LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian PT. Intidragon Suryatama.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PT INTIDRAGON SURYATAMA

Nama : Agung Haryono

NIM : 05.41010.0004

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

vi

2.1.1 Visi dan Misi PT. Intidragon Suryatama... 4

2.2 Lokasi ... 4

(3)

vii

3.5 Pengertian Sumber Daya Manusia ... 15

3.5.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 16

3.5.2 Rekrutmen Sumber Daya Manusia ... 17

3.6 Bagan Alir Dokumen... 18

3.7 Entity Relationship Diagram... 19

3.8 Data Flow Diagram... 20

4.2.4 Entity Relationship Diagram ... 36

4.2.5 Struktur Tabel ... 38

F. Form Maintenance Pelamar Awal... 45

(4)

viii

I. Form Maintenance Karyawan... 47

J. Form Pendidikan Karyawan Baru... 48

K. Form Maintenance Pendidikan Karyawan... 49

L. Form Pelatihan Karyawan Baru... 50

M. Form Maintenance Pelatihan Karyawan... 51

N. Form Pengalaman Kerja Karyawan Baru... 52

O. Form Maintenance Pengalaman Kerja Karyawan... 53

P. Form Upload Foto Pelamar... 54

Q. Form Update Foto Pelamar... 55

R. Form Update Foto Karyawan... 56

S. Form User Login Baru... 57

T. Form Maintenance User Login... 58

U. Form Laporan Pelamar... 58

V. Form Laporan Karyawan Kolektif... 59

W. Form Laporan Pendidikan Karyawan... 60

X. Form Laporan Pelatihan Karyawan... 61

Y. Form Laporan Pengalaman Kerja Karyawan... 62

BAB V PENUTUP ... 64

5.1 Kesimpulan ... 64

5.2 Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ... 65

(5)

ix

Halaman

Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 18

Tabel 3.2 Simbol Entity Relationship Diagram... 20

Tabel 3.3 Simbol Data Flow Diagram... 20

Tabel 4.1 PELAMAR ... 38

Tabel 4.2 KARYAWAN ... 39

Tabel 4.3 PELATIHAN ... 40

Tabel 4.4 PENDIDIKAN ... 41

(6)

x

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Intidragon Suryatama ... 5

Gambar 3.1 Terminator ... 21

Gambar 3.2 Manual Operation ... 22

Gambar 3.3 Document ... 22

Gambar 3.4 Process ... 22

Gambar 3.5 Database ... 22

Gambar 3.6 Decision ... 23

Gambar 3.7 Manual Input ... 23

Gambar 3.8 Off-Line Storage ... 23

Gambar 4.1 Document Flow Rekrutmen Karyawan... 28

Gambar 4.2 Document Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)... 29

Gambar 4.3 Document Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)... 30

Gambar 4.4 System Flow Rekrutmen Karyawan... 31

Gambar 4.5 System Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)... 32

Gambar 4.6 System Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)... 33

Gambar 4.7 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian ... 34

Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 35

Gambar 4.9 DFD Level 1 ... 36

Gambar 4.10 Conceptual Data Model ... 37

Gambar 4.11 Physical Data Model ... 38

Gambar 4.12 Form Awal ... 42

(7)

xi

Gambar 4.15 Form Pelamar Baru ... 44

Gambar 4.16 Form Karyawan Baru ... 44

Gambar 4.17 Form Maintenance Pelamar Awal... 45

Gambar 4.18 Form Maintenance Karyawan Awal... 46

Gambar 4.19 Form Maintenance Pelamar ... 47

Gambar 4.20 Form Maintenance Karyawan... 48

Gambar 4.21 Form Pendidikan Karyawan Baru... 49

Gambar 4.22 Form Maintenance Pendidikan Karyawan... 50

Gambar 4.23 Form Pelatihan Karyawan Baru ... 51

Gambar 4.24 Form Maintenance Pelatihan Karyawan... 52

Gambar 4.25 Form Pengalaman Kerja Karyawan Baru... 53

Gambar 4.26 Form Maintenance Pengalaman Kerja Karyawan... 54

Gambar 4.27 Form Upload Foto Pelamar ... 55

Gambar 4.28 Form Update Foto Pelamar ... 56

Gambar 4.29 Form Update Foto Karyawan ... 57

Gambar 4.30 Form User Login Baru ... 57

Gambar 4.31 Form Maintenance User Login ... 58

Gambar 4.32 Form Laporan Pelamar ... 59

Gambar 4.33 Form Laporan Karyawan Kolektif ... 60

Gambar 4.34 Form Laporan Pendidikan Karyawan... 61

Gambar 4.35 Form Laporan Pelatihan Karyawan... 62

(8)

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Intidragon Suryatama merupakan salah satu perusahaan yang

memproduksi alas kaki sejak tahun 1970 yang didukung oleh personel yang

kompeten dan berpengalaman dalam menjalankan industri alas kaki. Jumlah

karyawan saat ini adalah 850 personel dengan kapasitas produksi lebih dari

10.000 pasang per hari.

Semakin berkembangnya teknologi dan kapasitas produksi secara tidak

langsung menuntut perusahaan untuk menambah SDM yang berkualitas agar

kinerja perusahaan lebih baik. Proses penambahan SDM dapat dilakukan melalui

rekrutmen karyawan baru atau promosi karyawan yang sudah ada. Dengan

bertambahnya jumlah SDM, maka data-data karyawan yang ditangani juga

semakin rumit dan kompleks. Saat ini, pihak personalia PT. Intidragon Suryatama

masih menggunakan proses manual (non-komputerisasi) untuk maintenance

data-data karyawan sehingga mereka kesulitan dalam mengelola arsip-arsip karyawan

khususnya arsip-arsip para calon karyawan dikarenakan calon karyawan yang

mengirim surat lamaran berkali-kali. Hal ini mengakibatkan kinerja pihak

personalia dalam pengelolaan data-data karyawan menjadi kurang efektif dan

efisien.

Berdasarkan situasi tersebut, maka diperlukan suatu solusi yaitu

penggunaan sistem informasi kepegawaian. Dengan adanya sistem informasi

kepegawaian tersebut diharapkan mampu membantu pihak personalia untuk

(9)

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dirumuskan permasalahan sebagai

berikut:

1. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat membantu proses rekrutmen

karyawan agar lebih efektif dan efisien?

2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat membantu proses maintenance

data-data pelamar dan karyawan?

3. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat membuat laporan data-data pelamar

dan karyawan?

1.3 Pembatasan Masalah

Pembatasan masalah dalam sistem informsi kepegawaian ini adalah

sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dibuat merupakan aplikasi berbasis desktop.

2. Aplikasi yang dibuat hanya meliputi proses rekrutmen karyawan, proses

maintenance data-data pelamar dan karyawan, dan proses pembuatan laporan

data-data pelamar dan karyawan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem informasi kepegawaian ini adalah sebagai

berikut:

1. Membuat aplikasi yang dapat membantu proses rekrutmen karyawan.

2. Membuat aplikasi yang dapat membantu proses maintenance data pelamar dan

karyawan.

3. Membuat aplikasi yang dapat membuat laporan data pelamar dan karyawan.

1.5 Kontribusi

Adapun kontribusi atau manfaat yang didapat oleh PT. Intidragon

Suryatama dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian ini adalah:

1. Redundansi arsip-arsip pelamar dan karyawan dapat dihilangkan.

(10)

3. Proses pembuatan laporan data pelamar dan karyawan dapat dilakukan dengan

lebih mudah dan cepat.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan kerja praktek ini terdiri dari beberapa bab, masing-masing bab

terdiri dari berbagai sub-sub bab yang bertujuan untuk menjelaskan pokok-pokok

bahasan dalam penyusunan laporan ini. Adapun sistematika penulisan laporan ini

adalah sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan: Di dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah yang ada, batasan masalah yang membatasi pembuatan

sistem informasi kepegawaian, kontribusi/manfaat yang didapat oleh perusahaan

dan sistematika laporan.

BAB II Profil Perusahaan: Di dalam bab ini dijelaskan tentang profile perusahaan meliputi sejarah instansi, alamat perusahaan, departmen-departemen

yang ada di dalam instansi beserta job description dari masing-masing departemen

dan struktur organisasi dalam instansi.

BAB III Landasan Teori: Di dalam bab ini dijelaskan teori-teori yang digunakan dalam merancang suatu aplikasi

BAB IV Perancangan Sistem: Di dalam bab ini dijelaskan desain sistem sebelum dan sesudah dirancang, menjelaskan desain tabel yang akan dibuat

beserta desain input dan output dari sistem.

BAB V Penutup: Bab ini berisi kesimpulan dari sistem yang telah dibuat apakah sudah menjawab permasalahan yang ada atau belum dan juga berisi

(11)

4

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

2.1 Sejarah Organisasi

PT. Intidragon Suryatama adalah salah satu perusahaan yang memproduksi alas kaki sejak tahun 1970 yang didukung oleh personel yang kompeten dan berpengalaman dalam menjalankan industri alas kaki. Jumlah karyawan seluruhnya saat ini adalah 850 personel dengan kapasitas produksi mencapai 10.000 pasang per hari.

2.1.1 Visi dan Misi PT. Intidragon Suryatama

Visi dari PT. Intidragon Suryatama adalah menjadi produsen alas kaki berkualitas dan terpercaya oleh dunia persepatuan di Indonesia dan internasional. Sedangkan misinya adalah selalu meningkatkan mutu maupun pengembangan desain untuk mewujudkan keinginan, harapan serta kepuasan pelanggan.

2.2 Lokasi

PT. Intidragon Suryatama terletak di Jalan Pahlawan no. 44 Mojokerto Jawa Timur dengan nomor telepon (0321) 321966 – 321967 dan nomor fax (0321) 322860.

