PERUBAHAN DOKUMEN
No Revisi
Tanggal
Perubahan Paragrap Keterangan
00 01.12.16 - - Dokumen Baru
DAFTAR ISI
PEDOMAN BENTURAN KEPENTINGAN/ CONFLICT OF INTEREST (COI) ... 1
PERUBAHAN DOKUMEN ... 2
DAFTAR ISI... 3
BAB I PENDAHULUAN ... 4
1.1 LATAR BELAKANG ... 4
1.2 RUANG LINGKUP ... 4
1.3 MAKSUD,TUJUAN DAN MANFAAT ... 4
1.4 ISTILAH PENTING ... 5
1.5 REFERENSI ... 7
BAB II PENGERTIAN BENTURAN KEPENTINGAN ... 8
2.1 PRINSIP DASAR ... 8
2.2 TAHAPAN DALAM PENANGANAN BENTURAN KEPENTINGAN ... 12
2.3 FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN PENANGANAN BENTURAN KEPENTINGAN ... 14
2.4 BATASAN MENCEGAH TERJADINYA BENTURAN KEPENTINGAN (CONFLICT OF INTEREST) ... 16
2.5 IMPLEMENTASI ... 17
2.6 PROSES PELAPORAN ... 17
2.7 SANKSI ATAS PELANGGARAN ... 17
LAMPIRAN 1 PERNYATAAN POTENSIAL BENTURAN KEPENTINGAN ... 19
LAMPIRAN 2 PERNYATAAN TIDAK ADA BENTURAN KEPENTINGAN ... 20
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT Patra Badak Arun Solusi (PBAS) yang selanjutnya disebut “Perusahaan” atau “Perseroan”
terus melaksanakan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) secara konsisten dan berkesinambungan dalam melaksanakan pengelolaan Perusahaan, yaitu dengan menjalankan bisnisnya dengan penuh amanah, transparan dan akuntabel.
Dalam rangka membangun kerjasama yang harmonis dan meningkatkan nilai Perseroan, maka kegiatan usaha Perseroan tidak terlepas dari hubungan dan interaksi yang baik dengan para Pemangku Kepentingan maupun pihak-pihak lainnya. Namun demikian, dalam menjalankan hubungan dan interaksi tersebut senantiasa terdapat potensi terjadinya situasi Benturan Kepentingan yang mungkin tidak dapat terhindarkan antara satu pihak dengan pihak lainnya.
Kurangnya pemahaman terhadap Benturan Kepentingan dapat menimbulkan penafsiran yang beragam dan memberikan pengaruh negatif terhadap pengelolaan Perseroan. Oleh karena itu, Perseroan menyadari pentingnya sikap yang tegas terhadap penanganan Benturan Kepentingan yang terjadi di Perseroan, supaya dapat tercipta pengelolaan Perseroan yang baik, serta hubungan yang harmonis dengan seluruh Pemangku Kepentingan maupun pihak- pihak lainnya dalam pelaksanaan kerjasama dan interaksi dengan Perseroan.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini adalah mengatur hal-hal yang terkait dengan etika dalam benturan kepentingan atau conflict of interest (Col) dan mekanisme pelaporannya di lingkungan Perseroan.
1.3 Maksud, Tujuan dan Manfaat
1. Sebagai Pedoman bagi Insan PBAS untuk memahami, mencegah dan menanggulangi Benturan Kepentingan di Perseroan.
2. Sebagai Pedoman bagi Insan PBAS dalam mengambil sikap yang tegas terhadap Benturan Kepentingan di Perseroan untuk mewujudkan pengelolaan Perseroan yang baik.
3. Mewujudkan pengelolaan Perseroan yang bebas dari segala bentuk Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).
1.4 Istilah Penting
1. Atasan Langsung adalah pimpinan langsung dari lnsan PBAS, minimal setingkat Manager di Kantor Pusat, General Manager, Project Manager (atau setara) di Project/Region, Vice President sampai dengan Komisaris Utama dan/atau Direktur Utama sesuai jabatan dari lnsan PBAS yang bersangkutan.
2. Benturan kepentingan (Conflict of Interest) adalah situasi dimana seorang Insan PBAS yang mendapatkan atau memiliki kekuasaan dan/atau kewenangan memiliki atau patut diduga memiliki kepentingan pribadi atas setiap penggunaan kekuasaan dan/atau wewenang yang diperolehnya sehingga dapat mempengaruhi kualitas dan kinerja yang seharusnya.
3. Corporate Secretary (Sekretaris Perseroan) adalah fungsi struktural dalam organisasi Perseroan yang bertugas memberikan dukungan kepada Direksi dalam pelaksanaan tugasnya serta bertindak sebagai penghubung antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris, Direksi, Unit Kerja dan Stakeholders.
4. Dewan Komisaris adalah organ Perseroan yang meliputi keseluruhan Anggota Dewan Komisaris sebagai suatu kesatuan Dewan (Board) yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus serta memberi nasihat kepada Direksi sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Direksi adalah organ Perseroan yang meliputi keseluruhan Anggota Direksi sebagai satu kesatuan Dewan (Board) yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perseroan, sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan serta mewakili Perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundang - undangan yang berlaku. PBAS dipimpin oleh seorang Direktur Utama dengan didampingi Direktur Operasi dan Direktur Layanan Usaha.
6. Etika adalah sekumpulan norma atau nilai baik tertulis maupun yang tidak tertulis yang diyakini oleh suatu kelompok masyarakat sebagai suatu standar perilaku kelompok tersebut.
