Fhery Agustin. Program Studi Sistem Informasi, STMIK Potensi Utama Jl. K.L. Yos Sudarso Km. 6.5 No. 3A Tanjung Mulia - Medan

ANALISIS PERBANDINGAN TINGKAT MATURITY LEVEL

SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS OPENSOURCE

DAN PROPRIETARY MENGGUNAKAN

FRAMEWORK COBIT 5.0

(STUDY KASUS : PERPUSTAKAAN STMIK POTENSI UTAMA)

Fhery Agustin

Program Studi Sistem Informasi, STMIK Potensi Utama Jl. K.L. Yos Sudarso Km. 6.5 No. 3A Tanjung Mulia - Medan

fhery@potensi-utama.ac.id Abstrak

Sistem otomasi perpustakaan telah menjadi bagian penting dalam penyelenggaraan pendidikan. Sehingga tingkat kelayakannya pun perlu untuk diuji agar mahasiswa mendapatkan pelayanan dan manfaat terbaik dari implementasi sistem otomasi perpustakaan tersebut. STMIK Potensi Utama telah menggunakan 2 jenis sistem otomasi perpustakaan, yang berbasis opensource (2010-2012) dan kemudian diganti menjadi berbasis proprietary (2012-2014). Namun kelayakan kedua sistem otomasi perpustakaan tersebut belum pernah diuji. Sehingga penggantian sistem berbasis opensource ke proprietary pun hanya berdasarkan kepentingan bisnis semata, bukan berdasarkan perhitungan analisis kelayakan. Penelitian ini mencoba melakukan perhitungan analisis kelayakan berdasarkan tingkat maturity level dengan menggunakan COBIT 5.0 sehinggan dapat diketahui secara matematis, sistem mana yang lebih layak untuk diterapkan di STMIK Potensi Utama. Hasil penelitian menunjukkan nilai maturity level sistem otomasi perpustakaan berbasis opensource memperoleh point 2,9923 sedangkan sistem yang berbasis proprietary 3,0423. Sehingga sistem otomasi perpustakaan yang dianggap layak untuk diterapkan di STMIK Potensi Utama adalah Proprietary, meskipun gap antara keduanya cukup kecil hanya 0,05 dan keduanya telah melampaui standar internasional yang berada pada skala 2,5 serta telah mencapai level Defined.

Kata Kunci : Sistem otomasi perpustakaan, Opensource, Proprietary, Framework COBIT 5.0, Maturity Level.

1. Pendahuluan

STMIK Potensi Utama telah menerapkan Sistem Otomasi Perpustakaan sejak tahun 2010 hingga sekarang. Selama masa 4 tahun tersebut, terdapat 2 jenis sistem otomasi yang telah digunakan, yaitu :

a. Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis

Opensource (2010-2012)

b. Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis

Proprietary (2012-2014)

Sistem otomasi opensource yang digunakan adalah SliMS (Senayan Libary Management System). Merupakan sebuah sistem yang bersifat bersifat gratis dan berbasis opensource di bawah lisensi GPL versi 3. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database Mysql. Fitur-fitur yang dimiliki SliMS diantaranya adalah bibliografi database, fungsi sirkulasi, manajemen keanggotaan, dan lain sebagainya yang dapat memenuhi kebutuhan tugas-tugas pustaka. Pada tahap awal, SLiMS dirancang oleh Pepustakaan Depdiknas dan terus mengalami perkembangan hingga saat ini. Release terbaru dari aplikasi ini adalah SliMS 7 – Cendana. [1]

Gambar 1. Aplikasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama Berbasis Opensource Kemudian setelah 2 tahun berjalan, STMIK Potensi Utama mengganti Sistem Otomasi Perpustakaannya menjadi berbasis Proprietary

dengan memesannya pada sebuah perusahaan

software. Istilah proprietary software merujuk kepada aplikasi yang memiliki hak cipta, sehingga untuk dapat menggunakannya dibutuhkan lisensi dengan membelinya kepada pihak pemilik hak cipta tersebut. Proprietary

software adalah perangkat lunak komputer

berlisensi di bawah hak hukum eksklusif dari pemegang hak cipta dengan maksud bahwa lisensi diberikan hak untuk menggunakan perangkat lunak hanya dalam kondisi tertentu, dan dibatasi

dari penggunaan lain, seperti modifikasi, berbagi, belajar , redistribusi, atau reverse engineering. Biasanya kode sumber dari perangkat lunak tersebut tidak tersedia. [2]

Gambar 2. Aplikasi Perpustakaan STMIK Potensi Utama Berbasis Proprietary Kedua aplikasi tersebut telah digunakan masing-masing selama 2 tahun di STMIK Potensi Utama. Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh user, dalam hal ini pustakawan di STMIK Potensi Utama. Ternyata masing-masing aplikasi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, sehingga sulit untuk menentukan aplikasi mana yang dianggap lebih baik. Hal ini sangat penting untuk pengembangan perpustakaan STMIK Potensi Utama di masa yang akan datang. Apakah akan terus menggunakan Proprietary

atau kembali ke Opensource ?

