commit to user
ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen
Administrasi
Oleh :
MELYA KUSUMA WERDANI D1510052
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA
Disusun Oleh :
MELYA KUSUMA WERDANI
D1510052
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Ali, M. Si
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir dengan judul ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI
PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA
Disusun Oleh :
Melya Kusuma Werdani
D1510052
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Senin
Tanggal : 22 Juli 2013
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati ...
2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si ...
Mengetahui
Dekan, Ketua Program
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : MELYA KUSUMA WERDANI NIM : D1510052
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2013
Yang membuat pernyataan,
commit to user
v MOTTO
PENDIDIKAN MERUPAKAN PERLENGKAPAN PALING BAIK UNTUK HARI TUA
( ARISTOTELES )
TUGAS KITA BUKANLAH UNTUK BERHASIL. TUGAS KITA ADALAH UNTUK MENCOBA, KARENA DIDALAM MENCOBA ITULAH KITA MENEMUKAN DAN BELAJAR MEMBANGUN KESEMPATAN UNTUK
BERHASIL
( MARIO TEGUH )
KEMENANGAN YANG SEINDAH-INDAHNYA DAN SESUKAR-SUKARNYA YANG BOLEH DIREBUT OLEH MANUSIA IALAH
MENUNDUKKAN DIRI SENDIRI
( IBU KARTINI )
KETERGESAAN DALAM SETIAP USAHA MEMBAWA KEGAGALAN
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Penulis mempersembahkan karya tulis ini kepada orang-orang yang berperan dalam proses pembuatan karya ini sampai selesai. Yaitu :
1. Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan kasih sayang dan doa untuk
kelancaranku
2. Kakakku tersayang yang selalu
memberikan semangat dan motivasi
3. Sahabat-sahabatku yang berjuang
bersama dan saling membantu
4. Seluruh teman-teman MA10
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahi Rabbil „alamin. Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, atas ridho dan petunjuk-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir yang berjudul “ADMINISTRASI
PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA”.
Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi
guna memperoleh sebutan vokation ahli madya ( A.Md. ) dalam bidang
Manajemen Administrasi . Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyadari
bahwa sejak awal sampai selesainya penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari
bantuan, dorongan, dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing tugas akhir, yang telah memberikan
pengarahan dalam menyelesaikan tulisan ini
2. Drs. Is Hadri Utomo selaku Pembimbing Akademik, yang telah membimbing
penulis selama menempuh studi
3. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ijin kepada penulis untuk menyusun tugas akhir ini.
4. Prof. Drs. H. Pawito Ph.D selaku Dekan FISIP, yang telah memberikan
legalitas permohonan ijin guna menyelesaikan tugas akhir ini
5. Segenap Dosen Jurusan Manajemen Administrasi FISIP UNS yang telah
mencurahkan ilmunya sehingga insyaallah penulis dapat menyelesaikan studi
dengan baik
6. Bapak Suharno dan semua staf personalia serta seluruh pegawai Perusahaan
Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta yang telah membantu dan memberikan
keterangan kepada penulis mengenai hal-hal yang bersangkutan denga
penulisan tugas akhir ini
7. Seluruh Mahasiswa Manajemen Administrasi Angkatan 2010 yang telah
commit to user
viii
8. Seluruh pihak yang telah membantu dan menyelesaikan tugas akhir ini yang
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Maka
dari itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan demi
sempurnanya tugas akhir ini. Harapan penulis semoga tugas akhir ini bermanfaat
bagi penulis khusunya dan bagi pembaca pada umumnya serta pihak-pihak yang
berkepentingan dalam penyusunan tugas akhir ini.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Surakarta, Juli 2013
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Administrasi ... 7
B. Administrasi Kantor ... 10
C. Kesekretarisan Dalam Administrasi ... 12
D. Pengertian Gaji ... 15
E. Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji ... 17
BAB III METODE PENGAMATAN A. Lokasi pengamatan ... 23
B. Jenis pengamatan ... 23
C. Sumber data ... 23
D. Teknik analisis data ... 25
E. Teknik Pengumpulan Data ... 27
commit to user
x
BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum
( PDAM ) Surakarta ... 29
B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta ... 30
C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta ... 30
D. Bagan Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ... 31
E. Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ... 32
F. Tugas-tugas Organ Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ... 34
BAB V HASIL PENGAMATAN A. Kebijakan Gaji PDAM Surakarta ... 44
B. Administrasi Penggajian ... 45
1. Pengajuan Gaji ... 45
2. Verifikasi ... 48
3. Bagian Pelaporan / Keuangan ... 49
4. Pencairan Gaji ... 49
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... 58
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Status Pegawai
Berdasarkan Jenjang Pendidikan
Bulan : Januari 2013 ... 2
Tabel 1.2 Status Pegawai
Berdasarkan Jenjang Kepangkatan
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Model Analisi Interaktif ... 27
Gambar 4.1 Bagan Organisasi... 31
commit to user
xiii
Melya Kusuma Werdani. D1510052. Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 56 halaman
Gaji merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kelangsungan hidup manusia, karena dengan gaji manusia dapat membeli kebutuhan yang dibutuhkan untuk bertahan hidup. Pengertian dari gaji itu sendiri adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima oleh seseorang tenaga kerja atas pekerjaan yang telah dilakukannya. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah perusahaan yang berbentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pemberian gaji pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta mengacu pada kebijakan gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS). Penggajian membutuhkan proses untuk sampai kepada pegawai, maka dari itu dibutuhkan administrasi dalam penggajian pegawai. Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting dan tidak dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi terkandung unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan yang akan dicapai.
Pengamatan ini dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta untuk mengetahui kebijakan gaji di PDAM Surakarta dan administrasi penggajian yang merupakan proses pelaksanaan pencairan gaji sampai kepada pegawai serta ketepatan dalam proses pelaksanaannya. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yaitu pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), dokumen dan arsip, peristiwa serta penarikan sample. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen atau arsip. Validitas Data menggunakan teknik triangulasi yang merupakan cara yang paling umum digunakan bagi peningkatan validitas dalam penelitian kualitatif.
commit to user
xiv
Melya Kusuma Werdani. D1510052. Employee Remuneration Administration at the Regional Water Company (RWC) Surakarta. Final Project. Program Study Management Administration. Program Diploma III. Social and Political Sciences Faculty. Sebelas Maret University Surakarta. 56 Pages
Salary is something that is essential for human survival, as with humans salary can buy necessities that needed to survive. Understanding of the salary itself is in the form of cash remuneration received by an individual labor for the work he has done. Regional Water Company (RWC) Surakarta is a company in the form of State-Owned Enterprises (SOEs), the provision of employee salaries Regional Water Company (RWC) refers to the salary policy of Civil Servants (CS). Payroll requires to process up to the employee, and therefore needed in the administration of employee payroll. In the administration of a company is essential and cannot be separated from the process of achieving the goals set previously by the company. Because of in the administrative contained the elements co-operation, a group of humans, and the objectives to be achieved.
