PADA PT I.S.H JAYA MEDAN
OLEH
YOGA PRATAMA PUTRA 132102075
PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2017
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 5
1. Jadwal Survei/Observasi ... 5
2 . Rencana Isi ... 6
BAB II PT I.S.H JAYA MEDAN ... 8
A. Sejarah Ringkas ... 8
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description ... 13
D. Jenis Usaha ... 17
E. Kinerja Kegiatan Terkini... 19
PEGAWAI PADA PT I.S.H JAYA MEDAN ... 21
A. Pengertian Gaji dan Upah ... 21
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah... 23
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah ... 26
D. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah ... 34
E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah ... 39
F. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA ... 43
LAMPIRAN ... 44
No. Tabel Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ... 5 Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji Pada PT I.S.H Jaya Medan ... 34
Gambar 2.1 Logo PT I.S.H Jaya Cabang Medan ... 10 Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi PT I.S.H Jaya Cabang
Medan ... 13
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Halaman
1 Surat Persetujuan Research / Survey ... 44
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : YOGA PRATAMA PUTRA
NIM : 132102075
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA PT.
I.S.H JAYA MEDAN
Medan, Januari 2017
YOGA PRATAMA PUTRA NIM : 132102075
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Karunia-Nya yang selalu menyertai penulis dalam menyelesaikan tugas akhir denga judul Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pegawai Pada PT I.S.H Jaya Medan dengan baik. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada Baginda Rasulullah SAW. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahlimadya Ekonomi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Peneliti menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, karena itu Peneliti mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak yang dapat membangun untuk menjadikan tugas akhir ini lebih baik lagi.
Pada kesempatan ini, Peneliti mengucapkan terima kasih Kepada kedua orang tua tercinta, yaitu Papa Suyanto Hasibuan dan Mama Nasri Hilda Siregar serta keluarga besar Nenek Mariamah, dan Atok Alm. H. Nawawi Siregar yang telah membesarkan, merawat, dan mendidik saya dari kecil hingga sekarang ini serta memberikan kasih sayang yang tulus yang tiada henti-hentinya.
Peneliti juga telah banyak memperoleh bimbingan, nasihat, dan motivasi dari berbagai pihak selama perkuliahan hingga penulisan tugas akhir ini selesai.
Peneliti ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si selaku Wakil Dekan I dan sekaligus sebagai supervisi magang Mahasiswa program diploma III Fakultas Ekonomi
3. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak CA selaku Ketua Prodi Diploma III Akuntansi Fakultas ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak selaku Sekertaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Drs.Rustam, M.Si, Ak CA selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, dukungan, arahan kepada Peneliti.
6. Seluruh Dosen dan Staff Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara untuk segala jasa-jasanya selama perkuliahan.
7. Bapak Syafri Syarifuddin, selaku pimpinan perusahaan PT I.S.H Jaya Medan.
8. Abangda Roy Mandera, Hardianto, Faisal Ali Azhar, M.Aulia Madjid Lubis, Arif Maulana Lubis yang selalu memberikan dukungan dan semangat.
9. Kakakanda Lola, Wina, Jenni, Vira.
10. Terima kasih penulis ucapkan kepada seluruh teman-teman di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, khususnya kepada teman-teman Jurusan D-III Akuntansi 2013.
11. Terima kasih kepada PT I.S.H Jaya Medan yang telah memberikan saya kesempatan untuk melakukan research/observasi guna untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Semoga Allah SWT memberikan balasan semua bantuan yang diberikan kepada penulis. Penulis Menyadari Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini dimasa yang akan datang.
.Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih sebanyak-banyaknya dan penulis mengharapkan kritik dan saran apabila ada kesalahan dalam penulisan.
Semoga tulisan ini bermanfaat bagi para pembaca.
Medan, Januari 2017 Penulis
Yoga Pratama Putra NIM 13210207
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Tenaga kerja merupakan titik penting dalam perusahaan karena tenaga kerja adalah penggerak utama yang menjalankan kebijakan perusahaan termasuk didalamnya mengambil keputusan, mengolah bahan mentah menjadi produk yang dapat dikonsumsi serta memberikan jasa yang baik kepada pelanggan dan masyarakat, hal ini berarti faktor tenaga kerja merupakan masalah yang kompleks sehingga diperlukan usaha untuk memelihara dan mengembangkannya agar dapat bekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Suatu perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga kerja didalamnya memiliki kompetensi serta profesional dalam menjalankan tugas yang dilimpahkan kepadanya.
