PERENCANAAN
Suatu Analisis Terhadap Fungsi Administrasi Muh. Zainal
ABSTRAK
Makalah ini mengambil tema tentang planning atau perencanaan sebagai sebuah unsur yang memiliki urgensi penting dalam pelaksanaan kegiatan. Konsep perencanaan ini dianalisis berdasarkan fungsi administrasi. Kajjiannya lebih spesifik pada uraian tentang hakikat perencanaan, urgensi dan fungsi perencanaan, dan proses penyusunan perencanaan. Tulisan ini menegaskan tentang pentingnya proses penyusunan rencana melalui pengumpulan dan pengolahan data, penilaian, perumusan kebijakan, kebutuhan masa depan, pembiayaan , pemantauan targe sasaran, uraian perencanaan, implementasi proyek, evaluasi dan pemantauan serta reviasi dan penyusunan kembali rencana. Tulisan ini juga menyarankan agar dalam rangka mencapai tujuan organisasi sebelum para manager dapat menentukan hubungan-hubungan, menetapkan kualifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan seluruhnya harus direncanakan secara rasional.
Kata Kunci: Perencanaan
PENDAHULUAN
Keberhasilan suatu kegiatan agar kegiatan tersebut dapat berjalan
secara efektif dan efisien sangat ditentukan oleh adanya suatu perencanaan
yang matang yang didukung oleh organisasi yang tepat. Sebagai suatu
sistem yang harmonis dan dikelola oleh pelaksana yang kompoten dan
berdedikasi. Perencanaan ini pada hakekatnya merupakan salah satu fungsi
dalam managemen yang secara keseluruhan tidak dapat dilepaskan dari
fungsi lainnya. Fungsi perencanaan dalam managemen sangat penting
karena menjadi gambaran awal tentang bentuk aktivitas suatu organisasi.
Perencanaan adalah suatu iktiar untuk menjamin agar setiap usaha
kerjasama yang dilakukan dalam suatu organisasi dapat berlangsung
dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang
melakukannya. Jadi perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan
dan pemutusan selanjutnya, apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana
dan oleh siapa (Handoko, 1998). Dalam membuat suatu perencanaan,
berbagai faktor yang harus diperhitungkan untuk dapat menghasilkan suatu
bentuk perencanaan yang matang. Diantara hal yang perlu dipertimbangkan
adalah kondisi waktu, sarana dan prasarana, atau faktor penghambat dan
pendukung rencana tersebut.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan dan jenis
organisasi. Perencanaan pada tingkatan tertentu akan memberi dampak
pada kesuksesan suatu organisasi. Manager puncak biasanya mencurahkan
sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana jangka
panjang dan strategi-strategi organisasi. Manajer pada tingkatan bawah
merencanakan bagi kelompok kerjanya untuk jangka pendek.
Perencanan adalah merupakan suatu proses yang harus
diimplementasikan setiap saat dalam kondisi dan perubahan yang terjadi
dalam suatu organisasi. Kemampuan menyususn perencanaan yang efektif
akan berpengaruh terhadap keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian sebuah
perencanaan efektif jika perencanaan tersebut disusun dan dapat
diimplementasikan secara kontinyu serta memiliki fleksibilitas, serta memiliki
kemampuan untuk menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang mungkin
akan mengalami perubahan.
Untuk itu maka dapat diketahui bahwa sesungguhnya perencanaan
terkait erat dengan beberapa fungsi administrasi. Dalam makalah ini akan
PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI ADMINISTRASI
Hakikat Perencanaan
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa perencanaan terkait
erat dengan manajemen. Suatu rencana pada dasarnya merupakan suatu
kegiatan yang ditentukan sebelum melakukan berbagai kegiatan guna
mencapai tujuan. Perencanaan juga dapat dikatakan sebagai suatu bentuk
tindakan yang menyeluruh yang berusaha mengoptimalkan dana, sarana dan
sebagainya dalam suatu sistem (Parnomo, 1982)
Sebagaimana diketahui bahwa suatu kegiatan dimaksudkan untuk
mencapai suatu tujuan atau untuk mencapai suatu target tertentu. Suatu
rencanan kerja tanpa diserrtai dengan tujuan tidak mempunyai arti sama
sekali. Demikian sebaliknya sehingga seseorang tidak dapat menyusun suatu
rencana kerja jika tidak mengetahui atau memlikiki suatu tujuan yang jelas.
Membuat suatu perencanaan adalah merupakan kegiatan yang
paling penting dari setiap rangkaian kegiatan. Oleh karena itu para sarjana
mengemukakan tugas-tugas pada kegiatan kerjasama senantiasa
menantumkan perencanaan sebagai tugas pokok yang pertama. Rencana
sangat diperlukan dalam setiap kegiatan yang akan diselenggarakan
baikdalam skala besar atau kecil. Kesuksesan suatu kegaitan sangat
tergantung dari perencaanaan yang dibuat sebelumya.
Perencanaan akan memberikan efek yang baik pada pelaksaaan
maupun pengawasan. Suatu perencanaan merupakan langkah pertama
dalam usaha mencapai sutatu kegiatan. Perencanaan pada hakekatnya
adalah usaha yang dilakukan secara sadar dan terus menerus serta
diorganisasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternatif yang ada
bagi pencapaian tujuan tertentu, (Suparto M, 1982). Dengan demikian
perencanaan adalah merupakan sesuatu yang terorganisair yang memuat
beberapa alternatif yang dapat dilakukan oleh suatu organisassi secara terus
Perencanaan adalah merupakan keseluruhan pemikiran dan
penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang
akan datang dalam rangka pencapain tujuan yang telah ditentukan (S.P.
Siagian, 1997). Perencanaan diartikan sebagai usaha sadar untuk
memikirkan alternatif yang mungkin dapat dicapai pada masa depan, menguji
alternatif tersebut dan memilih alternatif yang dikehendaki agar dapat
ditentukan pula bagaimna cara mencapainya.
Perencanaan suatu proses yang menetapkan lebih dahulu
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, prosedur dan metode pelaksanaan untuk
mencapai tujuan organisasi atau bagian dari organisasi selama periode
tertentu, (Kamaruddin, 1979). Dengan melihat pengertian-pengertian tersebut
di atas, maka secara umum dapat diambil pengertian perencanaan sebagai
suatu kegiatan dalam organisasi dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan.
Atau dengan kata lain tujuan suatu oragnisasi tidak akan dapat dicapai jika
tidak melakukan perencanaan terlebih dahulu yaitu menetukan strategi dan
langkah serta metode yang akan digunakan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi yang telah durumuskan dan ditetapkan sebelumnya.
Batasan lain tentang perencanaan dikemukakan oleh beberapa pakar
diantaranya Sondang P Siagian, mengemukakan bahwa yang dimaksud
dengan perencanaan adalah merupakan keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa akan
datang dalam rangka perncapaian tujuan yang telah ditentukan. Sementara
Harol Kootz mengemukakan bahwa perencanaan berhubungan dengan
pemilihan sasaran/tujuan, strategi/kebijakan, program dan prosedure
pencapainnya. Perncanaan adalah suatu pengambilan keputusan, manakala
perencanaan menyangkut masalah pemilihan beberapa alternatif.(James,
Urgensi dan fungsi Perencanaan
Berdasarkan hakikat dari perencanaan tersebut di atas dapat
diketahui bahwa dalam suatu organisasi salah satu aspek yang harus
dilakukan untuk dapat memiliki beberapa alternatiff untuk mencapai tujuan
organisasi adalah dengan perencanaan. Ada dua alasan yang mendasari
perlunya perencanaan. Menurut Handoko (1984) bahwa perencanaan
tersebut dilakukan untuk mencapai:
1. Protective Benevits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukse pencapaian tujuan
organisasi.
Para perencanan tidak dapat mengendalikan waktu di masa yag akan
datang, akan tetapi mereka seharusnya berusaha untuk mengindentifikasi
dan menghindarkan kegiatan-kegiatan sekarang dengan hasil yang dapat
diperkirakan akan meberikan pengaruh pada masa yang akan datang.
Dalam suatu organisasi seharusnya perencanaan sudah dapat memprediksi
bahwa kegiatan yang dilakukan sekarang akan memberikan dampak positif
terhadap kegiatan atau aktifitas organisasi di masa datang. Demikian pula
sebaliknya, juga dapat memp[rediksi bahwa suatu bentuk aktivitas organisasi
perlu ditiadakan karena akan menghambat aktivitas organisasi di masa yang
akan datang. Salah satu maksud utama dari perencanaan adalah melihat
bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat
dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan
diwaktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang
lebih baik.
Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambbungan
dan kreatif agar managemen tidak hanya akan bereaksi terhadap
lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Secara
1) Membantu managemen untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan lingkungan
2) Membantu dalam kristalisasi pada masalah-masalah utama
3) Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran
operasi secara lebih jelas
4) Membantu penetapan tanggung jawab yang tepat
5) Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6) Memudahkan dalam melakukan koordinasi dalam berbagai
bagian organisasi
7) Membuat ujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah
dipahami
8) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti dan menghemat
waktu usaha dan dana.
Tujuan khusus tersebut di atas menggambarkan bahwa suatu
organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, menimimalisasi kesalahn
dalam pengambilan keputusan memperjelas tujuan organisasi dan
menentukan strategi serta tujuan orgganisasi tidak akan dapat dicapai jika
tidak dilakukan planning lebih awal.
Proses Penyusunan Perencanaan
Proses penyusunan rencana sangat mempengaruhi apakah rencana
tersebut tepat mendukung jalannya suatu organisasi atau tidak. Beberapa hal
yangharus diperhatikan dalam menysusn suatu perencanaan yaitu (1) Asas
Perencanaan, (2) Sumber Perencanaan, (3) Prosedure Perencanaan, (4)
fungsi Perncanaan dan (5) tingkatan perencanaan.
Pertama Asas Perencanaan; Dasar atau pedoman untuk
penyusunan suatu rencana baik untuk suatu kegiatan kecil maupun untuk
1. Memberi bantuan bagi tercapaiya tujuan yang sudah ditentukan
sebelumnya
2. Menciptakan suatu cara pelaksanaan kerja yang berdayaguna
3. Merupakan fungsi atau kegiatan pertama dari sluruh tugas dan
pimpinan pelasana kerja
4. emasuki setiap kegiatan pimpinan
5. Memungkinkan adanya beberapa pilihan misalnya bahan, alat,
waktu, orang , jumlah biaya daan sebagainya
6. Merupakan faktor yang membatasi, dalam hal ini keadaaan dan
susana atau fleksibel.
7. emmberi kemungkinan untuk perubahan arah, tetapi tujuan tetap
sama selama belum ada penggantianrencana
8. Mengatasi rencanan lawan atau biasa disebut dengan
perncanaan strategis.
Kedua, Sumber Perencanaan. Untuk menysusun suatu rencana
yang baik diperlukan bahan-bahan dari berbagai sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya anatara lain, kebijakan atau
pengarahan dari suatu badan atau seseorang yang berhak membuatnya
berupa peraturan, pedoman dan undang-undang bagi pelaksanaan. Selain itu
juga hasil pengawasan dan penelitian dan pengalaman pimpinan dapat
menjadi sumber perencanaan yang dpat dijadikan baha pertimbangan
sebelum membua suatu perencanaan. Kebutuhan yang mendatang dan
penting untuk dapat menanggulangi persoalan-persoalan yang sedang dan
mungkin dapat muncul perlu untuk dikaji sebagai bahan atau sumber
perencanaan. Selain itu Penemuan paradigma baru, Prakarsa baik yang
bersumber dari dlam maupun dari luardapat dijasikan sebagai
sumber-sumber perencanaan.
Ketiga; Prosedure Perencanaan. Beberapa prosedure yang harus
1. Pengumpulan dan pengolahan Data.
Pengumpulan data adalahmerupakan proses awal yang harus
ditempuh dalam membaut perencanaan. Data yan gtelah dikumpulkan
perlu diseleksi untuk kemudian di identifikasi. Data ini harus cukup
dipercayai keabsahannya. Hal ini disebabakan karena biasanya data
yanag dikumpulkan adalahmerupakan datamentah yang masih
membutuhkan proses pengolahan. Sehingga data tersebut
diidentifikasi terlebih dahulu sebagai data utama, data pentingm, data
penunjang dan lain-lain, sehingga perencanaan yang dibuat dapat
menentukan skala prioritas dan alternatif yang akan dipilih.
2. Penilaian
Penilaian disini dimaksudkan adalah merupakan proses penelitian dan
peninjauan kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan
dilaksanakan. Apakah usaha dan kegiatan itu telah dilaksanakan , jika
telah dilaksanakan, apakah sesuai dengan perencanaan , apakah
telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap langkah yang
diambil satu dengan yang lainnya. Penilaian mencoba melihat kembali
apakah ada faktor penghambat sehingga timbul kelemahan atau
kekurangan suatu rencana. Kekurangan dan kelemahan ini tentu akan
sangat berpengaruh terhadap sarana dan tujuan yang hendak dicapai
baik kualitas maupun kuantitas.