These observations were conducted at the Regional Water Company (RWC) Surakarta to know the salary policy in RWC Surakarta and payroll administration which is the process of implementation of disbursement of wages until the employee as well as the accuracy of the implementation process. This type of observation is a qualitative descriptive detailed and in-depth portrait of the condition of what actually happened according to what it is in the field study. Sources of data obtained from sources (informants), documents and archives, events and sample withdrawal. Data collection techniques were used interviews, observation, and review documents or archives. The validity of data using triangulation technique which is the most common way used to increase validity in qualitative research.
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia adalah makhluk yang konsumtif, membutuhkan pakaian dan
makanan serta fasilitas lain untuk dapat bertahan hidup. Dalam upaya
pemenuhan kebutuhan tersebut manusia membutuhkan uang. Uang tidak
dapat diperoleh dengan cara yang mudah, manusia harus berusaha untuk
mendapatkannya. Sebagai makhluk ciptahan Tuhan yang paling sempurna,
manusia mempunyai akal pikiran yang dapat dimanfaatkan untuk usaha
mendapatkan uang. Oleh karena itu manusia harus bekerja, dengan bekerja
manusia akan mendapatkan gaji sebagai imbal balik dari pekerjaan yang telah
dilakukan. Gaji merupakan sesuatu yang harus diberikan baik dari sebuah
instansi swasta atau dari pemerintah, karena gaji adalah hak yang harus
diterima oleh para pegawai atas imbal balik dari pekerjaan yang sudah
dilakukan. Agar pembagian gaji pegawai berjalan dengan cepat, tepat dan
akurat maka diperlukan suatu administrasi dalam penggajian pegawai.
Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting dan tidak
dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi
terkandung unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan
yang akan dicapai. Begitu juga di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)
Surakarta terdapat sekelompok orang yang terbagi dalam beberapa bidang
kerja, salah satunya adalah bidang kepegawaian yang mengelola pembagian
gaji pegawai, surat menyurat dan absensi pegawai. Dalam bidang
kepegawaian terdapat 5 orang pegawai yang mempunyai tugas berbeda-beda
tetapi masih dalam satu kesatuan, yaitu kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
4 orang staf. Salah satu tugas staf kepegawaian adalah menyusun jumlah
pegawai yang ada di perusahaan tersebut. Penyusunan jumlah pegawai
dilakukan setiap bulan, karena untuk memantau pegawai yang masih aktif
commit to user Tabel 1.1
Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan Bulan : Januari 2013
Bidang SD SMP SMA D3 S1 S2 Tenaga Tenaga Harian Honorer Harian Tetap
Direksi 0 0 0 0 1 2 0 0 0
Staf Ahli
0 0 0 1 1 0 0 0 0
Perusahaan
Umum 5 8 87 13 61 2 3 0 7
Teknik 11 14 94 9 25 4 7 0 10
Inspektorat
0 0 0 1 6 1 0 0 0
Perusahaan
Sekretariat
0 0 9 4 7 1 0 0 0
Perusahaan
Litbang
0 0 1 1 1 2 0 0 0
Perusahaan
Unit-Unit 0 0 0 3 11 0 0 0 0
Jumlah
16 22 191 32 113 12 10 0 17
Pegawai
Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
Pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta berasal dari
berbagai latar belakang pendidikan dari lulusan Sekolah Dasar (SD), Sekolah
Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), Strata 1 (S1), dan
Strata 2 (S2). Selain itu juga terdapat tenaga honorer, tenaga harian dan harian
tetap. Dari tabel diatas menunjukkan bahwa mayoritas pegawai Perusahaan
Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah lulusan S1, dan pendidikan
commit to user
diperoleh pegawai sesuai dengan golongannya saat itu, sedangkan besar gaji
untuk tenaga honorer sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR). UMR
untuk kota Surakarta sebesar Rp. 915.900,00. Untuk tenaga harian dan harian
tetap gaji diperoleh setiap bulan.
Tabel 1.2
Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Kepangkatan Bulan : Januari 2013
Uraian Golongan Jumlah Pegawai
Staf Utama Madya D3 0
Staf Madya I D2 1
Staf Madya D1 0
Staf I C4 8
Staf C3 30
Staf Muda I C2 25
Staf Muda C1 77
Pelaksana I B4 71
Pelaksana B3 35
Pelaksana Muda I B2 37
Pelaksana Muda B1 80
Pegawai Dasar I A4 10
Pegawai Dasar A3 5
Pegawai Dasar Muda I A2 6
Pegawai Dasar Muda A1 1
Harian Tetap - 17
Tenaga Harian - 0
Tenaga Honorer - 10
Jumlah 413
commit to user
Golongan dalam laporan kepegawaian tersebut yang mempengaruhi besar gaji
yang diterima oleh pegawai. Golongan yang paling rendah adalah golongan A.1
dan golongan yang tertinggi adalah golongan D.5. Golongan juga dapat
menentukan jabatan pegawai tersebut. Gaji yang diterima oleh pegawai
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta tersebut berbeda-beda menurut
golongan, masa kerja dan pangkat. Ketiga faktor tersebut saling berhubungan
dalam penetapan gaji. Golongan ditetapkan dari pendidikan terakhir pegawai
tersebut, seiring dengan masa kerja pegawai tersebut yang semakin bertambah
maka pegawai tersebut akan dapat kenaikan golongan yang disertai dengan
kenaikan gaji menurut golongannya. Faktor ketiga adalah pangkat, pangkat atau
jabatan akan dapat naik atau bisa saja tetap. Kenaikan pangkat tersebut tergantung
dari prestasi kerja pegawai tersebut. Jika prestasi kerja seorang pegawai baik,
maka ia akan mendapatkan promosi kenaikan jabatan. Setelah pangkat atau
jabatan pegawai naik maka otomatis gaji yang diperoleh juga akan naik.