Dalam rotasi dunia kerja di Indonesia pada saat ini sedikit banyaknya telah berpengaruh terhadap iklim ketenaga-kerjaan. Saat ini dalam dunia bisnis, para tenaga kerja dituntut untuk lebih giat dan teliti serta memiliki keahlian dalam bidang yang mereka jalani. Berbicara mengenai tenaga kerja maka tidak lepas dari permasalahan gaji dan upah karena gaji dan upah merupakan pembayaran perusahaan kepada tenaga kerja sebagai imbalan atas jasa yang telah diberikan.
Gaji dan upah juga merupakan kewajiban bagi perusahaan kepada staff dan para pegawainya. Tanpa adanya gaji dan upah maka tenaga kerja tidak akan bekerja sesuai harapan perusahaan. Jumlah gaji dan upah yang diberikan
Mengingat masalah gaji dan upah adalah masalah yang sensitif, maka tidak mudah bagi suatu perusahaan atau kantor menetapkan gaji para staff pegawainya.
Jika tenaga kerja merasa bahwa perusahaan tidak cukup bijaksana dan tidak memperhatikan gaji dan upah mereka, maka mereka dapat mengadakan kegiatan-kegiatan yang terkadang bertentangan dengan ketentuan-ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan sehingga operasional perusahaan terhalang misalnya, mogok kerja atau unjuk rasa, mengurangi kegiatan kerja, meminta berhenti kerja dan lain-lain.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan/instansi akan lebih memperhatikan penentuan tarif gaji dan upah sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus di awasi. Walaupun demikian masih saja sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji dan upah.
Untuk mengatasi hal ini setiap perusahaan harus melakukan pengendalian internal gaji dan upah agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan/instansi dengan tenaga kerja. Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengendalian yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.
Begitu juga halnya pada PT I.S.H Jaya Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada di tempat kerja. Banyaknya tenaga kerja yang digunakan perusahaan maka biaya gaji dan upah merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji dan upah ini.
Beberapa jenis penyelewengan yang mungkin terjadi yaitu: dengan sengaja jumlah memperbesar penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengendalian atas gaji kepada staff dan pegawai. Mengingat masalah gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif, maka perusahaan perlu mengembangkan suatu pengendalian bagi penggajian dan upah untuk para pegawai.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan pengendalian yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dengan dapat merancang motivasi kerja karyawan melalui kerja karyawan melalui pemberian gaji dan upah yang sesuai, tunjanga bonus, dan sebagainya. Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah, maka penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul “Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pegawai Pada PT I.S.H Jaya Cabang Medan”.
B. Rumusan Masalah
Pengendalian gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai perdistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengendalian yang tegas dan objektif, perusahaan dapat mendorong karyawan untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Apakah Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pegawai yang diterapkan PT I.S.H Jaya Medan telah berjalan efektif ? “.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui bagaimana manajemen PT I.S.H Jaya Medan dalam melaksanakan pengendalian internal gaji dan upah pegawai.
b. Untuk mengetahui Apakah Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pegawai yang diterapkan PT I.S.H Jaya Medan telah berjalan efektif?
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis, berguna untuk mengetahui perbedaan yang ada antara praktek yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori bangku perkuliahan dan melalui buku-buku perusahaan.
b. Bagi instansi, dapat memberikan masukan untuk memperbaiki pengendalian internal penggajian serta pengupahan pada PT I.S.H Jaya Medan.
c. Bagi peneliti selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembanding untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Penelitian ini dilakukan di PT I.S.H Jaya Medan yang terletak di Jl. Suryo No. 6 Medan.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No Kegiatan
Januari 2017
I II III IV 1. Pengesahan Tugas Akhir
2. Pengajuan judul
3. Permohonan Surat Riset
4. Penunjukan Dosen pembimbing 5. Pengumpulan Data
6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Adapun rincian sistematika penulisan tugas akhir ini yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelititan, dan rencana penulisan.
BAB II : PT I.S.H JAYA MEDAN (Persero) Medan
Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah ringkas PT .I.S.H Jaya Medan, struktur organisasi, job description, jenis usaha, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA PT I.S.H JAYA MEDAN
Bab ini merupakan bab yang membandingkan teori dengan praktek pada PT I.S.H Jaya Medan, pengertian gaji dan upah, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah. Sistem pengendalian internal gaji dan upah, analisis dan evaluasi unsur-unsur gaji dan upah, analisis dan evaluasi sistem pengendalian internal gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari
penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran yang mungkin akan bermanfaat bagi PT I.S.H Jaya Medan.