7. Fungsi Compliance & Business Monitoring adalah organ dibawah fungsi Corporate Secretary yang bertugas untuk melaksanakan pengembangan, pembinaan, penerapan dan penegakan praktek-praktek Good Corporate Governance (GCG)
8. Hadiah/cinderamata adalah setiap pemberian dan/atau penerimaan dan/atau permintaan dalam bentuk uang dan/atau setara uang, barang, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya yang tidak dinikmati bersama-sama dengan pihak yang memberi.
9. Hiburan (entertainment) adalah segala sesuatu baik yang berbentuk kata-kata, tempat, benda dan perilaku yang menurut pemikiran logika yang wajar bersifat menghibur dan menyenangkan hati, yang dinikmati bersama-sama dengan yang memberikan, termasuk tapi tidak terbatas pada musik, film, opera, drama, permainan, olahraga dan wisata.
10. Insan PT Patra Badak Arun Solusi (untuk selanjutnya dalam Pedoman ini disebut “Insan PBAS”) adalah Dewan Komisaris beserta organ pendukungnya, Direksi, pekerja yang bekerja untuk dan atas nama PBAS serta personil yang bekerja di lingkungan PBAS.
11. Keluarga Inti dalam Pedoman ini adalah suami atau istri dan anak-anak dari Insan PBAS.
12. Pedoman Perilaku (Code of Conduct) adalah pedoman yang mengatur etika usaha dan tata perilaku Insan PBAS untuk melaksanakan praktek-praktek pengelolaan Perseroan yang baik.
13. Pedoman Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Code of Corporate Governance) adalah pedoman yang menjelaskan struktur dan proses yang digunakan oleh organ Perseroan untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas guna mewujudkan nilai pemegang saham dalam jangka waktu panjang dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholder lainnya.
14. Pejabat yang bertanggung jawab atas penerapan pedoman benturan kepentingan meliputi Dewan Komisaris, Direksi, Vice President (VP), Manager di Kantor Pusat, Project Manager (PM), Site Manager dan pejabat lainnya setingkat Manager.
15. Pelapor adalah Insan PBAS baik sebagai Dewan Komisaris, Direksi dan pekerja yang bekerja untuk dan atas nama PBAS serta personil yang bekerja di lingkungan PT Patra Badak Arun Solusi.
16. Pendapat Pihak Independen adalah pendapat dari pihak di luar organisasi Perseroan yang ditunjuk oleh Perseroan untuk memberikan pendapat penilaian independen maupun pendapat hukum atas rencana transaksi yang akan dimintakan persetujuan Pemegang Saham.
17. Peraturan Perusahaan adalah berisikan kumpulan ketentuan mengenai kewenangan dan kewajiban Perseroan serta hak dan kewajiban Insan PBAS, yang dibuat dengan tujuan untuk memelihara hubungan kerja yang seimbang, serasi, selaras dan dinamis antara Insan PBAS dan Pemegang Saham dalam untuk bersama meningkatkan kinerja Perseroan, kesejahteraan Insan PBAS dan menjaga kelangsungan hidup Perseroan yang merupakan wahana untuk ikut berkiprah dalam Pembangunan Nasional.
18. Perseroan atau Perusahaan dalam Pedoman ini adalah PT Patra Badak Arun Solusi (PBAS), kecuali dalam konteks kalimat tertentu mempunyai arti sebagai perusahaan secara umum.
19. Pihak Ketiga adalah orang perseorangan dan/atau badan hukum yang memiliki atau tidak memiliki hubungan bisnis dengan Perseroan atau merupakan pesaing Perseroan termasuk tapi tidak terbatas pada vendor, supplier, dealer, agen, bank counterpart maupun mitra kerja Pihak Ketiga.
20. Pimpinan Tertinggi setempat adalah Komisaris Utama dan Direktur Utama di Kantor Pusat serta General Manajer di Region. Pimpinan tertinggi setempat wajib menunjuk seorang pejabat satu tingkat dibawahnya yang bertanggungjawab untuk menerima, mengelola dan membuat laporan yang terkait dengan implementasi Benturan Kepentingan atau Conflict of Interest (Col).
21. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang dan/atau anggaran dasar.
22. Stakeholders (Pemangku Kepentingan) adalah suatu pihak, masyarakat, kelompok, komunitas ataupun individu manusia yang memiliki hubungan dan kepentingan terhadap suatu organisasi atau Perseroan atau seluruh pihak yang memiliki kepentingan secara langsung atau tidak langsung terhadap kegiatan usaha PBAS.
23. Tata Kelola Perusahaan yang Baik (untuk selanjutnya dalam Pedoman ini disebut Good Corporate Governance atau “GCG”) adalah prinsip-prinsip yang mendasari suatu proses dan mekanisme pengelolaan Perseroan berlandaskan peraturan perundang-undangan dan etika berusaha.
24. Whistle Blowing System adalah sistem pelaporan pelanggaran yang memungkinkan setiap orang untuk melaporkan adanya dugaan kecurangan, pelanggaran hukum dan etika serta misconduct lainnya yang dilakukan oleh Insan PBAS. Perseroan menjamin kerahasiaan identitas serta memberikan perlindungan kepada pelapor.
1.5 Referensi
1. Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perusahaan Terbatas.
2. Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
3. Anggaran Dasar PT Patra Badak Arun Solusi (Persero) yang berlaku
4. Pedoman Panduan Direksi dan Dewan Komisaris (Board Manual) PT Patra Badak Arun Solusi 5. Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance) PT Patra Badak Arun
Solusi
6. Pedoman Perilaku (Code of Conduct) PT Patra Badak Arun Solusi.
7. Pedoman Gratifikasi, Penolakan, Penerimaan dan Pemberian Hadiah/Cinderamata, ntertainment PT Patra Badak Arun Solusi.
BAB II PENGERTIAN BENTURAN KEPENTINGAN
2.1 Prinsip Dasar
2.1.1 Benturan Kepentingan Pribadi, Keluarga dan atau Golongan
Semua lnsan PBAS di luar anggota keluarganya (keluarga inti) yang karena jabatannya, apabila menemui potensi atau kondisi/situasi Benturan Kepentingan.
Dalam pelaksanaan potensi atau kondisi/situasi Benturan kepentingan, Insan PBAS:
1. Dilarang melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga atau golongan.
2. Dilarang menerima dan/atau memberi hadiah/manfaat dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan kedudukannya di dalam Perseroan dari mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta Perseroan pesaing rekanan/mitra kerja.
3. Dilarang menerima dan/atau memberi barang/parcel/uang/setara uang atau dalam bentuk apapun pada hari raya keagamaan.
4. Dilarang mengizinkan mitra kerja atau pihak ketiga memberikan sesuatu dalam bentuk apapun kepada sekelompok lnsan PBAS.
5. Dilarang menerima refund dan keuntungan pribadi lainnya yang melebihi dan atau bukan haknya dari hotel atau pihak manapun juga dalam rangka kedinasan atau hal-hal yang dapat menimbulkan potensi Benturan kepentingan.
6. Dilarang bersikap diskriminatif, tidak adil untuk memenangkan penyedia barang/jasa rekanan/mitra kerja tertentu dengan maksud untuk menerima imbalan jasa untuk kepentingan pribadi, keluarga dan atau golongan.
7. Dilarang memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis Perseroan untuk kepentingan di luar Perseroan.
8. Dilarang terlibat langsung atau tidak langsung dalam pengelolaan Perseroan pesaing dan/atau Perseroan mitra atau calon mitra lainnya.
9. Dilarang baik langsung maupun tidak langsung dengan sengaja turut serta dalam pemborongan, pengadaan, atau persewaan, yang pada saat dilakukan perbuatan, untuk seluruh atau sebagian ditugaskan untuk mengurus atau mengawasinya.
10. Membuat Pernyataan Potensi Benturan Kepentingan apabila mempunyai hubungan keluarga sedarah dalam hubungan keluarga inti dengan anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris.
Insan PBAS apabila menemui kondisi Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) yang tidak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam pedoman ini wajib MEMBUAT SURAT PERNYATAAN POTENSI BENTURAN KEPENTINGAN terhadap kondisi tersebut dengan memberikan penjelasan terhadap kebijakan dan aturan ini kepada Atasan langsung ataupun
Pimpinan tertinggi setempat dan pihak ketiga dan apabila diperlukan dapat menyampaikan aturan ini kepada pihak ketiga sebagai bagian dari sosialiasi aturan ini.
2.1.2 Mengutamakan Kepentingan Publik
1. Setiap Insan PBAS harus memperhatikan asas umum tata kelola Perusahaan yang baik dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
2. Dalam pengambilan keputusan, setiap Insan PBAS harus memperhatikan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku tanpa memikirkan keuntungan pribadi ataupun afiliasi dengan agama, profesi, partai atau politik, etnis, dan keluarga.
3. Setiap Insan PBAS tidak boleh memasukkan unsur kepentingan pribadi dalam pembuatan keputusan dan tindakan yang dapat mempengaruhi kualitas keputusannya. Apabila terdapat Benturan kepentingan, maka Insan PBAS tidak boleh berpartisipasi dalam pembuatan keputusan-keputusan resmi yang dapat dipengaruhi oleh kepentingan dan afiliasi pribadinya.
4. Setiap Insan PBAS harus menghindarkan diri dari tindakan pribadi yang diuntungkan oleh 'insider information' atau informasi orang dalam yang diperolehnya dari jabatannya, sedangkan informasi ini tidak terbuka untuk umum.
5. Setiap Insan PBAS tidak boleh mencari atau menerima keuntungan yang tidak seharusnya sehingga dapat mempengaruhi pelaksanaan tugasnya. Setiap Insan PBAS juga tidak boleh mengambil keuntungan yang tidak seharusnya dari jabatan yang pernah dipegangnya, termasuk mendapatkan informasi tertentu dalam jabatan tersebut pada saat pejabat yang bersangkutan tidak lagi duduk dalam jabatan tersebut.
2.1.3 Menciptakan Keterbukaan Penanganan dan Pengawasan Benturan Kepentingan 1. Setiap Insan PBAS harus bersifat terbuka atas pekerjaan yang dilakukannya. Kewajiban
ini tidak sekedar terbatas pada mengikuti undang-undang dan peraturan tetapi juga harus mentaati nilai-nilai bebas kepentingan, tidak berpihak, dan memiliki integritas.
2. Kepentingan pribadi dan hubungan afiliasi setiap Insan PBAS yang dapat menghambat pelaksanaan tugas publik harus diungkapkan dan dideklarasikan agar dapat dikendalikan dan ditangani secara memadai.
3. Setiap Insan PBAS harus meneruskan dan menindaklanjuti pengaduan dari masyarakat tentang adanya Benturan kepentingan yang terjadi sesuai dengan ketentuan Perseroan.
4. Setiap Insan PBAS harus menjamin konsistensi dan keterbukaan dalam proses penyelesaian atau penanganan situasi Benturan kepentingan sesuai kerangka hukum yang ada.
2.1.4 Mendorong Tanggung Jawab Pribadi dan Sikap Keteladanan
1. Setiap Insan PBAS harus menjaga integritas sehingga dapat menjadi teladan bagi Insan PBAS lainnya dan bagi masyarakat.
2. Setiap Insan PBAS harus dapat memisahkan antara urusan pribadi dengan urusan kedinasan sehingga dapat menghindari terjadinya Benturan kepentingan yang merugikan kepentingan Perseroan apabila terjadi Benturan kepentingan.
3. Setiap Insan PBAS harus bertanggungjawab untuk menyelesaikan Benturan kepentingan yang terjadi.
4. Setiap Insan PBAS harus menunjukkan komitmen dan profesionalitas dalam penerapan kebijakan penanganan Benturan kepentingan.
2.1.5 Menciptakan dan Membina Budaya Organisasi yang Tidak Toleran terhadap Benturan Kepentingan
1. Tersusun dan terlaksananya kebijakan dan praktek manajemen yang mendorong pengawasan dan penanganan Benturan kepentingan secara efektif.
2. Terciptanya iklim yang mendorong setiap Insan PBAS untuk mengungkapkan dan membahas Benturan kepentingan yang terjadi.
3. Terciptanya budaya komunikasi yang terbuka, serta mendorong dialog tentang integritas secara terus menerus.
4. Terlaksananya pengarahan dan pelatihan secara berkesinambungan untuk meningkatkan pemahaman terhadap aturan-aturan dan kode etik.
2.1.6 Benturan Kepentingan Perseroan
Beberapa bentuk Benturan kepentingan yang sering terjadi dan dihadapi oleh Insan PBAS antara lain adalah:
1. Situasi yang menyebabkan seseorang menerima gratifikasi atau pemberian/penerimaan hadiah atas suatu keputusan/jabatan.
2. Situasi yang menyebabkan penggunaan aset jabatan untuk kepentingan pribadi/golongan.
3. Situasi yang menyebabkan informasi rahasia jabatan/Perseroan dipergunakan untuk kepentingan pribadi/golongan.
4. Perangkapan jabatan di beberapa Perseroan yang memiliki hubungan langsung/tidak langsung, sejenis atau tidak sejenis, sehingga menyebabkan pemanfaatan suatu jabatan untuk kepentingan jabatan lainnya.
5. Situasi dimana Insan PBAS memberikan akses khusus kepada pihak tertentu misalnya dalam rekrutmen pegawai tanpa mengikuti prosedur yang seharusnya.
6. Situasi yang menyebabkan proses pengawasan tidak mengikuti prosedur karena adanya pengaruh dan harapan dari pihak yang diawasi.
7. Situasi dimana kewenangan penilaian suatu obyek kualifikasi dimana obyek tersebut merupakan hasil dari si penilai.
8. Situasi dimana adanya kesempatan penyalahgunaan jabatan.
9. Situasi setelah tidak lagi menjadi Insan PBAS (Post employment (berupa trading influence, rahasia jabatan).
10. Situasi dimana Insan PBAS menentukan sendiri besarnya gaji/ remunerasi.
11. Situasi untuk memungkinkan penggunaan diskresi yang menyalahgunakan wewenang.
Sumber penyebab Benturan kepentingan antara lain adalah:
1. Kekuasaan dan kewenangan Insan PBAS.
2. Perangkapan jabatan, yaitu Insan PBAS menduduki dua atau lebih jabatan sehingga tidak bisa menjalankan jabatannya secara profesional, independen dan akuntabel.
3. Hubungan afiliasi, yaitu hubungan yang dimiliki oleh Insan PBAS dengan pihak tertentu baik karena hubungan darah, hubungan perkawinan, maupun hubungan pertemanan yang dapat mempengaruhi keputusannya.
4. Gratifikasi yaitu pemberian dalam arti luas yakni meliputi pemberian uang, barang, rabat, komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma dan fasilitas lainnya.
5. Kelemahan sistem organisasi yaitu keadaan yang menjadi kendala bagi pencapaian tujuan pelaksanaan kewenangan Insan PBAS yang disebabkan karena aturan, struktur dan budaya Perseroan yang ada.
6. Kepentingan pribadi (vested interest) yaitu keinginan/kebutuhan Insan PBAS mengenai suatu hal yang bersifat pribadi.
Untuk mencegah potensi Benturan Kepentingan di Perseroan termasuk anak Perusahaan dan Perusahaan afiliasinya dalam melaksanakan operasional, sehubungan dengan rencana transaksi, maka Perseroan harus:
1. Menunjuk pihak-pihak independen untuk melakukan penilaian yang independen atas rencana transaksi yang akan dimintakan persetujuan Pemegang Saham Perseroan pada Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa. Pendapat tersebut dimaksud adalah Pendapat Penilai Independen atas kelayakan dan kewajaran nilai rencana transaksi bagi pemegang saham.
2. Pendapat Konsultan Hukum Independen yang memberikan pendapat hukum (Legal Opinion) atas transaksi jasa-jasa sebagaimana diuraikan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
Dalam Pelaksanaannya, setiap Insan PBAS:
1. Dilarang melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga atau golongan.
2. Dilarang memberi hadiah dan/atau hiburan dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan Perseroan kepada pegawai negeri, departemen, aparat pemerintah/negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta Perseroan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud untuk menyuap dan atau memberikan keistimewaan yang tidak seharusnya diterima oleh Perseroan termasuk memberi barang/parcel/uang/setara uang atau dalam bentuk apapun pada hari raya keagamaan.
3. Dilarang menerima hadiah dan/atau hiburan dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan Perseroan dari pegawai negeri, departemen, aparat pemerintah/negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta Perseroan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud untuk menyuap dan atau memberikan keistimewaan yang tidak seharusnya diterima oleh yang bersangkutan termasuk menerima barang/parcel/uang/setara uang atau dalam bentuk apapun pada hari raya keagamaan.
4. Dilarang mengijinkan mitra kerja atau pihak ketiga memberikan sesuatu dalam bentuk apapun kepada pegawai negeri, departemen, aparat pemerintah/negara, sesama mitra kerja, penyedia barang dan jasa serta Perseroan pesaing rekanan/mitra kerja dengan maksud Perseroan mendapat suatu keistimewaan yang seharusnya tidak didapatkan oleh Perseroan secara berlebihan.
5. Dilarang bersikap diskriminatif, tidak adil untuk memenangkan penyedia barang/jasa rekanan/mitra kerja tertentu dengan maksud untuk menerima imbalan jasa untuk kepentingan pribadi, keluarga dan atau golongan.
6. Dilarang memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis Perseroan lain, pihak ketiga ataupun Perseroan pesaing yang dilakukan diluar yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku untuk kepentingan Perseroan.
2.2 Tahapan Dalam Penanganan Benturan Kepentingan 2.2.1 Penyusunan Kerangka Kebijakan
Dalam penyusunan kerangka kebijakan penanganan Benturan Kepentingan, terdapat beberapa aspek pokok yang saling terkait dan perlu diperhatikan, yaitu:
1. Pendefinisian Benturan kepentingan yang berpotensi membahayakan integritas Perseroan dan individu.
2. Komitmen manajemen dalam penerapan kebijakan Benturan Kepentingan.
3. Pemahaman dan kesadaran yang baik tentang Benturan Kepentingan untuk mendukung kepatuhan dalam penanganan Benturan kepentingan.
4. Keterbukaan informasi yang memadai terkait dengan penanganan Benturan kepentingan.
5. Keterlibatan para stakeholders dalam penanganan Benturan Kepentingan.
6. Monitoring dan evaluasi kebijakan penanganan Benturan Kepentingan.
7. Pengembangan dan penyesuaian kebijakan dan prosedur penanganan Benturan Kepentingan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi di atas.
2.2.2 Identifikasi Situasi Benturan Kepentingan
Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap situasi yang termasuk dalam kategori Benturan Kepentingan. Dalam hal ini diperlukan penjabaran yang jelas mengenai situasi dan hubungan afiliasi yang menimbulkan Benturan kepentingan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing fungsi yang bersangkutan. Identifikasi tentang situasi Benturan kepentingan harus konsisten dengan ide dasar bahwa ada berbagai situasi dimana kepentingan pribadi dan hubungan afiliasi setiap Insan PBAS dapat menimbulkan Benturan kepentingan.
2.2.3 Penyusunan Strategi Penanganan Benturan Kepentingan
Kebijakan Benturan kepentingan perlu didukung oleh sebuah strategi yang efektif 1. Penyusunan kode etik.
2. Pelatihan, arahan serta konseling yang memberi contoh-contoh praktis dan langkah- langkah untuk mengatasi situasi-situasi Benturan kepentingan.
3. Dukungan Fungsi Compliance & Business Monitoring (Corporate Secretary) dalam bentuk:
a. Dukungan administrasi yang menjamin efektivitas proses pelaporan sehingga informasi dapat dinilai dengan benar dan dapat terus diperbaharui.
b. Pelaporan dan pencatatan kepentingan pribadi dilakukan dalam dokumen-dokumen resmi agar Fungsi yang bersangkutan dapat menunjukkan bagaimana mengidentifikasi dan menangani Benturan kepentingan.
Deklarasi Benturan kepentingan dengan cara sebagai berikut:
1. Pelaporan atau pernyataan awal (disclosure) tentang adanya kepentingan pribadi yang dapat bertentangan dengan pelaksanaan jabatannya pada saat seseorang diangkat sebagai Insan PBAS.
2. Pelaporan dan pernyataan lanjutan apabila terjadi perubahan kondisi setelah pelaporan dan pernyataan awal.
3. Pelaporan mencakup informasi yang rinci untuk bisa menentukan tingkat Benturan kepentingan dan bagaimana menanganinya.
2.2.4 Penyiapan Serangkaian Tindakan untuk Menangani Benturan Kepentingan
Untuk menangani Benturan Kepentingan diperlukan serangkaian tindakan yang jelas apabila setiap Insan PBAS berada dalam situasi Benturan kepentingan. Penyiapan tindakan-tindakan tersebut diperlukan sebagai langkah lanjutan setelah Insan PBAS melaporkan situasi Benturan kepentingan yang dihadapinya, mengingat keberadaan laporan tersebut tidak menjamin bahwa Insan PBAS tersebut telah keluar dari situasi Benturan kepentingan. Selain itu penyiapan
tindakan ini juga diperlukan pada saat Benturan kepentingan telah terjadi walaupun tanpa adanya pelaporan dari yang bersangkutan.
Serangkaian tindakan yang dapat disiapkan sebagai langkah lanjutan dalam menangani Benturan kepentingan yang dapat digunakan sebagai pedoman adalah:
1. Pengurangan kepentingan pribadi Insan PBAS dalam jabatannya.
2. Penarikan diri dari proses pengambilan keputusan dimana Insan PBAS memiliki kepentingan.
3. Membatasi akses Insan PBAS atas informasi tertentu apabila yang bersangkutan memiliki kepentingan.
4. Mutasi Insan PBAS ke jabatan lain yang tidak memiliki Benturan kepentingan.
5. Mengalihkan tugas dan tanggung jawab Insan PBAS yang bersangkutan.
6. Pengunduran diri Insan PBAS dari jabatan yang menyebabkan Benturan kepentingan.
7. Mengintensifkan pengawasan terhadap Insan PBAS tersebut.
8. Pemberian sanksi yang tegas bagi yang melanggarnya.
2.3 Faktor-faktor Pendukung Keberhasilan Penanganan Benturan Kepentingan 1. Komitmen dan Keteladanan Manajemen
Manajemen wajib mempergunakan kewenangannya secara baik dan benar dengan mempertimbangkan kepentingan Perseroan, kepentingan masyarakat, kepentingan Insan PBAS dan berbagai faktor lain.
2. Partisipasi dan Keterlibatan Para Insan PBAS
Implementasi kebijakan untuk mencegah Benturan kepentingan membutuhkan keterlibatan para Insan PBAS. Para Insan PBAS harus sadar dan paham tentang isu Benturan kepentingan dan harus bisa mengantisipasi sekaligus mencegah terjadinya Benturan kepentingan.
Untuk mendorong partisipasi dan keterlibatan Insan PBAS dapat dilakukan antara lain dengan:
a. Mempublikasikan kebijakan Benturan kepentingan.
b. Secara berkala mengingatkan Insan PBAS adanya kebijakan Benturan kepentingan.
c. Menjamin agar aturan dan prosedur mudah diperoleh dan diketahui.
d. Memberi pengarahan tentang bagaimana menangani Benturan kepentingan.
e. Memberi bantuan konsultasi dan nasehat bagi mereka yang belum memahami kebijakan penanganan Benturan kepentingan, termasuk juga kepada pihak-pihak luar yang berkaitan atau berhubungan dengan lembaga yang bersangkutan.
3. Perhatian Khusus Atas Hal Tertentu
Perhatian khusus perlu dilakukan terhadap hal-hal tertentu yang dianggap berisiko tinggi menyebabkan terjadinya situasi Benturan kepentingan. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian khusus tersebut antara lain adalah:
a. Perangkapan jabatan.
b. Hubungan afiliasi.
c. Gratifikasi.
d. Pekerjaan tambahan.
e. Informasi orang dalam.
f. Keterlibatan dalam pengadaan barang dan jasa.
g. Tuntutan keluarga dan komunitas.
h. Kedudukan di organisasi-organisasi lain.
i. Kegiatan setelah selesai masa jabatan.
4. Langkah-langkah Pencegahan
Berbagai langkah pencegahan dapat dilakukan untuk menghindari situasi Benturan kepentingan. Sebagai contoh langkah-langkah dalam pengambilan keputusan adalah:
a. Agenda rapat yang akan diadakan perlu disampaikan kepada Insan PBAS sebelum pelaksanaan rapat agar dapat mengidentifikasi dan menangani situasi Benturan kepentingan pada tahap awal.
b. Adanya tata tertib rapat yang mengatur tata cara penarikan diri dari pengambilan keputusan rapat dimana Insan PBAS tersebut berada didalam situasi Benturan kepentingan.
Langkah-langkah preventif tersebut akan tumbuh dalam suatu budaya PBAS yang terbuka, dimana dimungkinkan pembahasan masalah-masalah Benturan kepentingan secara bebas di antara para pekerja, wakil-wakil pekerja dan pihak-pihak lain yang mempunyai perhatian pada masalah Benturan Kepentingan.
5. Penegakkan Kebijakan Benturan Kepentingan
Penegakkan kebijakan Benturan Kepentingan tidaklah mudah. Agar kebijakan tersebut berjalan secara efektif maka perlu ada:
a. Sanksi yang memadai.
b. Mekanisme identifikasi untuk mendeteksi pelanggaran kebijakan yang ada.
c. Instrumen penanganan Benturan kepentingan yang secara berkala diperbaharui.
6. Pemantauan dan Evaluasi
Kebijakan Benturan kepentingan juga perlu dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk menjaga agar tetap efektif dan relevan dengan lingkungan yang terus berubah. Bila perlu, kebijakan tersebut dapat diubah atau diselaraskan/disesuaikan dengan kebutuhan pada saat itu.
2.4 Batasan Mencegah Terjadinya Benturan Kepentingan (Conflict Of Interest)
1. Insan PBAS yang menerima hadiah atau janji, padahal diketahui atau patut diduga bahwa hadiah atau janji tersebut diberikan untuk menggerakkan agar melakukan atau tidak melakukan sesuatu dalam jabatannya, yang bertentangan dengan kewajibannya.
2. Insan PBAS yang dengan maksud menguntungkan diri sendiri atau orang lain secara melawan hukum, atau dengan menyalahgunakan kekuasaannya memaksa seseorang memberikan sesuatu, membayar, atau menerima pembayaran dengan potongan, atau untuk mengerjakan sesuatu bagi dirinya sendiri.