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah perusahaan Badan
Usaha Milik Negara. Pemberian Gaji pegawai pada Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM) Surakarta selalu berjalan dengan teratur, karena gaji yang
diterima oleh pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta sama
dengan gaji Pegawai Negeri Sipil. Kebijakan penggajian Pegawai Negeri Sipil
tergantung pada pemerintah pusat. Sekarang ini sistem penggajian Pegawai
Negeri Sipil mengarah pada sistem skala gabungan, skala gabungan adalah
perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda, yaitu gaji pokok
bagi Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan sama, disamping itu
diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan penelitian
melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang
lebih berat dibandingkan dengan yang lain. Kebijakan penggajian tersebut diatur
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977. Dengan melihat perincian
gaji pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta yang mengacu
pada kebijakan gaji yang diterima oleh Pegawai Negeri Sipil dan karena terdapat
faktor – faktor yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima oleh pegawai
commit to user
untuk mengadakan penelitian tentang “Administrasi Penggajian Pegawai di
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan penulis di
atas, maka penulis dapat merumuskan masalah yaitu :
“Bagaimana Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan
Suatu kegiatan pengamatan harus mempunyai tujuan sebagai arah dari
suatu pengamatan. Tujuan dari suatu pengamatan merupakan jawaban dari
permasalahan yang diangkat dalam pengamatan. Dalam pengamatan ini
terdapat tujuan dari ppengamatan, yaitu untuk mengetahui Bagaimana
Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)
Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik untuk penulis,
instansi dan bagi masyarakat. Manfaat yang diharapkan dari pengamatan ini
adalah :
1. Bagi Penulis
Dengan adanya pengamatan ini, diharapkan penulis dapat memahami lebih
mendalam tentang bagaimana administrasi penggajian pegawai di
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta, serta memahami
sistem-sistem yang ada di dalamnya.
2. Bagi Instansi
Untuk memberikan masukan dalam meningkatkan kinerjanya dan upaya
untuk mengatasi faktor-faktor yang dapat menghambat jalannya
commit to user
digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan sistem
administrasi penggajian pegawai.
3. Bagi Masyarakat
Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat dijadikan bahan referensi
commit to user
7 BAB II
LANDASAN TEORI
A.Pengertian Administrasi
Dalam sejarah menunjukkan bahwa bangsa Romawi telah melahirkan ilmu administrasi yang dibudayakan oleh bangsa Eropa Barat ( Eropa Kontinental ).
Administrasi yang diterapkan di Indonesia adalah hasil adopsi bangsa Belanda
yang menjadi salah satu bangsa Eropa Barat. Dari segi etimologis, administrasi
berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang berarti melayani,
membantu. Sedangkan dalam bahasa Inggris, menggunakan istilah
administration yang sebenarnya dari kata Ad ( intensif ) dan ministrare ( to
serve ) yang diartikan melayani dengan baik. Administrasi sendiri dilihat dari 2
sudut pandang,yakni administrasi dalam arti luas dan administrasi dalam arti
sempit ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 2-3 )
Secara luas, administrasi merupakan proses kerjasama beberapa individu
dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya. Berdasarkan hal
tersebut, administrasi dipandang dari 3 sudut pengertian ( Ira Chrisyanti Dewi.
2011 : 3 ) yakni :
a. Sudut proses
Administrasi merupakan proses kegiatan pemikiran, penentuan tujuan,
sampai pelaksanaan kerja hingga akhirnya tujuan yang telah ditentukan
dapat tercapai
b. Sudut fungsi
Administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan sekelompok individu
maupun individu itu sendiri sesuai dengan fungsi yang telah dilimpahkan
untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya misalnya : kegiatan
perencanaan, Pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan
sebagainya.
commit to user
Administrasi merupakan personil-personil baik individu maupun
sekelompok individu yang menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan
yang ditentukan sebelumnya. Personil-personil yang ada pada
institusional, antara lain :
a) Administrator
b) Manajer
c) Staff/Asisten
d) Worker
Secara sempit, administrasi berasal dari kata administratie ( bahasa belanda
) yang artinya sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan /
kesekretarisan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat,
menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, dan
sebagainya ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 3 ).
Menurut Paul Mabieu & The Liang Gie dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 :
3 ) administrasi adalah kegiatan pencatatan tertulis. Menurut Tjeng Bing Tie
dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi adalah pencatatan dan
pemberian bahan-bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan pimpinan.
Menurut Van der Schroeff dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi
adalah seluruh himpunan catatan-catatan mengenai perusahaan untuk
keperluan pimpinan dan penyelenggaraan perusahaan. Menurut
Poerwadarminta dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah
penyelenggaraan urusan tulis menulis dalam perusahaan. Menurut Miftah
Thoha dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan
kertas / paper work atau pekerjaan tulis menulis. Menurut Soedjadi dalam Irra
Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan kesekretarisan dan
ketatausahaan / secretarial and clerical work.
Menurut Dephankam dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi
adalah tata usaha / clerical work. Menurut Durotul Yatimah ( 2009 : 25 ) tata
commit to user
menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan yang diperlukan perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.
Pada intinya tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan yang
berwujud pada enam pola perbuatan ( The Liang Gie. 2009 : 25 ) yaitu :
1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang
diperlukan dengan pelbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi
modern sekarang ini, termasuk pula materi keterangan-keterangan dengan
alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada
pita rekaman
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan berbagai
keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang
lebih berguna
4. Mengganda, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan pelbagai cara dan
alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat
dari satu pihak ke pihak lain
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman
Kedudukan dan tugas pegawai tata usaha ( Durotul Yatimah. 2009 : 39 )
adalah :
a. Melaksanakan penanganan informasi untuk suatu unit organisasi
b. Ruang lingkup tugasnya terbatas pada salah satu kegiatan kantor
c. Kedudukannya tidak langsung bertanggung jawab pada pimpinan tingkat
atas atau menengah
commit to user B.Administrasi Kantor
Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson dalam Durotul
Yatimah ( 2009 : 22-23 ) pekerjaan kantor meliputi :
1. Receiving, dispatching, and shipping orders ( menerima, mengolah, dan
mengirimkan pesan )
2. Billing ( menagih )
3. Correspondence, dictation, typing ( surat-menyurat, mendikte, mengetik )
4. Filling ( menyimpan file / warkat )
5. Passing credit and collecting outstanding accounts ( menyampaikan utang
dan mengumpulkan perhitungan yang belum diselesaikan )
6. Handling, distributing, and dispacthing mail ( mengurus, membagi, dan
mengirimkan surat )
7. Duplicating and addressing work ( pekerjaan memperbanyak warkat dan
memberi alamat )
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger service (
bermacam-macam pekerjaan, seperti menelepon, menerima tamu,
melayani pesan )
9. Special tasks ( tugas-tugas khusus )
10. Making record, nothing down desired data ( membuat warkat-warkat,
mencatat data yang diinginkan )
Menurut Charman dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 ) manajemen
arsip adalah proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi
diperlukan. Lebih lanjut, Bank Dunia dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 )
menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah :
1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan
commit to user
2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format
yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada
saat yang tepat
Menurut Santen dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 87 )Arsip juga
disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED :
1. Administrative Value
Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan
oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan
oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi
produk atau perusahaan secara keseluruhan
2. Legal Value
Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di
dalamnya. Misalnya, data keuangan yang disimpan oleh departemen
treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang
dugaan tindakan money laundering yang dilakukan oleh institusinya
3. Fiscal Value
Keberadaan nilai arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung
di dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan
selama tahun fiskal akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar,
dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila
diperlukan
4. Research Value
Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di
dalamnya.Misalnya, data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat
Statistik akan diperlukan oleh perusahaan yang akan meluncurkan produk
baru untuk melakukan riset pasar, yaitu seberapa besar target market yang
akan mereka tuju
5. Educational Value
Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung
commit to user
An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nation, yang
diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh Methuen and Co.,Ltd )
yang ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini disimpan oleh perpustakaan
Oxford, karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern
den menjadi rujukan bagi mahasiswa ekonomi untuk mempelajari ilmu
ekonomi
6. Documentary Value
Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang
terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdekaan
Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Naional
sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia
C.Kesekretariatan Dalam Administrasi
Salah satu divisi atau posisi yang selalu terdapat dalam organisasi yang
berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretarisan. Seiring
dengan perkembangan zaman, peran sekretaris tidak lagi hanya sebagai
pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang
sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan dalam tugas
administrasi maupun manajerial ( Badri Munir Sukoco. 2007 : 24 ).
