BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Kantor juga
merupakan satuan organisasi yang berfungsi sebagai pusat pembagian pekerjaan, penyusunan suatu hubungan pekerjaan sehari-hari yang terdiri dari staf dan
pegawai, biasanya dalam rangka membantu pekerjaan pimpinan. Pada setiap kantor tertentu terdapat setiap pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga
semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan. Agar proses arus kerja para Pegawai dapat berjalan dengan lancar dan baik
diperlukan pula penataan ruang kantor yang baik. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Oleh karena pentingnya peranan tata ruang kantor maka manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan peranan tata ruang tersebut. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan
menciptakan suasa yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat
kenyamanan, keefektifitasan, dan keefisienan dalam bekerja.
Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya
manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat
untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau
tumpukan-tumpukan bahan keadaan tertentu kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.
Peranan penataan/tata ruang kantor sangat penting demi terciptanya
efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai sasaran dan tujuan utama kantor. Tata ruang kantor dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi,
menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja pada kantor tersebut.
Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang itu penting,
bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat di suatu perusahaan atau kantor dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu
kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan
dengan mudah.
Di Indonesia, tata ruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian
dalam instansi-instansi Pemerintah dan Perusahaan-perusahaan Swasta. Misalnya sering sekali kita lihat banyak suatu instansi atau pejabat yang melayani publik ditaruh di belakang, sehingga orang-orang harus bertanya dengan mondar-mandir
sebelum dapat menjumpainya. Tentu saja ini dapat menghabiskan waktu dan tenaga serta mengganggu para Pegawai lain yang setiap kali harus memberi
petunjuk itu. Apabila tata ruang kantor itu disusun berdasarkan suatu tehnik yang tepat, maka para Pegawai tidak perlu mondar-mandir dan melayani publik yang bertanya pun akan lebih mudah.
Adapun ukuran pengukuran tata ruang kantor yang baik adalah:
1) Suatu tata ruang kantor yang baik adalah suatu pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar dan efisien.
2) Dari sudut pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat menambah kesenangan dan semangat kerjanya dan tata ruang kerja yang
tidak direncanakan dengan baik akan mengakibatkan pengaruh yang tidak baik dalam pencapaian tujuan dari organisasi tersebut.
3) Dengan adanya pengaturan tata ruang yang baik, akan memudahkan
pengawasan dan penghematan dari segi waktu, tenaga, biaya dikarenakan komunikasi lebih sempurna dan aliran pekerjaan yang lebih lancar.
melaksanakan pekerjaan tersebut adalah seorang Karyawan, semangat kerja
Karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu perencanaan ruang kantor merupakan hal yang efisien menimbulkan kepuasan kerja bagi para
Pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang merugikan Perusahaan
tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai Perusahaan atau Universitas.
Demikian halnya dengan kantor di Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU. Sebagai salah satu kantor di Departemen Fakultas Ekonomi USU yang tugasnya menyimpan arsip nilai, memasukkan nilai ke dalam kartu evaluasi nilai, menghitung Indeks Prestasi mahasiswa per semester ke dalam kartu
evaluasi, mengoreksi transkip nilai mahasiswa. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan
mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.
Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien
sangatlah penting agar pengawasan kerja mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja para Pegawai. “Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing
A. Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka perlu diteliti
sejauh sejauh mana Tata Ruang Kantor pada Bagian Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung efektivitas kerja
pagawai guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi
tujuan organisasi.
B. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan tujuan Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk
mengetahui bagaimana peranan tata ruang kantor pada bagian Departemen
Manajemen dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari Penelitian ini adalah :
1) Dapat dijadikan sebagai bahan masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat
kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja karyawan dan mendukung pencapaian tujuan Perusahaan.
2) Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi Penulis, tentang tata ruang
3) Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk penelitian selanjutnya,
serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan penelitian-penelitian selanjutnya.
D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan 1) Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis membuat jadwal kegiatan yang diperlukan untuk bisa memanage waktu dengan baik. Supaya penulisan Tugas
Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan Penulis Tugas Akhir dapat dilihat pada tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Penulis melakukan penelitian (survey) di lingkungan kantor
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 27
penulisannya, Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan
laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan. 2) Sistematika Penulisan
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi dari penulisan Tugas Akhir
yang dapat membuat lebih terarah penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini
dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang
dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan
agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Di dalam Bab ini, Penulis akan menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih
terarahnya penulisan Tugas Akhir ini penulis membagi luas pembahasan tugas akhir
yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan
tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun
uraiannya adalah sebagai berikut : Dalam bab ini Penulis akan menjelaskan mengenai
Pengertian tata ruang kantor, Tujuan Tata Ruang Kantor, Peranan Tata Ruang Kantor,
Pengertian Efektivitas Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa
