STANDAR 6 PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM INFORMASI

(1)

Evaluasi Diri Prodi Manajemen Sumber Daya Manusia, IPDN

STANDAR 6

PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA, DAN SISTEM

INFORMASI

a. Pembiayaan

Pembiayaan bagi penyelenggaraan Program Studi Manajemen Sumber Daya Manusia bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang dialokasi kepada Kementerian Dalam Negeri. Mengingat Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) merupakan lembaga pendidikan kedinasan dalam lingkup Kementerian Dalam Negeri, secara yuridis mendapat alokasi anggaran APBN dari Kementerian Dalam Negeri. APBN yang dikelola oleh Institut Pemerintahan Dalam Negeri didistribusikan kepada seluruh unit kerja dalam lingkup Institut Pemerintahan Dalam Negeri yang salah satunya dikelola oleh Fakultas Manajemen Pemerintahan.

Dana Program Studi Manajemen Sumber Daya Manusia hingga saat ini masih menyatu pada Fakultas Manajemen Pemerintahan. Perencanaan dimulai dengan rapat anggaran Fakultas yang dihadiri oleh seluruh pejabat di Fakultas dan Prodi Kampus Jatinangor dan Cilandak. Rapat dilakukan untuk mengevaluasi program kerja dan anggaran tahun sebelumnya. Setelah mempertimbangkan evaluasi tahun sebelumnya dan saran dari beberapa pihak kemudian dilakukan rencana awal penyusunan anggaran dan program kerja, setelah draft awal program dan anggaran diperbaiki kemudian dibuat finalisasi program dan anggaran.

Pengelolaan keuangan di Fakultas Manajemen Pemerintahan mengacu pada Petunjuk Operasional Kegiatan (POK), kemudian dijabarkan dengan perencanaan melalui Term of Referrence (TOR) masing-masing kegiatan. Selanjutnya di LS kan sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Pengajuan dilaksanakan oleh PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) dalam hal ini Kabag TU Fakultas kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yaitu Kepala Biro I (Karo I) Bidang Akademik, Perencanaan dan Kerjasama, kemudian diteruskan kepada PKPA (Pejabat Kuasa Pengguna Anggaran) yaitu

(2)

Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Setelah disetujui maka Bendahara Fakultas memproses ke KPKN Sumedang.

b. Sarana dan Prasarana

Penyediaan prasarana, fasilitas pendidikan didukung penuh oleh lembaga dengan pengembangkan fungsi perpustakaan. Sistem pengelolaan prasarana dan sarana sesuai dengan :Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2009 dan Peraturan Rektor IPDN Nomor 10 Tahun 2010 Tentang Rincian Tugas Jabatan Pada Satuan Kerja Di Lingkungan Institut Pemerintahan Dalam Negeri bahwa pengelolaan sarana dan prasarana dilaksanakan oleh Bagian Umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. menyusun rencana operasional urusan Bagian Umum;

2. menyelenggarakan pelaksanaan program kegiatan teknis dan administratif urusan perlengkapan dan angkutan, tata usaha, rumah tangga, menza dan laundry serta keamanan dalam;

3. menyelenggarakan pelayanan makan dan laundry bagi praja; 4. menyelenggarakan urusan menza dan laundry;

5. menyelenggarakan urusan keamanan dalam;

6. melaksanakan manajemen asset untuk seluruh unit kerja di IPDN, meliputi perencanaan, pengadaan, pendistribyusian, penyimpanan, pemeliharaan serta penghapusan;

7. memberikan pelayanan teknis administratif kepada unit kerja lainnya; 8. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan. Bagian Umum terdiri dari beberapa Sub Bagian :

1. Perlengkapan dan Angkutan; 2. TU & Rumah Tangga;

3. Menza dan Laundry; 4. Keamanan Dalam

Dengan pelaksanaan tugas masing-masing Sub Bagian sebagai berikut : 1. Subag. Perlengkapan dan Angkutan :

a) Pengurusan administrasi pengadaan dan pemeliharaan Barang Milik Negara (BMN);

(3)

b) Pengurusan administrasi inventarisasi dan pelaporan Barang Milik Negara (BMN);

c) Pengurusan administrasi dan operasional kendaraan dinas.

d) Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Perlengkapan dan Angkutan;

e) Menyiapkan dan menyusun dokumen pengadaan barang dan jasa;

f) Membuat laporan pengadaan barang dan jasa untuk seluruh unit kerja IPDN;

g) Melaksanakan perencanaan barang dan jasa; h) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa; i) Melaksanakan pendistribusian barang dan jasa; j) Melaksanakan penyimpanan barang;

k) Melaksanakan penghapusan barang;

l) Menyusun data inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) dengan aplikasi SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara) dan aplikasi persediaan;

m) Mengalokasikan penggunaan bahan bakar bagi pengguna kendaraan dinas;

n) Mengalokasikan dan menyelia penugasan pengemudi kendaraan dinas IPDN;

o) Mengelola pool kendaraan;

p) Mengadministrasikan penerimaan Negara bukan pajak (PNBP) yang berasal dari penyewaan kendaraan dinas;

q) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.

2. Subag. Tata Usaha dan Rumah Tangga : a) Pengurusan Ketatausahaan

b) Pengurusan kerumahtanggaan

(4)

d) Merencanakan kegiatan dan anggaran Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga;

e) Melaksanakan pengadministrasian surat masuk dan surat keluar; f) Mengelola kearsipan dan menyiapkan penggunaan arsip;

g) Mengelola kearsipan dan menyiapkan akomodasi dan konsumsi untuk mendukung kegiatan lembaga;

h) Melayani dan memfasilitasi akomodasi tamu-tamu Dinas/Lembaga serta menyiapkan pelayanan kunjungan tamu; i) Melaksanakan pemeliharaan dan pengelolaan aset-aset lembaga; j) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan.

3. Subag. Menza dan Laundry :

a) Pelaksanaan kegiatan operasional Menza b) Pelaksanaan operasional laundry

c) Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Menza dan Laundry;

d) Merencanakan menu makan praja sesuai standar gizi;

e) Mengawasi kualitas dan kuantitas bahan makanan serta menghitung kalori dan zat gizi yang terkandung dalam makanan yang akan disajikan kepada praja;

f) Menyelia pelaksanaan penyediaan makan praja oleh pihak ketiga; g) Menyelia pelaksanaan pemeliharaan kebersihan, ketertiban dan

keindahan menza;

h) Melaksanakan kegiatan perasional laundry, termasuk perencanaan kebutuhan bahan bakar Mesin Boiller bahan

chemical dan treatment

4. Subag. Keamanan Dalam

a) bertanggung jawab terhadap keamanan dalam kampus;

b) mengkoordinasikan keamanan di kampus IPDN Jatinangor dan kampus IPDN Cilandak.

(5)

c. Sistem Informasi

Sistem Informasi yang digunakan oleh Prodi MSDM sepenuhnya dikelola oleh UPTIK. IPDN melalui UPTIK mengembangkan berbagai aplikasi akademik berbasis TIK dengan pendekatan WEB bases diantaranya e-leraning, e-book,

e-journal, tele conference dan akses nilai on-line dan GPRS.

Sistem informasi yang digunakan untuk pembelajaran antara lain telah disediakan aplikasi kuliah online (e-learning) yang dapat diakses oleh civitas akademika melalui internet maupun intranet (vpn-ip) antara kampus pusat dan daerah berbasis moodle. Praja/Mahasiswa, dosen dan staf akan membutuhkan kemampuan akses terhadap informasi dan materi pembelajaran ketika mereka jauh dari kampus, serta akan menggunakan lebih banyak komputer mobile yang menemani mereka ke kampus. Banyak pihak yang akan bergantung pada jaringan intranet dan internet sebagai jaringan komunikasi dan antarmuka pengguna utama.

Untuk menunjang pembelajaran juga dapat diakses secara online GBPP dan SAP serta modul-modul perkuliahan dan pelatihan. Fasilitas hardware

berupa penyediaan akses internet melalui hotspot (wireless) baik di perpustakaan, fakultas dan pelatihan untuk mengakses kuliah online, GBPP dan SAP serta Modul perkuliahan/pelatihan di lingkungan kampus. Di samping itu juga kuliah online dapat diakses melalui komputer PC yang terkoneksi melalui jaringan LAN di perpustakaan

Penggunaan fasilitas TIK termasuk video conference untuk menunjang proses pembelajaran di IPDN juga dilakukan. Proses penyampaian pengajaran, dengan kemampuan untuk menjangkau praja/mahasiswa yang berbeda dari sisi jumlah mahasiswa, kapasitas dan tempat yang tersebar. Penggunaan media komputer, e-learning dan telekonferensi dalam memproses, menyajikan dan simulasi agar dapat memberikan kesempatan bagi peningkatan pembelajaran. Media baru dalam pembelajaran di IPDN tersebut terutama digunakan untuk mendukung mata kuliah institut secara sinchoronous

