Keduabelas
Ringkasan Materi Kuliah
Pelatihan dan Pengembangan
• Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan spesifik karyawan untuk membantu mencapai tujuan organisasi
• Pengembangan adalah usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghadapi berbagai
Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dan pengembangan adalah usaha yang
terencana dari organisasi untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai.
Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan
kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik
pada saat ini.
Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan
pengetahuan untuk melakukan pekerjaan di masa
yang akan datang.
Pelatihan dan Pengembangan
No
Pembeda Pelatihan Pengembangan1 Fokus Aspek kemampuan spesifik yg relatif sempit
Aspek kapasitas dalam setiap penugasan 2 Jangka waktu Pendek panjang
3 Tujuan dapat menunaikan pekerjaan saat ini
Dapat menangani berbagai penugasan dimasa yad
4 Hasilnya Langsung dan cepat Tidak langsung
5
Pengukuran efektivitas
Penilaian kinerja, analisis biaya, tes kelulusan, sertifikasi
SDM yang siap di tugaskan, promosi
Rank
ASK
by difficulty to develop in people
A
ttitude
S
kills
K
nowledge
•Easy
•Moderately
difficult
•Most difficult
Melakukan Pengembangan Karyawan
Kebutuhan Karir Karyawan
On The Job Training Off The Job
Training
Kebutuhan Kinerja Organisasi
Penugasan Khusus (Special Assignment) Development Programs and Interventions
Match ?
dll
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk Menangani suatu tugas/proyek khusus dengan maksud
Proses Pelatihan Yang Kreatif
Setiap organisasi atau perusahaan pada saat melaksanakan pelatihan akan dihadapkan pada pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :
1. Pelatihan apa yang dibutuhkan? 2. Siapa yang harus dilatih? 3. Dimana tempat pelatihan ? 4. Bagaiman cara pemberian pelatihan? 5. Bagaimana cara mengetahui efektivitas pelatihan?
Analisis Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan
pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan.
Kegiatan ini sangat rumit dan sulit, karena perlu
mendiagnosis kompetensi organisasi saat ini dan
kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan
perubahan lingkungan dan masa yang akan datang.
Analisis kebutuhan dilakukan melalui langkah-langkah :
a. Analisis kebutuhan organisasi.
b. Analisis kebutuhan tugas.
Analisis Kebutuhan Organisasi
Analisis kebutuhan organisasi yaitu mengidentifikasi
strategi organisasi, lingkungan organisasi pada
saat ini dan masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan.
Tantangan lingkungan
menghendaki kompetensi
pegawai, ditandai dengan :
a.
Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi.b. Kecendrungan peningkatan outsourcing. c. Perubahan-perubahan teknologi.
d. Keanekaragaman/diversifikasi pegawai. e. Ketertinggalan pegawai
Analisis Kebutuhan Organisasi
Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki :
1. Inisiatif, mampu bekerja sama.
2. Kemampuan bekerja dalam kelompok. 3. Kemampuan evaluasi kinerja.
4. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. 5. Kemampuan menganalisis masalah.
6. Kemampuan mengambil keputusan.
7. Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8. Kemampuan untuk melakukan rencana.
Analisis kebutuhan Tugas
Analisis tugas yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan, yang dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan tugas dan standar unjuk kerja
yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi.
Analisis kebutuhan pegawai
Analisis kebutuhan pegawai adalah menganalisis mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan tugas-tugas atau kurangnya kemampuan,
keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner.
15
The Gap Concept
Performance/ Results Time Expected Curve Actual Curve
Gap
In training terms this means we need to
develop programs to fill the Gap
1,000 Cars
800 Cars
16
Training Needs
The reasons for not
making the 1,000
cars:
Not enough resources
Poor machines
Poor staff skills
As training experts we
must analyze the
situation to determine if:
• Expected result too high
• Target achievable
• Is training the only way
to make it happen
Training Needs Analysis (TNA)
Employees Education Existing Required Organitation’s Performance Employees Performance EmployeesSkill Knowl Attitudes
Employees Experience Employees Training Knowledge,Skills, Attidus Knowledge,Skills, Attidus
Training to helps to bridge the gap
TNA is the tool to identify the gap
Existing
Performance Performance
Future
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Identifikasi pelatihan dan pengembangan dilakukan antara lain dengan (lanjutan):
1. Membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan.
2. Menganalisis penilaian prestasi karyawan dengan melihat penyimpangan atau kekurangan yang terjadi.
3. Menganalisis data/CV karyawan
4. Menganalisis laporan perusahaan (keluhan
pelanggan/karyawan, kerusakan mesin, kegagalan kerja/produksi, absensi, produktivitas, efisiensi dll,)
