1. Latar Belakang - AKtifitas Tahun 2012 untuk kegiatan SIM september 2012

(1)

Kegiatan : Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi

Aktivitas : Pengintegrasian sistem informasi dalam institusi

1. Latar Belakang

Sistem informasi bagi UPNVJ merupakan komponen penting untuk mengelola pendidikan yang transparan, akuntabel, responsif, dan efektif. Untuk itu, UPNVJ memiliki komitmen yang tinggi untuk membangun sistem informasi yang handal. Tingginya komitmen ini ditunjukkan dengan dibentuknya organisasi Pusat Komputer (Puskom) sebagai pusat pengolahan data. Dalam rangka menunjang SIM yang telah dikembangkan pada tahun I, maka perlu ditata kembali infrastruktur yang memadai agar manfaat SIM dapat digunakan secara optimal bagi para pengguna sistem.

Puskom mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menyediakan serta menyajikan data dan informasi yang tepat waktu, tepat guna, dan tepat nilai berkaitan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan teknologi informasi. Akhir tahun 2007 UPNVJ mendapat bantuan hibah dari Dikti untuk penambahan infrastruktur jaringan aplikasi akademik dan pengembangan sistem informasi di lingkungan UPNVJ. Saat ini Sistem informasi yang ada sudah dapat memberikan layanan kepada mahasiswa untuk layanan akademik dan keuangan akademik menggunakan aplikasi dan infrastruktur yang telah di kembangkan di tahun I dan tahun II. Dengan adanya sistem informasi akademik dan keuangan akademik yang terintegrasi serta sebagian aplikasi untuk layanan SDM dan sarpras untuk akademik sudah tercapai, namun belum dapat di optimalkan karena keterbatasan SDM.

Untuk menunjang pelaksanaan pelayanan yang lebih baik maka di kembangkan sistem informasi akademik berbasis web yang akan di tunjang dengan pembuatan sistem informasi SDM dan sistem informasi sarana dan prasarana. Pengembangan web di bidang sistem informasi akademik di harapkan juga sebagai alat evaluasi kinerja fakultas yang di gunakan oleh pimpinan. Belum adanya tindakan prefentif yang dilakukan untuk mengamankan sistem informasi yang sudah di bangun maka perlu di lakukan sistem disaster recovery (backup plan) dengan melakukan pengadaan barang dan jasa untuk melindungi data dan layanan sistem yang berjalan. Peningkatan bandwidth saat ini sudah di lakukan namun dalam pelaksanaannya optimalisasi terhadap penggunaan badwidth belum dilakukan oleh karena itu perlu adanya manajemen bandwith dan manajemen user. Berdasarkan capaian kegiatan yang telah di lakukan mengakibatkan pengelolaan lembaga belum sepenuhnya efektif dan efisien. Perbaikan faktor-faktor tersebut di atas diharapkan dapat berdampak pada pencapaian mutu manajemen yang transparan, akuntabel, responsif, efektif dan adil.

2. Rasional

Peningkatan layanan kepada pengguna akan ketersediaan data dan informasi menjadi permasalahan umum yang ditemukan dalam sistem seperti diuraikan di atas. Permasalahan tersebut akan diselesaikan melalui beberapa aktifitas yaitu :

(2)

b. Pengembangan web untuk universitas dan akademik guna menunjang pengambilan keputusan di level pimpinan (DSS) dan mengukur evaluasi kinerja system.

c. Pembuatan system disaster recovery dalam tahap backup plan.

3. Tujuan

Tujuan dari program ini adalah:

a. Untuk menghasilkan system rekrutmen dan karir bagi SDM.

b. Untuk menghasilkan system penunjang keputusan dan evaluasi di level pimpinan yang bisa di akses setiap saat.

c. Meningkatkan keamanan system informasi melalui penggunaan system disaster recovery dalam tahap back up plan.

4. Mekanisme dan rancangan

Sampai pada akhir juli 2011, capaian target yang berhasil dicapai adalah tersedianya database akademik dan keuangan akademik yang mencapai 100%. Adapun waktu layanan untuk proses KRS-KHS (manual hingga web base) sudah dapat di ukur dan telah mencapai target 3 hari sesuai dengan waktu yang diharapkan. Untuk peningkatan kompetensi SDM sudah dilaksanakan 100 % (2 orang untuk network administrator, 2 orang untuk web administrator dan 2 orang untuk database administrator). Dalam bidang perangkat keras telah di adakan berupa 2 unit server (1 server database dan 1 server aplikasi) serta 5 unit komputer yang disediakan untuk satker (1 unit komputer untuk FIK, 1 unit komputer untuk FE, 1 unit komputer untuk FIKes, 1 unit komputer untuk keuangan dan 1 unit komputer untuk biro AA). Sosialisasi sistem informasi akademik dan keuangan telah di laksanakan dan user sudah dapat menggunakan aplikasi dengan baik.

Penyediaan infrastruktur jaringan menggunakan FO telah di pasang dan di instalasi di 5 titik yaitu : 1 titik di Puskom, 1 titik di gedung Fakultas Kedokteran, 1 titik di Gedung FIK, 1 titik di gedung FE dan 1 titik di gedung Fikes. Pemasangan 1 Router CISCO 3560 telah dilakukan dan di letakkan di gedung Kedokteran sedangkan pemasangan 4 switch manageable CISCO 2960 di letakkan di Puskom, FIK, FE dan Fikes. Serta untuk 5 titik sub jaringan di fakultas telah terpasang yang terdiri dari dekanat, kaprodi dan dikjar, keuangan, perpustakaan dan laboratorium.

User dalam melaksanakan kegiatannya di bantu dengan modul dan SOP help desk jika mengalami kesalahan dalam pelaksanaan tugasnya. Modul SOP helpdesk saat ini sudah 40 % dilaksanakan dan akan di implementasikan di bulan September 2011. Sedangkan sosialisasi pemeliharaan system informasi administrasi keuangan dan SDM yang terintegrasi dengan system informasi akademik akan dilaksanakan di bulan oktober 2011.

(3)

Kegiatan 2.1 Peningkatan pemanfaatan dan pemeliharaan system informasi yang terintegrasi

Sub kegiatan A.2.1.6 Pembuatan system disaster recovery dalam tahap backup plan untuk kemanan data dan sistem

Pada tahap ini akan di adakan back up file untuk client di semua satker yang terhubung dengan infrastruktur yang sudah di kembangkan sebanyak 10 unit, pengadaan backup file server sebanyak 4 unit, pengadaan system disaster recovery pada tahap back up plan, pembelian firebox security system dan anti virus untuk data, pengadaan genset sebanyak 1 unit dan pembelian UPS untuk server dan client sebanyak 15 unit. Peningkatan bandwidth untuk memenuhi rasio kecukupan mahasiswa sebesar 1 kpbs/mahasiswa.

Kegiatan A.2.2 Peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi perrsonil bidang IT dan jumlah personil yang memadai.

Sub kegiatan A.2.2.1 Peningkatan kompetensi SDM di bidang web developer.

Pada kegiatan ini akan mengirim 5 orang personil terdiri dari 2 orang personil puskom dan 3 orang personil FIK untuk mengikuti pelatihan web developer.

A.2.3 Pengintegrasian system informasi dalam institusi

Sub Kegiatan A.2.3.1 Pengembangan system informasi SDM dan Sarana dan prasarana.

Pada kegiatan ini akan di kembangkan aplikasi system informasi SDM dan sarana dan prasarana yang terintegrasi sehingga dapat di gunakan oleh satker-satker yang terkait. Adapun pengadaan aplikasi ini akan di lakukan melalui lelang umum dengan menggunakan fasilitas web untuk informasi pelelangan. Menghasilkan 2 modul untuk aplikasi SDM dan aplikasi sarpras.

Sub kegiatan A.2.3.2 Pengembangan web akademik guna menunjang pengambilan keputusan di level pimpinan (DSS) dan mengukur evaluasi kinerja system yang ada

Pada tahap ini akan di kembangkan system informasi berbasis web akademik guna menunjang pengambilan keputusan di level pimpinan dan mengukur evaluasi kinerja system yang ada melalui lelang langsung.menghasilkan 1 modul aplikasi web.

Sub kegiatan A.2.3.3 Evaluasi kegiatan system informasi yang terintegrasi

(4)

INTERNET Line Telkom 2 Mbps

(Astinet) Server _Managable

Swicth

Gambar 1. Master Plan Infrastruktur jaringan UPNVJ

SIM

(5)

Gambar 2. Rancangan Arsitektur Jaringan UPNVJ

Perubahan penggunaan perangkat keras yang bertujuan untuk mempermudah skalabilitas infrasrtuktur jaringan UPNVJ dimasa datang. Dengan asumsi pelayanan lebih baik (peningkatan pelayanan sistem informasi baik yang berhubungan langsung dengan mahasiswa dan pengelolaan manajemen di UPNVJ) sehingga diharapkan jumlah mahasiswa meningkat. Otomatis akan menambah kapasitas penggunaan dari perangkat-perangkat tersebut. Disamping itu perubahan ini terjadi karena ada perluasan infrastruktur sampai dengan fakultas FH, Fisip, FT dan FK sehingga ke efektifan dan efesiensi dari sistem yang sudah di kembangkan dan di jalankan menjadi optimal.

Adapun perubahan tersebut terjadi pada :

1. Perangkat core Switch CISCO 3560 menjadi CISCO 4500

2. Perangkat distribution switch CISCO 2960 menjadi CISCO 3560 3. Perangkat akses switch yang ada di ganti dengan CISCO 2960

INTERNET

DSS

Manageable Switch

Database AKADEMIK

Database Penjaminan

Mutu

Database Keuangan

Database SDM

Database Sarana dan

Prasarana

BackUp DB

Server _Web

server

File Server

Mail Server

Application Server 1

Application Server 2 Switch

Modem ADSL

Modem Leased Line Telkom 256 kbps

(6)

5. Sumber daya yang dibutuhkan

Anggaran yang dibutuhkan pada tahun 2012 pada kegiatan sistem informasi manajemen yang terintegrasi di UPNVJ adalah seperti terlihat pada Tabel 6.