3. Perumusan Kebijaksanaan
Setiap perencanaan harus menyadari perubahan dan perbaikan
dalam rangkapenyempurnaan dan pencapaian tujuan sesuai dengan
ekbijakan atas dasar peraturan dan ketentuan. Seorang perencana
selalu “kecewa”. Dalam hal ini kebijaksanaan yang diambil, bbukan
berarti mematahkan perencanaan semula tetapi sebagai upaya
pembaharuan, perumusan kebijakan adalah merupakan alat untuk
perencana bukan membuat keputusan tetapi merupakan staf tekhis
yang berfungsi membantu para pengambil keputusan.
4. Kebutuhan Masa Depan
Penilaian kebutuhan masa depan berdasarkan kebijaksanan yang
telah digariskan dan disahkan. Para perencana harus menjabarkan
kebijaksanaan tersebut sebagai operasional terurai yang meliputi
perencanaan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
5. Pembiayaan
Dalam pembiayaan diperlukan pula untuk menyusun suatu
perencanaan baik untuk program maupun untuk suatu proyek tertentu.
Dalam openyusunan pembiayaan ini tidak harus disesuaikan dengan
pembiayaan atau budgeting yang telah dibuat dan disusun pada tahun
atau periode sebelumnya. Demikian pula dalam menghitung
pembiayaan untuk masa depan. Jadi dalam hal penyusunan
pembiayaan dalam melakukan perhitungan memperhatikan keadaan
sebelumnya, maka sekarang dan masa yang akan datang. Pada
prinsipnya dalam meysusn suatu anggaran atau pembiayaan harus
didasarkan pada kebutuhan bukan didasarkan pada kamauan.
6. Pemantauan Target Sasaran
a. Penentuan Target
Penyusunan pembiayaan, merupakan anggaran biaya
berdasarkan permintaan bukan berdasarkan anggaran biaya yang
tersedia. Untuk menetukan target setiap program dan proyek perlu
anggaran biaya yang tersedia. Dengan sendirinya rencana biaya
yang telah disusun perlu ditinjau kembali dan dengan sendiri
disesuaikan dengan anggaran biaya yang ada. Dalam hal ini
pemilihan prioritas sangat diperlukan mana yang segera harus
dilaksanakan, mana yang harus ditunda pelaksanaannya.
Penetapan Sasaran dapat dilakukan dengan berbagai jalan yang
didasarkan pada kebijakan pemerintah, Pritoritas tujuan, besar
biaya yang tersedia dan sebagainya.
7. Uraian Perencanaan
a. Penyusunan Program
Perencanaan yang bersifat menyeluruh dijabarkan kedalam
kegiatan-kegaitan operasional. Kegiatan-kegiatan tersebut
mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya suadah terarah dan
khsusu. Setiap kegiatan mempunyai tujuan dan sasaran yang
sifatnya terarah dan khussu yang disebut dengan program. Setiap
program disusun pula kepada kegiatan secara detail.
b. Perumusan Program
Program disusun berupa kelompok kegaitan dan jenis kegiatan
agar memudahkan pekerjaan yang akan dilakukan. Kegiatan yang
dijabarkan secara operasional dari program ini disebut dengan
“proyek”. Perumusan proyek adalahmerupakan betuk penjabaran
dari seluruh kegiatan dan sub kegiatan, satuan harga dan biaya
dari masing-masing kegiatan dan penyelesaian setiap kegiatan
tersebut.
8. Implementasi Proytek
Pelaksanaan proyek baru dapat dikerjakan apabila seluruh
langkah-langkah seperti diuraikan diatas sudah dilakukan. Apabila langkah-langkah
tersebut telah ditempuh maka pengerjaan proyek sudah dapat dimulai.
9. Evaluasi dan Pemantauan
Sementara rencana itu berjalan dilakukan penilaian proyek dan
pemantauan pelaksanaan proyek secara kontinu dan terus menerus
dari tahapan tahapan pelaksanaan. Kegiatan penilaian dan
laporan triwulan atau dalam betuk lain yang dianggap relevan dengan
proyek yang dilakukan.
10. Revisi dan Penyusunan Kembali Rencana
Dari penilaian berbagai kegiatan dan tahapan perencanaan yang
harus dikerjakan sehingga mendapatkan masukan yang berarti dan
dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan kembali suatu
perencanaan baru. Dengan demikian jenjang dan tahapan kegiatan
penyeususnan perencanaan harus diulang kembali dari awal. Akan
tetapi meskipun demikian , jika terjadi revisi kegiatan proyekl,
pelaksanaan proyek itu sama sekali tidak boleh dihentikan.
Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Administrasi lainnya
Keempat; Fungsi Perencanaan. Dalam banyak hal, perencanaan
adalah fungsi yang paling mendasar dari fungsi-fungsi lainnya. Fungsi
perencanaan dan funsi serta kegiatan-kegaitan managerial lainnya adalah
saling berhubungan, saling bergantung dan berinteraksi.
1. Pengorganisasian dan penyusuan Personalia
Pengorganisasian adalah proses mengarahkan kerjasama sumber
daya manusia sumber daya keungan, phisisk manusia dalam suatu
organisasi. Perncanaan menunjukkan cara dan perkiraaan dan bagaikman
menggunakan sumber daya perusahaan atau organisasi tersebut untuk
mencapai efektifitas yang paling tinggi. Sebagi contoh, penyusunan
personlaia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa
perencnaan personalia yang baik.
2. Pengarahan
Fungsi pengarahan selalau berkaitan erat dengan perencanaan.
Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor,
kekuatan sumber daya dan hubungan-hubungan yang diaprhatikan untu
mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan eliputi
3. Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erta.
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi
manager hgal ini menunjukkan perencanaan yan gtelah disusun secara
realistis atau praktek managemen buruk akan menyebabakan rencana tidak
dikerjakan seperti diharapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak
sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan
juga menjadi bahagian penting dalam menyusuan suatu rencana baru.
Kelima; Tingkat Perencanaan. Dalam membuat dan menyusun
rencana, maka dapat dibeda-bedakan tingkatan perencanaan sebagai
berikut:
(1) Perencanaan Kebijakan (Policy Planning) merupakan perencanaan
yang menggariskan kebijakan secara umum dan garis-garis besar.
Misalnya GBHN
(2) Perencanaan Kerja (Program Planning) merupakan penkjelasan
terperinci dari perencanaan haluan atau kebijakan berikut cara-cara
pelaksanaannya yang berbentuk program. Pada umumnya
penyelenggaraan perencanaan kerja dilakukan oleh departemen
atau jawatan dinas khusus yang harus melaksanakan kebijakan
yang digariskan dalam perencanaan haluan atau kebijakan
(3) Perncanaan langka/Pelaksanaan (Operation Planning), merupakan
perencanaan cara-cara dan langkah-langkah yan gberdaya guna
dan berhasil guna dalam melaksanakan pekerjaan. Perencanaan
ini menggambarkan dimuka langkah-langkah yang akan
dikerjakan secara terperinci. Rencana dalam bidang operasi ini
terutama mengenai pekerjaan-pekerjaan tekhnis yang banyak
mempergunakan tenaga dan keterampilan kerja secara rutin.
Dari beberapa penjelasan terdahulu dapat diketahui bahwa
untuk masa yang akan datang yang disusun berdasarkan
pengalaman-pengalaman atau data dan fakta-fakta masa lalu dan masa kini.
KESIMPULAN
Perencanaan adalah merupakan suatu kegiatan dalam suatu
organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Perencanaan tersebut dilakukan untuk mencapai protective
benevits dan positive benefits. Sehingga perencanana dimaksudkan sebagai
alat untuk mengurangi biaya pencapaian dan sebagai alat penentuan skala
prioritas.
Proses penyusunan suatu perencanaan pada umumnya dapat
dilaksanakan melalui pengumpulan dan pengolahan data, penilaian,
perumusan kebijakan, kebutuhan masa depan, pembiayaan , pemantauan
targe sasaran, uraian perencanaan, implementasi proyek, evaluasi dan
pemantauan serta reviasi dan penyusunan kembali rencana.
Rencana harus dibuat untuk mencapai tujuan organisasi sebelum
para manager dapat menentukan hubungan-hubungan. Kualifikasi
personalian yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan
carapengawasan yang diterapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, Prajudi, 1982, Administrasi dan Managemen Umum, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Hutabarat, James, M. 1984, Ilmu Admiistrasi, Liberty, Yogyakarta.
Kamaruddin, 1979, Ensiklopedia Management, Alumni, Bandung
Parmanto, Ahmadi, 1982, Beberapa pengertian dan Teori Perencanaan, Jakarta
Soekarno, K, 1980, Dasar-Dasar Management, Miswar, Jakarta
Siagian, S.P., 1978, filsafat Administrasi, gunung Agung, Jakarta
Widjaya, A.W. 1987, Perencanaan Sebagai Fungsi Managemen, Bina Aksara, Jakarta