Terhadap Benturan kepentingan tersebut, maka setiap Insan PBAS:
1. Secara profesional akan menghindari Benturan kepentingan dalam bentuk apapun dan secara personal selalu mengutamakan kepentingan Perseroan diatas kepentingan pribadi atau pihak lain.
2. Harus mengundurkan diri dari proses pengambilan keputusan apabila berada dalam posisi yang mengandung Benturan kepentingan.
3. Tidak melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga atau golongan.
4. Tidak menerima dan/atau memberikan hadiah/manfaat dalam bentuk apapun yang berkaitan dengan kedudukannya di dalam Perseroan.
5. Tidak memanfaatkan informasi rahasia dan data bisnis Perseroan untuk kepentingan di luar Perseroan.
6. Tidak memanfaatkan dan menggunakan hak cipta atau merek dagang Perseroan yang dapat merugikan kepentingan atau yang dapat menghambat perkembangan Perseroan.
7. Tidak melakukan investasi atau ikatan bisnis dengan pihak lain yang mempunyai keterkaitan bisnis dengan Perseroan baik langsung maupun tidak langsung.
8. Tidak memegang jabatan apapun pada Perseroan/institusi lain yang ingin dan/atau sedang melakukan hubungan bisnis dengan Perseroan maupun yang ingin dan/atau sedang berkompetisi dengan Perseroan.
9. Tidak memanfaatkan jabatan untuk memberikan perlakuan istimewa kepada keluarga, kerabat, kelompok dan/atau pihak lain atas beban Perseroan.
10. Tidak memberikan perlakuan istimewa kepada pelanggan, pemasok, mitra bisnis, pemerintah dan/atau pihak lain melebihi dari kebijakan yang ditetapkan oleh Perseroan.
11. Mengungkapkan dan/atau melaporkan setiap kepentingan dan/atau kegiatan-kegiatan di luar Perseroan yaitu kepada atasan langsung bagi pekerja Perseroan, kepada pemegang saham bagi Dewan Komisaris dan kepada Pemegang Saham dan Dewan Komisaris bagi Direksi.
2.5 Implementasi
Dalam rangka menjamin bahwa pedoman ini dapat diketahui oleh seluruh pekerja PBAS dan seluruh pihak ketiga yang berhubungan dengan PBAS, agar seluruh pihak-pihak yang terkait di lingkungan PBAS untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Mencantumkan ketentuan larangan Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) dalam setiap pengumuman dalam proses pengadaan barang/jasa di Perseroan.
2. Menugaskan kepada Fungsi Compliance & Business Monitoring dan Fungsi Communication
& Relation untuk secara terus menerus memberikan informasi kepada seluruh pekerja maupun pihak ketiga/eksternal terkait dengan adanya pedoman ini.
3. Menugaskan kepada Fungsi Procurement, Fungsi Commercial dan fungsi lain di lingkungan PBAS yang memiliki hubungan kerja dengan pihak ketiga untuk memberitahukan atau menyampaikan Pedoman Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) ini kepada seluruh pihak terkait dalam mata rantai supply di lingkungan PBAS (Penyedia Barang/Jasa, Agen, Distributor, Konsultan, Auditor/Assessor dan Pelanggan serta Stakeholder lainnya).
4. Memberikan informasi yang jelas kepada pihak manapun juga terkait dengan ketentuan yang terdapat dalam pedoman ini.
5. Corporate Secretary memonitor pelaksanaan/implementasi isi pedoman ini dan memberikan laporan secara berkala (6 bulan sekali) kepada Direktur Utama mengenai implementasinya termasuk laporan-laporan yang timbul setelah adanya ketentuan ini.
2.6 Proses Pelaporan
lnsan PBAS atau pihak ketiga yang mengetahui adanya pelanggaran terhadap ketentuan yang terdapat pada pedoman ini, agar segera melaporkan pelanggaran dimaksud sesuai ketentuan yang berlaku di Perseroan atau melaporkan melalui saluran Whistle Blowing System (WBS). Perseroan menjamin bahwa proses pelaporan yang dilakukan oleh Insan PBAS maupun pihak ketiga akan dijaga kerahasiaannya.
2.7 Sanksi Atas Pelanggaran
Pelanggaran terhadap ketentuan dalam Pedoman Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) ini akan dikenakan sanksi yang berlaku di Perseroan yang masuk dalam kategori sebagai suatu bentuk pelanggaran berat.
LAMPIRAN 1 PERNYATAAN POTENSIAL BENTURAN KEPENTINGAN
Yang bertanda tangan dibawah ini, Saya ... Nomor Pekerja ..., menyatakan bahwa :
