.
Table 4.1 Ringkasan kapasitas simpan gudang plant B Total Kapasitas Inventory (unit) 453.120
Total Kekurangan Area (m 2 ) 183.71
Total Rak (unit) 3.573
Total Balance (unit) 68.861
Kekurangan lahan tersebut berpengaruh pada tidak teraturnya peletakan
rak. Banyak rak yang diletakkan di area yang seharusnya untuk jalan. Kondisi
lainnya adalah peletakan rak diluar gudang yang dapat berpengaruh pada kualitas
ban. Ketidak teraturan peletakan rak dapat memicu terjadinya kesalahan dalam
pengambilan rak pada saat diperlukan. Permasalahan yang lain adalah kondisi
layout sekarang belum menjamin berjalannya FIFO.
14
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.1 Flowchart alur gudang saat ini
Gambar 4.1 menunjukkan alur dari ban masuk sampai keluar dari gudang.
Pertama adalah gudang menerima ban yang telah diperiksa oleh departemen QC dari final inspection (FI). Selanjutnya pihak penerimaan gudang mencocokkan kesesuaian antara dokumen dengan tipe ban yang akan masuk tersebut. Ban yang cocok segera menuju proses setting, jika tidak cocok maka akan dikembalikan ke FI. Ban yang sudah melalui proses setting diantar menuju tempat penyimpanan.
4.1.1 Material handling
Material handling yang digunakan pada gudang plant B adalah rak biru,
rak hijau, lorry tire, lorry tube, handpallet, dan forklift. Total rak lorry yang
digunakan di gudang plant B sebanyak 2.834 buah. Handpallet hanya terdapat
15
Universitas Kristen Petra
dilantai 2, sejumlah 2 buah. Sedangkan untuk forklift dalam 1 shift digunakan 3 forklift.
Gambar 4.2 Rak biru
Gambar 4.2 adalah sketsa rak biru yang digunakan digudang plant B. Rak ini memiliki daya tampung 100 unit sampai 120 unit ban tergantung ukuran dari ban tersebut. Rak dua tingkat ini luasnya 1,97m 2 dan dapat ditumpuk sebanyak tiga tingkat. Penataan rak biru tidak boleh dicampur dengan rak lainnya.
Gambar 4.3 Rak hijau
16
Universitas Kristen Petra
Sedangkan rak hijau (Gambar 4.3) memiliki daya tampung 150 unit ban.
Rak tiga tingkat ini memiliki luas sebesar 1,97m 2 dan boleh ditumpuk sebanyak dua tingkat. Penataan rak hijau tidak dapat dicampur dengan rak lainnya.
Gambar 4.4 Lorry tire
Rak rolly tire (Gambar 4.4) memiliki daya tampung 120 unit ban tergantung ukuran dari ban tersebut. Rak tiga tingkat ini memiliki luas sebesar 1,97m 2 , namun tidak dapat ditumpuk. Penataan lorry tire tidak boleh dicampur dengan rak lainnya.
Gambar 4.5 Lorry tube
17
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.5 merupakan rak lorry yang digunakan digudang plant B. Rak ini memiliki daya tampung 1200 unit ban tergantung ukuran dari ban dalam tersebut. Rak tiga tingkat ini memiliki luas sebesar 1,97m 2 dan tidak dapat ditumpuk. Penataan lorry tube tidak boleh dicampur dengan rak lainnya.
Material handling lain yang dimiliki oleh gudang plant B adalah forklift dan handpallet. Forklift dengan daya angkut sebesar 2,5 ton digunakan untuk proses angkut dari final inspection (FI) ke dalam gudang dan proses angkut ketika loading.
4.1.2 Layout awal
Gambar 4.6 Layout kondisi awal lantai 1
Gambar 4.6 adalah layout awal gudang yang mana penataan rak relatif baik
jika dijalankan dengan benar. Gudang lantai 1 menggunakan empat macam tipe rak,
yaitu rak biru, rak hijau, lorry, dan lorry untuk ban dalam. Area depan dekat pintu
dan area sebelah kantor menggunakan rak warna biru dan hijau, yang mana rak
tersebut dapat ditumpuk. Rak tipe lorry yang tingginya mencapai 2m 2 digunakan
pada area tengah dan belakang gudang, karena tinggi lantai 1 dan lantai 2 hanya
berjarak 3m 2 sehingga tidak mungkin untuk ditumpuk.
18
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.7 Layout kondisi awal lantai 2
Gambar 4.7 merupakan layout awal gudang lantai 2 yang areanya lebih kecil daripada lantai 1. Lantai 2 ini hanya menggunakan rak biru dan pallet saja, karena terbatas dengan atap gudang. Keterbatasan ini membuat cara penyimpanan rak tidak dapat ditumpuk.
