1 1.1 Latar Belakang
Dewasa ini keinginan masyarakat untuk memiliki kendaraan pribadi lebih melambung tinggi dibandingkan keinginan masyarakat untuk naik angkutan umum, menurut website okezone.com banyak masyarakat berpikir naik kendaraan pribadi lebih praktis, dan lebih irit dalam bahan bakar dibandingkan dengan kendaraan umum. Dengan adanya keinginan dan kebutuhan masyarakat akan kendaraan pribadi membuat kendaraan roda dua menjadi salah satu alternatif dalam mobilitas dikarenakan masyarakat dapat lebih cepat dalam perjalanan untuk sampai ke tempat tujuan, harga motor lebih murah dibandingkan mobil, serta motor lebih mudah dan murah dalam proses perbaikan atau service bulanan. Dengan adanya motor membuat masyarakat dalam melakukan mobilisasi lebih cepat, apalagi apabila tempat kerja mereka terletak di daerah yang sering rawan macet. Hal tersebut membuat kendaraan roda dua mengalami peningkatan penjualan dibandingkan penjualan kendaraan roda empat. Hal itu tercermin dari penjualan motor yang mencapai 6,07 juta unit sampai September 2014 atau tumbuh 4,6 persen dibandingkan dengan pencapaian periode yang sama tahun lalu sebanyak 5,8 juta unit. (Sumber: CNN Indonesia)
Dengan adanya peningkatan penjualan motor dari 5,8 juta unit sampai dengan 6,07 unit membuat PT. Mutiara Motor harus mengelola data pembelian, penjualan, dan persediaan lebih cepat dibandingkan dengan pengelolaan yang dilakukan sekarang sehingga dapat meningkatkan daya saing antara perusahaan terhadap perusahaan lain. Maka dari itu PT. Mutiara Motor memerlukan Sistem Informasi Manajemen agar perusahaan dapat merancang sistem guna melakukan pengolahan data dan informasi perusahaan bagi kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri. Pengolahan data yang dilakukan oleh PT. Mutiara Motor sendiri masih sangat dibilang tradisional karena menggunakan Microsoft Excel dalam pengerjaannya, kegiatan pengelolaan data di PT. Mutiara Motor masih belum memiliki standar prosedur yang baku, sehingga hal ini menimbulkan beberapa masalah diperusahaan. Selain masalah dalam pengolahan data penjualan, PT. Mutiara Motor juga memiliki kendala dalam pengelolaan persediaan, seperti pada bulan-bulan tertentu, saat penjualan meningkat atau menurun, PT. Mutiara Motor seringkali kehabisan atau kelebihan dalam persediaan motor.
Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang tekomputerisasi untuk melakukan perencanaan persediaan sehingga informasi yang dihasilkan lebih cepat, tepat, dan akurat.
Pada kenyataannya, cara manual ini masih menimbulkan banyak kendala yang menyulitkan para karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, antara lain lamanya proses pencarian data persediaan, kehilangan data baik data customer maupun data persediaan, dan sering terjadi kerancuan data karena proses prosedur entri data yang masih sangat rumit, ketidakseimbangan persediaan saat kekurangan stok maupun saat kelebihan stok. Sistem yang bekerja sekarang memadukan proses komputersisasi yang sederhana dengan menggunakan tools pada microsoft office dan program komputer yang belum dapat mengintegrasikan seluruh bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Seperti saat melakukan proses pembelian sebuah perusahaan dapat mengatur berapa banyak yang dapat dipesan oleh pihak perusahaan untuk dijual kepada pelanggan, tetapi setiap bulan saat pelanggan akan membeli motor, penjualan pada perusahaan bisa saja mengalami kelebihan maupun kekurangan stok dan perusahaan tidak dapat mengatur berapa banyak yang harus dipesan kepada supplier, pemesanan kepada supplier ini hanya berdasarkan pada perkiraan perusahaan. Apabila dengan adanya sistem yang terintegrasi nanti, diharapkan proses bisnis perusahaan yang meliputi pembelian, penjualan, dan persediaan dapat terkoordinasi dengan lebih baik dibandingkan menggunakan sistem manual, PT. Mutiara Motor juga diminta oleh perusahaan pusat agar dapat menggunakan sistem yang terintegrasi dengan PT. Mutiara Motor sehingga perusahaan induk dapat mendapatkan informasi mengenai motor yang terjual secara cepat. Oleh karena itu untuk memberikan kelancaran proses bisnis pada PT. Mutiara Motor maka saya merancang sistem terintegrasi yang mampu menerima