Sistem informasi di perpustakaan (e-library) terdiri dari :

- Aplikasi Otomasi perpustakaan (sistem informasi administrasi perpustakaan) meliputi Online Public Access Catalogue (OPAC), Sistem

(6)

informasi untuk transaksi sirkulasi (Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan), sistem informasi untuk katalog laporan akhir, skripsi dan tesis. Fasilitas dapat diakses secara online di perpustakaan melalui jaringan LAN diperpustakaan

- Digital Library meliputi: sistem informasi laporan akhir/skripsi/tesis, e-book dan e-journal (dapat diakses secara online melalui internet dan intranet) serta video online berisi film-film pengetahuan

- Meningkatkan akses internet untuk mendapatkan sumber informasi melalui perpustakaan digital dan web.

- Repository IPDN merupakan database dan sistem informasi hasil karya ilmiah civitas akademika IPDN yang dapat menunjang proses perkuliahan.

Tabel 6

Analisis SWOT Komponen Pembiayaan, Prasarana, Sarana, Dan Sistem Informasi

KEKUATAN - Adanya komitmen lembaga untuk menyediakan sarana, prasarana sebagai pelayanan pendidikan bagi civitas akademika

- Adanya dukungan anggaran untuk penyelenggaraan kegiatan

- Ketersediaan sarana, prasana, fasilitas penyelenggaraan pendidikan

- Dibentuk unit pelayanan Informasi dan teknologi untuk meningkatkan kapasitas lembaga

- Lembaga menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk civitas akademika dengan system asrama

KELEMAHAN - Belum semua sivitas akademika memiliki kepedulian untuk menguasai IT

- Masih adanya tenaga pendidik yang belum menguasai IT

- Dukungan band width belum memadai untuk memenuhi kebutuhan seluruhan sivitas akademika

- Masih kurangnya kualitas dan kuantitas tenaga admin/operator yang menguasai IT

(7)

ANCAMAN - Keterbukaan informasi menyebabkan ada peningkatan kemungkinan plagiarism

- Keterbukaan informasi meningkatkan kemungkinan sivitas akademika untuk membuka situs/domain yang tidak penting

- Banyaknya sivitas akademika yang terhubung dengan jejaring social membuat sivitas akademika menjadi rentan terhadap cyber crime

PELUANG - Penggunaan IT dalam penyelenggaraan pendidikan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

- Penggunaan IT di lembaga membuka akses ke berbagai sumber

MATRIKS ANALISA

Faktor Internal

KEKUATAN - Ada komitmen lembaga

untuk menyediakan sarana, prasarana - Adanya dukungan anggaran - Ketersediaan sarana, prasana, fasilitas penyelenggaraan pendidikan

- Dibentuk unit pelayanan Informasi dan teknologi untuk meningkatkan kapasitas lembaga

- Anggaran untuk pengelola IT

KELEMAHAN

- Belum semua sivitas akademika memiliki kepedulian untuk menguasai IT

- Masih adanya tenaga pendidik yang belum menguasai IT

- Dukungan band width belum memadai untuk memenuhi kebutuhan

- Masih kurangnya kualitas dan kuantitas tenaga admin/operator yang menguasai IT Faktor Eksternal PELUANG - Penggunaan IT dalam penyelenggaraan pendidikan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas - Penggunaan IT di lembaga membuka akses ke berbagai sumber ANCAMAN - Keterbukaan informasi menyebabkan ada peningkatan kemungkinan plagiarism

- Keterbukaan informasi meningkatkan kemungkinan untuk membuka situs/domain yang tidak penting

- Banyaknya sivitas akademika yang terhubung dengan jejaring social membuat sivitas akademika menjadi rentan terhadap cyber crime

(8)

Strategi:

1. Perluasan:

- Menggunakan dukungan lembaga untuk menyelenggarakan pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan end user

- Melakukan optimalisasi ketersediaan sarana,prasarana untuk menyelenggarakan pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan

end user

- Menggunakan media IT untuk meningkatkan penyelenggaraan pendidikan, seperti pembuatan website Prodi, blog dan plo (paperless office) untuk sarana dosen berkomunikasi dengan civitas akademika

2. Konsolidasi:

- Mengusulkan dan mengikursertakan dosen dan staf dalam pelatihan penggunaan IT

- Mengusulkan dan mengikursertakan bagi staf dan praja sebagai calon operator untuk aplikasi-aplikasi IT sesuai dengan kebutuhan

- Bekerjasama dengan UPTIK dalam melakukan filter terhadap konten-konten yang tidak berhubungan dengan pendidikan