2.3 Struktur Organisasi

(12)

2.4 Deskripsi Kerja

Berikut ini merupakan deskripsi kerja dari masing-masing bagian yaitu : a) Direktur memimpin dan mengkoordinasikan jalannya perusahaan,

mengatur strategi perkembangan perusahaan, mengevaluasi pekerjaan para manager, menetapkan peraturan dan ketentuan pelaksanaan produksi, serta memberikan motivasi dan pengarahan yang teratur kepada para manager dan karyawan yang ada di level di bawahnya.

b) Manager produksi membuat rencana produksi berdasarkan permintaan marketing, membuat sistem pengendalian selama proses produksi, mengawasi jalannya proses produksi sesuai jadwal yang ditentukan, mengendalikan pemeliharaan mesin-mesin produksi, mengidentifikasi kendala yang mempengaruhi penurunan hasil produksi, serta melaporkan kegiatan produksi dan hambatan yang terjadi selama proses produksi kepada direktur. c) Manager personalia mengatur dan mengendalikan administrasi

perusahaan, melaksanakan kebijakan di bidang personalia yang ditetapkan perusahaan, menginventarisir daftar kualifikasi personil, serta merencanakan dan mengkoordinir program pelatihan personil karyawan.

d) Manager marketing menyusun strategi pemasaran sesuai kebijakan direktur, membuat Budget Operasional Marketing, menjalin hubungan baik dengan pelanggan, mengkoordinasikan penyelesaian keluhan pelanggan, memonitor pengiriman produk ke pelanggan, serta membuat laporan berkala pemasaran.

(13)

f) Manager accounting mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, melakukan stok opname baik interent maupun exterent, membuat laporan berkala tentang hasil stok opname, memeriksa laporan kas harian dengan bukti kas masuk / keluar, membuat laporan berkala tentang keadaan keuangan di perusahaan, serta melakukan pengontrolan terhadap masalah perpajakan dan pembukuannya.

g) Manager teknik menerapkan kebijakan perusahaan di bidang engineering dan maintenance, melaksanakan prosedur pembuatan, perawatan, dan kalibrasi, memonitor proses kerja mesin sistem manual maupun otomatis, serta membuat gambar berikut spesifikasi alat maupun mesin.

h) Manager umum menerapkan kebijakan pimpinan di lingkungan perusahaan, mengendalikan kebersihan lingkungan dan keamanan, serta mengelola kehumasan, penjualan barang bekas, dan kendaraan inventaris perusahaan.

i) Manager PPIC membuat perencanaan produksi berdasarkan permintaan marketing, merencanakan kebutuhan bahan sesuai kebutuhan order, membuat instruksi kerja untuk produksi, memonitor kebutuhan bahan, memonitor jalannya Kartu Instruksi Kerja (KIK), serta membuat laporan harian.

j) Manager R&D membuat dan menyiapkan produk sample, melaksanakan kegiatan pengujian (testing) terhadap bahan baku, mengembangkan produk desain untuk keperluan marketing, menyiapkan pola dan pisau serta matras untuk kelancaran produksi, serta membuat laporan berkala tentang hasil uji bahan baku, produksi serta desain.

(14)

produk, serta membuat laporan hasil uji kelayakan produk tiap KIK.

l) Kabag gudang sepatu mencatat keluar masuknya barang jadi, mengatur dan menata penempatan produk, mengatur dan mengkoordinir pengiriman produk, serta membuat laporan berkala stok barang jadi

(15)

9

LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya (Jogiyanto Hartono:1990). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu memnpunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem yang saling berhubungan dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau sub-sub sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system (Jogiyanto Hartono:1990). Misalnya sekolah dapat disebut sebagai sistem dan pendidikan yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai supra system.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

(16)

merigukan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem (Jogiyanto Hartono:1990).

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan

(input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung

satu subsistem dapat berintegrasi dengan susbsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa sinyal atau berupa masukan perawatan. Masukan sinyal adalah energi yang dimasukkan yang nantinya akan diolah dan menghasilkan sesuatu. Sedangkan masukan perawatan adalah energi yang digunakan untuk melakukan suatu proses atau dengan kata lain energi yang menjamin suatu proses dapat berjalan. Keluaran sistem dapat dibedakan menjadi dua yaitu keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat dijadikan sebagai masukan dari subsistem yang lainnya.

Pengolah sistem adalah bagian dari setiap sistem dan subsistem yang akan mengolah masukan sehingga menjadi keluaran, baik yang berguna maupun menjadi sisa.

(17)

Karakteristik sistem dapat digambarkan seperti Gambar 3.1:

Gambar. 3.1 Karakteristik Sistem

(Jogiyanto Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur)

3.2 Pengertian Informasi

(18)

3.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi diharapkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja sehingga suatu orgaisasi dapat lebih meningkatkan mutu yang telah dicapainya.

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).

Ada beragam definisi sistem informasi yaitu:

a. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

b. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna. c. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data

dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

(19)

e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.

Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen seperti:

a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

e. Basis data (database): sekumpulan table , hubungan dan lain yang berkaitan dengan penyimpan data.