BAB II
PT I.S.H JAYA MEDAN
A. Sejarah Ringkas
PT. ISH JAYA EXPEDISI adalah perusahaan jasa angkutan darat yang berdiri sejak tahun 1981, berkat pengalaman dan kepercayaan dari customer kami saat ini kami merupakan salah satu mitra bisnis dengan PT. Reckitt Benckiser Indonesia , PT. Bulog Indonesia , PT. Everbright , Sc Johnson and Son dan juga PT. RMP . Wilayah kerja : Pulau Sumatera , Khususnya Medan – Aceh , Medan – Djakarta , Medan - Pekanbaru , Medan – Padang .
Definisi, Pengertian dari jasa pengurusan transportasi (freight forwarding) atau ekspedisi adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan pemilik barang dan untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui :
a. Transportasi Darat b. Transportasi Laut c. Transportasi Udara
Yang dapat mencakup kegiatan : a. Penerimaan
b. Penyimpanan c. Sortasi d. Pengepakan e. Penandaan
a. Pengukuran b. Penimbangan
c. Penyelesaian Dokumen d. Penerbitan dokumen angkutan e. Penghitungan biaya angkutan
f. Klaim asuransi atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak menerimanya.
Visi dan Misi Visi
Menjadi perusahaan cargo yang handal dengan menawarkan layanan yang berkualitas kepada masyarakat Indonesia.
Misi
1) Bekerja keras menciptakan peluang dan pertumbuhan untuk menjadi perusahaan yang terbaik.
2) Mengutamakan mutu dan pelayanan demi kepuasan pelanggan 3) Menjadi mitra usaha yang andal dan terpercaya
4) Menjadi tempat untuk berprestasi dan mengembangkan diri bagi karyawan
5) Menjadi asset yang berharga dan membanggakan bagi masyarakat,
Logo dan Makna Logo
Gambar 2.1
Logo PT I.S.H Jaya Cabang Medan
Sumber : I.S.H Jaya Medan
Bentuk merupakan salah satu elemen dasar dalam desain Logo. Bentuk- bentuk tertentu (kotak, bundar, ellips dll) atau garis dapat menyampaikan arti yang secara umum dilihat dan memberikan pemahaman tentang suatu maksud.
Bentuk-bentuk itulah yang selalu kita lihat dimanapun.
Logo adalah sebuah karya seni rupa dan tidak bisa lepas dari elemen- elemen senirupa dasar yang membentuknya, seperti garis, bentuk, warna, ruang, tipografi dll, dan Logo harus mencerminkan citra positif dengan cara memaksimalkan pesan-pesan yang menguntungkan dalam bentuk lambang dan gambar.
Bentuk-bentuk yang kaku atau garis lurus yag divisualkan dengan tepat akan menyampaikan kekuatan, profesionalisme dan efisiensi. Image bentuk itulah yang ingin klien sampaikan kepada publik melalui visual sebuah Logo.
Sebuah Logo akan berhasil apabila ia memiliki konsep visual yang kuat.
Penggambaran inilah yang dibuat dalam berbagai cara, baik dengan warna, ilustrasi atau bahkan dengan Image.
Makna dari logo PT. ISH JAYA EXPEDISI adalah sebagai berikut : a. Garis Horizontal
Memberi sugesti ketenangan atau hal yang tak bergerak.
b. Garis Vertikal
Stabilitas, kekuatan atau kemegahan.
c. Garis coretan kuas Kasual, seni, fleksibilitas
d. Kotak dan persegi panjang yang berhubungan dengan kualitas dan teknologi sebagai symbol statis, bangunan, kehandalan, ketertiban, simetris, konstruksi, dan stabilitas. Karena makna ini, bentuk-bentuk ini sering digunakan dalam industri bangunan, konstruksi, teknologi perlindungan dll
e. Gambar mobil menggambarkan pengiriman angkutan besar dan luas.
f. Warna merah pada logo melambangkan kejujuran dan kepercayaan.
B . Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu pola kerangka tetap yang menunjukkan hubungan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing- masing jabatan PT. ISH JAYA EXPEDISI memiliki struktur organisasi garis dan staf. Dengan demikian semua perintah-perintah operasional dari Kepala
jabatan yang telah ditetapkan. Atasan dapat berkomunikasi/berinteraksi langsung dengan bawahan, sehingga bawahan dapat melakukan pekerjaannya dengan baik.
Struktur organisasi merupakan jabatan lengkap dari keseluruhan bagian- bagian yang ada dalam suatu organisasi yang baik berupa instansi maupun kantor. Dengan adanya struktur organisasi makan akan kelihatan pembagian tugas dan tanggunjawab untuk memudahkan dalam menuntun dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan.
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya. Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah.
Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya.