Menurut Sutarto dalam kamus Webster ( 2007 : 25 ) sekretaris adalah
seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan
tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai
bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen
pemerintahan. Menurut Fowler dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 25 )
sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu
korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan
rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk
berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan
commit to user
Beberapa tugas sekretaris organisasi yang berhubungan dengan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau aktivitas penunjang
administrasi umum ( Durotul Yatimah. 2009 : 45 – 48 ) adalah :
1. Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan wewenang
organisasi dalam bidang administrasi
2. Membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi dalam melakukan
segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap terhadap pekerjaan pokok
agar pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar
3. Menyiapkan bahan-bahan dan perumusan-perumusan mengenai haluan
induk, peraturan, keputusan, dan instruksi yang akan diharapkan oleh
pimpinan
4. Melakukan pengolahan dan penelaahan terhadap haluan induk yang telah
ditetapkan untuk dilaksanakan
5. Mengumpulkan, mengolah dan mengajukan berbagai masalah informasi,
atau saran kepada pimpinan untuk dijadikan bahan dalam membuat
keputusan atau melakukan tindakan
6. Melakukan penelitian serta pencatatan rencana kerja dan hasil kerja yang
telah dicapai oleh organisasi
7. Menandatangani surat ke luar atas nama pimpinan
8. Memberikan disposisi surat masuk kepada tiap-tiap pejabat pembantunya
sepanjang tidak perlu disampaikan kepada pimpinan
9. Menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh organisasinya
10. Memimpin rapat sekretaris
11. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu diperlukan
12. Mewakili pimpinan apabila yang bersangkutan sedang berhalangan
13. Menyelenggarakan tata kepegawaian yang meliputi :
a. Menelaah berbagai peraturan kepegawaian
b. Menyusun informasi, yaitu :
1) Mempelajari pembagian tugas para pejabat
commit to user
3) Mempelajari kemungkinan tambahan aktivitas tiap satuan
organisasi
4) Menentukan berbagai jabatan yang diperlukan untuk melakukan
tambahan aktivitas
5) Menentukan jumlah jabatan yang diperlukan
c. Mengusulkan pengangkatan menjadi pegawai negeri
d. Mengajukan permintaan Kartu Pegawai Negeri Sipil
e. Mengajukan permintaan Kartu Tabungan Asuransi Pegawai Negeri
Sipil
f. Mengajukan Kartu Tanda Pengenal Asuransi Kesehatan
g. Mengajukan permintaan kenaikan gaji berkala
h. Mengajukan usul kenaikan pangkat
i. Membantu pelaksanaan penilaian pegawai
j. Meminta bantuan penggantian biaya pengobatan
k. Mengurus keperluan pegawai dan keluarganya
l. Melayani permintaan cuti sakit
m. Mengurus ujian dinas
n. Mengurus penataran pegawai
o. Meningkatkan kesejahteraan pegawai
p. Meningkatkan kesehatan pegawai
q. Menyiapkan pemberian penghargaan kepada pegawai
r. Mengurus pemberian hukuman jabatan
s. Melayani permintaan pemberhentian pegawai dengan permohonan
berhenti
t. Melayani permintaan berhenti pegawai karena pensiun
u. Mengurus pemberhentian pegawai karena meninggal dunia
v. Memelihara arsip pegawai
14. Menyelenggarakan tata keuangan
15. Menyelenggarakan tata perbekalan
16. Menyelenggarakan tata warkat yang meliputi :
commit to user
b. Memproses surat keluar
c. Menyusun konsep surat
d. Menyimpan dan memelihara surat
e. Mengetik surat
f. Menggandakan surat
g. Mengatur pengantaran surat
h. Melayani peminjaman surat
i. Menyusun arsip
17. Menyelenggarakan penyempurnaan organisasi dan tata kerja
18. Memikul tanggung jawab terakhir atas tercapainya tujuan penunjang
dengan sebaik-baiknya
19. Melakukan aktivitas-aktivitas lain atas perintah atasan
Dari tulisan yang ditulis oleh penulis dapat disimpulkan pengertian
administrasi adalah kegiatan kesekretarisan dan tata usaha dalam pekerjaan kantor
yang meliputi kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim,
dan menyimpan.
D.Pengertian Gaji
Menurut Rivai dalam Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan / pegawai sebagai konsekuensi dari
statusnya sebagai seorang pegawai yang memberikan kontribusi dalam
mencapai tujuan perusahaan / organisasi. Atau dapat juga dikatakan sebagai
bayaran tetap yang diterima seseorang karena kedudukannyadalam perusahaan
/ organisasi.
Menurut Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji pegawai merupakan salah satu jenis
balas jasa yang diberikan kepada seorang pegawai secara periodik ( biasanya
sekali sebulan ). Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman ( 2012 :
318 ) gaji ( salary ) adalah komponen imbalan jasa atau penghasilan yang
pemberiannya didasarkan kepada berat ringannya tugas jabatan jabatan yang
diduduki oleh pegawai. Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman (
commit to user
berkaitan dengan jabatan atau direct compensation dan dalam penentuan berat
ringannya tugas jabatan di lingkungan perusahaan memerlukan kajian
mendalam melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ).
Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 316-317 ) gaji adalah balas
jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari
kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam
kedudukannya di sebuah di sebuah organisasi. Dapat juga dikatakan sebagai
bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannyadalam sebuah
organisasi.
Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 317 ) struktur gaji ( salary
structure ) adalah hubungan gaji dalam pengelompokkan tertentu. Penyusunan
struktur gaji melibatkan suatu perbandingan pekerjaan-pekerjaan di dalam
suatu organisasi. Beberapa organisasi semata-mata pada survei gaji guna
membuat keputusan-keputusan struktur gaji.
Menurut Simamora dalam Kadarisman ( 2012 : 321 ) sistem gaji dua tingkat
( two tier with system ) adalah sistem gaji yang membayar lebih murah
karyawan yang baru diangkat dibandingkan dengan
karyawan-karyawan sekarang yang melakukan pekerjaan-pekerjaan yang serupa. Karena
tekanan-tekanan ekonomi selama kurun waktu 1980-an, beberapa perusahaan
menegosiasikan penyelesaian-penyelesaian gaji dua tingkat dengan
serikat-serikat pekerja mereka.
Menurut Dessler dalam Kadarisman ( 2012 : 322 ) sistem pembayaran dapat
dibedakan berdasarkan waktu kinerja, yaitu pembayaran yang dilakukan atas
dasar lamanya bekerja, contohnya per jam, hari, minggu, bulan dan sebagainya,
dan pembayaran berdasarkan hasil kinerja, yaitu pembayaran gaji yang
didasarkan kepada hasil akhir pada proses kinerja. Contohnya jumlah produksi.
Menurut Amstrong dan Murlis dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji
merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang. Menurut Hasibuan
dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji adalah balas jasa yang dibayar secara
periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti,
commit to user
kerja. Menurut Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah bayaran yang konsisten
ari satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
Menurut Sikula dalam Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah kompensasi tetap
yang diberikan pemangku jabatan, pimpinan, atau posisi klerek atas dasar yang
teratur seperti tahunan, caturwulan, bulanan, atau mingguan ). Menurut
Syuhadhak dalam Kadarisman ( 2012 : 327 ) gaji ( salary ) adalah untuk
membayar kepada para pegawai yang dibayarkan secara bulanan. Menurut
Mondy dan Noe dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji adalah imbalan finansial
yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, seperti tahunan, caturwulan,
bulanan atau mingguan. Menurut Harder dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji
merupakan jenis penghargaan yang paling penting dalam organisasi.
Menurut Undang-Undang Nomor 8 tentang pokok-pokok kepegawaian (
2012 : 327 ) gaji merupakan balas jasa atau penghargaan atas hasil kerja
seseorang. Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) gaji adalah salah
satu jenis balas jasa yang diberikan kepada salah seorang karyawan secara
periodik ( biasanya sekali sebulan ).
Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) karyawan menerima gaji
demikian biasanya sudah menjadi karyawan atau pegawai tetap yang telah
lulus dari masa percobaan. Contoh penerima gaji yaitu pegawai negeri,
pegawai BUMN, pegawai swasta, anggota TNI, anggora POLRI yang
menerima gaji sekali sebulan, dibayarkan ( biasanya ) setelah bekerja selama
satu bulan berjalan. Misalnya gaji yang diterima bulan Desember merupakan
hasil kerja yang telah dilaksanakan pada bulan November dan seterusnya.
E.Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji
Menurut Winardi ( 1990 : 158 )Pegawai menerima tingkat pembayaran gaji maksimum, minimum atau tingkat menengah, tergantung dari evaluasi hasil
pekerjaan pegawai yang bersangkutan. Penilaian ( rating ) atau evaluasi ini
dinamakan : penilaian hasil pekerjaan ( performance rating ) kadang-kadang
dinamakan penilaian kecakapan pegawai ( employee rating ) atau penilaian
commit to user
Ada empat macam jenis rencana-rencana merit rating ( Winardi. 1990 :
yaitu :
1. Perbandingan antara pegawai ( employee comparison )
Metode ini merupakan metode pengurutan ( ranking ) yang bersifat
elementer, dimana dilakukan sesuatu perbandingan hasil pekerjaan
relatif para pegawai ( dari hasil pekerjaan yang paling memuaskan
hingga yang paling tidak memuaskan )
2. Pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain ( man-to-man )
Di sini pegawai yang bersangkutan dinilaikan dengan jalan
membandingkannya dengan pegawai lain yang dianggap menunjukkan
rating tertinggi
3. Daftar-daftar isian ( check lists )
Check lists terdiri dari sejumlah pernyataan atau pertanyaan-pertanyaan
yang berhubungan dengan hasil pekerjaan pegawai yang bersangkutan
4. Tabel-tabel ( charts )
Gaji merupakan komponen penghasilan utama yang langsung berkaitan
dengan jabatan ( direct compensation ) dan dalam penentuan berat ringannya
tugas jabatan di lingkup perusahaan / organisasi memerlukan kajian mendalam
melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ). Penilaian jabatan ( job
evaluation ) merupakan metode pembobotan berat ringannya suatu jabatan
dibandingkan terhadap jabatan-jabatan lainnya di lingkup organisasi /
perusahaan yang sama. Hasil penilaian jabatan adalah berupa nilai jabatan ( job
value ) dan kelas jabatan ( job classes ), yang merupakan cerminan dari upaya
sistematis perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan keadilan internal
dalam pemberian penghasilan pegawai serta dapat menjadi dasar penetapan
jenjang karier jabatan pada saat data nilai jabatan tersebut dimatriks dengan
data keluarga jabatan ( Kadarisman. 2012 : 334 ).
Dalam evaluasi pekerjaan, setiap pekerjaan dalam organisasi diteliti dan
commit to user 1) Kepentingan relatif dari sebuah pekerjaan
2) Pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan
3) Kesulitan dari suatu pekerjaan
Pemberian gaji pegawai negeri didasarkan pada syarat-syarat ( Kadarisman.
2012 : 339 ) :
1) Karyawan yang mempunyai pangkat sama mendapat gaji pokok yang
sama
2) Diberikan tunjangan khusus kepada karyawan yang memikul tanggung
jawab yang berat; mencapai prestasi yang tinggi; dan sifat pekerjaan
memerlukan pemusatan pemikiran dan pengerahan tenaga
Terdapat beberapa komponen yang mempengaruhi besar kecilnya gaji yang
diterima oleh seorang karyawan ( Kadarisman. 2012 : 339 ) :
1) Pangkat atau golongan karyawan yang bersangkutan
2) Masa kerja karyawan
3) Susunan keluarga
4) Jabatan karyawan yang disandangnya yang semakin tinggi, maka
semakin banyak masing-masing komponen tersebut, akan semakin
besar pula gaji yang diterima seorang karyawan
Menurut Thomson dalam Kadarisman ( 2012 : 333 ) menjelaskan sebagai
berikut :
commit to user
klerikal mereka, untuk menciptakan rasa loyalitas dan komitmen terhadap organisasi yang lebih besar. Akan tetapi, mereka tetap harus membayar lembur untuk karyawan tertentu dalam pekerjaan yang ditentukan sesuai ketentuan. “
Tujuan pemberian gaji ( Rivai dalam Kadarisman. 2012 : 340-341 ) adalah :
1) Ikatan kerja sama
Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemilik
atau pengusaha dengan pegawai. Pegawai harus mengerjakan
tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha / pemilik wajib membayar
gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.
2) Kepuasan kerja
Dengan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik,
status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari
jabatannya.
3) Pengadaan efektif
Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan pegawai yang
qualified untuk perusahaan / organisasi akan lebih mudah.
4) Motivasi
Jika gaji yang diberikan cukup besar, manajer / pimpinan akan mudah
memotivasi para pegawainya.
5) Stabilitas karyawan
Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi
yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover
relatif kecil.
6) Disiplin
Dengan pemberian gaji yang cukup besar, maka disiplin pegawai semakin
baik. Mereka akan menyadari serta menaati peraturan-peraturan yang
berlaku.
7) Pengaruh serikat buruh
Dengan program gaji yang baik, pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan
commit to user 8) Pengaruh asosiasi usaha sejenis / Kadin
Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi
yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover
relatif kecil dan perpindahan ke perusahaan / organisasi sejenis dapat
dihindarkan.
9) Pengaruh pemerintah
Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku, maka
intervensi pemerintah dapat dihindarkan.
Program pemberian gaji memerhatikan ketentuan yang berlaku. Prisnsip
adil dan layak harus mendapat perhatian dengan sebaik-baiknya supaya gaji
yang akan diberikan merangsang gairah dan kepuasan kerja pegawai ( Rivai
dalam Kadarisman. 2012 : 341 ) :
1) Asas adil
Besarnya gaji yang yang dibayar kepada setiap pegawai harus
disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan,
tanggung jawab, jabatan pekerja, dan memenuhi persyaratan internal
konsistensi. Jadi, adil bukan berarti setiap pegawai menerima gaji yang
sama besarnya. Dengan asas adil akan tercipta suasana kerja sama yang
baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas, dan stabilisasi pegawai akan
lebih baik.
2) Asas layak dan wajar
Gaji yang diterima pegawai dapat memenuhi kebutuhannya pada
tingkat normatif yang ideal. Tolok ukur layak adalah relatif, penetapan
besarnya gaji didasarkan atas batas sesuai ketentuan yang berlaku. Hal
ini penting supaya semangat kerja dari pegawai yang qualified tidak
berhenti dan lain-lain.
Kenaikan gaji dimaksudkan sebagai kenaikan gaji dasar yang diberikan
kepada seorang karyawan apabila yang bersangkutan naik pangkat, dan telah
commit to user
Penilaian Pekerjaan ( DP-3 ) minimal cukup ( 61 tahun ke atas ). Kenaikan gaji
berdasarkan masa kerja ini disebut kenaikan gaji berkala ( Kadarisman. 2012 :
438 ).
Yang menyebabkan tertundanya kenaikan gaji berkala bagi karyawan (
Kadarisman. 2012 : 348-349 ) adalah :
1) Belum memenuhi syarat masa kerja dan DP-3, ditunda paling lama 1
tahun;
2) Bila sehabis satu tahun penundaan, masih belum memenuhi syarat,
dapat ditunda lagi tiap-tiap kali paling lama 1 tahun dengan ketentuan
jumlah penundaan tidak lebih dari satu tahun;
3) Setelah masa penundaan 3 tahun dinyatakan tidak cakap, maka
kedudukan karyawan yang bersangkutan ditetapkan oleh Direksi;
4) Masa penundaan tetap dihitung sebagai masa kerja untuk kenaikan gaji
commit to user
23 BAB III
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini mengambil lokasi di Perusahaan Daerah Air Minum (
PDAM ) Surakarta yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang
beralamat di Jl. LU. Adi Sucipto No. 143. Penulis memilih lokasi PDAM
tersebut karena PDAM merupakan Badan Usaha Milik Negara yang
aturannya mengacu kepada kebijakan pemerintah seperti Pegawai Negeri
Sipil. Dalam pengamatan ini penulis akan mengamati tentang Administrasi
Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta.
B. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif
yaitu penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara
rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya
terjadi menurut apa adanya di lapangan ( H. B Sutopo, 2002 : 111 ).
Penggunaan penelitian ini dimaksudkan untuk mengambarkan secara lengkap
bagaimana administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air
Minum ( PDAM ) Surakarta
Adapun metode pendekatan yang digunakan oleh penulis adalah
metode pendekatan yuridis sosiologis yaitu berusaha untuk menjelaskan
permasalahan yang diteliti dalam praktek di lapangan dengan
membandingkan dan meninjau menurut ketentuan secara umum dan
menjelaskan realitas empirik di masyarakat
C. Penentuan Sample dan Sumber Data
Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Dari
pemahaman mengenai masalahnya, peneliti akan bisa menentukan jenis data
commit to user
mengenai peta sumber data dalam penelitian ini sangat penting artinya untuk
bisa menghasilkan data yang lengkap, benar dan sahih, sehingga
penelitiannya akan menghasilkan pemahaman dengan simpulan yang tepat (
H.B. Sutopo : 2002 : 49-50 ). Sumber data yang dipergunakan dalam
penelitian ini adalah:
1. Nara sumber (Informan)
Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 50-51 ), dalam penelitian kualitatif posisi
sumber data manusia( narasumber ) sangat penting perannya sebagai
individu yang memiliki informasinya. Manusia sebagai sumber data perlu
dipahami bahwa mereka terdiri dari beragam individu yang juga memiliki
beragam posisi. Adanya posisi yang beragam tersebut mengakibatkan
adanya perbedaan macam akses dan kelengkapan mengenai berbagai
informasi yang bisa diperoleh dan dimiliknya. Mereka bisa terdiri dari
pelaku aktifitas, pengamat, orang yang secara langsung mengelola atau
merencanakan sesuatu, kelompok sasaran program atau kegiatan, atau
bahkan sekedar sebagai penerima informasi secara tak langsung.