dan mengolah data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam jurnal Information Systems Managed Inventory and Organizational Performance: A Case Study of Joint Medical Stores, Uganda. Di seluruh dunia, sistem persediaan yang dikenal sebagai salah satu faktor kunci dalam menentukan keberhasilan organisasi. Dikatakan dalam jurnal tersebut bahwa dengan adanya pengendalian dengan berlandaskan sistem, maka akan mempermudah perusahaan dalam pengendalian persediaan dan mempermudah manajer dalam pengambilan keputusan, serta dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Mustaffa & Potter (2009), sebagaimana dikutip oleh Mogore et al., (2013), menunjukkan bahwa, informasi
sistem dalam operasi organisasi seperti persediaan mengarah ke tingkat layanan pelanggan yang tinggi dan perbaikan dalam variabel rantai pasokan utama seperti kehabisan stok dan penghapusan bullwhip effect (keadaan yang terjadi dalam supply chain, dimana permintaan dari customer mengalami perubahan, baik semakin banyak atau semakin sedikit, perubahan ini menyebabkan ketidaksempurnaan permintaan dari setiap stage supply chain. Ketidaksempurnaan tersebut menimbulkan efek bagi keseluruhan stage supply chain yaitu permintaan yang tidak akurat). Tujuan umum sistem informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Sistem Informasi Manajemen disebuah perusahaan adalah sistem yang dirancang untuk melakukan pengolahan data dan informasi perusahaan bagi kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri.
Dengan adanya masalah-masalah tersebut, penulis berusaha merancang sistem informasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi melalui perancangan sistem informasi berbasis desktop sehingga dapat memberikan manfaat yang berarti bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan dan agar memenangkan kompetisi antar pesaing. Oleh karena itu dalam skripsi ini penulis memilih judul "ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT. MUTIARA MOTOR. Studi Kasus: Penjualan, Persediaan, dan Pembelian".
1.2 Rumusan Masalah
Beberapa rumusan masalah yang sesuai dengan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, yaitu:
1. Bagaimana proses bisnis pada PT. Mutiara Motor yang berkaitan dengan pengelolaan penjualan, persediaan, dan pembelian?
2. Bagaimana perancangan sistem pengendalian persediaan kendaraan roda dua yang sesuai dengan kebutuhan PT. Mutiara Motor sebagai salah satu alternatif untuk menyelesaikan masalah persediaan, pembelian, dan penjualan?
1.3 Ruang Lingkup
Agar penulisan skripsi ini fokus dan mencapai tujuan yang diinginkan, maka pembahasan skripsi ini mencakup :
1. Proses penjualan yang meliputi:
a. Pemesanan barang (order) dari pelanggan, pembuatan surat jalan, penentuan cara pembayaran, penyiapan barang dan pengiriman barang.
b. Menghasilkan informasi peramalan penjualan. c. Proses pencatatan transaksi penjualan yang dilakukan
d. Proses leasing untuk menentukan apakah pelanggan tersebut layak untuk melakukan angsuran atau tidak.
2. Proses pembelian yang meliputi:
a. Proses pembelian barang yang diawali dengan permintaan barang ke supplier utama maupun kebutuhan akan barang tersebut. b. Pemilihan distributor lain pada saat supplier utama tidak memiliki
stock
c. Pengendalian pemesanan barang sampai barang diterima oleh perusahaan.
d. Pembuatan giro untuk melakukan pembayaran kepada supplier utama
3. Persediaan barang yang meliputi:
a. Pencatatan masuknya barang dari proses pembelian sebagai stock masuk.
b. Pencatatan keluarnya barang karena adanya penjualan sebagai stock keluar.
c. Laporan jumlah persediaan berdasarkan data penjualan dan pembelian barang tersebut.
d. Melakukan analisis Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) ,Min-Max, dan Just-In-Time Inventory dalam proses pembelian.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:
1. Menganalisis sistem yang sedang berjalan dalam proses penjualan, persediaan, dan pembelian pada PT. Mutiara Motor
2. Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam proses penjualan, persediaan, dan pembelian.
3. Merancang Sistem Informasi Manajemen berbasis desktop untuk mengefektifkan arus informasi demi kelancaran proses bisnis PT. Mutiara Motor.
4. Untuk mengetahui metode persediaan yang tepat dalam kaitannya dengan pengadaan kendaraan roda dua yang dibutuhkan oleh PT. Mutiara Motor dengan membandingkan total biaya dari model persediaan Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI) ,Min-Max, dan Just-In-Time Inventory.
Manfaat yang diperoleh dari penulisan ini : A. PT.Mutiara Motor:
1. Membantu perusahaan menentukan strategi pengadaan motor dan persediaan motor yang efektif dan efisien.
2. Membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan mengembangkan sistem yang telah ada agar memaksimalkan proses bisnis PT. Mutiara Motor.
3. Membantu pihak manajemen dalam menangani masalah-masalah yang terkait dengan proses penjualan, persediaan, dan pembelian di PT. Mutiara Motor.
4. Meminimalkan kesalahan memasukkan data motor masuk dan keluar. 5. Meningkatkan daya saing perusahaan dan menjaga loyalitas
pelanggan
B. Bagi Pelanggan:
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang lebih baik dan cepat.
2. Memastikan waktu maksimalpengiriman motor kepada pelanggan.
C. Bagi Penulis:
1. Memberikan kesempatan untuk secara langsung melihat proses bisnis yang sebenarnya terjadi di dalam PT. Mutiara Motor.
2. Mengaplikasikan dan mengembangan ilmu yang didapatkan penulis mengenai manajemen persediaan dan analisis dan perancangan sistem informasi dalam PT. Mutiara Motor.
D. Bagi Pembaca
1. Memberikan pengetahuan yang mendalam mengenai penggunaan sistem informasi dalam manajemen suatu perusahaan.
2. Memberikan bahan pembelajaran dan acuan dalam pengembangan sistem informasi untuk manajemen suatu perusahaan di masa yang akan datang.
1.5 Metodologi Penelitian
Adapun metodologi yang digunakan dalam menganalisa dan merancang sistem ini adalah sebagai berikut:
1.Metode Pengumpulan Data
• Observasi: melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap PT. Mutiara Motor yang diteliti.
• Wawancara: memberikan sejumlah daftar pertanyaan yang menyangkut hal-hal dalam penyusunan skripsi ini untuk mendapatkan data yang berbeda dari pemilik PT. Mutiara Motor.
• Studi Pustaka: penelitian yang dilakukan dengan mempelajari, meneliti buku-buku dan materi perkuliahan yang dianggap berguna di dalam penyususan skripsi ini.
2. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan oleh penulis adalah metode peramalan penjualan kendaraan roda dua yang akhirnya akan menghasilkan peramalan untuk satu bulan ke depan maupun beberapa bulan ke depan sesuai yang ingin diramalkan oleh perusahaan dan metode analisis lain yang digunakan adalah metode persediaan dimana nanti setelah perusahaan mendapatkan hasil peramalan, maka perusahaan melakukan perhitungan persediaan agar perusahaan dapat mengelola kelebihan maupun kekurangan stok. Dengan keadaan perusahaan sekarang di mana perusahaan seringkali mengalami kelebihan dan kekurangan stok.
Metode peramalan yang digunakan antara lain:
1. Weighted Moving Average
2. Moving Average
3. Naïve
4. Exponential Smoothing
5. Exponential Smoothing with Trend 6. Linear Regression
Sedangkan metode persediaan yang digunakan antara lain:
2. Economic Order Interval (EOI)
3. Min-Max
4. Just In Time Inventory
3. Metode Perancangan
Metode terakhir yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode analisis dan perancangan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan metodologiUnified Process (UP). Adapun fase-fase dan tujuan UP yaitu: Inception, Elaboration, Construction, dan Transition
Semua tahapan di atas dilakukan secara berulang-ulang (iteratif) dengan melibatkan disiplin-disiplin UP di bawah ini:
1. Business Modeling: Dalam tahap ini, kami mengidentifikasi proses bisnis atau aktivitas-aktivitas bisnis yang dilakukan oleh dealer pada umumnya. Dan membuat suatu model berdasarkan proses bisnis yang sudah dianalis sehingga mempermudah dalam pembuatan sistem ini.