Struktur organisasi unit kerja terkait dengan anggaran adalah seluruh unit
organisasi unit kerja terkait Pengendalian Anggaran Perusahaan adalah Bagian Analisa dan Evaluasi Anggaran Biro Keuangan dan Akuntansi.
Gambar 2.2
Bagan Struktur Organisasi PT I.S.H Jaya Cabang Medan
Sumber : I.S.H Jaya Medan
C . Job Description
Adapun yang menjadi tugas pokok masing-masing pejabat di PT. ISH JAYA EXPEDISI secara garis besar, yaitu :
1. Direktur
Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
2. Manajer
Manager/manajer ialah pimpinan dari satu unit pekerjaan atau bagian dalam perusahaan. Oleh sebab itu manajer sering juga disebut sebagai kepala bagian atau pimpinan/kepala unit. Sebagai pimpinan dari satu bidang atau unit perusahaan dia bertanggung jawab penuh pada bagian
terhadap segala proses produksi serta orang-orang nan ada di bagian produksi. Jenis-jenis manajer sinkron bidangnya dalam perusahaan di antaranya manajer produksi, manajer marketing, manajer opersional, manajer gudang, manager keruangan, manajer/Kepala bagian HRD, dan sebagainya.
3. Supervisor
Pada bagian perusahaan nan memerlukan banyak karyawan, misalnya bagian produksi dan marketing, seorang manajer biasanya dibantu oleh beberapa asisten manajer atau supervisor. Supervisor ini merupakan kepala regu atau unit dalam satu bagian. Misalnya pada bagian produksi terdapat 200 karyawan nan dipimpin oleh 10 supervisor. Masing-masing supervisor membawahi 20 karyawan bagian produksi. Demikian juga pada bagian nan lainnya.
Dalam struktur perusahaan, supervisor berperan sebagai jembatan antara manajer sebagai pembuat kebijakan dan karyawan sebagai pelaksana.
Dengan demikian supervisor bertugas buat menerjemahkan dan menjelaskan instruksi dari manajer kepada para karyawan. Ia juga menjadi pemimpin para karyawan nan harus memantau kinerja karyawan dan memberikan arahan, pendidikan, teladan, serta motivasi. Setiap hari supervisor kerjanya melakukan pengawasan kepada para bawahannya agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya serta mengkoordinir pencatatan administrasi seperti lembur, perizinan dan sebagainy
4. General Affair/Bagian Umum
General affair atau sering disebut bagian generik ialah jabatan setingkat manajer nan mengurusi hal-hal generik dalam kantor/perusahaan. Seperti penataan asset, penyediaan fasilitas dan inventaris, perawatan gedung, dan sebagainya. Bagian ini membawahi bagian-bagian lain nan berfungsi menunjang kinerja perusahaan seperti staf administrasi, front office, office boy, bagian keamanan, cleaning service, dan supir.
5. Staf Administrasi
Fungsi primer staf administrasi ialah buat mendukung kelancaran operasional
perusahaan dalam layanan administrasi perkantoran, penyediaan fasilitas, serta melaksanakan kegiatan pelayanan perusahaan.
Di antara tugas keadministrasian ialah kegiatan pengarsipan, melakukan surat menyurat dan dokumentasi kegiatan. Setiap hari, staf administrasi melakukan pencatatan dan penilaian mengenai keadministrasian perusahaan dan karyawan. Staf administrasi bertugas mengelola absensi, menyediakan alat tulis kantor, membuat surat pengajuan fasilitas, dan sebagainya.
6. Marketing
Marketing merupakan ujung tombak perusahaan. Kinerja marketing
menentukan perkembangan perusahaan. Bagian ini sinkron namanya bertugas buat menjual barang atau jasa nan diproduksi oleh perusahaan kepada masyarakat. Marketing bertanggung jawab menciptakan dan
mengelola rekanan dengan konsumen. Marketing juga memiliki sasaran penjualan nan disepakati di awal dia bekerja dengan perusahaan.
Marketing perusahaan yang menghasilkan barang bertugas menjual
barang secara riil kepada konsumen, biasanya dia membawa barang tersebut kepada calon pembeli. Sementara marketing perusahaan jasa menawarkan berbagai jasa nan dapat dikerjakan oleh perusahaannya kepada klien atau calon konsumen. Selain bagian-bagian serta fungsinya di atas, masih ada lagi fungsi lain nan bisa dibentuk di sebuah perusahaan. Misalnya sekretaris, bagian ini biasanya perorangan nan ditempatkan di bagian-bagian strategis
dengan intensitas dan tanggung jawab tinggi. Sekretaris dapat menjadi staf dari seorang direktur, manajer umum, manajer, dan kepala cabang.
