1
TINJAUAN SISTEM INFORMASI PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT. X
Tri Pratiwi Olivia Riska Bokings, Novy Cintya Mustika Putri
Politeknik TEDC Bandung, Jl. Politeknik - Pasantren Km. 2 Cibabat – Cimahi Utara 40513 Telp/ Fax. (022) 6645951
riskabokings@poltektedc.ac.id, novycintyamp@gmail.com
Informasi Artikel Abstract
29-03-2022 The wage information system is an important component of accounting information. This system consists of an interconnected framework within the company that serves to inform cost data required by interested parties within the company. The purpose of the study was to determine the employee wage information system at PT.
X. This type of research uses descriptive qualitative research methods.
Data collection techniques from this research using interview techniques, observation, documentation and literature study. The review of the data in this study consisted of related functions/organizational units, documents used, accounting records used, procedures that formed the system, elements of the internal control system and flowcharts. The results of the study found evidence that the Wage Information System at PT. X has been run well, but several procedures are not by the Wage Information System, namely the validation of salary slips from the finance department because validation is only done after printing the salary slips that are submitted and archived in the Personnel section.
30-03-2022 30-03-2022
Keywords:
Flowchart Wages
Wage Information System
Kata kunci: Abstrak
Flowchart Upah
Sistem Informasi Pengupahan
Sistem informasi pengupahan merupakan satu komponen penting dalam informasi akuntansi. Sistem ini terdiri dari suatu kerangka kerja yang saling berhubungan dalam perusahaan yang berfungsi untuk menginformasikan data biaya yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan di dalam perusahaan. Tujuan Penelitian untuk mengetahui sistem informasi pengupahan karyawan pada PT. X.
Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dari penelitian ini dengan menggunakan teknik wawancara, observasi, dokumentasi dan studi kepustakaan. Tinjauan data dalam penelitian ini terdiri dari Fungsi yang terkait/Unit Organisasi, Dokumen yang digunakan, Catatan Akuntansi yang digunakan, Prosedur yang membentuk sistem,
unsur sistem pengendalian internal dan FlowChart. Hasil penelitian menemukan bukti bahwa Sistem Informasi Pengupahan pada PT. X sudah dijalankan dengan baik, namun ada beberapa prosedur yang belum sesuai dengan Sistem Informasi Pengupahan tersebut yaitu validasi slip gaji dari bagian keuangan dikarenakan validasi hanya dilakukan setelah cetak slip gaji yang diserahkan dan diarsip di bagian Personalia.
1. Pendahuluan
Pemberian imbalan kepada karyawan dianggap sebagai salah satu tantangan bagi perusahaan, karena menyangkut kepentingan perusahaan dan karyawan itu sendiri. Menurut Prajudi Atmosudirjo (1982) menyatakan bahwa “pengelolaan merupakan kegiatan pemanfaatan dan pengendalian atas semua sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan tujuan tertentu”. Oleh sebab itu, dalam sebuah perusahaan dibutuhkan adanya pengelolaan upah yang baik, hal ini bertujuan agar tidak terjadi permasalahan yang mungkin terjadi. Sistem pengupahan yang baik diharapkan mampu mengefektifkan dan mengefesiensikan dalam proses pelaksanaan pengupahan, sehingga kendala ataupun permasalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalisir.
Sistem informasi yang dikelola dapat lebih baik dan bermanfaat apabila dalam proses pengelolaannya dapat memanfaatkan teknologi informasi, yang tentu saja akan memberikan banyak nilai tambah karena kelebihan yang dimiliki teknologi informasi, contohnya adalah membuat proses manual berubah menjadi otomatis. Sistem informasi manual yang telah ada sebelumnya mulai dipadukan dan diintegrasikan dengan teknologi-teknologi pendukung (komputerisasi). Hal ini tentu saja akan berpengaruh besar pada standar kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem informasi penggajian/pengupahan penggabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut berasal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi.