1. Atasan saya telah menjelaskan mengenai apa yang dimaksud dengan Benturan Kepentingan.
2. Saya juga telah membaca dan mengerti bahwa berikut ini merupakan Benturan Kepentingan yaitu sebagai berikut : a. Melaksanakan jasa apapun atau memainkan peran apapun dalam Perseroan atau usaha pesaing yang melakukan
atau ingin melakukan usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi;
b. Memiliki kepentingan apapun (komersial atau lainnya) dalam Perseroan atau organisasi manapun yang saat ini sedang melakukan usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi atau ingin melakukan usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi;
c. Memiliki anggota keluarga atau teman yang memiliki kepentingan dalam Perseroan atau organisasi yang saat ini melakukan usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi;
d. Melakukan transaksi dan/atau menggunakan harga/fasilitas PT Patra Badak Arun Solusi untuk kepentingan diri sendiri, keluarga, atau golongan;
e. Mewakili PT Patra Badak Arun Solusi dalam transaksi dengan Perseroan lain dimana saya atau anggota keluarga saya atau teman saya memiliki kepentingan;
f. Menerima hadiah, uang atau hiburan dari pemasok atau mitra usaha, atau dari agen manapun atau bertindak sebagai atau mewakili pemasok atau mitra usaha dalam transaksinya dengan PT Patra Badak Arun Solusi, selain daripada yang diuraikan dalam kebijakan Hadiah dan Hiburan;
g. Menggunakan informasi rahasia dan data bisnis PT Patra Badak Arun Solusi untuk kepentingan pribadi atau dengan cara yang merugikan kepentingan PT Patra Badak Arun Solusi;
h. Mengungkapkan kepada individu atau organisasi manapun diluar PT Patra Badak Arun Solusi setiap informasi, program, data keuangan, formula, proses atau "know-how" rahasia PT Patra Badak Arun Solusi atau yang dikembangkan oleh saya dalam memenuhi tanggung jawab saya terhadap PT Patra Badak Arun Solusi.
3. Saya juga ingin mengambil kesempatan ini untuk menyatakan bahwa saya mempunyai Potensial Benturan Kepentingan sebagai berikut :
4. Saya mengerti bahwa apabila PT Patra Badak Arun Solusi mengetahui bahwa saya memiliki benturan kepentingan dan sebelumnya saya tidak melaporkan hal tersebut kepada atasan atau pihak yang berwenang, saya dapat dikenakan tindakan disiplin yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan PT Patra Badak Arun Solusi. Saya juga sudah membaca dan memahami peraturan tersebut.
Demikian Deklarasi ini saya buat dengan sebenarnya, dalam keadaan sehat baik jasmani dan rohani dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
( ), (…….., ………, ...)
Atasan Pekerja,
(Nama) ... (Nama) ...
(Jabatan) ... (Jabatan) ...
LAMPIRAN 2 PERNYATAAN TIDAK ADA BENTURAN KEPENTINGAN
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
Nomor Pekerja : Jabatan :
Fungsi :
Dengan ini menyatakan dan menjamin bahwa SAYA tidak mempunyai benturan kepentingan terhadap PT Patra Badak Arun Solusi yang membuat SAYA tidak patut untuk melakukan tindakan berikut ini :
a) Melaksanakan jasa apapun atau memiliki peran apapun dalam Perseroan lain atau usaha pesaing yang sedang atau akan melakukan kerjasama usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi.
b) Memiliki kepentingan ekonomi secara langsung maupun tidak langsung terhadap Perseroan atau organisasi manapun yang saat ini sedang melakukan kerjasama dengan PT Patra Badak Arun Solusi atau ingin melakukan kerjasama dengan PT Patra Badak Arun Solusi.
c) Memiliki anggota keluarga atau teman yang memiliki kepentingan ekonomi secara langsung maupun tidak langsung terhadap Perseroan atau organisasi yang saat ini melakukan usaha dengan PT Patra Badak Arun Solusi.
d) Melakukan transaksi dan/atau menggunakan harta/fasilitas PT Patra Badak Arun Solusi untuk kepentingan diri sendiri, keluarga, atau golongan.
e) Mewakili PT Patra Badak Arun Solusi dalam transaksi dengan Perseroan lain dimana SAYA atau anggota keluarga SAYA atau teman SAYA memiliki kepentingan.
f) Menerima hadiah, uang atau hiburan dari pemasok atau mitra usaha, atau dari agen manapun atau bertindak sebagai atau mewakili pemasok atau mitra usaha dalam transaksinya dengan PT Patra Badak Arun Solusi, selain daripada yang diuraikan dalam kebijakan PT Patra Badak Arun Solusi menggenai Hadiah dan Hiburan.
g) Menggunakan informasi rahasia dan data bisnis PT Patra Badak Arun Solusi untuk kepentingan pribadi atau dengan cara yang merugikan kepentingan PT Patra Badak Arun Solusi.
h) Mengungkapkan kepada individu atau organisasi atau pihak manapun di luar PT Patra Badak Arun Solusi setiap informasi, program, data keuangan, formula, proses atau "Know-How" rahasia milik PT Patra Badak Arun Solusi, atau yang dikembangkan oleh SAYA dalam memenuhi tanggung jawab SAYA terhadap PT Patra Badak Arun Solusi.
i) Melaksanakan setiap tindakan lainnya, yang tidak disebut secara spesifik diatas ini, yang dianggap merugikan bagi kepentingan PT Patra Badak Arun Solusi.
SAYA mengerti bahwa apabila SAYA memiliki benturan kepentingan dan sebelumnya SAYA tidak melaporkan hal tersebut kepada atasan atau pihak yang berwenang di PT Patra Badak Arun Solusi, SAYA dapat dikenakan tindakan disiplin sebagaimana yang tercantum dalam peraturan Perseroan PT Patra Badak Arun Solusi, yang mana SAYA telah memahami peraturan tersebut.
Demikian Pernyataan ini SAYA buat dengan sebenarnya, dalam keadaan sehat baik jasmani dan rohani dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun.
( ), (…….., ………, ...)
Atasan Pekerja,
(Nama) ... (Nama) ...
(Jabatan) ... (Jabatan) ...