Masih ada bagian dari struktur perusahaan nan tak disebutkan. Selain sebab adanya disparitas istilah, fungsi di atas pun masih dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Namun satu hal nan perlu diperhatikan dalam sebuah struktur perusahaan ialah efisiensi. Setiap bagian harus menunjang efektivitas kinerja perusahaan dalam pencapaian target, bukan sebaliknya malah menjadi beban sebab setiap bagian harus mendapatkan gaji dari perusahaan.
D . Jenis Usaha
Adapun bidang usaha PT. ISH JAYA EXPEDISI adalah sebagai perusahaan yang mengkhususkan diri pada bidang usaha jasa pengiriman yang memiliki usaha pokok, yaitu expedisi barang ke berbagai kota dan juga provinsi.
Saat ini PT. ISH JAYA EXPEDISI merupakan salah satu mitra bisnis dengan PT. Reckitt Benckiser Indonesia, PT. Bulog Indonesia, PT. Everbright, Sc Johnson and Son dan juga PT. RMP. Wilayah kerja : Pulau Sumatera, Khususnya Medan - Aceh, Medan - Jakarta, Medan - Pekanbaru, Medan - Padang.
Expedisi dilakukan ke berbagai pulau dan provinsi, yaitu :
Aceh
Bali
Banten
Bengkulu
Gorontalo
Jakarta
Jambi
Jawa Barat
Jawa Tengah
Jawa Timur
Kalimantan Barat
Kalimantan Tengah
Kalimantan Timur
Kalimantan Utara
Kepulauan Belitung
Kepulauan Riau
Lampung
Kepulauan Maluku
Maluku Utara
NTB
NTT
Papua
Papua Barat
Riau
Sulawesi Barat
Sulawesi Selatan
Sulawesi Tengah
Sulawesi Tenggara
Sulawesi Utara
Sumatera Barat
Sumatera Selatan
Sumatera Utara
Expedisi juga dilakukan ke berbagai kota lain baik dalam negeri maupun luar negeri. Expedisi yang dilakukan bersama mitra kerja juga sangat mempermudah dan menguntungkan perusahaan itu sendiri.
E . Kinerja Kegiatan Terkini
Tindakan yang dilakukan untuk pengembangan produk jasa pengangkutan PT. ISH JAYA EXPEDISI adalah melalui diversifikasi usaha yang memungkinkan untuk menjalankan berbagai bidang usaha yang lebih luas, yang meliputi keinginan manajemen PT. ISH JAYA EXPEDISI untuk mempertahankan usaha dan mencapai pertumbuhan yang lebih maju, denganmemanfaatkan peluang – peluang yang ada.
Pengembangan SDM Divisi Marketing adalah tindakan yang dilakukan dalam rangka pengembangan divisi marketing dan penyiapan SDM PT. ISH JAYA EXPEDISI menjadi lebih terkemuka dalam menjalankan usaha, dan menuntut kesiapan dan keterampilan seluruh sumber daya manusia, khususnya yang mampu atau bertanggung jawab untuk mengurus segala kegiatan usaha.
F . Rencana Kegiatan
Untuk mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan pelayanan terhadap konsumen perlu dilakukan suatu rencana usaha sebagai berikut :
1. Perluaasan jalur expedisi
Bagaimana perusahaan mampu melakukan perluasan terhadap jalur expedisi agar terciptanya suatu peningkatan konektivitas jalur expedisi di
seluruh Indonesia , Agar para konsumen dapat mengirimkan berbagai barang ke berbagai tempat yang di tuju .
2. Pengenan tarif yang lebih terjangkau
Harga tarif yang lebih terjangkau semakin menguntungkan para konsumen yang akan mengirimkan barang dengan ukuran yang di tentukan berdasarkan karakter barang yang sesuai .
3. Kepercayaan terhadap konsumen
Kepercayaan adalah modal utama dalam bisnis expedisi , sehingga perusahaan wajib menjaga dan melindungi setiap pengiriman jasa expedisi.
4. Estimasi waktu pengiriman
Dengan jenis tarif yang berdeda dan juga jenis barang , maka waktu terhadap pengiriman barang akan berbeda pula , jenis – jenis tarif juga mempengaruhi waktu pengiriman barang
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA PT I.S.H JAYA MEDAN
Pada bab ini, penulis mencoba untuk membandingkan antara penerapan pengendalian gaji dan upag pegawai pada PT I.S.H Jaya Medan dengan teori yang di dapatkan penulis. Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya sudah pasti membutuhkan karyawan/pegawai untuk menjalankan kegiatan operasi. Begitu juga PT I.S.H Jaya Medan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi cargo. Pegawai atau Karyawan yang bekerja akan mendapat balas jasa dan kompensasi, yang dimaksud dengan kompensasi yaitu fungsi manajemen personalia yang merupakan balas jasa untuk memotivasi karyawan tersebut. Karyawan-karyawan tersebut bekerja bukan berdasarkan unsur paksaan dari perusahaan.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang adalah gaji. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengendalian gaji dan upah pegawai pada PT I.S.H Jaya Medan.
