4. MK PENANGANAN SURAT MASUK

(1)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 27

MODUL 4

PENANGANAN SURAT MASUK

A.Tahap-Tahap Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi /

perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat masuk

merupakan semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari

perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima

dari kurir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)

(Wursanto, 1991:108). Adapun menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah menyatakan bahwa “Surat

masuk adalah semua surat dinas yang diterima”.

Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin

satu hari ada 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Setiap kantor

tentu saja berbeda jumlah suratnya. Semakin besar kantor tersebut, maka semakin

banyak surat yang harus ditangani setiap harinya. Dapat dibayangkan apabila

suatu kantor setiap harinya menangani surat dalam jumlah ratusan, misalnya 1

hari 500 surat, berarti dalam 1 minggu kurang lebih 2.500 surat yang ditangani,

dalam sebulan kurang lebih 10.000 surat dan 1 tahun bisa mencapai sekitar

1.200.000 surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik

tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang

bersangkutan.

Kerugian-kerugian tersebut antara lain :

1)Surat dan informasinya bisa hilang.

2)Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata.

3)Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.

Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan

surat yang baik antara lain :

1)Surat akan tercatat dengan baik.

2)Prosedur penanganan surat jelas.

(2)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 28 4)Rahasia akan terjaga.

Surat masuk dapat diterima melalui :

1)Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi.

2)Kurir kantor pos.

3)Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkuran bagi organisasi yang

mempunyai PO BOX di kantor pos.

Barthos (2009 : 24-32) berpendapat bahwa cara pengurusan surat-surat

apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu :

1)Melakukan penyortiran.

2)Melakukan penyortiran selanjutnya.

3)Membuka sampul (amplop) surat.

4)Mengeluarkan sura dari dalam sampul.

5)Meneliti surat.

6)Membaca surat.

7)Menyampaikan surat (intern).

8)Mencatat surat.

Menurut Ating Tedjasutisna, prosedur pengelolaan surat yang masuk

hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :

1)Penerimaan

Tugas penerimaan adalah

a) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

b)Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.

c) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.

d)Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2)Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasanya, rutin

dan rahasia. Penyortiran ini memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih

lanjut.

3)Pencatatan

Setelah surat dicatata ditempel serta memeriksa ketepatan jenis maupun

jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah

(3)

4)Mengagendakan Surat Masuk

Kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda. Buku ini bisa disebut

dengan buku agenda masuk (daily mail record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk).

5)Pengarahan dan Penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan

kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

6)Penyampaian Surat Masuk

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan

langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada

pejabat yang bersangkutan.

b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat

yang bersangkutan.

c. Petugas pengarah mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat

dalam buku pengarahan.

7)Penyimpanan Berkas Surat Masuk

Penyimpanan ini dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode

kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

B.Penanganan Surat Masuk dengan Buku Agenda

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1)Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di

bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis. Tugas

penerima surat adalah :

a. Mengumpulkan setiap surat yang masuk.

b. Meneliti ketepatan alamat.

c. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.

2)Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan

(4)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 30 alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena

menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus

diproses lebih lanjut.

3)Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat

membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut

merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas

tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat

masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam

penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat

selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat

sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan

dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan

berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Ada beberapa macam buku agenda yang dapat digunakan untuk

melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku agenda

verbal (surat keluar) dan buku agenda berpasangan.

a)Buku Agenda Surat Masuk

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.

Contoh :

Perihal Lampiran Diteruskan

Kepada Keterangan

b)Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirim

(5)

c) Buku Agenda Berpasangan

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat

keluar yang digabungkan menjadi satu.

Contoh :

M/K Dari/Kepada Lampiran Diteruskan Kepada Ket.

4)Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan

memproses surat berkaitan dengan ppermasalahan surat. Pengerahan surat

dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab

terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya

pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus memproses surat

tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari

pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari

pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat

yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Contoh Format Disposisi :

Sesudah digunakan harap segera kembali

Kepada :

(6)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 32 Ket :

Di isi sekretaris (Indeks, Rahasia/Penting/Biasa, Kode, Tanggal Penyelesaian,

Kepada, Tanggal)

Di isi pimpinan (Tgl/No, Asal, Isi Ringkas, Instruksi, Diteruskan Kepada)

5)Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka

surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang

ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang

dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak

sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat

surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang

menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :

a) Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam

lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

b)Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan unuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar

organisasi/perusahaan.

Contoh Format Buku Ekspedisi :

No Tanggal

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada

bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan

(7)

C. Penanganan Surat Masuk dengan Kartu Kendali

Prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu

kendali adalah sebagai berikut :

1)Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting

a. Penerimaan Surat

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut :

1. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat

pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

2. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada

sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah

alamat dan surat rahasia.

3. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

4. Menerima surat keluar dari instransi sendiri untuk dikirim melalui pos

atau kurir.

b. Pencatatan Surat

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut :

1. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan

lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar

pengantar surat rahasia.

2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada

kartu kendali.

3. Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian

kartu kendali I diserahkan ke penata arsip.

4. Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas dan

(8)

Format Kartu Kendali

Kartu kendali berukuran 10 cm x 15 cm dan terdiri dari tiga lembar. Biasanya

dicetak dengan menggunakan carbon copy.

Indeks

penyimpanan apa yang digunakan. Pada umumnya yang menggunakan

kartu kendali adalah kantor yang volume suratnya sangat banyak. Untuk

kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek.

• Kolom Tanggal, No. Urut, M/K

Diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan

nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat

masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar.

• Kolom Kode

Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan dapat

berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode

(9)

• Kolom Isi Ringkas

Diisi uraian ringkas tentang isi surat.

• Kolom Lampiran

Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut.

• Kolom Dari

Diisi dengan instansi mana surat itu berasal.

• Kolom Kepada

Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.

• Kolom Tanggal Surat

Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut.

• Kolom Nomor Surat

Diisi dengan nomor surat masuk/keluar tersebut.

• Kolom Pengolah

Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan

menangani surat tersebut.

• Kolom Paraf

Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja, maka yang menerima

surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah

diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan

buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku

ekspedisi.

• Kolom Catatan

Dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat

tersebut. Misalnya, lampiran tidak ada, surat tidak lengkap lembarannya.

c. Pengarahan atau Pengendalian Surat

Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut :

1. Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta

memaraf kartu kendali III sebagai bukti surat sudah diterima.

2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau unit mana surat diteruskan.

3. Mengisi kolom indeks, kode, isi dan pengolah pada kartu kendali.

4. Mengambil kartu kendali II dan disimpan di kotak kartu kendali yang

(10)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 36 5. Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit

kerja.

6. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan

menukar kartu kendali II dengan kartu kendali III.

7. Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penara arsip/arsiparis

dan menukar kartu kendali II dengan kartu kendali I.

d. Penyampaian Surat ke Unit Pengolah

Unit pengolah terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut :

1. Tata Usaha, unit pengolah yang tugasnya :

a)Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti

bahwa surat sudah diterima.

b)Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat tersebut

lembar disposisi 1 dan 2 serta kartu kendali III untuk disampaikan

kepada pimpinan unit pengolah.

c) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II

yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah.

d)Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan

lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di

disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit

pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke

pelaksana surat.

e)Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika

surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan

beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya

(inaktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata

arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti bahwa surat

disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2. Pimpinan, unit pengolah yang tugasnya :

a)Menerima surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II dari tata

usaha unit pengolah.

b)Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang

(11)

Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 37 c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I

dan II kepada tata usaha unit pengolah.

3. Pelaksana, unit pengolah yang tugasnya :

a)Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha

unit pengolah.

b)Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit

pengolah jika usrat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

2)Prosedur Penanganan Surat Masuk Biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat

dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur

kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali.

Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi menunggu 1

atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan

sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika

menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu

kendali rangkap 3 (tiga), tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu

kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama dan

cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata

arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Format Lembar Pengantar Surat Biasa :

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit :

Penyampaian :

Tanggal: Waktu:

No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

Jumlah: Tanggal : Pukul:

(12)

Keterangan :

• Kolom Unit

Di isi nama unit atau satuan organisasi yang akan mengelola surat biasa

tersebut.

• Kolom Tanggal

Di isi tanggal pengiriman surat-surat biasa tersebut.

• Kolom Jam Penyampaian

Di isi pada jam berapa pengiriman surat tersebut.

• Kolom Nomor Urut

Di isi nomor sesuai tata urutan surat diterima. Sebaiknya disusun menurut

tanggal penerimaan surat. Surat pertama kali diterima berada paling atas.

• Kolom Asal Surat

Di isi nama instansi atau organisasi pengiriman surat.

• Kolom Tanggal dan Nomor

Di isi tanggal dan nomor yang tercantum dalam surat.

• Kolom Isi Ringkas

Di isi ringkasan isi surat.

• Kolom Keterangan

Di isi keterangan atau catatan yang dianggap perlu.

• Kolom Jumlah

Di isi jumlah surat yang dikirim melalui lembar pengantar tersebut.

• Kolom Pukul

Di isi tanggal berapa dan jam berapa surat tersebut diterima oleh pengelola.

• Kolom Diterima

Di isi nama pejabat yang menerima surat-surat tersebut.

3)Prosedur Penanganan Surat Masuk Rahasia

Dalam menangani surat masuk rahasia, hanya pimpinan yang boleh

membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang

(13)

Format Lembar Pengantar Surat Rahasia

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit :

Penyampaian :

Tanggal: Waktu:

No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

Jumlah: Tanggal : Pukul:

Diterima :

Langkah-langkah penanganan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut :

1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada

pencatat surat.

2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar

surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3. Pengarah surat memerika pengisian lembar pengantar dan meneruskan

kepada pimpinan unit pengolah.

4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar

pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada