KATA PENGANTAR
Puji dans Yang Maha Esa atas selesainya makalah ini. Atas dukungan moral dan materil yang diberikan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :
1. Ibu Rismayani, S.Kom.,MT, selaku dosen matakuliah Informasi Dan Proses Bisnis kami, yang banyak memberikan materi pendukung, masukan, dan bimbingan kepada penulis
Sales Planning
3. Orang tua kami yang telah memberikan restu dan doa serta dukungan moril mau pun materil.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Ole hkarena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. 2. Dokumentasi terbagi 2 yaitu :
a. Dokumentasi proses ...4
b. Dokumentasi produk ...4
BAB II Identifikasi Proses Bisnis 1. Identifikasi proses bisnis ...13
2. Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses ...16
BAB III Relationship Mapping ...18
1. Simbol-simbol Relationship Mapping ...23
a. Entity(rectangler) ...23
b. . Relationship (diamond ...23
c. Atribut (oval) ...23
d. Garis(line) ...24
2. Relationship Mapping ...24
3. Contoh Kasus Relationship Mapping ...25
BAB IV FLOWCHART 1. Pengertian FLOWCHART ...27
2. Kegunaan Flowchart pada awalnya ...30
3. Jenis-JenisFlowchart ...32
4. Kegunaan Flowchart pada umumnya ...34
5. Simbol-simbol Flowchart ...34
Dokumentasi Proses
Agar dapat melakukan peningkatan perlu diketahui kondisi saat ini lebih dulu. Dokumentasi proses adalah aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini. Ini merupakan langkah pertama usaha peningkatan. Hal penting yang harus diingat adalah tujuan dari dokumentasi proses adalah mendokumentasi proses yang dilakukan saat ini (as is) bukan bagaimana seharusnya proses tersebut dilakukan (to be).
Dalam dokumentasi proses ada kegiatan mengidentifikasi proses bisnis. Terdapat dua cara untuk melakukan ini:
Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan. Usaha ini didasarkan pada pedoman sertifikasi ISO-9000.
Memetakan elemen-elemen berikut secara terurut: 1. Strategi organisasi - dibuat oleh stakeholder
2. Stakeholder - orang, organisasi, atau institusi yang dipengaruhi oleh atau memiliki kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya 3. Ekspetasi - harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang
dihasilkan organisasi
4. Proses bisnis - proses bisnis yang membuat, mendukung, dan memungkinkan produk atau jasa tersebut diproduksi
Model deming memiliki 4 tahapan : PLAN, DO, CHECK dan ACT
Sales Planning
Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.
Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.
2. D (Do = Kerjakan)
Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak..
Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba).
Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.
3. C (Check = Evaluasi)
Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.
Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.
4. A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan \selanjutnya.
Dokumentasi ada 2 :
A. Dokumentasi proses.
Dokumen-dokumen ini merekam proses pengembangan dan maintenance. Rencana-rencana, jadwal-jadwal, dokumen kualitas proses, standar organisasi dan standar proses merupakan dokumentasi proses. Dokumentasi proses dibuat agar pengembangan suatu sistem/software dapat dimanajemen dengan baik.
1. Perencanaan, perkiraan dan penjadwalan. Merupakan dokumen yang dibuat oleh manajer yang digunakan untuk memprediksi dan mengontrol proses software.
2. Laporan/Reports . Merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber dayasumber daya digunakan selama proses pengembangan.
3. Standar. Dokumen-dokumen ini menentukan bagaimana seharusnya suatu proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup organisasi, nasional bahkan internasional.
4. Lembar kerja/working paper. Sering kali merupakan dokumen komunikasi teknis utama dalam suatu proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiran-pikiran para engineer yang bekerja dalam proyek, yang merupakan dokumentasi produk versi sementara yang menjelaskan strategi pengimplementasian dan penentuan masalah yang telah diidentifikasi. Seringkali dokumen ini mencatat alasan-alasan pemilihan suatu keputusan dalam desain.
5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekam rincian komunikasi seharihari antara manajer dan development engineer.
B. Dokumentasi produk.
Dokumentasi ini menggambarkan produk yang sedang dikembangkan. Dokumentasi sistem menjelaskan produk dari sudut pandang teknis dalam mengembangkan dan memelihara sistem. Dokumentasi user menyediakan penjelasan produk yang berorientasi pada user. Dokumentasi produk digunakan setelah sistem atau software selesai atau operasional tetapi juga dapat berguna bagi manajemen proses pengembangan sistem, dalam kasus perbaikan atau revisi suatu sistem/software.
Dokumentasi produk melingkupi user documentation yang memberitahu pengguna bagaimana cara mengoperasikan produk software, dansystem documentation yang utamanya diperuntukkan bagi teknisi maintenance.
1. POR (PROBLEM ORIENTED RECORD)
Suatu model pendokumentasian sistem pelayanan kesehatan yang berorientasi pada masalah klien, dapat menggunakan multi disiplin dengan mengaplikasikan pendekatan pemecahan masalah, mengarahkan ide-ide dan pikiran anggota tim. Pendekatan ini pertama kali dikenalkan oleh dr. Lawrence Weed dari Amerika Serikat. Dalam format aslinya pendekatan berorientasi masalah ini dibuat untuk memudahkan pendokumentasian dengan catatan perkembangan yang terintegrasi, dengan sistem ini semua petugas kesehatan mencatat observasinya dari suatu daftar masalah.
Keuntungan
1.Pencatatan sistem ini berfokus atau lebih menekankan pada masalah klien dan proses penyelesaian masalah dari pada tugas dokumentasi.
2.Pencatatan tentang kontinuitas atau kesinambungan dari asuhan kebidanan.
3.Evaluasi masalah dan pemecahan masalah didokumentasikan dengan jelas, susunan data mencerminkan masalah khusus. Data disusun berdasarkan masalah yang spesifik. Keduanya ini memperlihatkan penggunaan logika untuk pengkajian dan proses yang digunakan dalam pengobatan pasien.
4.Daftar masalah, setiap judul dan nomor merupakan “checklist“ untuk diagnosa kebidanan dan untuk masalah klien. Daftar masalah tersebut membantu mengingatkan bidan untuk masalah-masalah yang meminta perhatian khusus .
5.Daftar masalah bertindak sebagai daftar isi dan mempermudah pencarian data dalam proses asuhan.
6.Masalah yang membutuhkan intervensi (yang teridentifikasi dalam data dasar) dibicarakan dalam rencana asuhan.
Kerugian
2. Sistem ini sulit digunakan apabila daftar tidak dimulai atau tidak secara terus menerus diperbaharui dan konsensus mengenai masalah belum disetujui, atau tidak ada batas waktu untuk evaluasi dan strategi untuk follow up belum disepakati atau terpelihara.
3. Kemungkinan adanya kesulitan jika daftar masalah dilakukan tindakan atau timbulnya masalah yang baru.
4. Dapat menimbulkan kebingungan jika setiap hal harus masuk dalam daftar masalah.
5. SOAPIER dapat menimbulkan pengulangan yang tidak perlu, jika sering adanya target evaluasi dan tujuan perkembangan klien sangat lambat.
6. Perawatan yang rutin mungkin diabaikan dalam pencatatan jika flowsheet untuk pencatatan tidak tersedia.
7. P (dalam SOAP) mungkin terjadi duplikasi dengan rencana tindakan. 8. Tidak ada kepastian mengenai perubahan pencatatan distatus pasien, kejadian yang tidak diharapkan misalnya pasien jatuh, ketidakpuasan mungkin tidak lengkap pencatatannya. Dalam praktek catatan serupa mungkin tidak tertulis, bila tidak hubungannya dengan catatan sebelumnya.
9. Kadang-kadang membingungkan kapan pencatatan dan tanggung jawab untuk follow up.
2. SOR (SOURCE ORIENTED RECORD)
Misalnya, kumpulan dokumentasi yang bersumber dari dokter, bidan, perawat, fisioterapi, ahli gizi, dan lain-lain. Dokter menggunakan lembar untuk mencatat instruksi, lembaran riwayat penyakit dan perkembangan penyakit. Bidanmenggunakan catatan kebidanan, begitu pula disiplin lain mempunyai catatan masing-masing.
Keuntungan :
1. Menyajikan data yang secara berurutan dan mudah diidentifikasi
2. Memudahkan perawat untuk cesara bebas bagaimana informasi akan dicatat.
3. Format Dapat menyederhanakan proses pencatatan masalah, kejadian, perubahan intervensi dan respon klien atau hasil.
Kerugian :
1. Potensial terjadinya pengumpulan data yang terfragmentasi, karena tidak berdasarkan urutan waktu.
2. Kadang-kadang mengalami kesulitan untuk mencari data sebelumhya, tanpa harus mengulang pada awal.
3. Superficial pencatatan tanpa data yang jelas. Memerlukan pengkajian data dari beberapa sumber untuk menentukan masalah dan tindakan kepada klien.
4. Memerlukan pengkajian data dari beberapa sumber untuk menentukan masalah dan tindakan kepada klien.
5. Waktu pemberian asuhan memerlukan waktu yang banyak. 6. Data yang berurutan mungkin menyulitkan dalam
interpretasi/analisa.
7. Perlkembangan klien sulit di monitor
3. CBE (CHARTING BY EXCEPTION )
Charting by exception adalah sistem dokumentasi yang hanya mencatat secara naratif dari hasil atau penemuan yang menyimpang dari keadaan normal atau standar.
Keuntungan :
1. Tersusunnya standar minimal untuk pengkajian dan intervensi.
3. Data yang tidak normal secara mudah ditandai dan dipahami.
4. Data normal atau respon yang diharapkan tidak mengganggu informasi lain.
5. Menghemat waktu karena catatan rutin dan observasi tidak perlu dituliskan.
6. Pencatatan dan duplikasi dapat dikurangi.
7. Data klien dapat dicatat pada format klien secepatnya.
8. Informasi terbaru dapat diletakkan pada tempat tidur klien.
9. Jumlah halaman lebih sedikit digunakan dalam dokumentasi.
10. Rencana tindakan keperawatan disimpan sebagai catatan yang permanen.
Kerugian :
1. Pencatatan secara narasi sangat singkat. Sangat tergantung pada checklist.
2. Kemungkinan ada pencatatan yang masih kosong atau tidak ada. 3. Pencatatan rutin sering diabaikan.
4. Adanya pencatatan kejadian yang tidak semuanya didokumentasikan 5. Tidak mengakomodasikan pencatatan disiplin ilmu lain.
6. Dokumentasi proses keperawatan tidak selalu berhubungan dengan adanya suatu kejadian.
Kapan dokumentasi proses dilakukan :
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:
1.Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan : a.Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau
aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut. b.Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang
berfungsi sebagai:
c.Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah
d.Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan
e.Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
f.Pendekatan ini sesuai untuk:
• Perusahaan yang kekurangan sumber daya
• Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat Identifikasi proses bisnis :
1.Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan berdasarkan sertifikasi ISO-9000
2.Memetakan urutan elemen berikut :
• Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk ole Stakeholder
• Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memilikiEkspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui • Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan
produksi produk/servis ini
Tanyakan apakah yang mereka lakukan, dan mengapa mereka melakukannya.Pastikan informasi dan input lain apakah yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan. Identifikasi sumber dari tiap output.
Identifikasi output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya dan mengapa mereka membutuhkan apa yang mereka terima. 2 Mengadakan sesi wawancara kelompok dan brainstorming Gunakan sesi kelompok untuk mengesahkan dan menyaring
infirmasi yang telah Anda terima setelah Anda mengumpulkan informasi awal tentang proses melalui wawancara one-on-one. Ini adalah cara yang baik untuk menghilangkan miskonsepsi dari tiap individual didalam proses.
3.Ringkaskan infromasi yang telah Anda terima dan distribusikan informasi tersebut pada peserta proses bisnis. Ringkasan tersebut seharusnya termasuk kedalam partisipan yang telah Anda wawancaran dan yang tidak Anda wawancarai. Mintalah feedback.
Kapan dokumentasi proses dilakukan
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:
1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum
1) Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan
Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut
Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah
Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan
Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
Pendekatan ini sesuai untuk:
Perusahaan yang kekurangan sumber daya
Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat
2) Dokumentasi Proses di Awal Improvement Journey
Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis
Keuntungan pendekatan ini adalah:
Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan
motivaspeningkatan
Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu
Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan
Mana yang sebaiknya digunakan?
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna
Banyak perusahaan telah memiliki kerangka yang baik untuk proses dokumentasi dalam bentuk prosedur yang dikembangkan untuk sertifikasi ISO 9000
Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini (as is), bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).
BAB II
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
Ketika menggambar proses model untuk satu proses dan dianalisis satu proses, ini memberikan pemahaman awal untuk karakteristik proses. Namun, hal ini menyederhanakan realitas yang harus dihadapi. Faktanya adalah bahwa sebagian besar perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan proses. Karena proyek proses engineering jelas dapat menjadi sangat kompleks, maka perlu untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Diperlukan sebuah pedoman tentang bagaimana melakukan prioritas terhadap proses yang akan dianalisa. Jadi, bagaimana seharusnya proyek proses engineering harus dimulai?