2. Requirement: Pada tahap ini kami mengumpulkan apa saja yang dibutuhkan untuk membuat sistem dengan melihat kebutuhan apa yang sebenarnya diperlukan dari PT. Mutiara Motor sendiri. 3. Analysis and Design: Dalam tahap ini, kami melakukan analisis
terhadap proses bisnis yang terjadi di PT. Mutiara Motor dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) dan merancang aplikasi dengan mengikuti standar yang telah ditentukan
Untuk melakukan pengembangan sistem berorientasi objek ini, kita memerlukan serangkaian model dan notasi standar yang digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Masing-masing disiplin yang telah disebutkan di atas mempunyai model tersendiri yang dijabarkan sebagai berikut:
1. Requirement and Modeling • Activity Diagram
• Use Case Diagram
• Domain Class Diagram 2. Design
• System Sequence Diagram
• First-cut Class Diagram
• Multi-layer Design Sequence Diagram
• Updated Class Diagram
• Communication Diagram
• Package Diagram
• User Interface • Persistent
• Entity Relationship Diagram
• Navigation Diagram
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini terbagi menajadi lima bab. Untuk memberikan gambaran mengenai isi skripsi ini, penulis akan menjelaskan masing-masing bab dari skripsi ini, yaitu:
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang penulisan skripsi ini, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan skripsi ini bagi restoran maupun bagi penulis, metododologi pengumpulan data, metodologi analisis dan metodologi perancangan, serta sistematika penulisan dalam skripsi ini.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori yang penulis gunakan sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini.Teori ini membantu penulis dalam melakukan analisa dan menjadi pedoman penulis dalam melakukan pemecahan masalah.
BAB 3 : ANLISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini menjelaskan latar belakang perusahaan, sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, serta identifikasi dan analisis masalah yang dialami oleh perusahaan.Selain itu, penulis juga memberikan alternatif solusi pemecahan masalah berupa usulan perancangan sistem.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan rancangan sistem dan evaluasi terkait sistem yang dirancang.Dimana rancangan ini diharapkan dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan tentang simpulan dan saran dari penulis terkait permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.
1.7 State of the Art
Nama Peneliti atau
Institusi Judul Penelitian Kesimpulan
Samuel Pule
Kasamba Alex Ofoyuru Eric Mabonga
Information Systems Managed Inventory and Organizational
Performance : A Case Study Of Joint Medical Stores, Uganda
Dengan adanya sistem informasi mengenai persediaan dalam gudang organisasi, dapat membantu menentukan permintaan dan level persediaan sehingga membantu manajer dalam mengefektifkan kontrol persediaan dalam toko, dan membuat meningkatkan performa organisasi. Srinivas Nowduri Bloomsburg University of Pennsylvania Management
Information Systems and Business Decision Making: Review,
Analysis, and
Recommendations
Banyak organisasi tidak terlalu ahli dalam menemukan sistem pengambilan yang bagus untuk digunakan dalam organisasi, maka dengan sistem informasi manajemen sedikit banyak perusahaan dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Kristina PUKSTA University of Latvia, Latvia Using Information Tehcnologies To Raise The Competitiveness Of Dengan adanya
optimisasi proses bisnis menggunakan keputusan
Nama Peneliti atau
Institusi Judul Penelitian Kesimpulan
SMES teknologi, personalisasi,
waktu, dan biaya sumber administrasi dapat dikurangi, di mana menggunakan strategi yang tepat. Kualitas proses informasi dari perusahaan dapat meningkat dalam hal pengambilan keputusan. Sevenpri Chandra, Haryadi Sarjono; FORECASTING FOR INVENTORY CONTROL Berdasarkan perhitungan peramalan, perusahaan lebih baik menggunakan metode regresi linear untuk meramalkan tingkat permintaan dari spring beds tipe 101.
Dari hasil penelitian terdahulu dapat disimpulkan dengan adanya sistem informasi manajemen sedikit banyak perusahaan dapat meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan dengan adanya optimisasi proses bisnis menggunakan keputusan teknologi, personalisasi, waktu, dan biaya sumber administrasi dapat dikurangi, di mana menggunakan strategi yang tepat. Dalam hal ini, berkaitan dengan PT. Mutiara Motor dengan melakukan analisis dalam perusahaan dan melakukan beberapa metode, maka diharapkan perushaan dapat membantu menentukan permintaan dan level persediaan sehingga membantu manajer dalam mengefektifkan kontrol persediaan dalam toko, dan membuat meningkatkan performa organisasi.