5. Menganalisis Masalah yang dihadapi perusahaan (Sistem dan SDMnya).
6. Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 7. Menganalisis hasil assessment center
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Misalnya Hasil Assessment Center Pegawai X, sbb:
1. Meet Requirement a. Business Awareness b. Conceptual Thinking c. Legal Awareness d. Organizational Awareness 2. Weakness a. Analytical Thinking b. Decision Making
c. Leadership of Change Perlu Pelatihan
d. Managing People & Change e. Strategic Orientation
Informasi Kebutuhan Pelatihan
Informasi Kebutuhan Pelatihan dapat diperoleh antara lain melalui:
1. Observasi di lapangan
2. Mengumpulkan permintaan pelatihan dari para manajer 3. Mengadakan wawancara dengan target peserta atasan
karyawan yang bersangkutan bawahannya atau temannya. 4. Diskusi kelompok
5. Kuesioner
6. Permintaan karyawan karena kebutuhan pekerjaan 7. Tes Tertulis
8. Komentar Pelanggan 9. Komentar Pesaing
A Framework for the HRD Process
Rencana Strategis
Corporate Annual Message Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan
PKB
Curr
ic
ul
Proses Pelatihan dan Pengembangan
Assesment
Analysis training needs Identify training objective
and creteria Delivery/Implement. - Schedule training - Conduct training - Monitor Training Evaluation
Measure training outcomes Compare outcomes to objective
Design Pretest Trainees
Select Training Methods Plan Training Content
(Mathis and Jackson)
Rencana Strategis
Corporate Annual Message Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan
PKB
Curr
ic
ul
Langkah2 Pelaksanaan Pelatihan dan Pengembangan
Rencana Strategis
Corporate Annual Message Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan
PKB
Curr
ic
ul
Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan (Contoh 2)
Agar Pelatihan dan Pengembangan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang dinginkan langkah2 yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
Penilaian Kebutuhan
Tujuan Pelatihan & Pengembangan Materi Program Prinsip Pembelajaran Program Aktual - Keahlian - Pengetahuan - Kemampuan Pekerja Kriteria Evaluasi Evaluasi dan Umpan Balik
Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan
1. Penilaian Kebutuhan
Penilaian Kebutuhan adalah suatu diagnose untuk menentukan masalah yang dihadapi saat ini dan tantangan dimasa mendatang yang harus dipenuhi oleh program pelatihan dan pengembangan.
Ada 6 langkah sistematis untuk mengetahui kebutuhan pelatihan(TNA), yaitu: 1. Mengumpulkan data untuk menentukan lingkup kerja TNA
2. Menyusun Uraian tugas menjadi sasaran pekerjaan atau kegiatan dari sasaran yang telah ditentukan.
3. Mengukur instrument untuk mengukur kemampuan kerja. 4. Melaksanakan pengukuran peringkat kemampuan kerja.
5. Mengelola data hasil pengukuran dan menafsirkan data hasil pengolahan.
Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan
2. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan
Tujuan Pelatihan dan Pengembangan harus dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan serta dapat membentuk tingkah laku yg diharapkan serta kondisi-kondisi bagaimana hal tersebut dapat dicapai.
Tujuan pelatihan harus dirumuskan secara spesifik, apakah perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang
ingin dicapai setelah pelatihan dilakukan.
Berdasarkan tujuan tersebut maka ditentukan materi untuk pelatihan untuk mencapai tujuan.
Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan
.
3. Materi Program
Materi program disusun dari estimasi kebutuhan dan tujuan pelatihan. Kebutuhan di sini mungkin dalam bentuk pengajaran keahlian khusus, menyajikan pengetahuan yang diperlukan atau berusaha untuk mempengaruhi sikap.
4. Prinsip Pembelajaran
Prinsip pembelajaran merupakan suatu guideline dimana proses belajar akan berjalan lebih efektif. (Prinsip mengandung unsur: partisipasi, pengulangan, relevansi, pengalihan dan umpan balik).
Faktor Efektivitas Pelatihan dan Pengembangan
(Prinsip Pembelajaran)
1. Participation atau partisipasi merupakan keterlibatan seorang peserta dalam kegiatan secara aktif dan
secara langsung.
2. Repetition adalah melakukan atau mengatakan secara berulang-ulang dalam usaha menanamkan ide dalam ingatan seseorang.
3. Relevance, pelatihan mempunyai arti atau manfaat yang sangat penting pada seseorang.
4. Transference artinya adanya kesesuaian antara
pelatihan dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari oleh pegawai.
5. Feedback merupakan pemberian informasi atas perkembangan kemajuan yang telah dicapai oleh peserta pelatihan, mana yang perlu diperbaiki atau dipertahankan.
Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan
5. Evaluation dan Follow Up (lanjutan)
a. Reaksi : Catat reaksi spontan dari trainee terhadap program. b. Belajar : Gunakan alat feedback atau pretest dan post-test
untuk mengukur apa yang sebenarnya telah dipahami oleh trainee.
c. Perilaku : Beri catatan mengenai reaksi trainee kepada suvervisor setelah latihan berakhir untuk mengetahui sampai seberapa jauh trainee dapat menerapkan keterampilan dan pengetahuan barunya dalam pekerjaan mereka.
d. Hasil : Menentukan tingkat perbaikan performance,
32
Kirkpatrick’s Four-Level Framework of
Evaluation Criteria
Dalam model evaluasi Kirkpatrick, terdapat empat level evaluasi yang menggambarkan urutan sebuh alur evaluasi program diklat. Setiap level dalam model evaluasi ini sangat penting dan mempengaruhi level berikutnya. Keempat level evaluasi itu adalah:
1. Level 1 – Reaction 2. Level 2 – Learning 3. Level 3 – Behavior 4. Level 4 – Results
Level I : Evaluasi Reaksi
Mengevaluasi kepuasan peserta dalam mengikuti proses belajar mengajar yang nencakup kepuasan peserta, kualitas instruktur, kualitas materi pelatihan dan pelayanan (akomodasi dan lain-lain). Dilaksanakan pada akhir pembelajaran dalam bentuk kuesioner umpan balik peserta pelatihan.
Level II : Evaluasi Peningkatan Pembelajaran
Mengevaluasi peningkatan kemampuan peserta setelah mengikuti proses belajar mengajar. Evaluasi ini dilaksanakan dalam bentuk pengerjaan soal-soal sebelum pembelajaran dimulai (Pre-test) dan sesudah pelajaran selesai (Post-test).
Empat Level Evaluasi Pelatihan (Donald L. Kirkpatrick, 1988:10)
Level III: Evaluasi Behavior
Mengevaluasi perubahan behavior peserta setelah mengikuti pelatihan minimal 3 bulan dari penyelenggaraan. Evaluasi dilakukan oleh alumni dan atasan peserta. Aspek yang dinilai termasuk aspek kesesuaian pelatihan dengan job task peserta (mengevaluasi tahapan analisis), peningkatan kemampuan bekerja (menganalisis tahapan design dan development).
Level IV: Evaluasi Manfaat Pelatihan
Evaluasi terhadap manfaat pelatihan dalam meningkatkan kinerja perusahaan, evaluasi ini dilaksanakan dengan mengambil sampling melihat sejauh mana efektivitas (penghematan biaya, peningkatan output, customer satisfaction, employee satisfaction) dan pengaruh dari pelaksanaan pelatihan terhadap kinerja perusahaan.
level V : Evaluasi Return of Invesment
Jack J. Philips (2002) menjelaskan satu konsep baru evaluasi pelatihan yang merupakan lanjutan dari teori yang dijelaskan oleh D. Kirkpatrick. Pada level ini, evaluasi diukur secara financial dengan melihat tingkat pengembalian investasi suatu pelatihan dengan rumus yang digunakan.
ROI = ((Net Total Benefit-Total Cost)/Total Cost x 100%) Jack J. Philips (2002)
Menyususn Kebijakan Peraturan
Perusahaan HRD.
Beberapa Pertimbangan dalam
Menyususn kebijakan Peraturan
Perusahaan.
Beberapa hal yang perlu dipikirkan/dipertimbangkan pada saat membuat aturan bisnis untuk membuat peraturan yang sederhana, mudah dimengerti, menjaga peraturan diterima semua karyawan sehingga setiap orang dapat memiliki
interpretasi yang sama.
Aturan perusahaan harus dibuat secara tertulis dan terus up to date.
Lanjutan pertimbangan dalam
menyusun kebijakan Perusahaan.
Sumber daya manusia sebagai individu-individu didalam organisasi memiliki keunikan masing-masing yang tidak dapat disamaratakan sehingga kebijakan yang diterapkan dalam suatu organisasi selayaknya mampu mewadahi bahkan menjembatani beragam keunikan tersebut.
Individu dalam organisasi adalah unik karena setiap individu memiliki:
Tingkat kebutuhan yang berbeda, Karakteristik yang berbeda,
Cara pandang atau perspektif yang berbeda terhadap suatu peristiwa atau permasalahan,
Lanjutan pertimbangan menyusun
keijakan
Hal yang dijelaskan dalam slide sebelumnya merupakan hal yang sifatnya intangible, tidak dengan mudah dapat dilihat, diraba, dan dipahami karena bukan sesuatu fisikal.
Selain hal-hal intangible, individu juga berbeda dan unik secara fisikal, diantaranya bentuk tubuh secara fisik, ras/etnis, dan
gender/seks yang tentunya akan melahirkan suatu kebutuhan yang berbeda.