Tabel 6. Rekapitulasi Sumber Daya yang dibutuhkan untuk kegiatan Peningkatan Sistem Informasi Manajemen

No Sub-Aktivitas/ Mekanisme

dan rancangan

Komponen dan

sub komponen biaya

Estimasi biaya dan sumber pendanaan (ribuan rupiah)

DIKTI Mitra Lainnya

Peningkatan pemanfaatan dan pemeliharaan system informasi yang terintegrasi .

A.2.1.6

Pembuatan system disaster recovery dalam tahap backup plan untuk kemanan data dan sistem

Pengadaan barang dan jasa

Rp.

909,750,000.00

Peningkatan

performance kinerja sistem untuk

meningkatkan layanan di semua fakultas

Rp.

304,772,000.00

Peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi perrsonil bidang IT dan jumlah personil yang memadai

A.2.2.1

Peningkatan kompetensi SDM di bidang web developer

Pengembangan Personil

Rp. 17.500.000 Rp. 8.250.000

Pengintegrasian system informasi dalam institusi

A.2.3.1

Pengembangan system informasi SDM dan Sarana dan prasarana

Rp.

50.000.000.-A.2.3.2 Pengembangan web akademik guna menunjang pengambilan keputusan di

(7)

50.000.000.-No Sub-Aktivitas/ Mekanisme dan rancangan

Komponen dan

sub komponen biaya

Estimasi biaya dan sumber pendanaan (ribuan rupiah)

DIKTI Mitra Lainnya

level pimpinan (DSS) dan mengukur evaluasi kinerja system yang ada

A.2.3.3 Evaluasi kegiatan system

informasi yang terintegrasi

Rp.

25.000.000.-Total Rp.

1,357,022,000.00 - Rp. 8.250.000

6. Jadwal Pelaksanaan

Jadwal pelaksanaan kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi di UPNVJ tahun 2012 dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Jadwal pelaksanaan Kegiatan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi di UPNVJ

NO RENCANA AKTIFITAS

TAHUN 2012

2012

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Peningkatan pemanfaatan dan pemeliharaan system informasi yang terintegrasi .

A.2.1.6

Pembuatan system disaster recovery dalam tahap backup plan untuk kemanan data dan sistem

Peningkatan performance kinerja sistem untuk meningkatkan layanan di semua fakultas

Peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi personil bidang IT dan jumlah personil yang memadai

A.2.2.1 Peningkatan kompetensi _{SDM di bidang web} developer

Pengintegrasian system informasi dalam institusi

(8)

NO RENCANA AKTIFITAS

Pengembangan web

akademik guna menunjang pengambilan keputusan di level pimpinan (DSS) dan mengukur evaluasi kinerja system yang ada

A.2.3.3 Evaluasi kegiatan system _{informasi yang terintegrasi}

7. Indikator Keberhasilan Aktifitas

Pencapaian Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi di UPNVJ pada tahun 2012 diukur dengan indikator kinerja seperti terlihat pada Tabel 8.

Tabel 8. Indikator Keberhasilan Program

N

O INDIKATOR BASELINE

TARGET TAHUN 2010

TARGET

TAHUN 2012 KETERANGAN

1 Indikator Kinerja_Utama

1.1 Database akademik dan keuangan

Belum

terintegrasi Pembangunandatabase akademik dan

adm. Prasarana dan SDM hingga web base)

(9)

N

TARGET

1.4. Lama waktu

2 _{Indikator Kinerja Pendukung}

2.1.Penyediaan Pelayanan pengguna (Help desk)

- Tersedianya SOP

- Waktu layanan (help desk) Lama waktu

rata-rata help deks – client Peraturan Menpan no. Kep/25/M.PAN/2/

2004 2.2. Aplikasi SIM

yang dapat diintegrasikan dalam institusi - akademik - keuangan, - sarana

prasarana,

NA

Sub modul pada SIM Sarana Prasarana dan SDM disesuaikan

(10)

N

TARGET

- sdm 2.3.Panduan penggunaan aplikasi SIM - akademik - keuangan, - sarana

prasarana, - sdm

NA NA NA NA

10 modul 2 modul

-10 modul 2 modul

-10 modul 4 modul 1 modul 1 modul

Sub modul pada Sarana Prasarana

dan SDM disesuaikan

dengan TataKelola

8. Keberlanjutan

Kebijakan pimpinan untuk pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur akan tetap terus dilanjutkan dan dikembangkan dengan cara adanya anggaran yang mendukung untuk pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur guna mendukung kelancaran layanan data dan informasi bagi sivitas akademika serta pemberian pelatihan kepada personil yang terlibat untuk pemeliharaan infrastruktur. Disamping itu adanya komitmen dari pimpinan untuk meneruskan pengembangan system disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan perkembangan kebutuhan user.

9. Unit Terkait

Semua unit kerja di lingkungan UPNVJ akan terkait terutama unit kerja yang berada di PUSKOM, BPM, Biro Administrasi Akademik, Biro Perencanaan dan Keuangan, Biro dan Fakultas.

10. Penanggungjawab Aktivitas