A. Pengertian Gaji dan Upah
Menurut Sugyarso dan Winarni (2005 : 95) :
“Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrative dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan.
Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberi kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan”.
Menurut Mathis dan Jackson (2002 : 119-378) :
“Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja”.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih panjang, biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap.
Sedangkan upah adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau hasil kerja. Karena itu jumlahnya upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode ke periode selanjutnya.
Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan langsung terhadap faktor-faktor tersebut di atas. Dengan kata lain upah itu
dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang menguntungkan.
Dalam praktek di perusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah upaya dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda yaitu:
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk waktu lebih panjang biasanya dibayarkan perbulan.
2. Upah menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada industri manufaktur. Upah dibayar kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses indiustri. Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsungan hidup keluarganya dengan pemberian berupa gaji, upah, dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain penting
komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari terjadinya penyelewengan.
Dalam suatu perusahaan terdapat bebagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Menurut Sugiarso dan Winarni (2005 : 97) unsur-unsur gaji dan upah seperti tertera dibawah ini:
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang di bayar kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah di tetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan pekerjaan melebihi jam kerjanya maka akan memperoleh tarif yang lebih tinggi dibandingkan tarif sebelumnya.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dan serikat kerjanya.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada pegawai dalam bentuk barang, misalnya minyak, gula, beras, dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan Sarana Lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa bentuk jasa seperti pelayanan kesehatan dan transportasi yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur yang telah dijelaskan diatas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar untuk diadakan. unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan perusahaan walaupun sebagai yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua unsur tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya dari pihak karyawan.
Pada PT I.S.H Jaya Medan unsur-unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada staff/pegawai yang diangkat dalam satu pangkat/golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada staff/pegawai yang beristri/bersuami yang sah sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku.
3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada staff/pegawai yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri, dan anak angkat) yang belum berusia 21 tahun dan tidak dan belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri.
4. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan gaji/upah.
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPH Pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop Gaji dan Upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu:
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan tersebut.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
3. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada PT I.S.H Jaya Medan, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian- bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh PT I.S.H Jaya Medan sebagai berikut:
1. Bagian Umum a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengendalian internal gaji dan upah sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut (menikah, tidak menikah, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan.
Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. Pada PT I.S.H Jaya Medan, sistem pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan oleh pimpinan, dimana bendaharawan mengirimkan laporan permintaan gaji beserta lampiran identitas, total gaji yang diterima dan nomor rekening pegawai yang ditunjukkan kepada bendaharawan pengeluaran PT I.S.H Jaya Medan untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji, yang dimana identitas dan besarnya gaji yang diterima oleh pegawai sudah terlampir di dalam Database Keuangan Perusahaan.
Setelah itu laporan permintaan gaji beserta lampirannya dikirim ke Kantor Direktur untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji pegawai.
Sedangkan sistem pembayaran honorer dilakukan secara cash atau langsung dibayarkaan kepada pegawai honorer melalui Bendahara Pengeluaran.
2. Kepala Bagian Masing-Masing Unit
Kepala Bagian Masing-masing unit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan gaji dan kenaikan golongan.
a. Bagian Keuangan 1. Bendahara
Bendahara bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah dahulu diperiksa kendalanya dan disetujiu kepada bagian keuangan dan ditanda tangani oleh bendahara pengeluaran. Setiap
pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut dikirim kebagian pembukuan akuntansi.
2. Bagian Pembukuan
Bagian ini bertugas menyimpan semua bukti-bukti dari pembayaran gaji dan upah kemudian membukukan pembayaran tersebut kedalam buku besar gaji dan upah.
b. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengendalian gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk kedalam pengendalian perusahaan secara menyeluruh.
Dalam hal pengendalian gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengendalian internal gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
1. Time Keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang sejumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produk dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
2. Payrool Departemen
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh peraturan
perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan perusahaan, departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
3. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.
Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada PT I.S.H Jaya Medan pada tanggal 1 dan 20 untuk pemberian insentif pada suatu periode. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan golongan masing- masing atau ketetapan dari instansi.