Tabel 4.2 Ringkasan kapasitas penyimpanan dengan layout kondisi awal Layout kondisi awal
Pemakaian area Lantai 1 Lantai 2
Luas total (m²) 7.987 3.816,51
Area Rak (m²) 5.351,5 2.488,92
Area lain-lain (musholla,
kantor, jalan, dan toilet) (m²) 2.635,5 1.327,59 Total kapasitas (unit) 453.120
Tabel 4.2 menampilkan ringkasan kapasitas penyimpanan dengan layout
awal, seperti luas total, area rak, area lain-lain, dan total kapasitas. Luas lantai 1
sebesar 7.987m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 5.351,5m 2 serta sisa luas area
untuk keperluan seperti musholla, jalan, kantor, dan toilet sebesar 2.635m 2 . Luas
lantai 2 sebesar 3.816,51m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 2.488,92 m 2 serta
19
Universitas Kristen Petra
sisa luas area untuk keperluan seperti jalan dan area setting sebesar 1.327,59m 2 . Perhitungan total kapasitas untuk layout awal ini sebesar 453.120 unit ban.
Perhitungan utilitas ruang dilakukan untuk mengukur seberapa besar wilayah yang digunakan sebagai tempat penyimpanan. Perhitungan menggunakan luas gudang dan luas area simpan. Utilitas luas dari layout awal dari PT. XYZ adalah sebagai berikut.
Utilitas ruang = luas area simpan luas total gudang Utilitas ruang = 7.840,42 m²
11.803,51 m² x 100%
Utilitas ruang = 66,43%
Berdasarkan hasil perhitungan utilitas ruang, area yang terpakai oleh gudang plant B untuk ruang penyimpanan sebesar 66,43% lebih dari setengah luas gudang.
Penggunaan untuk tempat simpan di gudang plant B juga harus diperhitungkan. Pertama dengan membagi sesuai dengan jenisnya, yaitu Tire OE T/L(tubeless), Tire OE TT(tubetype), dan Tube OE. Pembagian ini dilakukan untuk mengetahui detail keperluan tempat penyimpanan tiap jenisnya. Perhitungan jumlah tempat penyimpanan sebagai berikut.
Tire OE T/L
Rata-rata kuantitas/bulan = 242.370 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 2.020 rak
Tire OE TT
Rata-rata kuantitas/bulan = 125.070 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 1.043 rak
Tube OE
Rata-rata kuantitas/bulan = 85.680 unit
Kapasitas tempat penyimpanan = 720 unit
20
Universitas Kristen Petra
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 119 rak
Total rak yang digunakan di gudang plant B berdasarkan perhitungan sebanyak 3.182 rak. Jumlah rak tersebut mampu menampung ban sebanyak 453.120 unit ban.
Keunggulan dari layout awal ini adalah dapat menampung kapasitas dalam jumlah yang besar. Hal ini dikarenakan penempatan rak yang dapat ditumpuk hingga tiga tingkat. Daya tampung tiap rak dapat mencapai 90 sampai 120 ban.
Namun layout awal ini tidak mengakomodasi aliran FIFO, terkadang posisi ban yang baru berada dibaris paling belakang. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam proses pengambilan, karena rak harus dikeluarkan satu per satu. Rak biasanya diletakkan dalam satu baris dengan jenis ban yang sama, sehingga memudahkan operator forklift untuk mengambilnya.
Gudang menyimpan berbagai macam varian produk ban dalam jumlah yang besar pula. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya ketidak sengajaan percampuran satu tipe ban dengan tipe lainnya pada satu ikatan ban atau dalam satu rak. Ketelitian dari operator sangat dibutuhkan agar tidak terjadi percampuran tersebut.
4.2 Analisa permasalahan
Permasalahan dapat dilihat dari ketidak cocokan antara perhitungan
gudang dan perhitungan aktual. Terdapat selisih antara jumlah kapasitas yang ada
digudang. Akar permasalahan dari masalah tersebut kemudian dicari dengan
menggunakan fishbone diagram seperti pada gambar 4.7.
21
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.8 Fishbone diagram untuk FIFO
Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan permasalahan seperti pada gambar 4.8 adalah manusia, material, dan metode. Manusia cenderung melakukan kesalahan ketika sedang melakukan banyak pekerjaan. Penempatan rak yang kadang tidak seharusnya, seperti mencampur rak biru dan rak hijau dalam satu tumpukan. Kesalahan lain yang sering dilakukan adalah lupa untuk memperbarui control board karena operator terlalu sibuk. Peran control board sangat penting karena menunjukkan lokasi rak, jika tidak diperbarui tentu bisa berakibat fatal.
Masalah lainya adalah terkadang operator loading tidak menjaga kebersihan
container dan ban yang akan di kirim. Hal tersebut dapat berakibat ban sampai ke
customer dalam kondisi kotor. Material yang dimaksudkan adalah ban yang
disimpan dalam gudang. Ban memiliki ketentuan jangka waktu simpan dalam
gudang selama 8 minggu. Nyatanya dalam gudang masih terdapat ban berumur
lebih dari 8 minggu yang belum dikeluarkan. Metode perhitungan gudang yang ada
sekarang tidak diperbarui, jadi terdapat perbedaan dengan perhitungan aktual yang
ada. Selisih yang ada cukup besar, hal ini bisa berakibat gudang tidak bisa
mengantisipasi apabila terjadi lonjakan kapasitas yang besar. Lonjakan tersebut
22
Universitas Kristen Petra
karena demand dari customer selalu meningkat. Perhitungan penggunaan rak di gudang juga tidak di update. Jumlah pemakain perlu diketahui agar dapat memperkirakan tempat penyimpanan yang tersedia.
Gambar 4.9 Fishbone diagram untuk bebas cacat visual
Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan permasalahan bebas cacat visual seperti pada gambar 4.9 adalah manusia, material, dan lingkungan. Manusia cenderung melakukan kesalahan ketika sedang melakukan banyak pekerjaan.
Permasalahan yang timbul ketika proses loading ketika operator memasukan ban kedalam container dengan cara menggelindingkan ban, tetapi tidak memperhatikan kondisi container yang kotor. Ban yang digelindingkan tentu akan ikut kotor pada saat proses loading yang akan berpengaruh pada kualitas ban tersebut. Material yang dimaksudkan adalah ban yang disimpan dalam gudang. Ban memiliki ketentuan jangka waktu simpan dalam gudang selama 8 minggu. Nyatanya dalam gudang masih terdapat ban berumur lebih dari 8 minggu yang belum dikeluarkan.
Ban yang terlalu lama disimpan tentu berpengaruh kualitasnya. Lingkungan sangat berpengaruh untuk pekerja merasa nyaman dalam melakukan pekerjaannya.
Gudang terasa cukup gelap ketika siang karena tidak semua lampu dinyalakan,
pandangan yang gelap tentu membuat mata mudah lelah. Hal ini memicu operator
bekerja dengan tidak teliti. Kondisi suhu yang tinggi juga mengganggu seperti di
gudang lantai 2 terasa sangat panas karena hembusan panas dari lantai produksi.
23
Universitas Kristen Petra
Hal ini tentu membuat operator kurang merasa nyaman ketika bekerja dan mengganggu performa operator. Lingkungan kerja juga harus steril dari benda asing, dikarenakan keberadaannya dapat merugikan. Contohnya seperti ditemukan kucing dan tikus dalam gudang yang dapat merusak ban yang sedang disimpan.
Gambar 4.10 Fishbone diagram untuk pengiriman tepat waktu
Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan permasalahan pengiriman
tepat waktu seperti pada gambar 4.10 adalah manusia, mesin, lingkungan, dan
material. Manusia cenderung melakukan kesalahan ketika sedang melakukan
banyak pekerjaan. Penempatan rak yang kadang tidak seharusnya, seperti
mencampur rak biru dan rak hijau dalam satu tumpukan, hal ini memperlama waktu
loading. Kesalahan lain yang sering dilakukan adalah lupa untuk memperbarui
control board karena operator terlalu sibuk. Peran control board sangat penting
karena menunjukkan lokasi rak, jika tidak diperbarui tentu bisa berakibat kesulitan
untuk mencari ban yang akan dikirimkan. Mesin yang dimaksudkan disini adalah
forklift yang digunakan untuk mengangkut rak. Forklift hanya sebuah mesin yang
memiliki daya tahan tertentu dan bisa sewaktu-waktu rusak. Forklift digunakan
hampir 24 jam sehari, tentu hal ini berpangaruh pada waktu loading yang lebih
24
Universitas Kristen Petra
lama. Material yang dimaksudkan adalah ban yang disimpan dalam gudang. Ban memiliki ketentuan jangka waktu simpan dalam gudang selama 8 minggu.
Nyatanya dalam gudang masih terdapat ban berumur lebih dari 8 minggu yang belum dikeluarkan. Lingkungan yang kurang terang tentu berpengaruh pada daya lihat operator akan menjadi terbatas didalam gudang. Hal ini memicu operator bekerja dengan tidak teliti.
4.3 Usulan alur gudang
Usulan-usulan perbaikan yang baru tentu berpengaruh pada alur gudang
saat ini. Perubahan pada check sheet dan pembaruan pada control board merupakan
proses baru. Hal ini berpengaruh pada proses alur gudang sehingga perlu untuk
diperbarui juga. Proses alur gudang yang baru dapat dilihat pada gambar 4.9.
25
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.11 flowchart alur gudang usulan
Gambar 4.11 merupakan alur gudang usula setelah dilakukan perbaikan.
Perbedaan dengan yang lama adalah setelah proses setting, karena harus mengisi
checksheet penyimpanan. Hal digunakan untuk menentukan tempat ban tersebut
disimpan dimana. Checksheet ini membantu operator ketika memperbarui control
board digital. Proses loading juga harus mencocokan RMB (Rencana Muat Barang)
dengan control board sebagai panduan dalam mengambil barang. Ban yang telah
disiapkan untuk masuk kedalam container dicatat pada checksheet ISPL (Identitas
Staging dan Perhitungan Loading). Hasil perhitungan dan pengecekan kualitas jika
26
Universitas Kristen Petra
sudah cocok ban dapat dikirim, jika belum cocok ban harus ditukar atau ditambakan.
4.4 Usulan perbaikan layout
Kondisi layout awal yang masih memiliki banyak kekurangan, maka diusulkan tiga pilihan alternatif untuk perbaikan layout awal. Perbaikan dilakukan berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada sekarang. Perbaikan ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan seperti FIFO, kualitas ban, dan lain-lainnnya. Perbaikan ini tetapi tidak sampai tahap implementasi, karena membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang cukup lama untuk penerapannya.
4.4.1 Usulan penerapan metode arus aliran barang dan klasifikasi ABC Usulan ini berdasarkan jumlah permintaan customer dan nilai dari ban tersebut. Penerapan ini bertujuan untuk mengklasifikasikan barang kedalam kategori fast moving (A), medium moving (B), dan slow moving (C). Perhitungan yang biasa digunakan yaitu untuk fast moving persentasenya 20%, medium moving persentasenya 35%, dan slow moving persentasenya 45% berdasarkan jumlah stok yang ada. Perhitungan persentase tersebut juga dapat berbeda sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Penentuan area simpan yang akan digunakan juga berpengaruh. Posisi paling depan atau dekat dengan pintu akan digunakan sebagai area fast moving ditandai dengan warna merah. Area medium moving diposisikan ditengah gudang ditandai dengan warna kuning. Area slow moving diposisikan area belakang gudang ditandai dengan warna hijau.
Tabel 4.3 Perhitungan untuk klasifikasi ABC
IR TIRE 2,574,632 IDR 225.000 IDR 579,292,200.000 21.27 30.06 B IR TIRE T/L 3,541,570 IDR 450.000 IDR 1,593,706,500.000 58.51 41.35 A IR TUNA 2,448,876 IDR 225.000 IDR 550,997,100.000 20.23 28.59 C Total 8,565,078 IDR 2,723,995,800.000 100.00 100.00
%
Persediaaan Kategori Tipe Demand
(unit) Harga Volume Harga %
Keuangan
27
Universitas Kristen Petra
Perhitungan untuk menentukan klasifikasi ABC (tabel 4.3) didasari oleh harga jual dari ban dan jumlah arus ban yang masuk ke gudang. Hasil perhitungan kategori A mendapat bagian 41,35% untuk persediaan. Hasil perhitungan kategori B mendapat bagian 30,06% untuk persediaan. Hasil perhitungan kategori C mendapat bagian 28,59% untuk persediaan. Penitian ini dibatasi untuk pengambilan data sehingga sulit untuk menentukan pengelompokan secara mendetail. Penelitian memerlukan data detail pemesanan customer dan lama waktu penyimpanan ban untuk hasil yang lebih maksimal. Pengelompokan ini hanya bersifat sementara, karena dapat berubah bergantung dengan permintaan customer.
4.4.2 Layout usulan pertama
Layout usulan ini memiliki kesamaan dengan layout kondisi awal, tetapi pada layout ini terdapat penambahan pembagian berdasarkan kecepatan arus aliran barang. Metode ini penting untuk diterapakan karena dapat membantu proses pengiriman ketika loading. Penting karena mengingat jumlah produksi yang sangat besar tentu untuk mempersingkat waktu pengiriman.
Gambar 4.12 Layout usulan pertama lantai 1
28
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.13 Layout usulan pertama lantai 2
Gambar 4.12 dan gambar 4.13 menunjukan pada layout ini dilakukan pembagian berdasarkan tiga warna, yaitu merah, kuning, dan hijau. Warna merah menunjukan area fast moving, diletakan di dekat pintu agar barang lebih cepat dikeluarkan karena permintaannya yang banyak. Warna kuning untuk medium moving, letaknya berada ditengah gudang agar masih mudah untuk di jangkau.
Warna hijau untuk slow moving, untuk barang yang permintaanya tidak terlalu banyak. Peletakan area slow moving agak jauh dari pintu loading karena arus keluar barang juga jarang.
Tabel 4.4 Perhitungan layout usulan pertama Layout usulan pertama
Pemakaian area Lantai 1 Lantai 2 Luas total (m²) 7.987 3.816,51
Area Rak (m²) 5.351,5 2.488.92 Area lain-lain (musholla,
kantor, jalan, dan toilet) (m²) 2.635,5 1.327,59 Total kapasitas (unit) 453.120
Tabel 4.4 menunjukan perhitungan layout awal, sepert luas total, area rak,
area lain-lain, dan total kapasitas. Luas lantai 1 sebesar 7.987m 2 dengan
29
Universitas Kristen Petra
penggunaan area rak sebesar 5.351,5 m 2 serta sisa luas area untuk keperluan seperti musholla, jalan, kantor, dan toilet sebesar 2.635m 2 . Luas lantai 2 sebesar 3.816,51m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 2.488,92 m 2 serta sisa luas area untuk keperluan seperti jalan dan area setting sebesar 1.327,59m 2 . Perhitungan total kapasitas untuk layout perbaikan 1 ini sebesar 453.120 unit ban, kapasitas yang ada sama dengan kondisi saat ini.
Perhitungan utilitas ruang dilakukan untuk mengukur seberapa besar wilayah yang digunakan sebagai tempat penyimpanan. Perhitungan menggunakan luas gudang dan luas area simpan. Utilitas luas dari layout awal dari PT XYZ adalah sebagai berikut.
Utilitas ruang = luas area simpan luas total gudang Utilitas ruang = 7.840,42 m²
11.803,51 m² x 100%
Utilitas ruang = 66,43%
Berdasarkan hasil perhitungan utilitas ruang, area yang terpakai oleh gudang plant B untuk ruang penyimpanan sebesar 66,43% lebih dari setengah luas gudang.
Penggunaan untuk tempat simpan di gudang plant B juga harus diperhitungkan. Pertama dengan membagi sesuai dengan jenisnya, yaitu Tire OE T/L(tubeless), Tire OE TT(tubetype), dan Tube OE. Pembagian ini dilakukan untuk mengetahui detail keperluan tempat penyimpanan tiap jenisnya. Perhitungan jumlah tempat penyimpanan sebagai berikut.
Tire OE T/L
Rata-rata kuantitas/bulan = 242.370 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 2.020 rak
Tire OE TT
Rata-rata kuantitas/bulan = 125.070 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan
kapasitas tempat simpan
30
Universitas Kristen Petra
Banyak tempat simpan = 1.043 rak
Tube OE
Rata-rata kuantitas/bulan = 85.680 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 720 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 119 rak
Total rak yang digunakan di gudang plant B berdasarkan perhitungan sebanyak 3.182 rak. Jumlah rak tersebut mampu menampung ban sebanyak 453.120 unit ban.
Keunggulan layout ini memudahkan untuk membagi alur kecepatan barang ketika hendak dikirim. Warna merah dengan alur yang paling sering keluar maka dari itu areanya berdekatan dengan pintu keluar. Kelemahan dari layout ini hampir sama dengan layout kondisi awal karena penataannya masih sama.
Permasalahannya pada akomodasi FIFO-nya karena peletakan rak yang masih sama. Masalah lainnya adalah dengan adanya pembagian area merah, kuning, dan hijau tidak bisa dengan sembarang diisi dengan tipe ban yang berbeda.
Kerugian dari layout ini adalah ketika item di wilayah merah, kuning, atau hijau tersebut habis, maka tempat yang kosong tersebut tidak bisa diisi oleh item lainnya. Area merah, kuning, dan hijau sudah ditentukan sebelumnya diisi oleh item yang mana. Hal ini menyebabkan ketika area itu kosong tidak bisa di isi dengan tipe berbeda.
4.4.3 Layout usulan kedua
Layout usulan kedua masih hampir sama dengan layout awal, terdapat beberapa perbedaan seperti area setting yang dipindah dan area jalan yang ditambah. Alasan pemindahan area setting dikarenakan area setting yang lama digunakan sebagai area rak penyimpanan karena dapat menampung lebih banyak.
Perubahan kedua adalah pada area lorry dimana ada penambahan area untuk jalan.
Hal ini bertujuan agar baris simpan lorry tidak terlalu panjang sehingga untuk
mengeluarkannya tidak terlalu lama. Layout ini juga menggunakan metode fast
31
Universitas Kristen Petra
moving, medium moving, dan slow moving dengan mengelompokan kedalam warna merah, kuning, dan hijau.
Gambar 4.12 menunjukan layout usulan kedua lantai 1
Layout usulan kedua lantai 1 (Gambar 4.12) masih menggunakan metode arus aliran barang dengan tujuan membantu proses loading. Perubahan pada layout ini dengan memberi ruang untuk memasukan rak dengan cara membuat posisi rak bagian belakang yang menempel tembok kosong. Area yang dikosongkan hanya berlaku untuk rak dapat ditumpuk saja, untuk lorry tidak diberlakukan hal serupa.
Perubahan untuk area lorry sendiri dengan membagi dua barisan lorry agar tidak
terlalu panjang barisannya. Hal ini bertujuan untuk membantu operator ketika
mendoro lorry agar lebih ringan dan lebih cepat proses pengeluarannya.
32
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.13 Layout usulan kedua lantai 2
Gambar 4.13 merupakan layout usulan kedua lantai 2 yang mana terdapat beberapa perubahan. Perubahan yang dilakukan adalah menambah area untuk jalan dikarenakan pada layout awal area untuk jalan dilantai 2 tertutup oleh banyak pallet dan rak. Perubahan ini bertujuan untuk membuat kondisi lantai lebih rapi dan tertata.
Tabel 4.5 Perhitungan layout usulan kedua Layout usulan kedua
Pemakaian Area Lantai 1 Lantai 2 Luas total (m²) 7.987 3.816,51 Area Rak (m²) 4.949,12 2.233,57 Area lain-lain (musholla,
kantor, jalan, dan toilet) (m²)
3.037,88 1.582,94 Total kapasitas (unit) 344.100
Tabel 4.5 menunjukan perhitungan layout awal, sepert luas total, area rak,
area lain-lain, dan total kapasitas. Luas lantai 1 sebesar 7.987m 2 dengan
penggunaan area rak sebesar 4.949,12m 2 serta sisa luas area untuk keperluan seperti
musholla, jalan, kantor, dan toilet sebesar 3.037,88m 2 . Luas lantai 2 sebesar
3816.51m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 2.233,57 m 2 serta sisa luas area
33
Universitas Kristen Petra
untuk keperluan seperti jalan dan area setting sebesar 1.582,94m 2 . Perhitungan total kapasitas untuk layout awal ini sebesar 344.100 unit ban. Terjadi penurunan 24,1%
atau 109.020 unit jumlah kapasitas dari kondisi awal.
Perhitungan utilitas ruang dilakukan untuk mengukur seberapa besar wilayah yang digunakan sebagai tempat penyimpanan. Perhitungan menggunakan luas gudang dan luas area simpan. Utilitas luas dari layout awal dari PT. XYZ adalah sebagai berikut.
Utilitas ruang = luas area simpan luas total gudang Utilitas ruang = 7.782,69 m²
11.803,51 m² x 100%
Utilitas ruang = 60,85%
Berdasarkan hasil perhitungan utilitas ruang, area yang terpakai oleh gudang plant B untuk ruang penyimpanan sebesar 60,85% lebih dari setengah luas gudang. Hasil ini tetapi lebih kecil daripada utilitas luas gudang saat ini.
Penggunaan untuk tempat simpan di gudang plant B juga harus diperhitungkan. Pertama dengan membagi sesuai dengan jenisnya, fast moving, medium moving, dan slow moving. Pembagian ini dilakukan untuk mengetahui detail keperluan tempat penyimpanan tiap jenisnya. Perhitungan jumlah tempat penyimpanan sebagai berikut.
Red area
Kuantitas/bulan = 113.100 unit
Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 942 rak
Yellow area
Rata-rata kuantitas/bulan = 117.200 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 977 rak
Green area
34
Universitas Kristen Petra
Rata-rata kuantitas/bulan = 113.800 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 120 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 949 rak
Asumsi yang digunakan pada perhitungan ini adalah daya tampung rak 120 unit. Total rak yang digunakan di gudang plant B berdasarkan perhitungan sebanyak 2.868 rak. Jumlah rak tersebut mampu menampung ban sebanyak 344.100 unit ban.
Keunggulan layout ini adalah penataan lebih dirapikan sehingga tidak berantakan seperti pada layout awal dan meningkatkan FIFO. Penambahan area untuk jalan didaerah kuning atau lorry ditujukan agar baris tiap lorry tidak terlalu panjang. Pembagian ini bertujuan agar baris lorry paling belakang tidak menunggu waktu terlalu lama untuk bisa dikeluarkan. Lantai dua juga demikian dengan ditambahnya area untuk jalan, dapat memudahkan mengambil rak dari segala arah sehingga rak lebih cepat dikeluarkan. Kelemahan dari layout kedua ini adalah berkurangnya area simpan karena penambahan area untuk jalan. Kelemahan lainnya masih mungkinnya terjadi percampuran antar item. Penurunan kapasitas terjadi sekitar 50.000 unit ban untuk lantai 1 dan lantai 2. Penurunan kapasitas menjadi ancaman karena proses produksi memiliki intensitas yang tinggi. Hal ini bisa menyebabkan gudang overload.
Masalah kedua yang timbul pada layout ini terjadi penempatan rak yang asal. Area jalan yang semakin luas tentu membuat kapasitas menurun sehingga memaksa operator mencari cara untuk menyimpan rak di area lainnya. Hal ini dapat menyebabkan ketidak rapihan karena menutupi area yang tidak semestinya digunakan untuk tempat penyimpanan.