2. Dokumen dan arsip
Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54 ), dokumen dan arsip merupakan bahan
tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu.
Merupakan rekaman tertulis ( tetapi juga berupa gambar atau benda
peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu).
Termasuk dalam bentuk catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan
terencana yang biasa disebut arsip. Dalam pengamatan ini diperoleh dari
surat, arsip, laporan dan dokumen yang berhubungan dengan administrasi
penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM )
Surakarta.
3. Peristiwa / kejadian ( Observasi)
Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 51-52 ), data atau informasi juga dapat
dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data
yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Dari pengamatan dari
commit to user
terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung.
Peristiwa sebagai sumber data memang sangat beragam, dari berbagai
peristiwa, baik yang terjadi secara sengaja ataupun tidak, aktivitas rutin
yang berulang atau yang hanya satu kali terjadi, aktivitas yang formal
maupun yang tidak formal, dan juga yang tertutup ataupun yang terbuka
untuk bisa damati oleh siapa saja.
4. Penarikan Sampel
Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54-56 ), dalam penelitian kualitatif,
cupilkan yang diambil lebih bersifat selektif. Peneliti mendasarkan pada
landasan kaitan teori yang digunakan, keinginintahuan pribadi,
karakteristik empiris yang dihadapai, dan sebagainya. Cuplikan tidak
digunakan dalam usaha untuk melakukan generalisasi statistik atau sekedar
mewakili populasinya, tetapi lebih mengarah pada generalisasi teoritis.
Sumber data digunakan disini tidak sebagai yang mewakili populasinya
tetapi lebih cenderung mewakili informasinya. Karena pengambilan
cuplikan didasarkan atas pertimbangan tertentu, maka pengertiannya
sejajar dengan jenis teknis cuplikan yang dikeal sebagai purposive
sampling, dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang
dianggap mengetahuiinformasi dan masalahnya secara mendalam dan
dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.
Narasumber yang memberikan informasi dalam pengumpulan data ini
yaitu :
a) Staf Sub Bag Kepegawaian
b) Ka Sub Bag Kepegawaian
D. Teknik Analisis Data
Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis interaktif,
yaitu data yang dikumpulkan akan dianalisa melalui tiga tahap yaitu
pengumpulan data, mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpilan.
Dalam model ini dilakukan suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga
benar-commit to user
benar data yang mendukung penyusunan laporan penelitian ( H.B Sutopo,
2002:91-93)
1. Reduksi data
Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksidata dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang
pelaksanaan penelitian. Bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan
pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak
penelitian mengambil keputusan. Reduksi data dilakukan dengan membuat
ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan.Dalam menyusun
ringkasan tersebut peneliti juga membuat coding, memusatkan tema,
menentukan batas-batas permasalahan, dan juga menulis memo.Proses
reduksi ini berlangsung terus sampai laporan akhir penelitian selesai
disusun.
2. Sajian data
Merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan
dan kmenjawab setiap permasalahan yanga ada. Sajian data ini
merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya
dengan menggunakan logika penelitiannya. Sajian data selain dalam
bentuk narasi kalimat, juga dapat meliputi berbagai jenis matriks, gambar/
skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel sebagai pendukung
narasinya. Semuanya itu dirancang guna merakit informasi secara teratur
supaya mudah dilihat dan dapat lebih dimengerti dalam bentuk yang lebih
kompak.
3. Penarikan kesimpulan atau verifikasi
Dalam mengumpulkan data, seorang penganalisis kualitatif mulai mencari
arti benda-benda, mencatat keteraturan, pola-pola, penjelasan,
konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur longgar, tetap terbuka, tetapi kesimpulan
sudah disediakan, mula-mula belum meningkat menjadi lebih rinci dan
mengakar dengan pokok. Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama
commit to user
kembali yang melintas dalam pikiran penganalisis selama ia menulis, suatu
tinjauan ulang pada catatan-catatan lapangan atau mungkin
[image:41.595.155.526.190.494.2]menjadi seksama dan makan tenaga dengan peninjauan kembali.
Gambar 3. 1 Model Analisis Interaktif Sumber: Sumber H.B. Sutopo (2002: 96)
E. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat
berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis dalam usaha
memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi dan mengkaji
dokumen atau arsip (H.B. Sutopo, 2002:58-70)
a) Wawancara atau interview
Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara
lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan
dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Informan
dalam peneliian ini adalah Staf Sub Bag Kepegawaian. Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
commit to user b) Observasi
yaitu pengumpulan data secara langsung dari objek penelitian melalui
pengamatan, dicatat dan direduksi kemudian disajikan secara sistematis
untuk menggambarkan obyek yang diteliti. Alasan penulis melakukan
observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik untuk menjawab
pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia dan untuk
evaluasi yaitu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut
c) Mengkaji dokumen atau arsip
yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen,
arsip-arsip, peraturan-peraturan, laporan dan literature lainnya
F. Validitas Data
Dalam penelitian ini cara menguji validitas data akan menggunakan
teknik triangulasi . Yang dimaksud dengan triangulasi ( H.B. Sutopo : 2002 :
78 ) adalah cara yang paling umum digunakan bagi peningkatan validitas
dalam penelitian kualitatif. Dalam teknik triangulasi, yaitu (1) triangulasi
data (data triangulation), (2) triangulasi peneliti (investigator
triangulation),triangulasi metodologi (methodological triangulation), dan (4)
triangulasi teoritis (theoritical triangulation). Triangulasi ini merupakan
teknik yang didasari pola pikir fenomenologi yang bersifat multiperspektif.
Artinya untuk menarik simpulan yang mantap diperlukan tidak hanya satu
cara pandang. Disini tekanannya pada perbedaan sumber data, bukan pada
teknik narasumber(manusia) yang berbeda-beda posisinya dengan teknik
wawancara mendalam, sehingga informasi dari narasumber yang satu bisa
dibandingkan dengan informasi dari narasumber lain dapat pula dilakukan
dengan menggali informasi dari satu narasumber tertentu, dari kondisi
lokasinya, dari aktifitas yang menggambarkan perilaku orang atau warga
masyarakat atau dari sumber yang berupa catatan atau arsip dan dokumen
commit to user
29 BAB IV
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
Air Minum Surakarta terbangun tahun 1929 oleh Paku Buwono X
pada saat thedakan pada tahun 1925. Pelaksanaan pembangunan
diserahkan kepada NV Hoogdruk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en
Omstreken. Pada zaman penduduk Jepang, berubah nama menjadi SOLO
SUIDO SYO lalu diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia
sesudah Proklamasi 17 Agustus 1945. Pada tanggal 9 April 1960
pengelolaan dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya Dati
II Surakarta, berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal
21 Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah
ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II
Surakarta. Tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah
Kota Surakarta No. 1 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan
Daerah Nomor 3 tahun 1977.
Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2008
sebesar 890,50 l/det, untuk melayani 54.387 sambungan rumah atau
57,26 % dari total penduduk kota Surakarta, berasal dari air baku mata
air Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengan
kapasitas sebesar 418,19 i/det dan dari IPA Jurug 85,31 l/det, ( kap.
Terpasang 100 l/det ). Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3,
hanya mampu melayani pada jam puncak 3,03 jam dari standard 4,8 jam
atau 20 %. Sehingga pada jam-jam puncak, kawasan Selatan pelayanan
dan sebagian kawasan Utara, tekanan airnya sangat rendah. Bahkan
commit to user
B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
Dalam perencanaan air bersih Kota Surakarta, daerah pengembangan merupakan kesatuan wilayah yamg mencakup seluruh aspek sistem penyediaan air bersih. Wilayah ini meliputi seluruh wilayah pelayanan existing maupun rencana pengembangannya. Secara geografis daerah Surakarta terletak pada 110 o 45‟ 15” BT - 110 o 45‟ 35” BT dan 7 o 36‟ 00” LS - 7 o 56‟ 00” LS. Wilayah kota Surakarta terdiri dari 5 wilayah Kecamatan, 51 wilayah Kelurahan. Luas wilayah Surakarta berkisar 44,04 km2 atau 4.404,06 Ha. Wilayah kota Surakarta secara umum memiliki topografi yang relatif datar antara 80-100 meter diatas permukaan laut, hanya bagian Utara Surakarta memiliki elevasi pada kisaran 80-130 meter diatas permukaan laut. Penduduk di Kota Surakarta lebih bersifat pemukiman dan jasa. Jumlah penduduk pada tahun 2010 adalah 580.824 dengan pertumbuhan rata-rata dalam kurun lima tahun berkisar 0,651% per tahun.
C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Visi
Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang pelayanan air
minum dan air limbah melalui pengelolaan berwawasan lingkungan
Misi
1) Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada
masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan
kepuasan pelanggan
2) Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli
Daerah ( PAD )
commit to user D. Bagan Organisasi
Gambar 4.1 Bagan Organisasi
Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
Direktur Utama
Direktur Umum Direktur Teknik
Bidang Langganan
Bidang Keuangan
Bidang Aset
Bidang Produksi
Bidang Distribusi
Bidang Limbah Cair
Inspektorat Perusahaan
Sekretariat Perusahaan
Penelitian & Pengembangan
commit to user
E. Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
Organisasi Pelaksana Perusahaan
Organisasi Pelaksana Perusahaan merupakan organisasi pelaksana operasional perusahaan yang dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.
1. Direktur Umum membawahi :
o Bidang Langganan terdiri dari :
Seksi Hubungan Langganan
Seksi Data Langganan
Seksi Rekening Langganan
o Bidang Keuangan terdiri dari :
Seksi Anggaran
Seksi Pembukuan
Seksi Kas
o Bidang Aset terdiri dari :
Seksi Perawatan Aset
Seksi Pengendalian Aset
Seksi Kolam Renang Tirtomoyo
2. Direktur Teknik membawahi :
o Bidang Produksi terdiri dari :
Seksi Perencanaan Produksi
Seksi Instalasi Produksi
Seksi Sumber Air
o Bidang Distribusi terdiri dari :
Seksi Perencanaan Distribusi
Seksi Instalasi Distribusi
Seksi Meter Air
o Bidang Limbah Cair terdiri dari :
commit to user
Seksi Instalasi Limbah Cair
Seksi Pengolahan Limbah Cair
Sekretariat Perusahaan
Sekretariat Perusahaan merupakan unsur staf yang dipimpin oleh
seorang Sekretaris Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Sekretariat Perusahaan
terdiri dari :
a. Sub Bagian Administrasi
b. Sub Bagian Rumah Tangga
c. Sub Bagian Kepegawaian
Organisasi Teknis Perusahaan
Organisasi Teknis Perusahaan merupakan organisasi teknis
operasional perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Direktur Utama. Organisasi Teknis Perusahaan terdiri
dari :
a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari :
Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan
Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik
b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari :
Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang
Administrasi dan Keuangan
Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik
c. Unit terdiri dari :
Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama
Unit Teknologi Sistem Informasi
commit to user Staf Ahli Perusahaan
Staf Ahli Perusahaan merupakan unsur perbantuan perusahaan
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur
Utama. Staf Ahli Perusahaan terdiri dari :
1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan
2. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik
F. Tugas-Tugas Organ PDAM
1. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Direksi
Direksi pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta
terdiri dari Direktur Umum dan Direktur Teknik. Direksi mempunyai
tugas-tugas yaitu :
a) Menyusun perencanaan, melakukan koordinasi dan pengawasan
seluruh kegiatan operasional PDAM
b) Membina pegawai
c) Mengurus dan mengelola kekayaan PDAM
d) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan
e) Menyusun Rencana Strategis Bisnis lima tahunan yang disahkan
oleh Kepala Daerah melalui usul Dewan Pengawas
f) Menyusun dan menyampaikan Rencana Bisnis dan Anggaran
Tahunan dari Rencana Strategis Bisnis kepada Kepala Daerah
melalui Dewan Pengawas
g) Menyusun dan menyampaikan laporan seluruh kegiatan PDAM
2. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Dewan Pengawas
a) Melaksanakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan
terhadap pengurus dan pengelolaan PDAM
b) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Kepala Daerah
diminta atau tidak diminta guna perbaikan dan pengembangan
PDAM antara lain pengangkatan Direksi, program kerja yang
diajukan oleh Direksi, rencana perubahan status kekayaan
commit to user
serta menerima, memeriksa dan atau menandatangani Laporan
Triwulan dan Laporan Tahunan
c) Memeriksa dan menyampaikan Rencana Strategis Bisnis dan
Rencana Bisnis dan Anggaran Tahunan PDAM yang dibuat
Direksi kepada Daerah untuk mendapatkan pengesahan.
3. Uraian tugas Bidang Langganan
a) Melaksanakan administrasi Bidang Langganan
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Langganan
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening
Langganan
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening
Langganan
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan
Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening
Langganan
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain
4. Uraian tugas Bidang Keuangan
a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan
b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang
Keuangan
c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi
Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas
d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi
Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas
e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, Seksi
commit to user
f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain
5. Uraian tugas Bid