Total Gaji Bersih = Gaji Pokok + Komisi - Potongan-Potongan
Menurut Hasibuan (2003 : 124) sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan kedalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu adalah dibedakan atas upah pekerjaan yaitu upah perminggu dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatan adalah hasil jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan
sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas value pekerjaan dan lama mengerjakannya.
a. Hari Kerja
Sistem pengendalian yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para keryawan mampu melaksanakan tugas masing-masing, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada PT I.S.H Jaya Medan sebagai berikut:
Senin-Kamis
Pukul: 08.00 - 12.30 Kerja Pukul: 12.30 - 13.30 Istirahat Pukul: 13.30 - 17.00 Kerja Jum’at
Pukul: 08.00 - 12.00 Kerja Pukul: 12.00 - 14.00 Istirahat Pukul: 14.00 - 16.00 Kerja b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada pegawai dari perusahaan/instansi sebagai berikut:
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan atau pegawai yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari
dalam satu tahun. Cuti itu tidak bisa diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji.
2. Cuti khusus, dalam perusahaan/instansi ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a. Cuti Pada Saat Pernikahan
Pada saat pernikahan, instansi memberikan cuti kepada pegawai sebanyak dua hari.
b. Cuti Pada Saat Melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan/instansi memberikan cuti kepada pegawai selama dua minggu.
Dibawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada PT I.S.H Jaya Medan:
Tabel 3.1
Daftar Perhitungan Gaji Pada PT I.S.H Jaya Medan
Sumber : PT I.S.H Jaya Medan
D. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah
Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengendalian internal. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan- Penghasilan
1. Gaji Pokok Rp xx
2. Tunjangan Istri/Suami Rp xx
3. Tunjangan Anak Rp xx Rp xx
4. Tunjangan Lain-Lain Rp xx
5. Tunjangan Jabatan Struktual Rp xx
6. Tunjangan Jabatan Fungsional Rp xx
7. Tunjangan umum Rp xx
8. Tunjangan tambahan umum Rp xx
9. Tunjangan Wilayah Terpencil Rp xx
10. Tunjangan Beras Rp xx
Jumlah Bruto Rp xx
11. Tunjangan Pajak Penghasilan Rp xx
13. Pembulatan Rp xx
Jumlah Bruto Rp xx
Potongan
1. PFK Beras Rp xx
2. Simpanan Wajib 10% Rp xx
3. Sewa Rumah Rp xx
4. Tunggakan Rp xx
5. Hutang Kelebihan Rp xx
6. Lain-Lain Rp xx
7. Pajak Penghasilan Rp xx 8. Tabungan Perumahan Rp xx
Jumlah Potongan Rp xx
Jumlah Bersih Rp xx
Berikut ini merupakan pendapat mengenai pengertian pengendalian internal seperti:
Holmes, dan Burns (2005:1112): Pengendalian internal merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan dan akuntansinya, meningkatkan efesiensi operasionalnya dan mendorong kepatuhan kebijakan-kebijakan yang digariskan manajemen.
Untuk terlaksananya pengendalian internal gaji dan upah yang baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang tidak pada bidangnya.
Ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian internal bagi suatu entitas organisasi, yaitu:
1. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian internal suatu entitas/organisasi adalah manajemen, karena dengan sistem pengendalian internal yang baik itulah top manajemen dapat mengharapkan kebijakannnya dipatuhi, aktiva atau harta dilindungi, dan penyelenggara pencatatan berjalan baik.
2. Sistem pengendalian internal seharusnya bersifat generik, mendasar, dan dapat
3. Sistem pengendalian internal adalah reasonable asurance, artinya tingkat rancangan yang didesain adalah yang paling optimal. Internal control tidak menjamin sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan sepenuhnya bahwa entitas akan dapat mencapai tujuan, melainkan hanya member reasonable asurance (keyakinan memadai) yang mendorong tercapainya tujuan manajemen/organisasi.
4. Sistem pengendalian internal memiliki keterbatasan-keterbatasan (Constraints) misalnya, sebaik-baiknya control kalau pegawai yang melaksanakannya tidak cakap atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai.
5. Sistem pengendalian internal harus selalu dan terus-menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi.
Pada PT I.S.H Jaya Medan, bagian-bagian yang berhubungan dengan sistem pengendalian gaji dan upah adalah:
1. Bagian Umum
Apabila ada suatu bagian dalam kantor/instansi yang membutuhkan pegawai baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian umum, dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian umum berdasarkan permintaan pegawai baru dengan cara mencari pegawai baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada, tetapi bila permohonan belum masuk, bagian umum mencari pegawai baru dengan sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman-Teman Pegawai Instansi
b. Badan-Badan Penempatan Tenaga Kerja
c. Dan Lain-Lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian umum menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon pegawai dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa pegawai yang diterima, kemudian mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil ini, bagian yang membutuhkan pegawai yang diterima.