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penelitian ini akan mengkaji tingkat kematangan atau maturity level dari kedua sistem otomasi tersebut dengan menggunakan Framework COBIT 5.0. Sehingga dapat diketahui sistem mana yang lebih unggul.

2. Tinjauan Pustaka 2.1. Konsep Dasar COBIT

COBIT adalah sebuah kerangka kerja yang mengkombinasikan pemikiran modern dalam pengelolaan perusahaan dan teknik manajemen, serta menyajikan konsep yang dapat diterima secara global, praktek penggunaan alat-alat analisis serta pemodelan untuk meningkatkan nilai dan kepercayaan terhadap sebuah sistem informasi. [3]

Control Objectives For Information and Related Technologi (COBIT) merupakan suatu metode dalam penerapan IT Governance

menggunakan beberapa kontrol objective dalam pelaksanaan audit. Secara lebih spesifik COBIT diperuntukkan bagi audit Sistem Informasi yang diterapkan pada sebuah organisasi. [4]

COBIT juga berupa dokumentasi serta panduan yang dalam IT governance untuk membantu auditor, manajemen, dan user dalam menjembatani gap atau pemisah antara resiko

bisnis, kontrol, dan teknis. Hal-hal yang berkaitan dengan COBIT dapat diakses melalui http://www.isaca.org. [5]

Versi COBIT sendiri diawali pada tahun 1996 dan terus mengalami perkembangan mengikuti kebutuhan stakeholder dan jangkauan atau scope audit terhadap sistem informasi secara lebih luas. COBIT versi terbaru adalah COBIT 5.0 yang dirilis pada tahun 2012.

Gambar 3. Versi COBIT Framework. [6]

2.2. Kerangka Kerja COBIT 5

COBIT 5.0 dibagi menjadi dua area, yaitu :

Governance of IT Process dan Management of Enterprise IT. Kedua area tersebut masih dibagi lagi ke dalam lima buah domain dengan total 37 proses. [7]

Tabel 1. Area COBIT 5

No. Area Domain Jumlah

Proses 1 Governance of IT Process Evaluate, Direct, and Monitor (EDM) 5 2 Management of Enterprise IT Align, Plan, and Organise (APO) 13 Build, Acquire, and Implement (BAI) 10 Deliver, Servive, and Support (DSS) 6 Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) 3 Total 37

Sedangkan 37 proses tersebut terlihat pada gambar berikut :

Gambar 4. Domain Process COBIT 5.0. [8] Untuk lebih jelasnya, Domain Process dari COBIT 5.0 seperti ditampilkan pada tabel berikut :

Tabel 2. Domain Process COBIT 5.0. [8] No . Dom ain Proses 1 ED M 2 APO 3 BAI 4 DSS 5 ME A

Pada proses audit ataupun pengukuran terhadap implementasi sistem informasi dapat digunakan semua atau sebagian indikator saja, disesuaikan dengan tujuan dan scope audit yang ingin dicapai.

2.3. Maturity Model

Merupakan sebuah metode untuk mengukur tingkat atau level pengembangan manajemen proses, yaitu mengukur sejauh mana kapabilitas manajemen berdasarkan pencapaian tujuan COBIT. Tingkat maturity level dapat dilihat pada tabel berikut :

Gambar 5. Level of Maturity Model. [9] Masing-masing level tersebut dapat dijelaskan seperti berikut : [8]

a. Initial, terdiri dari :

Maturity Process : biasanya masih bersifat ad hoc dan masih kacau. Hasil dari proses tidak bisa ditebak, sering melebihi alokasi anggaran dan keterlambatan jadwal. Terdapat kecenderungan untuk meninggalkan proses pada saat krisis.

Automotion Maturity : Tidak ada otomatisasi proses atau bahkan kegiatan, sehingga proses yang berulang tidak terkontrol dan lambat.

Collaboration Maturity : ditandai dengan yang kurangnya komunikasi ad-hoc dan koordinasi antara tim. Peran dan tanggung jawab tim tidak didefinisikan dengan baik. Tim memberikan informasi melalui saluran komunikasi formal. Keputusan dibuat secara independen oleh pihak yang bertanggung jawab pada proses dan kemudian dikomunikasikan kepada tim lain.

b. Managed, terdiri dari :

Maturity Process : proses dikelola tapi tidak standar di seluruh proyek atau bahkan di seluruh tahapan siklus hidup yang berbeda dari proyek yang sama. Standar, deskripsi dan prosedur proses dapat bervariasi dalam setiap contoh spesifik dari proses (yaitu dalam kelompok kerja yang berbeda).

Automotion Maturity : sebuah proses

didokumentasikan dan sebagian otomatis. Terdapat siled (tugas proses vs) otomatisasi tanpa infrastruktur pusat.

Collaboration Maturity : pertemuan rutin diadakan, rilis dikomunikasikan dan dikoordinasikan antara pembangunan dan operasi. Tim berbagi informasi dan - dalam beberapa kasus - bahkan sumber daya, peran para pemangku kepentingan didefinisikan dengan baik. Sering terjadi komunikasi antara tim. Terdapat beberapa pengambilan keputusan bersama, tapi sebagian besar keputusan masih diambil secara terpisah, dan dikoordinasikan atau dikomunikasikan setelah itu dengan tim lain.

c. Defined, terdiri dari :

Maturity Process : terdapat penilaian

berkelanjutan dari keseluruhan proses (sebagai lawan optimalisasi kegiatan terpisah) yang bertujuan untuk mencapai tujuan bisnis dengan biaya dan resiko minimal.

Automotion Maturity : terdapat perbaikan secara terus-menerus dari proses otomatis dengan menggunakan analisis metrik, pembelajaran mandiri dan perbaikan mandiri. Otomatisasi self-service yang diberikan kepada pemangku kepentingan yang berbeda dalam organisasi.

Collaboration Maturity : kolaborasi

dioptimalkan untuk keefektifan dan kesinambungan dalam berbagi pengetahuan serta pemberdayaan individu.

Berdasarkan maturity model tersebut, maka dapat diidentifikasi sistem informasi yang diimplementasikan pada suatu organisasi sesungguhnya berada di level mana. Sehingga dapat diukur tingkat kematangannya.

3. Penelitian Rujukan

Terdapat beberapa penelitian rujukan yang menggunakan Framework COBIT untuk mengukur tingkat maturity level terhadap penerapan dan pengelolaan sistem informasi. Adapun penelitian-penelitian tersebut, antara lain :

a.Penelitian yang dilakukan oleh Fransiskus Adikara tentang penggunaan COBIT 5 pada pengelolaan TI Laboratorium RPL di Universitas Esa Unggul. Penelitian ini bertujuan untuk menciptakan sebuah model tata kelola teknologi informasi (IT Governance) untuk perguruan tinggi di Indonesia dengan menggunakan COBIT 5. Sehingga dapat dievaluasi pencapaian yang diperoleh antara sebelum dan sesudah penerapan model tata kelola tersebut. Hasil akhir penelitian adalah

rekomendasi untuk institusi berupa : “diperlukannya pemanfaatan sistem informasi untuk pengelolaan asset dan aktifitas perawatannya”. [6]

Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penulis terletak pada objek yang dibandingkan, dimana pada penelitian ini yang dibandingkan adalah kondisi sebelum dan sesudah penerapan tata kelola. Sedangkan pada penelitian penulis membandingkan antara 2 sistem informasi yang sama-sama telah diterapkan. Sehingga dapat diketahui mana yang lebih baik berdasarkan pengukuran tingkat maturity levelnya.

b.Penelitian yang dilakukan oleh Indah Mayang Sari, Ahmad Holil Nur Ali, dan Indah Kurnia tentang metode evaluasi kematangan proyek menggunakan COBIT 5 domain BAI 1.11 DAN MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th. Analisa yang digunakan dalam penelitian ini adalah PMBOK 4th dan COBIT 5 Framework

untuk memperoleh point objektif antara keduanya untuk melakukan evaluasi tehadap tingkat kematangan proyek pada DPSI Bank Indonesia. Nilai maturity level yang dihasilkan pada penelitian ini mencapai angka 0,221 yang berarti lebih tinggi jika dibandingkan dengan penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya. Penelitian terdahulu yang dimaksudka tersebut hanya dengan menggunakan PMBOK 4TH. [7] Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penulis terletak pada metode analisa yang digunakan, dimana penelitian penulis hanya menggunakan COBIT 5 Framework untuk mengevaluasi tingkat maturity levelnya.

c. Penelitian yang dilakukan oleh Agusriandi dan Idria Maita tentang perhitungan maturity level

pada Universitas Islam Riau menggunakan COBIT 4.1 yang disampaikan pada KNSI 2013. Penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat kematangan tata kelola penerapan Sistem Informasi Perpustkaan terhadap keselarasan tujuan organisasi. Sistem informasi perpustakaan yang dievaluasi adalah Senayan yang merupakan sistem otomasi perpustakaan berbasis opensource. Berdasarkan hasil pengujian, tingkat maturity levelnya berada pada posisi 3 (Defined) dan ternyata telah melampaui standar international maturity level

untuk sistem informasi perpustakaan. [10] Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penulis terletak pada versi framework COBIT yang digunakan. Penelitian ini menggunakan framework COBIT 4.1, sedangkan penelitian penulis menggunakan COBIT 5.0. Sedangkan persamaannya adalah bidang yang diteliti yaitu Sistem Otomasi Perpustakaan, dan pada penelitian penulis yang diuji salah satunya

adalah SLiMS (Senayan Library Management System).

4. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan mekanisme pengumpulan data dan mengikuti tahapan evaluasi yang sistematis sehingga hasil penelitian yang diperoleh memiliki tingkat legitimasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

4.1. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan implementasi sistem otomasi perpustakaan di STMIK Potensi Utama sebanyak 20 orang responden, yaitu terdiri dari : 2 orang pustakawan, 1 orang staff IT, 1 orang tenaga administrasi, 2 orang bagian akademik, 2 orang bagian keuangan, 3 orang kaprodi, 3 orang sekprodi, dan 6 orang mahasiswa. Pertanyaan yang diajukan pada kuesioner tersebut mengacu kepada domain process COBIT 5.0.

4.2. Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini mengacu kepada studi perbandingan antara penerapan dua buah sistem otomasi perpustakaan dengan menggunakan analisa COBIT 5.0. Adapun tahapan penelitian tersebut seperti berikut :

Identifikasi Masalah

Analisa Domain Process COBIT 5.0

Kuesioner Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis Opensource

Analisa Perbandingan

Rekomendasi

Kuesioner Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis Proprietary

Perhitungan Maturity level

Gambar 6. Tahapan Penelitian

5. Hasil dan Analisa

Hasil yang dimaksud dalam penelitian ini meliputi perhitungan hasil kuesioner sehingga menghasilkan nilai maturity level dari implementasi sistem otomasi perpustakaan. Sedangkan analisa berisi pengujian perbandingan hasil maturity level antara sistem otomasi perpustakaan berbasis opensource dan

proprietary.

5.1.Hasil

Berdasarkan hasil penyebaran kuesioner kepada 20 orang responden yang terlibat dengan implementasi sistem otomasi perpustakaan di STMIK Potensi Utama, maka diperoleh hasil sebagai berikut :

Tabel 4. Hasil Quesioner Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis Opensource

Tabel 5. Hasil Quesioner Sistem Otomasi Perpustakaan Berbasis Proprietary

NB. Domain yang tidak berkaitan dengan implementasi sistem otomasi perpustakaan tidak diperhitungkan.

5.2.Analisa

Perhitungan tersebut diperoleh dengan cara mencari nilai rata-rata dari masing-masing item kuesioner. Misalnya pada item quesioner yang pertama dari 20 orang responden yang menjawab, terdapat :

5 orang memberi skor 2 12 orang memberi skor 3 3 orang memberi skor 4

Maka hasil perhitungan rata-ratanya adalah : = (2*5+3*12+4*3)/20

= (10+36+12)/20 = 58/20

= 2,9

Kemudian total dari rata-rata keseluruhan dirata-ratakan kembali.

Dari hasil perhitungan tersebut, maka dapat dibuat tabulasi tingkat maturity level

dibandingkan dengan standar internasional sebesar 2,5. [10]

Tabel 6. Analisa Maturity Level N o . Nama Maturity Level Keterangan 1 Sistem Otomasi Perpustaka an Berbasis Opensourc e 2,9923 (Defined) Tingkat maturity level sistem otomasi perpustakaan berbasis

opensource mencapai 2,9923 dapat digenapkan menjadi 3, yang berarti berada pada level Defined

dan telah melampaui standar internasional. 2 Sistem Otomasi Perpustaka an Berbasis Proprietar y 3,0423 (Defined) Tingkat maturity level sistem otomasi perpustakaan berbasis

proprietary mencapai 3,0423 dan dapat digenapkan menjadi 3 juga, yang berarti juga berada pada level Defined. Berhasil melampaui standar internasional serta lebih tinggi hasilnya

dibandingkan dengan sistem otomasi perpustakaan berbasis opensource meskipun

gap-nya hanya 0,05.

Gambar 7. Grafik Maturity Level Grafik di atas menunjukkan nilai maturity level yang diperoleh oleh sistem otomasi perpustakaan berbasis opensource sebesar 2,9923. Sistem otomasi perpustakaan berbasis proprietary

3,0423 dan sistem otomasi berdasarkan standar internasional sebesar 2,5.

6. Kesimpulan dan Saran

Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat diambil dalam penelitian ini, yaitu :

a. Tingkat maturity level sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan di STMIK Potensi Utama berada pada level Defined, yang berarti proses terstandar dengan baik pada keseluruhan sistem. Terdapat proses-proses standar yang digunakan untuk menetapkan konsistensi di seluruh organisasi serta terdapat infrastruktur otomatis tersentralisasi yang mendukung proses secara menyeluruh.

b. Nilai maturiy level sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan di STMIK Potensi Utama, baik yang berbasis

opensource (2,9923) maupun proprietary

(3,0423) keduanya telah melampaui standar internasional (2,5) sehingga kedua sistem tersebut masih dianggap layak.

c. Sistem otomasi perpustakaan berbasis proprietary memperoleh nilai maturity level

yang lebih tinggi dibandingkan opensource. Sehingga sistem otomasi perpustakaan berbasis proprietary dianggap lebih layak (direkomendasikan) untuk digunakan. Meskipun gap antara keduanya cukup kecil, hanya sebesar 0,05.

Sementara saran yang dapat penulis berikan untuk pengembangan penelitian ini di masa yang akan datang adalah :

1. Sebaiknya jumlah responden dari kalangan mahasiswa ditingkatkan dengan memperhatikan jumlah mahasiswa yang menjadi anggota perpustakaan.

2. Diperlukan penyesuaian item-item pada domain process COBIT 5.0 agar sesuai dengan bidang kajian perpustakaan.

Daftar Pustaka

[1] Blog SliMS, 2014. http://slims.web.id/web. Diakses tgl : 28 Maret 2014, Jam : 10.51 WIB.

[2] Wikipedia, 2014.

http://en.wikipedia.org/wiki/Proprietary_soft ware. Diakses tgl : 28 Maret 2014, Jam : 11.36 WIB.

[3] Isaca, 2014.

http://www.isaca.org/cobit/pages/default.asp x. Diakses tgl : 28 Maret 2014, Jam : 12.18 WIB.

[4] Campbell, Philip L., 2005. A COBIT Primer. USA, Sandia National.

[5] Gondodiyoto, Sanyoto, 2007, Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta.

[6] Adikara, Fransiskus, 2013. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Perguruan Tinggi Berdasarkan COBIT 5 Pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak Universitas Esa Unggul. SESINDO, Institut Teknologi Sepuluh November.

[7] Sari, Indah Mayang, et.all, 2013. Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th. Studi Kasus : Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia, Jurnal Teknik Pomits, Vol. 1 No.1.

[8] Qualified Advice Partners. 2013. CobiT Domains and Processes (COBIT 5/4.1).

http://www.qualified-audit-partners.be/index.php?cont=463, Diakses tgl : 29 Maret 2014, Jam : 10.28 WIB.

[9] Topham, B, 2013. DevOps and OpsDev: How Maturity Model Works. http://h30499.www3.hp.com/t5/Business- Service-Management-BAC/DevOps-and- OpsDev-How-Maturity-Model-Works/ba-p/6042901, Diakses tgl : 29 Maret 2014, Jam 11.13 WIB.

[10] Agusriandi dan Idria Maita, 2013. Analisis Maturity Level Sistem Informasi Perpustakaan Dengan Framework COBIT 4.1 (Studi Kasus : Perpustakaan Universitas Islam Riau). KNSI 2013, STMIK Bumigora.