4.4.4 Layout usulan ketiga
Layout ketiga ini memiliki perubahan yang signifikan dari segi area,
panataan rak dan model rak. Area rak dibuat menyesuaikan kebutuhan rak. Rak
berganti model karena dapat menjamin FIFO, karea menggunakan metode pallet
flow racking. Rak dibuat menjadi dua model karena keterbatasan lahan. Estimasi
35
Universitas Kristen Petra
biaya untuk rak ini sebesar Rp 5.900.000,00 per raknya. Rak pertama dapat dilihat seperti pada gambar 4.14 dan rak kedua dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.14 Rak model pallet flow racking tampak samping
Gambar 4.15 Rak model pallet flow racking tampak depan
Layout ketiga ini berubah total untuk lantai 1 dan lanti 2 hal ini guna
memenuhi kebutuhan rak yang baru. Layout ini dibuat untuk memudahkan operator
untuk melakukan loading in dan loading out pada rak. Berbeda dengan rak yang
lama yang bersifat flexible, rak baru ini bersifat paten. Operator hanya mengambil
pallet berisi ban saja, maka dari itu dibutuhkan jarak yang cukup agar memudahkan
operator dalam bekerja. Layout ini juga masih menggunakan metode pembagian
area fast moving, medium moving, dan slow moving. Warna yang sama juga
digunakan di layout ini, yaitu merah, kuning, dan hijau. Gambar layout ketiga dapat
dilihat untuk lantai 1 pada gambar 4.16 dan lantai 2 pada gambar 4.17.
36
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.16 Layout usulan ketiga lantai 1
Gambar 4.17 Layout usulan ketiga lantai 2
Gambar 4.17 merupakan layout usulan ketiga untuk lantai 2. Perubahan
yang dilakukan adalah mengganti semua yang dengan model rak pallet flow
racking. Pembagian wilayah berdasarkan kecepatan arus juga diberlakukan di lantai
2 ini, seperti warna merah (fast moving), kuning (medium moving) dan hijau (slow
moving).
37
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.6 Perhitungan layout usulan ketiga Layout usulan ketiga
Lantai 1 Lantai 2
Luas total (m²) 7.987 3.816,51
Area Rak (m²) 3.287,48 2.110,92
Area lain-lain (musholla,
kantor, jalan, dan toilet) (m²) 4.699,52 1.705,59 Total kapasitas (unit) 128.960
Tabel 4.6 menunjukan perhitungan layout awal, sepert luas total, area rak, area lain-lain, dan total kapasitas. Luas lantai 1 sebesar 7.987m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 3.287,48m 2 serta sisa luas area untuk keperluan seperti musholla, jalan, kantor, dan toilet sebesar 4.699,52m 2 . Luas lantai 2 sebesar 3816.51m 2 dengan penggunaan area rak sebesar 2.110,92m 2 serta sisa luas area untuk keperluan seperti jalan dan area setting sebesar 1.705,59m 2 . Perhitungan total kapasitas untuk layout awal ini sebesar 128.960 unit ban. Terjadi penurunan kapasitas sebesasar 71,54% atau 324.160 unit ban dibandingkan dengan kondisi saat ini.
Perhitungan utilitas ruang dilakukan untuk mengukur seberapa besar wilayah yang digunakan sebagai tempat penyimpanan. Perhitungan menggunakan luas gudang dan luas area simpan. Utilitas luas dari layout awal dari PT. XYZ adalah sebagai berikut.
Utilitas ruang = luas area simpan luas total gudang Utilitas ruang = 5.398,4 m²
11.803,51 m² x 100%
Utilitas ruang = 45,74%
Berdasarkan hasil perhitungan utilitas ruang, area yang terpakai oleh
gudang plant B untuk ruang penyimpanan sebesar 45,74% kurang dari setengah
luas gudang. Hal ini dikarenakan layout ini membutuhkan ruang gerak yang cukup
lega agar mudah di aplikasikan. Hasil ini lebih kecil daripada utilitas luas gudang
saat ini.
38
Universitas Kristen Petra
Penggunaan untuk tempat simpan di gudang plant B juga harus diperhitungkan. Pertama dengan membagi sesuai dengan jenisnya, fast moving, medium moving, dan slow moving. Pembagian ini dilakukan untuk mengetahui detail keperluan tempat penyimpanan tiap jenisnya. Perhitungan jumlah tempat penyimpanan sebagai berikut.
Red area
Kuantitas/bulan = 25.920 unit
Kapasitas tempat penyimpanan = 1.140 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 23 rak
Yellow area
Rata-rata kuantitas/bulan = 44.760 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 1.000 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 45 rak
Green area
Rata-rata kuantitas/bulan = 58.280 unit Kapasitas tempat penyimpanan = 600 unit
Banyak tempat simpan = rata − rata kuantitas/bulan kapasitas tempat simpan Banyak tempat simpan = 98 rak
Asumsi yang digunakan pada perhitungan ini adalah daya tampung rak area merah 1.140 unit, area kuning 1.000 unit, dan area hijau 600 unit. Total rak yang digunakan di gudang plant B berdasarkan perhitungan sebanyak 166 rak. Jumlah rak tersebut mampu menampung ban sebanyak 128.960 unit ban.