Bagi calon pegawai yang telah memenuhi persyaratan tersebut akan diangkat sebagai pegawai dengan masa training paling lama tiga bulan, selama masa itu karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengendalian Waktu
Tiap pegawai wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi pegawai yang bekerja dilapangan dan petugas jaga diatur dalam shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan dikirim ke bagian pembukuan.
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar.
Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengendalian internal gaji dan upah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima pegawai/karyawan.
Untuk melaksanakan sistem pengendalian internal gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu:
a. Lingkungan Pengendalian b. Penilaian Resiko
c. Kegiatan Pengendalian d. Informasi dan Komunikasi e. Monitoring
Pada PT I.S.H Jaya Medan, Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatanganan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.
E. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Dalam hal ini PT I.S.H Jaya Medan telah menerapkan sistem tambahan gaji pegawai yang mengabdikan dirinya pada instansi. Tambahan gaji yang diberikan oleh instansi cukup baik, dimana selain gaji pokok instansi juga
memberikan tambahan pendapatan atau bantuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai seperti tunjangan-tunjangan dan insentif.
Dengan ini dapat dilihat bahwa instansi sangat memperhatikan kesejahteraan pegawainya agar dapat hidup layak.
Dengan demikian tidak ada alasan bagi pegawai untuk menyatakan bahwa instansi tidak memperhatikan kesejahteraan mereka, apalagi sampai melakukan tindakan-tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan instansi. PT I.S.H Jaya Medan telah membayar gaji dan upah pegawai sesuai dengan ketetapan yang telah diterapkan oleh pemerintah.
F. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah
Penilaian terhadap pengendalian gaji dan upah yang ditetapkan PT I.S.H Jaya Medan antara lain:
1. PT I.S.H Jaya Medan mempunyai syarat-syarat sistem pengendalian internal yang baik dan telah terlaksana dengan alasan bahwa struktur organisasi yang terdapat dalam instansi mempunyai pemisahan fungsi secara tepat, sehingga dengan sistem tersebut instansi dapat melakukan pembayaran gaji dan upah dengan baik.
2. PT I.S.H Jaya Medan sangat memperhatikan masalah pengendalian internal gaji dan upah, hal ini disebabkan karena instansi dapat dengan segera menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang timbul dalam gaji dan upah.
3. Pada PT I.S.H Jaya Medan melakukan pemisahan fungsi secara tepat dalam gaji pada beberapa bagian tersebut. Bagian umum akan menerima pegawai
yang dibutuhkan sesuai dengan yang diinginkan serta akan mencatat, mengkonsep dan mencetak daftar gaji dan upah masing-masing pegawai.
4. Prosedur-prosedur pengendalian internal gaji dan upah dimulai dari penerimaan pegawai, pencatatan gaji dan upah dan kegiatan terakhir pembayaran gaji dan upah dan kegiatan terakhir pembayaran gaji dan upah kepada pegawai telah dijalankan dengan baik oleh PT I.S.H Jaya Medan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa, penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pegawai pada PT I.S.H Jaya Medan.
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengendalian internal gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab yang terdahulu yaitu:
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam organisasi ini mempunyai fungsi pemisah secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi instansi menjadi lebih efesien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya manajemen yang telah ditetapkan.
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada PT I.S.H Jaya Medan telah dipenuhi dengan baik, ditandai dengan pemberian kesejahteraan pada pegawai dengan memberi tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, karena telah dilakukan pencatatan gaji dan upah pada bagian yang terpisah.
4. Sistem pengendalian internal gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik
pembayaran kepada masing-masing pegawai serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efesiensi kerja.
B. Saran
Dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran kepada instansi. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah:
1. Pemberian insentif atau tambahan gaji kepada pegawai yang berprestasi untuk meningkatkan motivasi pegawai lainnya.
2. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi tingkat kebutuhan yang semaki tinggi.
3. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efesiensi kerja, maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Holmes, Arthur, W. dan David C. Burns. 2005. Auditing : Standard and
Procedures 9th Edition, Auditing : Norma dan Prosedur, Alih Bahasa : Moh. Badjuri, Buku Satu, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta.
Malayu S. P. Hasibuan. 2003. Dasar-Dasar Kebijaksanaan Keuangan Negara, Penerbit, PT. Rineka Cipta, Jakarta
Mathlis, Robert L dan H Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sugiarso, dan Winarni. 2005. Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum : Jakarta.