Pertanyaan
Pikirkan tentang perusahaan Anda saat ini, atau perusahaan yang Anda ketahui. Proses apa yang akan menjadi titik awal yang baik untuk sebuah proyek proses engineering? Kriteria apa yang akan Anda terapkan?
Jawaban
Tiga kriteria menentukan proses dengan prioritas tertinggi.
Tujuan atau objective dari sebagian besar perusahaan adalah untuk memaksimalkan keuntungan, yaitu, membandingkan antara pendapatan dan biaya. Berdasar pada pedoman ini, maka proses yang terpenting adalah proses yang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pendapatan perusahaan. Manajer pemasaran akan menggambarkan mereka sebagai ‘cash cows’. Selain itu, proses yang dianggap penting adalah proses yang memiliki ciri sebagai proses yang ‘cost intesive’. Meskipun tidak selalu mudah untuk mengukur hasil moneter dari sebuah proses, biasanya kita dapat mengidentifikasi value-/cost-driving proses berdasarkan pada pengetahuan tentang fokus dan prioritas dari perusahaan. Asumsinya adalah bahwa setiap keberhasilan dari sebuah proses engineering akan memberikan peningkatan pendapatan dan / atau mengurangi biaya dari proses tersebut. Selain dilihat dari hasil moneter murni, tingkat keterlibatan pelanggan (degree of customer involvement) dalam sebuah proses dapat menjadi kriteria dan seleksi penting. Semakin banyak interface dengan pelanggan, maka proses tersebut dapat dibilang sebagai proses yang penting.
engineering jika saat ini proses tersebut memiliki kelemahan dan kita berpandapangan bahwa kinerjanya dapat ditingkatkan. Sekali lagi, ini tidak memerlukan analisis mendalam. Manajer biasanya dapat menilai langsung proses dengan masalah terbesar. Analisis ini dapat didasarkan pada waktu pemrosesan, jumlah aplikasi IT yang terlibat, peningkatan jumlah keluhan pelanggan atau karyawan yang tidak puas.
Kedua kriteria dapat diringkas dalam matriks yang menunjukkan fokus yang diperlukan.
Setelah mencoba untuk mengukur pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan suatu proses dan memperkirakan kebutuhan untuk reorganisasi, mungkin masih ada lebih dari satu proses yang tersisa yang harus diseleksi. Kriteria seleksi akhir adalah kemungkinan reorganisasi atau re-engineering yang sukses dari sebuah proses. Sebuah proses mungkin memiliki kelemahan, bukan karena tidak ada yang pernah mencoba untuk melihat dan memperbaikinya, tetapi karena terlalu sulit untuk mendapatkan solusi improvement yang tepat untuk proses tersebut. Jika proyek proses engineering dimulai dengan proses penting tetapi menantang, akan dihadapkan dengan resiko yang sangat besar. Jika proyek ini tidak berhasil, para anggota tim proyek dan organisasi akan kehilangan kepercayaan diri dalam proses engineering. Singkatnya, pada awal proyek, harus dipilih proses yang tepat dan dengan rasio keberhasilan yang tinggi bila dilakukan re-engineering.
perusahaan, kinerja saat ini dan kemungkinan proyek desain ulang yang sukses. Sebuah pembobotan dapat diberikan kepada masing-masing dari tiga kriteria dengan nilai keseluruhan peringkat dalam rangka untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Pendekatan ini dikenal sebagai ‘Scoring Model’ tetapi sering dianggap terlalu rumit untuk tujuan proses engineering.
Pendekatan yang lebih efektif lainnya adalah dengan melakukan diskusi dengan manajer yang memiliki pengalaman komprehensif dan memilih proses yang paling relevan secara kolaboratif. Pilihan ini juga harus mencakup faktor-faktor seperti sikap terhadap perubahan yang akan dihadapi oleh anggota dari organisasi/perusahaan tersebut, atau adanya proyek-proyek lain yang dapat mempengaruhi proses tersebut. Ini jelas bukan masalah kecil. Fakta bahwa line manajer enggan untuk berinovasi adalah salah satu faktor yang paling penting yang mempengaruhi keberhasilan proyek proses engineering.
Setelah tahap pertama selesai dilakukan yaitu pemilihan proses yang akan masuk dalam proyek proses engineering, menjadi sangat penting untuk mengkomunikasikan gagasan orientasi proses pada perusahaan. Semua anggota proyek harus memahami keuntungan dari orientasi proses, dan juga menyadari kendala yang mungkin akan dihadapi. Setelah organisasi/perusahaan sudah ‘process aware’, proyek proses engineering dapat dimulai dengan penjelasan tentang proses-proses yang dipilih.
Identifikasi proses bisnis
Dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:
1. Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan berdasarkan sertifikasi ISO-9000
2. Memetakan urutan elemen berikut:
Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh
Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui
Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan produksi produk/servis ini
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya
menggunakan relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut;
Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Apa rewuirement proses input dan output
Bagaimana aktivitas aliran internal proses? 2. Konstruksikan flowchart
Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses
Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian bisnis
Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada
Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai
BAB III
RELATIONSHIP MAPPING
Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi.
pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan dirangkai sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut dengan proses.
Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses.
Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu organisasi;
Gambar Interaksi Proses yang Membentuk Proses Bisnis
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998)
Gambar Hierarki Proses
Keterangan:
1. Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi
2. Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
proses, bila major process terlalu kompleks.
3. Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work
process yang harus dilakukan.
4. Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini;
Gambar Sistematika Peta ProsesBisnis
functional map). Cross functional map merupakan peta yang menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu. Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu kelompok proses perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan (relationship map).
Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat dari Relationship Map antara lain:
1. Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan service). 2. Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan
lintas fungsi)
3. Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan. Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini;
Gambar Peta Proses yang Lengkap
Keterangan:
1. Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan proses.
2. Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.
Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja.
Penggunaan peta proses lainnya antara lain:
1. Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.
2. Untuk mengidentifikasikan peluang improvement.
3. Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.
Gambar Kerangka Pengembangan Proses
Keterangan:
1. Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah, dan menjadikannya output.
2. Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
proses, bila major processterlalu kompleks.
3. Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan.
4. Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Simbol-simbol Relationship Mapping
1.Entity(rectangler)
Entity adalah suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya,dimana semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan.Kumpulkan dari entity yang sejenis dinamakan Entity Set.
Yang biasa dilambangkan dengan simbol:
Gambar 1.1 Entity
Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya.Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik atau konseptual kecuali yang sejenis dinamakan dengan Relationship Diagram.Yang biasa dilambangkan dengan simbol:
Gambar 1.2 Relatinship
3. Atribut (oval)
Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Yang biasa dilambangkan dengan simbol:
Gambar 1.3 Atribut
4. Garis (line)
Digunakan untuk menghubungkan entity dengan relasi/hubungan, maupun entity dengan atribut.Yang biasa dilambangkan dengan simbol:
Gambar 1.4 Garis
Relationship Mapping
Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan antar satu pihak dengan yg lain
Relationship map dibuat dengan:
Menggambarkan berbagai unit, depaetemen atau individual yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses
Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda
Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari map
Map digambar ulang
CONTOH KASUS MAPPING (1)
Sebuah perusahaan internasional terdiri dari sebuah pusat manufaktur yang melayani permintaan seluruh Eropa dan dealer lokal yang terdapat di beberapa negara.
Masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan konsumen.
Ada indikasi bahwa proses supply yang meliputi komunikasi kebutuhan dari dan distribusi barang ke dealer lokal belum berjalan dengan baik. Manajemen perusahaan memulai proyek untuk meningkatkan aliran material dan informasi yang dimulai dari perusahaan induk.
Contoh Kasus Relationship Mapping (2) Transaksi-transaksi yang terlibat:
Dealer lokal menggunakan konsultasi penjualan dua kali setahun dengan konsumen utamanya sebagai dasar perkiraan permintaan
Berdasarkan agregasi informasi dari konsultasi ini mereka mentransfer perkiraan permintaan untuk berbagai kelompok produk ke unit manufaktur
Disini, informasi dari seluruh dealer digabungkan lebih lanjut menjadi ramalan kasar untuk enam bulan ke depan
Ini menjadi dasar untuk negosiasi dengan supplier tentang persetujuan periode berikutnya
Permintaan yang detil dikeluarkan oleh dealer lokal setiap bulan dengan waktu pengiriman yang tetap dari lokasi manufaktur selama 3 minggu
Produk yang dipesan bisa diambil dari persediaan barang atau diproduksi sebelum dikirim dengan mobil ke dealer
FLOWCHART
Flowchart dikembangkan oleh Herman Goldstine dan John von Neumann di tahun 1940-an, sebagai representasi grafis dari keputusan dan hasil keputusan dipetakan dalam bentuk individu. Flowchart menggunakan simbol yang berbeda yang berisi informasi tentang langkah-langkah atau urutan kejadian. Masing-masing dari simbol-simbol ini terkait dengan panah untuk menggambarkan arah aliran proses. Bagan alur (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan hasil (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Pengertian flowchart dapat disimpulkan sebagai sebuah metodologi yang digunakan untuk menganalisis, meningkatkan, dokumen dan mengelola proses atau program.Flowchartmerupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
Flowchart membantu untuk:
1. Untuk menerangkan logika suatu program
2. Pemahaman hubungan antara langkah-langkah proses yang berbeda 3. Mengumpulkan data tentang proses tertentu
4. Membantu dengan pengambilan keputusan 5. Mengukur kinerja proses
6. Menggambarkan struktur proses
7. Mempermudah dalam pelacakan kesalahan aliran proses
8. Menyoroti langkah-langkah penting dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu
Pedoman dalam menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrograman sebagai berikut;
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
2. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas.
4. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya;“persiapkan” dokumen “hitung” gaji.
5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalm urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ketempat lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7. Gunakanlah symbol-simbol bagan alir yang standar.
Simbol-simbol Flowchart
Pada pengertian flowchart di atas, flowchart terbentuk dari simbol-simbol yang mewakili setiap fungsinya untuk mempresentasikan sebuah alur. Simbol flowchart yang berbeda juga memiliki arti yang berbeda, namun beberapa simbol umum yang digunakan pada flowchart adalah sebagai berikut :
1. Terminator (start terminator, end terminator) : Berbentuk oval sebagai diagram alur yang menunjukkan awal atau akhir proses.
3. Keputusan (decision) : Berbentuk berlian, yang menunjukkan bentuk indikasi dari aliran proses yang bercabang
4. Konektor (A) : Bentuk lingkaran pada diagram alir yang digunakan untuk menunjukkan lonjakan aliran proses
5. Data : Sebuah jajaran genjang yang menunjukkan input data atau output (I / O) dalamproses.
6. Dokumen (document) : Digunakan untuk menunjukkan dokumen atau laporan
Simbol-Simbol Flowchart yang umum digunakan
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
Kegunaan Flowchart
Pada awalnya, flowchart digunakan oleh para insinyur industri sebagai sebuah struktur proses kerja, seperti manufaktur perakitan. Saat ini, flowchart telah digunakan untuk berbagai keperluan di bidang manufaktur, arsitektur, teknik, bisnis, teknologi, pendidikan, ilmu pengetahuan, kedokteran, pemerintahan, administrasi dan disiplin ilmu lainnya.
1. Perencanaan Proyek Baru
Salah satu penggunaan umum dari flowchart adalah untuk memetakan proyek baru, terutama yang bersifat teknis atau membutuhkan beberapa desain struktur lain. Insinyur dan desainer perangkat lunak sering menggunakan diagram alur untuk tujuan ini. Berpikir tentang bagaimana proses akan bekerja menggunakan flowchart dapat menghemat banyak waktu dalam desain.
2. Desain Sistem atau Program
3. Dokumen Proses untuk Alasan Eksternal
Bisnis sering memiliki persyaratan eksternal untuk dokumentasi proses dan flowchart dapat berguna untuk tujuan ini. Dari standar pelaporan untuk mematuhi peraturan pemerintah, menggunakan flowchart bisa jauh lebih efisien daripada menghasilkan narasi tertulis. Standar pelaporan untuk mematuhi peraturan kerja, dapat menggunakan flowchart yang bisa jauh lebih efisien daripada menghasilkan narasi tertulis.
4. Dokumen Proses untuk Alasan internal
Penggunaan diagram alur, untuk lebih memahami bagaimana proses bisnis kerja menawarkan banyak keuntungan untuk organisasi:
1. Fleksibilitas – karyawan baru ataupun yang sudah ada dapat segera mempelajari cara yang tepat untuk melakukan pekerjaan apa pun.
2. Kualitas – Jika semua orang di tim melakukan pekerjaan dengan cara yang sama setiap kali, hasilnya dapat diprediksi dan konsisten.
3. Visibilitas – Manajemen dapat melihat persis bagaimana setiap pekerjaan yang dimaksudkan untuk dilkerjakan
4. Perbaikan proses: Kita dapat memperbaiki cara organisasi, jika kita tahu bagaimana cara tersebut dilakukan sekarang.
5. Pemecahan Masalah
Jenis-JenisFlowchart
Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu : 1. Flowchart Sistem (System Flowchart)
2. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) 3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)
4. Flowchart Program (Program Flowchart) 5. Flowchart Proses (Process Flowchart)
1. FLOWCHART SISTEM
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.
Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).
2. FLOWCHARTPAPERWORK/FLOWCHARTDOKUMEN
Flowchart Paperwork menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan.
3. FLOWCHART SKEMATIK
Flowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang
gambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem.
Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol flowchart yang konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti dari simbol-simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengerti flowchart. Gambar-gambar ini mengurangi kemungkinan salah pengertian tentang sistem, hal ini disebabkan oleh ketidak-mengertian tentang simbol-simbol yang digunakan. Gambar-gambar juga memudahkan pengamat untuk mengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh analis, sehingga hasilnya lebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian.
4Flowchart Program
Flowchart Program dihasilkan dari Flowchart Sistem. Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan. Flowchart ini menunjukkan setiap langkah program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi. Programmer menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer. Analis Sistem menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi.
5. Flowchart Proses
Kegunaan Flowchart
Flowchart digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-kata
Ada berbagai cara untuk menggambarkan flowchart
Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk mewakili aktivitas, dan panah untuk menggambarkan hubungan antar aktivitas
Simbol-simbol Flowchart
Simbol yang digunakan untuk membuat flowchart
Terminator symbol :
Yaitu symbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan
Processing symbol:
Symbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Symbol decision:
Symbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada
symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
connector symbol:
yaitu symbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses dalam lembar/halaman yang sama
symbol dokumen:
yaitu symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
symbol manual operation:
symbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer
connector symbol:
yaitu symbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada lembar/halaman yang berbeda.
Symbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard.
Symbol preparation:
Symbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahanDidalam storage
Symbol predefine proses:
Symbol untuk melaksanakan suatu bagian(sub program)/prosedure
]]]symbol display:
symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layer,plotter,printer dan sebagainya.
symbol dokumen:
symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak
ke kertas.
Symbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.
Symbol magnetic tipe unit:
Symbol yanh menyatakan input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic
Contoh Flowchart
Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan flowchart untuk proses supply
dalam memenuhi permintaan konsumen
Contoh KasusFlowchart
Sekelompok sekretaris pada bagian public office sebuah perusahaan mengalami kesulitan dengan dokumen dan material lain dimana setelah difilekan sulit untuk dicari kembali pada saat dibutuhkan.
Diantara karyawan ada kecurigaan bahwa beberapa orang menggunakan prinsip yang berbeda dalam filing. Oleh karena itu diputuskan sebagai usaha bersama untuk menentukan bagaimana proses yang dilakukan saat ini dan bagaimana proses seharusnya dilakukan. Untuk melakukan hal ini digunakan flowchart.
Cross-Functional Flowchart
Flowchart biasa pada dasarnya hanya menggambarkan
aktivitas apa yang dilakukan dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart memberikan informasi
tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.
Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyak waktu
dibandingkan dengan flowchart biasa namun memberikan gambaran yang lebih jelas
Umumnya disarankan untuk memakai cross-functional flowchart
Informasi lain dalam Cross-functional flowchart
Cross functional flowchart dapat digunakan untuk
Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart
digambarkan dalam format landscape), dapat ditambahkan informasi berikut:
Waktu yang dihabiskan dalam proses
Biaya yang dikeluarkan
Value added
Tingkat penyelesaian
Tapi menambahkan semakin banyak informasi apalagi
untuk proses yang kompleks sulit dipahami
Paper & Pencil or PC
Medium apa yang harus digunakan untuk mendokumentasikan
proses
Kertas dan pensil
atau
Komputer??
Process Ownership
Siapa yang bertanggung jawab terhadap sebuah proses bisnis?
Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai
pemilik dari proses bisnis di dalam perusahaan
Penunjukan dilakukan oleh manajemen
Orang yang terlibat dalam proses dengan otoritas tertinggi dalam
organisasi atau mempengaruhi sebagian besar proses adalah