Keunggulan dari layout ini adalah jaminan FIFO untuk setiap item ban
yang ada. Rak sebagai pendukung utama agar FIFO terjamin, karena model yang
yang miring sehingga tidak mungkin ban yang masuk pertama tidak FIFO. Hal ini
menjaga kualitas ban sampai ke tangan customer. Kelebihan lainnya adalah rak ini
penempatannya sudah paten tidak bisa berpindah tempat, sehingga tidak perlu area
39
Universitas Kristen Petra
rak kosong. Kecepatan alur juga diterapkan pada layout ini sehingga mempercepat proses pengiriman juga. Rak ini juga tidak perlu menggunakan forklift 2,5ton seperti yang ada sekarang, hal ini menghemat penggunaan bahan bakar dan perawatan forklift. Kelemahan yang paling terlihat adalah penurunan kapasitas secara drastis. Layout ini hanya dapat menampung sekitar 120.000 unit ban saja.
Perbandingan dengan layout awal yang dapat menampung ben sekitar 400.000 unit ban. Perbedaan secara signifikan ini tentu berpengaruh pada biaya produksi dan biaya inventory.
Hal lainnya yang harus diperhatikan adalah masih mungkinnya terjadi percampuran tipe dan ukuran ban. Hal ini sulit dihindarkan karena bergantung pada ketelitian operator setting. Metode pallet flow racking ini tidak memungkinkan untuk mengangkat langsung raknya, seperti rak yang lama. Beban rak yang lebih berat membuat untuk proses pengambilan harus per ikat, beda dengan rak lama yang bisa diangkat langsung satu rak.
4.5 Usulan perbaikan checksheet
Checksheet merupakan salah satu data yang penting yang harus dicatat untuk menjaga tiap proses berjalan dengan benar. Terdapat tiga checksheet usulan agar dapat membantu proses dalam gudang. Checksheet pertama adalah untuk penerimaan setelah setting, yaitu bertujuan untuk mencatat jumlah ban yang masuk, dan penempatan lokasi ban tersebut. Checksheet kedua merupakan kartu pemeriksaan, kartu ini sebelumnya sudah ada dan hanya perubahan kecil yang dilakukan. Checksheet ketiga adalah untuk proses loading, dimana penambahan yang dilakukan untuk menjaga kualitas ban sampai proses yang paling akhir.
4.5.1 Check sheet kartu pemeriksaan
Check sheet ini sebelum sudah ada dan masih digunakan. Guna dari kartu ini adalah menunjukan kapan ban tersebut diproduksi, ukuran, dan jumlah ban tersebut. Kartu ini juga dibagi menjadi beberapa warna seperti merah muda, hijau, biru, kuning, dan putih. Warna-warna tersebut menunjukan identitas tiap customer.
Kartu ini dapat dilihat pada gambar 4.18.
40
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.18 Check sheet kartu pemeriksaan
Gambar 4.18 merupakan pembaruan dari yang lama, hanya perubahan kecil yang ditambahkan. Perubahan tersebut adalah penambahan kategori lokasi agar dapat memastikan jika ban disimpan ditempat yang dituju. Fungsi dari penambahan tersebut juga menghindarkan ban yang tertukar posisi dengan ban lainnya.
4.5.2 Check sheet loading
Check sheet loading digunakan ketika ban akan dikirim kepada customer.
Check sheet ini bertujuan untuk mencatat jumlah ban yang akan dikirim. Check
sheet ini juga berisikan mengenai marking line yang terdapat pada ban sebagai
identitas dari ban tersebut. Perbaikan dilakukan pada check sheet ini guna menjaga
kualitas ban, perbaikan yang dilakukan seperti pada gambar 4.19.
41
Universitas Kristen Petra
Gambar 4.19 Check sheet loading
Gambar 4.19 merupakan check sheet loading yang sudah diberikan perbaikan. Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan serial ban, warna tali, pre-loading check, dan subtitution. Serial ban bertujuan untuk memastikan ban yang dikirim FIFO karena dapat dilihat dari umur ban. Warna tali untuk menjaga ban yang kirimkan tidak salah, karena warna tali berbeda tiap customer. Pre-loading check digunakan untuk memastikan kualitas ban ketika akan dikirimkan. Point tersebut bertujuan untuk mencatat ban yang tidak sesuai dan penukaran ban yang baru dan benar.
4.5.3 Usulan checksheet serah terima setting
Check sheet ini sebelumnya tidak ada, penambahan ini berguna untuk catatan operator agar memiliki data dimana ban tersebut diletakan. Check sheet ini terdiri dari kode, size, serial number, date, quantity in n out, dan location. Kode untuk mencatat kode ban yang tertera pada badan ban. Size untuk mencatat ukuran
: ___/___/___ : ___________________________________ ¹PA
: ___________ ____________________________________ ¹NO KEND
: ___________ ¹SOPIR
SIZE SERIAL BAN Fr Rr M K H B C P O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL SIZE MARKING APPEARANCE
* Kode marking line : M = Merah, K = Kuning, H = Hijau, B = Biru, C = Cokelat, P = Putih, & O = Orange
* 1 diisi oleh Bag. Loading dan 2 diisi oleh Bag. Administrasi
* Ket digunakan untuk mencatat jika ditemukan kecacatan pada ban yang disertai dengan mencatat serial ban yang lama ketika diganti dengan yang baru