(20)

3.4 System Development Life Cycle

System Development Life Cycle (SDLC) terdiri dari tujuh fase

(Kendall&Kendall:2003) yaitu:

1. Mengidentifikasi masalah, kemungkinan dan tujuan.

Pada fase pertama ini, seorang sistem analis berfokus pada identifikasi masalah, kemungkinan dan tujuan. Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dan paling kritis karena sangat menentukan kesuksesan seluruh proyek.

Orang-orang yang terlibat pada fase ini adalah pengguna sistem, sistem analis dan manajer sistem yang mengkoordinasikan proyek. Kegiatan yang terjadi pada fase ini adalah melakukan wawancara kepada pengguna, manajemen, merangkum informasi yang didapat, menaksir ruang lingkup proyek dan mendokumentasi hasil yang didapat.

2. Menentukan informasi yang diperlukan

Pada tahap kedua ini, sistem analis harus menentukan informasi apa yang diperlukan untuk setiap pengguna yang terlibat dalam proyek. Instrumen yang biasanya digunakan untuk mendefinisikan informasi yang diperlukan adalah sample dan investigasi dokumen riil (hard data), wawancara, kuisioner, melakukan pengamatan mengenai lingkungan kerja dan pengambil keputusan

dan prototyping.

3. Menganalisa kebutuhan sistem.

Pada tahap selanjutnya, sistem analis menganalisa kebutuhan sistem. Dalam tahap ini, sistem analis dapat menggunakan instrumen untuk menentukan kebutuhan sistem seperti data flow diagram untuk mengambarkan masukan, proses, dan keluaran.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan.

Pada tahap perancangan, sistem analisis menggunakan informasi yang telah terkumpul pada tahap sebelumnya untuk menyelesaikan rancangan secara logis (logical design) dari sistem informasi.

5. Mengimplementasikan dan mendokumentasi perangkat lunak.

(21)

analis juga berkerja sama dengan pengguna untuk mengembangakan dokumentasi yang efektif untuk perangkat lunak yang dirancang, termasuk manual prosedur, online help, Frequently Ask Question (FAQ) pada “Read Me” file.

6. Uji coba dan merawat sistem.

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, sistem informasi tersebut harus diuji terlebih dahulu. Akan lebih murah jika masalah pada aplikasi ditangkap sebelum aplikasi diserahkan kepada pengguna.

7. Mengimplementasi dan mengevaluasi sistem.

Pada tahap akhir ini, sistem analis melakukan implementasi sistem informasi yang telah selesai kepada pengguna. Tahap ini melibatkan training

kepada pengguna mengenai penggunaan sistem.

3.5 Pengertian Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi / perusahaan mengombinasikan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan tersebut. Sumber daya yang dimiliki oleh organisasi / perusahaan dapat dikategorikan menjadi empat kategori :

1. Sumber daya finansial. 2. Sumber daya fisik. 3. Sumber daya manusia.

4. Sumber daya kemampuan teknologis dan sistem.

Berdasarkan kategori tersebut, maka sumber daya manusia merupakan aset perusahaan yang paling penting bagi perusahaan karena sumber daya manusia membuat sumber daya organisasi lainnya dapat bekerja sesuai dengan peranannya masing-masing. Dengan kata lain, sumber daya manusia merupakan penggerak sumber daya organisasi yang lain untuk saling bekerja sama mencapai tujuan organisasi / perusahaan. Beberapa konsep mengenai sumber daya manusia yaitu : 1. Karyawan diperlakukan dan dipandang tidak hanya sebagai faktor produksi

(22)

2. Kebijakan, program, dan peraturan yang dibuat oleh perusahaan tidak hanya menguntungkan perusahaan tetapi juga menguntungkan para karyawan. 3. Manajer dan perusahaan bersama-sama menciptakan lingkungan kerja yang

dapat memotivasi para karyawan untuk menggunakan dan mengembangkan keahlian serta kemampuan yang dimiliki semaksimal mungkin.

4. Program-program personalia diciptakan dengan tujuan menyeimbangkan kebutuhan karyawan dengan kebutuhan organisasi.

3.5.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen adalah suatu proses bekerja dengan dan melalui orang lain secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya yang terbatas di dalam lingkungan yang berubah. Berdasarkan definisi manajemen di atas, dapat diartikan bahwa sumber daya manusia (orang lain) merupakan elemen sentral dalam pencapaian tujuan organisasi. Inti dari manajemen adalah aktivitas bekerja dengan orang lain untuk mencapai berbagai hasil.

Manajemen sumber daya manusia diartikan sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi. Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut perencanaan, staffing (penyusunan personalia), pengembangan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan hubungan perburuhan yang mulus. Manajemen sumber daya yang efektif mengharuskan manajer untuk menemukan cara yang terbaik dalam mengkaryakan para karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kinerja organisasi. Terdapat empat hal penting yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia : 1. Penekanan yang lebih dari biasanya pada pengintegrasian berbagai kebijakan

sumber daya manusia dengan perencanaan bisnis.

2. Tanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia tidak lagi terletak pada manajer khusus, tetapi juga terletak pada manajemen lini senior.

