BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Manajemen Kearsipan
Menurut Barthos (2007) bahwa Manajemen Kearsipan adalah Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang tersebut”.
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
Jadi arsip dapat disimpulkan tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pengertian di atas, yang termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
2.1.1. Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.
Apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2.1. 2. Tujuan Kearsipan
1. Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna
Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.
2. Warkat secara sistematis dan efisien
Yaitu agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan lain. Menggunakan sistem yang sesuai. Prosedur penyimpanan yang benar, metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.
3. Menemukan kembali dengan mudah
Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.
Sedangkan tujuan kearsipan di dalam pasal Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan.
4. ISO (International Organization for Standardization)
ISO atau Organisasi Standar Internasional dapat didefinisikan sebagai suatu asosiasi global yang terdiri dari badan-badan standarisasi internasional dari 161 negara. ISO merupakan suatu organisasi di luar pemerintahan (Non-Government Organization/NGO) yang berdiri sejak tahun 1947.
Misi dari ISO adalah untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional, dan juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan kegiatan ekonomi.
Kegiatan pokok ISO adalah menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. Manfaat ISO berdasarkan sejarah perkembangan ISO, awalnya ISO terbentuk guna menjamin kualitas mutu dari suatu produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan atau menjamin jasa yang di berikan. Namun seiring perkembangan zaman dan semakin luasnya berbagai hal yang berkaitan dengan wilayah yang harus distandarisasi, maka semakin banyak pula jenis-jenis standar baru yang ada dan diimplementasikan pada berbagai negara. Berikut ini jenis-jenis standar ISO yang berkaitan dengan berbagai bidang yaitu,
1. ISO 9001 Quality Management System (Sistem Manajemen Mutu) 2. ISO 14000 Environmental Management System (Sistem Manajemen
Lingkungan)
3. 3 ISO 22000 Food Safety Management System (Sistem Manajemen Keamanan Pangan)
4. ISO 27001 Information Security Management System (Keamanan Sistem Informasi Manajemen)
5. OHSAS 18001 Occupational Health & Safety Management System (Kesehatan & Sistem Manajemen Keselamatan)
6. SA8000 Social Accountability Management System (Sistem Manajemen Akuntabilitas Sosial)
7. ISO/TS 16949 Quality Management System (Sistem Manajemen Mutu)
2.1.3. Fungsi Kearsipan
Arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
1. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
2. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
3. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. ISO, sistem jaminan mutu berskala global yang diatur dalam ISO Series 9001:2008. Kredibilitas dan mutu produk baik barang maupun jasa hanya dapat bersaing secara internasional bila memenuhi
persyaratan standar tersebut. Pencapaian standar mutu produk hanya dapat dicapai bila semua elemen yang persyaratkan dapat dipenuhi.
2.1.4. Asas-asas Kearsipan dan Menurut ISO
Menurut iso, tanpa dokumen atau arsip yang disyaratkan ISO 9000 (tentang pengendalian dokumen dan data) tidak mungkin kita mengimplementasikan sistem jaminan mutu ISO 9000, tanpa adanya dokumen atau arsip yang memadai sistem jaminan mutu tidak dapat diaudit atau disertifikasi. Sistem pengelolaan arsip merupakan prasyarat untuk memperoleh sertifikasi ISO 9000 terhadap suatu produk barang atau jasa atau bidang layanan publik.
ISO 9000 mensyaratkan bahwa organisasi harus memberlakukan prosedur tertulis tentang pengendalian dokumen/ arsip dan data. Dokumen dalam konteks ini merupakan rujukan atau input dari suatu kegiatan, terdiri dari: manual mutu (quality manual), prosedur/petunjuk/instruksi kerja (works instruction), rencana mutu (quality plan) dan segala macam dokumen tentang aturan main yang dirumuskan secara tertulis. Sedangkan data memiliki pengertian sebagaimana halnya yang sudah dikenal umum, yang digunakan dalam sistem mutu untuk pelaksanaan kegiatan. Dokumen dan data dapat berupa berbagai jenis media seperti cetakan dalam kertas maupun media elektronik. Penyusunan dokumen harus melalui proses kaji ulang dan disetujui kecukupan dan kelayakannya oleh pejabat yang berwenang sebelum diterbitkan.
Untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah dan atau kadaluwarsa perlu diberlakukan status revisi. Status revisi adalah tanda atau keterangan pada dokumen yang menunjukan kepada kita bahwa dokumen yang sedang kita hadapi adalah dokumen yang telah mengalami revisi sekian kali. Hal ini untuk menjamin kemutakhiran dokumen. Cara memastikan status revisi dapat dilihat dalam daftar induk yang memuat jenis jenis dokumen dan status revisinya. Proses perubahan dokumen harus melalui proses kaji ulang dan disetujui oleh fungsi/organisasi yang pertama
kali mengkaji ulang dan menyetujui kecuali jika secara khusus ditentukan lain. Fungsi/organisasi yang ditunjuk harus memiliki akses terhadap informasi yang relevan dan mencukupi. Riwayat perubahan dokumen juga harus dapat diidentifikasikan.
Berikut ini merupakan asas-asas dalam kearsipan: 1. Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah sistem kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah (dipusat penyimpanan). Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen tersebut dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan dokumen atau arsip sesuai keperluan yang dimaksud.
2. Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan arsipnya.
3. Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
2.2. Administrasi Perkantoran
2.2.1. Pengertian Administrasi Perkantoran
Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negri disebut “office management” (management kantor). Berikut ini beberapa pengertian menajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh W.H. Evans dalam buku administrasi perkantoran modern mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan menajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
2.2.2. Ruang Lingkup Adminitrasi Perkantoran 1. Kegiatan kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan bebeda antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini. a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi: 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi denga pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan.
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik denga atasan ataupun bawahan.
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai denga jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi.
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat bejalan lancar.
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Waktu
5) Biaya perkantoran
2.2.3. Sarana Dan Fasilitas Kerja Kantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut ini:
a. Lokasi kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain:
1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menetukan gedung, antara lain: 1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut:
1) Perabot kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi, ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. Perabot kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.
2) Perbekalan kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pekasanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.