Keunikan-keunikan tersebut perlu diakomodir dengan baik dalam menyusun kebijakan/aturan sehingga tujuan dari organisasi dapat terpenuhi.
Lanjutan pertimbangan menyusun
kebijakan
Kebijakan yang ditetapkan dalam organisasi beserta praktiknya mempengaruhi perilaku kelompok maupun individu didalam
tubuh organisasi. Setiap individu dan kelompok akan memiliki persepsi dan penilaian yang berbeda terhadap suatu bentuk kebijakan dan praktik MSDM.
Kekecewaan maupun tekanan yang mungkin timbul akibat persepsi dan penilaian terhadap suatu bentuk kebijakan akan memunculkan bentuk-bentuk perilaku yang akan berpengaruh terhadap penurunan kinerja organisasi yang diantaranya
tercermin dari meningkatnya ketidakhadiran, meningkatnya turnover, dan penurunan produktivitas individu atau kelompok.
Lanjutan pertimbangan menyusun
kebijakan
Berdasarkan pertimbangan sebelumnya maka, kebijakan maupun praktek MSDM ini perlu mendapatkan perhatian secara khusus agar dapat berjalan dan berfungsi secara efektif.
Untuk dapat menciptakan kebijakan/peraturan dan praktek yang efektif tentu perlu adanya suatu pemahaman tentang kebijakan dan praktek MSDM.
Beberapa manfaat membuat peraturan
yang tepat/baik :
1. Memungkinkan perusahaan bisa berkembang lebih dinamis 2. Penciptaan dan pengelolaan kebijakan perusahaan yang
efektif
3. Peningkatan kualitas dan efektivitas melalui aplikasi yang lebih konsisten, akurat dan tepat waktu kebijakan
perusahaan di seluruh organisasi.
4. Peluang untuk menetapkan proses formal dan
berkelanjutan atas kebijakan perusahaan dan perbaikan 5. Menciptakan suasana kerja yang lebih baik
6. Membangun hubungan baik perusahaan dengan
karyawan dan juga karyawan satu dengan karyawan lainnya 7. Menciptakan keadilan dalam perusahaan
One of the organization’s strategic engine that integrate
all available learning resources, process, and people
within the corporation to enable best in class
performance by continously enhancing the knowledge, skill, and the attitude/belief of people within the business eco system
Definisi Corporate University
Dari semua definisi yang ada, kita mencoba untuk menyimpulkan definisi dari corporate university:
Corporate university adalah entitas pendidikan yang merupakan
perangkat strategis yang didesain untuk membantu organisasi induknya dalam mencapai sasarannya, dengan menyelenggarakan
aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pembelajaran,
pengetahuan, dan kebijaksanaan, baik secara individual maupun organisasional.
Keterkaitan dengan Strategi Organisasi
Corporate university yang baik adalah yang membantu perusahaan
untuk mencapai tujuannya. Banyak organisasi telah mengembangkan rencana strategis yang didesain untuk membantu organisasi dalam memenuhi misinya. Mempunyai corporate university bukanlah tujuan organisasi, tetapi untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
Training is the giving of information and knowledge, through speech, the written word or other methods of demonstration in a manner that instructs the trainee.
Learning is the process of absorbing that information in order to increase skills and abilities and make use of it under a variety of contexts. Retaining it with the goal of increasing skills and abilities in order to achieve goals
LEARNING • For Non Spesific &
Unexpected Situation
• To face future challenges • To Tackle today issues and
tommorow issues
• TRAINING
• Focuses on the development new skill or skill set to operate day to day operation
• To know how departement works
• To know how job-specific tools operate in order to carry out their responsibilities
• To teach the employee or learner how things are done so that they can then carry out a process on their own.
Succession Management
Proses sistematis yang memastikan kesinambungan kepemimpinan pada posisi kunci perusahaan
Leadership
Development
Program
Executive Development Program Management Development Program Kepemimpinan Dasar/Suslia/dllKlasifikasi individu berdasarkan performance dan potensial
STARS
WORK
HORSES
QUESTION
MARKS
DEADWOOD
Future Potential
Low High Low High Perf orm an ce56
Leadership Competencies eksisting yang dipersyarat-kan di setiap level sesuai PR 206 /2014 :
Basic Intermediat Advance
1 Visionary Thinking X X
2 Societal Need Orientation X
3 Spirit of Giving X
4 Developing Great Leader X
5 Spirit of Loving X X 6 Inspiring Leader X 7 Achievement Orientation X 8 Empowering X 9 Leadership of Endurance X X X 10 Action Management X X 11 Business Acumen X X 12 Building Partnership 13 Business Awareness X 14 Collaborative Innovation X X 15 Networking X Level No Competencies **) Update