Sistem yang dijadikan topik dalam penelitian ini adalah sistem pengupahan yang diterapkan pada PT. X. PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi pencelupan benang.
Sistem pengupahan pada PT. X masih memiliki kelemahan dalam prosedur perhitungan dan pencatatan dalam sistemnya. Berdasakan hasil observasi awal peneliti yaitu saat wawancara pada PT. X terdapat sebuah permasalahan yang terjadi pada perhitungan dan pencatatan dalam sistem upah perusahaan.
Permasalahan yang terjadi pada PT. X yaitu kurangnya fungsi pengendalian terhadap upah. Kurangnya fungsi pengendalian ini ditandai dengan sering terjadinya kesalahan pada saat pemberian potongan, perhitungan pada sistemnya dan kesalahan input data upah karyawan. Sehingga dalam pelaporannya mengalami ketidaktepatan waktu dan harus dilakukan pengecekan ulang terhadap perhitungan dan pencatatan data upah karyawan. Selain itu, pada fungsi pengupahan juga bertugas melakukan pengawasan terhadap fungsi produksi yang mengakibatkan merangkapnya fungsi pada perusahaan.
Merangkapnya fungsi tersebut berakibat pada sistem pengupahan karyawan pada perusahaan yang kurang memadai. Sehingga, perlu dilakukan tinjauan terhadap sistem pengupahan perusahaan mengingat sistem pengupahan perusahaan pada PT. X masih menggunakan sistem yang kurang efektif.
Dalam uraian permasalahan di atas, maka peneliti tertarik untuk membuat sebuah judul penelitian yaitu sebagai berikut: “Tinjauan Sistem Informasi Pengupahan Karyawan pada PT. X”.
2. Metode dan Kajian Pustaka
Metode penelitian merupakan cara berfikir dan cara berbuat yang telah dipersiapkan dengan baik untuk mengadakan penelitian serta untuk mencapai suatu tujuan penelitian. Metode penelitian akan memandu penelitian bagaimana urutan penelitian dilakukan. Urutan tersebut meliputi Jenis dan Sumber Data, Teknik Pengumpulan Data dan, Teknik Pengolahan Data. Penulis menggunakan metode deskriptif analisis dengan pendekatan kualitatif dalam mengolah data untuk dianalisis dan mengumpulkan semua data untuk mendukung tulisan ini. Adapun pengertian dari metode deskriptif analisis menurut Sugiyono (2009, hlm. 29) adalah “suatu metode yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran
terhadap objek yang diteliti melalui data atau sampel yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum”.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi Pengupahan
Fungsi yang terkait dengan penerapan sistem informasi pengupahan pada PT. X adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian.
Pada PT. X fungsi ini dijalankan oleh divisi HRD (Human Resources Development) bagian Personalia.
Bagian ini bertanggung jawab dalam mencari karyawan baru atau merekrut karyawan baru, melakukan seleksi pada karyawan baru sampai dengan wawancara, mengatur dan mengendalikan dalam memutuskan penempatannya serta mutasi karyawan, menentukan dan memastikan upah karyawan, serta bertanggung jawab pula dalam pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Pada PT. X fungsi ini dijalankan oleh bagian Personalia. Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan waktu hadir karyawan dengan menggunakan sistem scan barcode serta melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan setiap minggu dan setiap bulan, kemudian mengumpulkan dan mengelola kartu pencatatan waktu karyawan dengan melakukan print out dari sistem scan barcode.
3. Fungsi Pembuat Daftar Upah.
Pada PT. X fungsi ini dijalankan oleh bagian Personalia. Fungsi ini bertanggung jawab dalam pembuatan daftar upah yang berisi penghasilan bruto dan berbagai potongan yang menjadi beban karyawan dan akan dibayarkan setiap bulannya. kemudian diserahkan pada bagian Accounting untuk pembayaran upah.
4. Fungsi Akuntansi
Pada PT. X fungsi ini dijalankan oleh bagian Accounting. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat setiap kewajiban yang timbul, yang berhubungan dengan pembayaran upah karyawan.
Bagian ini juga bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan ulang daftar upah yang dibuat oleh bagian Personalia dan mengeluarkan perintah pengeluaran uang yang akan diteruskan pada bagian keuangan untuk pembayaran upah dan melakukan pencatatan uang keluar.
5. Fungsi Keuangan
Pada PT. X fungsi ini dijalankan oleh bagian Keuangan. Fungsi ini memiliki tanggung jawab dalam membayar upah karyawan. Bagian Keuangan melakukan pembayaran upah melalui bank dengan cara melakukan transfer uang langsung ke rekening-rekening karyawan. Bagian keuangan selanjutnya memberikan bukti transfer kebagian Accounting untuk melakukan pencatatan yang dipakai perusahaan yaitu menggunakan software microsoft dinamix ax.
Berdasarkan hasil penelitian dari fungsi yang terkait dalam sistem informasi pengupahan pada PT. X adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi pembuat daftar upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi pengupahan pada PT. X sudah sesuai dengan teori yang ada dan cukup baik dalam upaya mendukung pengendalian internal.
3.2 Dokumen Pengupahan
Dokumen yang digunakan di dalam sistem informasi pengupahan karyawan pada PT. X adalah sebagai berikut :
1. Dokumen Pendukung Perubahan Upah
Pada PT. X dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian dalam bagian Personalia yang berbentuk surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, dan lain sebagainnya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar upah untuk kepentingan pembuatan daftar upah.
2. Kartu Jam Hadir
Pada PT. X dokumen ini digunakan fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan.
Catatan jam hadir karyawan ini berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi
dengan mesin pencatat waktu dan barcode yang discan. Berikut adalah contoh kartu daftar hadir karyawan pada gambar dibawah ini:
Gambar 1 Kartu Jam Hadir 3. Daftar Upah
Pada PT. X dokumen ini berisi jumlah upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan berupa utang, iuran organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
4. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Pada PT. X dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar upah bersamaan dengan pembuatan daftar upah dalam suatu kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
Gambar 2 Surat Pernyataan Upah 5. Bukti Kas Keluar
Pada PT. X dokumen ini digunakan sebagai perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi yang kemudian akan diserahkan kepada bagian fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar upah.
Gambar 3 Bukti Kas Keluar
Berdasarkan hasil penelitian PT. X dokumen-dokumen yang digunakan dan dipakai di dalam sistem informasi pengupahan perusahaan sudah cukup baik namun belum sepenuhnya sesuai dengan teori yang ada. Pada PT. X tidak menggunakan kartu jam kerja karena dokumen ini tidak diisi oleh mandor pabrik dan tidak ada perbandingan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya langsung kepada setiap jenis produk tidak menggunakan amplop upah tidak lagi digunakan karena pembayaran upah dilakukan dengan cara mentranfer uang langsung ke rekening karyawan melalui bank.
3.3 Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan upah karyawan pada PT. X adalah:
a) Jurnal Umum
Pada PT. X menggunakan catatan akuntansi jurnal umum untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap-tiap departemen dalam perusahaan.
b) Buku Besar 1. Kartu Biaya
Pada PT. X catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi tiap-tiap departemen dalam perusahaan. Bukti memorial digunakan sebagai sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini.
2. Kartu Penghasilan Karyawan
Pada PT. X catatan ini berguna untuk mencatat penghasilan dan berbagai macam potongan yang diterima oleh setiap karyawan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan catatan akuntansi yang digunakan PT. X sudah baik.
Perusahaan melakukan pemasukan data transaksi yang berhubungan dengan proses pengupahan ke dalam software kemudian dibuat jurnal umum dan buku besar pada software yang sama.
3.4 Prosedur yang Membentuk Sistem Pengupahan
Sistem Pengupahan pada PT. X terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pada PT. X prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir di PT. X ini dilaksanakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan scan barcode, dimana karyawan melakukan scan barcode sebelum masuk dan saat jam pulang didepan pintu masuk pabrik
atau administrasi perusahaan. Setiap bulan bagian Personalia atau Kepegawaian akan melakukan print out scan barcode. Data print out scan barcode akan menjadi salah satu acuan dalam menetukan upah karyawan.
2. Prosedur Pembuatan Daftar Upah
Pada PT. X dalam prosedur pembuatan daftar upah, bagian Personalia membuat daftar upah karyawan setiap bulan. Pada PT. X daftar upah karyawan berisi upah pokok dan insentif serta potongan-potongan lainnya.
3. Prosedur Pembayaran Upah
Pada PT.X dalam prosedur ini, bagian akuntansi menerima daftar upah dari bagian Personalia dan melakukan perhitungan upah. Bagian akuntansi kemudian membuat surat perintah pengeluaran uang yang akan diteruskan pada bagian keuangan. Bagian keuangan kemudian melakukan pembayaran upah karyawan melalui bank. Pihak bank melakukan transfer upah ke rekening masing- masing karyawan sesuai dengan jumlah masing-masing upah yang terdapat pada daftar yang berisi jumlah upah, nama karyawan dan nomor rekening karyawan yang bersangkutan. Setelah itu, bagian akuntansi menyerahkan bukti transfer ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi nantinya akan mengisi transaksi tersebut ke software dinamix ax dan secara otomatis akan tercatat ke jurnal umum dan buku besar pada sistem.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis, jaringan prosedur dalam sistem informasi pengupahan pada PT. X yaitu prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar upah dan prosedur pembayaran upah. Jaringan prosedur dalam sistem informasi pengupahan pada PT. X sudah berjalan dengan baik, namun ada beberapa prosedur yang tidak digunakan seperti prosedur pencatatan waktu kerja dan prosedur distribusi upah karena prosedurnya berhubungan dengan produksi.
3.5 Unsur Pengendalian Internal
Unsur pengedalian internal dalam sistem informasi pengupahan pada PT. X yaitu sebagai berikut:
a) Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar upah sudah terpisah dengan fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir tidak terpisah dengan pembuat daftar upah.
b) Sistem Operasi
1. Setiap nama yang tercantum didalam daftar upah karyawan harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan PT. X yang di tandatangani oleh Direktur Utama.
2. Setiap adanya perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada keputusan Direktur Keuangan.
3. Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak penghasilan (PPh 21) dan BPJS Ketenagakerjaan maupun Keseehatan harus berdasarkan surat potongan upah yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian bagian Personalia.
4. Data print out scan barcode dan daftar upah diotorisasi oleh bagian Personalia.
5. Perintah pengeluaran uang untuk upah harus diotorisasi oleh bagian Personalia yang diperiksa dan disetujui oleh bagian Accounting.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah harus diotorisasi oleh fungsi Accounting.
c) Prosedur Pencatatan
1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar upah karyawan.
2. Tidak menggunakan tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
3. Menggunakan kartu jam hadir karena tidak perlu untuk dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
d) Praktik yang Sehat
1. Pemasukan kartu jam hadir dengan menggunakan scan barcode tidak diawasi oleh bagian Personalia.
2. Pembuatan daftar upah diperiksa dan diotorisasi kebenaran dan ketelitiannya oleh fungsi akuntansi sebelum bagian keuangan melakukan pembayaran.
3. Tidak ada perhitungan pajak penghasilan (PPh 21) karyawan yang direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
4. Catatan penghasilan upah karyawan disimpan oleh bagian Personalia.
4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka penulis menarik kesimpulan bahwa sistem informasi pengupahan PT. X terdiri dari:
1. Fungsi yang terkait/Unit Organisasi seperti fungsi kepegawain, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan sudah sesuai dengan teori yang ada dan cukup baik dalam upaya mendukung pengendalian internal.
2. Dokumen yang digunakan seperti Dokumen pendukung perubahan upah, kartu jam hadir, daftar upah, surat pernyataan gaji dan upah dan bukti kas keluar sudah cukup baik namun belum sepenuhnya sesuai dengan teori yang ada.
3. Catatan Akuntansi yang digunakan seperti jurnal umum dan buku besar sudah cukup baik karena sudah menggunakan software yang cukup untuk meminimalisir dalam kesalahan pencatatan buku besar dan jurnalnya.
4. Prosedur yang membentuk sistem seperti prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuat daftar upah dan prosedur pembayaran upah sudah berjalan dengan baik, namun ada beberapa prosedur yang tidak digunakan.
5. Unsur sistem pengendalian internal seperti organisasi, sistem operasi, prosedur pencatatan dan praktik yang sehat.
6. FlowChart (Bagan Alir). Belum sepenuhnya mendukung dalam upaya pengendalian internal. Hal ini dapat dilihat dari masih adanya kekurangan dalam pemisahan dan pembagian tugas dalam struktur organisasi dan praktik yang sehat.
Ucapan terima kasih
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Politeknik TEDC Bandung yang telah menerima publikasi karya ilmiah yang telah kami selesaikan.
Referensi
Anggraini, Arum, dkk. (2018). Evaluasi Sistem Penggajian pada CV. Lisa Jaya Mandiri Jember.
International Journal of Social Science and Business, 2(4), hlm. 85.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (Edisi 3). Jakarta: Salemba Empat.
Mulyani, Dr. Sri. (2012). Modul 1 Sistem Informasi Akuntansi. Diakses dari:
http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/EKSI4312-M1.pdf.
Namina. (2015). Definisi dan Pengertian Upah Menurut Para Ahli. [Online]. Diakses dari:
http://www.definisi-pengertian.com/2015/07/definisi
Nova, Gitta Destalya Adrian. (2020). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Baturaja.
JETAP, Volume 1, Nomor 1.
Para Ahli. (2021). Pengelolaan Upah. [Forum Online]. Diakses dari:
https://www.pengertianmenurutparaahli.net/pengertian-pengelolaan-menurut-para-ahli/.
Peraturan Undang Undang Tenaga Kerja Nomor 13 Tahun 2000, Bab I, pasal 1, Ayat 30 tentang Upah.
Retnaningtyas, Devi Tri Rahayu, dkk. (2015). Analisis Sistem dan Prosedur Penggajian dan Pengupahan Dalam Upaya Mendukung Pengendalian Intern Perusahaan. Conaplin Journal: Jurnal Administrasi Bisnis, Volume 1 Nomor 1.
Romney, Marshall B, & Paul John Steinbart. (2014). Sistem Informasi Akuntansi.
(Edisi 13). Jakarta: Salemba Empat.
Sinaga, Rosmani. (2020). Analisis Sistem Informasi Manajemen Penggajian Dan
Pengupahan Pada Rumah Sakit Swasta Medan. Conaplin Journal: Jurnal Stindo Profesional, (Volume VI, Nomor 4), ISSN. 2443-0536.
Sora. (2017). Faktor yang mempengaruhi upah. [Online]. Diakses dari:
https://muchakkinen.blogspot.com/2017/01/faktor-faktor-yang-mempengaruhi.html.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian :Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung : Alfabeta.
Sugiyono. (2017). Metode Penelitian :Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung : Alfabeta.
The bookee. (2014). Sistem Informasi Akuntansi. Diakses dari: https://eprints.uny.ac.id/8912/3/bab 2 - 06412141019.pdf (uny.ac.id).
Universitas Guna Darma. (2018). Sistem Informasi Akuntansi. Diakses dari:
https://labalasite.files.wordpress.com/2018/03/sia-praktikan.pdf.