(23)

4. Terdapat penekanan pada komitmen dan melatih inisiatif dimana manajer berperan sebagai pendorong dan fasilitator.

Definisi lain mengenai manajemen sumber daya manusia menyatakan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan mempengaruhi efektivitas sumber daya manusia dan organisasi. Seberapa baik sumber daya manusia dikelola akan menjadi hal yang semakin vital bagi kesuksesan perusahaan di masa mendatang. Pengelolaan sumber daya manusia dengan sendirinya akan menjadi bagian yang sangat penting dari tugas manajemen perusahaan. Sebaliknya, jika sumber daya manusia tidak dikelola dengan baik maka efektivitasnya akan menurun dengan cepat dibandingkan dengan sumber daya yang lain karena sumber daya manusia mempunyai dampak yang lebih besar terhadap efektivitas organisasi daripada sumber daya yang lain.

3.5.2 Rekrutmen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan sumber daya yang paling penting bagi perusahaan / organisasi dan hanya dapat diperoleh melalui proses rekrutmen yang efektif. Untuk merekrut secara efektif, maka dibutuhkan informasi yang akurat dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai pekerjaan dalam organisasi / perusahaan. Rekrutmen (recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari pelamar kerja sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan. Aktivitas rekrutmen dimulai pada saat mencari pelamar dan berakhir pada saat surat lamaran mereka diserahkan. Melalui rekrutmen, individu yang memiliki keahlian yang dibutuhkan membuat surat lamaran sesuai dengan posisi pekerjaan yang tersedia di perusahaan. Aktivitas rekrutmen juga berinteraksi dengan aktivitas sumber daya manusia lainnya khususnya seleksi, evaluasi kinerja, kompensasi, pelatihan dan pengembangan, dan hubungan karyawan.

(24)

program pelatihan dan pengembangan serta tunjangan pelengkap dan pensiun karyawan mereka. Sedangkan rekrutmen dari sumber eksternal akan menyebabkan pengeluaran yang relatif lebih besar untuk biaya rekrutmen, seleksi, dan kompensasi awal. Hal ini disebabkan karena perusahaan mungkin akan merekrut dan menyeleksi lebih banyak karyawan dalam periode waktu tertentu jika dibandingkan dengan kebijakan rekrutmen internal. Kebijakan rekrutmen eksternal juga menyebabkan perusahaan harus menawarkan gaji awal yang lebih tinggi untuk memikat karyawan yang berpengalaman dari perusahaan lain.

3.6 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen

No Simbol Nama

Simbol

Keterangan

1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2. Kegiatan

manual

Simbol ini berfungsi untuk

menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.

3. Simpanan

offline

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan file non komputer. x = N, bila diurutkan berdasarkan angka (numerical), x = D, bila diurutkan berdasarkan tanggal, dan x = A, bila diurutkan berdasarkan huruf.

4. Proses Simbol ini digunakan untuk

(25)

No Simbol Nama Simbol

Keterangan

komputerisasi menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

5. Database Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan input/output menggunakan database.

6. Penghubung

dalam halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang sama.

7. Penghubung

antar halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang berbeda.

3.7 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram atau yang selanjutnya disebut ERD,

adalah suatu pemodelan file yang membentuk basis data. Pada model data relasional, hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama tiap file. Relasi antar file dikategorikan menjadi tiga macam yaitu sebagai berikut:

a. Relasi One to One (1:1)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. b. Relasi One to Many (1:N)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat juga berbanding terbalik, yaitu banyak berbanding satu.

c. Relasi Many to Many (N:M)

(26)

Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah database dapat dinyatakan secara grafis yang terdiri dari komponen atau simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2

Tabel 3.2 Simbol Entity Relationship Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Entity Persegi panjang yang

melambangkan himpunan entity.

2. Atribut Elips yang melambangkan atribut

atau field atau column.

3. Hubungan entity Belah ketupat yang

menghubungkan entity pada himpunan relasi / hubungan.

4. Garis Hubung Garis yang menghubungkan

atribut pada himpunan entity dan

himpunan entity pada himpunan hubungan.

3.8 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2003:263) Data Flow Diagram atau yang selanjutnya disebut DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.3, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses–proses yang terhubung.

Tabel 3.3 Simbol Data Flow Diagram

No Simbol Nama

(27)

No Simbol Nama Simbol

Keterangan atau menerima output dari sistem.

2. Data Flow/

Aliran Data

Aliran data digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.

3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama

proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.

4. Data Store Data store merupakan simpanan dari

data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku.

Data store digunakan untuk menyimpan

data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.

3.9 System Flow

Sistem flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari suatu sistem yang menjelaskan tentang urutan prosedur yang terdapat di dalam sistem.

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam membuat system flow:

Terminator digunakan untuk tanda awal atau akhir dari suatu sistem. Terminator disimbolkan dengan Gambar 3.1:

(28)

Manual Operation digunakan untuk proses manual. Manual operation disimbolkan dengan Gambar 3.2:

Gambar 3.2 Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, maupun arsip-arsip yang secara fisik. Document disimbolkan dengan Gambar 3.3:

Gambar 3.3 Document

Process digunakan sebagai untuk menggambarkan suatu proses yang terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan Gambar 3.4:

Gambar 3.4 Process

(29)

Gambar 3.5 Database

Decision digunakan sebagai operator logika keputusan dengan nilai benar atau salah. Decision disimbolkan dengan Gambar 3.6:

Gambar 3.6 Decision

Manual input digunakan untuk proses input melalui keyboard. Manual input disimbolkan dengan Gambar 3.7:

Gambar 3.7 Manual Input

Off-Line storage digunakan untuk menyimpan dokumen secara manual atau pengarsipan. Off-Line storage disimbolkan dengan Gambar 3.8:

Gambar 3.8 Off-Line Storage

(30)

24

4.1 Metodologi Penelitian

Untuk menyelesaikan permasalahan dalam Kerja Praktek ini, diperlukan waktu selama 20 hari atau setara dengan seratus enam puluh jam kerja mulai 01 Agustus 2008 sampai dengan 28 Agustus 2008. Kegiatan kerja praktek ini disamping dimaksudkan untuk memperoleh data-data dan informasi yang diperlukan dalam membangun sistem informasi kepegawaian PT. Intidragon Suryatama, tetapi juga dimaksudkan agar mempunyai kesempatan untuk merasakan kerja di suatu perusahaan atau instansi. Walaupun singkat, diharapkan dapat memberikan pengalaman tersendiri sekaligus bekal menghadapi dunia kerja.

Untuk merancang sistem informasi ini, dibutuhkan System Development Life Cycle (SDLC), dimana terdapat 7 hal di dalamnya yaitu:

1. Identifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Pada tahap ini, harus diketahui bagaimana proses bisnis suatu organisasi. Output dari tahap ini adalah laporan yang feasible berisikan definisi masalah dan ringkasan tujuan.

2. Penentuan Syarat

Pada tahap ini ditentukan perangkat-perangkat apa saja yang digunakan, memeriksa data, wawancara, mengamati budaya organisasi, dan prototyping. Tahap ini membentuk gambaran mengenai organisasi dan

tujuan-tujuan yang dimiliki seorang analis. 3. Analisa Kebutuhan Sistem

(31)

4. Perancangan sistem yang dibutuhkan merancang prosedur data-entry dan menggunakan teknik-teknik, bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi. Merancang file-file atau basis data. Bekerja sama dengan pemakai untuk merancang output. Merancang prosedur-prosedur back up dan kontrol untuk melindungi sistem dan data serta untuk membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram.

5. Pengembangan dan pendokumentasian perangkat lunak

Pada tahap ini analis bekerja sama dengan programmer untuk mengembangkan perangkat lunak. Analis bersama pemakai juga mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif. Pendokumentasian perangkat lunak ini dapat berupa Frequently Asked Question (FAQ), help maupun manual.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Rangkaian pengujian pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai pada tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

7. Implementasi dan evaluasi sistem

Analis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem yang baru, mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau membangun suatu basis data, meng-install peralatan dan membawa sistem baru untuk diproduksi.

Setelah 7 tahap tersebut terpenuhi, maka penulis dapat menyusun Laporan Kerja Praktek

4.2 Analisa Sistem

(32)

waktu yang dibutuhkan untuk maintenance data pelamar dan karyawan yang relatif lama. Dalam menyelesaikan masalah tersebut, penulis mencari sumber-sumber data yang diperlukan seperti Rencana Pengadaan Karyawan Baru, Surat Perjanjian Kerja Masa Training, Kesepatan Kerja untuk Waktu Tertentu (KKWT), dan bukti terkait lainnya. Setelah itu, penulis menganalisa alur pengadaan karyawan baru dan dokumen yang terkait. Dari analisa tersebut, penulis mengembangkannya menjadi System Flow. Setelah itu, dapat dirancang Data Flow Diagram yang sesuai, Entity Relationship Diagram, dan rangka desain

Input-Output.

4.2.1 Document Flow

(33)

masa KKWT I berakhir akan dilakukan evaluasi kinerja karyawan dan selanjutnya dibuat KKWT II jika evaluasi kinerja karyawan tersebut baik.

(34)

(35)

!

"

#$ %

% &

#$ %

% &

!

#$ %

% &

#$ %

% &

!

'

#$ % %

&

#$ %

% &

(36)

"

! '

#$ % % &

!

#$ % % &

Gambar 4.3 Document Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)

4.2.2 System Flow

Setelah menganalisa document flow yang tersedia, dapat dirancang system flow untuk menyelesaikan permasalah. System flow yang dapat dirancang terdiri dari system flow rekrutmen karyawan. Untuk lebih jelas, system flow digambarkan seperti Gambar 4.4, 4.5, dan 4.6 berikut.

(37)

( )

(38)

!

(39)

" '

#$ % % &

+$)

#$ %

% &

-#$ %

% &

Gambar 4.6 System Flow Rekrutmen Karyawan (sambungan)

4.2.3 Data Flow Diagram

(40)

Gambar 4.7 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian

(41)

Update Data Karyawan

Formulir Data Karyawan Tingkat Staf Formulir Data Karyawan Tingkat Manager

KKWT II Tingkat Manager

KKWT II Tingkat Staf

Formulir Penilaian Kinerja Karyawan Tingkat Manager Formulir Penilaian Kinerja Karyawan Tingkat Staf

Insert Data Karyawan

KKWT I Tingkat Manager KKWT I Tingkat Staf Formulir Penilaian Masa Percobaan Karyawan Tingkat Staf

Surat Perjanjian Kerja Masa Training Tingkat Manager

Surat Perjanjian Kerja Masa Training Tingkat Staf Formulir Hasil Wawancara Karyawan Tingkat Manager

Formulir Hasil Wawancara Karyawan Tingkat Staf Data Pelamar Terseleksi

Surat Kelulusan Wawancara Umum Tingkat Staf

Surat Kelulusan Wawancara Umum Tingkat Manager

KKWT I

Surat Lamaran Data Pelamar Rencana Pengadaan Karyawan Baru Yang Disetujui

Rencana Pengadaan Karyawan Baru Formulir Pengajuan Karyawan Baru Formulir Pengajuan Karyawan Baru Terevaluasi

Pelamar

(42)

Gambar 4.9 DFD Level 1

Gambar 4.9 merupakan subproses dari proses nomor 3 Membuat KKWT I pada DFD Level 0 pada Gambar 4.8 dimana terdapat tiga proses utama yaitu wawancara umum, membuat surat perjanjian kerja masa training, dan rencana pengadaan KKWT I.

4.2.4 Entity Relationship Diagram

Untuk struktur database yang digunakan akan dirancang menggunakan entity relationship diagram.

A. Conceptual Data Model

Sebuah Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur logik dari sebuah basis data. Pada CDM terdapat relasi antar tabel yang satu dengan tabel yang lain. Relasi tersebut antara lain: one to one, one to many, many to one dan many to many. Jika CDM di-generate, akan menghasilkan

(43)

Gambar 4.10 Conceptual Data Model

B. Physical Data Model

(44)

Gambar 4.11 Physical Data Model

4.2.5 Struktur Tabel

Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel, atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan sebagainya. Berikut rancangan tabel-tabel yang ada:

A. Tabel Pelamar

Fungsi: Digunakan untuk menyimpan data-data pelamar. Tabel 4.1 PELAMAR

Nama Atribut Tipe Data Key Keterangan

NO_KTP varchar(20) PK No KTP Pelamar

NAMA_PELAMAR varchar(50) Nama Pelamar

ALAMAT_ASAL varchar(50) Alamat Pelamar

(45)

NO_TELP_ASAL varchar(15)

No Telp Alamat

Pelamar Asal

ALAMAT_SEKARANG varchar(50) Alamat Pelamar

Sekarang

NO_TELP_SEKARANG varchar(15) No Telp Alamat

Pelamar Sekarang

TEMPAT_LAHIR varchar(30) Tempat Lahir

Pelamar

TGL_LAHIR varchar(50) Tanggal Lahir

Pelamar

JENIS_KELAMIN char(1) Jenis Kelamin

Pelamar

AGAMA varchar(10) Agama Pelamar

STATUS_NIKAH char(1) Status Nikah

Pelamar

STATUS_LAMAR varchar(25) Status Surat

Lamaran

KWN varchar(15) Kewarganegaraan

Pelamar

TIPE varchar(50) Tipe Pekerjaan

Pelamar

DR varchar(50) Cabang

Perusahaan

BAGIAN varchar(50) Bagian Pekerjaan

Pelamar

PATH varchar(150) Path Foto Pelamar

B. Tabel Karyawan

Fungsi: Digunakan untuk menyimpan data-data karyawan. Tabel 4.2 KARYAWAN

ID_KARYAWAN varchar(8) PK No ID Karyawan

NAMA varchar(50) Nama Karyawan

(46)

ALAMAT varchar(40) Alamat Karyawan

TEMPAT_LAHIR varchar(30) Tempat Lahir

Karyawan

TGL_LAHIR varchar(50) Tanggal Lahir

Karyawan

TGL_MULAI varchar(50) Tanggal Karyawan

Mulai Bekerja

JENIS_KELAMIN Char(1) Jenis Kelamin

Karyawan

STATUS_KERJA varchar(10) Status Kerja

Karyawan

STATUS_NIKAH varchar(10) Status Nikah

Karyawan

PATH varchar(150)

Path Foto Karyawan

C. Tabel Pelatihan

Fungsi: Digunakan untuk menyimpan data-data pelatihan yang telah diikuti karyawan.

Tabel 4.3 PELATIHAN

ID_LATIH varchar(10) PK No ID Pelatihan

ID_KARYAWAN varchar(8) FK No ID Karyawan

TGL_LATIH varchar(50) Tanggal Pelatihan

TOPIK_LATIH varchar(30) Topik Pelatihan

PENYELENGGARA_LATIH varchar(30) Penyelenggara

Pelatihan

(47)

KETERANGAN_LATIH varchar(50) Keterangan Pelatihan

D. Tabel Pendidikan

Fungsi: Digunakan untuk menyimpan data-data pendidikan yang dimiliki karyawan.

Tabel 4.4 PENDIDIKAN

ID_PENDIDIKAN varchar(10) PK No ID Pendidikan

KETERANGAN_PENDIDIKAN varchar(15) Keterangan

Pendidikan

TGL_AWAL varchar(50) Tanggal Awal

Pendidikan

TGL_AKHIR varchar(50) Tanggal Akhir

Pendidikan

TEMPAT varchar(20) Tempat Pendidikan

KEAHLIAN varchar(30) Keahlian Karyawan

F. Tabel Pengalaman Kerja

Fungsi: Digunakan untuk menyimpan data-data pengalaman kerja yang dimiliki karyawan.

Tabel 4.5 PENGALAMAN_KERJA

ID_EXP varchar(10) PK No ID Pengalaman

TGL_AWAL varchar(50) Tanggal Awal Kerja

TGL_AKHIR varchar(50) Tanggal Akhir Kerja

NAMA_PERUSAHAAN varchar(30) Nama Perusahaan

(48)

4.2.6 Desain Input Output

Desain input/output Sistem Informasi Kepegawaian PT. Intidragon Suryatama adalah sebagai berikut:

A. Desain Form Awal

Form awal adalah form yang tampil pertama kali ketika aplikasi dieksekusi. Desain form awal dapat dilihat pada gambar 4.12.

Gambar 4.12 Desain Form Awal

B. Desain Form Login

Form login adalah form untuk melakukan login ke dalam sistem. Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.13.

(49)

C. Desain Form Utama

Form utama merupakan form yang muncul setelah user berhasil login ke sistem. User dapat melakukan proses rekrutmen, proses maintenance data pelamar dan karyawan, proses pembuatan laporan, proses maintenance user profile, atau keluar dari aplikasi. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 4.14.

Gambar 4.14 Desain Form Utama

D. Desain Form Pelamar Baru

(50)

Gambar 4.15 Desain Form Pelamar Baru

E. Desain Form Karyawan Baru

Form karyawan baru merupakan form untuk input data karyawan baru. Desain form karyawan baru dapat dilihat pada gambar 4.16.

(51)

F. Desain Form Maintenance Pelamar Awal

Form maintenance pelamar awal merupakan form awal untuk maintenance data pelamar. Desain form maintenance pelamar awal dapat dilihat pada gambar 4.17.

Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Pelamar Awal

G. Desain Form Maintenance Karyawan Awal

(52)

Gambar 4.18 Desain Form Maintenance Karyawan Awal

H. Desain Form Maintenance Pelamar

(53)

Gambar 4.19 Desain Form Maintenance Pelamar

I. Desain Form Maintenance Karyawan

(54)

Gambar 4.20 Desain Form Maintenance Karyawan

J. Desain Form Pendidikan Karyawan Baru

(55)

Gambar 4.21 Desain Form Pendidikan Karyawan Baru

K. Desain Form Maintenance Pendidikan Karyawan

(56)

Gambar 4.22 Desain Form Maintenance Pendidikan Karyawan

L. Desain Form Pelatihan Karyawan Baru

(57)

Gambar 4.23 Desain Form Pelatihan Karyawan Baru

M. Desain Form Maintenance Pelatihan Karyawan

(58)

Gambar 4.24 Desain Form Maintenance Pelatihan Karyawan

N. Desain Form Pengalaman Kerja Karyawan Baru

(59)

Gambar 4.25 Desain Form Pengalaman Kerja Karyawan Baru

O. Desain Form Maintenance Pengalaman Kerja Karyawan

(60)

Gambar 4.26 Desain Form Maintenance Pengalaman Kerja Karyawan

P. Desain Form Upload Foto Pelamar

(61)

Gambar 4.27 Desain Form Upload Foto Pelamar

Q. Desain Form Update Foto Pelamar

(62)

Gambar 4.28 Desain Form Update Foto Pelamar

R. Desain Form Update Foto Karyawan

(63)

Gambar 4.29 Desain Form Update Foto Karyawan

S. Desain Form User Login Baru

Form user login baru merupakan form untuk input user (pemakai) aplikasi baru. Desain form user login baru dapat dilihat pada gambar 4.30.

(64)

T. Desain Form Maintenance User Login

Form maintenance user login merupakan form untuk maintenance akun user (pemakai) aplikasi. Desain form maintenance user login dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Desain Form Maintenance User Login

U. Desain Form Laporan Pelamar

(65)

Gambar 4.32 Desain Form Laporan Pelamar

V. Desain Form Laporan Karyawan Kolektif

(66)

Gambar 4.33 Desain Form Laporan Karyawan Kolektif

W. Desain Form Laporan Pendidikan Karyawan

(67)

Gambar 4.34 Desain Form Laporan Pendidikan Karyawan

X. Desain Form Laporan Pelatihan Karyawan

(68)