TUGAS MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PROSES BISNIS SISTEM INFORMASI
Oleh :
A.A Istri Winda Premaswari (2101010021/SI) Ni Luh Yuni Mertha Ardani (2101010020/SI) Rifki Rafi'i (2101010076/SI) Kadek Emmy Santika Dewi (2101010082/SI)
SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PRIMAKARA
2021
A. Pengertian Proses Bisnis Sistem Informasi
Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang, teknologi informasi, dan proses bisnis yang saling terkait dan saling mendukung dalam melakukan kegiatan bisnis. Proses bisnis SI merujuk pada serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya dengan menggunakan sistem informasi. Proses bisnis SI dapat mencakup berbagai jenis aktivitas seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pengambilan keputusan.
Bagaimana Teknologi Informasi Dapat Meningkatkan Proses Bisnis ?
Sistem informasi mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya
dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien, atau mencetak tagihan dan mengirim pesanan.
Tabel 1.1 Beberapa Proses Bisnis per Fungsional NO Area Fungsional Bisnis Proses Bisnis 1 Manufaktur dan Produksi Perakitan produk
Memeriksa kualitas
Memproduksi tagihan bahan 2 Penjualan dan Pemasaran Mengidentifikasi pelanggan
Membuat pelanggan sadar akan produk
Menjual produk
3 Keuangan dan Akuntansi Membayar kreditor
Menciptakan laporan keuangan Mengelola rekening kas
4 Sumber Daya Manusia Mempekerjakan karyawan
Mengevaluasi kinerja karyawan
Mendaftar karyawan dalam rencana
tunjangan
Proses bisnis lainnya melintasi banyak area fungsional yang berbeda dan memerlukan koordinasi antar departemen. Tabel 1.1 merupakan gambaran proses bisnis untuk memenuhi pesanan pelanggan. Memenuhi pesanan pelanggan melibatkan serangkaian langkah kompleks yang memerlukan koordinasi erat antara fungsi penjualan, akuntansi, dan manufaktur.
Gambar 1.1 Proses Bisnis
Penjelasan :
1. Awalnya, departemen penjualan menerima pesanan penjualan.
2. Pesanan pertama melewati departemen akuntansi untuk memastikan pelanggan dapat membayar pesanan tersebut, baik dengan verifikasi kredit atau permintaan untuk pembayaran segera sebelum pengiriman.
3. Begitu kredit pelanggan disetujui, departemen produksi menarik produk dari persediaan atau menghasilkan produk. Kemudian produk dikirim (dan ini mungkin memerlukan kerja sama dengan perusahaan logistik, seperti UPS atau FedEx).
4. Tagihan atau faktur dihasilkan oleh departemen akuntansi, dan pemberitahuan dikirim ke pelanggan yang menunjukkan bahwa produk telah dikirim.
5. Bagian penjualan diberitahu tentang kiriman dan bersiap untuk mendukung pelanggan dengan menjawab panggilan atau memenuhi klaim garansi.
Jika dibayangkan proses pemenuhan pesanan mungkin tampak sebagai proses yang sederhana, namun kenyataannya serangkaian proses bisnis tersebut memerlukan koordinasi erat antar kelompok fungsional utama di
perusahaan. Selain itu, agar semua langkah kerja dalam proses pemenuhan pesanan ini berjalan secara efisien memerlukan banyak informasi. Informasi yang dibutuhkan harus mengalir dengan cepat baik di dalam perusahaan dari satu pembuat keputusan ke keputusan lainnya; baik dengan mitra bisnis, seperti perusahaan pengiriman; dan dengan pelanggan. Sistem informasi berbasis komputer memungkinkan hal itu terjadi.
B. Komponen Proses Bisnis SI
Komponen komponen pada proses bisnis, diantaranya:
1. Tujuan : Suatu proses bisnis memiliki tujuan yang jelas atau untuk apa proses itu dikerjakan.
2. Batasan : Boundary, scope, ruang lingkup proses harus terdefinisi dengan jelas, agar tidak keluar dari lingkup proses yang dianalisa.
3. Input : Sistem yang bekerja untuk memproses sesuatu haruslah memiliki input yang jelas. Input suatu proses di sebuah system dapat berupa suara, kertas, sinyal ataupun data dengan media lain.
4. Output : Setelah input masuk ke dalam sebuah system kemudian akan diproses.
Hasil dari pemrosesan akan menghasilkan output dari system. Output suatu proses di sebuah system dapat berupa kertas, sinyal atau media informasi lain.
5. Sumber Daya : Manusia, perangkat keras, perangkat lunak, perangkat komunikasi dan jaringan serta data atau bahan yang diolah.
6. Urutan Aktivitas : Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang. Bhkan memiliki SOP (Standart Operating Procedure)
C. Hierarki Pengguna 1. Pengertian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti kata hierarki adalah urutan tingkatan atau jenjang jabatan (pangkat kedudukan). Atau organisasi dengan tingkat wewenang dari yang paling bawah sampai yang paling atas. Hirarki proses membagi proses bisnis inti menjadi proses tingkat yang lebih rendah dengan tugas atau aktivitas terperinci dan merepresentasikannya secara grafis.
2. Tingkat Hierarki Proses Bisnis
Hierarki proses biasanya dibagi menjadi tiga tingkat tertentu, yang masing- masing memberikan lebih banyak rincian dan detail dibandingkan tingkat sebelumnya.
- Tingkat yang lebih tinggi
Ini adalah tingkat paling atas, umumnya terkait dengan masalah arsitektur bisnis atau tantangan koordinasi antar departemen dan unit fungsional. Pada level ini adalah rantai nilai yang mewakili lini bisnis utama. Di sini, bisnis berfokus pada penyelarasan masukan dengan keluaran.
- Tingkat menengah
Tergantung pada sifat organisasi dan kompleksitas proses bisnis, di sini proses bisnis dibagi menjadi proses atau subproses yang terkait langsung dengan rantai nilai. Hierarki tingkat menengah mengatasi kesulitan departemen yang memerlukan penyederhanaan, otomatisasi tugas, atau penataan ulang urutan.
- Tugas dan prosedur
Ini berisi informasi rinci tentang tugas atau aktivitas yang membentuk sub- proses tetapi tidak dapat diuraikan lebih lanjut. Seringkali tugas tersebut memerlukan analisis tugas yang terperinci dan dicatat sebagai aktivitas sehari- hari atau instruksi kerja. Ini mencakup deskripsi pekerjaan, aturan bisnis spesifik, dan tanggung jawab pengguna atau sistem.
3. Manfaat Memiliki Hierarki Proses
Dalam suatu Perusahaan yang menggunakan hierarki proses ada beberapa manfaat yang akan di dapat, seperti:
- Memberikan pengetahuan tentang bagaimana tugas mengalir di perusahaan, meningkatkan pemahaman tentang proses bisnis organisasi, akuntabilitas karyawan, dan menunjukkan dengan tepat orang-orang yang bertanggung jawab atas keputusan-keputusan penting.
- Karena mengikuti prinsip abstrak-ke-konkret, ia bertindak sebagai struktur dokumentasi untuk manajemen proses.
- Memutuskan dan menyepakati tingkat hierarki mencegah ketidaksesuaian dengan harapan pemangku kepentingan.
- Membantu organisasi menerapkan sumber daya secara lebih efektif untuk mengurangi pemborosan, memberikan nilai, dan memenuhi tujuan perusahaan.
- Meningkatkan kecepatan dan efisiensi karyawan dalam menjalankan tugasnya, memastikan bisnis berjalan lancar.
- Ini adalah pendekatan perbaikan sistematis yang mengidentifikasi proses saat ini dan proses potensial serta bagaimana proses tersebut saling terhubung dalam organisasi.
D. SIM untuk Perencanaan Tingkat Strategik (Strategic Planning)
Tujuan perencanaan strategis adalah mengembangkan strategi suatu organisasi agar mampu mencapai tujuannya. Kegiatan manajemen ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas atau top manajemen, seperti direktur utama, direktur, wakil direktur, dan fungsi-fungsi dilevel tersebut. Perencanaannya meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan, dan penentuan strategi organisasi. Beberapa jenis data yang dipergunakan dalam perencanaan strategis antara lain berikut ini:
- Prospek ekonomi bagi kegiatan organisasi saat ini.
- Lingkungan politik dan perkiraan di masa yang akan datang.
- Proyeksi kemampuan dan prestasi masa yang akan datang menurut pasaran negara.
- Kemampuan persaingan.
- Peluang bagi produk baru.
- Alternatif kebutuhan sumber daya.
- Alternatif strategi.
E. SIM untuk Perencanaan Tingkat Manager
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah alat yang kuat untuk membantu manajer dalam membuat keputusan yang tepat, berdasarkan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Perencanaan tingkat manajer umumnya melibatkan perencanaan strategis dan taktis. Di bawah ini, Anda akan menemukan elemen-elemen utama dalam SIM yang mendukung perencanaan tingkat manajer:
1. Pengumpulan Data:
SIM mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti database internal, laporan keuangan, survei pelanggan, dan data pasar eksternal. Data ini mencakup kinerja bisnis, tren industri, dan informasi terkait.
2. Pemrosesan Data:
Data yang dikumpulkan diproses menjadi informasi yang lebih bermakna melalui berbagai alat analisis dan perangkat lunak. Contohnya termasuk pemodelan bisnis, analisis SWOT, dan analisis tren.
3. Analisis dan Interpretasi:
SIM membantu manajer dalam menganalisis data untuk memahami tren dan pola yang dapat membentuk perencanaan strategis. Ini mencakup peramalan, analisis kompetitor, dan evaluasi risiko.
4. Pengambilan Keputusan:
Berdasarkan hasil analisis, manajer dapat membuat keputusan strategis tentang arah bisnis, alokasi sumber daya, dan rencana jangka panjang. SIM memberikan data yang diperlukan untuk mendukung keputusan ini.
5. Perencanaan Strategis:
Manajer menggunakan SIM untuk merancang rencana strategis yang mencakup visi bisnis jangka panjang, tujuan, dan inisiatif yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
6. Pelaporan dan Komunikasi:
SIM memungkinkan manajer untuk membuat laporan yang dapat dibagi dengan pihak terkait, termasuk pemegang saham, dewan direksi, dan tim eksekutif. Ini membantu dalam komunikasi dan transparansi perencanaan strategis.
F. SIM Untuk Pengendali Operasional
Pengendali operasional bekerja pada tingkat yang lebih taktis dan operasional dalam organisasi. Mereka fokus pada menjalankan proses bisnis sehari-hari dengan efisien.
Berikut adalah elemen-elemen utama dalam SIM yang mendukung pengendali operasional:
1. Automasi Proses Bisnis:
SIM dapat digunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin dalam operasi harian, seperti pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, dan manajemen persediaan.
2. Monitoring Kinerja:
SIM menyediakan alat untuk mengukur dan memantau kinerja operasional. Ini melibatkan pengukuran metrik kinerja seperti waktu siklus, efisiensi, dan produktivitas.
3. Manajemen Persediaan dan Distribusi:
SIM membantu dalam manajemen persediaan, merencanakan kebutuhan persediaan, dan memastikan distribusi produk yang efisien.
4. Manajemen Sumber Daya Manusia:
SIM dapat digunakan untuk manajemen data karyawan, penggajian, jadwal, dan evaluasi kinerja.
5. Pelaporan Operasional:
SIM memberikan laporan operasional harian dan mingguan yang memungkinkan pengendali operasional untuk melacak dan mengawasi proses bisnis dan mengidentifikasi masalah atau peluang yang memerlukan tindakan.
6. Optimisasi Proses:
Berdasarkan data yang dikumpulkan, SIM membantu pengendali operasional dalam mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan proses atau peningkatan efisiensi.
Sistem Informasi Manajemen di tingkat operasional sangat penting untuk memastikan operasi sehari-hari berjalan lancar, efisien, dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh organisasi. Ini membantu perusahaan mencapai tujuan operasionalnya dan memberikan layanan yang berkualitas kepada pelanggan.
SUMBER
http://eprints.universitassuryadarma.ac.id/552/1/Modul%20Sistem%20Informasi%20Manaje men%20V0%201.pdf
https://ombudsman.go.id/artikel/r/pwkinternal--hierarki-penyelenggara-pelayanan-
publik#:~:text=Menurut%20Kamus%20Besar%20Bahasa%20Indonesia,bawah%20sampai%
20yang%20paling%20atas
https://kissflow-com.translate.goog/workflow/bpm/business-process- hierarchy/?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=id&_x_tr_hl=id&_x_tr_pto=tc https://lms-paralel.esaunggul.ac.id/mod/resource/view.php?id=174382 https://pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/MSIM4207-M1.pdf
